THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRUNG MINH

Các nghiệp vụ thanh toán: Quan hệ thanh toán được hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanhnghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoảnvay n

TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ

Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặtchẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mấtmát Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độquản lí tiền tệ thống nhất của nhà nước Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanhnghiệp dùng để chi hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp vàngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàngbằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng

1.1.2 Các nghiệp vụ thanh toán:

Quan hệ thanh toán được hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanhnghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoảnvay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam

hiệu lực trong thời hạn vay nợ.

1.2 Nguồn gốc phát sinh vốn bằmg tiền và các quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Muốn tiến hành được hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phảitiến hành mua vật tư, hàng hoá đầu vào Đến khâu cuối cùng của mỗi chu kì sảnxuất kinh doanh, các doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm hàng hoá để hưởngphần chênh lệch, nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình là tìm kiếm lợinhuận Rõ ràng, các nghiệp vụ mua bán tồn tại song song với chặng đường hìnhthành và phát triển của mỗi doanh nghiệp Hay nói một cách cụ thể hơn, các hoạtđộng mua bán diễn ra trong mọi quá trình tái sản xuất, từ khâu mua các yếu tố đầuvào, qua khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ bán thành phẩm, hàng hoá của mỗi doanhnghiệp

Nhưng trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rất đadạng và phức tạp, không phải lúc nào các quan hệ thanh toán cũng được thực hiệnngay sau khi phát sinh Mục đích của các doanh nghiệp đều mong muốn tiêu thụđược nhiều hàng hoá, có mối quan hệ rộng và lâu dài với khách hàng Bên cạnh đó,tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh buộc các doanh nghiệp khácphải mua vật tư, hàng hoá, thuê nhân công… mặc dù cung về vốn không đáp ứng

đủ cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, các doanh nghiệpnày vẫn mua được hàng hoá thông qua phương thức mua chịu

Từ những nguyên nhân nêu ở trên làm nảy sinh các quan hệ thanh toán Khi thanhtoán ngay, tiền sẽ là vật ngang giá chung trong quá trình mua bán hàng hoá Nếunhư doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, loại trừ đượccác khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chấtrộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá được mức độtăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường

Tóm lại, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu mua và bán sản phẩm,vật tư, hàng hoá các doanh nghiệp đều có mối quan hệ thanh toán ngay bằng tiềnhoặc có quan hệ thanh toán về các khoản phải thu và phải trả Từ đó, tạo nên trong

xã hội một mạng lưới hệ thống các doanh nghiệp với mỗi mắt xích là một quan hệthanh toán khác nhau

lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn nợ Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trongquá trình kinh doanh Tuy nhiên, dưới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán thườngphân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau:

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan hệmua bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ Thanh toán với người nhận thầu; thanhtoán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ

- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp vềtiền công, tiền thưởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác chohọ

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên kếtnhư việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và chủ kinh doanh tín dụng khác vềmột khoản tiền vay

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách về các khoản phải nộp tài chínhtheo nghĩa vụ

- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên trong nội bộ tổ chức của một pháp nhânkinh tế do phát sinh nghiệp vụ điều hoà, cấp phát, hoàn trả vốn kinh doanh nội bộ,nghiệp vụ thu, chi hỗ trợ lẫn nhau; nghiệp vụ mua vào, bán hộ trong nội bộ các tổchức thành viên trực thuộc

- Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanhnghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai

2 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp.

Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và cácnghiệp vụ thanh toán? Câu trả lời sẽ được mở ra khi chúng ta tiếp tục đi sâu vàonghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tếliên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền:

biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ranên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc củangười này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa cácnhân viên trong tham ô tiền mặt Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền

ta tiến hành các bước sau:

- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán - Những nhân viêngiữ tiền mặt không được tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toánkhông được giữ tiền mặt

- Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt

- Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt.Không bao giờ được chi trả vượt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việcchi trả séc

- Trước khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trịcác khoản chi

- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc

2.2 Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán:

Theo như khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kếtcủa hai bên trong giao dịch thương mại, trọng giá trình sản xuất Bởi vậy, nó điliền với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ

nợ Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hưởng rất lớn đến sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phảitrả sẽ tạo niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệpkhông gây hiện tượng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sảnxuất trì trệ và doanh nghiệp dẫn đến phá sản

Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát sinhphải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời Từ đó, giúp cho việcthanh toán được nhanh chóng thuận tiện, tránh được những thất thoát không đáng

có xảy ra đối với doanh nghiệp

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, quan hệ thanh toánkhông chỉ liên quan đến một người, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả cácđối tượng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp Các quan hệ thanh toán ngày

thương mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanhtoán đơn thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt Do có sự mở cửa của nhà nước, giaodịch thương mại đã vượt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nênquan hệ thanh toán được mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau như: séc, hốiphiếu, kỳ phiếu thay thế cho tiền mặt Các phương thức thanh toán được diễn ranhanh chóng, thuận tiện giữa các nước, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp.

Có nhiều phương thức thanh toán được áp dụng như: phương thức nhờ thu,phương thức ghi sổ, phương thức chuyển tiền đặc biệt là phương thức tín dụngchứng từ Khi áp dụng các phương thức thanh toán trên, người thanh toán sau khi

đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết qua điện thoại, Fax, thư hay trựctiếp đại diện Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủtục nhanh hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyểnséc Rõ ràng, là phương thức thanh toán trả tiền ngay nhưng với những thu tụckhông thể bỏ qua đó, đã khiến cho thời điểm người trả tiền không cùng với thờiđiểm giao nhận hàng Hay nói cách khác, giữa hai bên giao dịch thương mại, cánhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh các khoản công nợ

Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin phứctạp về tình hình thanh toán cần được tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệthống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tàichính trong doanh nghiệp

Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng lại ởviệc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả được thanh toán đúng hạn cho từng đốitượng, theo đúng phương thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tàichính trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thựchiện một cách linh hoạt và hợp lí nhất Với một lượng vốn nhất định, dựa trênnhững thông tin có được về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợphải thu nhằm điều hoà lượng vốn một cách có hiệu quả Cụ thể là, tận dụng tối đathời hạn thanh toán các khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thuthông qua nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng

Như vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh nghiệpvới các đối tượng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần thiết,giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả Vấn đề đặt ra là bằng cách nào

để kiểm soát được các quan hệ kinh tế tài chính nà

Mọi quyết định trong công tác quản lý về quan hệ thanh toán của doanh nghiệp vớicác đối tác, CNV được tiến hành trên cơ sở những thông tin về các khoản nợ phátsinh với đối tác kinh doanh này.

Để có được những thông tin đó, việc hạch toán kế toán các khoản thanh toán nóiriêng và các khoản phát sinh trong doanh nghiệp nói chung là rất quan trọng Vớichức năng ghi chép, phân loại tổng hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp và cungcấp những thông tin hữu ích đó cho người ra quyết định, hạch toán kế toán sẽ giúpdoanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanhtoán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả Hơn thế nữa, với các

số liệu kế toán, nhà quản lí sẽ biết được khả năng thanh toán của doanh nghiệp vớicác khoản nợ phải trả và tình hình thu hồi các khoản phải thu và từ đó có biện phápquản lý tài chính phù hợp, góp phần duy trì các hoạt động kinh doanh ngày càngđược mở rộng

Bên cạnh đó, chúng ta có thể khẳng định thêm rằng, hạch toán kế toán chính làcông cụ quản lý duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán, bởi khác với một sốphần hành như vật tư, hàng hoá hiện hữu trong kho thì sự tồn tại của các quan hệthanh toán mang tính trừu tượng, chỉ được biểu hiện duy nhất trên sổ sách giấy tờ

3 Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán:

Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lý về vốn bằngtiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:3.1 Đối với hạch toán vốn bằng tiền:

- Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấphành định mức tồn quỹ tiền mặt Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tếvới sổ sách, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiềnmặt

- Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốcviệc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm chotiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóngnhanh tiền đang chuyển

lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có hiệuquả cao.

3.2 Đối với hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

- Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanhchi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian được thanh toán

- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phầnhành các khoản phải thu phải trả

- Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấphành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng

- Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn, quáhạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây dưacông nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên

tệ và quy đổi theo đồng “Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”, cuối kì phải điều chỉnh

số dư theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết theo

cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật Cuối kì điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

- Tuyệt đối không được bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toánnhư tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệughi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

II TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANHTOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRUNG MINH

1 Hạch toán vốn bằng tiền:

1.1.Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp:

1.1.1 Nội dung hạch toán tiền tại quỹ:

Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu,ngoại tệ, vàng bạc hiện đang quản lí tại doanh nghiệp

1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ:

vàng bạc, đá quý thực tế nhập xuất quỹ.

-Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cược, kíquỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Dùngvàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm

số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình tựphát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng,bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kícược, kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ Thủ quĩ là người chịutrách nhiệm quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí tại quỹ

- Hàng ngày, thủ quĩ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiếnhành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch, kế toán vàthủ quĩ phải tự kiểm tra để xác định được nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử

lý chênh lệch (báo cáo thừa hoặc thiếu) Sổ quĩ tiền mặt được mở làm 2 liên, ghichép và khoá sổ hàng ngày

1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ:

Kèm theo chứng từ thu, chi

Ngày tháng năm Thủ quỹ ký

1.1.4 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán:

1.1.4.1 Tài khoản sử dụng:

- Hạch toán tiền mặt tại quĩ được sử dụng trên tài khoản 111-“Tiền mặt”

- Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn vị,bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí)

1.1.4.2 Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 "Tiền mặt"

Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ

@ Tài khoản 111 “Tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và ngânphiếu tại quĩ

Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ”: Phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ

Tài khoản 1113 “ Vàng, bạc, đá quý”: Phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá quínhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế

1.1.4.3 Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ:

Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam

BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế VAT theophương pháp khấu trừ thuế:

Có TK 3331-Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK33311)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT)

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa có thuế)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (tổng giá thanh toán)

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ tổng giá thanh toán)

BT2: Đối với trường hợp bán hàng theo phương thức trả góp (hàng hoá thuộc đốitượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanhthu bán hàng là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi:

Nợ TK111-Tiền mặt

Có TK 511- Doanh thu bán hàng

Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ

- Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp:

Nợ TK 511,512 - Doanh thu bán hàng

Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu

phương pháp khấu trừ thuế được phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giáthanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ

đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức:

Có TK 511: Doanh thu bán hàng(giá chưa có thuế)

BT5: Trường hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụcho người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng,căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loạidoanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT,tính toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt (1111,1112,1113)

Có TK 138 - Phải thu khác

Có TK144 - Thế chấp, kí cược, kí quĩ ngắn hạn

- Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng

Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng

- Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi:

Nợ TK121-Đầu tư chứng khóan ngắn hạn

Nợ TK221- Đầu tư chứng khoán dài hạn

Nợ TK611 - Mua hàng (giá mua có thuế GTGT)

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT)

BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh hànghoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , ghi:

Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (chưa có thuế GTGT đầu vào)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có TK244 - Nhận kí cược, kí quĩ dài hạn

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán TK111 (VNĐ)

TK 112 TK 111 TK 152 , 153, 211

Rút TGNH về nhập quỹ Chi mua vật tư , Tài sản

( Giá chưa VAT )

TK 511,512 Tk 113

DT bán hàng hoá chưa có thuế VAT Thuế GTGT đầu vào

TK 711,721 TK 121,221,112

Thu HĐTC và HĐBT Mua CK dài hạn , Ngắn hạn,

(chưa có thuế VAT) nộp tiền vào TK ở NH

mua số hàng bị trả lại

Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ

Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ phải được ghi sổ theo đồng Việt Nam Số thu, chi ngoạitệ( đồng đôla của Mỹ hoặc Pr Pháp) được theo dõi trên TK007-nguyên tệ các loại

Khi qui đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, các đơn vị có thể dùng tỷ giáhạch toán hoặc tỷ giá thực tế

Tỷ giá hạch toán ngoại tệ là tỷ giá do đơn vị qui định và được ổn định trong một thời kì nhấtđịnh, ít nhất là một kì kế toán Thông thường là hàng quí, hàng năm

Ví dụ: Đơn vị qui định 1 đô la Mỹ bằng 10.000dồng Việt Nam

Tỷ giá thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tếphát sinh

Ví dụ: Ngày 8/ 5/ 2002, tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố là 14670 USD/VNĐ.Khi kế toán các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi ngoại tệ cần tôn trọng các nguyên tắc sau:Đối với các nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ liên quan đến thu nhập, chi phí, mua bán vật tư, hànghoá, TSCĐ chi đơn vị áp dụng tỷ giá nào, cũng phải ghi sổ kế toán thu nhập, chi phí vật tưhàng hoá bằng đồng Việt Nam theo giá của ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thờiđiểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

Đối với các đơn vị có ít nghiệp vụ thu, chi ngoại tệ được ghi sổ bằng tiền Việt Nam theo tỷgiá thực tế công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các khoản chênh lệch tỷgiá(nếu có) sẽ được hạch toán vào TK413 - chênh lệch tỷ giá

Cuối kì, kế toán phải đánh giá lại số dư ngoại tệ của các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu,

có gốc ngoại tệ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối

kì để ghi sổ kế toán

Đối với các đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ kiếm lời, việc qui đổi ra đồng ViệtNam theo tỷ giá mua bán thực tế Chênh lệch giữa số mua vào bán ra được hạch toán vàoTK711- Thu nhập hoạt động tìa chính và chi phí hoạt động tài chính

Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được hạch toán như sau:

Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam.+ Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt:

BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ:

Nợ TK 1112- Tiền mặt( ghi theo tỷ giá HT)

Nợ TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT

Có TK 511-Doanh thu bán hàng( tỷ giá TT)

BT2: Thu nợ của khách hàng bằng ngoại tệ nhập quĩ:

Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT)

Nợ (có) TK 413 - Chênh lệch giữa tỷ giá TT và HT

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng(tỷ giá HT trước đây)

+ Khi xuất quĩ ngoại tệ:

BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ:

Nợ TK152-Nguyên, vật liệu (tỷ giá TT)

Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá (giá HT<TT)

BT2: Chi phí SXC, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường

Nợ TK 627,641,642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT)

Nợ TK 811, 821- Chi phí HĐTC, HĐBT (tổng giá thanh toán)

Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá HT)

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (giá HT< TT)

+ Trả nợ người bán:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán(theo tỷ giá HT trước đây

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (nếu có) số chênh lệch tỷ giá HT trong kì < tỷ giá HT trướcđây

Có TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá HT trong kì)

Trường hợp đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế để qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam:

+ Khi nhập ngoại tệ vào quĩ tiền mặt do:

BT1: Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ nhập quỹ:

Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt(theo tỷ giá TT)

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá TT)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá TT)

BT2: Thu các khoản phải thu bằng ngoại tệ nhập quĩ:

Nợ TK 111(1112) - Tiền mặt (theo tỷ giá TT)

Có TK 131 (138) - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá lúc cho nợ)

Nợ (Có) TK 413- Chênh lệch tỷ giá

+ Khi xuất ngoại tệ:

BT1: Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ và chi trả các khoản CFí bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152,153, 156, 211 - (theo tỷ giá TT)

Nợ TK 611 - Mua hàng theo phương pháp KKĐK (tỷ giá TT)

Nợ TK 627, 641, 642 - Chi phí SXC, CPBH, CPQLDN (tỷ giá TT)

Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá(giữa tỷ giá HTvà T T)

Có TK 111(1112) -Tiền mặt (tỷ giá thực tế bình quân)

BT2: Trả nợ cho người bán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá nhận nợ)

Có TK 111(1112) - Tiền mặt (tỷ giá TT)

Nợ (Có) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá TT với tỷ giá nhận nợ)

Đến cuối quý, cuối năm nếu có biến động lớn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện

có tại quĩ theo tỷ giá TT tại thời điểm cuối quý, cuối năm

+ Nếu tỷ giá thực tế mua của ngân hàng nhà nước Việt Nam cuối quý, cuối năm nhỏ hơn tỷgiá thực tế của ngoại tệ tồn quĩ, số chênh lệch giảm, ghi:

1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng

1.2.1.Nội dung hạch toán

Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc nhànước hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, các loại vàng, bạc,kim loại quý, đá qúy

Việc gửi tiền vào ngân hang, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính là rất cần thiết và

là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản , giao dịch thanh toán

Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước… chẳng những vẫn

có toàn quyền sử dụng, tránh được hư hao, mất mát, thanh toán, chi trẩ nhanh chóng, thuậnlợi, an toàn mà còn được hưởng khoản lãi tăng thu nhập cho đơn vị

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán

- Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các giấy báo có, báo

nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,séc chuyển khoản)

- Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn vị thì đơn vị phảighi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng và thông báo cho ngânhàng đối chiếu xác minh lại.

- Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc, từng công ty tàichính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh để theo dõi tình hình biến động cáckhoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, kếtoán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng

1.2.3 Kết cấu TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”:

Bên nợ:

- Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng)

Bên có:

- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giángoại tệ giảm)

Số dư bên nợ:

Số tiền còn gửi ở ngân hàng

@ Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại các ngânhàng

Tài khoản 1122- Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại các ngân hàng

Tài khoản 1123- Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý đang gửi tại các ngân hàng

1.2.4 Phương pháp hạch toán:

Phương pháp hạch toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến TK 112- Tiền gửi ngân hàng,cũng tương tự như đối với TK 111- Tiền mặt

@ Có một số nghiệp vụ cần chú ý như sau:

BT1: số lãi được hưởng: khi nhận được giấy báo của ngân hàng, ghi:

Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính

BT2: Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số liệu trên sổ kếtoán của cơ quan, ngân hàng, kho bạc nếu chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nếu số liệu ở sổ kế toán cơ quan ngân hàng lớn hơn số liệu sổ kế toán đơn vị, kế toán ghi sổchênh lệch đó như sau:

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3381 - Phải trả phải nộp khác

- Khi xác định rõ nguyên nhân

+ Nếu do ngân hàng ghi nhầm (đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:

Nợ TK338(1) - Phần chênh lệch thừa chờ xử lý

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

+ Nếu do đơn vị ghi nhầm sổ (ghi thiếu) kế toán ghi:

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

- Khi xác định được nguyên nhân:

+ Nếu ngân hàng ghi sổ nhầm ( đơn vị ghi đúng) kế toán ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý

+ Nếu đơn vị ghi sổ nhầm (ngân hàng ghi đúng) kế toán ghi:

Nợ TK 511 - (hoặc nợ TK 811; Nợ TK 821)

Nộp séc vào ngân hàng.

Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa đơn vị, người mua vàKho bạc Nhà nước)

1.3.2 Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, đơn vị sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển”

1.3.3 Nội dung kết cấu TK 113 “Tiền đang chuyển”:

Các khoản tiền hiện còn đang chuyển

@ TK113 có hai tài khoản cấp 2:

1131 - Tiền VN: Phản ánh số tiền VN đang chuyển

1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển

1.3.4 Phương pháp hạch toán:

- Đơn vị thu tiền bán hàng, thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc bằng séc nộp thẳng vàongân hàng (không qua quỹ tiền mặt) ghi:

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển

Có TK511 - Doanh thu bán hàng

Có TK131 - Phải thu của khách hàng (thu nợ khách hàng)

- Đơn vị xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngânhàng - Ghi:

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển

Có TK112 - Tiền mặt (1111,1112)

- Đơn vị làm thủ tục chuyển tiền từ TK tièn gửi Ngân hàng để trả nợ cho chủ nợ nhưng đếncuối tháng chưa nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng - Ghi:

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển

Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng

- Khách hàng ứng trước tiền hàng của đơn vị bằng séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận đượciấy báo Có của Ngân hàng - Ghi:

Nợ TK113 - Tiền đang chuyển

Có TK131 - Phải thu của khách hàng

- Đơn vị nhận được báo Có của Ngân hàng về khoản tiuền đang chuyển- Kế toán ghi:

Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng

Có TK113 - Tiền đang chuyển

- Đơn vị nhận được báo nợ của Ngân hàng số tiền, đã chuyển trả cho người cung cấp- Ghi:

Nợ TK331 - Phải trả người bán (338,315 )

Có TK113 - Tiền đang chuyển 4 Sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền

1.4.1 Theo hình thức hạch toán nhật ký sổ cái:

- Phiếu thu, phếu chi

- Giấy bâo nợ,giấy báo có

1.4.2 Theo hình thức nhật kí chung:

Sơ đồ 3:

Chứng từ gốc

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy báo có, giấy báo

Đối chiếu

Sổ nhật kí chung

Sổ cái (Các TK111, 112, 113)

- Nhật kí quỹ

- Nhật ký TGNH

1.4.3 Theo hình thức thanh toán chứng từ ghi sổ:

Sơ đồ 4:

Chứng từ gốc

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy báo có, giấy báo nợ

Bảng tổng hợp chứng từ thu, chi; báo Nợ, báo Có

chiếu

1.4.4 Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ:

Sơ đồ 5:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Ghi đối chiếu

2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:

2.1 Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp:

2.1.1 Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp:

Nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp với các nhà cung cấp thường xảy ra khi doanh nghiệptiến hành mua vật tư, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ điện nước, ga, khi sửachữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Bởi vậy, đốitượng thanh toán của doanh nghiệp trong mối quan hệ này là người bán hàng hoá, người cungcấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản

NKCT số 3

Có TK113

Chứng từ gốc

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy báo Nợ, báo

Ngoài ra, như đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, quan hệ thanh toánvới các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đã mở rộng với các nhàcung cấp trên thị trường quốc tế Khi đó hoạt động mua bán hàng hoá chính là hoạt độngnhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ thác.

Dù là đối tượng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theophương thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việcgiao nhận hàng Trong cả tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp vớingười bán hàng trong thời hạn thoả thuận Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh39582*1nghiệp vụ thanh toán nợphải trả với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền muahàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp

Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà doanh nghiệp, với tưcách là người mua, cấp cho người bán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng Tuỳthuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả tiền trước được chia làm hai loại:

Trả tiền trước cho người bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp đồng Mục đíchcủa việc trả tiền trước này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho người bán trong trường hợpngười bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có kim ngạch lớn Vì vậy, thờihạn ứng trước thường dài và mức tiền ứng trước thường lớn Tuy nhiên, việc xác định số tiềntrả trước này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của người bán cũng như khả năng cấp tín dụngcủa doanh nghiệp

Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thương nhân nhập khẩu lớn ở các nước phát triển dùnghình thức ứng trước tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thương nhân xuất khẩu hay ngườisản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nước đang phát triển để khống chế và lũng đoạn thịtrường xuất khẩu các mặt hàng này cụ thể là, lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩunày, các thương nhân nhập khẩu lớn thường kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứngtrước hoàn toàn có lợi cho mình như tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạmhợp đồng với mức cao

Loại thứ hai của trả tiền trước là trường hợp doanh nghiệp thanh toán cho người bán x ngàytrước khi giao hàng

Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán khi người cung

doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nênmức tiền ứng trước không lớn lắm và thường nhỏ hơn trường hợp cấp tín dụng cho người bán

và thời gian ứng trước cũng rất ngắn từ 10 đến15 ngày Trong trường hợp này người bán chỉgiao hàng cho doanh nghiệp khi nhận được số tiền ứng trước hoặc giấy baó có về số tiền ứngtrước đó

Số tiền ứng trước có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng Nếu tiền ứng trước có tínhchất tín dụng thì người bán thường tìm mọi cách kéo dài việc hoàn trả

Còn trong quan hệ phải trả với người bán, các khoản công nợ là những hoản nợ ngắn hạn, làcác khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kì kinh doanh hoặc làcác khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn không quá một năm Nguồntrang trải các khoản nợ này thông thường là tài sản lưu động hoặc bằng các khoản vay ngắnhạn mới phát sinh

Người ta phân chia các khoản nợ phải trả với người bán thành 2 loại:

Khoản nợ hợp pháp:

Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán được thực hiện đúng như thoả thuận giữa hai bên Vớidoanh nghiệp, nếu như thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh nghiệp có thể sử dụngkhoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình mộtcách hợp pháp

Khoản nợ bất hợp pháp:

Là khoản nợ chưa được thanh toán mặc dù đã vượt quá thời hạn thoả thuận Tuy với khoảnvốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh doanh, nhưng vì là vốnbất hợp pháp, không những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh cho bạn hàng, màcòn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho doanh nghiệp Bởi vậy, không nên duy trìkhoản nợ này trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp

Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm được thực hiện phổ biến bằng cách nhận hốiphiếu và mở tài khoản

Việc cấp tín dụng thương mại cho người bán bằng cách mở tài khoản tức là hai bên tronggiao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định quyền của bên bán được

mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến hàng mà bên bán đã thực hiện Sau

từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hànhthanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳphiếu trả tiền ngay.

Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu được hiểu là: doanh nghiệp kýchấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của người bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từhàng hoá thông qua ngân hàng hoặc người bán trực tiếp gửi cho họ Thời hạn của tín dụngnày phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiềnbán chịu luật của các nước thường can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến

360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thờinhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chứchạch toán thanh toán với người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Mọi khoản thanh toán với người bán (nhà cung cấp) phải được theo dõi chi tiết cho từng đốitượng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợcòn phải trả Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn trongthanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tượng mà doanh nghiệp cónhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếmdụng vốn của nhau

- Không phản ánh vào tài khoản này những vật tư, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc

đã qua ngân hàng)

- Những vật tư, hàng hoá nhập kho, đã nhận nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sửdụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặcthông báo chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định nhữngngười bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn

- Tuyệt đối không được bù trừ giữa hai bên nơ và có Số dư bên nợ thể hiện số tiền ứng trướccủa doanh nghiệp cho người bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả

2.1.3 Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán:

i ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với người bán nói riêng chỉ tồntại trên sổ sách giấy tờ Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinhnày

Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau:

- Hợp đồng mua hàng; phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá

- Biên bản giao nhận tài sản cố định

Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả; trực tiếp thông quangân hàng: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD và trình độ quản lí tổ chức của doanhnghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ sao cho thích hợp Trong trường hợpdoanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiệnthuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phépcủa Nhà nước

2.1.4 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán:

- Số kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt khi kiểm nhận và trả lại người bán.Bên có:

- Số nợ phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi hàng hoá, dịch vụ hay đầu tư XDCB

- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoáđơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp

Số dư bên có:

- Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB

Số dư bên nợ : (nếu có)

- Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả theo dõichi tiết của từng đối tượng cụ thể

Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoảnnày để ghi vào bên tài sản - khoản người mua trả trước (số bên nợ) và bên nguồn vốn - Số dư

có TK331

2.1.4.3 Phương pháp hạch toán

@ Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

Trường hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm):

Mua chịu vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là người bán chấp nhận cho doanh nghiệp(người mua) thanh toán khối lượng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho người mua Mua chịucòn được gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giáhàng mua phản ánh các bút toán sau:

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

- Khi mua vật tư, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản giao nhận, phiếunhập kho) kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153,156 - NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX)

Nợ TK 611 - Mua hàng (theo phương pháp KKĐK)

Nợ TK133 - Thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch)

+ Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm nợ phải trả nhàcung cấp

- Khi mua tài sản cố định đưa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bảngiao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan, kế toán ghi:

Có TK 3331 - Thuế GTGT tương ứng với DTBH trừ nợ

- Khi nhà cung cấp chiết khấu cho doanh nghiệp thanh toán trước hạn, kế toán ghi số nợ phảitrả được giảm:

Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp

Có TK 711: Thu hoạt động tài chính

- TH chấp nhận giảm giá hoặc cho phép DN trả lại số hàng DN đã mua (nhưng chưa thanhtoán) vì không đúng quy cách, chất lượng, kế toán ghi:

Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán

(Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Giảm giá hàng mua ,trả lại hàng Mua chịu vật tư CCDC ,hàng hoá….

cho ngưoi mua chuyển trả nhà cung cấp

Tk 133 TK 627,642…

Thuế GTGT của số tiền hàng hoá đựoc Hàng hoá mua về dùng thảng cho

giảm giá hàng trả lại hoạt động SXKD

TK 711 TK 133

Chiết khấu thanh toán được huởng Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trừ vào nợ phảI trả

Tk 131 TK 111,112

Thanh toán bù trừ Thu hồi tiền trả thừa

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay với những hànghoá không thuộc diện chịu thuế VAT

- Phản ánh giá trị vật tư, tài sản dịch vụ mua chịu phải trả người bán:

Nợ TK liên quan (TK 152,153,156) - Tổng giá thanh toán

Nợ TK211, 213 - Giá mua có thuế VAT

Nợ TK241 (chi tiết công trình) - XDCB (Tổng giá thanh toán)

Nợ TK (611, 627, 641, 642, 811, 821) - Tổng giá thanh toán

Có TK331 (chi tiết đối tượng) - Tổng giá thanh toán

- Phản ánh só giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lạiđược người bán chấp nhận trừ vào số nợphải trả:

Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp

Có TK 152, 153, 156, 211, 213 Số giảm giá hàng mua, hàng trả lại theo giá có thuếVAT

Có TK 711 - Số chiết khấu thanh toán được hưởng

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay với những hànghoá không thuộc diện chịu thuế VAT

- Phản ánh giá trị vật tư, tài sản dịch vụ mua chịu phải trả người bán:

Nợ TK liên quan (TK 152,153,156) - Tổng giá thanh toán

Nợ TK211, 213 - Giá mua có thuế VAT

Nợ TK241 (chi tiết công trình) - XDCB (Tổng giá thanh toán)

Nợ TK (611, 627, 641, 642, 811, 821) - Tổng giá thanh toán

Có TK331 (chi tiết đối tượng) - Tổng giá thanh toán

- Phản ánh só giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lạiđược người bán chấp nhận trừ vào số nợphải trả:

Sơ đồ thanh toán với người bán

(Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

TK111,112,3

TK331

Có TK111,112

Thanh toán bằng tiền(kể cả phần ứngtrước)

Thu hồi tiền hàngtrả thừa

1

Thanh toán bằng SP,hàng háo, dịch vụ

Giá trị Vtư, TSCĐmua chịu

2

tính vào c.phíSXKD

TK152,211

Hàng được giảm giá,hàng mua trả lạiTK711

Chiết khấu đượchưởng trừ vào nợphải trả

Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng(đặt trước tiền hàng):

Theo yêu cầu của người bán, doanh nghiệp (người mua) sẽ đặt trước một số tiền mua vật tư,hàng hoá, dịch vụ hay ứng trước tiền XDCB Sau khi người bán bàn giao hay nghiệm thucông trình XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ, số tiền ứng đặt trước cho người bán sẽ được trừ vàotiền hàng đã mua, nếu thiếu thì sẽ được thanh toán bổ sung Ngược lại, nếu thừa sẽ đượcngười bán trả lại

- Khi ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng

Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp

Có TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

- Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước, căn cứ vào chứng từ thực tế nhận hàng, kế toánghi:

Nợ TK152, 153, 156: Nhập hàng theo

Nợ TK611: Nhập hàng theo phương pháp KKĐK

Nợ TK211, 213: Nhập TSCĐ

Nợ TK241: Nhận công trình giao thầu

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp

- Thanh toán số chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước:

+ Nếu số ứng trước nhỏ hơn giá trị hàng nhập thì doanh nghiệp phải trả người bán, khi trả kếtoán ghi:

Nợ TK331: Phải trả nhà cung cấp (số thiếu)

2.2 Hạch toán thanh toán với khách hàng:

2.2.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng:

Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh Đây là giai đoạn có vai tròquan trọng, quyết định đến vốn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có thu hồi được và có sinhlời hay không Trong khâu này, lại nảy sinh mối quan hệ thanh toán mới, đó là thanh toáncác khoản phải thu, phải trảkhách do việc bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theophương thức trả chậm hay theo phương thức trả trước Thông thường việc bán hàng theo cácphương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ buôn bán hàng hoá hoặc bán hàng quacác đại lý của doanh gnhiệp

Đối tượng thanh toán trong quan hệ này gồm khách hàng trong nước, khác hàng ngoài nước(Thông qua quan hệ xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc dịch vụ xuất khẩu uỷ thác) Tuy nhiên,