Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

Vì vậy tác giả muốn thực hiện đề tài “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” với mong muốn đóng góp những nghiên cứu và ý kiến của bản t

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN NHƯ PHÚC

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN NHƯ PHÚC

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐOÀN THỊ HÒA

Hà Nội - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tác giả Các số liệu trong Đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đã được công bố theo quy định Đề tài được thực hiện dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của TS Đoàn Thị Hòa - Trưởng phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, các thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Các kết quả nghiên cứu của đề tài chưa được công bố tại bất kỳ công trình nghiện cứu nào

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực hiện Đề tài, tác giả nhận được sự ủng hộ, giúp đỡ của các thầy cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, Lãnh đạo

và viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thành Đề tài Đặc biệt, tác giả luôn nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của TS Đoàn Thị Hòa - người thầy đáng kính đã hướng dẫn tác giả hoàn thiện đề tài này Hy vọng rằng, sau khi hoàn thành Đề tài, tác giả sẽ tiếp tục nhận được sự quan tâm, giúp

đỡ của TS Đoàn Thị Hòa và các thầy cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song Đề tài của tác giả không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo, đồng nghiệp và tất cả những độc giả quan tâm để đề tài của tác giả được hoàn thiện hơn

Tác giả xin trân trọng cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 5

7 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN 6

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 6

1.1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 6

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân 7

1.1.1.3 Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 8

1.1.1.4 Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 9

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân 9

1.1.3 Thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân 11

1.1.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân 12

1.1.4.1 Tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của các cá nhân 12

1.1.4.2.Tài liệu lưu trữ cá nhân phản ánh rõ nét nhất đời sống, hoạt động, tâm tư, tình cảm của cá nhân 13

1.1.4.3.Thông tin của tài liệu lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác 14

1.1.4.4 Tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần giáo dục thế hệ trẻ trong tương lai 15

1.2 Cơ sở pháp lý để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 16

1.2.1 Quy định của Nhà nước về sở hữu tài liệu và quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân 16

1.2.1.1 Quy định về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân 16

1.2.1.2 Quy định về quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân 17

1.2.2 Quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 18

1.2.2.1 Quy định trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 18

1.2.2.2 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ cá nhân 19

1.2.2.3 Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 20

1.2.2.4 Quy định về các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20

1.2.2.5 Quy định về phạm vi sử dụng đối với các tài liệu lưu trữ cá nhân 21

1.2.2.6 Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 21

Tiểu kết Chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23

2.1 Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 23

2.2 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 24

2.2.1 Khái quát về khối lượng tài liệu lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 24

2.2.2 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 25

2.2.3 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27

2.2.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại phòng Đọc 27

2.2.3.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cá nhân 29

2.2.3.3 Cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ 31

2.2.3.4 Viết bài đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng 32

2.2.3.5 Xuất bản sách dưới dạng tuyển tập 33

2.2.3.6 Xây dựng các bộ phim từ tài liệu lưu trữ cá nhân 33

2.2.3.7 Làm quà lưu niệm 34

2.4 Nhận xét 34

2.4.1 Kết quả đạt được 34

2.4.2 Những hạn chế 36

2.4.3 Nguyên nhân 39

Tiểu kết Chương 2 41

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 42

3.1 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 42

3.2 Hoàn thiện và đổi mới các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

cá nhân 43

3.3 Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người làm công tác lưu trữ 45

3.4 Giữ mối liên hệ chặt chẽ với chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân 45

3.5 Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân 46

3.5.1 Cung cấp tài liệu theo yêu cầu, thông tin có giá trị gia tăng 47

3.5.2 Cung cấp tài liệu từ xa 48

3.5.3 Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ theo chuyên đề 49

3.5.4 Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng 50

3.5.5 Cung cấp thông tin trong tài liệu lưu trữ qua internet 50

3.6 Nâng cao nhận thức của chủ sở hữu về giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân và mục đích của việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 51

3.7 Tăng cường sự hỗ trợ của công tác truyền thông, marketing nhằm quảng bá Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân 53

3.8 Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến của các tour du lịch ở Việt Nam 54

Tiểu kết Chương 3 57

KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia

là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa” [38;2] Thật vậy, TLLT chỉ thực sự phát huy giá trị

khi được khai thác sử dụng để phục vụ các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Phát huy giá trị TLLT là thông qua các hình thức sử dụng tài liệu để đưa giá trị thông tin

từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước Nếu như trước đây, công tác lưu trữ ở nước ta chưa được coi trọng, nguồn TLLT chưa được đưa vào khai thác sử dụng có hiệu quả thì khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, hoạt động phát huy giá trị TLLT đã được quan tâm và đi vào nề nếp Các trung tâm lưu trữ quốc gia đã áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật nhằm phát huy tối đa giá trị của TLLT Tuy nhiên, một thực

tế cho thấy, hiện nay, TLLT đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vẫn chưa được nhiều người dân biết đến nên việc tổ chức khai thác, sử dụng chưa đạt được hiệu quả cao Vì vậy, để đạt được mục tiêu này thì các nguồn tài liệu đang được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản phải được thông báo, giới thiệu một cách đầy

đủ, thường xuyên, rộng rãi đến người dân

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, được thành lập năm 1995 (nay có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, Ba Đình, Hà Nội) Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang trực tiếp bảo quản khối tài liệu của các cơ quan Trung ương từ năm 1945 đến nay và có trụ sở từ Quảng Bình trở ra miền Bắc Ngoài khối TLLT của các cơ quan Trung ương, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thì hiện nay hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn, nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đây đều là những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học Trong quá trình công tác của mình,

họ đã từng đảm nhiệm những vai trò, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội Cuộc đời và sự nghiệp của họ có tầm ảnh hưởng lớn đến nhiều

ngành, nhiều lĩnh vực và nhiều cá nhân khác như: nghiên cứu về sự nghiệp văn học (với

Phông của nhà văn Tô Hoài, Đặng Việt Châu, nhà văn Nguyễn Minh Châu, Hoài Thanh,

Hồ Phương), nghiên cứu về âm nhạc (với phông lưu trữ của nhạc sĩ Văn Cao, Trần Hoàn, Nguyễn Xuân Khoát, Văn Ký), nghiên cứu về sử học (với phông của Giáo sư, nhà

nghiên cứu văn học, sử học Đào Duy Anh, nhà sử học Trần Văn Giáp, GS.TS sử học, xã

hội học Phạm Huy Thông)

Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu phong phú và đa dạng từ khối tài liệu lưu trữ

cá nhân thì việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa tương xứng với tiềm năng “thông tin TLLT” của Trung tâm, nhất là đối với

việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân Vì vậy tác giả muốn thực hiện đề tài “Tổ

chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”

với mong muốn đóng góp những nghiên cứu và ý kiến của bản thân cho quá trình khai thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Nghiên cứu về TLLT cá nhân và hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT đã được rất nhiều nhà khoa học quan tâm Tại Việt Nam, cho đến nay đã có rất nhiều các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này như: các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ, các bài viết trên tạp chí, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài lưu trữ cá nhân và các hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT Dưới đây là một số công trình tiêu biểu của một số tác giả về vấn đề này:

Thứ nhất, liên quan đến lý luận về TLLT cá nhân và tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân, các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,

Nguyễn Văn Thâm đã biên soạn Giáo trình “Lý luận thực tiễn Công tác Lưu trữ” Gần

đây, qua quá trình nghiên cứu, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức biên soạn

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” năm 2016 do TS Chu Thị Hậu làm chủ biên Các giáo trình trên chỉ có một phần hoặc một chương nói về TLLT có

nguồn gốc xuất xứ cá nhân và về hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT Tuy nhiên, để đi sâu vào đặc điểm, nội dung, các quy định của nhà nước về tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân thì chưa được nghiên cứu sâu, rộng

Thứ hai, về một số công trình nghiên cứu trình độ thạc sĩ, phải kể đến luận văn

“Nghiên cứu giá trị và mục đích sử dụng tài liệu các phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” của tác giả Phạm Thị Ngân, năm 2015 Mục tiêu luận văn

của tác giả Phạm Thị Ngân là nhằm giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu của một số phông lưu trữ cá nhân tiêu biểu như: Phông lưu trữ cá nhân của GS nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai, đồng chí Tôn Quang Phiệt, nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh, GS.TS.VS lịch sử - xã hội học Phạm Huy Thông, GS.VS Nguyễn Khánh Toàn Đồng thời, nghiên cứu về giá trị cũng như mục đích khai thác sử dụng tài liệu các phông lưu trữ cá nhân, góp phần khẳng định giá trị, ý nghĩa to lớn của TLLT cá nhân

trong đời sống xã hội Từ đó, tác giả Phạm Thị Ngân tìm hiểu về những bất cập, hạn chế trong việc khai thác sử dụng tài liệu, đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường và phát huy giá trị của TLLT cá nhân theo tinh thần tại Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ Tuy nhiên, đối tượng và nội dung của

đề tài chỉ mới hướng đến giá trị của một số phông TLLT cá nhân tiêu biểu để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả Trên phương diện tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả Phạm Thị Ngân cũng chưa nghiên cứu cụ thể

Thứ ba, về các tác phẩm in ấn trên tạp chí có thể kể đến một số bài viết như:

“Giá trị của TLLT có xuất xứ cá nhân” của TS Đoàn Thị Hòa, đăng trên Kỷ yếu Hội

thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của TLLT trong Nghiên cứu khoa học xã

hội và nhân văn” năm 2010; Bài viết “Vai trò của tài liệu lưu trữ cá nhân qua các

triển lãm TLLT” của ThS Nguyễn Thị Chinh, đăng trên Kỷ yếu Hội thảo khoa học

“Khai thác và phát huy giá trị của TLLT trong Nghiên cứu khoa học xã hội và nhân

văn” năm 2010; Bài viết “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với công tác lưu trữ tài liệu

xuất xứ cá nhân” của ThS Phạm Thị Bích Hải, đăng trên Kỷ yếu Hội nghị khoa học

Quốc tế “Phát huy giá trị TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”, năm

2008 và bài viết “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức trưng bày TLLT của cá

nhân, gia đình, dòng họ” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Diệp, đăng trên Website Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 04/3/2008 Đây đều là những bài viết về giá trị và các hình thức để tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân Tuy nhiên, trong khuôn khổ của một bài viết, các nội dung, thành phần, đặc điểm và hình thức để phát huy giá trị

về TLLT cá nhân lại chưa được đề cập cụ thể, giải pháp được đưa ra chỉ đề cập đến một hình thức nhất định hoặc chung chung

Có thể thấy, các công trình nghiên cứu trên đã chỉ ra được mục đích, vai trò, giá trị của TLLT cá nhân để phục vụ nhu cầu của độc giả Trong đó có đưa ra một số đề xuất đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong việc tạo điều kiện cho độc giả tiếp cận dễ dàng hơn đối với khối TLLT có xuất xứ cá nhân Tuy nhiên, vấn đề tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân thì vẫn chưa được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm

Do vậy, đề tài “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III” mà tác giả lựa chọn mang tính kế thừa, mở rộng và nghiên

cứu sâu hơn nhằm đưa ra các giải pháp toàn diện vấn đề tổ chức khai thác sử dụng đối với TLLT cá nhân đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Đề tài thực hiện với mục tiêu: Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng nhằm phát huy tối đa giá trị của TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

- Nghiên cứu về các cơ sở pháp lý quy định về việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT

cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu TLLT cá nhân tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III Tuy nhiên, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản tới hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, gia phả 04 dòng họ lớn (họ Đỗ, họ Ngô, Đại Tôn, họ Phan), vì vậy, đối với đề tài này, tác giả xin giới hạn phạm vi nghiên cứu trong một số phông tiêu biểu như: Phông lưu trữ cá nhân của Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh, GS.TS Sử học Phạm Huy Thông, Nhà phê bình Văn học Hoài Thanh, Nhà văn Nguyễn Minh Châu, Nhà viết kịch Lộng Chương, Nhà nghiên cứu Nguyễn Khắc Viện, Nhà thơ Xuân Diệu, Nhạc sĩ Văn Cao, Họa sĩ Bùi Trang Chước

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được tác giả vận dụng trong đề tài:

- Phương pháp khảo sát: Trên cơ sở các phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả khảo sát thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị của một số Phông Lưu trữ tiêu biểu, điển hình Đồng thời, khảo sát tình hình tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qua sổ theo dõi độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, qua các báo cáo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để phân

tích giá trị, ý nghĩa của tài liệu các phông lưu trữ cá nhân đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và làm rõ thực trạng, các hạn chế tồn tại của việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại đây Từ đó, tác giả tổng hợp những khía cạnh tổng quát về giá trị của TLLT cá nhân

- Phương pháp hệ thống hóa: Từ các phông lưu trữ cá nhân đang được bảo

quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả hệ thống nguồn tài liệu các phông cá nhân để lựa chọn những điểm chung nhất về đặc điểm, thành phần, giá trị của nguồn tài liệu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về TCKTSD TLLT cá nhân Đây là nguồn tài liệu tham khảo để Trung tâm Lưu trữ III hoàn thiện công tác TCKTSD TLLT cá nhân

- Hơn nữa, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các đối tượng nghiên cứu là học viên, sinh viên, cán bộ làm công tác lưu trữ trong quá trình nghiên cứu khoa học

Trong thời gian tới, tác giả hy vọng đề tài sẽ được ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn và đạt được mục tiêu cuối cùng là TLLT cá nhân được xã hội biết đến rộng rãi, khai thác sử dụng chúng một cách triệt để Từ đó mỗi công dân Việt Nam sẽ hình thành ý thức bảo vệ nguồn thông tin quá khứ vô giá này của dân tộc

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn của tác giả gồm có 03 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

- Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Có rất nhiều cách định nghĩa về “tài liệu lưu trữ” khác nhau Theo Luật Lưu trữ

số 01/2011/QH13 thì “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [33;2] Luật cũng khẳng định:

“Tài liệu là vật mang tin, được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [33;1] Như vậy, định nghĩa về tài liệu tại Luật Lưu trữ đã khái quát được các

đặc điểm cơ bản nhất về tài liệu Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ Bên cạnh đó giúp chúng ta hiểu thuật ngữ TLLT một cách chính xác hơn

Trong Giáo trình “Lý luận và thực tiễn Công tác Lưu trữ” của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, TLLT

được định nghĩa: “TLLT là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ

quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ” [18;6]

Theo quan niệm khác, trong cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 lại

cho rằng Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử …của xã hội

Có thể nói, mỗi khái niệm đưa ra được các nhà khoa học, chuyên gia giải thích

ở góc độ khác nhau nhưng đều có điểm chung về nguồn gốc xuất xứ, giá trị, vật mang tin, nơi bảo quản Đối với tác giả, TLLT là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, các hoạt động nghiên cứu khoa học,… của cơ quan, tổ chức đó được lưu trữ, bảo quản khoa học TLLT gồm bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp Do đó, nhiệm vụ của ngành lưu trữ không chỉ bảo quản an toàn thông tin tài liệu mà còn phải tìm ra các biện pháp

để TLLT được đưa vào khai thác sử dụng có hiệu quả

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân

Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành một khối tài liệu quan trọng và có ý nghĩa Đây là những nguồn tài liệu có giá trị phục vụ các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội Xuất phát

từ nhu cầu thực tế, nhiều gia đình ở Việt Nam đã có ý thức lựa chọn những tài liệu để lưu trữ tại gia đình hoặc trong các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Ở Việt Nam, cụm từ “tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất

hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản, đã định nghĩa Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có đề cập đến TLLT cá nhân được bao hàm trong khái niệm TLLT Trong đó khẳng định TLLT quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân nhưng chỉ đề cập đến các nhân vật lịch sử tiêu biểu Có thể nói, về mặt lý thuyết, việc xác định TLLT cá nhân chỉ liên quan đến các nhân vật lịch sử, tiêu biểu làm phạm vi của TLLT cá nhân bị thu hẹp, hơn nữa cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc sưu tầm các TLLT cá nhân khác do nhân dân bảo quản và lưu giữ Do vậy, chúng

ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về TLLT có xuất xứ cá nhân

Trong cuốn Tổ chức và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nhân dân, PGS.TS

Vũ Thị Phụng cho rằng: “TLLT nhân dân (Private archives) là từ dùng để chỉ những

tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức

tư nhân)… được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác là khu vực thuộc sở hữu phi nhà nước) Những tài liệu này rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong nhân dân (cá nhân, gia đình, dòng họ và các tổ chức cộng đồng)” [37;17]

Từ các quan điểm, ý kiến trên, tác giả xin đưa ra định nghĩa về TLLT cá nhân như sau:

Tài liệu lưu trữ cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân đó, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội, được lưu trữ và đăng ký thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

1.1.1.3 Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Khai thác sử dụng và tổ chức khai thác sử dụng TLLT phản ánh mối liên hệ mật thiết giữa hoạt động của độc giả và hoạt động của người làm công tác lưu trữ Tuy nhiên, cần phải có sự phân biệt rạch ròi giữa các khái niệm Sử dụng TLLT là hoạt động của độc giả, người có nhu cầu tìm kiếm, sử dụng thông tin trong tài liệu để phục

vụ các mục đích khác nhau Còn tổ chức sử dụng TLLT lại là hoạt động của người làm công tác lưu trữ lấy các tài liệu trong kho ra để phục vụ khi độc giả có yêu cầu Tuy nhiên, tổ chức khai thác sử dụng TLLT lại là hoạt động của cơ quan lưu trữ Ngay cả khi độc giả chưa có yêu cầu tìm kiếm thông tin thì cán bộ lưu trữ căn cứ vào tiềm năng thông tin trong tài liệu để tăng nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả, hoạt động này mang tính chủ động, hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển chung Trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là một khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ

Tổ chức khai thác sử dụng TLLT không chỉ cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

mà còn cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của công dân

Khi đề cập đến khái niệm tổ chức khai thác sử dụng TLLT còn nhiều tài liệu đề cập đến:

- Tổ chức sử dụng TLLT là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu để đáp

ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả (Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ xuất

và hình thức tuyên truyền, quảng bá TLLT

1.1.1.4 Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

Xuất phát từ các khái niệm trình bày ở trên, có thể nói tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân là quá trình tổ chức khai thác thông tin từ TLLT cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học, các mục đích chính đáng của công dân Trong một số trường hợp tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải được sự chấp thuận của chủ sở hữu hoặc cá nhân, tổ chức được ủy quyền (nếu có) trong trường hợp chủ sở hữu ký gửi tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ

Hiện nay, với khối lượng, thành phần tài liệu đa dạng về hình thức, phong phú

về nội dung của các cá nhân, gia đình, dòng họ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân là vô cùng cần thiết nhằm phát huy giá trị của tài liệu, đưa TLLT nói chung và TLLT cá nhân đến gần với độc giả hơn

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân

TLLT cá nhân là một loại hình của TLLT, có các đặc điểm chung của TLLT như: chứa đựng các thông tin về quá khứ, phản ánh quá trình sinh sống, hoạt động, sáng tác của các cá nhân tiêu biểu, gia đình, dòng họ Đây là một loại hình tài liệu rất

đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung Tuy nhiên, TLLT cá nhân là một loại hình tài liệu rất đặc biệt, nên ngoài các đặc điểm nêu trên, TLLT cá nhân còn có một

số điểm khác biệt sau:

Thứ nhất, về tính sở hữu của tài liệu lưu trữ cá nhân

Nhắc đến TLLT cá nhân trước hết người ta nghĩ đến quyền sở hữu của chúng TLLT cá nhân là tài liệu chủ yếu được hình thành trong quá trình sống, hoạt động của mỗi cá nhân Do vậy, TLLT cá nhân thể hiện sự tư duy, sáng tạo riêng biệt của cá nhân

và thuộc sở hữu của cá nhân theo quy định của pháp luật Tính sở hữu của TLLT cá nhân chi phối rất nhiều đến các đặc điểm hình thành của tài liệu Hơn nữa, TLLT cá nhân được bảo quản, lưu giữ bởi chính cá nhân tại gia đình, dòng họ có tài liệu Phần lớn được bảo quản trong tủ, số khác lại được để trên bàn thờ gia tiên và coi đó là những kỷ vật thiêng liêng của cha, ông để lại Trong một số trường hợp đặc biệt, TLLT của một số cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu còn được lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc được các cá nhân khác sưu tầm được Tại khoản 3 Điều 4 của Luật Lưu trữ đã thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT cá nhân; khuyến khích các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán TLLT của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

Như vậy, có nghĩa là nhà nước đã thừa nhận quyền sở hữu tài liệu đối với cá nhân, gia đình, dòng họ Trong thực tế, theo quy định của pháp luật dân sự chủ sở hữu tài liệu là

chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu

Thứ hai, hình thức trình bày không phụ thuộc vào các quy định của Nhà nước

So với khối tài liệu hành chính, các yếu tố thể thức được quy định chặt chẽ về cách trình bày, tuân thủ theo một khuôn mẫu chung, tạo sự thống nhất về giao dịch văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp với nhau Tuy nhiên khác với tài liệu hành chính, TLLT cá nhân không có tính thống nhất, chuẩn mực như các tài liệu hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức TLLT cá nhân rất tự do về mặt hình thức và thể thức văn bản, không bị ràng buộc bởi các yếu tố thể thức trong công tác văn thư Có thể nói, so với tài liệu hành chính và các loại tài liệu khác thì TLLT cá nhân có cách trình bày rất đa dạng,

tự do về mặt thể thức, vượt ra ngoài rào cản về mặt thể thức trong công tác văn thư Bên cạnh đó, TLLT cá nhân còn được viết trên nhiều vật mang tin khác nhau, các kích cỡ khác nhau, ngôn ngữ khác nhau Chính vì vậy, TLLT cá nhân không bị chi phối bởi khuôn mẫu, quy định về thể thức, cách trình bày so với các loại tài liệu hành chính khác

Cụ thể như sau:

- Về hình thức trình bày tài liệu: Hình thức trình bày của TLLT cá nhân không

tuân theo các quy định của pháp luật, cách trình bày phụ thuộc vào ý muốn khách quan của tác giả Các tác phẩm phản ánh đời sống tinh thần, tâm tư, tình cảm của người sáng tác Hơn nữa, các yếu tố về thời gian, không gian, hoàn cảnh lịch sử, xuất thân cũng ảnh hưởng, chi phối rất lớn đến yếu tố trình bày Hiện nay, đa số tài liệu về nhóm tài liệu sáng tác chủ yếu là bản thảo viết tay về truyện ngắn, thơ, truyện thơ, các tác phẩm văn xuôi, các bản nhạc, Mỗi tác phẩm lại có cách trình bày riêng biệt, các bản thảo gạch xóa, được sửa lại, tái bản nhiều lần phù hợp với phong cách sáng tác độc đáo của tác giả Ngoài ra, có những tài liệu được đánh máy rồi in ra, phục vụ công tác lưu trữ và các mục đích cá nhân Do vậy, về hình thức trình bày, TLLT cá nhân thể hiện sự

tự do, phong phú, đa dạng, không theo bất cứ khuôn mẫu nào

- Về ngôn ngữ trình bày: Đối với nhóm tài liệu về tiểu sử, tài liệu sáng tác, ngôn

ngữ cũng được tác giả trình bày bởi nhiều thứ tiếng khác nhau như Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Trung hay các bản vẽ, mẫu sáng tác hội họa… Chẳng hạn như tài liệu về tiểu sử của nhà thơ Huy Cận được viết bằng tiếng Pháp Trong khối tài liệu nghiên cứu, sáng tác gồm có thơ, truyện thơ và thơ dịch bằng tiếng Việt, Pháp, Trung Hay toàn bộ sáng tác của họa sĩ Bùi Trang Chước là các mẫu giấy bạc, mẫu tem thư, mẫu biểu trưng, huy hiệu, mẫu Quốc huy Việt Nam…

- Vật mang tin: TLLT cá nhân chủ yếu là tài liệu viết và tài liệu nghe nhìn

Nhóm tài liệu viết được trình bày trên chất liệu là giấy A4, giấy dó, giấy ô li, các kích

cỡ khác nhau Có tài liệu được đánh máy, có tài liệu được viết tay một mặt hoặc hai

mặt Nhóm tài liệu nghe nhìn được được chế tác trên vật mang tin là phim ảnh, băng

từ Ví dụ Bản sao Huân chương quân công Hạng ba do Hội đồng Nhà nước cấp cho Nhà văn (Trung tá) Nguyễn Minh Châu, ngày 15/11/1984 được trình bày trên khổ giấy A4 (tại hồ sơ số 1, Phông nhà văn Nguyễn Minh Châu) Trong khối tài liệu của nhà phê bình văn học Hoài Thanh có nhiều tài liệu được viết trên giấy ô li hai mặt Nhiều tài liệu được đánh máy một mặt chữ như bài viết “Nhật ký trong tù, nhân một sự kiện lớn trong đời sống văn học” của nhà phê bình Hoài Thanh tại hồ sơ số 9, hộp số 01, Phông nhà nghiên cứu Hoài Thanh đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.1.3 Thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân

TLLT cá nhân là nguồn tài liệu có thành phần rất đa dạng và phong phú Trong phông lưu trữ cá nhân có hiện hữu nguồn tài liệu hành chính liên quan đến cá nhân đó nhưng hầu hết chúng là những tài liệu chứa đựng những thông tin về cuộc đời của cá nhân Quan trọng hơn, TLLT của một Phông lưu trữ cá nhân hầu hết là bản chính, bản gốc, bản thảo, bản viết tay Do vậy, có thể khái quát thành phần của TLLT cá nhân gồm các loại sau:

- Tài liệu về tiểu sử: Giấy khai sinh, khai tử, chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, các loại văn bằng, chứng chỉ của cá nhân tiêu biểu…

- Nhật ký, hồi ký, thư từ trao đổi

- Tài liệu sáng tác: Các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác trong lĩnh vực văn học nghệ thuật, các công trình nghiên cứu trong lĩnh vực y học, sử học…

- Tài liệu về chính cá nhân tiêu biểu: Các bài báo, phóng sự, những nhận xét về các tác phẩm, công trình nghiên cứu của tác giả…

- Tranh, ảnh, phim

- Tài liệu về các thành viên trong gia đình, dòng họ…

- Tài liệu về tang lễ và các bài viết về cá nhân tiêu biểu sau khi đã qua đời…

Chẳng hạn như đối với Phông lưu trữ của Nhà văn Nguyễn Minh Châu (1930 1989) Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ và bảo quản phông tài liệu cá nhân của nhà văn (tại Phông số 222) gồm 11 hồ sơ có thời gian bắt đầu từ năm

-1982 đến năm 2004 Thành phần hồ sơ của Phông lưu trữ cá nhân nhà văn Nguyễn Minh Châu gồm có ba nhóm lớn: nhóm tài liệu tiểu sử, nhóm tài liệu sáng tác, nhóm

tài liệu khác Nhóm tài liệu về tiểu sử của nhà văn Nguyễn Minh Châu bao gồm bản

sao huân chương quân công (Bản sao huân chương hạng Ba do Hội đồng Nhà nước cấp cho Trung tá Nguyễn Minh Châu ngày 15/11/1984, bản sao giấy chứng tử của Nhà văn Nguyễn Minh Châu do Viện Quân y 108 Hà Nội và UBND Thành phố Hà Nội cấp năm 1990, 1999…), bản sao giấy chứng tử và bài biết về chân dung nhà văn của các

tác giả khác (Bài viết về chân dung nhà văn Nguyễn Minh Châu “Nhà văn đi theo dấu chân người lính” đăng trên báo Văn nghệ công an, số 7, tháng 7.2004, Bài viết tay photo “Thư gửi đến cảm xúc hồn nhiên” của Nhà văn Nguyễn Minh Châu, ngày

01.6.1985); Nhóm tài liệu về sáng tác chủ yếu là các bản thảo viết tay, đánh máy các

tác phẩm truyện ngắn nổi tiếng của nhà văn như bản thảo viết tay truyện ngắn Sân cỏ Tây Ban Nha, Bến quê (07/1983), Chiều vàng (02/1984), Chợ Tết (11/1987), mẹ con chị Hằng, Bức Tranh…

Hay tại Phông lưu trữ của cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh 1982), một trong những nhà phê bình văn học xuất sắc của Việt Nam trong thế kỷ XX Qua khảo sát tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của nhà phê bình văn học có thời gian tài liệu bắt đầu từ năm 1934 đến năm 2000, thành phần chủ yếu của tài liệu gồm 5 nhóm lớn bao gồm: Nhóm tài liệu về tiểu sử; nhóm tài liệu nghiên cứu, sáng tác; nhóm thơ do nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh sưu tầm; nhóm thơ từ của các tác giả gửi Hoài Thanh; nhóm bài viết của các tác giả khác về Hoài Thanh Ngoài ra còn các nhóm tài liệu khác như: Nhóm tài liệu về tiểu sử gồm giấy kết hôn, giấy chứng minh thư, những tài liệu về thuyên chuyển, đề bạt các chức vụ khác nhau…; Nhóm tài liệu về nghiên cứu, sáng tác gồm những ghi chép nhật ký trong các chuyến đi, bài giảng, bài nói chuyện hay những tham luận, bài phát biểu tại các kỳ họp, đại hội ; Nhóm thơ do nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh sưu tầm; Nhóm tài liệu thơ, thư từ của các tác giả gửi nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh; Nhóm bài viết của các tác giả khác về nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh bao gồm bài viết của các nhà thơ Lưu Trọng Lư, Vũ Quần Phương về nỗi nhớ Hoài Thanh khi Hoài Thanh mất; Bài viết về sự nghiệp cuộc đời, sự nghiệp của Hoài Thanh; Bài viết nhân kỷ niệm 90 năm ngày sinh của Hoài Thanh

(1909-Như vậy, có thể thấy, thành phần TLLT cá nhân rất phong phú và đa dạng nhưng có thể phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân thành nhóm chính (bao gồm thành phần tài liệu như: Nhóm tài liệu về tiểu sử; Nhóm tài liệu về hoạt động, sáng tác)

và nhóm tài liệu khác

1.1.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân

1.1.4.1 Tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu

về thân thế, sự nghiệp của các cá nhân

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ và bảo quản hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, đây là các phông tài liệu có giá trị thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau về thân thế, sự nghiệp, những đóng góp tích cực của cá nhân đối với đất nước Mỗi một cá nhân tiêu biểu đều gắn với một lĩnh vực khác nhau, song họ có những điểm riêng biệt, mang dấu ấn của một thời

Nghiên cứu phông lưu trữ cá nhân Cù Huy Cận (1919-2005), chúng ta có thể biết về tiểu sử của nhà thơ, quá trình sáng tác thơ ca, những tác phẩm của ông đồng thời phản ánh quá trình hoạt động quản lý nhà nước khi ông được giữ các chức vụ Bộ trưởng Bộ Canh nông, Bộ trưởng phụ trách Văn học nghệ thuật, Chủ tịch Hội Liên hiệp Văn học Nghệ thuật Việt Nam

Nghiên cứu về tài liệu phông lưu trữ của họa sĩ Bùi Trang Chước (Nguyễn Văn Chước 1915-1992), chúng ta có thể tìm hiểu về tiểu sử của họa sĩ từ khi tốt nghiệp trường Cao đẳng Mỹ thuật Đông Dương khóa (1936-1941), quá trình giảng dạy của ông tại trường Cao đẳng Kiến trúc Đà Lạt, trường Mỹ thuật Hà Nội, trường Mỹ thuật Liên Khu Việt Bắc; quá trình vẽ tem và mẫu giấy bạc, mẫu Quốc huy cho nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và biết được các tác phẩm tiêu biểu của ông

Hay nghiên cứu về Phông lưu trữ nhạc sĩ Văn Cao (1923-1995), chúng ta cũng

sẽ biết được tiểu sử của nhạc sĩ, các bản thảo sáng tác của nhạc sĩ như bản thảo “Tổng phổ Quốc ca Việt Nam” và các bài viết của các tác giả khác viết về Nhạc sĩ, họa sĩ Văn Cao: “Nhạc sĩ Văn Cao - tài năng và nhân cách” , “Văn Cao - một người Hà Nội” được đăng trên báo, tạp chí

Như vậy, xét về mức độ chính xác của tài liệu là các bản gốc, bản chính, bản thảo và các thông tin tài liệu nghiên cứu từ các phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, có thể thấy, TLLT cá nhân phản ánh đầy đủ, chân thực về thân thế, sự nghiệp, cuộc đời của từng cá nhân Đây là những thông tin quan trọng để bổ sung phục vụ nghiên cứu lịch sử, văn học và các lĩnh vực khoa học khác

1.1.4.2.Tài liệu lưu trữ cá nhân phản ánh rõ nét nhất đời sống, hoạt động, tâm

tư, tình cảm của cá nhân

Mỗi một tác phẩm được ra đời đều mang yếu tố riêng biệt gắn với thời gian, không gian đặc biệt Quan trọng hơn, những tác phẩm nghệ thuật ấy đều thể hiện khả năng tư duy, tính sáng tạo, mang dấu ấn của tác giả tạo ra chúng Đối với nhóm tài liệu sáng tác chứa nhiều thông tin quan trọng, là minh chứng cho quá trình hoạt động trí tuệ của cá nhân, có thể nhắc đến những bản thảo, bản viết tay của các công trình nghiên cứu Đây là nhóm tài liệu cung cấp nhiều thông tin về quá trình lao động sáng tạo Có thể cá nhân ghi lại một quyết định quan trọng trong cuộc đời hoặc một ý tưởng bất chợt đã giúp cho chủ thể sáng tác ra một công trình có giá trị, hay một bài thơ, một tác phẩm văn học được viết ngẫu hứng bởi tâm trạng của tác giả nhưng không được công bố Những trang bản thảo viết tay được sửa đi sửa lại nhiều lần thể hiện quá trình

tư duy, sáng tạo, thay đổi ý tưởng của tác giả để hoàn thiện một tác phẩm, một công trình Nếu thiếu đi những bản thảo, bản nháp thì chân dung của một nhà khoa học, nhà

văn, nhà thơ sẽ không thể trọn vẹn Hơn nữa, tài liệu lưu trữ cá nhân cũng là minh chứng cho tài năng sáng tạo, cuộc đời hoạt động sáng tác, quan điểm, ý chí của cá nhân đối với các sự kiện trọng đại của đất nước và các hiện tượng xã hội

Bên cạnh nhóm tài liệu nghiên cứu sáng tác thì không thể bỏ quên nhóm tài liệu thư từ trao đổi, nhật ký Đây là nhóm tài liệu phản ánh rõ nét nhất đời sống tinh thần của cá nhân Có thể nói, thư từ là phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ viết, xuất hiện khá sớm Thư từ trở thành phương tiện liên lạc và là hình thức giao tiếp của con người Giá trị thực tiễn của thư từ là trao đổi thông tin Trong tất cả các thể loại tài liệu viết, thư từ gần với giao tiếp hằng ngày nhất Nó có tính xác thực cao và đồng thời thể hiện đời sống tình cảm riêng tư rõ rệt Đối tượng phản ánh của thư là cái hiện tại, cái hằng ngày và động lực của nó là cảm xúc Thư để thông tin cho nhau nhưng cũng là để giãi bày Nhật ký để viết cho riêng mình, còn thư phải hướng đến đối tượng cụ thể Thư hay được viết trong thời điểm cảm xúc thăng hoa và niềm say mê trở thành sự thôi thúc không thể kiềm chế, phải được trải ra bằng lời và thực hiện đối thoại với người vắng mặt trên trang giấy, với niềm hy vọng và tin tưởng rằng nó sẽ đến tay người nhận

và được thông tỏ nỗi niềm Qua nghiên cứu các phông TLLT tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thành phần tài liệu có rất nhiều bức thư tay của các cá nhân như trong phông tài liệu của nhà phê bình văn học Hoài Thanh có nhiều bức thư và sáng tác thơ của nhiều tác giả gửi đến cho Hoài Thanh biểu lộ tình cảm yêu quý, sự ngưỡng mộ đối với nhà phê bình, xin ông góp ý cho sáng tác đầu tay của họ Phần lớn những tài liệu nay là bản viết tay của các tác giả và bản nào cũng có ý kiến nhận xét của Hoài Thanh

Có thể nói, dù là TLLT về sáng tác hay thư từ, nhật ký trao đổi thì TLLT cá nhân cũng chân thực phản ánh rõ nét đời sống, hoạt động, tâm tư tình cảm một cách sinh động nhất Đây thực sự là một nguồn sử liệu có giá trị để nghiên cứu về đời sống nội tâm của chủ nhân, về tâm lý con người, mối quan hệ xã hội của họ cũng như góp phần tái hiện lại tâm trạng xã hội vào những thời điểm đặc biệt của lịch sử

1.1.4.3.Thông tin của tài liệu lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác

Để phát huy giá trị của TLLT cần phải thay đổi nhận thức của người sử dụng về TLLT nói riêng và công tác lưu trữ nói chung là yếu tố hết sức quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu và khai thác có hiệu quả TLLT Chúng ta đều hiểu rằng, để phục vụ hiệu quả cho các mục đích kinh tế, chính trị, văn hóa, nghiên cứu… các nhà lãnh đạo, nhà nghiên cứu thường phải sử dụng nhiều đến nguồn thông tin khác nhau chứa đựng trong TLLT Trong thực tế, rất nhiều nhà nghiên cứu muốn tìm hiểu về cuộc đời của các cá nhân tiêu biểu (cuộc đời, sự nghiệp và các sáng tác, sự kiện liên quan) Họ đã

tìm đến nhiều nguồn tài liệu khác như tại cơ quan công tác của cá nhân, các bảo tàng, thư viện nhưng hầu hết chưa biết đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Do vậy, với tiềm năng thế mạnh về thông tin, độ chính xác về nguồn tài liệu, các TLLT cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu khác và trở thành nguồn tài liệu chính thống phục vụ nhu cầu độc giả trong nghiên cứu văn học, lịch sử và các ngành khoa học khác

Trong quá trình khảo sát thực tế tài liệu tại Trung tâm, tác giả có tiếp cận khối

hồ sơ tài liệu về Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh với 79 hồ sơ (thời gian từ 1963 - 2009) Nếu nghiên cứu về phát triển kinh tế - xã hội đất nước của các giai đoạn trước,

sẽ thật thiếu sót nếu không có sự góp mặt của các phông lưu trữ cá nhân các nhà lãnh đạo quốc gia như Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh Ví dụ trong hồ sơ số 12, hộp số 4

phông Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh có “Bài viết về sự tăng cường sự lãnh đạo của

Đảng đối với Nhà nước trong giai đoạn mới” [6;4]- bài viết ngày 04/9/1980, hay

những ý kiến của Phó Thủ tướng trong bài nói chuyện ngày 20/01/1977 về “Cải tạo

quan hệ sản xuất cũ, củng cố và hoàn thiện quan hệ sản xuất mới xã hội chủ nghĩa”

tại trường Tuyên huấn Trung ương [6;2] Những bài viết này của Phó Thủ tướng sẽ góp phần giúp các nhà nghiên cứu hiểu sâu hơn về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội giúp họ có cái nhìn toàn diện, khách quan hơn khi nghiên cứu về lịch sử

Như vậy, ngoài khối tài liệu hành chính được bảo quản tại các phông lưu trữ của Nhà nước, thì phông lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt động chính trị cũng cung cấp nhiều thông tin có giá trị hữu ích, là nguồn tư liệu cho các công trình nghiên cứu hoặc cũng có thể trở thành bài học kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong hoạt động quản lý

1.1.4.4 Tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần giáo dục thế hệ trẻ trong tương lai

TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng góp phần nuôi dưỡng lòng tự hào,

tự tôn dân tộc và giáo dục truyền thống đối với thế hệ trẻ Qua nghiên cứu tài liệu các phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong một số phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giấy khen, bằng khen, huân huy chương Chẳng hạn trong phông lưu trữ của nhà văn Nguyễn Minh Châu có Bản sao huân chương hạng Ba

do Hội đồng Nhà nước cấp cho Trung tá Nguyễn Minh Châu ngày 15/11/1984; trong phông lưu trữ của nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt có lý lịch đảng viên và thành tích công tác của ông trong 8 năm kháng chiến… Đây đều là những thành tích của cha ông giúp cho thế hệ trẻ tự hào, tự tôn dân tộc về các thế hệ đi trước, có ý chí phấn đấu để tiếp nối truyền thống yêu nước, truyền thống của cha ông Hoặc khi tiếp cận phông tài liệu của nhà văn - nhà phê bình văn học Hoài Thanh với những bài viết

cực kỳ sâu sắc và đầy tính cổ vũ tinh thần của giới trẻ thời chiến, ví dụ như bài viết

“Tăng gia sản xuất” trên tạp chí Tiền phong số 15-17 ngày 19/8/1946” trích trong hồ

sơ số 50, hộp số 4, Bài viết “Nghĩa Đảng tình dân” trong cuốn “Nam Bộ mến yêu” xuất bản 1954 (hồ sơ số 55), “Những hình ảnh không bao giờ phai” trên báo Thống

nhất 14/7/1957 trong hồ sơ số 65… Những bài viết này giúp chúng ta nhìn rõ tinh thần, nghị lực, bức tranh về cuộc sống của các thế hệ người dân trong giai đoạn kháng chiến Đồng thời cũng là những “nguồn năng lượng” động viên, khích lệ tinh thần giới trẻ hôm nay trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

Thật vậy, thông qua những TLLT đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III sẽ giúp cho thế hệ trẻ hôm nay hiểu hơn về quá khứ hào hùng của dân tộc, biết ơn các thế hệ cha ông đi trước và tự hào hơn về đất nước Việt Nam - nơi đã sinh ra những người con ưu tú, kiệt xuất trong mọi lĩnh vực, ngành nghề

1.2 Cơ sở pháp lý để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

1.2.1 Quy định của Nhà nước về sở hữu tài liệu và quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân

1.2.1.1 Quy định về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân

Tại Điều 179 của Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 có quy định rất rõ ràng về

quyền chiếm hữu “Quyền chiếm hữu là việc chủ thể nắm giữ, chi phối tài sản một

cách trực tiếp hoặc gián tiếp như chủ thể có quyền đối với tài sản” [31;44] Theo Quy

định của Bộ Luật, Chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, chi phối tài sản của mình nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội Tại Điều 187 quy định cụ thể về Quyền chiếm hữu của người được chủ sở hữu uỷ quyền

quản lý tài liệu là “Người được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản thực hiện việc

chiếm hữu tài sản đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác định”[31;45]

Quyền sử dụng tài liệu được quy định cụ thể tại Điều 189 của Bộ luật Dân sự

năm 2015: “Quyền sử dụng là quyền khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức từ tài

sản, Quyền sử dụng có thể chuyển giao cho người khác theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật” [31;46], Điều 190 của Bộ Luật quy định cụ thể hơn “Chủ sở hữu được sử dụng tài sản theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích hợp pháp của người khác” [31;46]

Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ quyền

sở, tiêu dùng hoặc tiêu hủy tài liệu Theo quy định tại Điều 194 của Bộ luật Dân sự

2015: “Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, để thừa kế, từ bỏ quyền

sở hữu, tiêu dùng, tiêu hủy hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với

quy định của pháp luật đối với tài liệu” [31;46] và tại Điều 195:“Người không phải là chủ sở hữu tài sản chỉ có quyền định đoạt tài sản theo uỷ quyền của chủ sở hữu hoặc theo quy định của pháp luật Người được chủ sở hữu uỷ quyền định đoạt tài liệu phải thực hiện việc định đoạt phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu” [31;46]

Như vậy từ các vấn đề đã nêu trên, cần phải phân biệt rõ ràng chủ sở hữu TLLT

cá nhân trong một số trường hợp sau đây:

Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thông tin tại lưu trữ lịch sử còn việc bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu vẫn là cá nhân

Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử chỉ có quyền quản lý tài liệu (do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền) và quyền sử dụng tài liệu (theo ký kết bàn giao với chủ sở hữu); quyền sở hữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân Điều này cũng hợp lý với tinh thần của Luật Dân sự, tại điều 38 - quyền về đời sống riêng tư,

bí mật cá nhân, bí mật gia đình: “Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là bất khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý, việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến bí mật gia đình phải được các thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác Thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của

cá nhân được bảo đảm an toàn và bí mật” Việc bóc mở, kiểm soát, thu giữ thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của người khác chỉ được thực hiện trong trường hợp luật quy định”

Nếu tài liệu đã được hiến tặng hoặc bán cho chính lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch

sử có đủ ba quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu đó Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử

1.2.1.2 Quy định về quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân

Hiến pháp sửa đổi, bổ sung năm 2013, tại điều 25 có quy định “Công dân có

quyền tự do ngôn luận, tự do báo chí, tiếp cận thông tin, hội họp, lập hội, biểu tình Việc thực hiện các quyền này do pháp luật quy định” [31;7] Như vậy với quy định

này, mọi công dân Việt Nam đều được tiếp cận thông tin từ các nguồn khác nhau, trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ để sử dụng vào các mục đích chính đáng, không trái với quy định của pháp luật Điều này cũng thể hiện trong điều 29, khoản 1

của Luật Lưu trữ “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục

vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” [31;13]

Trong Luật tiếp cận thông tin tại điều 7 khoản 2, khoản 3 “Thông tin liên quan

đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được tiếp cận trong trường hợp được

người đó đồng ý; thông tin liên quan đến bí mật gia đình được tiếp cận trong trường hợp được các thành viên gia đình đồng ý” [34;2] Theo quy định này, thì thông tin

trong TLLT cá nhân có thể cung cấp cho độc giả đến KTSD tại các trung tâm nếu đã được gia đình cá nhân uỷ quyền quản lý cho Trung tâm lưu trữ và thoả thuận cam kết đồng ý cho sử dụng tài liệu đó vào các mục đích chính đáng Trong trường hợp khác, nếu chưa có sự đồng ý của gia đình cá nhân thì người đọc vẫn có thể tiếp cận tài liệu

nếu được người đứng đầu cơ quan nhà nước quyết định cung cấp thông tin

Luật Lưu trữ 2011, tại khoản 5, Điều 30 có quy định:“Tài liệu liên quan đến cá nhân được khai thác sau 40 năm kể từ năm các cá nhân đó mất” [33;14] Như vậy,

người đọc hoàn toàn có quyền khai thác thông tin trong các hồ sơ, TLLT cá nhân đáp ứng yêu cầu nêu trên Chiếu theo quy định này, tác giả cũng thống kê được khá nhiều phông mà người đọc có thể khai thác được, ví dụ như Phông cá nhân nhạc sĩ Văn Cao (ông mất năm 1995), Phông cá nhân GS Nhà nghiên cứu văn hoá dân gian Cao Huy Đình (ông mất năm 1975), Phông cá nhân nhà sử học Trần Văn Giáp (ông mất năm 1973), Phông cá nhân nhà thơ Tú Mỡ (ông mất năm 1976), Phông cá nhân nhà văn Hoàng Ngọc Phách (ông mất năm 1973), Phông cá nhân nhà chính trị Tôn Quang Phiệt (ông mất năm 1973) Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, bản thân tác giả cũng gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin trong các tài liệu này Mặc dù Nhà nước

đã quy định nhưng do không có “Bản cam kết” cho phép khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu của gia đình các cá nhân này, nên tác giả cũng không được phép tiếp cận Đây cũng là một hạn chế rất lớn đối với công tác khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay

Tóm lại, cũng bởi TLLT cá nhân có tính sở hữu, việc cho phép khai thác sử dụng liên quan đến chủ sở hữu tài liệu nên gây ra nhiều hạn chế, rào cản đối với công tác khai thác sử dụng TLLT, nhất là các quy định về việc xin ý kiến của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân trong việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu đã gây ra một số khó khăn đối với độc giả Đây cũng chính là những bất cập trong việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm ảnh hưởng đến quá

trình tiếp cận tài liệu đối với độc giả khai thác

1.2.2 Quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

1.2.2.1 Quy định trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đối với việc tổ chức khai thác

sử dụng TLLT cá nhân cũng dựa trên tinh thần pháp luật của Nhà nước tại điểm a khoản

3 Điều 29 của Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử

dụng tài liệu lưu trữ cá nhân đang trực tiếp quản lý” [33;14]

Theo Điều 31 của Luật Lưu trữ quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn

cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng TLLT cá nhân tại lưu trữ cơ quan, tổ chức mình” [33;15]

1.2.2.2 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

TLLT là tài liệu cá nhân có giá trị thông tin về nhiều lĩnh vực như: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội an ninh quốc phòng và có giá trị đối với chính cá nhân đó Do vậy, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với tổ chức khai thác sử dụng TLLT phải được quy định chặt chẽ

Quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT cá nhân được quy

định tại khoản 1 Điều 29 của Luật Lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng

tài liệu lưu trữ cá nhân để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” [33;13] Như vậy, tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng

TLLT để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng đều có quyền sử dụng dịch vụ này tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Theo Điều 29 của Luật Lưu trữ đây là loại dịch vụ có trả phí sử dụng, mức phí được quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/1/2016 của Bộ Tài chính về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý

và sử dụng phí sử dụng TLLT TLLT tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật

Một số trường hợp không thu phí sử dụng TLLT đó là:

+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng TLLT do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử

+ Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân) sử dụng tài liệu việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình

+ Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn giao thông hoặc người

bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của nhà nước

Bên cạnh đó, các đối tượng được áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng TLLT là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; viện cao học và nghiên cứu sinh

Những đối tượng trên cần phải đem giấy tờ chứng minh thân phận và các loại

giấy tờ liên quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi

Khi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khai thác TLLT, cá nhân độc giả cũng cần tuân thủ đúng quy trình phục vụ TLLT của Trung tâm Cụ thể:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ

Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu

Bước 3: Trình duyệt phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền

Bước 4: Nhận lại phiếu yêu cầu, chuyển phiếu yêu cầu được duyệt đến phòng bảo quản

Bước 5: Nhận và kiểm tra tài liệu

Bước 6: Giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu tài liệu

Bước 8: Nhận lại tài liệu từ độc giả

Ngoài ra đối với người nước ngoài đến khai thác TLLT tại các trung tâm lưu trữ lịch sử tại Việt Nam, Luật còn quy định quyền và nghĩa vụ của họ phải thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng TLLT

1.2.2.3 Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân

Thẩm quyền cho phép công bố TLLT là một trong những vấn đề quan trọng nhất của công tác lưu trữ nói chung và TCKTSD TLLT nói riêng Công bố TLLT liên quan đến bảo vệ bí mật của quốc gia nói chung và bí mật của cơ quan, tổ chức nói riêng nên được các cơ quan, tổ chức rất chú trọng Căn cứ vào Điều 31 của Luật Lưu trữ quy định

về sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan thì “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy

định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình” [33;15] Như vậy, có thể thấy,

việc quy định sử dụng TLLT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng đều do Giám đốc Trung tâm quy định Qua đó, khẳng định vai trò, vị trí và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan đối với các hoạt động TCKTSD TLLT của cơ quan mình

1.2.2.4 Quy định về các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Các hình thức TCKTSD TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được vận dụng theo quy định cụ thể tại Điều 32 của Luật Lưu trữ bao gồm:

- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

- Giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin

điện tử

- Triển lãm, trưng bày TLLT

- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực TLLT

Việc tổ chức các hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải căn cứ vào thực tế tình hình, điều kiện của Trung tâm để lựa chọn xem hình thức nào phù hợp, mang lại hiệu quả cao

1.2.2.5 Quy định về phạm vi sử dụng đối với các tài liệu lưu trữ cá nhân

Phạm vi sử dụng đối với các TLLT cá nhân được quy định tại khoản 5 Điều 30 của

Luật Lưu trữ như sau: “Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40

năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ” [33;15]

Ngoài ra, tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, khi khai thác TLLT cá nhân phải đảm bảo phông lưu trữ của cá nhân đó phải có bản cam kết của gia đình với Trung tâm

về việc được phép khai thác sử dụng thông tin trong hồ sơ tài liệu của cá nhân đó thì độc giả mới được quyền tiếp cận

1.2.2.6 Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Đối với độc giả đến khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thì phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan,

tổ chức nơi công tác

Thủ tục khai thác, tiếp cận là một trong những vấn đề được người dân quan tâm, chú ý Đã có nhiều độc giả ngại đến các trung tâm lưu trữ để khai thác tài liệu vì quá nhiều thủ tục phức tạp Tuy nhiên, việc quy định cụ thể các giấy tờ cần xuất trình giúp cho việc khai thác được nhanh chóng, thuận tiện, giảm bớt thời gian, công sức đi lại cho người dân

Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu chứng thực Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể liên hệ qua đường công văn và đề nghị

cơ quan lưu trữ gửi các bản sao hoặc chứng thực qua đường bưu điện Dịch vụ chứng thực lưu trữ được thực hiện như sau:

+ Viên chức phòng Đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có: Tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong sổ chứng thực, các thông

tin về chứng thực tài liệu thể hiện trên dấu chứng thực

+ Viên chức phòng Đọc điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

+ Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải Đối với văn bản, tài liệu có 02 từ tờ trở lên, sau khi chứng thực phải đóng dấu giáp lai Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết

+ Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu

Tiểu kết Chương 1

Như vậy Chương 1, tác giả đã trình bày khái quát lý luận chung về TLLT cá nhân, TCKTSD TLLT ở Việt Nam hiện nay Từ đó giúp độc giả nắm được thành phần, nội dung, đặc điểm, mục đích và các hình thức TCKTSD TLLT cá nhân Hiện nay ở Việt Nam, cơ

sở lý luận và cơ sở pháp lý về TLLT xuất xứ cá nhân còn mờ nhạt Đặc biệt là trong các chương trình học, TLLT có xuất xứ cá nhân và nghiệp vụ về tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân chưa có giáo trình hướng dẫn cụ thể Trong những năm qua, thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về phát huy giá trị của TLLT và các quy định, hướng dẫn về TCKTSD tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tổ chức triển khai nhiều hình thức, phổ biến là: Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng Đọc; công bố, giới thiệu; trưng bày, triển lãm,… Các hình thức khai thác sử dụng đã đạt được hiệu quả, cung cấp nhiều thông tin bổ ích, quý giá phục vụ nhu cầu khác nhau của độc giả nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một

số hạn chế Đây cũng chính là nội dung mà tác giả sẽ trình bày tại Chương 2 của đề tài

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ lớn nhất của Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 của Ban

Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và hoạt động theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Theo Quyết định nêu trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính - Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT thuộc phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giao

Toàn bộ TLLT hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy nhà nước ở trung ương, các bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho đến nay Đồng thời, những TLLT này cũng là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, sinh động, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam suốt hơn

60 năm qua

Theo thống kê, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản khoảng gần 12.000 mét giá TLLT Khối tài liệu này không chỉ lớn về mặt số lượng mà còn rất phong phú về loại hình, bao gồm 04 loại hình chủ yếu là:

Tài liệu hành chính: chế tác từ nhiều chất liệu khác nhau như giấy dó, giấy pơ luya, giấy bãi bằng, giấy in roneo

Tài liệu khoa học kỹ thuật: gồm các bản vẽ kỹ thuật, bản đồ

Tài liệu phim, ảnh ghi âm

Tài liệu cá nhân, gia đình và dòng họ

Ngoài ra còn có thành phần tài liệu sưu tầm

Trong khối tài liệu đó, hơn 100 phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là những phông lưu trữ có giá trị và là nguồn tài liệu để nghiên cứu các lĩnh vực chính trị, lịch sử, khoa học kỹ thuật… và về cuộc đời, thân thế, sự nghiệp sáng tác của các cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất có tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm

Trong nhiều năm qua, thực hiện Quyết định số 644/QĐ-TTg về việc phê duyệt

Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, trong đó đã

xác định một trong những mục tiêu quan trọng của Đề án này là “Trợ giúp các cá nhân, gia đình, dòng họ…trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quý, hiếm - một

bộ phận di sản quý giá của dân tộc trước nguy cơ ngày càng bị xuống cấp do không được bảo quản đúng chế độ” [36;1], với chức năng nhiệm vụ được giao, Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III đã không ngừng đẩy mạnh hoạt động sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu xuất xứ cá nhân Trung tâm đã tiến hành nhiều phương pháp và hình thức sưu tầm, thu thập khác nhau

Hưởng ứng tinh thần của Đề án, Trung tâm còn thực hiện việc thu thập tài liệu truyền khẩu của các nhà văn, nhà thơ như: Chu Lai, Lê Lựu, nhà thơ Trần Đăng Khoa… Những cá nhân này được Trung tâm mời đến nghiên cứu về một chủ đề nào

đó để ghi lại Đồng thời, Trung tâm cũng đang tiến hành đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu quý hiếm của cá nhân trong toàn xã hội và đã có nhiều cá nhân, gia đình trao tặng tài liệu cho Trung tâm để bảo quản

Đến nay, Trung tâm đã và đang tích cực khảo sát, phối hợp với các cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu quý, vận động họ gửi, ký gửi, tặng khối tài liệu cá nhân vào Trung tâm Các phông lưu trữ cá nhân được gửi vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thường được thành lập đối với những cá nhân xuất sắc, tiêu biểu trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật… Hiện tại, Trung tâm đã thu thập và thành lập được hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu và phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả trên khắp cả nước qua các hình thức khai thác sử dụng TLLT khác nhau được tổ chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Như vậy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực sự là “kho thông tin vàng” với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung Những TLLT tại Trung tâm là nguồn sử liệu vô giá phản ánh toàn diện, đầy đủ, khách quan và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo về đất nước

2.2 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.2.1 Khái quát về khối lượng tài liệu lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hiện nay Trung tâm đang lưu trữ và bảo quản 107 Phông lưu trữ cá nhân và 04 gia phả dòng họ lớn được chia thành các lĩnh vực khác nhau như: Khoa học tự nhiên, Khoa học xã hội, văn hóa, hoạt động chính trị… Cụ thể như sau:

- Khoa học tự nhiên gồm các cá nhân: Tiến sĩ khoa học Võ Hồng Anh, Nhà

Toán học Hoàng Tụy, GS Nhà Toán học Tạ Quang Bửu, Phó giáo sư Bùi Duy Tân,

TS Y học Lã Thị Bưởi,…

- Khoa học xã hội: Văn học (Nhà văn Đặng Việt Châu, Nguyễn Văn Bổng, Nguyễn Minh Châu, Nguyễn Tất Đạt, GS.NCS VHDG Cao Huy Đỉnh, Hàn Thế Duy, Nguyễn Xuân Đức, Chu Hà, Đại tá Nhà văn Nam Hà, Bùi Hiển, Tô Hoài, Ma Văn Kháng, Nguyễn Khôi, Nguyễn Đỗ Lưu, Lê Lựu, Nguyễn Đức Mậu, Vũ Tú Nam, Nguyễn Ngọc, GS.TSKH VHDG Phan Đăng Nhật, Hoàng Ngọc Phách, Nhà phê bình Văn học Hoài Thanh); Thơ ca (Nhà thơ Cù Huy Cận, Xuân Diệu, Tế Hanh, Chính Hữu, Lưu Trọng Lư, Nguyễn Đỗ Lưu, Tú Mỡ, Vũ Quần Phương, Xuân Quỳnh, Nguyễn Xuân Sanh, Nguyễn Vũ Thao, Anh Thơ, Trần Hữu Thung, Đoàn Kim Vân, Nguyễn Duy Yên…) Sử học (GS.Nhà NC Văn học, Sử học Đào Duy Anh, Nhà sử học Trần Văn Giáp, GS.TS Sử học, Xã hội học Phạm Huy Thông, GS Sử học, Nhà văn, Nhà báo Văn Tân, Nhà nghiên cứu lịch sử Nguyễn Đình Phúc, Lê Thước…)

- Hoạt động chính trị: Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Khánh, GS AHLĐ Đặng Vũ Khiêu, Nhà hoạt động Chính trị Tôn Quang Phiệt, Nguyễn Đình Phúc, …

- Sân khấu, điện ảnh: Đào Hồng Cẩm, Lộng Chương, Nguyễn Tất Đạt, Phan

Hồ, Nguyễn Nhưng, Phan Thoan, Lưu Quang Thuận, Lưu Quang Vũ…

- Âm nhạc: Nhạc sĩ Vĩnh An, Văn Cao, Huy Du, Phạm Hữu Đức, Trần Hoàn, Nguyễn Xuân Khoát, Văn Ký, Mộng Lân, Trọng Loan, Phong Nhã, Doãn Nho, Nguyễn Thị Nhung, Nguyễn Đình Tấn, Nguyễn Ngọc Trác, Nguyễn Tài Tuệ…

- Hội họa: Họa sĩ Bùi Trang Chước, Học sĩ Ngọc Linh, …

- Gia phả 04 dòng họ lớn như: Họ Chu Văn, họ Đỗ, họ Phan và họ Tạ

Về khối lượng tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ cá nhân hiện nay được chia thành các hồ sơ, đơn vị bảo quản Một số Phông Lưu trữ được sưu tầm đầy đủ như: Phông Lưu trữ Nhà phê bình Văn học Hoài Thanh, phông Giáo sư Nhà nghiên cứu Văn học, Sử học Đào Duy Anh, Nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt, GS Nhà nghiên cứu Văn học Đặng Thai Mai, GS, TS Sử học Phạm Huy Thông…

(Về khối lượng đầy đủ của các Phông lưu trữ cá nhân xin được giới thiệu chi tiết tại phụ lục III của phần phụ lục kèm theo)

2.2.2 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản hơn 100 phông lưu trữ

cá nhân Đây là những cá nhân tiêu biểu trong nhiều lĩnh vực khác nhau: Văn học, thơ

ca, toán học, y học, chính trị, văn hóa, nghệ thuật…Do vậy, TLLT cá nhân là nguồn thông tin tài liệu chính xác để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử, viết bài cho tạp

chí, cung cấp các tư liệu để xây dựng các tuyển tập, phục vụ triển lãm và các nhu cầu chính đáng khác của công dân

Qua khảo sát độc giả đến sử dụng TLLT cá nhân qua sổ đăng ký độc giả từ 2009 -

2020 tại Trung tâm, theo thống kê số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tăng lên đáng

kể nhất là trong những năm gần đây Độc giả đến khai thác sử dụng TLLT cá nhân nhằm nhiều mục đích khác nhau

Trước tiên là nhu cầu khai thác TLLT cá nhân để phục vụ học tập và nghiên cứu khoa học Chủ yếu là mục đích nghiên cứu thực hiện luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt

nghiệp trong thời gian học tập và nghiên cứu khoa học tại trường, có độc giả nghiên cứu các phông lưu trữ cá nhân để viết báo, quay phim; tìm tài liệu về gia phả hay nghiên cứu

về TLLT cá nhân nhằm tìm hiểu về cuộc đời, sự nghiệp của các cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất Nhìn chung, đối tượng đến khai thác, sử dụng TLLT cá nhân rất đa dạng từ sinh viên, học viên cao học cho đến các nhà nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ Chủ đề nghiên cứu phù hợp với lĩnh vực mà độc giả quan tâm khai thác Do vậy, trước nhu cầu khai thác sử dụng TLLT ngày càng cao, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã và đang đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu để đáp ứng nhu cầu và mục đích khai thác của độc giả

Thứ hai là nhu cầu khai thác tài liệu để phục vụ công tác quản lý: TLLT là

nguồn tài liệu quan trọng trong việc xây dựng các chiến lược, các kế hoạch, mục tiêu cũng như đưa ra những quyết định quản lý của các cơ quan nhà nước như Chính phủ, Các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, các Cục, các Sở ban ngành… Đặc biệt khối tài liệu cá nhân bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn cung cấp những tài liệu có giá trị cho các đại biểu Quốc hội thẩm định, tham khảo trong việc thông qua các bài phát biểu, bài viết của các nhà lãnh đạo đất nước trong các kỳ họp của Quốc hội; giúp các đại biểu Quốc hội có cơ sở xem xét và quyết định các vấn đề trong đời sống xã hội, đất nước

Nhu cầu khai thác TLLT cá nhân để phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức: TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng góp phần phục vụ đắc lực

cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và những mục tiêu đã đặt

ra Ví dụ như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã cung cấp những hồ sơ, bài viết về chống tham nhũng (hồ sơ Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh), các tài liệu của Phó Chủ tịch Quốc hội Tôn Quang Phiệt trong đó có rất nhiều phát biểu liên quan đến các chủ trương chính sách của Nhà nước về kinh tế, xã hội hay những tài liệu bản vẽ, tài liệu

về điều tra, thị sát về các công trình quốc gia… giúp cho các cán bộ ở các cơ quan, đơn vị có liên quan có thể học hỏi những kinh nghiệm trong quá khứ về thực hành tiết kiệm mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc; Trung tâm cũng cung cấp TLLT là tài liệu hành chính hoặc tài liệu nghe nhìn giúp các bảo tàng để trưng bày một chuyên đề

hấp dẫn, đúng với lịch sử, thu hút khách tham quan

Nhu cầu khai thác TLLT cá nhân để phục vụ cho việc bảo vệ quyền lợi cá nhân: Khối TLLT về hồ sơ và kỷ vật của các cán bộ đi B bảo quản tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III đã góp phần giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách cho hàng nghìn cá nhân và thân nhân của những cán bộ đi B Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiến hành trao trả lại những kỷ vật, giấy tờ tùy thân, tiền mặt và vàng mà trước khi

đi B các cán bộ đã gửi lại Đây thực sự là món quà đầy ý nghĩa mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã gửi tặng những cá nhân và thân nhân của các cán bộ đi B Khối TLLT đã giúp Đảng và Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách ưu đãi đối những người có công ví dụ như ông Phạm Văn Lưu ở huyện Bạch Long Vĩ - Hải Phòng, chị Nguyễn Thị Thảo ở huyện Tứ Kỳ - Hải Dương, ông Lương Phú Thành ở Tây Ninh… Có những người sau khi tìm thấy hồ sơ đi B đã được minh oan nghi vấn chính trị và hưởng các quyền lợi khác như trường hợp của chị Nguyễn Thị Út - Nghệ An; đặc biệt trong quá trình sắp xếp tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã phát hiện ra bản vẽ sơ đồ mộ của liệt sĩ Nguyễn Trí Duyên tỉnh Hải Dương… Từ đó, giúp Nhân dân thêm tin tưởng vào Đảng và sự quản lý của Nhà nước Hơn nữa, TLLT của Trung tâm cũng giúp cho các cán bộ, công nhân - viên chức phục vụ cho các cơ quan và tổ chức nhà nước đã nghỉ hưu, giải quyết chế độ chính sách và những quyền lợi cá nhân khác

2.2.3 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.2.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại phòng Đọc

Nhìn chung, trong nhiều năm qua, Lãnh đạo và viên chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có nhiều cố gắng trong việc lưu trữ, bảo quản, đa dạng hóa các hình thức khai thác, trong đó tập trung đổi mới hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng Đọc Tuy nhiên, so với tổng số độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu thì số độc giả khai thác TLLT cá nhân còn hạn chế, chưa tương xứng với kỹ thuật, kinh phí đầu tư cho bảo quản

khối tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm (Số liệu độc giả đến khai thác theo biểu gửi kèm

tại phụ lục II)

Hiện nay, hình thức TCKTSDTLLT cá nhân phổ biến nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là hình thức TCKTSD tại phòng Đọc Hình thức này giúp cho độc giả có thể trực tiếp tiếp cận với tài liệu để phục vụ hoạt động nghiên cứu Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này là độc giả phải thực hiện các thủ tục khai thác phức tạp, ảnh hưởng đến thời gian, công sức đi lại, hạn chế về khoảng cách địa lý của độc giả Nhất là đối với những độc giả không thể thường xuyên, trực tiếp đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đọc và khai thác tài liệu Ngược lại về phía

Trung tâm, để phục vụ tốt nhất có thể cho độc giả đến khai thác tài liệu cần phải bố trí phòng Đọc, các trang thiết bị (bàn, ghế, ánh sáng, máy vi tính…) và bố trí cán

bộ, viên chức có kinh nghiệm chuyên môn sâu, am hiểu về tài liệu để hướng dẫn độc giả làm các thủ tục và tiếp cận trực tiếp với TLLT cá nhân

Hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại phòng Đọc cho phép độc giả tiếp cận với tài liệu dưới dạng bản chính, bản gốc và với nhiều loại hình tài liệu như: tài liệu giấy, tài liệu hình ảnh, tài liệu ghi âm… Các tài liệu khi đưa ra phục vụ đều đã được lập hồ sơ và biên mục đầy đủ nhằm thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng của độc giả Bên cạnh đó, với những tài liệu đã được số hóa thì độc giả sẽ được cung cấp máy tính để khai thác trực tiếp tại phòng Đọc

Theo bà Nguyễn Hằng Lý - cán bộ phòng Đọc, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

cho biết “Hiện nay tại trung tâm lưu trữ quốc giá III đang đồng thời tồn tại 2 loại

công cụ tra cứu: mục lục giấy (hơn 400 quyển) và cơ sở dữ liệu điện tử (hơn 200 phông dữ liệu)” Với mục lục giấy, mỗi phông tài liệu được biên mục và đóng thành

một quyển mục lục để thuận tiện đem ra khai thác và sử dụng; cơ sở dữ liệu điện tử cũng được chia thành các phông tài liệu để dễ dàng tìm kiếm thông tin

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã sử dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin của phông lưu trữ cá nhân để đưa ra phục vụ độc giả tại phòng Đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tại liệu một cách nhanh chóng Việc đăng tải sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lên cổng dịch vụ công trực tuyến là bước tiến lớn cho thấy nỗ lực của Trung tâm trong việc hoàn thiện dịch vụ của mình, đưa TLLT đến gần với xã hội

Từ tháng 4 năm 2010, được sự đồng ý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã phối hợp với Trung tâm tin học truyền tải dữ liệu “Hồ

sơ cán bộ đi B” hiện đang được bảo quản tại trung tâm và có tần xuất khai thác cao, lên

website của Cục Đây là một cố gắng lớn trong công tác TCKTSD tài liệu của trung tâm Việc làm này đã giúp cho cán bộ B, thân nhân và gia đình họ có thể tra cứu thông tin về

hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua internet

Nhìn chung, việc khai thác hồ sơ, TLLT cá nhân tại phòng Đọc bước đầu đã

đáp ứng tốt dịch vụ cơ bản tới độc giả, cùng với đó là không gian phòng Đọc rộng rãi, đảm bảo sự riêng tư cho từng người nhưng vẫn có sự liên kết với cán bộ phòng Đọc,

hệ thống công cụ hỗ trợ được cải tiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng cùng một điểm cộng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Điều này đã phần nào thỏa mãn được yêu cầu của độc giả khi tới sử dụng dịch vụ

2.2.3.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cá nhân

Tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT là một hoạt động tổ chức trưng bày tài liệu, tranh ảnh tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá giá trị của tài liệu đến mọi người trong xã hội, cộng đồng hiểu về giá trị của nó Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức quảng bá, giới thiệu chủ động đã và đang diễn ra thường xuyên với quy mô ngày càng lớn, số lượng ngày càng nhiều và chất lượng ngày càng cao Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn

thư - Lưu trữ Nhà nước năm 1992: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài

liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó” - đây là cách hiểu thông thường Theo Từ điển Tiếng

Việt (2004), Nhà xuất bản Đà Nẵng - Trung tâm Từ điển Tin học định nghĩa: “Trưng

bày là bày ở nơi trang trọng cho công chúng xem để tuyên truyền, giới thiệu” Nhìn

chung, triển lãm và trưng bày đều là việc quảng bá, giới thiệu các hiện vật, tài liệu cho công chúng đến xem Điểm khác nhau giữa hai hình thức này là triển lãm thì có quy

mô lớn, theo một chủ đề nhất định và diễn ra trong một thời gian cố định, còn trưng bày ở quy mô hạn chế, có thể theo hoặc không theo một chủ đề nhất định và diễn ra thường xuyên

Vì triển lãm, trưng bày tài liệu là hình thức truyền thông tin trong TLLT đến với người đọc, người xem nhanh nhất và trực tiếp nhất nên được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm và tiến hành một cách thường xuyên Mỗi năm thường sẽ có một cuộc triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ trì tổ chức, và một số cuộc triển lãm, trưng bày là phối hợp với các đơn vị khác cùng thực hiện (cung cấp TLLT theo yêu cầu của đơn vị mà Trung tâm phối hợp…), trung bình vài tháng sẽ có một chuyên đề trưng bày Phòng Công bố - Giới thiệu tài liệu chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai các cuộc trưng bày, triển lãm của Trung tâm để trình lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Địa điểm tổ chức có thể là ngay tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoặc có thể thuê địa điểm, hợp tác với các bảo tàng như Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Quân đội, Bảo tàng Cách mạng Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tổ chức được rất nhiều cuộc trưng bày triển lãm TLLT cá nhân tiêu biểu Các cuộc trưng bày, triển lãm

do Trung tâm tổ chức có sức lôi cuốn mạnh mẽ, thực sự hấp dẫn người xem, được dư luận xã hội đánh giá cao như:

Cuộc triển lãm “Họa sĩ Bùi Trang Chước - Tác phẩm và hành trình sáng tạo” tổ

chức từ ngày 25/04/2004 - 25/05/2004 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với hơn 1000 tác phẩm của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước Đây là lần đầu tiên một số lượng tác phẩm lớn của hoạ sĩ được ra mắt công chúng Trong số hơn 100 tác phẩm này có 80 bản mẫu

Quốc huy (trong tổng số 90 bản phác của cố hoạ sĩ Bùi Trang Chước), cũng là lần đầu tiên Trung tâm tự tổ chức cuộc triển lãm có quy mô lớn dựa trên cơ sở vật chất đang có Nội dung cuộc triển lãm bao gồm các mẫu bằng khen, tem bưu chính, biểu trưng và nhiều mẫu bằng khen, huân huy chương khác phục vụ cho công cuộc sáng tác mẫu Quốc huy Việt Nam - Mẫu để làm cơ sở lựa chọn cuối cùng Triển lãm đã thu hút được

sự quan tâm của các bộ, ban, ngành, các nhà nghiên cứu, các họa sĩ và gần 50 cơ quan thông tấn báo chí trong cả nước và có trên 100 trong số 300 người đến xem viết cảm tưởng ghi lại cảm xúc về cuộc trưng bày Đặc biệt, tham dự buổi triển lãm còn có sự góp mặt của Tổng Bí thư Lê Khả Phiêu, nhà sử học Dương Trung Quốc, Giáo sư Nguyễn Lân Dũng, nguyên Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin Phạm Quang Nghị

Mới đây nhất là cuộc triển lãm về Quốc huy - Quốc kỳ - Quốc ca của Việt Nam tại phòng Trưng bày thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó có trưng bày các bản vẽ phác thảo Quốc huy của Họa sỹ Bùi Trang Chước và một số tài liệu liên quan đến nhạc sỹ Văn Cao với bản sao bản viết tay sáng tác ca khúc Tiến quân ca (quốc ca của Việt Nam) Cuộc trưng bày tổ chức nhân dịp chào mừng Quốc khánh 02-9 kéo dài

từ 1/9 - 9/9/2020 đã và đang thu hút được nhiều sự quan tâm của độc giả Nó cũng có ý nghĩa rất to lớn đối với nhiều nhà nghiên cứu cũng như tạo được sự yêu thích, tự hào đối với học sinh, sinh viên đến tham dự

Ngoài ra, còn phải kể đến hai cuộc triển lãm “Kỷ vật của những người đi B” do

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bảo tàng Cách mạng Việt Nam và Bảo

tàng thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 29/04/2005 đến hết tháng 08/2005 và “Hồ sơ, kỷ

vật của cán bộ đi B” từ 12/2006 đến tháng 04/2007 tại Bảo tàng Hồ Chí Minh Trung

tâm của buổi triển lãm là hàng ngàn kỷ vật như huân - huy chương, kỷ niệm chương, bằng khen, thư từ, tiền, ảnh cá nhân… và các hiện vật gắn bó với các cán bộ chiến sĩ trong quá trình chiến đấu

Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo nhằm thu hút người xem đến tham quan Trung tâm đã tiến hành tổ chức các buổi họp báo, mời các nhà báo, các đài truyền hình đến tham dự và đưa tin trước những buổi trưng bày, triển lãm Ví dụ như buổi họp báo trước cuộc triển lãm

“Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B” đã có hơn 40 nhà báo tham dự và có hàng chục bài báo

viết về cuộc triển lãm Hơn nữa, triển lãm này còn được đưa tin vào chương trình thời sự của Đài Truyền hình Việt Nam và Đài phát thanh - truyền hình Hà Nội Đây là những hoạt động có giá trị không chỉ để người xem biết đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà còn giúp người xem hiểu và giữ gìn, trân trọng các giá trị văn hóa chứa đựng trong các TLLT, nhất là đối với một số tài liệu cá nhân tiêu biểu có nhiều tác động đến đời sống kinh tế - xã

hội đất nước

Nhìn chung, các cuộc trưng bày triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức đã thu hút nhiều lượt khách trong và ngoài nước đến thăm, đem lại hiệu quả tuyên truyền về TLLT một cách tích cực, góp phần tăng cường phát huy giá trị của tài liệu Nội dung trưng bày triển lãm phong phú, nhiều cuộc đã theo sát các sự kiện chính trị xã hội Đã có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị như các bảo tàng và các cơ quan báo chí, truyền hình

Tuy nhiện hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa có Quy trình công bố giới thiệu tài liệu để các bước thực hiện được thống nhất, thuận tiện hơn; chưa có khu trưng bày triển lãm chuyên dụng diện tích rộng, chưa đủ các phương tiện, thiết bị, nhân lực… để Trung tâm tự thi công nên các cuộc triển lãm quy mô lớn thường phải thuê ngoài Hơn nữa, với hình thức khai thác này, tầm ảnh hưởng của triển lãm tới quần chúng nhân dân có thể sâu nhưng không rộng, bởi đối tượng triển lãm chỉ là những người quan tâm tới chủ đề triển lãm hoặc đối tượng được Ban tổ chức mời

2.2.3.3 Cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

Sao tài liệu là hình thức sao chụp nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ bản gốc TLLT Bản sao TLLT là bản có nội dung giống với bản gốc và được đóng dấu sao; bản sao tài liệu bao gồm: bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả

Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao TLLT do cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử đang quản lý Bản chứng thực TLLT là bản sao TLLT có dấu xác nhận của cơ quan lưu trữ Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung của văn bản, tài liệu

Hình thức cung cấp bản sao TLLT, chứng thực lưu trữ là hình thức khai thác sử dụng TLLT do cơ quan lưu trữ cung cấp bản sao chứng thực cho độc giả có nhu cầu sử dụng thông tin làm bằng chứng hoặc chứng minh, đây là dịch vụ công và tính phí sử dụng theo quy định của pháp luật

Giống như khai thác các nhóm TLLT khác đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đối với việc khai thác sử dụng TLLT cá nhân, nếu độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu sao tài liệu Dịch vụ sao tài liệu được thực hiện như sau:

- Viên chức phòng Đọc sẽ trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phê duyệt

- Viên chức phòng Đọc ghi vào sổ đăng kí phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến

hành thực hiện sao tài liệu

Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng kí vào phiếu yêu cầu chứng thực Bên cạnh đó, độc giả cũng có thể liên hệ qua đường công văn và đề nghị Trung tâm gửi các bản sao hoặc chứng thực qua đường bưu điện

Đối tượng được sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao TLLT/chứng thực lưu trữ là tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng TLLT cá nhân để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác Những đối tượng trên cần phải đem giấy tờ chứng minh thân phận và các loại giấy tờ liên quan nếu muốn được hưởng chế độ ưu đãi Các đối tượng được quy định rõ trong Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính

Thời gian sao tài liệu và chứng thực tài liệu sẽ tùy thuộc vào số lượng tài liệu cần sao chụp, số lượng phiếu yêu cầu, khối lượng công việc của cơ quan cũng như các điều kiện khách quan khác Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thực hiện tốt công đoạn này, thời gian được rút gọn với tác phong làm việc nhanh chóng của cán

bộ Trung tâm thường được hoàn thành trước thời hạn đã hẹn (đối với những tài liệu cần sao/chứng thực sổ lượng lớn)

2.2.3.4 Viết bài đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng

Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm đã có hơn 300 bài đăng tải công bố Hầu hết các bài viết được đăng tải trên các phương tiện truyền thông như báo, tạp chí trong và ngoài ngành: Tạp chí Văn thư và Lưu trữ, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Tạp chí Lịch sử Đảng, Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Tiền phong, Báo An ninh thế giới; website của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước (http://www.archives.gov.vn) và một số các trang website xã hội khác như http://vietbao.vn; http://vnexpress.net; http://tienphong.vn…Các bài viết có thể được đăng tải với nhiều nội dung khác nhau như: Công bố những tài liệu quí hiếm mà Trung tâm mới thu thập được hay các tài liệu được các cơ quan, tổ chức, cá nhân tình nguyện hiến tặng cho Trung tâm

Mới gần đây là việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận khối tài liệu của

cố nhạc sĩ Trần Hoàn tháng 02/2011; Giáo sư, Anh hùng lao động Vũ Khiêu tháng 03/2011,…các sách về một chuyên đề cụ thể do Trung tâm biên soạn…trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - mục công bố giới thiệu tài liệu Những thông tin này được cập nhật liên tục và thường xuyên

Trung tâm cũng đã biên soạn và xuất bản 11 cuốn sách và một số ấn phẩm lưu trữ Chẳng hạn như Nhân kỷ niệm 60 năm thành lập Hội Nhà văn Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có những bài công bố giới thiệu một số tác phẩm của Nhà văn Tô Hoài,

trong đó có bản viết tay Hồi ký “Cát bụi chân ai” của Nhà văn năm 1990