KỸ NĂNG VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAILBước 1: Attach File Bước 2: Viết nội dung Bước 3: Đặtsubject Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File đã attach Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận Bước 6: Gửi email..

KỸ NĂNG

SỬ DỤNG EMAIL

DANG ANH MINH

danganhminh2002@gmail.com

CÁC BƯỚC VIẾT MỘT EMAIL

Bước 1:

Attach File

Bước 2: Viết nội dung Bước 3: Đặtsubject

Bước 4:

Kiểm tra lại nội dung và File đã attach

Bước 5:

Nhập địa chỉ người nhận

Bước 6: Gửi email

Bước 1: Attach File

▪ Bạn nên gửi những file có định dạng chung

dễ mở cho tất cả máy tính Sử dụng Pdf hoặc Doc

▪ Nếu có nhiều file bạn muốn nén lại thì nên dùng zip không nên dùng rar

▪ Hoàn thiện đủ file mới gửi kèm

▪ Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng

▪ Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file

Bước 2: Viết nội dung email

Nội dung thư

1 Lời chào:

▪ Dear Anh/ Chị

▪ Hoặc Kính gửi tổ chức

2 Nội dung thông tin:

Lý do email Nội dung chính rõ rang, dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng

Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email

3 Kết thúc:

Thanks & B Regards Trân trọng, Em cảm ơn anh(chị) Chữ ký (bắt buộc theo chuẩn Karcher)

▪ Nội dung: nên cô đọng và rõ ràng, rõ ràng các phần chính, nêu rõ lý do viết email trong

đoạn đầu tiên

▪ Sử dụng câu: câu ngắn, đúng ngữ pháp, liên quan trực tiếp đến điều muốn nói.

▪ Định dạng: không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm,

in nghiêng bừa bãi, nhiều định dạng chữ, màu sắc chữ: thống nhất, hạn chế dùng màu đỏ

▪ Dấu câu: Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý, hạn chế

dung dấu chấm cảm “!”

▪ Đoạn: Chia đoạn nếu viết dài.

▪ Chính tả: Đúng chính tả

▪ Văn phong: phù hợp (công việc, cá nhân, tôn trọng hay than thiện)

Bước 2: Viết nội dung email

Lưu ý

▪ Tiêu đề: đúng chủ đề

▪ Nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ

hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ

cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc

chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là thư rác

▪ Tiêu đề email cần đảm bảo 2 nội dung

sau:

❖ Thu hút sự chú ý của người đọc

❖ Cho họ biết vấn đề chính trong nội dung

thư của bạn là gì

Bước 3 Đặt TIÊU ĐỀ (subject)

▪ Tiêu đề: rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài, viết bằng Tiếng Việt không dấu.

▪ Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email.

▪ Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail.

Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File đã attach

▪ Lỗi chính tả và hình thức email, nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn

▪ Tài liệu đính kèm: đầy đủ và chính xác

▪ Chữ ký

▪ Tiêu đề

Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận

▪ Nếu bạn vô ý gửi một email chưa hoàn chỉnh, bạn sẽ thấy khó giải thích nếu người nhận là một người quan trọng

▪ Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi

▪ Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm

Bước 6 Gửi email

1 Quy tắc 48h:

Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.

2 Không gửi last minute e-mail:

Ví dụ: bạn có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h Bạn gửi e-mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3-4h mới làm xong Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của bạn và là lệnh làm một việc không thể không làm.

3 Không bao giờ gửi spam.

4 Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người chủ email đó.

5 Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai.

6 Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ.

7 Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.

* Một số quy tắc khi gửi email

CHÚC CÁC BẠN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP HƠN TRONG CÔNG VIỆC

11