THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM MINH DƯƠNG

Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương là công ty hoạt động sản xuấtkinh doanh với các mặt hàng: Mạch nha, đường Glucô, công ty tự hạch toán kinh tếmột cách độc lập, tự chủ về tài chính, c

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM MINH DƯƠNG.

2.1 Khái quát chung về đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản

lý của công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương là công ty hoạt động sản xuấtkinh doanh với các mặt hàng: Mạch nha, đường Glucô, công ty tự hạch toán kinh tếmột cách độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân

Tên gọi: Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương

Tên giao dịch tiếng Anh: Minh Dương Food Fuff Joint Stock Company.Trụ sở chính: Xã Di Trạch – Huyện Hoài Đức – TP Hà Nội

tự chủ, và xác định nhiệm vụ là vừa kinh doanh, vừa là cầu nối trung gian tiêu thụsản phẩm cho các xã viên trong vùng Với việc đầu tư đúng hướng và chính sáchquản lý tốt nên HTX Minh Khai hoạt động ngày thêm hiệu quả, không ngừng góp

phần cải thiện đời sống cho xã viên trong HTX, mà còn tạo cho ngân sách địaphương một nguồn thu lớn sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.

Giai đoạn 1994-2000:

Sau khi đã đạt được những thành công bước đầu, ông Nguyễn Duy Hồng đãtiếp tục hợp tác với một số thành viên tiếp tục đầu tư mở rộng mô hình HTX muabán Minh Khai, đồng thời cũng là thành viên của HTX mua bán Dương Liễu Đếnnăm 1994, khi cả 2 HTX đều phát triển tốt, xét thấy thời cơ đã đến để liên kết 2HTX về một khối; ngày 09/3/1994 theo quyết định số 18/QĐ-UB của UBND huyệnHoài Đức, liên hiệp HTX công nghiệp thương mại Minh Dương ra đời với 22 xãviên, vốn điều lệ là 990 triệu đồng Từ đó, liên hiệp bắt đầu xây dựng và đưa vàohoạt động 2 dây chuyền sản xuất chính là: dây truyền sản xuất mạch nha và đườngGlucô Có thể nói từ khi liên kết 2 HTX thành liên hiệp HTX Công Nghiệp ThươngMại Minh Dương, vấn đề công ăn việc làm được giải quyết dần dần trong dân cư,đồng thời cũng đem lại thu nhập khá ổn định và ngày càng cao cho cán bộ côngnhân viên và người lao động trong liên hiệp

Trong 6 năm hoạt động liên tục, mặc dù không phải lúc nào cũng gặp khókhăn nhưng bằng sự nỗ lực của mọi người đều vượt qua và ngày càng phát triểnmình lên Song trước tình hình kinh tế xã hội có nhiều chuyển biến một lần nữa liênhiệp cần phải làm mới lại mình để thích ứng với nền kinh tế thị trường Một bướcngoặt mới trong sản xuất kinh doanh, từ liên hiệp HTX Công Nghiệp Thương MạiMinh Dương đã chuyển đổi thành CTCP Thực Phẩm do ông Nguyễn Duy Hồnglàm Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc công ty

Giai đoạn 2000 đến nay:

CTCP Thực Phẩm Minh Dương ra đời theo quyết định số0303000001/CPTP ngày 18/01/2000 do Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tây (naysáp nhập vào Hà Nội) Sự ra đời của công ty Minh Dương là một xu thế tất yếu vàhoàn toàn phù hợp với thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước trong giaiđoạn hiện nay, đồng thời nó đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc và một bước tiếnquan trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Liên hiệp HTX Công nghiệp Thươngmại Minh Dương Qua đây ta còn thấy được sự nhạy bén trong nắm thời cuộc của

này bước đầu cho ta niềm tin vào sự thành công của công ty trong tương lại Từ khichuyển đổi đến nay, công ty đã đưa vào hoạt động 4 khu sản xuất đóng trên địa bàn

4 xã:

• Khu sản xuất mạch nha công nghiệp nhà máy tại xã Minh Khai

• Khu sản xuất đường Glucô bằng công nghệ enzim nhà máy tại xã Cát Quế

• Khu trang trại gồm cây trồng và vật nuôi đóng trên địa bàn xã Dương Liễu

• Khu sản xuất mạch nha và đường Glucô nhà máy tại xã Di Trạch mới đưavào hoạt động tháng 11/ 2005 Đây là khu sản xuất được đầu tư mới hoàntoàn với cơ sở hạ tầng khang trang, máy móc thiết bị hiện đại, lại xây dựngtrên diện tích đất rộng, giao thông thuận tiện

Từ 02/2006 công ty chuyển toàn bộ hoạt động của 2 khu sản xuất mạch nha

và đường Glucô về nhà máy ở Di Trạch, đồng thời với việc di chuyển các phòngban lãnh đạo ra Di Trạch để điều hành quản lý Song song vẫn tồn tại 2 nhà máy ởMinh Khai và Cát Quê cùng hoạt động thống nhất với nhà máy ở Di Trạch và hoạtđộng chịu sự quản lý của ban điều hành tại Di Trạch

Như vậy, trụ sở chính của CTCP Thực Phẩm Minh Dương sẽ đóng tại xã DiTrạch - Hoài Đức – Hà Nội

Những năm gần đây, công ty đã không ngừng lớn mạnh và có sự phát triểnvượt bậc làm thay đổi cơ bản chất lượng sản phẩm dẫn đến thu nhập bình quân đầungười cũng tăng và việc nộp thuế cho Nhà nước cũng được đảm bảo Có đượcnhững thành quả đó là nhờ sự đoàn kết của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty

2.1.2 Chức năng, nhiệm kỳ sản xuất kinh doanh.

2.1.2.1 Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương hoạt động với chức năng sản xuất, kinhdoanh, chế biến lương thực, thực phẩm cung cấp cho cả thị trường dưới cả 2 hìnhthức là tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng Với 2 sản phẩm chính cung cấp ra thịtrường là mạch nha và đường Glucô Hai sản phẩm này được chế biến từ các nguồnnhiên liệu liên quan đến tinh bột và một số nguyên vật liệu phụ khác qua công nghệenzim Sản phẩm mạch nha và đường Glucô là nguồn nguyên liệu đầu vào cho cáccông ty, nhà máy sản xuất bánh kẹo, công ty dược phẩm, và phục vụ tiêu dùng

Ngoài ra sản phẩm đường Glucô còn là một mặt hàng được nhiều người tiêu dùng

ưa chuộng vì nó có đặc tính nổi trội so với các loại đường khác trên thị trường Do

đó có thể thấy rằng hoạt động sản xuất, kinh doanh của 2 mặt hàng này là nguồn thuchủ yếu của công ty

Mặt khác CTCP Minh Dương còn xây dựng và đưa vào hoạt động khu trangtrại cây trồng và vật nuôi với diện tích rộng lớn, tương đối đa dạng về chủng loại:hoa quả, thịt gia súc, gia cầm, đặc biệt có những sản phẩm từ hươu, cá sấu, đà điểu Với số lượng lớn và sản phẩm chất lượng, một mặt tao sự phong phú trên thị trườngthực phẩm, mặt khác góp phần xây dựng và phát triển mô hình trang trại trên mảnhđất có nhiều điều kiện thuận lợi

Ngoài ra, công ty còn mở rộng thêm sản xuất một số sản phẩm khác như:phù trúc, giấy tinh bột, thực phẩm chay… Tuy sự đóng góp của các sản phẩm nàyvào doanh thu chưa cao, song có thể nói ban lãnh đạo công ty đã rất cố gằng trongviệc tiếp cận thị trường, tìm tòi và đưa ra các sản phẩm mới mà người tiêu dùng ưachuộng

Với mục đích tồn tại và ngày một lớn mạnh, nhiệm vụ chính công ty đưa ra

là ngày càng cung cấp cho thị trường các sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo vệ sinh

an toàn thực phẩm và tiêu thụ tốt đem lại lợi nhuận cao cho DN Có làm được điều

đó mới tăng thu nhập, đảm bảo được đời sống vật chất tinh thần ngày càng cao chocán bộ công nhân viên 2 nhiệm vụ này có mối quan hệ mật thiết với nhau chúngtạo động lực thúc đẩy nhau cùng phát triển

Cũng như các DN khác, công ty phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ vànghĩa vụ với Nhà nước như nộp Thuế,

Công ty cũng thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất vàtinh thần cho cán bộ công nhân viên, chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn

2.1.2.2.Thị trường tiêu thụ của CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Với nguyên liệu chính sử dụng là tinh bột, mà công ty lại đóng trên địa bànvốn trước đó đã phát triển về với nghề làm loại sản phẩm này, nên đây là điều kiệnthuận lợi để công ty có thể mở rộng sản xuất Cùng với bộ máy quản lý hiệu quả,ban giám đốc là những người nhanh nhậy trong đầu tư kinh doanh, nên từ khi thành

lập đi vào hoạt động đến nay các sản phẩm của công ty đã từng bước tạo được chỗđứng của mình trên thị trường với số lượng và chất lượng ngày càng cao

Hiện nay các sản phẩm của công ty đang được ưa chuộng ở các tỉnh trongnước và mở rộng ra nước ngoài Công ty đã có hơn 50 đại lý trên toàn quốc

Để quản lý tốt mạng lưới phân phối, công ty chia ra làm 3 khu vực chính, đólà: thị trường miền Bắc, thị truờng miền Trung và thị trường miền Nam Với sựquản lý thị truờng theo khu vực này, công ty dễ nhận biết các đặc tính thị trường đểcho những biện pháp thích hợp:

Thị trường miền Bắc là thị trường chính của công ty: cung cấp mạch nha là

nguyên vật liệu chính cho các khu công nghiệp, công ty sản xuất các loại bánh kẹo

uy tín, các ngành sản xuất bia, các công ty dược phẩm Sản phẩm cung cấp đến thịtruờng có chất lượng tốt, đảm bảo, giá thành hơi cao so với các sản phẩm làm thủcông nên chủ yếu tập trung ở các thành phố, các nhà máy chuyên sản xuất các lạibánh kẹo có chất lượng tốt Còn thị truờng nông thôn thì hạn chế hơn

Thị truờng miền Trung: công ty phát triển chủ yếu ở các thành phố lớn như

Vinh, Huế, Đà Nẵng…chỉ các thành phố lớn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng cao

Thị trường miền Nam cũng coi là thị truờng có tiềm năng Tập trung chủ yếu

ở TP Hồ Chí Minh, và một số tỉnh khác Do đặc tính của người tiêu dùng ở đây, sảnphẩm của công ty cũng được phân phối rộng khắp, tuy nhiên so sánh độ dài địa lýnên rất là hạn chế

Thị trường tiêu thụ của công ty còn gặp phải sự cạnh tranh ngày càng khốcliệt như các loại sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài như Malaisia, Thái lan, Mỹ,Australia, Canada 1 số nước ở Châu Âu …Một mặt, do đặc tính tiêu dùng, tâm lýthị hiếu của khách hàng,… làm việc chiếm thị trường trở nên khó khăn hơn

Ngoài ra, công ty cũng thực hiện xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài Thịtrường chủ yếu là Trung Quốc, 1 số nước trong khu vực Đông Nam Á…nhưng nóichung sản lượng này đóng góp vào doanh thu là rất nhỏ

Với việc đầu tư ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tạo

ra sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao, chất lượng tốt và phương châm hoạtđộng của công ty là lấy chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu là sự sống còncủa mình, nên mạch nha và đường Glucô của công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến

Tinh bột Hòa sữa Dịch hóa Đường hóa

Lọc thô

Tẩy màu

Lọc tinh

Cô đặcĐóng gói

Tiêu thụ

Enzimto

đấy và tạo được mối quan hệ tốt với bạn hàng thường xuyên của mình là nhữngdoanh nghiệp lớn như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Tràng An…cáccông ty dược phẩm có uy tín và nhiều đại lý khác Việc có được những bạn hànglớn, điều đó góp phần thúc đẩy, khuyến khích công ty đầu tư mở rộng sản xuất,nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng thị phần cung cấp sản phẩm cho những bạnhàng truyền thống của mình và tìm thêm được bạn hàng mới Như vậy với 2 sảnphẩm chính là mạch nha và đường Glucô đã là nền tảng tạo ra sự phát triển nhanh

và khá bền vững cho công ty

2.1.2.3 Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ để tạo ra sản phẩm.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương sản xuất mạch nha và đường Glucô trên dâychuyền đồng bộ khép kín từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khâu đóng gói tiêu thụsản phẩm Mỗi công đoạn quy trình sản xuất đều được thực hiện trên máy móc, nênđòi hỏi đội ngũ công nhân với số lượng không nhiều nhưng phải có trình độ taynghề cao để vận hành và sử dụng máy an toàn và có hiệu quả Quy trình sản xuấtsản phẩm của công ty được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2-1:

Quy trình sản xuất mạch nha ở CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Tinh bột Hòa sữa Dịch hóa Đường hóa

Đóng gói

Tiêu thụ

Sơ đồ 2-2 Quy trình sản xuất đường Glucô ở CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị thành viên.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình đa bộphận với cơ cấu trực tuyến – chức năng bao gồm ban lãnh đạo và các phòng bantrực thuộc quản lý và phục vụ sản xuất Tại trụ sở chính, ban lãnh đạo hoạt độnggồm các chức vụ quan trọng từ trên xuống dưới Tại đây các kế hoạch về hoạt độngsản xuất, các chiến lược kinh doanh được ban lãnh đạo công ty bao gồm tổng giámđốc,trợ lý cùng các phòng ban chức năng… cùng thảo luận, bàn bạc, trao đổi cácvấn đề phức tạp Tổng giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng Sau đó,những quyết định quản lý do các phòng ban nghiên cứu, đề suất khi được thủtrưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền xuống cấp dưới theo trựctuyến đã quy định Các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ

hệ thống trực tuyến

Để đạt được mục tiêu trên công ty đã thiết lập cho mình một cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý DN tương đối hợp lý, vừa phát huy năng lực chuyên môn của các

bộ phận chức năng, vừa đảm bào quyền hạn chỉ huy của hệ thống trực tuyến

Hội đồng quản trị Kiểm soát viên

Phụ trách trang trại Ban GĐ nhà máy nha Ban GĐ Nhà máy đường

Trồng cây bảo vệChăn nuôi chế biến HC bảo vệCa sản xuất số 1Ca sản xuất số 2Ca sản xuất số 3

Phân xưởng giấyPhân xưởng chayTổ bốc vácCa sản xuất số 1Ca sản xuất số 2Ca sản xuất số 3

Phòng kỹ thuậtPhòng điều hành sản xuất

Sơ đồ: 2-3:

Sơ đồ tổ chức bộ máy CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Với kế hoạch được lập một cách đầy đủ, chi tiết xuống từng phòng ban,từng chức vụ lãnh đạo ở mỗi nhà máy, phân xưởng, từng ca sản xuất nên đã tạođươc sự gắn bó mật thiết giữa cấp trên với cấp dưới - một yếu tố quan trọng để đạtđược hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành DN Với sự phân công, phânnhiệm rõ ràng đến từng nhân viên, công ty còn dễ dàng trong việc kịp thời pháthiện, ngăn ngừa những sai lầm, đồng thời còn nhanh chóng tìm ra được các giảipháp giải quyết phù hợp Từ đó tạo cho DN một căn cứ quan trọng để đề bạt,thuyên chuyển, khen thưởng đúng đối tượng Ngoài ra với việc tổ chức bộ máyquản lý DN hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực của nhân viên, công ty còngóp phần giảm thiểu được chi phí nhân công của mình Đó là một điều kiện tốt để

có thể hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh cho DN trên thị trường

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất của công ty trong một số năm gần đây.

Với chức năng nhiệm vụ toàn công ty quản triệt từ trên xuống, CTCP MinhDương luôn phải đề ra kế hoạch cho mình trong từng giai đoạn, từng thời kỳ nhấtđịnh với sự phát triển của thị trường và năng lực bản thân doanh nghiệp Với việclập kế hoạch hợp lý và phương châm hoạt động là sản xuất ra nhiều sản phẩm đápứng nhu cầu thị trường, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhânviên, lấy chất lượng sản phẩm và uy tín của thương hiệu là sự sống còn của doanhnghiệp nên công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình với kết quả cao

Mặc dù công ty còn nhiều gian nan trong cơ chế thị truờng, phải cạnh tranhchất lượng uy tín với công ty bạn song công ty biết cách dựa trên ưu thế về côngnghệ và thiết bị, với đội ngũ cán bộ năng động sáng tạo nhiệt tình, với đội ngũ côngnhân lành nghề thì công ty đã liên tục trưởng thành và phát triển, đã phát huy mọikhả năng sản xuất kinh doanh của mình để đứng vững trên thị trường nâng cao uytín của công ty Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thể hiện quamột số chỉ tiêu ở bảng sau:

Bảng 2-1 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2005, 2006, 2007, 2008

Báo cáo tổng kết toàn công ty các năm 2005, 2006, 2007, 2008.

Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây tươngđối ổn định Tốc độ tăng sản lượng hàng năm tăng từ 11% - 13%, năm 2008 là tăngtrưởng rực rỡ khởi sắc hơn cả (13,1%) Các khoản nộp NSNN hàng năm cũng tăng.Thu nhập bình quân đầu người ở mức 2.300.000đ là tương đối cao Đời sống cán bộcông nhân viên ngày càng được cải thiện

Công ty luôn đặt mục tiêu và phấn đấu và sản lượng hàng hóa, doanh thunăm sau cao hơn năm trước, điều này được thực hiện khá tốt trong các năm gầnđây Đặc biệt là năm vừa qua, sự khủng hoảng tài chính kinh tế thế giới cũng nhưtrong nước, đến giai đoạn suy thoái kinh tế, không ít nhà đầu tư lo sợ Công tykhông nằm ngoài sự ảnh hưởng mạnh mẽ của nền kinh tế chung, nhất là quý 3-

2008 sản xuất của công ty giảm mạnh so với kế hoạch đề ra nhưng về cơ bản doanhthu cả năm vẫn tăng Đó là một dấu hiệu tốt

Kế toán trưởng

Kế toán tại các trang trạiKế toán tại các nhà máy

Kế toán bán hàng Kế toán hàng tồn kho

2.1.5 Thực tế tổ chức kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

2.1.5.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty.

Sơ đồ 2-4:

Tổ chức bộ máy kế toán.

Trong bất kỳ loại hình DN nào không phân biệt thành phần kinh tế, loại hìnhkinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu thì đều phải sử dụng hàng loạtcác công cụ quản lý tài chính khác nhau, nhưng trong đó kế toán luôn được coi làcông cụ quản lý hữu hiệu nhất Với bộ máy kế toán hoạt động tốt thì thông tin về

DN sẽ được cung cấp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất để Nhà nướcquản lý thu Thuế, để ban lãnh đạo công ty quản lý và đưa ra các quyết định kinhdoanh, để nhà đầu tư, cán bộ công nhân viên, người lao động biết được tình hìnhlao động của DN Vì vậy cũng như nhiều DN khác, CTCP Thực Phẩm Minh Dươngluôn rất coi trọng và quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán của mình

Để nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý của mình nói chung và để phù hợpvới quy mô đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công

ty được tổ chức theo hình thức tập trung Theo hình thức này toàn bộ công tác kếtoán đều được tiến hành thực hiện tập trung tại phòng TC -KT của công ty Các nhàmáy, khu trang trại không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên phụtrách kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập các

chứng từ, tập hợp chi phí sản xuất và định kỳ gửi về phòng TC –KT của công ty đểtổng hợp lên báo cáo.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường bộ máy kế toán của công ty được sắpxếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của công ty Bộ máy kế toán của công tygồm có 10 nhân viên được phân công bố trí nhiệm vụ như sau:

Nguồn: Báo cáo tình hình công nhân viên quý I – 2009

Chức năng, nhiệm vụ của từng người:

• Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng tài chính – kế toán, kiêm Phó tổng giám

đốc Tài chính chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tracông tác hạch toán tại công ty đồng thời có nhiệm vụ quản lý nguồn Tài chính Từ

đó kế toán trưởng còn là người cập nhật, hướng dẫn kịp thời các chế độ, chính sáchquy định của Nhà nước, của Bộ Tài Chính và các Bộ khác có liên quan đến công tác

kế toán của DN mình Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của tổng giám đốccông ty và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật

• Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt

để ghi vào sổ tổng hợp; giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên

kế toán tại các nhà máy và ở trang trại Kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tổng hợp

và tính giá thành cho những sản phẩm của công ty đồng thời xác định kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh, trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành và giúp

kế toán trưởng lập báo cáo tài chính theo quy định

• Thủ quỹ: Phụ trách việc quản lý tiền mặt tại công ty, có nhiệm vụ thực hiện các

nghiệp vụ thu chi tiền mặt trên cơ sỏ các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng vàTổng giám đốc ký duyệt

• Kế toán bán hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán

hàng, ghi sổ và theo dõi các đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với khách hàng,quản lý hóa đơn

• Kế toán hàng tồn kho: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên

quan đến nhập, xuất NVL – CCDC, nhập – xuất thành phẩm… Đồng thời theo dõiquá trình thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp, tính ra giá trị NVL – CCDC,hàng hóa xuất - tồn kho

• Kế toán tại các nhà máy: Mỗi nhà máy có một nhân viên kế toán có nhiệm vụ

theo dõi việc nhập, xuất NVL, sản phẩm hàng hóa, đồng thời theo dõi lương củacán bộ nhân viên trong nhà máy mình phụ trách… Hằng ngày hoặc là định kỳ nộpcác chứng từ nhập mua, hóa đơn bán hàng, bảng theo dõi lương…đến phòng TC –

KT của công ty Sau khi nộp các chứng từ sổ sách liên quan đến phần hành mìnhphụ trách, qua sự kiểm tra, tổng hợp của kế toán tổng hợp và sự phê chuẩn của kếtoán trưởng, kế toán các nhà máy cũng làm nhiệm vụ thanh toán tiền mua NVL –CCDC, tiền lương cho cán bộ công nhân viên, người lao động trong nhà máy

• Kế toán tại trang trại: Có nhiệm vụ tương tự như là kế toán tại các nhà máy, chỉ

khác đây là khu sản xuất, tiêu thụ cây trồng hoa quả và các sản phẩm từ vật nuôinên cũng có nhiệm vụ, có những chứng từ và cách hạch toán không giống với cácnhà máy

2.1.5.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.

Công ty vận dụng chế độ kế toán Quyết định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006 về “Chế độ kế toán Doanh nghiệp”

Do đặc điểm sản xuất, kinh doanh với ngành nghề thực phẩm, khối lượngcông việc tương đối lớn nhưng lại chưa đồng đều giữa các phần hành kế toán Cùngvới việc chuyên môn hóa trong công tác kế toán chưa được vận dụng, kế toán vẫnchủ yếu thực hiện ghi chép thủ công, vì vậy công ty lựa chọn hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” cho công tác kế toán của công ty Công ty không có ứng dụng

phần mềm kế toán tronh hạch toán kế toán, sủ dụng phụ trợ thêm phần mềm Excel

hỗ trợ trong việc tổng hợp số liệu

Ngoài việc lựa chọn hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, công ty còn xác định một

số quy định khác trong công tác kế toán của mình:

• Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến hết ngày 31/12/N

• Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ

• Kỳ kế toán quy định là 1 tháng

• Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng, MọiTSCĐ trích khấu hao theo tháng, các TSCĐ phát sinh tăng giảm tháng nàythì tháng sau mới tiến hành trích hoặc thôi trích khấu hao

• Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế

• Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

• Công ty không lập các khoản dự phòng cho hàng tồn kho

2.1.5.3 Đăc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động kinhdoanh thực phẩm nên các loại chứng từ kế toán tại đây tuy không đa dạng và phongphú, nhưng các chứng từ được lập tại công ty luôn tuân theo đúng chế độ và ghichép đầy đủ kịp thời đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính hợp pháp,hợp lý, hợp lệ của chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin choquản lý Các chứng từ kế toán của công ty sau khi được ghi sổ và luân chuyển sẽđược lưu và bảo quản tại phòng TC - KT của công ty Trong phần hành kế toánkhác nhau công ty đều sử dụng hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh, theo đúngQuyết định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006

Cụ thể, hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng gồm:

Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng,

Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm

kê quỹ

Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho NVL, CCDC., Phiếu xuất kho NVL,

CCDC, Biên bản kiểm kê vật tư, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,

hàng hoá , Bảng kê thu mua hàng nông – lâm – thủy sản., Bảng kê chi tiền

Chứng từ lao động tiền lương: Hợp đồng thuê khoán lao động, Bảng chấm

công.Bảnh kê khối lượng sản phẩm hoàn thành, Bảng đơn giá lương khoán cho mộtsản phẩm, Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảng thanh toán tiền lươngkhoán cho từng xí nghiệp, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng kêtrích nộp các khoản theo lương, Phiếu làm thêm giờ

Chứng từ bán hàng: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán

hàng thông thường, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu thu, phiếu chi…Phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ

Phần TSCĐ: Hợp đồng mua sắm TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Hóa đơn mua

TSCĐ, Quyết định (tăng giảm TSCĐ)Danh mục thiết bị bán, Biên bản thanh lýTSCĐ, Phiếu thu (người mua nộp tiền đối với TSCĐ thanh lý), Biên bản giao nhậnTSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ….Biên bản kiểm kê,Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

2.1.5.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Bộ tài chính ban hàng theo quyết định số

số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Công ty sử dụng tài khoản cấp 1 và tàikhỏan cấp 2 theo đúng chế độ kế toán quy định hiện hành Các tài khoản của công

ty được chi tiết hóa theo từng đối tượng cụ thể đẻ phù hợp với yêu cầu quản lý vàhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Do hạch toán tổng hợp theo phương pháp KKTX nên hệ thống tài khoản mà công ty

 Kết cấu hệ thống sổ sách kế toán:

Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm:

• Sổ cái được mở cho tất cả các loại tài khoản mà công ty sử dụng.

Hệ thống sổ chi tiết bao gồm:

• Sổ chi tiết vật tư – sản phẩm hàng hóa

• Sổ quỹ tiền mặt

• Sổ chi tiết TSCĐ

• Sổ chi tiết tiền vay

• Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)

• Sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh doanh

• Thẻ tính giá thành sản phẩm

• Sổ chi tiết giá vốn

• Sổ chi tiết bán hàng

 Trình tự ghi sổ:

Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ để ghi vào

sổ cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghivào sổ, thẻ kế toán chi tiết

Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, tính tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh

Có và số dư của tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ váo Sổ Cái lập bảng cân đối số phátsinh

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số

phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau

Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và

số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư tài khoản

của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi

tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đuợc dùng để lập các Báo cáo tài

chính

2.1.5.6 Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính.

Hiện nay công ty đang sủ dụng 3 loại báo cáo theo chế độ quy định của Nhànước, công ty không lập “Thuyết minh báo cáo tài chính”

 Tên báo cáo:

1 Bảng cân đối kế toán

2 Báo cáo kết quả kinh doanh

3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Kỳ hạn lập: theo tháng, tổng hợp theo quý, quyết toán theo năm (Với niên độ kếtoán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến hết ngày 31/12/N)

 Người lập: Do kế toán tổng hợp lập, kế toán trưởng là người kiểm soát

 Nơi nhận:

1 Ban giám đốc

2 Giải trình lên các cơ quan khác:

 Cơ quan thuế trực tiếp quản lý: Chi cục Thuế huyện Hoài Đức

 Cơ quan đăng kí kinh doanh: Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây

 Theo yêu cầu của các cơ quan khác: Nơi cấp tín dụng, vay vốn: nhưNgân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Cát Quế, Quỹ tíndụng xã Minh Khai,…

3 Cung cấp báo cáo cho các đối tượng quan tâm

 Căn cứ: Từ các bảng cân đối số phát sinh từng tháng và chứng từ liên quan

 Các báo cáo được bộ máy kế toán công ty lập thường xuyên, hàng tháng, theoquý tổng hợp Việc lập này theo yêu cầu quản lý của ban giám đốc nắm bắtthông tin tài chính, tình hình kinh doanh, các luồng tiền vào ra trong doanhnghiệp một cách đầy đủ, kịp thời Vì thế, hàng tháng, hàng quý, các báo cáo nàyđều phải lập, gửi lên ban giám đốc còn đối với các cơ quan cấp trên quản lý,việc giải trình được quyết toán theo năm

2.2 Đặc điểm nguyên liệu vật liệu tại công ty Cổ phần Thực phẩm Minh Dương.

2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thực phẩm Minh Dương.

2.2.1.1 Đặc điểm về nguyên vật liệu.

CTCP Thực Phẩm Minh Dương là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanhhàng công nghệ thực phẩm, sản phẩm chính là mạch nha và đường Glucô và hiệntại DN mới đưa vào sản xuất đường matlo Dextrin Ngoài các mặt hàng chính công

ty còn sản xuất các mặt hàng phụ khác như Phù trúc, thực phẩm chay…Do đặc thùsản xuất kinh doanh của công ty là chế biến và sản xuất hàng thực phẩm nên NVLcủa công ty hầu hết cũng đều thuộc hàng thực phẩm với thời gian sử dụng ngắn, cótính chất lý hóa khác nhau NVL mang tính thời vụ và phụ thuộc rất nhiều vào điềukiện môi trường xung quanh nên đặt ra yêu cầu bảo quản cao

NVL của công ty đa phần là sản phẩm của ngành nông nghiệp nên hầu hết

là mang tính thời vụ và chịu tác động của điều kiện tự nhiên và môi trường Giá trịNVL thu mua biến động phụ thuộc vào tình hình cung ứng, bị ảnh hưởng trực tiếp

từ mùa vụ, có một số loại NVL chỉ có vào một số mùa nhất định trong năm Nắngnóng, ngập úng, lụt lội ảnh hưởng trực tiếp đến NVL, gây nên sự biến động bấtthường về giá cả Một mặt, làm sản lượng cung ứng không đủ, mặt khác làm giảmgiá trị sử dụng NVL: làm biến đổi đặc tính Hại hơn nữa, nó ảnh hưởng đến chấtlượng của sản phẩm sản xuất ra, làm mất hương vị sẽ ảnh hưởng tới sức khỏe ngườitiêu dùng

Điều kiện bảo quản cũng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng NVL Phần lớn làNVL là những chất hữu cơ, dễ chịu tác động của vi sinh vật trong không khí nêncần được bảo quản ở nơi thoáng mát, khô ráo sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn, một cáchkhoa học tránh bị ẩm ướt, lên mốc, mối mọt…

Do vậy công tác quản lý NVL của công ty được thực hiện rất chặt chẽ trêntất cả các khâu nhằm đảm bảo chất lượng NVL, đảm bảo tính tiết kiệm, tính hiệuquả trong sử dụng tránh tối đa việc hư hỏng, thất thoát NVL., đảm bảo về chấtlượng, số lượng và giá cả

2.2.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực Phẩm Minh Dương.

Nhận thức rõ sự ảnh hưởng của môi trường và điều kiện bảo quản tới NVL, hiểu rõvai trò đặc biệt quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh nên côngtác quản lý NVL ở công ty được thực hiện chặt chẽ ở từng khâu: thu mua, dự trữ,

sử dụng và bảo quản

Khâu thu mua

Sau khi nghiên cứu thị trường và kế hoạch sản xuất của công ty, phòng KH- TT sẽlên kế hoạch mua NVL Do NVL chủ yếu là hàng nông – lâm – thủy sản được cungcấp từ các hộ gia đình, các xã viên chuyên sản xuất tinh bột hay làm nghề nôngnghiệp Với NVL mang tính thời vụ, giá cả không ổn định công ty có kế hoạch thumua đúng thời vụ để đảm bảo mua rẻ, đủ số lượng sản xuất trong kỳ khan hiếmnhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục tiết kiêm được chi phí sản xuất sản phẩm.Vật liệu trước khi nhập kho được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bởi bộ phận KCS vềtất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại

Khâu bảo quản

Do đặc điểm NVL của công ty là khối lượng lớn, chủng loại đa dạng, có yêu cầucao về chất lượng nên việc bảo quản NVL là vấn đề được công ty rất trú trọng, tiếnhành một cách khoa học

Công ty đã tổ chức một hệ thống kho bãi đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí cácthủ kho đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt để quản lý hiệu quả NVL,đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục Hệ thống kho của công ty được bố trí tại 4địa bàn của 4 nơi sản xuất:

 Kho Di Trạch: là kho có quy mô to nhất, từ đây nhiều loại NVL được phân phối

đến các cơ sở sản xuất Vật tư trong kho phục vụ cả sản xuất mạch nha vàđường Glucô

 Kho Minh Khai: là kho phụ, vật tư trong kho chủ yếu phục vụ nhà máy sản xuất

mạch nha tại xa Minh Khai

đường Glucô tại xã Cát Quế

 Kho Dương Liễu.: kho chứa đựng hàng nông – lâm – thủy sản tại xã Dương

Khâu sử dụng

NVL được đưa vào sản xuất là những NVL đã được đảm bảo yêu cầu về sốlượng, chất lượng, chủng loại và quy cách Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quảNVL, công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mỗi sản phẩm,căn cứ xác định định mức tiêu hao này trên cơ sở tính chất vật tư, dựa trên cácthông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất lâu năm Quản lý sử dụng một cách hợp

lý các vật tư làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm, vì NVL thường chiếm tỷtrọng lớn (70 – 80%) trong giá thành sản phẩm, công ty luôn cố gắng hạ thấp địnhmức tiêu hao và vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm để kiếm soát chi phí và hạ giáthành sản phẩm

Khâu dự trữ.

Với mục đích cung ứng tốt NVL cho sản xuất được vận hành một cách liêntục, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu NVL phục vụ cho sản xuất dẫn đến hư hỏnglãng phí Vì thế, dự trữ NVL được công ty lập kế hoạch một cách khá đầy đủ.Phòng Kế hoạch và phòng điều hành sản xuất thiết lập các định mức dự trữ tối đa

và dự trữ tối thiểu cho từng loại vật tư Xác định này dựa trên đặc điểm của từngloại NVL và kế hoạch sản xuất của từng nhà máy Với NVL thường xuyên có trênthị trường, giá cả ít biến động thì dự trữ ít, để vốn lưu động không bị ứ đọng.Ngược lại với NVL trên thị trường khan hiếm, có tính mùa vụ, có thời hạn sử dụnglâu dài thì công ty dự trữ nhiều hơn Việc dự trữ NVL luôn được cân đối giữa giá cảtrên thị trường với khả năng tài chính của công ty

2.2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu của CTCP Thực Phẩm Minh Dương rất phong phú đa dạng,

có nhiều chủng loại, mỗi loại với đặc tính và công dụng khác nhau Vì thế công tytiến hành phân loại NVL theo vai trò và tác dụng như sau:

Nguyên vật liệu chính: đây chính là cơ sở vật chất hình thành nên các sản phẩm

mới, là những loại NVL chủ yếu để hình thành nên các sản phẩm như bột sắn ẩm,sắt lát khô, tinh bột sắn khô, mầm gạo,…

Nguyên vật liệu phụ: là những loại NVL cấu thành nên sản phẩm nhưng chúng có

giá trị làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, mẫu mã, tạo điều kiện cho quá trình bảoquảnvà sử dụng sản phẩm an toàn Phải kể đến các loại NVL như: enzim SC, enzimAMG, axit, thuốc tẩy…đó là các hương liệu, bao gói, đóng thùng, nhãn hàng…

Nhiên liệu: bao gồm điện, xăng, dầu chạy máy, than đốt… cung cấp cho sản xuất

cũng như hoạt động khác trong công ty

Phụ tùng thay thế và sửa chữa: là những chi tiết phụ tùng máy móc mà công ty mua

sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc như bi, dây curoa,phanh đĩa, phin dập khuôn, bulông, bánh răng…

Phế liệu thu hồi: là những loại NVL loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của

công ty chủ yếu là những NVL không đúng quy cách, một số đã qua sử dụng nhưthùng cactong, bao, thùng,…

2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty.

2.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Công ty mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, mà theo từng nguồn nhập vàocủa công ty thì giá mua cũng khác nhau.Giá thực tế NVL mua vào của công ty đượcxác định như sau:

Giá thực tế NVL mua

ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn(chưa có Thuế GTGT) + Chi phí thu muaNVL - Các khoản giảmtrừ (nếu có)NVL của công ty được cung cấp hoàn toàn từ mua ngoài, công ty không tự gia côngchế biến

Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mua làgiá chưa có thuế GTGT

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bến bãi…

Như vậy với cách tính giá NVL trên là hợp lý, đơn giản và dễ áp dụng, đúngchế độ Vì nguồn thu mua chủ yếu của công ty từ các đơn vị trong địa bàn xã,huyện, cách tính toán này phù hợp, tuy nhiên kế toán cũng cần linh hoạt trong cácnghiệp vụ mua bán phức tạp hơn

2.2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Để tính giá NVL xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ.Theo phương pháp này khi xuất kho chỉ phản ánh số lượng thực tế xuất kho vàophiếu xuất kho, đến cuối tháng khi tính được đơn giá bình quân cả kì thì điền tiếp

số liệu vào phiếu xuất kho Đơn giá được tính theo công thức sau:

Đơn giá NVL

Giá tri thực tế NVL tồn đầu kì + Giá trị thực tế NVL nhậptrong kì

Số lượng NVL thực tế tồn đầu kì + Số lượng NVL thực nhậptrong kì

Từ đơn giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá trịthực tế của NVL xuất kho được tính:

Trị giá xuất kho

Đơn giá NVL

Số lượng NVL thực xuất

Ta xét ví dụ sau:

Ngày 17/12/2008 công ty xuất dùng 16 290kg bột sắn ẩm cho sản xuất

Cuối tháng 12/2008 kế toán sau khi tổng hợp NVL tồn đầu tháng và giá thực

tế trong tháng, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, tiến hành tình đơn giá NVL xuất khotrong tháng 12/2008 như sau:

Ta xét ví dụ khác đối với NVL không phải là hàng nông – lâm – thủy sản vào tháng12/ 2008

• Tính đơn giá bình quân của enzime SC:

Ngoài ra còn một số NVL khác như: Bột biến tính, than đốt, hóa chất sữa bột…

Việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp tính giá đơn vị bình quân cả kỳ

dự trữ mà công ty sử dụng là hợp lý, với việc nhập xuất diễn ra thường xuyên việctheo dõi chính xác giá NVL mất khá nhiều thời gian Cách tính này giúp tính khá

chính xác giá thực tế của NVL xuất dùng trong tháng, đồng thời giảm nhẹ công việcghi chép hàng ngày Tuy nhiên lại dồn công việc vào cuối tháng, ảnh hưởng đếnviệc lập báo cáo.

2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Minh Dương.

2.3.1 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và các chứng từ có liên quan.

2.3.1.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho.

Hiện nay hầu hết các NVL của công ty là do công ty tự tổ chức liên hệ và thumua Do đó chứng từ phát sinh trong khâu thu mua, nhập kho được quản lí khá chặt

chẽ, và được các bộ phận có liên quan thực hiện cận thận Nguồn hàng với các

NVL chính như bột sắn ẩm, mầm gạo, sắt lát khô chủ yếu từ các hộ xã viên, hợptác xã, đơn vị kinh doanh sản xuất cùng địa bàn còn lại với các hương liệu và nhiênliệu công ty tìm kiếm các nguồn hàng xa hơn Phòng KH – TT kết hợp với phòngĐiều hành sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo vật tư luôn có sẵn phục vụ sản xuất Chứng từ chủ yếu của công ty sử dụng trong nhập kho gồm có:

• Bảng kê thu mua hàng nông – lâm - thủy sản của người trực tiếp sảnxuất (Dùng trong trường hợp mua của người trực tiệp sản xuất)

• Hóa đơn GTGT (đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT)

• Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm- thủy sản

• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa

• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường

• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường

• Phiếu nhập kho

• Phiếu chi (nếu có)

Căn cứ vào các kế hoạch sản xuất của công ty, sau đó giao công việc thu muacho các nhân viên được bổ nhiệm Căn cứ nhu cầu về NVL hàng tháng, kỳ, bộ phậntìm kiếm thị trường có nhiệm vụ tìm các nhà cung cấp thuận tiện nhất, giá cả hợp lý

và đỡ tốn chi phí vận chuyển Sau đó tiến hành ký hợp đồng kinh tế

Cán bộ phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã

kí kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng sao cho xát với kế hoạch nhất Thôngthường các nhà cung cấp NVL cho công ty là thường xuyên, vì thế định kỳ hàng

tháng, với việc thu mua nông sản, nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn Với một sốNVL không mang tính thường xuyên, khi có yêu cầu của công ty nhà cung cấp sẽcung cấp hàng.

Xét việc nhận hàng và nhập kho đối với NVL là bột sắn ẩm, phát sinh trongngày 11/12/2008, trình tự thực hiện như sau:

Khi có NVL từ phía nhà cung cấp, với đầy đủ các căn cứ xác thực, phòng KH

– TT sẽ tiến hành lập “Bảng kê thu mua NVL” (Biểu mẫu 2-1) liệt kê đầy đủ khối

lượng của NVL do từng nhà cung cấp mang tới Bảng kê này thường được viếtchung đối với một loại NVL theo từng thời điểm phát sinh

Biểu mẫu minh họa:

Biểu mẫu 2- 1:

Bảng thu mua hàng nông – lâm – thủy sản (của người trực tiếp sản

xuất)

Đơn vịCTCP Thực Phẩm Minh Dương

Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội (theo Thông tư số 130/2008/TT – BTC ngày Mẫu số 01/TNDN

26/12/2008)

BẢNG THU MUA HÀNG NÔNG – LÂM - THỦY SẢN

(CỦA NGƯỜI TRỰC TIẾP SẢN XUẤT)

Ngày 11 tháng 12 năm 2008

- Tên cơ sở sản xuất, chế biến: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

- Mã số Thuế: 0500141619

- Địa chỉ: Di Trạch - Hoài Đức - Hà Nội

- Người phụ trách thu mua: Nguyễn Thị Minh.

- Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: Xã Di Trạch

Ngày

tháng

Số lượng (kg)

Đơn giá (đồng/kg) Tổng giá thanh toán

Người lập bảng Giám đốc doanh nghiệp

(kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu)

Sau khi người có trách nhiệm thu mua (Nguyễn Thị Minh) tập hợp được số

lượng và tổng giá trị hàng thu mua trong ngày Vì số lượng nhiều, cùng một loại vật

tư, công ty chỉ tiến hành ghi nhận số tổng cộng và đơn giá thực nhập là đơn giá bình

quân trong ngày, sau đó vào Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản.

(Biểu mẫu 2-2)

Biểu mẫu 2-2:

Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản ngày 11/12/2008

Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Liên 1: Lưu

Họ và tên người mua: Nguyễn Thị Minh

Tên đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương

Địa chỉ: Di Trạch - Hoài Đức - Hà Nội

Điên thoại: 0433.661.818 Mã số Thuế: 0500141619

Họ tên người bán: Xã viên

Số CMND: ………

Địa chỉ: ………

Hình thức thanh toán: Trả ngay sau khi nhập kho

Ngày 11 tháng 12 năm 2008

Người mua hàng Người bán hàng

(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)

Tương tự như đối với hóa đơn GTGT nhưng khác ở chỗ hóa đơn này áp dụngvới các NVL thu mua là nông – lâm – thủy sản thuộc diện không chịu thuế GTGT.Hóa đơn này rất hay được sử dụng, vì NVL chính của công ty đó là bột sắn ẩm,mầm gạo, sắt lát khô… Hóa đơn này không tiến hành mở riêng đối với từng hộ xãviên cung cấp vật tư, tránh việc tập hợp, số lượng chứng từ gốc để đối chiếu quánhiều

Số

TT

Tên vật liệu hàng hóa,

Cộng tiền bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn.

Sau khi đã nhận được hóa đơn GTGT hoặc là hóa đơn thu mua hàng lâm – thủy sản; giấy báo nhận hàng Phòng KH – TT phải đối chiếu với hợp đồnghoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá thực tế của từng loại vật tư để quyết địnhchấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng đơn hàng.

nông-Khi hàng về, bộ phận kiểm tra chất lượng (bộ phận KCS) tiến hành kiểm travật tư về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số lượng Kiểm tra thực tế làm căn cứ

để ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Biểu mẫu 2-3: Biên bản kiểm nghiệm bột sắn ẩm ngày 11/12/2008) và Bản đề xuất duyệt giá

(nếu cần) cho phòng kế hoạch thị trường Chứng từ này được coi là căn cứ để quytrách nhiệm khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với vật tư nhập kho

Biểu mẫu 2-3:

Biên bản kiểm nghiệm bột sắn ẩm ngày 11/12/2008

Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Phòng Kế hoạch - Thị trường Thủ kho Tổ KCS

(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)

Sau khi có đủ chứng từ cần thiết Công ty tiến hành nhập kho NVL Sau đó tại

phòng KT – TC kế toán hàng tồn kho sẽ viết Phiếu nhập kho (tại trụ sở chính).

(Biểu mẫu 2-4: Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008)

Biểu mẫu 2-4:

Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008

Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày Mẫu số 01-VT

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Đơn vị tính

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)

Tại các nhà máy, chủ yếu nghiệp vụ nhập xuất kho, tại đây NVL thường được

chuyển đến từ trụ sở chính phân phối xuống, sau khi đã kiểm nghiệm, đầy đủ chứng

từ kế toán tại các nhà máy viết Phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên do kế toán hàng tồn kho (kế

toán các nhà máy) vào sổ chi tiết NVL, rồi chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đóchuyển lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp (kế toán HTK) ghi sổ và lưu Mộtliên giao cho phòng KH – TT theo dõi Một liên giao cho nhà cung cấp để sau nàythanh toán Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng mộtlần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu cầnthiết Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vi tính, số lượng thực nhập kho.Khi đủ các điều kiện tiêu chuẩn quy định của công ty về giá và về phẩm chấtthì cuối ngay kế toán sẽ tổng hợp tất cả số đã được mua trong ngày đối với từng

danh điểm NVL Sau đó kế toán kho tính đơn giá trung bình của tất cả các NVLthực nhập trong ngày đối với từng danh điểm NVL.

Trong CTCP Thực Phẩm Minh Dương các sổ kế toán chi tiết tại phòng kế toánnhà máy được ghi chép gần như Thẻ kho và chủ yếu NVL được theo dõi về mặt sốlượng, riêng đối với một số NVL hàng nông – lâm – thủy sản như bột sắn ẩm, bộtsắn khô được theo dõi về mặt giá trị

Sau khi thanh toán, kế toán tổng hợp vào phiếu chi, và cán bộ thu mua NguyễnThị Minh tiến hành thanh toán số tiền tới từng hộ xã viên

Biểu mẫu 2-5:

Phiếu chi ngày 11/12/2008

Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương

Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày Mẫu số 02-TT

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Minh

Địa chỉ: Bộ phận thu mua

Lí do chi: Trả tiền mua bột sắn ẩm

Số tiền: 62.944.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi