TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANGKHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH ---***---BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG Đề tài: Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Cổ phần
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
-*** -BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
Đề tài: Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Cổ phần
Café Mê Trang – Chi Nhánh Nha Trang
Nha Trang, tháng 1 năm 2021
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Phải thấy rằng, tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công
ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó làvăn phòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản
lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngchung của cơ quan, tổ chức đó Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thànhhai nội dung cơ bản, đó là: tham mưu, tổng hợp và hậu cần Chức năng tham mưu tổnghợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị Văn phòngphải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và thamvấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Chức năng hậu cần là giải quyết mốiquan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị Với chức năng này văn phòngphải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức.Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càngđược khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạnghơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng
Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người thườngnghĩ Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết, luôn phấnđấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thờigian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “tham mưu - tổng hợp - phục vụ”
Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữađến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hoàn thành xuấtsắc nhiệm vụ Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt độngvăn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quan tâm, đặc biệt Xuất phát từ thực tế,phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố khách quan.Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mớiphương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công táclãnh đạo
Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về vẫn đề này, em xin chọn chủ đề “Công tác
tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Cổ phần Café Mê Trang” (66 Đường 2/4,
Trang 3Phường Vĩnh Hải, Tp Nha Trang, Khánh Hòa, Việt Nam) để làm rõ vai trò quan trọng của
việc quản lý văn phòng
Trang 4Mục Lục
Mục Lục 4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 4
1.4 Sứ mạng, giá trị niềm tin và giá trị cốt lõi Xu hướng phát triển sản xuất và kinh doanh của nhà máy 9
CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 10
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: 11
2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng của công ty Cổ phần Cafe Mê trang 13
2 3.1 Phòng hành chính - nhân sự 13
2 3.2 Phòng tài chính- kế toán 14
2.3.3 Phòng kinh doanh 14
2.3.4 Văn phòng đại diện 15
2.4 Tình hình hoạt động của văn phòng công ty: 15
CHƯƠNG III : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG 16
3.1 Một số nhận xét chung về hoạt động của công ty: 16
3.2 Đánh giá chung về công tác văn phòng 17
3.2.1.Ưu điểm 17
3.2.2 Hạn chế: 17
3.3 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn phòng 18
KẾT LUẬN 20
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ
TRANG 1.1 Giới thiệu công ty.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG
Tên giao dịch quốc tế : ME TRANG COFEE JOINT STOCK COMPANY (viết tắt METRANG.Co)
Địa chỉ:66 Đường 2/4, Phường Vĩnh Hải, Tp Nha Trang, Khánh Hòa, Việt Nam
Mã số thuế: 4200421073
Website: http://www.metrang.com.vn
Email: info@metrang.com.vn
Trang 5Điện thoại: +84 (58) 3831525 và Hotline:1900 2070
Tài khoản tại: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển
Giấy phép kinh doanh số 3703000265 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh KhánhHòa cấp ngày 22/05/2007
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất mua bán chè, cà phê, kem Dịch vụ khách sạn
ăn uống, bán đồ giải khát Vận tải hàng hóa đường bộ Kinh doanh bất động sản.Nhà máy sản xuất: Khu đất dự kiến mở rộng của Khu Công Nghiệp Đắc Lộc – XãVĩnh Phương – Thành Phố Nha Trang
1.2 Giới thiệu chung.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ MÊ TRANG ĐƯỢC THÀNH LẬP 20/10/2000
DO ÔNG LƯƠNG THẾ HÙNG-CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐCCÔNG TY SÁNG LẬP VÀ LÃNH ĐẠO
Với mục tiêu xây dựng & phát triển thương hiệu cà phê Mê Trang của Việt Namtrở thành thương hiệu toàn cầu, đến nay công ty đã có trên 1000 lao động trực tiếp &gián tiếp Công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất với tổng vốn đầu tư gần 300
tỷ đồng, đưa các dây chuyền hiện đại bậc nhất vào hoạt động
Mạng lưới kinh doanh đã có mặt tại 63 tỉnh thành với 15 chi nhánh, hơn 50 nhàphân phối, đại lý, hệ thống siêu thị trên toàn quốc và đã mở rộng thị trường xuất khẩusang Nga, Hàn Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Châu Âu & các nước Đông Nam Á
Từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn chú trọng, đầu tư đáng kể cho việcnghiên cứu sản phẩm mới, đổi mới mẫu mã, kiểu dáng bao bì, nhãn hiệu Với nhữngsản phẩm cà phê đặc biệt được người tiêu dùng yêu thích trong nhiều năm, Mê Trangđang dần hướng tới thương hiệu cà phê tốt nhất của Việt Nam
Mê Trang cam kết tiếp tục cải tiến và nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm,chất lượng phục vụ người tiêu dùng, xây dựng phát triển thương hiệu vững mạnh
1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
• Ngày 20/10/2000
Công ty TNHH Mê Trang được thành lập
Trang 6Từ một cơ sở sản xuất cà phê mang tên Thế Hùng, trải qua nhiều khó khăn vàthử thách, đến năm 2000 công ty TNHH Mê Trang được thành lập Tên Mê Trang –thực chất được ghép từ 2 địa danh của Việt Nam – Buôn Mê Thuột và Nha Trang Thủphủ cà phê nổi tiếng của Việt Nam kết hợp với thành phố biển xinh đẹp nơi doanhnhân Lương Thế Hùng bắt đầu lập nghiệp.
• Ngày 20/10/2007
Công ty đã chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang
Chính sự kết hợp tinh tế giữa hương vị nồng nàn của vùng đất đỏ Bazan và vị mặnmòn, tinh khiết của xứ biển trầm hương đã đưa thương hiệu đi khắp cả nước và chinhphục thị trường quốc tế Với mục tiêu “đưa thương hiệu cà phê Mê Trang của ViệtNam trở thành thương hiệu toàn cầu”; năm 2007 Công ty đã chuyển đổi thành Công ty
Cổ phần Cà phê Mê Trang
Năm 2007, Khánh thành nhà máy sản xuất và đưa dây chuyền công nghệ hiện đại tiêntiến bậc nhất vào hoạt động Để mở rộng quy mô sản xuất, năm 2007 Mê Trang đưavào hoạt động Nhà máy sản xuất cà phê tại Khu công nghiệp Đắc Lộc – Vĩnh Phương– Nha Trang Đây cũng là nhà máy sản xuất cà phê đầu tiên được xây dựng trên địabàn Khánh Hòa Bên cạnh đó, Mê Trang cũng đầu tư hệ thống dây chuyền sản xuấtkhép kín với tổng giá trị lên đến 300 tỷ đồng
• 20/12/2008
Khai trương quán cà phê Sạch pha phin MC đầu tiên tại Việt Nam Năm 2008,khi khái niệm cà phê sạch còn chưa được chú trọng, Mê Trang là một trong nhữngthương hiệu cà phê tiên phong hướng người tiêu dùng đến với các sản phẩm cà phêsạch, đồng thời nâng cao ý thức sử dụng sản phẩm đảm bảo sức khỏe cộng đồng Vớidây chuyền sản xuất hiện đại, khép kín theo tiêu chuẩn quốc tế, Mê Trang đã cho rađời dòng sản phẩm cà phê sạch MC với chất lượng tốt và hợp khẩu vị người thưởngthức Cuối năm 2008, Mê Trang đã khai trương quán cà phê sạch pha phin MC đầutiên tại Việt Nam Đây là không gian thưởng thức cà phê sạch cho tất cả những kháchhàng đam mê cà phê
Trang 7• Ngày 20/10/2010
Công ty thay đổi logo & hệ thống nhận diện thương hiệu
Nằm trong chiến lược phát triển của công ty, nhân dịp kỷ niệm 10 năm thànhlập và phát triển, Mê Trang đã thay đổi bộ nhận diện thương hiệu nhằm mang tới mộthình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và năng động hơn, đem lại những trải nghiệm tốtnhất cho khách hàng và đông đảo người dùng
Theo đó, màu sắc giao diện lấy màu nâu đậm làm chủ đạo; trên logo cũng thểhiện rõ tên công ty với màu đỏ nổi bật trên nền trắng đồng thời thể hiện slogan cũng
như triết lý kinh doanh của công ty: “Người bạn tinh thần vô giá“
kỷ lục Guiness Việt Nam “Tấm bản đồ Trường Sa lớn nhất ghép từ hạt cà phê” và
“Tấm bản đồ đông người ghép nhất” Hiện tại, tấm bản đồ được trưng bày tại khônggian Hoàng Sa – Trường Sa của Viện Hải Dương học Nha Trang
• 06/2013
Triển lãm Không gian Trường Sa trên cạn & chương trình gây quỹ vì Trường Sathân yêu
Tiếp nối thành công của chương trình “Đồng hành cùng Mê Trang hướng về Trường
Sa thân yêu”, tại Festival biển Nha Trang năm 2013, Mê Trang đã xây dựng khônggian Trường Sa trên đất liền – đưa đến cho người dân và du khách hình ảnh Trường Sathu nhỏ Từ đó nhân thêm tình yêu của mọi người đối với vùng biển, đảo thiêng liêngcủa tổ quốc
Trang 8Ra mắt sản phẩm mới: Cà phê hạt rang MERO
Ra mắt thương hiệu mới: MEVIE – chuỗi quán cà phê cao cấp
Thay đổi hệ thống nhận diện thương hiệu METRANG
Trang 91.4 Sứ mạng, giá trị niềm tin và giá trị cốt lõi Xu hướng phát triển sản xuất và kinh doanh của nhà máy
SỨ MẠNG
Xây dựng và phát triển thương hiệu cà phê MÊ TRANG của Việt Nam trở thànhthương hiệu toàn cầu
GIÁ TRỊ NIỀM TIN
• Cà phê là người bạn tin thần vô giá!
• Cà phê mang lại niềm hứng khởi cho ngày mới!
• Cà phê làm cuộc sống tốt đẹp hơn!
• Cà phê – Người dẫn đường nhanh nhất!
• Cà phê – Tự hào thương hiệu Việt!
• Giàu… nhanh nhất với Mcafé
GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Kết nối tinh thần cho tất cả những người đam mê cà phê trên thế giới và làm nótrở thành thị trường văn hóa cà phê
XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH CỦA NHÀ MÁY
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hướng tới mục tiêu tạo ra lợi nhuậncao nhất nhằm đảm bảo tăng trưởng kinh tế xã hội và ổn định đời sống của đội ngũ cán
bộ của doanh nghiệp - Nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm - Giữvững và mở rộng thị trường trong và ngoài nước - Mở rộng thêm mạng lưới thu muanhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng nguyên liệu đầu vào - Tăng khối lượng vàdoanh thu tiêu thụ - Đầu tư thêm máy móc thiết bị với công nghệ sản xuất cao để đẩymạnh nâng cao chất lượng, gia tăng sức mạnh cạnh tranh cho sản phẩm, nâng cao hiệuquả sản xuất cho công ty - Công ty luôn chú ý đến công tác nâng cao đời sống của cán
bộ công nhân viên trong doanh nghiệp - Công ty đang tìm kiếm các cơ hội kinh doanhkhác với ý định liên doanh liên kết nhằm tăng lợi nhuận cho công ty
Trang 10CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH
CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN CAFE MÊ TRANG
2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Cơ cấu tổ chức gồm:
1 Hội đồng quản trị Gồm 3 thành viên (một chủ tịch, một phó chủ tịch, một ủyviên) là cấp quản trị cao nhất của công ty Hội đồng quản trị do đại hội cổ đôngbầu ra, thay mặt đại hội đồng cổ đông toàn quyền nhân danh công ty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, trừ những vấn
đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông
2 Ban kiểm soát Do đại hội đồng cổ đông bầu ra, là người thay mặt cổ đông kiểmsoát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty
3 Tổng giám đốc: Ông Lương Thế Hùng Là người đứng đầu công ty, chịu tráchnhiệm về hoạt động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồngquản trị, đại diện cho pháp nhân trước quan hệ đối nội, đối ngoại của công ty vàtrước pháp luật
4 Phó tổng giám đốc: Ông Lương Ngọc Hưng Có nhiệm vụ hỗ trợ cho tổng giámđốc quản lý công ty, có thể thay mặt cho toàn thể công ty khi thực hiện kiểm tragiám sát và quản lý
5 Giám đốc thương hiệu Phòng thương hiệu trực thuộc phòng kinh doanh: Xâydựng, duy trì hình ảnh thương hiệu của công ty trên thị trường, xúc tiến cáchoạt động hỗ trợ bán hàng
6 Giám đốc kinh doanh Quản lý tình hình hoạt động sản xuất, bán hàng trên phạm
vi cả nước Điều hành, quản lý các phó giám đốc kinh doanh, các giám sát viên,các trưởng phòng kinh doanh
7 Giám đốc kỹ thuật Quản lý các hoạt động sản xuất, đảm bảo chất lượng sảnphẩm và tính an toàn trong hoạt động sản xuất
8 Giám đốc các chi nhánh Chức năng tương đương với giám đốc nhưng chỉ giớihạn ở một chi nhánh: Quyền quản trị các trưởng phòng kinh doanh, các giámsát, nhân viên thị trường
9 Phòng hành chính Quản lý các mặt liên quan đến giấy tờ: công văn giấy tờ,đóng dấu công văn đến, công văn đi đến các phòng ban Có nhiệm vụ tổ chứcquản lý lao động, bao gồm các vấn đề như hợp đồng, bảo hộ lao động…Xâydựng và thực hiện kế hoạch tăng cường nhân sự Thực hiện chương trình đàotạo nhân viên Thực hiện công tác tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Thựchiện công tác cán bộ: Tiếp nhận, điều khiển, bố trí phù hợp với yêu cầu công táccủa công ty Giải quyết các công việc hành chính của công ty Tham gia hội
Trang 11đồng khen thưởng, kỹ luật, nâng lương của công ty Lưu trữ, bảo mật hồ sơ, sổsách, công văn Giải quyết các chính sách của người lao động tại công ty
10 Giám đốc nhân sự Có chức năng tuyển dụng, bố trí lao động, duy trì nguồnnhân lực để ổn định sản xuất, kinh doanh
11 Giám đốc tài chính Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán, kế toán và quản lýtài chính của công ty, thu thập và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trong kỳ, chịu trách nhiệm về tình hình thu chi của công ty Phòng nàygồm: Kế toán trưởng và 3 nhân viên; kế toán thành viên có nhiệm vụ quản lýchung, tổng hợp các số liệu của công ty để đưa lên bảng cân đối kế toán, bảngtính giá thành và chịu trách nhiệm về tài chính trước giám đốc
12 Phòng kế toán Cung cấp các số liệu kịp thời cho lãnh đạo, tổ chức thực hiệncông tác tài chính, hoạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập
kế hoạch tài chính, quản lý tài sản của công ty
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:
Chức năng của văn phòng
• Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ cácnguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủtrưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác Trong cácthông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiếntrình cho lãnh đạo
• Chức năng tham mưu: là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnhđạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trongmột cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình
và cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình Bêncạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ởtất cả các ngành tham gia Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủtrưởng điều hành và ra quết định quản lý
• Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơquan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi côngtác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần
là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị Nếu không đảm
Trang 12bảo được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việcthực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo
Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triểnhoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng Trong đó chứcnăng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đếnnhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng
dể người lãnh đạo ra quyết định Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phảithực hiện hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó
Nhiệm vụ của văn phòng:
• Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng Đểthực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhậnkhai thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin đểthủ trưởng ra những quyết định quản lý
• Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan
và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các vănbản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ,tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các vănbản do cơ quan soạn thảo ban hành
• Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vàoqua các kênh thu chính thức và phi chính thức Quản lý đầu ra một cách chặtchẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham mưu cho cấptrên ra các quyết định quản lý, điều hành
• Để thực hiện chức năng tham mưu: Văn phòng phải xây dựng chương trìnhcông tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việchàng tuần của cơ quan đơn vị Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là dochương trình hoạt động của văn phòng lập ra Văn phòng còn phải tham giađiều phối hoạt động của toàn cơ quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc cácđơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết nhữngvấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời