ÁP DỤNG QUẢN lý văn bản đi, đến tại sở y tế hà nội

CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi 1.1.1 Khái niệm văn bản đến Khái niệm văn bản đến được trình bày trong

KHOA KINH TẾ

BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y

TẾ HÀ NỘI ( Địa chỉ: Số 4, Sơn Tây, Ba Đình, Hà Nội)

Nha Trang, tháng 12 năm 2020

LỜI CẢM ƠN 1

MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN4 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi 4

1.1.1 Khái niệm văn bản đến 4

1.1.2 Khái niệm văn bản đi 4

1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản 5

1.1.4 Phân loại văn bản hành chính 5

Quy trình quản lý văn bản 6

Văn bản đến 6

Phân loại 7

Xử lí văn bản đến 12

Giải quyết văn bản đến 12

Văn bản đi 13

Phát hành văn bản 18

Nguyên tắc chung 18

Chuyển phát văn bản đi 18

Lưu văn bản 21

Bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng bản lưu 21

Lưu văn bản đến 22

Nguyên tắc quản lý văn bản theo quy định của pháp luật 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẺ HÀ NỘI 26

2.1 Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội 26

2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội 27

2.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý văn bản - văn thư 27

2.2.3 Nhân sự 28

2.3 Quy trình và công tác quản lí văn bản đi, đến của Sở Y tế Hà Nội 29

Quy trình quản lí văn bản đến 29

Quy trình quản lý văn bản đi 31

2.4 Đánh giá chung 33

2.4.1.Kết quả đã đạt được 33

2.4.1.1 Công tác chỉ đạo điều hành 33

2.4.1.2 Về công tác tổ chức cán bộ 33

2.4.1.3 Công ty quản lý văn bản đi, đến 34

2.4.2 Hạn chế 36

2.4.3 Nguyên nhân 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Lê Hồng Lam đã tạo điều kiện đểcho chúng tôi được chọn đề tài tiểu luận để nghiên cứu và tìm hiểu, thầy đã tận tìnhtruyền dạy những kiến thức về quản trị văn phòng trong doanh nghiêp Trên nền tảngkiến thức thầy truyền đạt đã giúp tôi rất nhiều để hoàn thành bài tiểu luận này.

Tiếp theo đó là lời cảm ơn dành cho các bạn bè trong nhóm học tập cũng nhưcác thành viên trong lớp 59QTKD2 đã góp ý kiến, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiêncứu viết tiểu luận

Trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận bản thân tôi đã lĩnh hội thêm đượcnhiều kiến thức về Quản trị văn phòng hiện đại nói chung và về chức năng và nhiệm

vụ văn phòng nói riêng, hiểu thêm về chức năng và nhiệm vụ cảu văn phòng doanhnghiệp

Qua báo cáo tiểu luận này, mong thầy sẽ có những đóng góp ý kiến để tôi thấyđược những cái sai trong bài làm của mình để cải thiện bài làm tốt hơn trong thời giantới

Vì vốn kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình làm bài trong tránh đượcnhững sai sót và hạn chế kính mong thầy góp ý bổ sung thêm ạ!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử

lý nhanh chóng các vấn đề trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có

hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý

- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật vềhoạt động của cơ quan Đồng thời công tác quản lý văn bàn cũng là cơ sở để tổng hợptình hình văn bản của cơ quan, tổ chức Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hànhchính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiễu, tiêu chỉ và các nhiệm vụ tối ưu nhằmđưa nền hảnh chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vaitrò: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; năng cao chất lượng phục

vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hưngphù hợp

- Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thờivăn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và cóhiệu quả cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn bản có vai trở như mộtcông cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt độngquản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao

Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế Hà Nội, hoạtđộng liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bản Thủ đô thì việcquản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vài đặc biệt:

- Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước về y tế trên địabàn Thành phố Hà Nội;

- Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng, giữ gìn bí mật Đảng,Nhà nước và cơ quan, phòng ngừa vi phạm pháp luật;

- Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tracứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào 1 trừ để nghiên cứu và sửdụng lâu dài;

- Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước;

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đủng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nângcao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức, Đây cũng là một tiêu chíquan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ,công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn

Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực cũng như thực

tế thì hành công vụ để có thể hoàn thiện vẻ nâng cao hiệu quả của công tác quản lý vănbản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội

CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi

1.1.1 Khái niệm văn bản đến

Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ văn thưlưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: " Văn bản đến là những văn bản do các

cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyếtnhững vấn để mang tính chất công ”

Thông tư 07 / 2012 / TT - BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “ Hưởng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan " định nghĩa:

“ Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) vàđơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chứcnăng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết Văn bản đến phong phú vềthể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và UBTVQuốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước,thông tư của các Bộ, quyết định ( cá biệt ), chỉ thị ( cá biệt ), báo cáo, hướng dẫn, côngvăn, công hàm, hiệp định

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống đểchỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ýkiến giải quyết một công việc cụ thể loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phốihợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo…

Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệusuất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức

1.1.2 Khái niệm văn bản đi

Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau Ta có thểxem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ

quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ của đơn vị mình ’’

Điều 17, Nghị định 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08-4-2004 quy định: “ Văn bản

đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành Bên cạnh đó, Thông tư 07 / 2012 /

TT BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chỉnh và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọichung là văn bản đi "

1.1.3 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ đểnhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hìnhthành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ chonhu cầu khai thác và sử dụng Việc quản lý văn bản là một khẩu của công tác văn thư.Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ 4 th Đăng cơ quan Nhà nước, các tổchức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang Nhân dân ” (dưới đây gọichung là các cơ quan, tổ chức)

Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc " Quản trịhành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đểu nhằm mục đích phục

vụ cho mọi hoạt động của cơ quan " ( Nghiêm Kỷ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa họcQuản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trưởng Đại học Khoa học xã hội vả nhânvăn, ( 2005 )

Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụtheo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp nhận, xử lý,chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn bản hình thànhtrong hoạt động hàng ngây của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầukhai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó vì: “ Trong thế giới thương mại, côngnghiệp và chỉnh quyển hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện cở ”

1.1.4 Phân loại văn bản hành chính

Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người 80n thảo vănbản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vi mỗi loại vănbản khác nhau thưởng có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau

Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của vănbản, chủ thể bat hinh văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản,hình thức của văn bản Theo nghị định số 110 / 2004 / NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quyphạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính Trong đó, hệ thống văn bản hànhchính gồm:

Các văn bản hình chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quyphạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tácnghiệp hoàn chỉnh trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các

tổ chức khác Đây là hình thức văn bản được dụng phổ biến trong các cơ quan, tổchức

Trong hệ thống văn bản hành chỉnh, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt ) và thông cáo quyđịnh rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chỉnh khác không xác định thẩm quyềnban hành theo tên loại của văn bản Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theothẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp

Quy trình quản lý văn bản

Văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra bài văn bản đến

Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều phảitập trung tại văn thư cơ quan, Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan

sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan một cách thuận lợi,thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc mà cơquan cần giải quyết,

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, vănthư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phái kiểm tra sơ bộ về số

lượng, tinh trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, đối chiếu với nơi với trướckhi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bị không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì ( đối với bị văn bản " HỎA TỐCHẸN GIỜ " ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báocáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với ngườichuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thưkiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phảikịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết,

Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ cácnguồn đều phải qua văn thư vào sổ “ Tài liệu mật đến " để theo dõi và chuyển đếnngười có trách nhiệm giải quyết

Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi khôngthực hiện đúng thủ tục bảo mật thi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồngthời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mậtnhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bịtráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan,đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thoi

Phân loại

- Loại không bóc bị: các bị văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mịn gửi đíchdanh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyểntiếp cho nơi nhận Những bí văn bản gửi địch danh cá nhân, nếu là văn bản liênquan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thi cá nhân nhận văn bản cótrách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bị có đóng dấu chỉ mức độ khân phải được bọc trước để giải quyết kịpthời, Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, vănthư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có

sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệmxem xét, giải quyết,

Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ cácnguồn đều phải qua văn thư vào sổ “ Tài liệu mật đến " để theo dõi và chuyển đếnngười có trách nhiệm giải quyết

Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi khôngthực hiện đúng thủ tục bảo mật thi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồngthời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mậtnhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bịtráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan,đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời

Các bị văn bản để được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bỏc bì: các bị văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức,

- Loại không bóc bì: các bị văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mịn gửi đích danh

cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơinhận Những bí văn bản gửi địch danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến côngviệc chung của cơ quan, tổ chức thi cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lạicho văn thư để đăng ký

- Đối chiếu sổ, ký hiệu chỉnh chài bỉ với số, ký hiệu của văn bản trong bi; nểu văn bảnđển có kèm theo phiếu gửi thì phải đổi chiều văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xácnhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người nhiệm vụ biết để giải quyết

- Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xácminh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản, khi

bỏ bỉ cần giữ lại bị đỉnh kẻm văn bản để đảm bằng chứng

- Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước để mà trên bỉ có dấu “ Chỉ người có tênmới được bọc bì ”, văn thư vào số số văn bản ghi ngoài bị và chuyển ngay đến người

có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bọc bị văn bản này

Đằng đầu đến và ghi thông tin trên đấu đến Đóng dấu đến trên văn bản nhằmmục đích xác định văn bản đã đến cơ quan, tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tỉm vàquy trách nhiệm khi cần thiết

Dấu “ Đến ” được đóng rõ ràng, ngay ngẩn vảo khoảng giây trồng dưới số, kýhiệu ( đối với những văn bản có tên loại ), dưới phần trích yếu nội dung( đối với côngvăn ) hoặc vo khoảng giây trồng dưới ngày, tháng, năm bari hành văn bản, Dẫu đến cókích thước 35mm x 50mm Việc ghi các thông tin trên đầu đến được thực hiện nhưsau:

- Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản

- Số đến: Là số thứ tự đãng ký văn bản đển Sổ đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số

01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngẫy 31/12 hàng thân, Ngày đến: Là ngày,thắng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản hoặc đơn thư được giải quyết Đốivới ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở trước để tránh việc sửa chữa Đối vớinhững văn bản đến có dấu hiệu KHẨN, văn thư cơ quan phải ghi chỉnh xác giờ, phútnhận để khi cần thiết ( Giải quyết văn bản chậm trễ ) có thể quy trách nhiệm cho cácđối tượng có liên quan

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý kiến phânphối của người có thẩm quyền

- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hổ sơ mi văn bản được lập theo Danh mucho se coquan Đăng ký văn bản đến Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiệntrước khỉ chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan Cũng như vẫnbản đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan điều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký vănbản đến Đăng ký truyền thống ( bằng số ) và đăng ký bằng máy vi tính Tất cả các vănbản đến đều phải được đăng ký vảo số theo mẫu in sẵn hoặc đăng ký vào cơ sở dữ liệuphải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định Khi đăng ký văn bảnđển bằng số không được dùng bút chì, không tẩy xóa, viết tắt những từ ít thông dụng,

dễ gây nên sự nhầm lẫn khó khăn trong việc tra tìm

Theo Thông tư số 07 / 2012 / TT - BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của BộNội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vảo Lưu trữ cơquan việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau: Căn cứ số lượng văn

bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phùhợp:

Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai số: Số đăng ký văn bản đếndùng để đăng ký tất cả các loại văn bản ( trừ văn bản mật ) và số đăng ký văn bản mậtđến,

Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đển, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bảnđến của các bộ, ngành, cơ quan trọng trong: Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,

và công dẫn thi lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

- Đối với văn bản mật: Các văn bằng để có đấu " MẬT ": " TỐI MẬT ": " TUYỆTMẬT " thì cần lập số đăng ký riêng Mẫu sổ đăng ký giống như đăng ký văn bản đếnloại thường nhưng thêm một " Mức độ mật " sau cột

+ Tên loại và trích yếu nội dung " văn bản

- Đăng ký đơn thư Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bìnhthường như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:

+ Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cả nhăn hoặc một đơn vị tập thể nênhầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người hoặc đơn vị gửi và cột số 6trich yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề rahướng giải quyết thích hợp

+ Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan cầnbảo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để chuyển trù cơ quan cóliên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhat

+ Đơn thư của các cả nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét

và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị cókhiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, Những cơ quanlớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo củacác tập thể hoặc cá nhân Để giúp cho công việc xử lý giải quyết được thuận lợi,nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư,

Số đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Bìa và trang đầu của số được trình bày tương tự như bia và trang đầu của sổđăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “ Sổ đăng ký đơn, thư trình và chuyển giaovăn bản đến

B1: Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phái trinh kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao tráchnhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối,chỉ đạo giải quyết Văn bản đến cô dâu chỉ các mức độ khẩn phải được trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cử tội dung của văn bản đển, căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan, tổchức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn cả nhân,người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giảiquyết văn bản ( nếu cần )

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi

rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết củamỗi đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “ Chuyến " trongcâu “ Đến " Ý kiến chỉ đạo giải quyết ( nếu có ) và thời hạn giải quyết văn bản đếncần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổchức quy định cụ thể

B2: Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giaovăn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phảibảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ vả giữ gìn bị mặt nội dung vănbản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào số chuyển giao,

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trinh ngườiđứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết ( nếu có ).Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho

cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thưphải đóng dấu “ Đến ”, ghi sổ và ngày đến như số đến và ngày đển của bàn Fax, vănbản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhậnbản Fax, văn bản chuyển qua mạng Căn cứ số lượng văn bản đến hằng năm, các cơquan, tổ chức lập Số chuyển giao văn bản đến cho phù hợp, dưới 2000 văn bản đến thìdùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thìlập Sổ chuyển giao văn bản đến,

Xử lí văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn, phức tạpđòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của Nhà nước, quy chếcủa cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế Nó thể hiện năng lực, là thước

đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thờitheo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức Đốivới những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết trước

Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì chỉ vào phiếugiải quyết văn bản đến

Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải quyết vănbản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm phải nghiêncứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, liệu vả khảo sát thực tế liênquan đến công việc cần giải quyết Tuy nội dung và tính chất của từng công việc, cánhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách giải quyết thích hợp

Khi trinh người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương ân giảiquyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến cổ ý kiến đề xuấtcủa đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đồ ( kèm theo phiếugiải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền ) để lấy ýkiến của các đơn vị, cá nhân Khi trinh người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trinh kèm văn bản tham gia ý kiến của cácđơn vị, cá nhân có liên quan Đối với những vần đề có liên quan đến nhiều người,nhiều bộ phận giải quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận cóliên quan họp bản thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết,sau khi đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết vấnbản, " đã giải quyết ngày nào " bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc trao đổibằng điện thoại Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giảiquyết công việc của cơ quan Mục đích của việc theo dõi giải quyết văn bản đến làtránh để sót văn bản đến không được giải quyết, giải quyết không kịp thời, chậm trễ,không đúng quy định của pháp luật, dẫn đến mất uy tín, giảm sút lòng tin đối với các

cơ quan, tổ chức Tất cả các văn bản đến cỏ ấn định thời hạn giải quyết theo quy địnhcủa pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thờihạn giải quyết Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến Căn cứ nội dung văn bản, căn cử tổng hợp của văn thư cơ quan,căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản, cơ quan cấp trên; căn cứ chương trình,

kế hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc việc giải quyết văn bản phải thườngxuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúngchính sách, đúng thời hạn quy định, Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáongười được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Căn cứvào “ Số đăng ký văn bản đển ” và “ Số chuyển giao văn bản đển " để nắm đượcnhững văn bản đã giải quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậmtrễ Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thìVân thư cần lập " Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến ”, “ Sổ theo dõi việc giảiquyết văn bản đến ” giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình hình giải quyết vấnbàn đến cuả cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của việc giải quyết tửng nội dung

công việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chi đạo kịp thời giải quyết văn bản đúng phápluật và đúng tiến độ

Văn bản đi

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày Mục đích của việc nhảy nhằm đảm bảovăn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn saisót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản

Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức

và kỹ thuật trình bảy văn bản Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹthuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những vănbản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền.Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem vẫn bình cóđảm bảo các yếu tố về thể thức huy không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theoquy định không, nếu phát hiện sai sót thi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phảisửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

Ghi sổ, ngày, thủng, hãm văn bản Ghỉ số và ngay thẳng văn bản là yêu cầu bắtbuộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định

Ghi số, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúpcho việc tra tìm vẫn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống

kê, trích dẫn van ban Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống

số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác, Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết vềvăn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yểu nội dung:nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lývăn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tỉm văn bản

Đăng ký văn bản đi nhắm các mục đích sau:

Thứ nhất: Đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn bản:Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nămđược thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi, tránh tình trạng mất

mát, thất lạc tài liệu Khi cần kiểm tra một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đãđược gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào nhận văn bản đều có thể dựa vào cáccột mục trên số đăng ký văn bản hay cơ sở quản lý văn bản trên máy vi tính,

Thứ hai: Đăng ký văn bản để giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ quan trongviệc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừađược tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp | thời

Thứ ba: Đăng ký văn bản giúp trị tim văn bản được thuận tiện Sổ đăng ký vănbản là công cụ để tra tim văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyếtvăn bản Thử tư: Đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn bảnNhờ số đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, cản bộ văn thư giúpthủ trưởng cơ quan nắm được số lượng vẫn bàn một năm gửi ra ngoài là bao nhiêu, gửicấp trên bao nhiêu, gồm cả loại văn bản ngo

Đăng ký văn bản đi ( hay vào sổ văn bản đi ) là công việc bắt buộc phải thựchiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việcđăng ký văn bản để thưởng áp dụng hai hình thức đăng ký truyền thống ( bằng số ),đăng ký văn bản bằng máy tỉnh

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào số theo mẫu in sẵn một cách

rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì,không dập xóa hoặc viết tắt những tử it thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăntrong việc tra tim

Đối với các văn bản " Mật ", " Tổi mật ", " Tuyệt mặt " cần phải được đăng ký

và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành

Đăng ký vẫn bàn đi bằng số

Trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký văn bản đi theo quyđịnh hiện hành Các cơ quan, tổ chức lập số đăng ký văn bản đi dựa theo cách đánh sốvăn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển số đăng ký

Cụ thể như sau:

- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bị mất, an toàn và đo lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ởTrung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quyđịnh

- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyềnquyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghỉ cụ thể số lượngđược in, sao, chụp Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc.Chỉ in, sao, chụp đúng số bạn đã được quy định Sau khi im, sao, chụp xong phảikiểm tra lại và hủy ngay bàn dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng - Đánh máy, in,sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dẩu độ mật, dầu thu hồi ( nếu cần ), đỉnh sổtrang, số bàn, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát,sao, chụp tài liệu Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đảnh mảy, in, sao tảiliệu måt - Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóngđẩu độ mật ghi rõ tên người sáo, chụp ở bì niêm phong, Đúng đấu vẫn tin đi Các cơquan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của vẫn bìn, đin bảo thủtục hảnh chính trong quan hệ giao dịch giữa các quan, các tổ chức và công dân Dầuđược coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, to chic

a ) Đóng đầu cơ quan lên văn bản

Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan, Việc đóngdấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy của văn bản, làyếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải thi hành Theo quy địnhhiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định slutt Văn thư cơ quanphải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức - Không giao condấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Dấucủa cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người cóthẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng ( đóng dấu khống ) -Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức: -Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giaophải đóng dấu của văn phòng hay thấu của đơn vị đổ - Dấu đóng vào văn bản phải rõràng, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhả nước, Dầu được đông trùm lênkhoảng 1/3 chữ ký về phía bên tri - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính

do người ký văn bản quyết định và đầu đồng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ

quan, tổ chức hoặc tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tàiliệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng.Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy: mỗi dấu đóng tối đa

Việc đóng dấu chỉ các mức độ mặt ( “ Tuyệt mật ”, “ Tối mật " và " Mật " ).đẩu Tài liệu thu hồi ” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư

số 12 / 2002 / TT - BCA ( A1 )

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định,khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đểxuất độ mặt của tổng tài liệu, người duyệt kỷ tài liệu có trách nhiệm quyết định việcđóng dẩu độ mật ( Tuyệt mật, Tổi thật, Mật ) và phạm vi lưu hảnh tài liệu mang bí mậtnhà nước Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệumột chi được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụngtrong thời hạn đỏ rổi nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu Tài liệu thu hổi " Vảotài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày giờ cụthể

Dấu “ Chỉ người cố tên mới được bọc bi " sử dụng trong trường hợp chuyển tàiliệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì đểbảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bị ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tải liệuphải chuyển tận tay người có tên trên bỉ

Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mục màu đỏ tươi

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang tỉ mật nhà nước của cơ quan, đơn vị chịutrách nhiệm quản lý và đóng các loại con dâu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơquan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định,

Phát hành văn bản

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quanphải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chỉnh xác, đúng đối tượng và kịp thời.Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầmlẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệulực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đốitượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yều cầu

cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệcông tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi vì sao văn bản,

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trongngây văn bản đó được kỷ, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bảnquy phạm pháp luật có thể phát hãnh sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

Thủ tục phát hành

Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng cóliên quan phải được để trong bì cẩn thận nhân trảnh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong

bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong, không

bị ẩm ướt, rách, mủn Tùy theo số lượng vẫn bản đi nhiều hay ít và độ dày của vănbản mà lựa chọn bỉ cho thích hợp Khi trình bày bị không viết tắt những tử khôngthông dụng, không xuống dòng tủy tiện; không nên dùng phong bì quá hẹp và giấyquá mỏng