Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán và xây dựng phần mềm kế toán cho cục địa chất và khoáng sản việt nam

Kế toán được hiểu là một hệ thống thông tin có mục đích, được sắp xếp theo một cơ cấu logíc có hệ thống và toàn diện, được sử dụng để nghi nhận, đo lường, đánh giá và kiểm tra hoạt động

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

-

Luận văn thạc sỹ khoa học

Ngành : Quản trị kinh doanh

Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán và xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất

và khoáng sản Việt Nam

Vũ Văn Thắng

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn ái Đoàn

Hà nội - 2006

Mục lục

Trang

Lời mở đầu 3

Chương I Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá trong công tác kế toán 5

1.1 Kế toán và vai trò của nó trong quá trình quản lý doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm và đối tượng của kế toán 5

1.1.2 Vai trò và chức năng của kế toán trong quá trình quản lý DN 6

1.2 Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 9

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN 9

1.2.2 Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN 10

1.2.3 Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN 11

1.3 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 11

1.3.1 Hệ thống các cấp dự toán 11

1.3.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 12

1.3.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 13 1.3.3.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu 13

1.3.3.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 14

1.3.3.3 Lựa chọn hình thức kế toán 15

1.4 Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong quản lý 24

1.4.1 Một số khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin 24

1.4.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý 25

Chương II Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam 27

2.1 Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán ở nước ta hiện nay 27

2.1.1 Một số đặc điểm của sản phẩm phần mềm kế toán trên thị trường ở nước ta 27

2.1.2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở nước ta 32

2.2 Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam 38

2.2.1 Đặc điểm tổ chức và hoạt động sản xuất của Cục Địa chất và

Khoáng sản Việt nam 38

2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam 44

Chương III Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam 49

3.1 Các bước cơ bản khi thực hiện kế toán máy 49

3.2 Phân tích thiết kế chương trình 49

3.2.1 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu 50

3.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống menu 52

3.2.3 Phân tích thiết kế các bảng nhập liệu 52

3.2.3.1 Phân tích thiết kế màn hình nhập số dư đầu kỳ 52

3.2.3.2 Phân tích thiết kế màn hình nhập số phát sinh trong kỳ 55

3.2.4 Phân tích thiết kế mẫu sổ kế toán và báo cáo kế toán 57

3.3 Nội dung phần mềm 59

3.3.1 Soạn thảo tập tin chương trình chính 59

3.3.2 Xây dựng hệ thống Menu 64

3.3.3 Giải pháp tạo mới, mở cơ sở dữ liệu 65

3.3.4 Chương trình chọn tháng thực hiện 69

3.3.5 Xây dựng Cơ sở dữ liệu cho chương trình kế toán 70

3.3.5.1 Xây dựng các bảng 70

3.3.5.2 Xây khung nhìn 72

3.3.6 Xây dựng lớp các thanh công cụ và màn hình giao diện 73

3.3.6.1 Xây dựng lớp các thanh công cụ 73

3.3.6.2 Xây dựng các các màn hình giao diện cho chương trình 76

3.4 Kiểm định chạy thử chương trình 111

3.4.1 Nhập số dư đầu năm 111

3.4.2 Nhập chứng từ phát sinh trong kỳ 112

3.4.3 Kết xuất các sổ và báo cáo kế toán 116

3.4.4 Kết chuyển số dư từ năm trước sang năm sau 116

Kết luận 118

Tài liệu tham khảo 120

Mở đầu

Quản lý kinh tế là một trong những công việc khó khăn phức tạp nhất trong các lĩnh vực hoạt động của con người C.Mác đã từng coi việc xuất hiện của hoạt động quản lý như một dạng hoạt động đặc thù của con người gắn liền với sự phân công và hiệp tác lao động

Quản lý kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống kinh tế - xã hội và

do đời sống kinh tế - xã hội đòi hỏi Những năm qua, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, nền kinh tế nước ta có những bước phát triển vượt bậc Muốn quản lý kinh tế đạt hiệu quả, không thể chỉ sử dụng những kinh nghiệm thu được từ thực tiễn, những cách làm theo lối mòn mà phải nắm bắt vận dụng những kiến thức khoa học trong quản lý, những thành tựu của công nghệ thông tin đã mang lại, như vậy mới đáp ứng được những yêu cầu đòi hỏi của sự phát triển kinh tế trong điều kiện hiện nay

Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý kinh tế, từ yêu cầu cấp thiết, tính đặc thù của ngành Địa chất khi chuyển sang đơn vị “Hành chính sự nghiệp” theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP, thông tư 71/2006/TT-BTC và thực hiện theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Quyết định 19/2006/QĐ/BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính Bằng những kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thực tế công tác tại Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam, Luận văn thạc sĩ với đề tài “Phân tích

khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán và xây dựng phần mềm

kế toán cho Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam“ thực hiện với hy vọng

đóng góp những cơ sở lý luận cho công tác này để áp dụng vào thực tiễn, nhằm góp phần hoàn thiện công tác Kế toán tại cho các đơn vị thuộc Cục Địa chất và khoáng sản Việt nam

2 Mục tiêu của đề tài

Luận văn được nghiên cứu nhằm giải quyết các vấn đề sau :

Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán trong ngành

Địa chất, những đòi hỏi cấp bách phải có phần mềm kế toán khi chuyển sang chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;

Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài lấy công tác kế toán trong ngành Địa chất và khoáng sản Việt Nam làm đối tượng nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong ngành Địa chất, chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, các văn bản của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Tài chính bổ sung chế độ kế toán đơn vị có thu Địa chất

4 Phương pháp nghiên cứu cơ bản

Nghiên cứu khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán, chế độ

kế toán áp dụng cho Ngành địa chất trên cơ sở đó để phân tích, thiết kế xây dựng phần mềm kế toán

5 Kết cấu của luận văn

Luận văn được thiết kế ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn

được xây dựng thành ba chương :

Chương 1 : Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá trong

công tác kế toán

Chương 2 : Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán

của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam

Chương 3 : Xây dựng phần mềm kế toán cho Cục Địa chất và khoáng

sản Việt Nam

Chương I Cơ sở lý thuyết về công tác kế toán và tin học hoá

đảm bảo sự phát triển của toàn bộ kinh tế

Kế toán là một môn khoa học thuộc các môn khoa học kinh tế, nó nghiên cứu các quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội, trong các giai đoạn: sản xuất sản phẩm xã hội, phân phối, trao đổi và tiêu dùng một phần sản phẩm này, trước hết dưới hình thái tiền tệ (hoặc theo đơn vị đo lường hiện vật hay thời gian lao động), trong các tổ chức kinh doanh, dự toán hay các tổ chức khác (các đơn vị kinh tế thuộc nền kinh tế quốc dân), với mục đích để thu thập các thông tin cần thiết cho quản lý - cho việc lập và kiểm tra thực hiện kế hoạch Theo nghĩa hẹp, đối tượng của kế toán là vốn và sự tuần hoàn vốn kinh doanh trong quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội

Như vậy, kế toán ghi nhận, đo lường, đánh giá và kiểm tra hoạt động trong mỗi tổ chức thực hiện quá trình tái sản xuất Kế toán phản ánh và tổng hợp các

số liệu về các yếu tố và các nghiệp vụ kinh doanh, theo dõi và nghiên cứu các

đối tượng của mình, phục chế thông tin về thực trạng vốn cho hoạt động, những

đặc trưng và các kết quả của các quá trình kinh doanh, đó là phản ánh tái sản xuất sản phẩm xã hội

Kế toán được hiểu là một hệ thống thông tin có mục đích, được sắp xếp theo một cơ cấu logíc có hệ thống và toàn diện, được sử dụng để nghi nhận, đo lường, đánh giá và kiểm tra hoạt động của các tổ chức thuộc cơ cấu của nền kinh

Các thông tin này được cung cấp ở những góc độ tổng hợp và chi tiết khác nhau, tuỳ theo đối tượng được phản ánh là phạm vi toàn tổ chức (tổ chức kinh doanh, tổ chức dự toán, các tổ chức khác) hay ở phạm vi từng bộ phận trong cơ cấu của mỗi tổ chức này

Thông tin cung cấp cho số đông người sử dụng ở bên ngoài đơn vị kinh tế thuộc phạm vi kế toán tài chính, thông tin cung cấp cho ban lãnh đạo và các nhà quản trị của đơn vị kinh tế thuộc phạm vi của kế toán quản trị

Như vậy, theo yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,

kế toán được phân thành hai bộ phận độc lập tương đối, nhưng chúng có mối quan hệ với nhau: kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính là bộ phận kế toán ghi nhận, giám sát, kiểm tra một

cách liên tục, có hệ thống các hoạt động của mỗi tổ chức, dưới hình thức giá trị, trên góc độ: Sự hình thành và sự vận động của vốn và kết quả hoạt động trong một thời kỳ nhất định, để cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng

về tình hình tài chính, tình hình hoạt động và các luồng tiền của một tổ chức thuộc nền kinh tế quốc dân (KTQD)

Kế toán quản trị là bộ phận kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

một cách chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh, phục

vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện

và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh trong nội bộ một doanh nghiệp hay hoạt động trong một tổ chức khác

Thông tin của kế toán là kết quả của việc ghi nhận, đo lường, đánh giá và

kiểm tra hoạt động trong mỗi tổ chức thực hiện quá trình tái sản xuất, được sử dụng trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

Kế toán có chức năng sau đây:

Một là, chức năng thông tin: Với chức năng này, kế toán phản ánh mặt lượng và đặc trưng về mặt chất thực trạng thực tiễn hoạt động của đối tượng

được quản lý (mỗi tổ chức của nền KTQD) Thông tin do kế toán cung cấp,

được sử dụng để quản lý nền KTQD nói chung và quản lý từng tổ chức thuộc nền KTQD nói riêng Vì các thông tin này giúp cho chủ thể quản lý nhận thức

được về hoạt động, thực trạng của đối tượng quản lý, trên cơ sở đó phân tích hoạt động này và so sánh kết quả đạt được với mục tiêu do hệ thống quản lý

đặt ra và đánh giá kết quả hoạt động và thực trạng thực tiễn của đối tượng quản lý

Kế toán phản ánh thực trạng về đối tượng được quản lý thông qua những thông tin được thể hiện dưới dạng là các chỉ tiêu kinh tế được lựa chọn có cơ

sở khoa học, đặc trưng hoạt động của mỗi đối tượng được quản lý trong nền kinh tế quốc dân Nghĩa vụ của kế toán là cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của quản lý thông tin về các quá trình hoạt động và các sự kiện của đối tượng được quản lý, và phản ánh các quá trình và các sự kiện này trên cơ sở các số liệu

lượng hoá của kế toán, có thể đặc trưng tính mục đích và chất lượng của chúng

Hai là, chức năng kiểm tra, bao gồm rất nhiều phần nhiệm vụ như: kiểm tra thực hiện kế hoạch, kiểm tra tính mục đích của các nghiệp vụ hoạt động, căn cứ pháp lý của các nghiệp vụ kinh doanh, kiểm tra việc duy trì chế độ tiết kiệm và bảo vệ tài sản

Thực hiện các chức năng cơ bản nêu trên trong cơ chế quản lý kinh tế, kế toán giữ vai trò là công cụ quản lý, được các nhà quản lý sử dụng để quản lý hoạt động của mỗi tổ chức nói riêng và quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội của toàn nền kinh tế quốc dân nói chung Vai trò là công cụ quản lý của nó

được thể hiện trên hai mặt: kế toán là công cụ trợ giúp cho việc ra các quyết

định kinh tế và là công cụ kiểm tra các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo các quyết định kinh tế này Với vai trò là công cụ quản lý, kế toán tác

động đến quá trình hoạt động của đối tượng quản lý, và do đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động (hoạt động kinh doanh) của đối tượng được quản lý này

Kế toán thực hiện vai trò là công cụ quản lý nhờ nó thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra Nhờ chức năng thông tin (ghi nhận và truyền tải các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp), kế toán cung cấp các thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận, hiệu quả kinh tế của việc sử dụng vốn như: cơ cấu tài sản, nguồn vốn, chi phí, thu nhập và lợi nhuận cần

đạt được để đưa ra các quyết định về kinh tế hợp lý mà doanh nghiệp sẽ đạt

được lợi nhuận, đó là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại của một doanh nghiệp

Nhờ chức năng kiểm tra, kê toán cung cấp các thông tin về đánh giá kết quả và tình hình tài chính và luồng tiền sau khi thực hiện các quyết định kinh

tế và các thông tin này được sử dụng để dự toán cho sự phát triển trong tương

lai của doanh nghiệp, sẽ trợ giúp cho việc đưa ra các quyết định kinh tế cho giai đoạn tiếp theo

Ngoài phạm vị doanh nghiệp, thông tin của kế toán giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước, các nhà đầu tư đưa ra các quyết định có tính chất can thiệp phù hợp với chức năng và quyền hạn của mình

1.2 Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN

Đơn vị HCSN là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế , các cơ quan đoàn thể, các tổ chức xã hội, các đơn vị thuộc các lực lượng vũ trang hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, nhận viện trợ biếu tặng

Để quản lý có hiệu quả các khoản chi tiêu và chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm, các đơn vị HCSN phải lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình, dựa vào dự toán đã được duyệt, Ngân sách Nhà nước cấp phát kinh phí cho đơn vị, vì vậy đơn vị hành chính sự nghiệp còn được gọi là đơn vị dự toán Trong quá trình hoạt động của mình, đơn vị HCSN có mối quan hệ với ngân sách và mối quan hệ với hoạt động của các tổ chức, đơn vị khác trong nền kinh tế và quan hệ bên trong đơn vị nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội được giao Do đó, trong công tác quản lý các đơn vị HCSN nhất thiết phải sử dụng công cụ kế toán để phản ánh và giám sát tài sản, vật tư, tiền vốn từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán

Các đơn vị dự toán có nhiều loại khác nhau Căn cứ vào chức năng nhiệm

vụ của từng đơn vị, có thể chia các đơn vị dự toán thành các loại như sau:

- Các cơ quan quản lý Nhà nước: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban, ngành

- Các đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp kinh tế, Sự nghiệp giáo dục , Sự nghiệp

y tế, Văn hoá, Thể thao

- Các cơ quan Đảng Cộng sản VN, các tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức Xã hội, Xã hội nghề nghiệp

- Các cơ quan An ninh, Quốc phòng

1.2.2 Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN

Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành

dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị

Kế toán HCSN là kế toán chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị

sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp Với chức năng cung cấp thông tin về mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị, kế toán HCSN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách Nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm, có hiệu quả Theo chế độ kế toán, kế toán đơn vị HCSN có các nhiệm vụ:

- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị mình

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị,

kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán, thu chi và quyết toán của các đơn

vị cấp dưới

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định - cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị

1.2.3 Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị

- Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán

- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán phải gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả

1.3 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

1.3.1 Hệ thống các cấp dự toán

Theo luật NSNN, căn cứ trên cấp độ hoạt động, các đơn vị dự toán được chia làm 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III Tổ chức kế toán đơn vị HCSN cũng tổ chức phù hợp với hệ thống các cấp

dự toán

- Đơn vị dự toán cấp I: là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN thuộc Trung ương và địa phương như : Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục,

UBND, Sở Ban ngành Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về cấp phát kinh phí (Kế toán cấp I)

- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I

- Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu

sự lãnh đạo đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị

dự toán cấp II Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp III)

Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì kế toán cấp này phải làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và kế toán cấp III

Các đơn vị HCSN, đơn vị dự toán chỉ có hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của kế toán cấp III

1.3.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phải phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính do Nhà nước quy định

- Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ được Nhà nước giao cho đơn vị Tổ chức công tác kế toán phải tiết kiệm chi phí trong hạch toán kế toán

- Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị

- Phải phù hợp với trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán

1.3.3 Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

1.3.3.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của một đơn vị kế toán HCSN đều phải lập chứng từ

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ

Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành(trong chế độ chứng từ kế toán HCSN), căn cứ vào nội dung hoạt động kinh tế tài chính và yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể về:

- Việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp

- Người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ

- Xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý

Trình tự và thời gian luận chuyển chứng từ là do kế toán từng đơn vị quy

định Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài, phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị Trước khi dùng chứng từ để nghi sổ kế toán, chứng từ phải được kiểm tra, xác minh Chứng từ được luân chuyển theo trình tự các bước như sau:

- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ

- Kiểm tra chứng từ kế toán

- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ

Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán, các đơn vị không

được sửa đổi biểu mẫu đã quy định Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng quy định của pháp luật kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các quy

định khác của Nh nước

1.3.3.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế - Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị HCSN

Tài khoản (TK) kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng tình hình thành hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước VN quy định thống nhất hệ thống TK kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị HCSN trong cả nước

Hệ thống TK kế toán thống nhất là bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại TK, số lượng TK, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng TK Hệ thống TK bao gồm các TK trong bảng cân

đối tài khoản và các TK ngoài bảng cân đối TK

Trong hệ thống TK kế toán thống nhất có quy định những TK kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những TK kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại hình Các đơn

vị HCSN phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định những TK kế toán ( cấp 1, cấp 2, cấp 3) sử dụng cho phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn

vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và quản lý của đơn vị đối với hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Các đơn vị HCSN hiện nay sử dụng hệ thống tài khoản kế toán bản hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm 6 loại TK bảng cân đối TK với 42 TK và 7 TK ngoài bảng thay thế cho Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và thông thư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết

Tuỳ thuộc vào quy mô , đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý,

điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiệt phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức ghi sổ kế toán đã lựa chọn về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán

Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp nhằm đảm bảo cho kế toán

có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác tài liệu thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

+ Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Các loại sổ của hình thức kế toán nhật ký chung : Nhật ký chung; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào

sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh

nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ Cái được sử dụng để lập "Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Về nguyên tắc "Tổng số phát sinh Nợ" và "Tổng số phát sinh Có" trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng "Tổng số phát sinh Nợ: và "Tổng số phát sinh Có" trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên sơ đồ hình 1.1

Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán nhật ký chung

Hình 1.1 Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và

được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các loại chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

- Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái :Sổ Nhật

ký - Sổ Cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng

ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã

được dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi dã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn

cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên

=

Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để công số phát sinh nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ , thẻ kế toán chi tiết và "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ

được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái được thể hiện trên sơ đồ hình 1.2

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức

Kế toán nhật ký sổ cái

Hình 1.2 Ghi hàng ngày

từ cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhật ký sổ cái hợp chi tiết Bảng tổng

Báo cáo tài chính

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ "Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ , ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ

+ Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra

để lập chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập "Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại" Từ số liệu trên "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại" để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong chuyển

đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ

đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái, kế toán tiến hành khoá sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản Trên sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng

số liệu thì sử dụng để lập "Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Trình tự kế toán theo hình thức

Kế toán chứng từ ghi sổ

Hình 1.3 Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại" được

Chứng từ kế toán

Sổ

quỹ

Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng thừ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số

phát sinh

Sổ cái

Báo cáo tài chính

sử dụng đề ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng khoá các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập

"Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản Số liệu trên 'Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các số liêu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ hình 1.3

+ Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính :

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc xây dựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ kế toán

Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật Kế toán và của Chế độ kế toán

Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán

do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005

để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của

đơn vị

- Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại

sổ của hình thức kết toán đó Đơn vị có thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống

sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định

- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết

kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật

ký - Sổ Cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra,

đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi dã in ra giấy Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên sơ đồ hình 1.4

Hình 1.4 Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.4 Công nghệ thông tin và vai trò của nó trong quản lý

1.4.1 Một số khái niệm cơ bản về công nghệ thông tin

- Thông tin (informations) được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người những hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, về những sụ kiện diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn

đề chủ quan và khách quan… nhằm giúp cho con người có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời, có hiệu quả

Thông tin bao hàm tất cả những thu thập có tính ghi chép, thống kê, tổng kết, những nhận định, dự báo, dự đoán, những dự kiến kế hoạch, chương trình…

- Tin học (Computer Science) là ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ và các kỹ thuật xử lý thông tin một cách tự động

- Công nghệ thông tin (information Technology) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

1.4.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý

Công nghệ thông tin đã và đang tạo nên những thay đổi to lớn trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, trong đó quan trọng nhất là làm thay đổi cơ bản lực lượng sản xuất, cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động, cách thức quản lý kinh tế - xã hội và sau cùng là thay đổi cả phương thức tư duy Vì vậy, nghiên cứu và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin có tầm quan trọng đặc biệt cần được ưu tiên hàng đầu nhằm tạo tiền

đề cho Việt Nam có thể thành công trong hội nhập, tiến nhanh và bền vững tới xã hội thông tin

Có thể nói, trong những năm vừa qua, trên toàn cầu đã hình thành một

sự đồng thuận rằng công nghệ thông tin có ý nghĩa căn bản trong việc đạt

được các mục tiêu phát triển cơ bản

Công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ mới để quản lý kinh tế và xã hội, làm biến đổi xã hội về cách thức giao tiếp, sử dụng thông tin, học tập, thương mại, chăm sóc y tế, thiết kế, xây dựng, nghiên cứu, an ninh - quốc phòng cũng như hoạt động của Chính phủ

Công nghệ thông tin đang đóng vai trò trung tâm trong việc cải thiện mức tăng trưởng cũng như khả năng cạnh tranh của nền kinh tế của nhiều nước trên thế giới Một nền kinh tế phát triển nhanh hơn, bền vững hơn có nghĩa là phải nâng cao hơn nữa chất lượng tăng trưởng mà hiệu quả quản lý điều hành chính là

thước đo Sự giám sát và điều hành chỉ có thể thực hiện tốt khi có đầy đủ thông tin

Đóng góp của CNTT vào tăng trưởng và hội nhập có thể nhìn thấy rõ trên một số lĩnh vực: giao dịch (phương thức chính trong toàn bộ các hoạt

động trong xã hội), chia sẻ, khai thác thông tin (có thể truy cập đến hàng triệu nguồn cung cấp thông tin trên khắp thế giới), nông nghiệp (truyền tải và hỗ

trợ thông tin, góp phần nâng cao sản lượng và giá trị của sản phẩm), hoạt

động doanh nghiệp (góp phần giảm chi phí giao dịch xã hội và chi phí nội tại

của doanh nghiệp), giáo dục - đào tạo (bổ sung kiến thức cho học sinh và

giáo viên, giảm đáng kể thời gian và chi phí, đem lại hiệu quả cao), du lịch

(phương tiện để quảng bá hình ảnh, thực hiện từ xa các dịch vụ, góp phần giáo dục nâng cao nhận thức và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế), CNTT (Sự

phát triển mạnh của thị trường CNTT đã góp phần thu hút đầu tư nước ngoài ngày càng nhiều vào Việt Nam

Chương 2 Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất

và Khoáng sản Việt Nam

2.1 Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán ở nước ta hiện nay

Nền kinh tế nước ta đang nhanh chóng chuyển sang nền kinh tế thị trường hòa nhịp với các nền kinh tế phát triển khác trên thế giới Để đạt được mục đích này thì các doanh nghiệp phải tự vận động để hoàn thiện nhiều mặt làm tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường, trong đó có bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán của mình nói riêng Do tính chất công việc kế toán là rất phức tạp và đa dạng nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của doanh nghiệp là xu hướng tất yếu và cần thiết trong điều kiện của nền kinh tế hiện tại và tương lai Tuy nhiên, trong thời gian qua, việc thực hiện tin học hóa công tác kế toán ở các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở mức độ rất khiêm tốn và thường chỉ tập trung ở những Công ty có vốn đầu tư lớn, có vốn đầu tư nước ngoài tùy thuộc vào điều kiện kinh tế và quy mô của từng doanh nghiệp mà chưa thực hiện một cách đồng

bộ

Trong thời gian qua, có thể nói trong số các phần mềm ứng dụng tại

VN, phần mềm kế toán (PMKT) là sản phẩm phổ dụng nhất Hầu hết các doanh nghiệp khi bắt tay vào ứng dụng tin học đều khởi đầu bằng việc sử dụng PMKT Chưa có một thống kê đầy đủ nhưng ước tính ở Việt Nam hiện

có hơn 130 nhà cung cấp PMKT Mỗi nhà cung cấp thường có từ một đến vài sản phẩm PMKT khác nhau phù hợp với nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp

2.1.1 Một số đặc điểm của sản phẩm phần mềm kế toán trên thị trường ở nước ta

Hiện nay trên thị trường phần mềm kế toán ở nước ta đã xuất hiện nhiều

và rất đa dạng có cả những phần mềm sản xuất trong nước như phần mềm kế toán EFEC, AccNet, Acsoft, KTVN3, FATT, IAFC-KTAst, Misa và có cả những phần mềm sản xuất ở nước ngoài được bán trong nước như: Solomon, Sun System, Exact Software Nhìn chung các phần mềm đã đáp ứng được nhu cầu xử lý và cung cấp các thông tin kế toán cho các doanh nghiệp xong trong thực tế khi sử dụng phần mềm kế toán vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa thể khắc phục

Một số ưu nhược điểm của các phần mềm kế toán trên thị trường nước ta:

* Một số đặc điểm các phần mềm kế toán quốc tế tại Việt Nam:

Phần mềm kế toán quốc tế tuy phù hợp với quy mô của Doanh nghiệp lớn ở Việt Nam xong giá thành còn quá cao và gặp một số yếu tố bất lợi khác nên số lượng bán được còn rất hạn chế Để đáp ứng được nhu cầu các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hiện nay trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp có nguồn gốc từ Mỹ như: Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtre Accounting ở Mỹ, các phần mềm này

được ứng dụng trong công ty vừa và nhỏ Do quy mô của các công ty lớn ở Việt Nam cũng chỉ phù hợp với các Công ty vừa nhỏ của Mỹ nên rất phù hợp

sử dụng các phần mềm này Nhưng phần mềm nước ngoài lại không chiếm

được vị trí hàng đầu trong thị trường Việt Nam là do:

Thứ nhất, phải nói đến đó là giá thành của các phần mềm quốc tế quá cao từ 10,000 USD đến vài trăm nghìn USD, làm mất đi khả năng cạnh tranh với những phần mềm nội địa tuy đơn giản nhưng giá lại phải chăng

Thứ hai, tuy đặc tính của phần mềm nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao vì nó được xây dựng dựa trên các công cụ phát triển hiện đại theo quy trình sản xuất công nghiệp Tuy nhiên, giao diện và toàn bộ tài liệu hướng dẫn

sử dụng lại đều bằng tiếng Anh, hơn nữa những bỡ ngỡ lần đầu với phần mềm quốc tế cộng thêm việc phải tự tìm hiểu tư liệu bằng tiếng nước ngoài dẫn đến việc khai thác sử dụng chương trình không được như mong muốn ý tưởng

chuyển đổi phần mềm sang ngôn ngữ tiếng Việt còn gặp nhiều khó khăn và làm mất tính chính xác của phần mềm

Thứ ba, hệ thống kế toán của Việt nam vẫn chưa có những chuẩn rõ ràng Hệ thống kế toán của chúng ta không áp dụng 100% các quy định của bất kỳ hệ thống kế toán nào trên thế giới Trong khi đó, phần mềm kế toán lại

được xây dựng theo hệ thống kế toán của nước sản xuất vì thế nên các thông tin không được phù hợp nhiều Việc thay đổi các phần mềm để đáp ứng được với tình trạng chung của kế toán Việt nam yêu cầu phải có một thời gian dài tiếp theo

Thứ tư, Các công ty cung cấp phần mềm kế toán tại Việt Nam không

đặt chi nhánh trực tiếp tại Việt Nam nên việc bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật không thuận tiện Hệ thống máy tính sử dụng không phải luôn luôn đảm bảo chất lượng vì thế nên thường có những hỏng hóc mất mát dữ liệu Chi phí bảo trì

đôi khi rất cao vì doanh nghiệp phải nhờ đến các chuyên gia nước ngoài

* Một số đặc điểm các phần mềm kế toán Việt nam:

Trong thời gian qua, phần mềm kế toán sản xuất trong nước được các doanh nghiệp nước ta đón nhận mạnh mẽ hơn các phần mềm nước ngoài và có thể nói chiếm thị phần rất lớn, đạt được những thành tựu này là do:

Thứ nhất, các doanh nghiệp tận dụng được nguồn nhân lực trong nước

và áp dụng vào chương trình ít phức tạp nên giá thành của các phần mềm Việt Nam thấp hơn phần mềm nước ngoài rất nhiều, giá thành chỉ giao động từ vài trăm USD đến vài nghìn USD Đây chính là ưu điểm cạnh tranh lớn nhất giúp phần mềm kế toán Việt Nam giành được đa phần thị trường trong nước

Thứ hai, phần mềm kế toán Việt Nam sản xuất nhằm mục đích cung cấp cho các doanh nghiệp trong nước, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng và khai thác thông tin

Thứ ba, các phần mềm được xây dựng trên hệ thống kế toán Việt Nam nên hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Các thay đổi thường

xuyên của Bộ Tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch toán, báo cáo cũng

được cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài

Thứ tư, công việc bảo hành, bảo trì được thực hiện bởi các chuyên gia Việt Nam nên nhanh chóng, kịp thời hơn các chuyên gia nước ngoài Do khoảng cách địa lý hẹp, chi phí trả cho các chuyên gia thấp nên chi phí bảo trì, bảo hành cũng thấp hơn

Tuy nhiên, phần mềm kế toán Việt Nam không phải không có hạn chế

Đối với các doanh nghiệp áp dụng hai hệ thống kế toán: Việt Nam và hệ thống

kế toán nước ngoài thì không tránh khỏi gặp những lúng túng khi hoàn thành

sổ sách báo cáo kế toán theo hệ thống kế toán nước ngoài Giữa phần mềm kế toán Việt Nam và phần mềm kế toán quốc tế là cả một khoảng cách khác nhau lớn về cấu trúc và công nghệ, thêm vào đó là người làm kế toán chủ yếu là người Việt Nam nên chỉ quen với giao diện tiếng Việt cũng như không khai thác tài liệu tiếng nước ngoài làm hạn chế và kìm hãm sự trau dồi kiến thức

Tính hiệu quả của phần mềm phụ thuộc vào quyết định của những nhà quản lý Một phần mềm chuyên nghiệp của nước ngoài không chắc đã là sản phẩm hữu hiệu Những nhận xét khách quan trên đây, cho thấy những phần mềm quốc tế có nhiều điểm hạn chế trong doanh nghiệp Việt Nam

Tóm lại, khi phân tích các đặc điểm giữa phần mềm kế toán nước ngoài

và trong nước hiện đang lưu hành trên thị trường nước ta hiện nay, ta có thể thấy những ưu điểm và nhược điểm chung nổi bật như sau:

Ưu điểm: Các phần mềm kế toán đã đáp ứng hầu hết các nhu cầu thông tin kế toán tài chính cho doanh nghiệp, như:

+ Sổ sách và báo cáo kế toán đáp ứng được đa phần các yêu cầu theo chế độ kế toán hiện hành;

+ Tốc độ và thời gian xử lý nhanh nên thông tin kế toán đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, người dùng;

+ Các báo cáo thống kê thực hiện đầy đủ, chính xác;

+ Tính phù hợp và tương thích với phần cứng và các phần mềm ứng dụng khác;

+ Tính kiểm soát: Đáp ứng được một phần các yêu cầu kiểm soát ứng dụng trong hệ thống

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm của phần mềm kế toán còn tồn tại nhiều nhược điểm trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán đặc biệt là những thông tin kế toán quản trị như:

- Các phần mềm kế toán hầu như bỏ qua phần theo dõi, quản lý ngoại tệ;

- Một số phần mềm chưa đáp ứng được một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính cuối năm, đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh;

- Kế toán chi phí giá thành chưa đáp ứng được nhu cầu tính toán riêng của từng phương pháp cho từng doanh nghiệp;

- Không tính toán và cung cấp các chỉ tiêu phân tích tình hình hoạt

động kinh doanh (doanh thu, chi phí), phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, đặc biệt là các báo cáo quyết toán cuối năm;

- Không linh hoạt: Các phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu cập nhật, thay đổi thường xuyên của người dùng để theo kịp những thay đổi của chế độ kế toán nước ta;

- Không có tính bền vững lâu dài: Các hoạt động bảo trì, cập nhật những thay đổi không thường xuyên khi chế độ kế toán thay đổi sẽ tạo sự bất

ổn định cho phần mềm kế toán (phần mềm kế toán bị lỗi thời);

- Chi phí phải trả cao là rào cản tiến trình tin học hóa công tác kế toán của các doanh nghiệp Chi phí công tác tin học hóa bao gồm:

+ Chi phí phần cứng: Máy tính, máy in (khoảng từ 10 đến 15 triệu); + Chi phí mua phần mềm hay chi phí tự gia công phần mềm (khoảng từ

10 đến 150 triệu tùy từng chất lượng phần mềm, mức độ ứng dụng của phần mềm);

+ Chi phí thực hiện các công việc chuyển tiếp từ hệ thống kế toán làm bằng tay sang hệ thống kế toán trên máy thường từ 2 đến 5 tháng (khoảng 5

đến 20 triệu)

Phần mềm kế toán là nơi xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán chủ yếu của doanh nghiệp, do đó nếu phần mềm kế toán có chất lượng tốt và công việc bảo trì, cập nhật thay đổi thường xuyên sẽ cung cấp được những thông tin kế toán chính xác, kịp thời còn chất lượng phần mềm kế toán kém sẽ

là tiền đề cho sai sót khi xử lý thông tin kế toán

2.1.2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở nước ta

Có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng tại các doanh nghiệp Có những ảnh hưởng tích cực thúc đẩy tiến trình tin học hóa công tác

kế toán, làm cho bộ máy kế toán hoạt động tích cực hơn, thông tin kế toán

được đáp ứng nhanh hơn, hiệu quả công việc cao hơn những cũng gặp rất nhiều những khó khăn ảnh hưởng không tốt đến tiến trình thực hiện tin học hóa công tác kế toán của doanh nghiệp Các ảnh hưởng như sau:

Các ảnh hưởng tác động tích cực đến tiến trình tin học hóa công tác kế toán:

- Phong trào phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ở tất cả các lĩnh vực khoa học, quản lý kinh tế – xã hội diễn ra trên thế giới trong thời gian qua đã ảnh hưởng sâu sắc đến tư duy và nhận thức của doanh nghiệp

- Chính sách khuyến khích của nhà nước ta ưu tiên cho các Công ty đầu tư vào lĩnh vực công nghệ thông tin nên trong thời gian qua đã có rất nhiều doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực này Kết quả là sau mười năm (1995-2005) thực hiện chính sách khuyến khích, trên thị trường công nghệ thông tin ở nước

ta đã có rất nhiều phần mềm tin học ra đời, trong đó có các phần mềm kế toán

chuyên nghiệp như: AccNet, Acsoft, KTVN3, FATT, IAFC, KTAst, Misa Đây là điều kiện đặc biệt thuận lợi cho các doanh nghiệp có mong muốn tin học hóa công tác kế toán

Các ảnh hưởng tác động tiêu cực đến tiến trình tin học hóa công tác kế toán:

Trong thời gian qua, khi doanh nghiệp thực hiện dự án tin học hóa công tác kế toán có rất nhiều tác động ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện dự án làm cho tiến trình thực hiện bị chậm lại Có những ảnh hưởng xấu xuất phát ngay

từ nội bộ doanh nghiệp, có những ảnh hưởng lại xuất phát từ các nguyên nhân khách quan, từ các chế độ, chính sách kế toán của Nhà nước

Thứ nhất, Chế độ kế toán của nước ta chưa ổn định, thường xuyên có những thay đổi, bổ sung để theo kịp sự phát triển đa dạng của nền kinh tế thị trường làm cho phần mềm bị lạc hậu một cách tự nhiên và các nhà cung cấp không kịp thay đổi theo, hơn nữa người sử dụng lại phải phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp vì vậy làm cho công tác kế toán tại doanh nghiệp bị chậm trễ, và việc cung cấp thông tin kế toán không được kịp thời, chính xác ảnh hưởng đến công việc điều hành kinh doanh Một số minh chứng về sự thay đổi của chế độ kế toán từ năm 1995 trở lại đây:

* Đối với chế độ kế toán doanh nghiệp :

- Ngày 1/11/1995, ban hành quyết định 1141-TC/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế;

- Ngày 23/12/1996, Bộ Tài chính ra quyết định 1177/QĐ/CĐKT ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ;

- Cùng với sự ra đời của Nghị định 59/CP, ngày 20/3/1997 Bộ Tài chính ban hành Thông tư 10/TC/CĐKT hướng dẫn hạch toàn các nghiệp vụ kinh tế mới nảy sinh trong thực tiễn và bổ sung thêm các tài khoản để theo dõi những

đối tượng kinh tế phát sinh mới nảy sinh thêm;

- Ngày 20/3/2006 Bộ tài chính ra Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước Chế độ Kế toán doanh nghiệp gồm bốn phần : Hệ thống tài khoản kế toán, Hệ thống báo cáo tài chính, Chế độ chứng từ kế toán và Chế độ sổ kế toán

* Đối với chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp (HCSN) :

- Ngày 02/11/1996 Bộ Tài chính ra Quyết định số 999 - TC/QĐ/CĐKT

về việc ban hành Hệ thống Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp thi hành thống nhất trong cả nước thay thế Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 257-TC/CĐKT ngày 1/6/1990 của Bộ Tài chính

Các văn bản hướng dẫn sửa đổi bổ sung gồm : Thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 Hướng dẫn kế toán quyết toán vật tư, hàng hoá tồn kho, giá trị khối lượng sử chữa lớn, Xây dựng cơ bản hoàn thành

ở thời điểm cuối năm của đơn vị HCSN Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế TNDN của đơn vị HCSN Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 Hướng dẫn kế toán tiếp nhận

và sử dụng các khoản viện trợ không hoàn lại;

- Ngày 16/01/2002 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 10/2002/NĐ-CP

về Chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị Sự nghiệp có thu và Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 25/2002/TT-BTC hướng dẫn nghị định 10/2002/NĐ-CP và Thông tư số 81/2002/TT-BTC ngày 16/9/2002 hướng dẫn kiểm soát chi đối với cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện khoán biên chế và chi phí quản lý hành chính đơn vị thực hiện chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu Để

đáp ứng kịp thời và thống nhất công tác kế toán cho các đơn vị sự nghiệp có thu, ngày 31/12/2002 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 121/2002/TT-BTC Hướng dẫn kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu;

- Ngày 25/4/2006 Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2006/NĐ-CP Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập Ngày 30/03/2006

Bộ Tài chính ra Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ kế toán hành

chính sự nghiệp áp dụng cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp trong cả nước từ năm tài chính 2006, thay thế Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp nằm rải rác trong các văn bản khác nhau chưa được hệ thống hoá gây khó khăn cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp và người sử dụng trong việc nghiên cứu, học tập và thực hiện;

- Ngày 10/5/1997 Quốc hội thông qua luật thuế giá trị gia tăng (GTGT)

số 02/1997/QH9 thay thế Luật thuế doanh thu Ngày 17/6/2003 Quốc hội thông qua luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật thuế GTGT số 07/2003/QH11, Nghị định số 158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003 của chính phủ qui định chi tiết thi hành luật thuế GTGT và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT, Bộ tài chính ban hành thông tư 120/2003/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003 của Chính phủ Cùng với Luật thuế GTGT, ngày 17/6/2003 Quốc hội thông qua luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 09/2003/QH11 thay thế luật thuế lợi tức, Nghị định số 164/2003/NĐ-CP ngày 22/12/2003 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Luật thuế TNDN, Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 164/2003/NĐ-CP;

- Ngày 31/12/2001, Bộ Tài chính ban hành quyết định BTC về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 bao gồm: Chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho, Chuẩn mực số 03 – Tài sản cố định hữu hình, Chuẩn mực số 04 - Tài sản cố định vô hình, Chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác Việc ban hành các chuẩn mực kế toán Việt Nam,

149/2001/QĐ-đã chứng tỏ sự cải tiến một cách rõ rệt và triệt để chế độ kế toán Việt Nam đưa

hệ thống kế toán Việt Nam ngày càng xích lại gần với hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế và những thông lệ chung với chế độ kế toán quốc tế Những quy

định trong 4 chuẩn mực kế toán mới làm thay đổi quan niệm trước đây về một

số đối tượng kế toán như doanh thu hoạt động thường xuyên và thu nhập khác

đòi hỏi phải thay đổi hệ thống tài khoản kế toán mới cho phù hợp, và ngày 9/10/2002 Bộ Tài chính ban hành Thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành đợt 1 Tuy nhiên thông tư này

lại không áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ;

- Ngày 31/12/2002, Bộ tài chính ban hành Quyết định số BTC về việc ban hành sáu (6) chuẩn mực kế toán đợt 2 gồm : Chuẩn mực số

165/2002/QĐ-01 - Chuẩn mực chung, Chuẩn mực số 06 - Thuê tài sản,Chuẩn mực số 10 -

ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái, Chuẩn mực số 15 - Hợp đồng xây dựng, Chuẩn mực số 16 - Chi phí đi vay, Chuẩn mực số 24 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện sáu (06) chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC

- Ngày 30/12/2003, Bộ tài chính ban hành quyết định số BTC về việc ban hành và công bố sáu (06) đợt 3 gồm : Chuẩn mực số 05 - Bất

234/2003/QĐ-động sản, Chuẩn mực số 07 - Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết, Chuẩn mực số 08 - Thông tin tài chính về những khoản vốn góp liên doanh, Chuẩn mực số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, Chuẩn mực số 25 - Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con, Chuẩn mực số 26

- Thông tin về các bên liên quan

- Ngày 15/02/2005, Bộ tài chính ban hành quyết định số 12/2005/QĐ-BTC

về việc ban hành và công bố sáu (06) đợt 3 gồm : Chuẩn mực số 17 - Thuế thu nhập doanh nghiệp; Chuẩn mực số 22 - Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự, Chuẩn mực số 23 - Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm, Chuẩn mực số 27 - Báo cáo tài chính giữa niên độ, Chuẩn mực số 28 - Báo cáo bộ phận, Chuẩn mực số 29 - Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót

Thứ hai, Chế độ hạch toán, lập báo cáo giữa hệ thống kế toán tài chính

và thuế chưa nhất quán, chế độ kế toán, chế độ thuế thường xuyên thay đổi phần mềm kế toán chưa cập nhật kịp thời Khi chế độ kế toán, chế độ thuế

thay đổi, các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán thường phải sử dụng chương trình cũ, mặt khác các phần mềm kế toán được thiết kế không linh hoạt, không thể kết xuất dữ liệu theo yêu cầu của người sử

Thứ ba, trong thời gian qua, các doanh nghiệp chưa tin tưởng hoàn toàn vào phần mềm và các chế độ bảo trì, bảo hành phần mềm của của nhà cung cấp sau khi mua Nguyên nhân xảy ra sự không tin tưởng này là do các doanh nghiệp cung cấp phần mềm chưa đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng

để khắc phục ngay lỗi chương trình khi vận hành phần mềm của khách hàng làm cho công tác kế toán của doanh nghiệp bị gián đoạn

Thứ tư, các doanh nghiệp chưa thể tự mình thiết kế và viết một phần mềm ứng dụng được do kiến thức về tin học quản lý được trang bị trong các trường thuộc khối kinh tế có phần không bám sát thực tế về nhu cầu của công việc sau khi ra trường, hơn nữa quan điểm về một chương trình (phần mềm) phải được viết bằng những ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp như Foxpro, Visual Fox, Access mà việc học những ngôn ngữ này đòi hỏi người học ngoài

sự yêu thích ra phải có trình độ giỏi và năng khiếu về lập trình mà không phải ai cũng có Vì vậy, khi ra trường đa phần học viên không đủ kiến thức tin học để

có thể tự tổ chức tin học hóa công tác kế toán tại doanh nghiệp được

Thứ năm, một số công ty có vốn nhà nước không mặn mà với việc tin học hóa công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng Nguyên nhân là nếu có thực hiện tin học hóa công tác kế toán thì doanh nghiệp cũng không thể tinh giảm lao động từ đó làm chi phí tăng lên mà lượng công việc không đổi

Thứ sáu, Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ khi sử dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp lại không sử dụng hết các tính năng sẵn có của phần mềm do đó doanh nghiệp thấy bị lãng phí khi mua phần mềm

Thứ bẩy, trước khi mua phần mềm kế toán, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng các phương pháp kế toán theo đặc thù doanh nghiệp mình, mà hầu hết

các phần mềm kế toán chưa xử lý hoàn hảo các phần hành kế toán đặc biệt là

kế toán chi phí giá thành Vì vậy, khi doanh nghiệp mua phần mềm, các phương pháp này phải thay đổi hàng loạt để phù hợp với những khả năng sẵn

có của phần mềm kế toán điều này làm thay đổi cả một hệ thống báo cáo kế toán nhất là những báo cáo kế toán quản trị

2.2 Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam

2.2.1 Đặc điểm tổ chức và hoạt động sản xuất của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt nam

Cục Địa chất và khoáng sản Việt nam được thành lập ngay sau Cách mạng tháng tám năm 1945 thành công lấy tên là Nha kỹ nghệ thuộc bộ Quốc dân kinh tế Ngày 26/11/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh số 220 đổi tên Bộ Quốc dân kinh tế thành Bộ kinh tế Từ đây Nha khoáng chất và kỹ nghệ thuộc Bộ Kinh tế Năm 1954, hoà bình lập lại ở miền Bắc

Để phù hợp với tình hình mới tháng 9 năm 1995, Hội đồng Chính phủ

đã ra Quyết định tác Bộ Công thương thành Bộ Công nghiệp và Bộ Thương nghiệp Sở Địa chất và Cục khai khoáng được thành lập trực thuộc Bộ Công nghiệp Ngày 28/3/1956 Bộ Công nghiệp ra quyết định số 91-BCN-QĐ Qui

định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức đổi tên Nha khoáng chất và Kỹ nghệ thành Sở Địa chất thực hiện các nhiệm vụ chuyên sâu của ngành Địa chất Ngày 7/7/1959 Bộ Công nghiệp ra quyết định đổi tên Sở Địa chất thành Cục

Địa chất trực thuộc Bộ Công nghiệp

Do nhiệm vụ của Ngành Địa chất ngày càng lớn tập trung nguồn lực để phát triển công tác điều tra địa chất phát hiện mỏ, tìm kiếm, thăm dò các mỏ khoáng sản , đòi hỏi phải có tổ chức thích hợp, ngày 26/7/1960 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà công bố sắc lệnh số 18/TCT về việc thành lập Tổng cục Địa chất trực thuộc Hội đồng Chính phủ

Năm 1987, thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, Hội đồng Bộ trưởng đã

ra Nghị định số 116-HĐBT ngày 1/8/1987, thành lập Tổng Cục Mỏ và Địa chất

do Ông Trần Đức Lương làm Tổng Cục trưởng Năm 1987, về nhân lực Tổng Cục Mỏ và Địa chất có 19.446 người, trong đó số người có trình độ trên đại học - 67; đại học, cao đẳng - 2.801, trung cấp - 4.671,; công nhân - 11.907 người

Ngày 30/9/1990 Tổng Cục Mỏ và Địa chất trực thuộc Bộ công nghiệp nặng Ngày 16/6/1990 Bộ Công nghiệp nặng ra Quyết định số 167/CNNg đổi tên Tổng cụ Mỏ và Địa chất thành Cục Địa chất Việt Nam

Thực hiện đường lối cải cách hành chính của Đảng, ngày 04/12/1996 Chính phủ ra Nghị định số 79/CP về việc thành lập Cục Địa chất và khoáng sản Việt nam

Bộ tài Nguyên và Môi trường được thành lập theo Nghị định 91/2002/CP ngày 11/11/2002 của Chính phủ Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam được chuyển từ Bộ công nghiệp sản Bộ Tài nguyên và Môi trường với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được qui định tại Quyết định 08/2004/QĐ-BTNMT ngày 26/5/2004 của Bộ trưởng Bộ tài nguyên và Môi trường:

Chức năng: Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam là tổ chức trực thuộc

Bộ Tài nguyên và Môi trường, có chức năng giúp Bộ trưởng quản lý Nhà nước

về địa chất và khoáng sản, bao gồm: điều tra cơ bản địa chất, điều tra cơ bản

địa chất về tài nguyên khoáng sản, hoạt động khoáng sản, bảo vệ tài nguyên khoáng sản và tổ chức thực hiện công tác điều tra cơ bản địa chất và điều tra cơ bản địa chất về tài nguyên khoáng sản, đánh giá tiềm năng tài nguyên khoáng sản, phát hiện mỏ trong phạm vi cả nước

Nhiệm vụ và quyền hạn: Trình Bộ trưởng các văn bản quy phạm pháp luật quản lý các hoạt động điều tra cơ bản địa chất, điều tra cơ bản địa chất về tài nguyên khoáng sản; quản lý nhà nước về khoáng sản và bảo vệ tài nguyên