THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau.. N

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

I Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu(NVL) tại công ty cổ phần may Thăng Long.

Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất

và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn

để đảm bảo cho sản xuất liên tục Phần lớn NVL của công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và công ty mua vào NVL mà công ty mua vào không chỉ là NVL trong nước (vải, khuy, khoá…) mà một số loại phải nhập từ nước ngoài (mex, xốp, vải bò…) do những loại này trong nước không có hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty

Với đặc điểm sản xuất và NVL như vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, bên cạnh đó NVL lại thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); công ty đã xây dựng một

hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý và sắp xếp NVL NVL của mỗi đơn hàng đưa về được xếp riêng và theo từng loại đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động Nhập – Xuất – Tồn của các loại NVL đó Thủ kho

và kế toán NVL có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý, ghi chép những biến động về NVL của thủ kho Căn cứ để thủ kho có thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL đó là cơ sở phân loại NVL mà công ty đã quy định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL

II Phân loại NVL sử dụng tại công ty.

NVL ở công ty như đã nói, có rất nhiều chủng loại lại biến động thường xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên những tiêu thức nhất định, do đó nếu xét theo nguồn hình thành thì NVL của công ty bao gồm:

NVL mua ngoài (công ty mua)

NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công)

Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của công ty có 8 loại:

NVL chính ( hàng may và hàng nhựa): chủ yếu là vải

Vật liệu phụ ( hàng may và hàng nhựa): cúc, khoá…

Xăng dầu

Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt…

Văn phòng phẩm

Bao bì: túi nilon, hộp catton…

Phế liệu: vải thừa, vải vụn…

Hoá chất: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm…

Các loại NVL này đã được sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện cho việc quản lý Ví dụ như đối với NVL chính trong kho nguyên liệu được chia ra và quản lý tại từng kho cụ thể như kho vải bò, kho vải kaki… Với vật liệu phụ cũng vậy: tại kho phụ liệu các loại vật liệu phụ được phân theo từng chủng loại (cúc, khóa…) và xếp cùng nhau

Hệ thống tài khoản chi tiết (NVL) của công ty được thiết kế dựa trên cách phân loại này

III Tính giá NVL tại công ty.

1 Giá NVL nhập kho.

NVL nhập kho, công ty tính theo giá thực tế, những NVL này được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau Về cơ bản NVL của công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế của mỗi loại này được công ty tính như sau:

1.1 Đối với NVL mua ngoài nhập kho:

NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác), do đó:

Giá thực tếNVL nhập kho

Giámua

Chi phíthu mua

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

Thuế nhập khẩu: trong trường hợp công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài.Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng

Ví dụ:

Ngày 31/3 công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545 đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằng tiền mặt.Như vậy:

Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là:

1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 25.807.430 (đ)

Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêng phần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán

1.2 Đối với NVL do khách hàng mang đến.

Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên công

ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn hàng mà không tính giá

Nếu khách hàng vận chuyển NVL đến tận kho công ty thì khi nhập kho cũng như khi xuất kho, thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng

Nếu công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho công

ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, chi phí này là giá ghi trên hóa đơn vận chuyển toàn bộ số NVL đó, nếu như công ty trả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa hai bên) và được hạch toán là “ giá trị vật liệu nhận gia công”

Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với tiền thuê gia công khi giao trả sản phẩm

Ở công ty may Thăng Long, khi định mức NVL mà công ty giao (là định mức mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận) lớn hơn định mức NVL mà xí nghiệp thực hiện, thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệm được Theo quy định, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được đó, phần còn lại được nhập kho công ty theo 80% giá thị trường Chính điều này đã khuyến khích các xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp định mức sản xuất… nhằm đem lại lợi ích cho xí nghiệp và cả công ty

Khách hàng Ixrael đặt công ty gia công áo sơmi và đã chuyển cho công ty 8.180 m vải dệt kim các màu (MR 17760) Định mức thỏa thuận giữa khách hàng và công ty là 3 m/ áo nhưng XN1 sau quá trình sản xuất đã tiết kiệm được trung bình 0,06 m/ áo.

Do đó, số lượng vải mà công ty tiết kiệm được là:

8.180 x 0,06 = 490,8 (m)

Giá thị trường của loại vải này là: 15.700 đ/m

Như vậy, trị giá NVL tiết kiệm được nhập kho công ty là:

490,8 x 15.700 x 80% x 50% = 3.082.224 (đ)

2 Giá xuất kho NVL.

Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, theo công thức:

Giá thực tế NVL xuất kho

Số lượng NVL xuất trong kỳĐơn giá bình quân của NVL

=x

Trong đó:

Đơn giá bình quân của NVL

Giá thực tế của NVL tồn ĐK v nh à ập trong kỳ

Số lượng NVL tồn ĐK v nh à ập trong kỳ

=

Ví dụ:

Đối với loại vải bò 8oz mà công ty hiện có, đầu tháng 3 còn tồn 2.180 m trị giá 42.074.000 đ

Trong tháng công ty đã mua thêm 8.704 m với đơn giá 19.545 đ/m

Do đó, đơn giá bình quân của vải bò 8oz (tháng 3) là:

(42.074.000 + 8.704 x 19.545) / (2.180 + 8.704) = 212.193.680/ 10.884 = 19.496 (đ/m)

Trong tháng 3 công ty đã xuất 9.152 m vải loại này cho sản xuất Như vậy, giá thực tế vải bò 8 oz xuất kho là:

IV Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long.

Như đã phân tích, NVL của công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL

Công ty cổ phần may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

1 Chứng từ sử dụng.

Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ:Phương án giá

Bảng nhu cầu nguyên liệu

Giấy đề nghị thanh toán

Hoá đơn GTGT

Hợp đồng mua bán – sản xuất kinh doanh

Phiếu nhập kho.

Phiếu nhập vật tư

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Thẻ kho

Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá…)

2 Quy trình luân chuyển các chứng từ.

2.1 Quá trình nhập kho NVL.

* Đối với NVL mua ngoài:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua

Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về công ty ( có hóa đơn GTGT) được đưa về

bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận

Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho: thủ kho viết phiếu nhập (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá…) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán Những chứng từ đó sau quá trình luân chuyển được lưu tại phòng

kế toán

Ví dụ:

Biểu 1

HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 03 năm 2009

Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B

EC 079633

Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội

Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6

Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524

Đơn vị: Công ty may Thăng Long

Địa chỉ: 250 – Minh Khai Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số

lượng Đơn giá

Thành tiền

1 Vải bò Hanosimex (63 cuộn

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 15.057.663 đ

Tổng cộng tiền thanh toán 165.634.298 đ

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm

chín tám đồng

Người mua hàng

( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng( Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị( Ký, họ tên)

Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây:

Kính đề nghị đồng chí Tổng giám đốc duyệt thanh toán chuyển

tiền mua vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO.

Người hưởng lợi:

Công ty dệt may Hà Nội

165.634.298 đ

Bằng chữ ( Một trăm sáu mươi lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng).

Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2009

Tổng giám đốc

( Ký, họ tên)

Phòng kế toán ( Ký, họ tên)

Phòng thị trường ( Ký, họ tên)

Người đề nghị ( Ký, họ tên)

Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho

Biểu 3.

Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT

Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

PHIẾU NHẬP KHO Số : 4/3

Ngày 04 tháng 3 năm 2009

Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội

Theo … số… ngày … tháng… năm 2009 của : Công ty mua

Nhập tại kho : Nguyên liệu

Nợ:……… Có:………

chứng từ

Thực nhập

Thủ kho (Ký, họ tên)

* Đối với nguyên vật liệu nhập gia công:

Căn cứ vào hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL, NVL sau khi đưa đến kho thủ thư và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư

Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch (NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập (NVL nhận gia công) chuyển xuống cho thủ kho) và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên

ba (kèm theo chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán làm căn

cứ thanh toán tiền cho người bán hoặc với khách hàng đặt gia công

Phiếu nhập vật tư dùng để phản ánh số lượng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ- phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà công ty mua ngoài nhập kho

Biểu 4.

Mẫu số 02 – VTBan hành theo QĐ số 1141 – TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính

Vải Tricot 3 màu

Vải Tricot 2 màu

K033645

3.132 1.350,8 580 8.848 9.461

11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 Cộng

Nhập, ngày 19 tháng 3 năm 2009

Phụ trách cung tiêu

(Ký, họ tên)

Người giao hàng(Ký, họ tên)

Thủ kho(Ký, họ tên)

Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, qui cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch hoặc phòng thị trường, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ

2.2 Quy trình xuất kho NVL.

Căn cứ vào các đơn hàng, phòng kế hoạch và phòng thị trường ra định mức cho từng đơn hàng, trên cơ sở đó phòng thiết kế và phát triển lập nhu cầu NVL cho mỗi đơn hàng cho các xí nghiệp

Dựa vào đó các xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đề nghị xuất vật tư Khi được duyệt ( tổng giám đốc duyệt và ký), phòng kế hoạch lập chứng từ xuất NVL (phiếu xuất kho) Phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu cuống phiếu, một liên lưu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng và một liên (sau khi được tổng giám đốc và phòng kế hoạch ký duyệt) được chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất kho

Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào phiếu xuất kho số lượng NVL xuất, cột đơn giá và thành tiền đương nhiên không ghi, đồng thời cùng với người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất

Phiếu xuất kho này dùng để xuất NVL cho các xí nghiệp tại Hà Nội, còn đối với các xí nghiệp ở xa như: xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long – Quảng Ninh), xí nghiệp Nam Hải… để phản ánh việc xuất NVL cho các xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (cũng do phòng

kế hoạch lập) Phiếu này về cơ bản có nội dung và cách thức ghi như “ Phiếu xuất kho”

Biểu 5.

Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141- QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

PHIẾU XUẤT KHO Số 3/3/09

Ngày 15 tháng 3 năm 2009

Họ tên người nhận hàng: Tâm

Địa chỉ : XN4

Lý do xuất kho: Sản xuất

Xuất tại kho : nguyên liệu

Nợ:……… Có:………

Người nhận (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

Biểu 6.

Mẫu số 03 – VT – 3LL Ban hàng theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Số: 7/3

Ngày 18 tháng 3 năm 2009

Căn cứ lệnh điều động số 178 ngày 27 tháng 2 năm 2009 của Tổng giám đốc công ty về việc: chuyển NVL cho xí nghiệp may Nam Hải

Họ tên người vận chuyển: Phạm Văn Hưng

Phương tiện vận chuyển: ôtô

Xuất tại kho: Nguyên liệu

Nhập tại kho: Nam Hải

từ

Thực xuất

Thủ kho nhập(Ký, họ tên)

Thủ kho xuất(Ký, họ tên)

3 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long.

Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.

Cụ thể:

Sơ đồ 19.

Phiếu nhậpPhiếu xuất

Sổ chi tiết NVLThẻ kho

Bảng tổng hợp N-X-T NVL

Kế toán tổng hợpBáo cáo N-X-T NVL

Quy trình hạch toán chi tiêt NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long.

Định kỳ (3 – 5 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải

Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên mỗi thẻ kho cho từng loại NVL và tổng lượng NVL nhập – xuất Sau đó, căn cứ vào thẻ kho để lập báo cáo N – X –

T NVL, báo cáo này được gửi lên phòng kế toán và là căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu với số liệu của mình

Biểu 7.

Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính

2 Gia công Ngô Quyền:

Biểu 9.

Tháng 3 năm 2009 Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh

Thành tiền (đ)

SL (m)

Đơn giá (đ)

Ngày 31 tháng 3 năm 2009

Ở phòng kế toán.

Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập và xuất Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho

- Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập – xuất – tồn)

- Đối với NVL mua ngoài:

Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị

Khi xuất kho: do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ra giá trị nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất và tồn Cuối tháng sau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho; đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu

với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho (Biểu 10).

0 246.840.000 2.230 50.039.250Bông AC xử lý một mặt g 750 3.607.500 4.002 22.281.870 3.920 21.356.160 832 4.533.210

4 1.282.091.738 204.837.071

2 Gia công Ngô Quyền:

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Ngày 31 tháng 3 năm 2009

V Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long.

1 Tài khoản sử dụng.

Để hạch toán NVL, công ty đã sử dụng tài khoản 152 – “Nguyên vật liệu”

để ghi sổ đúng như chế độ Song, vì NVL của công ty có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên, do đó đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả công tác kế toán và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đã được thiết kế dựa trên vai trò của NVL đối với sản xuất như sau:

TK 152 – “Nguyên vật liệu”.

15211 Nguyên liệu chính (Hàng may) 1524 Phụ tùng

15212 Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) 1525 Văn phòng phẩm

15221 Vật liệu phụ ( Hàng may) 1527 Phế liệu

15222 Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) 1528 Hoá chất

Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như:

TK 133: VAT đầu vào

TK 111: tiền mặt

TK 112: tiền gửi

TK 141: tạm ứng

TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh (sxkd) dở dang

TK 1541: chi phí sxkd (công ty)

TK 1542: chi phí sxkd (trung tâm và cửa hàng)

TK 621: chi phí NVL trực tiếp

TK 627: chi phí sản xuất chung

Công ty không sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đường và tiền đang chuyển)