Đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex

Người sử dụng thông tin kế toán: Thông tin kế toán được sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp, những người sở hữu doanh nghiệp, những người làm việc trong doanh nghiệp và các đối

  

luận văn thạc sĩ khoa học

Ngành: quản trị kinh doanh

Đề XUấT ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương

mại vinaconex

TRầN BìNH SINH

Hµ Néi - 2009

Chương 1 - Cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin

quản lý

09

1.1.2 Yêu cầu về thông tin kế toán 14

1.1.3 Công việc thường nhật trong công tác kế toán 16

2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến thông tin kế toán 51

2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 59

Chương III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong

công tác kế toán tại công ty

74

3.1.3 Xác định yêu cầu của hệ thống 80

3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị của hệ thống: 81

3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động của hệ thống(phần mềm) 90

3.3.3 Thay đổi nhận thức của người sử dụng 92

Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi, không sao chép bất kỳ một công trình hay luận án của bất kỳ tác giả nào khác

Các số liệu, kết quả, bảng biểu trong luận văn là trung thực, các tài liệu trích dẫn là rõ ràng và có căn cứ

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn

Tác giả luận văn Trần Bình Sinh

mục lục

Chương 1 - Cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin

quản lý

09

1.1.2 Yêu cầu về thông tin kế toán 14

1.1.3 Công việc thường nhật trong công tác kế toán 16

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex 38

2.2.1 Quy trình công tác kế toán của công ty cổ phần đầu tư và

thương mại Vinaconex

43

2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 59

Chương III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong

công tác kế toán tại công ty

74

3.1.3 Xác định yêu cầu của hệ thống 80

3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị của hệ thống: 81

3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động của hệ thống(phần mềm) 90

3.3.3 Thay đổi nhận thức của người sử dụng 92

Danh mục bảng biểu, hình vẽ

Hình 2.6: Cách lưu chứng từ của công ty đối với một công trình

Các phân hệ của phần mềm kế toán Misa

Hình 2.12 Một phần báo cáo sổ quỹ tiền mặt tháng 12/2008 57 Hình 2.13: Cấu hình máy tính của phòng kế toán 60 Hình 2.14: Màn hình chính của phần mềm kế toán Bravo 62 Hình 2.15: Mục nhập phiếu thu của phần mềm kế toán Bravo 62 Hình 2.16: Thiết lập báo cáo tài chính 63 Hình 2.17: Phần mềm sử dụng ở Cty CP DDT&TM Vinaconex 66 Hình 2.18: Biến động nhân sự phòng kế toán từ đầu năm 2008 đến nay 67 Hình 2.19: Tỷ lệ nhân sự phòng kế toán/ nhân viên từ đầu năm 2008

Hình 3 1: Hệ thống TTKT ở Cty CP DDT&TM Vinaconex 84 Hình 3 2: HTTT Kế toán sau khi được thay đổi 85 Hình 3.3 Modem D-Link ADSL w/1 Port Ethernet/ Router/ Gateway/

Viettell

86 Bảng 3.2: Bảng giá cước dịch vụ ADSL dành cho DN của VDC 87

Lời nói đầu

Hệ thống thông tin kế toán là một khái niệm xa lạ đối với hầu hết các doanh nghiệp trong nước Thậm chí hệ thống thông tin cũng chỉ được biết đến một cách mơ hồ Đối với một số người, hệ thống thông tin kế toán có lẽ không thực sự quan trọng Có lẽ bởi vì họ không thực sự nhìn thấy ảnh hưởng của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Hệ thống thông tin kế toán là một phần của hệ thống thông tin Được cấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán Hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ giúp cho công ty có thể quản lý tình hình tài chính của mình một cách hiệu quả

Khi mà tình hình kinh tế thế giới cũng như trong nước lâm vào khủng hoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanh nghiệp biết được liệu mình đã, đang hoạt động hiệu quả hay không

Nhận biết được điều đó, cộng với kinh nghiệm thực tiễn khi làm việc tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vinaconex, học viên đã quyết định chọn

đề tài “đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán trong công ty cổ phần đầu tư và thương mại vinaconex” làm đề tài tốt nghiệp của mình Bố cục luận văn được chia làm

ba phần chính như sau:

Chương I: cơ sở lý luận về công tác kế toán và hệ thống thông tin quản lý

Chương II: phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và khả

Chương III: đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong công tác kế toán tại công ty

Đây là một nội dung khá mới mẻ nên không có nhiều tài liệu tham khảo Mặc dù học viên đã cố gắng hết sức nhưng không thể tránh khỏi những nhận xét mang tính chủ quan Học viên rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo quý báu của thầy cô

Bằng tình cảm chân thành, học viên xin gửi tới TS Phạm Thị Thanh Hồng, người đã hướng dẫn tận tình và giúp đỡ học viên hoàn thành luận văn này lời biết ơn sâu sắc nhất

1.1.1 Nội dung công tác kế toán

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán và không có một khái niệm chung duy nhất nào cho kế toán Tuy nhiên, ta có thể hình dung kế toán dưới một khái niệm đơn giản như sau:

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Đối tượng kế toán: Đối tượng kế toán là tài sản, là nguồn vốn và sự vận

động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động của tổ chức nói chung

và các công ty nói riêng

Phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán là các phương pháp dùng

để thu thập và xử lý các thông tin đầu vào để có được các thông tin kế toán hữu ích ở đầu ra cho người sử dụng thông tin kế toán Có các phương pháp kế toán chủ yếu sau:

− Chứng từ: Việc ghi, lập chứng từ nhằm mục đích cho biết có các nghiệp vụ

kế toán nào phát sinh và đã hoàn thành (đã tạm ứng, đã hoàn hoá đơn mua vật tư …)

− Đối ứng tài khoản: nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau trong quá trình ghi sổ Thông thường một nghiệp vụ kế toán phát sinh thường liên quan đến hai hoặc nhiều hơn hai tài khoản Nếu tài khoản này tăng lên một lượng thì đồng nghĩa sẽ có tài khoản khác bị giảm đi một lượng tương ứng

− Tính giá: thể hiện các đối tượng kế toán theo thước đo tiền tệ theo quy định của nhà nước (bảng lương, giá thành…)

− Tổng hợp: sử dụng số liệu kế toán từ các sổ con để tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất kinh doanh

Người sử dụng thông tin kế toán:

Thông tin kế toán được sử dụng bởi những nhà quản trị doanh nghiệp, những người sở hữu doanh nghiệp, những người làm việc trong doanh nghiệp và các

đối tác khác của doanh nghiệp Hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho người

sử dụng có thể được mô tả một cách khái quát theo hình 1.1 bên dưới:

Công tác kế toán có 2 công đoạn chính là thu thập dữ liệu và xử lý dữ

liệu Trong các công đoạn đó, mỗi công đoạn có thể được chia làm rất nhiều

các khâu khác nhau tuỳ từng người, tuỳ từng quan niệm

Thu thập dữ liệu: Dữ liệu của công tác kế toán là các hoá đơn chứng từ, các

công văn liên quan đến công tác kế toán như công văn của thuế, quyết định thôi trả lương Không phải bất kỳ hoá đơn chứng từ nào cũng đều được sử dụng mà chỉ có các hoá đơn chứng từ hợp lệ mới được sử dụng

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là những hoá đơn chứng từ dùng cho chính đơn

vị sử dụng dữ liệu kế toán Đơn vị nào thu thập dữ liệu kế toán chỉ quan tâm

đến các chứng từ kế toán liên quan đến đơn vị mình

Hoá đơn chứng từ hợp lệ còn phải là hoá đơn chứng từ xuất phát từ các công ty, doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất kinh doanh hợp lệ Tức là hoá đơn ghi nơi xuất là một doanh nghiệp không có thực được coi là hoá đơn không hợp lệ

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là các hoá đơn chứng từ mà nội dung ghi trong

đó phải đúng với chủng loại hàng hoá của công ty đã mua hoá đơn đó Một công ty mua phụ kiện là thanh nhựa Shide nhưng thực tế lại nhập thanh nhựa Koemmerling, chứng từ hoá đơn liên quan đến việc ghi nhập thanh Koemmerling đó là không hợp lệ

Những người sử dụng thông tin

kế toán

Hình 1.1: Sơ đồ luồn dữ liệu, thông tin kinh tế trong doanh nghiệp

Hoá đơn chứng từ hợp lệ là hoá đơn chứng từ phải ghi đúng với loại hàng hoá đã mua, tức là nếu mua vật tư thì không được lấy hoá đơn tiếp khách

Dữ liệu kế toán được thu thập từ chính phòng kế toán hoặc từ các phòng ban khác chuyển về như phòng vật tư, phòng tài vụ, phòng tổ chức, nhân viên khác

Xử lý dữ liệu: Quy trình xử lý dữ liệu diễn ra qua rất nhiều khâu khác

nhau Mỗi khâu có tầm quan trọng riêng của nó, có thể tóm tắt sơ lược một số khâu như sau

Kiểm tra dữ liệu: Sau khi hoá đơn chứng từ được đưa về, công tác kế

toán phải kiểm tra tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ đó Nếu hợp lệ thì mới chuyển sang phân loại, còn nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại để hoàn đủ thủ tục

Phân loại dữ liệu: trong kế toán có rât nhiều loại hoá đơn chứng từ khác

nhau Để có thể quản lý được dễ dàng, người ta chia ra làm các phân hệ kế toán khác nhau Trong phần mềm kế toàn Misa, các dữ liệu kế toán được chia làm 11 phân hệ như phân hệ tiền mặt, phân hệ lương, phân hệ bán hàng, phân

hệ mua hàng, phân hệ giá thành Phân loại dữ liệu là xem dữ liệu nào thuộc phân hệ nào Nếu trong công ty có nhiều kế toán, mỗi kế toàn quản lý một hoặc một số phân hệ khác nhau, phân loại dữ liệu sẽ kiểm tra dữ liệu đó và chuyển dữ liệu đó cho người quản lý phân hệ thích hợp để vào sổ

Hạch toán: Hạch toàn là công đoạn sau của phân loại dữ liệu Hạch toán

chính là việc ghi sổ (máy) các số liệu kế toán liên quan vào sổ hoặc máy Để quản lý dữ liệu kế toán, công tác kế toán sử dụng bảng tài khoản kế toán để ghi lại các dữ liệu kế toán Ví dụ hạnh toán hoá đơn mua hàng (vật tư) về nhập kho công ty, có thuế GTGT, thanh toán bằng tiền mặt, tiền đã được người đi mua tạm ứng từ trước nhưng không đủ, các tài khoản được sử dụng ở đây bao gồm: TK152 - Tài khoản nguyên vật liệu, TK 1331 - Tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, TK 141 - Tạm ứng, TK 111 - tiền mặt

Lập báo cáo: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cơ quan thuế yêu cầu

các đơn vị sản xuất kinh doanh báo cáo tình hình hoạt động Thông thường là báo cáo thuế (mua bán hoá đơn GTGT) (tháng), báo cáo doanh thu tạm tính (quý), báo cáo tài chính (năm), do vậy công tác kế toán có trách nhiệm lập các báo cáo này Ngoài ra, còn rất nhiều các báo các khác như tính lương nhân viên hàng tháng, báo cáo vật tư, báo cáo tiền mặt hàng tháng Trước kia, khi công tác kế toán còn ghi chép bằng sổ sách, hàng tháng, cứ vào cuối tháng trước hoặc đầu tháng sau, nhân viên kế toán phải tập hợp tất cả các số liệu, từ

đó viết các báo cáo theo yêu cầu Ngày nay, do ứng dựng máy tính vào công tác kế toán, người lập báo cáo không còn phải tập hợp dữ liệu mà máy tính thực hiện thay Việc sử dụng máy tính đảm bảo cho các báo cáo luôn được chính xác (không bị mất dữ liệu), nhanh chóng và hiệu quả

Lưu: Lưu là công đoạn không thể thiếu Lưu đảm bảo các dữ liệu không

còn có thể khôi phục lại các dữ liệu đó Lưu có thể lưu vào máy thông qua chính phần mềm kế toán, lưu còn được sử dụng dưới dạng văn bản

1.1.2 Yêu cầu về thông tin kế toán

Chính xác: Thông tin kế toán là cơ sở để đưa ra rất nhiều quyết định

quan trọng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho các đối tác khác ngoài doanh nghiệp, thậm chí nó còn được dùng để báo cáo với các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, kiểm toán Do vậy, yêu cầu đầu tiên của thông tin kế toán là phải đảm bảo tính chính xác của thông tin Nếu thông tin kế toán bị sai lệch có thể dẫn đến các quyết định sai lầm cho doanh nghiệp như hoạch định sai chiến lược, tổ chức sản xuất không kịp thời, không dự báo được chính xác các hoạt động trong tương lai Sai lầm do thiếu chính xác trong thông tin kế toán có thể đưa doanh nghiệp vào các hoàn cảnh bất lợi Nhẹ thì bị phạt, cảnh cáo của cơ quan thuế, nặng thì gây ra thiệt hại về tiền bạc, công sức của doanh nghiệp, nặng nữa có thể phá sản, đi tù Tính chính xác thể hiện ở chỗ hoá dơn chứng từ ghi thế nào thì phải bám vào đó để thể hiện trong các báo cáo tài chính Không được thêm, bớt câu chữ để làm cho nội dung thay đổi, không

được tẩy xoá để làm lợi cho mình hoặc người khác

Trung thực: Thông tin kế toán phải đảm bảo tính trung thực, nội dung,

hoạt động thế nào thì phải theo đó mà làm, không thêm bớt hoá đơn chứng từ, không sử dụng hoá đơn chứng từ khác thay thế, không sử dụng các hoá đơn chứng từ không hợp lệ Phải đảm bảo tính khách quan của dữ liệu Các báo cáo tài chính của công ty phải được dựa vào thực tế hoạt động của công ty mà lập

ra Dù trong thực tế có khó khăn, doanh nghiệp làm ăn không được tốt thì cũng không được thay đổi số liệu thực tế để làm các bản báo cáo đẹp lên, như vậy sẽ

làm sai lệch các bản báo cáo tài chính, dẫn đến các quyết định sai lầm cho các

đối tác kinh doanh cũng như những người sử dụng thông tin kế toán khác

Đầy đủ: Thông tin kế toán phải được thể hiện một cách đầy đủ nhất

trong các bản báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tổ chức Các khoản mục kế toàn nào phát sinh phải được thể hiện Thậm chí, các khoản mục không hề có phát sinh trong kỳ cũng phải được thể hiện trong báo cáo Thông tin đầy đủ giúp người đọc có thể nắm rõ nội dung một cách hoàn chỉnh nhất và có được

đánh giá đúng nhất, từ đó có quyết định hợp lý của mình Giả sử một báo cáo

về khoản phải trả cho nhà cung cấp, nếu báo cáo thiếu một món tiền, tức là đã thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không được đưa vào báo cáo Như vậy

đồng nghĩa với việc công ty có khả năng phải trả thêm một khoản phát sinh không có thực

Đúng lúc: Thông tin kế toán chỉ có ích khi nó được sử dụng đúng lúc,

đúng nơi Khi cơ quan thuế yêu cầu nộp báo cáo thuế tháng 2, đến tận tháng 5 doanh nghiệp mới nộp, như vậy không đúng lúc Doanh nghiệp muốn biết kết quả hoạt động năm trước, đến tận tháng 3, tháng 4 năm sau mới có sổ liệu, vậy

là không đúng lúc Kết quả của sự chậm chễ là doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội, bị cơ quan thuế phạt, bị các bạn hàng đối tác không tín nhiệm doanh nghiệp sớm đi đến bờ vực phá sản

Dễ hiểu: Thông tin kế toán phải được thể hiện một cách đơn giản, dễ

hiểu bởi vì người sử dụng thông tin kế toán không phải ai cũng am hiểu nghiệp

vụ kế toán Một người không biết kế toán rất khó có thể đọc được bảng cân đối

kế toán hay báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hiểu về các hệ số tài chính Như vậy, với mỗi người sử dụng thông tin kế toán, cần có một báo cáo khác nhau cho người sử dụng đó, và thông thường được cô đọng, rút gọn

Theo ý kiến đánh giá chuyên gia, trọng số của các yêu cầu trên được thể hiện ở trong bảng 1.1 ở bên dưới Trọng số của yêu cầu nào càng lớn thì độ quan trọng của nó càng cao

Bảng 1.1 Bảng trọng số yêu cầu về thông tin kế toán

1.1.3 Công việc thường nhật trong công tác kế toán

Nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng rất nhiều các phương pháp để thu thập

số liệu và xử lý số liệu và từ đó để cung cấp các thông tin kế toán cho người sử dụng Thông thường, nghiệp vụ kế toán sử dụng một số phương pháp dưới đây

để thu thập, xử lý thông tin

Lập chứng từ: là biện pháp thu thập thông tin chính xác và hiệu quả nhất Mỗi một nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được ghi nhận lại bằng các chứng từ liên quan Ví dụ: nhân viên tạm ứng tiền trong quỹ để đi mua vật tư sản xuất, chứng từ sẽ được lập và ghi như sau

Nợ 1418 (tạm ứng khác):xxxx đồng

Có 1111(tiền mặt):xxxx đồng

ở đây có hại loại tài sản biến động là tạm ứng và tiền mặt Cụ thể là loại tài sản

"tạm ứng" tăng lên còn loại tài sản "tiền mặt" giảm đi Tổng tài sản vẫn không thay đổi

Cứ như vậy, các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận qua từng ngày, từng tháng, từng năm Tập hợp các nghiệp vụ kế toán theo từng thời kỳ sẽ cho ta các báo cáo tài chính khác nhau tuỳ mục đích sử dụng

Kiểm kê: là hình thức đếm tài sản xem tài sản hiện tại có bao nhiêu (số lượng) và trị giá của tài sản (giá trị) bằng bao nhiêu Hình thức kiểm kê chỉ thích hợp với những loại tài sản có thể đo đếm được (mét, kg, cái, đôi ) và nó thường được áp dụng trong hình thức tài sản là vật tư hàng hoá Đối với các loại hàng hoá khó có thể xác định được giá trị thực vì khấu hao (máy móc, nhà xưởng, đất đai ) không được ưu tiên sử dụng phương pháp này

Ghi sổ kép: được sử dụng khi một nghiệp vụ kế toán nhưng có nhiều loại tài sản tham gia vào nghiệp vụ đó

Lập báo cáo: mục đích nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng Mỗi nghiệp vụ kế toán được ghi nhận là các nghiệp vụ đơn lẻ, khi tập hợp các nghiệp vụ đó theo một loại hình tài sản khác nhau, ta sẽ có các báo cáo khác nhau Mỗi báo cáo đó được dùng để cung cấp thông tin về sự biến động của loại tài sản đó ví dụ: báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết dòng tiền trong công

ty hoạt động như thế nào, nó được đầu tư vào đâu, lợi nhuận được sinh ra từ

đâu

Ngoài ra còn rất nhiều phương pháp khác Tất cả các phương pháp này

đều được phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực và phù hợp với các yêu cầu khác nhau

Các yêu cầu đến từ nhiều phía Một số yêu cầu đến từ bên trong doanh nghiệp như yêu cầu của bộ phận sản xuất muốn biết loại vật tư cần sản xuất còn hay hết, yêu cầu của giám đốc công ty muốn biết những ai còn nợ tiền công ty các yêu cầu này xuất phát từ việc phục vụ và quản lý doanh nghiệp

muốn biết doanh nghiệp trong tháng vừa rồi hoạt động ra sao để thu thuế, các

đối tác, bạn hàng muốn biết doanh nghiệp có khả năng thanh toán hay không các yêu cầu này đều xuất phát từ mục đích quan hệ kinh tế

Có thể coi hệ thống thông tin kế toán là một kiểu hệ thống ứng dụng Nó bao gồm rất nhiều các chương trình điện toán và thủ tục cho phép giải quyết từng mục tiêu kế toán khác nhau

Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho

Hệ thống thông tin quản lý công nợ

……

Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác

nhau

Cũng có thể coi hệ thống thông tin kế toán là tập hợp của các hệ thống khác Hệ thống thông tin kế toán xử lý rất nhiều các nghiệp vụ kế toán khác nhau Mỗi nghiệp vụ kế toán tương ứng với một hệ thống khác nhau Trong các hệ thống này cũng có thể có rất nhiều hệ thống khác nhỏ hơn

Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận lại Thông tin đầu ra là các báo cáo sử dụng các dữ liệu kinh tế phát sinh đã được ghi nhận và xử lý Ta có thể hình dung một hệ thống thông tin kế toán đơn giản như sau

1.2.2 Phân loại hệ thống

Tuỳ từng mục đích, đặc tính và cấp độ quản lý mà có các cách phân loại khác nhau

Phân loại theo cấp ứng dụng: Một số sách chia doanh nghiệp ra làm 4 cấp

quản lý khác nhau là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Tương ứng với các cấp quản lý mà có các hệ thống khác nhau

− Hệ thống thông tin tác nghiệp: Giúp các cấp quản lý cấp thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán

Thu thập dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Báo cáo

Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản

− Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm…

− Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Giúp điều khiển, quản lý, tiến hành hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian

− Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và

đưa ra các chiến lược lâu dài

Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin đầu ra:

− Hệ thống thông tin xử lý giao dịch – TPS: là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp Nó là một hệ thống giúp thi hành

và ghi lại những hoạt động thường ngày

− Hệ thống thông tin phục vụ quản lý – MIS: là hệ thống thông tin phục vụ các hoạt động quản lý của tổ choc Nó dựa vào hệ thống thông tin xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài để đưa ra các quyết định về lập kế hoạch hay quyết định của cấp quản lý

− Hệ thống thông tin hỗ trợ gia quyết định – DSS: là hệ thống dùng cho mục

đích là hỗ trợ các hoạt động ra quyết định

− Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành – ESS: là hệ thống tổng hợp các dữ liệu bên trong cũng như bên ngoài Nó không được thiết kế cho bất kỳ vấn

đề cụ thể nào mà nó tự tạo ra một môi trường thông tin chung

− Hệ thống chuyên gia – ES: là một hệ thống trí tuệ nhân tạo, được hình thành từ một cơ sở trí tuệ nhân tạo và một hệ động cơ suy diễn

Phân loại hệ thống theo chức năng nghiệp vụ

− Hệ thống quản lý bán hàng và Marketing: là hệ thống hỗ trợ cho nghiệp vụ bán hàng và marketing ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật, chiến lược

− Hệ thống quản lý nhân sự: là hệ thống hỗ trợ cho nghiệp vụ quản lý nhân sự

ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật, chiến lược

− Hệ thống kế toán: là hệ thống hỗ trợ cho nghiệp vụ kế toán ở tất cả các cấp tác nghiệp, chiến thuật, chiến lược

− Ngoài ra còn có rất nhiều các hệ thống chức năng nghiệp vụ khác tuỳ theo chức năng, nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ

Ngoài ra ta có thể phân loại hệ thống thành các hệ thống đóng, hệ thống

đóng có quan hệ, hệ thống mở, hệ thống kiểm soát phản hồi

Hệ thống thông tin kế toán cũng là một hệ thống, nó thuộc hệ thống chức năng nhiệm vụ nếu phân loại theo hệ thống chức năng nghiệp vụ Nó cũng là

hệ thống tác nghiệp nếu phân loại theo ứng dụng, nó cũng là một hệ thống

Phân tích hệ thống thông thường phải trải qua 5 bước cơ bản sau:

Điều tra ban đầu: Đây là bước cơ bản để có thể đưa một hệ thống mới

vào hoạt động Tuy nhiên, một hệ thống mới chưa chắc đã được đưa vào sử dụng nếu quá trình điều tra ban đầu thấy rằng hệ thống cũ vẫn đáp ứng được nhu cầu sử dụng hiện tại cũng như trong tương lai gần Điều tra ban đầu bao gồm một số các công việc sau

- Lập kế hoạch khảo sát: trước khi tiến hành công việc, cần phải lên kế hoạch

để thực hiện công việc trước Lập kế hoạch cho ta biết cần phải làm những

sát này là khảo sát một cách tổng quan nhất, bao gồm các vấn đề như pháp luật, chiến lược hoạt động, môi trường công nghệ… Sau khi đã có kế hoạch khảo sát thì mới tiến hành thực hiện từng vấn đề

- Kiểm tra vấn đề luật pháp: mỗi một hệ thống đều được xây dựng trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Mà hệ thống kế toán của Việt Nam luôn có sự thay đổi Kiểm tra pháp luật xem hệ thống kế toán hiện hành có còn phù hợp với quy định của pháp luật hay không

- Xác định chiến lược kinh doanh: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều có mục tiêu, mục đích riêng của mình Thông thường, mục tiêu, mục đích đó không ngoài lợi nhuận Tuy nhiều công ty có cùng mục tiêu, mục đích nhưng cách thức hoạt động lại khác nhau do chiến lược kinh doanh khác nhau Với một công ty, tại một thời điểm có một chiến lược riêng, đến thời

điểm khác, chiến lược có thể thay đổi cho phù hợp hơn Xác định chiến lược kinh doanh chính là kiểm tra xem chiến lược kinh doanh của hệ thống

kế toán cũ đang áp dụng như thế nào

- Môi trường công nghệ thông tin: Hệ thống kế toán bây giờ hầu hết đều

được ứng dụng công nghệ thông tin Tuy nhiên ứng dụng đến đâu, ứng dụng như thế nào lại phụ thuộc từng công ty Xác định môi trường công nghệ thông tin cho biết khái quán về mức độ đầu tư công nghệ thông tin vào hệ thống

- Tìm hiểu và đánh giá hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới: mọi thứ đều vận động không ngừng, cả quá trình hoạt động kinh doanh cũng vậy Khi quá trình kinh doanh phát triển lên mức mới, hệ thống cũ có thể

đáp ứng được nhu cầu hay không cần phải tìm hiểu và đánh giá lại Công việc này quyết định nhiều đến vấn đề hệ thống mới có được đưa vào hoạt

động hay không vì nếu hệ thống cũ vẫn đáp ứng được thì cần gì phải đầu tư thay thế hệ thống cũ

- Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống hiện tại không đáp ứng được yêu cầu mới: Khi nhận thấy hệ thống cũ không thể đáp ứng được nhu cầu mới thì cần phải chỉ rõ được nguyên nhân cũng như vấn đề hệ thống cũ không thể đáp ứng được bởi vì có thể chỉ cần phải thay thế hoặc cải tiến một chút của hệ thống cũ là có thể đáp ứng được hệ thống mới Nếu phải thay thế toàn bộ, chi phí sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với thay thế hay cải tiến một số bộ phận

- Kiến nghị giải pháp mới: Sau khi biết chắc rằng hệ thống cũ không thể đáp ứng được nhu cầu mới Kiến nghị giải pháp mới nhằm mục đích định hướng xây dựng hệ thống mới

Khảo sát hệ thống: nhằm mục đích cung cấp thông tin cho giai đoạn điều

tra ban đầu cũng như đánh giá tính khả thi của hệ thống mới Nó có các bước cơ bản sau:

- Tìm hiểu mô hình truyền dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán: chủ yếu xác định máy chủ và máy trạm, cơ chế hoạt động cũng như phạm vị hoạt

động của hệ thống kế toán đó

- Xác định nhu cầu sử dụng: mỗi một bộ phận hầu như chỉ làm một vài công việc nhất định Như trong kế toán ngân hàng, bộ phận giao dịch sẽ làm công việc khác với kế toán ngân quỹ hay tiền lương… như vậy, mỗi một vị trí chỉ sử dụng một phần nhỏ của hệ thống đó Xác định nhu cầu xử dụng

để phục vụ cho quá trình phân quyền sử dụng sau này

- Đánh giá chi tiết kiểm soát nội bộ: hệ thống phải đảm bảo được cấp trên phải biết cấp dưới làm gì Kiểm soát nội bộ chính là đánh giá độ an toàn

của hệ thống, hệ thống có đảm bảo hoạt động đúng yêu cầu hay không, có khả năng bị tấn công từ bên ngoài hay không…

- Tìm hiểu thiết bị, phần mềm và nhân sự hiện có: thiết bị, phần mềm, nhân

sự chính là một bộ phận của hệ thống hiện hành cũng như hệ thống trong tương lai

Nghiên cứu tính khả thi: khi định áp dụng một hệ thống thông tin kế toán

mới, cần đánh giá tính khả thi của hệ thống đó Tính khả thi bao gồm khả thi

về kinh tế, khả thi về kỹ thuật, khả thi về luật pháp, khả thi về thời gian cũng như khả thi về hoạt động

- Khả thi về kinh tế chính là đánh giá chi phí đầu tư và lợi ích mang lại của

- Khả thi về thời gian chính là kiểm tra xem hệ thống mới có thể hoạt động

được bao lâu cũng như bao giờ mới có thể bắt đầu hoạt động

- Khả thi về hoạt động chính là kiểm tra hệ thống đó có đáp ứng được nhu cầu sử dụng mới không

Xác định yêu cầu của hệ thống: Yêu cầu chính của hệ thống chính là khả

Bước này là bước xác định những trang thiết bị, phần mềm sẽ được sử dụng Quyết định luồn dữ liệu đầu và và đầu ra Quyết định cách tổ chức hệ thống Thiết kế hệ thống thông tin kế toán cũng bao gồm 5 bước như thiết kế hệ thống thông thường

- Thiết kế giao diện người sử dụng: người sử dụng và máy tính giao tiếp với

nhau qua màn hình giao tiếp Vì người sử dụng là người giao tiếp trực tiếp

và thường xuyên nhất với máy móc nên khi thiết kế giao diện cần phải có ý kiến của chính những người sử dụng Quá trình thiết kế cần chi tiết hoá các câu lệnh đầu vào cũng như các báo cáo đầu ra

- Thiết kế dữ liệu: dữ liệu thường được lưu trữ dưới dạng các cơ sở dữ liệu

Chính vì vậy, thiết kế dữ liệu gắn liền với việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu Dữ liệu kế toán là kiểu dữ liệu thường hay gặp nhất trong các hệ thống, nó bao gồm rất nhiều trường dữ liệu khác nhau, có liên kết theo mô hình quan hệ Mô hình quan hệ này cho phép người sử dụng truy suất rất nhiều thông tin từ một trường nhất định Ngoài ra, thiết kế dữ liệu còn quan tâm đến thiết kế luồn dữ liệu vào ra của hệ thống, cách tổ chức cũng như nội dung của dữ liệu đó

- Thiết kế quá trình: chính là quá trình thiết kế các phần mềm sử dụng dữ

liệu ở trên Thông thường, quá trình thiết kế này chỉ thích hợp đối với các công ty lớn, cần đầu tư trực tiếp phần mềm Các công ty khác thông thường lựa chọn việc mua sẵn các phần mềm sử dụng thay vì đầu tư viết phần mềm

- Đặc tả hệ thống:

 Giao diện người sử dụng: Nội dung, biểu mẫu, chuỗi các sản phầm giao tiếp với người sử dụng…

 Cơ sở dữ liệu: xác định chi tiết nội dung, cấu trúc, cách phân phối, cách truy cập, phương pháp bảo trì và khôi phục cơ sở dữ liệu…

 Phần mềm: trọn gói hay mô đun, sử dụng phương pháp bảng quyết định, lược đồ dòng dữ liệu, ngôn ngữ hình thức… để đặc tả chương trình máy tính

 Phần cứng và thiết bị: bao gồm các máy móc thiết bị cần cho hoạt động của hệ thống kế toán đó Chẳng hạn như máy đọc mã vạch, máy tính, cây ATM…

 Nhân sự: là những người sử dụng hệ thống kế toán của công ty

- Xác định các tiêu chuẩn thiết kế: các tiêu chuẩn này chỉ đòi hỏi đối với các công ty lớn và có nền tảng công nghệ thông tin khá cao Hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam chưa đáp ứng được tiêu chuẩn này và thông thường thiết

kế hệ thống không theo tiêu chuẩn nào

1.2.3.3 Xây dựng hệ thống

Một hệ thống mới hình thành thường đòi hỏi thêm các thiết bị và các chương trình Nó cũng có thể đòi hỏi thêm người sử dụng nếu hệ thống đó phát triển theo hướng mở rộng Xây dựng một hệ thống thông thường trải qua 5 bước sau:

- Cài đặt thiết bị: khi có thiết bị mới, máy tính hay bất kỳ một loại máy khác

đều cần phải tiến hành lắp đặt thiết bị và cài các phần mềm sử dụng Việc lắp đặt thiết bị thông thường chỉ đòi hỏi chỗ để lắp đặt thiết bị và nối mạng vào hệ thống Nếu chỉ đơn giản là lắp đặt máy tính thì chỉ cần bàn gần chỗ

có ổ điện nhưng nếu là lắp đặt các máy móc khác như máy đọc mã vạch ở siêu thị hay máy đọc thẻ ATM thì đòi hỏi vị trí thích hợp hơn bảo đảm tính

an toàn cũng như bảo mật cao

Sau khi tiến hành lắp đặt máy móc, cần phải tiến hành cài đặt các phần mềm Các phần mềm này có thể mua hoặc viết Nó là các phần mềm ứng dụng, điều khiển, là phần mềm tương tác giữa người sử dụng và máy Đối với hệ thống thông tin kế toán, các phần mềm này chính là phần mềm kế toán, phần mềm văn phòng, font chữ…

- Lập trình: hoạt động này chỉ diễn ra khi quá trình cài đặt phần mềm quyết

định sử dụng phần mềm tự lập trình (không phải phần mềm mua ngoài) Lập trình cho hệ thống đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả bởi vì chương trình được viết cho chính hệ thống đó Tuy nhiên lập trình tốn rất nhiều thời gian cũng như công sức mới đưa hệ thống vào hoạt động bình thường bởi vì vừa viết, vừa phải sửa chương trình cho phù hợp với thực tế sử dụng Cách này thường chỉ áp dụng đối với các công ty có vốn đầu tư lớn và yêu cầu công nghệ thông tin cao Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều mua phần mềm sẵn có trên thị trường

- Huấn luyện: mỗi một hệ thống mới đều có nhiều điểm khác so với hệ thống

cũ Huấn luyện đảm bảo người sử dụng có thể hiểu được và vận dụng hệ thống đó một cách trơn chu và hiệu quả Đây chính là quá trình đào tạo sử dụng Cả người sử dụng lẫn người quản trị hệ thống đều phải được huấn luyện một cách bài bản Quá trình huấn luyện bắt đầu diễn ra sau khi hệ thống đã được cài đặt phần mềm, có thể nó đang ở giai đoạn kiểm tra thử nghiệm, cũng có thể ở giai đoạn hoạt động

- Kiểm tra: quá trình kiểm tra bao gồm kiểm tra phần cứng lẫn phần mềm Kiểm tra phần cứng là kiểm tra xem máy móc thiết bị đã được lắp đặt đầy

đủ và đúng so với thiết kế hay chưa Kiểm tra phần mềm là kiểm tra xem phần mềm đó hoạt động có đáp ứng được nhu cầu sử dụng hàng ngày hay

không Kiểm tra phần cứng và phần mềm còn đòi hỏi chúng hoạt động một cách ổn định trong thời gian dài

- Chuyển đổi: dữ liệu từ hệ thống cũ cần phải được cập nhật, chuyển đổi sang

hệ thống mới Có thể chuyển đổi dữ liệu bằng cách nhập trực tiếp nhưng thông thường dữ liệu được chuyển đổi bằng các phần mềm Việc chuyển

đổi dữ liệu có thể xuất hiện nhiều vấn đề không mong đợi như lỗi phần mềm, fond chữ, mất dữ liệu, xung đột phần mềm…

1.2.3.4 Bảo trì hệ thống

Hệ thống sau khi được lắp đặt và đưa vào sử dụng vẫn cần được theo dõi

và bảo trì thường xuyên Mục đích là kiểm soát hệ thống để hệ thống hoạt

động một cách tốt nhất Có hai loại bảo trì là bảo trì định kỳ và bảo trì không

định kỳ Bảo trì định kỳ là cứ một khoảng thời gian nhất định, người quản trị

hệ thống đi kiểm tra và bảo trì hệ thống một lần, kiểm tra xem có sai sót thì khắc phục ngay Bảo trì không định kỳ là khi hệ thống đang hoạt động mà gặp vấn đề cần sửa chữa Người quản trị hệ thống tiến hành bảo trì ngay bộ phận

có vấn đề Cũng có thể chia bảo trì hệ thống thành bảo trì toàn bộ và bảo trì bộ phận

1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

quét mã vạch, máy đọc thẻ, máy scan, máy in… nói chung là một hệ thống các máy tính và các thiết bị vào ra

Các thiết bị phần cứng phải có chỗ để lắp đặt Văn phòng, nhà xưởng là nơi các thiết bị phần cứng được lắp đặt Văn phòng, nhà xưởng chính là cơ sở hạ tầng của hệ thống máy tính

Các thiết bị đã được lắp đặt đúng chỗ, không có mạng lưới điện để hoạt

động, không có đường dây mạng nối các máy với nhau, phần cứng không thể hoạt động được, như vậy mạng lưới điện, mạng nội bộ cũng là cơ sở hạ tầng của hệ thống

Mọi thứ để cho hệ thống máy tính được lắp đặt hoàn chỉnh đều được coi

là cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin Mọi thứ mà đầy đủ thì khả năng ứng dụng công nghệ thông tin nhanh, thành công Còn nếu như không có văn phòng hoạt động thì muốn ứng dụng công nghệ thông tin cũng là rất khó khăn

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có một nền tảng cơ sở hạ tầng nhất định đáp ứng được nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp hầu hết đều có văn phòng để hoạt động Máy tính,

tủ đựng hồ sơ giấy tờ, mạng lưới điện, điện thoại, mạng internet đầy đủ Có thể nói cơ sở hạ tầng của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều có thể đáp ứng được việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.4.2 Phần mềm và các nhà cung cấp phần mềm

Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là phần mềm kế toán, phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán và các phần mềm điều khiển (hệ điều hành) của các máy trong hệ thống

Phần mềm điều khiển còn gọi là hệ điều hành, đây là phần mềm cài trên

một loại máy có phần mềm điều khiển riêng Hệ thống thông tin kế toán thường không có nhiều máy móc có hệ điều hành riêng, đa phần là máy tính mới có hệ điều hành của nó Các cây ATM là một loại máy trong hệ thống kế toán của ngân hàng cũng dùng hệ điều hành giống như máy tính thông thường Như vậy, hệ điều hành của các loại máy trong hệ thống thông tin kế toán thường gặp nhất là hệ điều hành window của Microsoft Hệ điều hành này có rất nhiều loại khác nhau như window, linux, mac, palm…mỗi loại lại có nhiều phiên bản khác nhau như của window có winXP spack1,2,3, Vista…

Các phần mềm ứng dụng cho hệ thống kế toán cũng rất phong phú Đơn giản là phần mềm văn phòng dùng để soạn thảo và lập báo cáo Loại này cũng

có rất nhiều loại, thông thường người ta hay dùng word và excel của Microsoft, ngoài ra người ta cũng có thể sử dụng các phần mềm soạn thảo khác như open office, tiny office…phần mềm ứng dụng còn có phần mềm chuyển đổi fond chữ, phần mềm gõ tiếng việt, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế…

Phần mềm kế toán rất đa dạng và phong phú Mỗi một nước đều có một vài công ty chuyên viết phần mềm kế toán ở Việt Nam có hai phần mềm kế toán được người sử dụng biết đến nhiều nhất là phần mềm kế toán Bravo và phần mềm kế toán Misa

Nếu như phần mềm kế toán Misa là phần mềm được thiết kế sẵn thì phần mềm kế toán Bravo là phần mềm mở Phần mềm kế toán Misa không thể thêm các modun và hầu như không viết theo yêu cầu của người sử dụng Trong khi đó, phần mềm kế toán Bravo có thể thêm các modun theo yêu cầu, thậm chí có thể viết lại toàn bộ Tất nhiên giá của hai phần mềm này khác nhau Vì phần mềm kế toán Misa không thể thay đổi nên giá của nó cao nhất là 7 triệu

đồng cho 11 phân hệ viết sẵn Phần mềm kế toán Bravo có giá lên đến hàng chục tỷ khi được viết riêng cho một tập đoàn thép

Mỗi một phần mềm đều gắn với tên tuổi của một nhà cung cấp Có rất nhiều phần mềm, do vậy cũng có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau Tuy nhiên, đối với hệ thống thông tin kế toán thì chỉ có một vài nhà cung cấp Đối với phần mềm hệ điều hành và phần mềm văn phòng, Microsoft là nhà cung cấp được ưa chuộng nhất hiện nay Còn đối với phần mềm kế toán, nếu là các công ty vừa và nhỏ, phần mềm Misa khá thích hợp Các công ty lớn hơn có thể lựa chọn Bravo hoặc thuê hẳn một công ty lập trình viết riêng phần mềm Ngân hàng Agribank thuê hẳn một công ty Hàn Quốc (Hanen) viết phần mềm cho mình, đó là phần mềm có tên IPCas

Ngoài ra còn có rất nhiều các công ty khác cũng cung cấp phần mềm kế toán Dạo quanh một vòng trên mạng, bạn có trong tay rất nhiều công ty sẵn sàng cung cấp phần mềm kế toán theo yêu cầu của mình Các phần mềm này

đều được viết trên ngôn ngữ lập trình đơn giản như Visual, Fox, Excel Giá cả

từ vài trăm đến vài triệu Một số lập trình viên của các công ty còn sẵn sàng viết thuê phần mềm với giá vài triệu đến chục triệu đồng

1.2.4.3 Nguồn nhân lực

Nhân lực để sử dụng hệ thống thông tin kế toán có hai loại là những người quản trị mạng và người sử dụng Những người quản trị mạng là người quản lý, vận hành hệ thống thông tin kế toán hoạt động một cách hiệu quả và hợp lý Người sử dụng là các kế toán viên trong công ty sử dụng phần mềm kế toán, đây là những người tham gia trực tiếp vào hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Một số công ty nhỏ, hệ thống thông tin không có người quản lý và vận hành Chỉ có duy nhất người sử dụng phần mềm kế toán tham gia vào hệ thông thông tin kế toán

Người quản trị mạng phải là người được đào tạo một cách bài bản Tối thiểu phải là người được đào tạo về tin học, không thì phải là người được đào tạo chuyên ngành quản trị hệ thống Người quản trị hệ thống có thể tham gia trực tiếp vào trong hệ thống thông tin kế toán cũng như tham gia vào một vài

hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Người sử dụng (kế toán viên) phải có hiểu biết nhất định về tin học Nếu không sẽ phải trải qua một lớp tập huấn sử dụng phần mềm Thông thường, kế toán viên có hiểu biết về phần mềm ứng dụng (word và excel), còn các phần mềm kế toán hầu như phải trải qua tập huấn mới có thể sử dụng được Phần mềm hệ điều hành kế toán viên hầu như không sử dụng (người quản trị mạng

sử dụng), vì thế họ ít am hiểu phần mềm này

1.2.4.4 Tài chính

Muốn đầu tư hệ thống thông tin kế toán hay bất kỳ hệ thống thông tin nào khác cũng cần có tài chính Tài chính ở đây chính là tiền để đầu tư mua máy móc thiết bị cho hệ thống, là tiền thuê lắp đặt và vận hành, là tiền đào tạo

sử dụng cũng như sửa chữa khi hỏng hóc, là tiền trả hàng tháng để hệ thống hoạt động…

Đầu tư thêm một máy móc, không chỉ đơn giản là bỏ tiền ra mua máy móc đó, nó còn có tiền vận hành, tiền thuê người sử dụng (tuyển nhân viên mới), tiền điện hàng tháng…

Số tiền đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán dựa trên số đầu máy được

sử dụng cũng như số người vận hành máy đó Một hệ thống càng nhiều máy móc và con người trong đó, hệ thống đó càng cần nhiều tiền để đầu tư Thông thường, các công ty thường đầu tư lớn ở giai đoạn đầu, đó là giai đoạn thành lập công ty Sau đó, nếu có đầu tư cũng chỉ là đầu tư nhỏ Chỉ đến khi mở rộng quy mô sản xuất hay thay đổi hệ thống thì mới có sự đầu tư lớn

Với một công ty nhỏ, số tiền đầu tư cho hệ thống thông tin kế toán chính là số tiền trả hàng tháng cho người kế toán viên và số tiền mua máy tính ban đầu (thường một kế toán / một máy) Tiền điện để vận hành sẽ rơi vào chi phí chung, không có người quản trị hệ thống nên không mất tiền Một công ty

có khoảng 3 kế toán, số tiền đầu tư ban đầu khoảng 25 triệu đồng (mua máy tính, máy in, phần mềm, các thiết bị khác…) Đối với các công ty lớn như siêu thị, ngân hàng, số tiền đầu tư cho hệ thống kế toán lên đến hàng trăm triệu

đồng ví dụ chi nhánh Agribank Hà Thành (đường Lê Thanh Nghị), phòng kế toán có 16 máy tính ở hội sở chính, 25 máy tính ở các phòng giao dịch, máy in trung bình 2 người / 1 máy Tính trung bình 7 triệu/máy tính, số tiền đã lên

đến hơn 280 triệu đồng( chưa tính đến tiền mua phần mềm, tiền trả lương nhân viên, tiền điện…)

1.3 Thực trạng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại việt nam

Hiện nay, công nghệ thông tin có mặt hiện hữu ở khắp các doanh nghiệp Cả doanh nghiệp nhà nước có số vốn đến hàng trăm tỷ đồng đến doanh nghiệp tư nhân có số vốn vài chục triệu đồng Từ công ty hợp doanh, công ty cổ phần

đến các công ty trách nhiệm hữu hạn Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của các công ty đều khác nhau Các công ty nào hiểu

sự cần thiết của công nghệ thông tin thì đầu tư nhiều, công ty nào không quan tâm đến công nghệ thì đầu tư ít

Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, đại đa số là các công ty nhỏ lẻ Các công ty này đầu tư công nghệ thông tin chỉ dừng ở mức sử dụng, tức là đầu tư máy tính để sử dụng cho việc đánh văn bản cũng như sử dụng một vài phần mềm kế toán thông thường Các phần mềm đó chỉ là các phần mềm nhập số

đơn, chứng từ chuyển về Một số công ty lớn, thuộc doanh nghiệp nhà nước cũng sử dụng biện pháp nhập số liệu trực tiếp từ bán phím thông qua kế toán viên

Đối với các công ty lớn hơn một chút, có sự đặc thù trong hoạt động như siêu thị, hệ thống thông tin được ứng dụng khá là rộng rãi Máy móc bây giờ không đơn giản chỉ là những chiếc computer mà nó còn là những máy đọc mã vạch, máy tính tiền, máy giám sát (camera)… Hệ thống thông tin ứng dụng vào

kế toán bắt đầu có sự khác biệt Giờ đây, kế toán viên không phải là người duy nhất trực tiếp nhập số liệu kế toán Những người bán hàng, thu ngân đã trở thành một trong những người sử dụng của hệ thống thông tin kế toán Số liệu

được truyền trực tiếp từ các máy quét mã vạch, máy tính tiền… đến máy tính của kế toán Tất nhiên là máy của kế toán phải cài phần mềm tương ứng Đối với hệ thống thông tin kế toàn này thường đòi hỏi có sự quản trị hệ thống, tức

là hệ thống thông tin kế toán đó luôn phải đặt dưới sự giám sát của đội ngũ nhân viên máy tính (IT) Việc giám sát này đảm bảo hệ thống hoạt động một cách trôi chảy và ổn định

Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên

Kế toán viên nhập số liêu trực tiếp từ bàn phím

Hình 1.4: HTTT Kế toán đơn giản

Đối với các công ty lớn, có nhiều chi nhánh, trải khắp nơi như ngân hàng,

hệ thống thông tin được ứng dụng nhiều hơn và sâu hơn Người nhập số liệu bây giờ không chỉ là người của công ty mà còn bởi chính khách hàng Hệ thống ATM (cây rút tiền tự động thông qua thẻ) chính là một máy tính sử dụng phần mềm riêng, khách hàng là người sử dụng, tương tác trực tiếp, ra lệnh cho máy tính Số liệu được truyền trực tiếp về trung tâm xử lý Hệ thống thông tin

của các ngân hàng cũng khác với hệ thống thông tin của siêu thị Nếu ở siêu thị, hệ thống thông tin chỉ gói gọn trong một siêu thị (mạng LAN) thì ở các ngân hàng, mỗi chi nhánh đều có sự liên kết với nhau Hệ thống máy tính không chỉ gói gọn trong một chi nhánh mà bao phủ rộng khắp cả nước ( mạng WAN)

Như vậy, ta có thể chia ra làm 3 loại hệ thống thông tin kế toán khác nhau cho các doanh nghiệp Việt Nam

Loại 1: Hệ thống thông tin kế toán chỉ bao gồm một hoặc một số máy tính nối mạng với nhau thành một hệ thống, người sử dụng hệ thống là kế toán viên Hệ thống này có hoặc không có người quản trị hệ thống, và xuất hiện ở hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam

Loại 2: Hệ thống thông tin kế toán không chỉ bao gồm máy tính mà còn bao gồm một số loại máy khác được nối với nhau thành một hệ thống Người

sử dụng là nhân viên trong công ty Các máy này nối với nhau tạo thành một mạng LAN Hệ thống này cần có người quản trị hệ thống, xuất hiện ở các doanh nghiệp kinh doanh lớn, có sự giao tiếp trực tiếp giữa khách hàng và người bán như siêu thị nhà hàng, khách sạn…

Loại 3: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm một hệ thống các loại máy khác nhau Người sử dụng hệ thống không chỉ gói gọn trong các nhân viên trong công ty mà còn bởi khách hàng Hệ thống máy tính nối mạng rộng khắp, bao gồm rất nhiều mạng LAN khác nhau tạo thành một mạng WAN Số liệu

được chuyển trực tiếp đến trung tâm xử lý đặt tại một nơi duy nhất Hệ thống này cần có nhiều cấp quản trị hệ thống khác nhau Cấp quản trị hệ thống cấp cơ sở (nhiều) và cấp quản trị hệ thống chung (một) Hệ thống này xuất hiện ở các ngân hàng trên toàn quốc

Kết luận:

Trong chương 1, học viên giới thiệu tóm tắt về cơ sở lý luận của công tác

kế toán và hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Trong phần giới thiệu cơ sở lý luận của công tác kế toán, học viên chỉ tập trung vào giới thiệu nội dung công tác kế toán, yêu cầu của thông tin kế toán và các công việc thường ngày của công tác kế toán Trong phần giới thiệu hệ thống thông tin kế toán, học viên giới thiệu qua về hệ thống thông tin kế toán, cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán ở Việt Nam Trong toàn bộ chương 1, học viên tập trung vào mục xây dựng hệ thống thông tin kế toán vì nó là cơ sở, tiền đề cho việc đánh giá, thiết lập lại

hệ thống thông tin kế toán của công ty ở phần sau