CÔNG tác QUẢN lý văn bản đến đi tại sở y tế hà nội

MỞ ĐẦULý do chọn đề tài Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ



TIỂU LUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ĐI TẠI SỞ Y TẾ

HÀ NỘI

Địa chỉ: số 4 Sơn Tây, Ba Đình, Hà Nội

Khánh Hòa, năm 2021

TIỂU LUẬN GỒM 2 CHƯƠNG

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y

tế Hà Nội

MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý

- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ

sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò:

- Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất

lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp

- Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn bản

có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc biệt:

- Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội;

- Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật;

- Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài;

- Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước; Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức Đây cũng là một

tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi

1.1.1 Khái niệm văn bản đến

Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi

xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan

ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến

để góp ý hay khiếu nại, tố cáo Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan,

tổ chức

1.1.2 Khái niệm văn bản đi

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”

1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp

vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư

1.1.4 Khái niệm hiệu quả công tác quản lý văn bản

Là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang lại

1.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi , văn bản đến

- Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản

- Thời gianTính hợp lý của công việc

- Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được pháp luật quy định

 Công tác quản lý văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì lý do đó, công tác này

cần được tổ chức dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ cùng các căn cứ lý luận, căn cứ khoa học rõ ràng Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so sánh, đối chiếu cũng như làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt của công tác quản lý văn bản

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI

2.1 Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội Sở Y tế thành phố Hà Nội

Là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức năng tham mưu , giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về y tế , bao gồm : Y

tế dự phòng , khảm bệnh , chữa bệnh ; phục hồi chức năng , giám định y khoa , pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền, trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm

an toàn thực phẩm ; bảo hiểm y tế ; dân số - kế hoạch hóa gia đình ; sức khỏe sinh sản và công tác y tế khác trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật Sở có tư cách pháp nhân , có con dấu và tài khoản riêng ; chịu sự chỉ đạo , quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố ; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Y tế

2.2 Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư

Thực hiện Quyết định số 37 / 2016 / QĐ - UBND ngày 8/9/2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về quy định chức năng , nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Sở Y tế Hà Nội thi tổ chức bộ máy của Sở Y tế Hà Nội có 07 phòng ban , trong đó chức năng quản lý văn bản thuộc về Văn phòng Sở Y tế Hà Nội Theo

đó, tổ chức bộ máy quản lý văn bản như sau:

- Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở Y tế , chịu trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi , đến như sau: Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ , quy định về công tác quản lý văn bản đi , đến theo quy định của pháp luật hiện hành Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định

về công tác quản lý văn bản đối với các đơn vị trực thuộc ; giải quyết khiếu nại ,

tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác quản lý văn bản theo thẩm quyền

- Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế đơn vị

- Tổ Văn thư : gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở được giao nhiệm vụ tham mưu , giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý văn bản

đi , đến tại Sở Y tế Hà Nội

Trong đó :

• 01 cán bộ được giao tiếp nhận , xử lý sơ bộ văn bản đến , trình ký văn bàn

• 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ , phát hành , đóng dấu văn bản đi

• 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản , chuyển trà văn bản cho các phòng chuyên môn

2.3 Nhân sự

Để đáp ứng các yêu cầu của công tác quản lý văn bản , cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi , đến của Sở Y tế được lựa chọn có trình độ , phẩm chất kỹ năng về công tác quản lý văn bản:

- Về trình độ chuyên môn : 01 Thạc sỹ Hành chính công , 01 Cử nhân Hành chính học , 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ Các cán bộ làm công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội nắm vững cả lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành Về lý luận nghiệp vụ : nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư , hiểu nội dung nghiệp vụ , cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó

- Về kỹ năng thực hành : không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn

có kỹ năng thực hành Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi , đến tại

Sở Y tế Hà Nội đều có kinh nghiệm trên 5 năm , giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề và giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp

vụ

- Về phẩm chất đáp ứng các yêu cầu về phẩm chất chính trị như lòng trung thành , tin tưởng tuyệt đối vào đường lối , chính sách của Đảng và Nhà nước , giữ vững lập trưởng của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào

2.4.Trang thiết bị

Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội được trang bị khá đầy đủ , hiện đại Hệ thống máy vi tính được kết nối mạng LAN , Internet , kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố , cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại

2.5.Quy trình của công tác quản lý văn bản đi ,đến

Quy trình quản lý văn bản đến Căn cứ Quyết định số 225 / QĐ - SYT ngày 5/9/2008 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn

phòng Sở Y tế Hà Nội ; Căn cứ Quyết định số 1654 / QĐ - SYT ngày 18/7/2013

về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ tại Sở Y tế Hà Nội ; 4 w Căn

cứ Quyết định số 2910 / QĐ - SYT ngày 4/12/2015 về việc ban hành hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 ; Quy trình quản lý văn bản đi , đến tại

Sở Y tế Hà Nội được thực hiện như sau :

a ) Tiếp nhận , vào sổ và quét văn bản:

- Khi tiếp nhận văn bản , văn thư kiểm tra và chi tiếp nhận các văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của Sở

- Những văn bản gửi riêng cho cá nhân , phòng ban chuyên môn không bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân , phòng ban có tên Những văn bản đóng dấu

" Mật " phải được quản lý theo quy định riêng

- Các văn bản đến sau khi đã bóc phong bì , văn thư vào số công văn đến , quét văn bản và đề xuất phân bổ văn bản vào Phiếu xử lý văn bản

b ) Xử lý sơ bộ:

Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ , xác nhận đã duyệt và đồng ý trinh Giám đốc Sở ( hoặc người được ủy quyền ) phê duyệt Đối với những văn bản khẩn , hỏa tốc hoặc những văn bản cần phải giải quyết ngay , văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc ( hoặc người được ủy quyền ) xem xét , nếu Giám đốc ( hoặc người được ủy quyền ) đang đi công tác khỏi cơ quan phải gọi điện thoại báo cáo

c ) Xử lý văn bản :

Giám đốc Sở ( hoặc người được ủy quyền ) xem xét , phê duyệt và chuyển trà văn bản tại Văn thư

d ) Quét ý kiến xử lý và chuyển văn bản cho phòng , ban theo quy định

Văn thư thực hiện chuyển văn bản chính đến người / phòng ban có trách nhiệm chủ trì giải quyết công việc , những phòng ban có trách nhiệm phối hợp thi văn thư chuyển cho các phòng ban đó qua hệ thống quản lý văn bản và hỗ sơ công việc

e) Giải quyết công việc và lưu hồ sơ

Các phòng , ban và đơn vị nhận được ý kiến xử lý văn bản tiến hành nghiên cứu

đề xuất thực hiện theo chỉ đạo , lập hồ sơ công việc , lưu hồ sơ , thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật tài liệu

2.6 Quy trình quản lý văn bản đi

a ) Dự thảo văn bản hành chính

Các chuyên viên sau khi dự thảo văn bản phát hành có trách nhiệm chuyển văn bản cho trưởng phòng hoặc lãnh đạo phụ trách phòng ( trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn bản ) xem xét , kỷ tắt vào phần cuối của nội dung văn bản , sau dấu ( ) Nếu văn bản cần xin ý kiến góp ý các phòng , ban có liên quan , phòng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến , tổng hợp và hoàn thiện văn bản trước khi đăng ký trình văn bản Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 01 / 2011 / TT - BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Trưởng phòng , ban và đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bán

b ) Đăng ký trình văn bản đi

Phòng soạn thảo văn bản phải đăng ký trình ký văn bản đi ở sổ đăng ký trình ký tại bộ phận văn thư và chuyển cho văn thư các tài liệu có liên quan ( nếu có ) kèm theo văn bản trình kỷ

c ) Kiểm tra thể thức , trình ký

Văn thư tiếp nhận văn bản trình ký và các hồ sơ tài liệu liên quan , kiểm tra thể thức văn bản :

- Nếu không đạt các quy định về thể thức , kỹ thuật trình bày văn bản văn thư trả ngay cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại ( trường hợp gấp có thể báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo xử

lý )

- Nếu các văn bản đạt các quy định về thể thức , kỹ thuật trình bày , văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản , chuyển Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí cuối cùng ở " Nơi nhận " để xác nhận văn bản được phép phát hành

d ) Xem xét nội dung , ký duyệt

Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối và ký văn bản Thời gian xem xét và phê duyệt không quá 02 ngày làm việc

e ) Phát hành văn bản

Sau khi nhận lại cặp trình kỷ từ Lãnh đạo Sở , Văn thư kiểm tra những văn bản nào đã được ký duyệt thi Văn thư nhập số công văn đi trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc , nhân bản , đóng dấu và phát hành văn bản , không

để chậm quá 1 ngày Những văn bản có đóng dấu " khẩn " , " Hòa tốc " phải được chuyển ngay sau khi đăng ký

g ) Lưu văn bản đi

Văn thư lưu văn bản gốc và chuyển trả bản chính cùng các hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phòng soạn thảo để lưu trong hồ sơ

2.7 Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi , đến

Hiệu quả quản lý văn bản là kết quả của sự tác động của các cơ quan , tổ chức lên lĩnh vực quản lý văn bản , nhằm tiếp nhận , chuyển giao văn bản nhanh chóng , kịp thời , đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan , tổ chức ; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và

sử dụng

 Hiệu quả về mặt thời gian:

Công tác quản lý văn bản đi đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng , nhận- chuyển giao các văn bản đi đến được thực hiện nhanh chóng , phân loại độ mật , khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời đúng người , đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc, chậm việc

và và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản Văn bản đi , đến ngày nào được đăng ký , phát hành hoặc chuyển giao trong ngày , chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Cụ thể :

- Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn : từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thưởng quy đến vào chiều thứ

6, có thể đến 72 giờ ) Riêng những văn bản đóng dấu khẩn , có nội dung khăn , thời gian xử lý chỉ khoảng 1 giờ

- Thời gian phát hành văn bản đi :

+ Đối với những văn bản có thể gửi qua mội trưởng mạng : 1-3 giờ

+ Đối với những văn bản không gửi được qua môi trường mạng ( gửi qua đường bưu điện): 2-5 ngày Nhìn chung , thời gian xử lý văn bản đi , đến tại Sở Y tế Hà Nội được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định tại quy trình công tác quản lý văn bản đã ban hành Tuy nhiên , khoảng thời gian này còn tương đối dài , có một số văn bản đến sau 72 giờ mới đến tay chuyên viên xử lý , một số văn bản

đi không gửi qua được môi trường mạng thì mất đến vài ngày Thời gian xử lý văn bản dài như vậy ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết công việc chung của toàn Cơ quan

 Hiệu quả về tính kinh tế

Hiện tại , Sở Y tế Hà Nội bố trí 3 nhân sự làm công tác quản lý văn bản đi , đến Trong đó : 01 cán bộ được giao tiếp nhận , xử lý sơ bộ văn bản đến , trình ký văn bản ; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào số , phát hành , đóng dấu văn bản

đi ; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản , chuyển trả văn bản cho các phòng chuyên môn Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản cũng được trang bị đầy đủ, khá hiện đại : máy vi tính , máy scan, mạng internet, Tuy nhiên , hàng ngày bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội đều thường xuyên phải làm thêm giờ mới hoàn thành hết khối lượng công việc : vào sổ tiếp nhận , scan , xử lý khoảng 100 văn bản đến , phát hành khoảng 80 văn bản đi , đóng dấu văn bản , thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công Điều

đó đồng nghĩa với việc , có một số văn bản đến được chuyển đến phòng chuyên môn ngoài giờ hành chính sẽ không kịp thời được giải quyết và một số văn bản

đi được gửi cho các đơn vị khác ngoài giờ hành chính sẽ không được các cơ quan , đơn vị tiếp nhận kịp thời Như vậy, việc bố trí nhân sự trong công tác quản lý văn bản đi , đến chưa hợp lý , cần bổ sung thêm nhân sự để có thể hoàn

thành hết khối lượng công việc trong giờ hành chính.