NGUYÊN tắc 5s và CÁCH áp DỤNG 5s tại NHÀ SÁCH PHƯƠNG NAM

Ở Nha Trang việc áp dụng 5S vào trong việc hoạt động kinh doanh của mình vào trong hoạt động kinh doanh của Nhà sách Phương Nam đã mang lại cho họ được rất nhiều thành công không chỉ đối

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nha Trang

đã đưa môn học Quản trị và điều hành văn phòng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản trị và điều hành văn phòng của Thầy, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức

bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để chúng em có thể vững bước sau này

Bộ môn quản trị và điều hành văn phòng là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy thời gian học không dài nhưng thầy đã gây được ấn tượng khó quên đối với

em nói riêng và các bạn khác trong lớp nói chung Đặc biệt với việc phổ biến 5S cho tất

cả các bạn trong lớp nắm được là điều em ấn tượng nhất ở thầy

Cuối cùng em xin kính chúc thầy dồi dào sức khỏe để tiếp tục là người lái đò, tiếp lửa cho các thế hệ sau hướng đến thành công hơn nữa Mong thầy sẽ tiếp tục giảng dạy

bộ môn Quản trị và điều hành văn phòng trong tương lai Chúc thầy thành công

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển và hội nhập kinh tế sâu rộng của Việt Nam với các nước trên thế giới, có thể nói chúng ta đã học được rất nhiều từ việc hội nhập này Một trong số đó chính là việc học hỏi và áp dụng mô hình 5S của Nhật Bản vào trong hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp Mô hình 5S đã rất nổi tiếng ở Nhật Bản và được nhiều công ty ở đất nước mặt trời mọc áp dụng, không dừng lại ở đó mô hình này còn được thực hiện ở nhiều đất nước phát triển khác trên thế giới

Ở Việt Nam ta thì việc áp dụng mô hình 5S này vẫn còn chưa được phổ biến, chỉ

có một số doanh nghiệp lớn ở trong nước áp dụng Ở Nha Trang việc áp dụng 5S vào trong việc hoạt động kinh doanh của mình vào trong hoạt động kinh doanh của Nhà sách Phương Nam đã mang lại cho họ được rất nhiều thành công không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn gây được ấn tượng mạnh đối với khách hàng mỗi khi đến đây

Là một sinh viên nghành Quản trị kinh doanh em cũng có ước mơ rất lớn được trở thành một nhà lãnh đạo trong tương lai Và để trở thành một nhà lãnh đạo tốt trước tiên em cần phải nắm được cách xây dựng cho mình văn hóa doanh nghiệp tốt

CHƯƠNG I: VAI TRÒ CỦA KHÔNG GIAN VÀ NƠI LÀM VIỆC

1.1 Vai trò của không gian và môi trường làm việc

Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc Tổ chức không gian làm việc sao cho thoải mái và an toàn cho nhân viên trong quá trình hoạt động là điều mà mọi nhà quản trị đều hướng tới và cần phải được đáp ứng như cầu này một cách cấp thiết

Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái, tâm lý của người lao động cũng như hiệu quả làm việc Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tùy theo lĩnh vực và công việc mà cần lựa chọn một không gian làm việc phù hợp Nhân viên nào cũng muốn được làm việc trong một môi trường sạch sẽ dễ chịu thoải mái Ngoài ra họ cũng cần nơi làm việc có đầy đủ tiện nghi, được trang bị đầy đủ để hỗ trợ trong quá trình làm việc

Ngày nay khi nhu cầu làm việc không đơn thuần chỉ là làm việc mà các nhà tâm

lý học thấy rằng nhân viên văn phòng là người năng động nhất, linh hoạt nhất nhưng cũng dễ mẫn cảm với không gian và môi trường làm việc Với một môi trường làm việc tốt, không gian thoải mái và cung cách làm việc không quá nặng nề sẽ là nguồn sức mạnh lớn giúp nhân viên sáng tạo trong công việc Vì vậy tổ chức môi trường làm việc cũng cần đáp ứng những nguyên tắc nhất định

Nguyên tắc 5S là một hoạt động vô cùng quan trọng để giữ cho mỗi trường làm việc luôn luôn sạch sẽ, khi thực hiện điều này một cách thường xuyên nó sẽ khiến cho văn phòng của bạn luôn luôn giữ được sự mới mẻ Sau đây tôi xin giới thiệu đến bạn quá trình thực hiện 5S tại nhà sách Phương Nam

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ NHÀ SÁCH PHƯƠNG NAM

2.1 Giới thiệu công ty

- Tên công ty : Nhà Sách Phương Nam

- Địa chỉ: 17 Thái Nguyên-Nha Trang

- Điện thoại: 0258035630415

- Website: http://www.phuongnambook.com.vn

- Thời gian hoạt động: 8h30 sáng – 21h30 tối

2.2 Vài nét về nhà sách Phương Nam Nha Trang

- Là một trong những nhà sách lớn nhất tại Nha Trang, nằm trên con đường sầm uất Thái Nguyên

- Thiết kế gồm 3 tầng : tầng 1 là bày bán các loại sách tiểu thuyết truyện tranh… trong và ngoài nước, tầng 2 là không gian trưng bày đồ lưu niệm đồ chơi đồ trang trí, tầng 3 là book café là không gian yên tích cho những ai có nhu cầu vừa đọc sách vừa thưởng thức cà phê

- Ngoài cơ sở chính thì nhà sách Phương Nam còn hoạt động trên website để có thể đáp ứng nhu cầu mua sách online của khách hàng mà không phải tốn thời gian di chuyển cũng như là hướng đến sử dụng công nghệ vào trong quá trình hoạt động của nhà sách

- Hệ thống nhà sách được đánh giá khá tốt về đa dạng các đầu sách trong và ngoài nước, với nhiều chủng loại khác nhau phục vụ mọi lứa tuổi Ngoài ra nhà sách cũng thường xuyên cập nhật nhanh chóng các đầu sách best seller, kinh doanh-kinh tế, chính trị Mục tiêu là cung cấp tri thức cho bạn đọc và đáp ứng nhu cầu cấp thiết cho giới trẻ hiện nay

- Nhà sách cũng có nhiều chi nhánh khác nhau tại các tỉnh thành của Việt Nam như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh…

CHƯƠNG III: NGUYÊN TẮC 5S VÀ CÁCH ÁP DỤNG 5S TẠI NHÀ SÁCH

PHƯƠNG NAM 3.1 Lý thuyết về 5S.

Nguyên tắc 5S xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển

và đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản

lý chất lượng 5S bao gồm:

1 Seri (Sàng lọc):

Là nghệ thuật biết loại bỏ Vận dụng 5S để phân biệt những thứ thiết yếu và những thứ không thiết yếu và những thứ không cần thiết để cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Mọi thứ (Vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không/ chưa liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi khu vực hoạt động chính Chỉ có đồ vật cần thiết mới để lại nơi làm viêc S1 thường tiến hành theo định kỳ

Chú ý:

- Khi sàng lọc, không được quên những gì trong ngăn tủ, hộp bàn

- Khi hủy những thứ không thuộc tài sản của công ty nên báo cho người có thẩm quyền biết

2 Seiton (Sắp xếp):

Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm Khi sắp xếp các đồ vật có tần suất sử dụng cao nên để nó gần tầm với Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng, tài liệu sao cho không mất thời gian tìm kiếm Điều

quan trọng là tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả không bỏ qua điều kiện an toàn và chất lượng Như vậy cần phải sắp đặt và bố trí theo chức năng sử dụng

Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời Tài liệu của hồ

sơ luôn luôn được đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên đặt ở phía trên cùng của hồ sơ Mỗi hồ sơ cần dán nhãn, kí hiệu nhanh chóng để nhận diện khi cần thiết Cần thống nhất với các đồng nghiệp vị trí đạt các vật dụng Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, cặp tài liệu để mọi người biết nội dung bên trong

Chú ý:

- Mục đích của Seiton là sắp xếp nơi làm việc của bạn được an toàn hiệu quả khi làm việc, nó cũng sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu giữa những nhân viên khác trong doanh nghiệp không tốn thời gian để tìm kiếm tài liệu, tạo ra được sự thống nhất và dễ dàng trong tìm kiếm

- Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu trữ vật liệu hoặc tài liệu thì càng tốt

3 Seiso (Sạch sẽ):

Là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh Một khi mọi thứ đã được sắp xếp đặt theo đúng vị trí thì cần phải duy trì nơi này luôn sạch sẽ Cần phải quét rác, bụi bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị nơi làm việc để kiểm tra trạng thái hoạt động của chúng, và sớm phát hiện ra bất thường Mặt khác môi trường sạch sẽ giúp nâng cao chất lượng, độ chính xác công việc Việc giữ cho không gian làm việc sạch sẽ cũng khiến nhân viên cảm thấy yêu mến nơi làm việc hơn

Như vậy, Seiso phải được thực hiện hàng ngày đôi khi là suốt cả ngày Nên dành

3 phút mỗi ngày để làm Seiso Mỗi người đều phải có trách nhiệm dọn dẹp môi trường xung quanh nơi làm việc Hãy tạo thói quen sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi Bộ phận vệ sinh chịu trách nhiệm ở những khu vực chung, còn lại những nhân viên ở từng bộ phận

sẽ chịu trách nhiệm giữ gìn, đảm bảo vệ sinh nơi làm việc của mình, điều này sẽ khiến

cho mọi nơi trong doanh nghiệp sẽ được sạch sẽ, và cũng giảm bớt gánh nặng cho bộ phận lao công của doanh nghiệp

4 Seiketsu (Săn sóc):

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seiri, Seiton,Seiso) một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S ở từng vị trí S4 là một quá trình mà trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn luyện và phát triển Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S còn lại sẽ được cải tiến dựa theo tiêu chuẩn đã được đề ra và tiến tới hoàn thiện 5S

Để không lãng phí nỗ lực bỏ ra, không nên dừng lại sau khi thực hiện 3S đầu Hãy luôn tuyên truyền và phát động để mọi người trong công ty ý thức được việc dọn vệ sinh, hãy phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng để mọi người tích cực thực hiện 5S

Chú ý:

- Cần ghi rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc và máy móc để có thể truy tìm trách nhiệm khi có chuyện xảy ra

- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên công tác thực hiện 5S của tổ đôi, thành viên tham gia thực hiện

- Đừng chỉ tìm chỗ chưa tốt, chưa đạt để phê bình mà hãy tìm ra cái hay trong công tác thực hiện 5S để động viên, khích lệ nhân viên thực hiện, nêu gương để cho mọi người có sự học hỏi lẫn nhau

5 Shiketsuke (Sẵn sàng):

Sẵn sàng nghĩa là tạo thói quen tuân thủ tự giác nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động tuân thủ 5S Các thành viên trong doanh nghiệp đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ

động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại hiệu quả cao trong công việc

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói quen hàng ngày Không có cách nảo thúc ép làm 5S tốt hơn là thực hiện nó hàng ngày cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S Muốn vậy phải xem nơi làm việc là ngôi nhà thứ 2 của mọi người, nhận thức được được công ty như là tạo ra thu nhập cho bản thân, gia đình Hãy cố gắng làm việc sạch sẽ thoải mái như ở nhà

3.2 Lợi ích khi áp dụng 5S tại nơi làm việc

Khi áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp thì luôn đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến và nâng cao năng suất làm việc Một số lợi ích mà quy trình 5S mang lại:

- Đầu tiên và quan trọng nhất chính là việc góp phần xây dựng nơi làm việc sạch

sẽ, ngăn nắp

- Phát huy được những ý tưởng mới mẻ, sáng kiến hay

- Là thước đo quan trọng giúp tinh thần kỷ luật, tự giác của mọi người tại nơi làm việc được nâng cao

- Chỗ làm việc thuận tiện, an toàn hơn

- Cán bộ, công nhân viên chức cũng tự hào về nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp của mình

- Tạo hình ảnh tốt cho công ty với khách hàng

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp góp phần là tăng doanh số bán hàng

- Tạo ra được tinh thần kỉ luật tự giác cho cán bộ công nhân viên chức

 5S được áp dụng đầu tiên tại công ty Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản Ngày nay với sự hội nhập và phát triển của các nước trên thế giới thì phương pháp 5S đã được phổ biến và áp dụng các nước phát triển như: Anh và một số

nước Châu Âu áp dụng, Việt Nam ta cũng có một số doanh nghiệp đang áp dụng mô hình này

3.3 Áp dụng 5S tại Nhà Sách Phương Nam Nha Trang.

Là một người đi rất nhiều nhà sách tại Nha Trang thì điều làm tôi ấn tượng và cũng là lý do để tôi gắn bó với nhà sách Phương Nam đến tận ngày nay là vì nhà sách được sắp xếp một cách ngăn nắp, sạch sẽ và tạo một cảm giác vô cùng thích thú và khác

lạ mà ở những nhà sách khác ở Nha Trang không có được Sau khi tôi tìm hiểu thì tôi mới biết là do nhà sách có áp dụng mô hình 5S vào trong hoạt động của mình, sau đây tôi sẽ chia sẻ với các bạn cách áp dụng mô hình 5S tại Nhà sách

3.3.1 Seri (Sàng lọc)

Như tôi đã nêu ở trên việc sàng lọc là loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi không gian làm việc và nó có tính chu kì Đối với một nhà sách thì thời gian mà nhập hàng về sẽ là khoảng thời gian bừa bộn nhất khi mà có nhiều thùng giấy chứa sách chiếm vị trí, không gian rất nhiều, hay là những đầu sách đã để lâu, chiếm diện tích Để giải quyết vấn đề này thì nhà sách đã có những giải pháp sau:

- Nhà sách có một kho chuyên chứa những thùng giấy khi hàng chuyển về Khi mà

có nhập các lô sách mới về thì nhân viên làm việc có nhiệm vụ tập chung sắp xếp những quyển sách theo từng doanh mục được quy định cụ thể tránh gây mất không gian diện tích của người đọc, cũng như là bổ sung những đầu sách kịp thời cho nhà sách

- Đối với những đầu sách mà để lâu, thì nhà sách cũng có những chương trình khuyến mãi giảm giá nhằm kích cầu khách hàng mua những đầu sách này để có thể xoay vòng đầu sách kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng

- Đối với những kệ đựng sách thì cũng thường xuyên được nhân viên kiểm tra nhằm phát hiện những giá sách không đảm bảo chất lượng để kịp thời thay thế, việc thay thế bất kì kệ sách nào cũng cần phải được báo cáo cho cấp trên để kịp thời xử lý

- Việc sàng lọc này cũng được thực hiện đối với những quyển sách không còn nguyên mác, vì việc phục vụ số lượng khác tới đọc sách hàng ngày rất đông nên khó

tránh khỏi việc sách không còn nguyên vẹn Để xử lý tình trạng này thì những quyển sách không còn nguyên vẹn đó sẽ được gom lại và đem đi bán tại các hội chợ sách giá rẻ

mà công ty tham gia

Đối với lầu 2 khu trưng bày đồ lưu niệm cách giải quyết những món đồ chơi tồn kho, nhập lâu nhưng chưa có khách mua là vào cuối năm nhà sách sẽ giảm giá các mặt hàng này nhằm thu hút khách hàng

3.3.2 Seiton (Sắp xếp)

Lần đầu tiên khi mà bước vào nhà sách Phương Nam đó chính là cảm giác choáng ngợp, không chỉ bởi không gian ở đây được sắp xếp, bài trí đẹp mà còn là sự sắp xếp ngọn ngàng cho từng kệ sách một Nhà sách cũng có khu vực đỗ xe với sự giám sát của bảo vệ điều này khiến những người đọc sách có thể yên tâm lựa chọn

- Nhà sách có sự sắp xếp một cách khoa học vị trí của các giá sách và không gian đọc sách Nếu bạn có mang ba lô vào nhà sách thì cũng đừng lo vì ở đây cũng có tủ đụng

đồ và có khóa tủ và người trong coi một cách cẩn thận nằm ở ngay bên trái của cửa ra vào

- Khu vực gần cửa là nơi bày bán các loại sách best seller, sách giảm giá, đi sâu hơn vào giữa là nơi đạt những cuốn tiểu thuyết kinh điển của văn học thế giới, và đây cũng là nơi đạt quầy thanh toán, ngày nay do ảnh hưởng của dịch Covid19 – thì nhà sách cũng có bày bán thêm các loại đồ ăn nhanh, để tăng doanh thu bán hàng

- Bước sang bên phải đây có thể coi là nơi mà tôi yêu thích nhất khi bày các loại sách về kinh tế, kỹ năng, tiểu sử và các nhân vật chuyền cảm hứng Sách của những nhà xuất bản hàng đầu thế giới

- Đi xuống sâu phía dưới nằm sát tường là nơi bày các loại sách về lịch sử, tôn giáo

- Còn phía bên tay trái của cửa là nơi bày các loại sách tiểu thuyết, ngôn tình, chuyện tranh phù hợp với những bạn trẻ