Chính vì vậy trong thời gian tìm hiểu Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em đãtìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn phòng tại công ty nóiriêng.. Kinh doanh lữ hành nội
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
BÀI TIỂU LUẬN
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ QUỐC TẾ MÊKÔNG
(Địa chỉ: Tầng 1 Tòa nhà Thiên Sơn, Số 5 Nguyễn Gia Thiều, Phường 6,
Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh)
Khánh Hòa -2021
Trang 2MỤC LỤC 2
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG 2
I Khái quát nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông 2
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 2
1.2 Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 2
1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông 3
1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực 5
II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 6
Phần II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKONG 8
I Sơ lược về phòng tổ chức hành chính 10
1.1 Chức năng và nhiệm vụ 10
1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính 11
1.3 Trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông 13
II Thực trạng công tác văn phòng 14
2.1 Công tác văn thư 14
2.2 Công tác lưu trữ 14
2.3 Công tác hậu cần 15
2.4 Công tác xử lý thông tin 15
Phần III ĐÁNH GIÁ CHUNG 16
KẾT LUẬN 20
TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Du lịch là một ngành công nghiệp không khói Hiện nay, trên thế giới có hàng trămtriệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng ngày càng gia tăng Dulịch không những là động lực chủ yếu thúc đẩy nền kinh tế thế giới mà còn là mộtnhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốcgia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao lưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫnnhau giữa các dân tộc giữa các quốc gia
Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nước, hàng nămchính phủ đầu tư một lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du lịch, Việt Nam làmột quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ đó Việt Nam rất có nhiều tiềmnăng để phát triển du lịch và thu thút rất nhiều khách du lịch đến thăm và càng ngàycàng tăng Từ đó công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ra đời để đáp ứng nhu cầu thuậnlợi và sự phát triển của ngành du lịch
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát triển của nềnkinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹpvới những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà giờ đây đã được nâng lên tầmcao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định cácchính sách phát triển, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự,định hướng phát triển và kiểm tra các hoạt động của công ty
Chính vì vậy trong thời gian tìm hiểu Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em đãtìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn phòng tại công ty nóiriêng Hiểu được thực tế hoạt động của một văn phòng diễn ra như thế nào, kỹ năngthao tác, thực hiện công việc ra sao Có thể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng lànhờ một phần lớn ở bộ máy văn phòng Bài tiểu luận của em gồm 3 phần:
Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông
Phần II: Thực trạng công tác văn phòng
Phần III: Đánh giá chung
Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót Rất mong được
sự chỉ bảo của các thầy cô giáo
Trang 5PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
I Khái quát nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủ đô Hà Nội là một trong những thànhphố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay Tiềm năngphát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sửgắn liền với sự phát triển của dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài
đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình…Chính vì vậy, ngày 30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức đượcthành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước Ngay trongnăm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã được Sở du lịchthành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở chínhcủa Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội.Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những đơn vịkinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đãthực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện được chỗ đứng của mìnhtrên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nóiriêng
1.2 Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành chuyên kinhdoanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra công ty còn cung cấpcác dịch vụ trung gian khác
Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm:
Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay khách riêng lẻ
là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cư nước ngoài đi du lịch vào ViệtNam Những khách này có thể đến với công ty thông qua các công ty lữ hành gửi khách
ở nước ngoài hoặc khách chủ động đến với công ty
Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ Việt Nam đi
du lịch sang các nước khác Những khách này có thể là người Việt Nam hoặc có thể làngười nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam
Trang 6Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch cho ngườiViệt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước.
Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách sạn, mua vémáy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại sân bay…
Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếuvào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thực hiện phục vụ rất nhiềuđối tượng khách từ những nước khác nhau
1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông thực hiện cơ cấu trựctuyến chức năng Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực tài chính, sốlượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau:
Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp vụ du lịch
và bộ phận bổ trợ Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng khác nhau: phòng
Trang 7Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, phòng kế toán hànhchính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ.
Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ phận, các phòngban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho nhau trong việc tạo thuậnlợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị: Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công
ty như chiến lược, chính sách
- Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồngQuản trị về kết quả kinh doanh của công ty Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó giámđốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người phụ trách Marketing,một người phụ trách điều hành
- Khối các bộ phận tổng hợp: Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp.Tổng hợp, thanhquyết toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhànước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc
+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ chức nhân sự, quản
lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ theo Bộ luật lao độngquy định Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in ấn,tiếp nhận gửi công văn hàng ngày Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp haytiếp khách hàng của công ty Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việcthực hiện các chế độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp
- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:
+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịchtrong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút cácnguồn khách du lịch đến với công ty Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xâydựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu củakhách, chủđộng trong việc đưa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợpđồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài
Trang 8nước để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại ViệtNam và khách du lịch Việt Nam Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồnkhách, đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trongnước và trên thế giới Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách;thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nộidung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiệnhợp đồng phục vụ khách
+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty, nó tiến hànhcác công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty Phòng điều hành nhưcầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch Do vậy, phòng điều hànhthường được tổ chức theo các nhóm công việc (khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô )hoặc theo các tuyến, điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu củacông ty Phòng điều hành có các nhiệm vụ sau đây:
Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ du lịch trên
cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi đến Lập kế hoạch vàtriển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như:đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển , đảm bảo các yêu cầu về thời gian vàchất lượng Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoạigiao, nội vụ, hải quan)
1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực
Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên là 14người Đội ngũ này còn rất trẻ, có độ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi
Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:
- Một giám đốc công ty
-Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó giám đốc phụtrách marketing
-Một kế toán trưởng
-Bộ phận nghiệp vụ du lịch
Trang 9+Phòng marketing: Gồm 2 người
+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :
+Phụ trách mảng khách quốc tế đi vào (Inbound):3 người
+Phụ trách mảng khách quốc tế đi ra (Outbound):1 người
+Phụ trách mảng khách nội địa: 1 người
II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
2.1 Thị trường của Công ty
Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:
+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam
+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam
+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước
Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng
do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường Hà nội Khách du lịch
Trang 10đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tếđi vào (inbound) với nhiều quốc tịchkhác nhau.
Tổ chức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất làđối vớicác chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất lượng cao hơn.Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn kéo dài chương trình cộngvới khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầu phát sinh của khách hàng
2.2 Kết quả kinh doanh
Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch, Công tyTNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạt động kinh doanhngày càng có hiệu quả Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều biến động về kinh tế,chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫn làm ăn có lãi đóng góp đáng kểvào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhà nước Sau đây là bảng tổng kết doanh thu,chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước của Công ty từ năm 2003-2005
Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ổn định vềvăn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các trang thiết bị phục
vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thịtrường, công ty đã có những bước thành công nhất định trong hoạt đông kinh doanhcủa mình Những thành công đó phần nào được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuậncủa công ty trong thời gian qua liên tục tăng lên Quá trình sử dụng vốn của công tyđược coi là khá hiệu quả thể hiện ở kết quả kinh doanh trong những năm gần đây Lợinhuận và doanh thu của công ty liên tục tăng lên qua các năm
Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt 640.632nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005 đạt 720.831nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%)
Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156 nghìn đồngtăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86% - Tuy chi phí tăng nhưng mức
độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng chi phí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm
2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn đồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005
là 105.357 nghìn đồng Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là19.571 nghìn, năm 2004 là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng
Trang 11Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động có hiệu quả, kinhdoanh phát triển và có tính ổn định Trong đó phần doanh thu tăng nhanh hơn so vớichi phíở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối Nó thể hiện sự hiệu quả trong hoạt độngkinh doanh của công ty Lý do chính là vì sau sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là mộttrong những điểm đến an toàn trên thế giới Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang baotrùm lên khắp nơi thì Việt Nam vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn Chính vì
lẽ đó mà lượng khách đến Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành
du lịch Việt Nam nói chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi và hoạtđộng hiệu quả Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba nămvừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch VụMêkông là đón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước Các chươngtrình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn (từ 20 – 30 người),thời gian đi du lịch dài Bên cạnh đó khách du lịch đến với công ty chủ yếu là kháchChâu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vị khách đòi hỏi chất lượng cao Vì thế
để đáp ứng được nhu cầu của thị trường mục tiêu này, trước sự cạnh tranh gay gắt củacác công ty du lịch khác, công ty đã và đang có sự đầu tư lớn cho công tác tuyêntruyền quảng cáo cũng như tổ chức thực hiện và quản lý chất lượng của chương trình.Công ty thường xuyên cử các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyênmôn tham gia các hội chợ quốc tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằmtăng cường các môí quan hệ với các bạn hàng Đồng thời trong nước công ty cũngthường xuyên tham gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà ngành tổ chức.Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm quảng cáo như: các tập gấp,bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các chương trình du lịch…
Phần II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKONG
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa cơ quan, tổ chức đó
Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngàycàng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa
Trang 12dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng, nhưng về cơ bảnchúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, đôn đốc, giám sát việc thực hiệnchương trình đó;
- Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin, tổng hợp, báo cáo tình hìnhhoạt động của các đơn vị trực thuộc cơ quan quản lý; đề xuất kiến nghị các biện phápthực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng Tư vấn văn bản cho thủtrưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đảm bảo công tác bảo vệ bí mật nhà nước;
- Là đầu mối trong giao tiếp đối nội, đối ngoại, tiếp công dân, giữ vai trò là chiếc cầunối giữa cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác cũng như với công dânnói chung Là bộ phận phát ngôn của cơ quan, đơn vị;
- Chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính, chi trả các chế độ (tiền lương, tiềnthưởng ) thực hiện và giám sát chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyếtđịnh của thủ trưởng cơ quan, đơn vị;
- Thực hiện mua sắm công, xây dựng cơ bản, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa, quản lýcông sản, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan
- Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ sức khoẻ cán bộ, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn
cơ quan; đảm bảo công tác PCCC;
- Chịu trách nhiệm công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách một cách khoa học và vănminh;
- Triển khai công tác cải cách hành chính, tổ chức bộ phận một cửa, xây dựng Hệthống quản lý chất lượng (ISO) và triển khai các dịch vụ công ở các mức độ khácnhau;
- Chuẩn bị và tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, làm việc của lãnh đạo; thư
ký các cuộc họp và thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đối với các đơn vị thựchiện;