Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.. Các yêu cầu nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Đi lên từ một mô hình nhỏ là k

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Với mỗi một loại hình doanh nghiệp với lĩnh vực kinh doanh khác nhau, bộ máy kế toán và các tổ chức sẽ có đặc thù khác nhau Một năm vừa qua có thể nói là sự thử thách đối với các doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triền Không nằm ngoài ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới, kinh doanh trên thị trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến động, CTCP Thực Phẩm Minh Dương luôn phải tìm ra lối đi và giải pháp cho riêng mình Với chế độ kế toán đưa ra, công ty phải linh hoạt ứng dụng vào bộ máy kế toán nói chung

và riêng đối với tổ chức kế toán NVL nói riêng trên cơ sở tuân thủ những quy định tài chính, kế toán ban hành Tuy nhiên trong tổ chức kế toán NVL không thể tránh khỏi những điều còn chưa hợp lý, cần hoàn thiện

CTCP Thực phẩm Minh Dương là một công ty chuyên sản xuất vì thế có thể nói chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70 -80%) Mục tiêu đặt ra là hạ giá thành – lợi nhuận cao, vì thế quản lý NVL một cách chặt chẽ là vấn đề công ty quan tâm Nền kinh tế khủng hoảng với sự lạm phát, ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả NVL, kế hoạch thu mua và tìm nguồn hàng trở nên khó khăn Việc đảm bảo NVL dùng cho sản xuất

có ý nghĩa quan trọng đối với việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn

Mặt khác kinh doanh ngành nghề thực phẩm đòi hỏi về chất lượng là rất cao Làm được điều đó cần có sự kết hợp chặt chẽ của nhiều biện pháp, làm tốt mọi khâu của công tác kế toán NVL giúp Minh Dương đưa ra thị trường sản phẩm với chất lượng tốt nhất Từ hiểu rõ đặc điểm của NVL là cơ sở Minh Dương lựa chọn tiêu thức phân loại NVL, phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá phù hợp Công tác kế toán NVL tốt là cơ sở cho các hoạt động đối chiếu kiểm tra và xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh

Kế toán NVL trong CTCP Minh Dương coi là phần hành quan trọng và tương đối phức tạp Sự không ngừng hoàn thiện đó là công việc mà bộ máy kế toán cũng như ban

quản trị Minh Dương xác định là cần thiết nhằm đạt được những mục tiêu kinh tế- xã hội, đồng thời khẳng định vị thế trên thị trường

3.2.2 Các yêu cầu nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

Đi lên từ một mô hình nhỏ là kinh doanh theo HTX và giờ đây mở rộng và đứng vững trên thị trường, công ty Minh Dương trên cơ sở bộ máy kế toán thiết lập phù hợp với đặc điểm kinh tế trong nước, từng thời kỳ phát triển Cân đối giữa chi phí bỏ ra và kết quả đạt được, tổ chức một bộ máy kế toán gọn nhẹ mà chất lượng cao là yêu cầu mà công ty đề ra Đồng nghĩa với việc công ty cần thiết lập một quy trình kế toán NVL phù hợp và nhân lực

có năng lực, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao để đảm đương công việc tốt

Việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên yêu cầu quản lý tổ chức ngày một cao theo sự phát triển ngày một lớn mạnh của công ty Minh Dương Vì thế, yêu cầu nâng cao chất lượng, độ chính xác, tốc độ thông tin tài chính về quản lý NVL từ khâu thu mua, sử dụng

và bảo quản là ưu tiên hàng đầu đối với bộ phận kế toán NVL muốn đổi mới và hoàn thiện Trong CTCP Thực Phẩm Minh Dương hoạt động của bộ máy kế toán NVL là một bộ phận quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của tổ chức kế toán Vì thế, hoạt động bộ máy kế toán NVL phải phối hợp nhịp nhàng với phòng TC – KT và các phòng ban trước những biến động của thị trường, của sự thay đổi của chế độ kế toán

Hoàn thiện kế toán NVL đồng nghĩa với làm cho nó hoạt động hiệu quả hơn nhưng vẫn dựa trên cơ sở chế độ chuẩn mực kế toán đã quy định của Bộ Tài Chính, của pháp luật nói chung Khi phát sinh các yếu tố trao đổi với nhà cung cấp là các liên doanh nước ngoài,

để có thể giữ được quan hệ tốt, cũng cần áp dụng các quy định kế toán NVL sao cho phù hơp với chuẩn mực kế toán quốc tế

3.2.3 Một số kiền nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

3.2.3.1 Về việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty

Công ty CPTP Minh Dương đang tổ chức tổ chức hạch toán kế toán theo phương pháp thủ công, trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán đa phần còn chưa cao Từ việc tổ chức công tác kế toán chung như vậy ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán NVL nói

riêng Phần hành kế toán NVL với số lượng chứng từ từ thu mua nhập kho tới xuất dùng… việc ghi chép thủ công dễ xảy ra sai sót Với việc tổ chức kế toán NVL như vậy cũng khá tốn thời gian cho việc hoàn tất chứng từ làm căn cứ ghi sổ, đến việc vào sổ theo dõi, cũng như việc quản lý hoạt động kế toán NVL diễn ra khó khăn hơn Vừa nâng cao trình độ cho

bộ phận kế toán NVL, vừa triển khai áp dụng phần mềm kế toán máy vào hạch toán, ghi chép Kế toán trưởng nên đánh giá trình độ chuyên môn thực chất của từng nhân viên kế toán trong bộ phận kế toán NVL để loại bỏ những nhân viên không làm được việc và đồng thời với đó là tuyển những nhân viên có trình độ chuyên môn và tay nghề cao để vào làm việc cho công ty Tiến tới một bộ máy kế toán NVL hoàn chỉnh về chất như vậy, công ty đồng thời phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và kết quả đạt được

3.2.3.2 Về việc tổ chức bảo quản NVL

Công ty nên nhập đầy đủ NVL cần dùng cho các nhà máy khác nhau tại kho nhà máy đó, để có thể cung cấp NVL kịp thời cho quá trình sản xuất mà không phải vận chuyển từ nhà máy chính sang các nhà máy khác khi sử dụng Đồng thời các kế toán nhà mảy vẫn phải quản lí chặt chẽ đối với quá trình ghi chép ban đầu Giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển NVL trong khi sản xuất

Kế toán nên quy ước lại cách đánh số thứ tự trên các Chứng từ gốc như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…, nên gắn thêm “năm và tháng”

đó là “ PN/PX/[tháng][năm][số thứ tự của lượt hàng nhập- xuất]

ví dụ: PN120801 là phiếu nhập kho đầu tiên trong tháng 12 năm 2008

Với cách ghi chép này dễ nhớ đối với việc quản lý và kê khai, quyết toán thuế

Đồng thời xem xét tính chất của các loại NVL, xem NVL nào có thể cùng bảo quản một kho, loại nào cần được tách riêng một kho, vừa tránh khỏi sự ảnh hưởng tác động của các NVL với nhau

Công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm NVL vì doanh nghiệp sử dụng khá nhiều loai NVL bởi vậy trên cơ sở phân loại NVL và để tránh nhầm lẫn, thiếu sót Công ty

có thể mã hóa NVL, CCDC theo quy tắc:

152/153/mã loại/mã kho/mã tên NVL, CCDC

Đây là cơ sở tập hợp toàn bộ số vật tư đã sử dụng của doanh nghiệp Mã vật tư phải

được quy định thống nhất Phân loại này giúp doanh nghiệp quản lí NVL một cách chặt chẽ và thuận tiện hơn

Biểu mẫu 3-1:

Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

HỆ THỐNG DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Kí hiệu Tên,quy cách, nhãn hiệu…

của NVL Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL

3.2.3.3 Về tài khoản kế toán sử dụng

Để góp phần hoàn thiên công tác kế toán NVL tại công ty, kế toán nên xác định mức tiêu hao của từng loại NVL để có kế hoạch tốt hơn trong công tác kế toán NVL.Đồng thời kế toán nên sử dụng thêm TK151 “Hàng mua đang đi đường” và TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” trong hệ thống tài khoản mà kế toán sử dụng trong doanh nghiệp

Việc sử dụng TK 151: TK hàng mua đang đi đường.

Công ty nên sử dụng TK151 để hạch toán trong trường hợp công ty mua NVL nhưng cho đến cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho

Khi công ty nhận được chứng từ nhưng cuối tháng hàng chưa về, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận hàng mua thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.Kế toán ghi:

Nợ TK 151: Giá trị NVL chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111, 112, 331,…Tổng giá trị NVL đã bao gồm thuế

Sang kì sau NVL về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá trị NVL nhập mua

Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường

Nghĩa là kế toán đồng thời mở thêm sổ chi tiết và sổ Cái Hàng mua đang đi đường (TK151) để theo dõi một cách đầy đủ

Như vậy công ty sẽ quản lí tốt hơn tài sản của mình cũng như là tình hình công nợ của công ty mình

Việc sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hạch toán kế toán

Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chuẩn mực mới ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính Chuẩn mực kế toán số 02

về hàng tồn kho cần được công ty đưa vào áp dụng trong niên độ kê toán tới

Vào cuối niên độ kế toán, khi giá tri thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng hàng tồn kho Số dự phòng hàng tồn kho được lập là

số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể được thực hiện của chúng

Vào cuối niên độ kế toán khi có đầy đủ các tài liệu chắc chắn về giá NVL trên thị trường giảm xuống so với giá thực tế NVL đang tồn kho dự trữ trong kho, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK159: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Vào cuối niên độ kế toán tiếp theo

+ Nếu số dự phòng cần trích lập niên độ này lớn hơn số đã trích lập năm trước kế toán

ghi: Phản ánh phần chênh lệch khi lập dự phòng (số được trích lập thêm)

Nợ TK 632

Có TK 159

+ Nếu số dự phòng cần được trích lập niên độ này nhỏ hơn số đã trích lập niên độ trước,

kế toán hoàn nhập dự phòng

Nợ TK 159

Có TK 632

Như vậy khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho thì đây là công cụ hữu hiệu, để bảo toàn vốn lưu động, hoạt động SXKD của công ty trong

điều kiện giá cả đầy biến động Dự phòng làm giảm lãi của doanh nghiệp trong niên độ đó nhưng lại là nguồn bù đắp nếu giá NVL của thi trường thực sự phát sinh giảm

3.2.3.4 Về đánh giá nguyên vật liệu

Công ty áp dụng tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn Như

đã trình bày ở phần II, các NVL chính của công ty là mua chủ yếu của người sản xuất trực tiếp với số lượng nhỏ lẻ công ty rất sáng tạo khi sử dụng Bảng kê thu mua hàng nông –lâm

- thủy sản để theo dõi tình hình mua hàng Cuối ngày kết thúc việc mua bán NVL, đơn giá ghi trên phiếu nhập kho là giá bình quân của tất cả lượng hàng đó Mặt khác đặc điểm sản xuất của công ty là đưa NVL vào sản xuất không mang tính tập trung do đó cuối ngày kế toán mới tổng hợp các nghiệp vụ xuất phát sinh và phản ánh tổng số NVL đã xuất ra trong ngày để phản ánh trên phiếu xuất kho Điều này rất thuận tiện cho phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân liên hoàn

Đơn giá

NVL bình

quân hàng

ngày

= Giá tri thực tế NVL tồn đầu ngày + Giá trị thực tế NVL nhậptrong ngày

Số lượng NVL thực tế tồn đầu ngày + Số lượng NVL thực nhậptrong ngày

Đến cuối ngày kế toán đã có trị giá NVL xuất dùng trong ngày Công việc này đã làm giảm bớt công việc cho kế toán vào cuối tháng Đồng thời nó phản ánh sát thực hơn tình hình biến động giá cả NVL trên thị trường

3.2.3.5 Về hệ thống sổ kế toán sử dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Minh Dương.

Công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” nhưng đến cuối tháng mới cộng chứng từ ghi sổ Trên cơ sở xây dựng tốt phương pháp tính giá NVL theo phương pháp bình quân liên hoàn (mục 3.2.3.5), về việc mở “Chứng từ ghi sổ” nên thống nhất lại chuẩn theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC tức là Doanh nghiệp sẽ mở các Chứng từ ghi sổ phân theo thời kỳ, kết hợp với nội dung kinh tế nghiệp vụ Tức là sẽ phân theo nghiệp vụ nhập

riêng, xuất riêng để tiện theo dõi, và các Chứng từ ghi sổ này phân chia theo thời gian là 7 ngày, tương đương với việc doanh nghiệp sẽ mở 8 Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập – xuất

Kỳ 1: từ ngày 01 - 07

Kỳ 2: từ ngày 07 – 15

Kỳ 3: từ ngày 15 – 22

Kỳ 4: Từ ngày 22 – 30

Và được lập theo mẫu số S02a-DN (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006 của Bộ trưởng BTC):

Biểu mẫu 3-2:

Chứng từ ghi sổ khi nhập kho nguyên vật liệu

Đơn vị:

Địa chỉ:

Mẫu số S02a-DN

(theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

CHỪNG TỪ GHI SỔ

SỐ 040

Từ 01/4/N – 07/4/N

152 152

….

Kèm theo… chứng từ gốc

Ngày 07/4/N

Người lập sổ Kế toán trưởng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biểu mẫu 3-3:

Chứng từ ghi sổ khi xuất kho nguyên vật liệu

Đơn vị:

Địa chỉ: (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngàyMẫu số S02a-DN

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

CHỪNG TỪ GHI SỔ

SỐ 045

Từ 01/4/N – 07/4/N

152 152

….

Kèm theo… chứng từ gốc

Ngày 07/4/N

Người lập sổ Kế toán trưởng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Măt khác công ty cũng không mở “Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ” Chính đó là những nhược điểm mà công ty cần khắc phục, điều đó làm cho việc theo dõi, đối chiếu, kiểm tra trở nên khó khăn Theo em trong thời gian càng sớm công ty nên giảm số ngày cộng một chứng từ ghi sổ, để tránh nhầm lẫn số liệu và dễ kiểm tra đối chiếu Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian căn cứ vào các chứng từ ghi sổ và quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu

số liệu với bảng cân đối số phát sinh Như vậy việc hạch toán kế toán được chặt chẽ hơn tránh gây những sai sót trong khi đối chiếu Kết cấu của Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ theo mẫu số S02b-DN như sau:

Biểu mẫu 3-4:

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngàyMẫu số S02b-DN

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm ….

-Cộng tháng

-Cộng lũy kế từ đầu quý

 Cộng tháng

 Cộng lũy kế từ đầu quý

 Sổ này có …trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…

Ngày …tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

Đối với sổ kế toán mà công ty áp dụng công ty nên cho thêm cột “Đơn giá” nhập để tiện theo dõi tình hình giá cả biến động trên thị trường của hàng hóa, NVL…Để công ty có

kế hoạch phù hợp cho công tác tài chính và quản lí của mình Mẫu như sau ( Mẫu số

S10-DN ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC):

Biểu mẫu 3-5

Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

Ngày…tháng… năm … Tên, quy cách, phẩm chất, mã số vật tư, sản phẩm hàng hóa: …

Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn

Số

hiệu Ngàytháng lượngSố Thànhtiền lượngSố Thànhtiền lượngSố Thànhtiền

 Sổ này có …trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…

Ngày …tháng…năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

3.3 Điều kiện thực hiện các biện pháp hoàn thiện.

3.3.1 Đánh giá hiệu quả các giải pháp đưa ra.

Các giải pháp em đã đưa ra ở trên dựa vào việc phân tích các hạn chế trong việc hạch toán chi tiết tổng hợp NVL của công ty Nếu công ty tiến hành khắc phục những hạn thì sẽ mang lại lợi ích không chỉ trước mắt mà còn là lâu dài

Kế toán NVL có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp mà đặc biệt là trong doanh nghiệp sản xuất Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán NVL sẽ tác động lớn và tích cực đến công tác quản lí và sử dụng NVL trong công ty NVL được quản lí chặt chẽ trên cả hai mặt giá trị và số lượng theo từng khâu từng bộ phận Mặt khác quản lí NVL chặt chẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người Quản lí NVL không chỉ quản lí chung mà còn quản lí trên sự phân chia từng loại NVL, do đó mọi hư hại mất mát, kém phẩm chất luôn được phát hiện kịp thời từ đó có biện pháp giải quyết nhanh chóng không làm ảnh