NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ

NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP- Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung việc tổ chức luân ch

NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP

- Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung việc tổ chức luân chuyển chứng từ

ở công ty đã thực hiện tốt đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của công ty Tuynhiên phiếu yêu cầu nguyên vật liệu thường viết tay nên không rõ ràng ảnh hưởng đếnkiểm soát chi phí

- Về hạch toán chi phí sản xuất: Công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức công tác kếtoán tập hợp chi phí sản xuất Trên cơ sở chi phí sản xuất được tập hợp cung cấp kịp thờinhững số liệu về các khoản mục chi phí, cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất cholãnh đạo theo định kỳ Tuy nhiên việc xác định đối tượng tập hợp chi phí chưa được chặtchẽ ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí

Để thu nhận và sử dụng thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ việc ra quyết địnhtài chính, quyết định đầu tư thì điều quan trọng là phải nhận diện, thu nhận và xử lý cácthông tin liên quan đến chi phí Tuy nhiên tại công ty CPXDTH Quảng Trị thì chỉ mớidừng lại ở việc thu nhận và tập hợp chi phí thông thường (có nghĩa là chỉ mới dừng lại ởviệc tập trung phân loại và tập hợp chi phí theo khoản mục, theo yếu tố chi phí) phục vụcho việc tính giá thành và lập báo cáo chi phí sản xuất một cách đơn giản chứ chưa thựchiện việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo yêu cầu kế hoạch, kiểm tra và ra cácquyết định kinh doanh, vì vậy các nhà quản trị không có các thông tin về chi phí cố định,chi phí biến đổi, chi phí chìm, chi phí cơ hội để có sự lựa chọn phương án kinh doanh

có lợi, lựa chọn các dự án, các công trình để thấy được sự biến động của chi phí và tìmcách giảm chi phí nâng cao lợi nhuận

- Về lập dự toán chi phí sản xuất: Công ty chỉ tổ chức lập dự toán chi phí một lầnkhi đấu thầu mà các yếu tố cấu thành giá luôn biến động do thời gian thi công dài, nhưvậy sẽ không thể kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ.

- Về tổ chức thực hiện: Hiện nay công ty vẫn chú trọng đến kế toán tài chính chưa

đi sâu và lĩnh vực kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho các nhà quản trị Công tác

kế toán chi tiết tại công ty chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin để lập BCTC Đốivới chi phí QLDN tại công ty chưa có sự phân định chúng thành biến phí và định phí theomức độ hoạt động ở từng thời kỳ Ngoài cung cấp những báo cáo về chi phí sản xuất cholãnh đạo, công ty chưa cung cấp được những bảng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đếnbiến động chi phí Như vậy người lãnh đạo công ty sẽ khó khăn trong việc kiểm tra chiphí và ra quyết định

2 Sự cần thiết tổ chức lại kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty.

Trong nền kinh tế thị trường mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp là tối đahóa lợi nhuận Muốn vậy nhà quản trị phải quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả

Để làm được điều này thì nhu cầu thông tin càng trở nên đa dạng và bức thiết Bởi vìthông tin là “chất kích thích” cho việc quản lý hoạt động Nếu thiếu thông tin vững chắcthì nhà quản lý sẽ không làm được gì cả Do đó đòi hỏi các kênh thông tin phải trải dàitrong nội bộ doanh nghiệp đảm bảo cho các thông tin được truyền đi, đến những nơi cầnthiết Nếu không có những kênh thông tin nhà quản lý doanh nghiệp sẽ gặp khó khăntrong việc thực hiện chức năng của mình như:

- Quá trình lập kế hoạch: Các nhà quản trị công ty Cổ phần xây dựng tổng hợpQuảng Trị thường lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn để xây dựng các mục tiêu cần đạtđược và vạch ra các bước thực hiện để đạt mục tiêu Kế hoạch mà các nhà quản lý lậpthường dưới dạng dự toán Như vậy, dự toán rất quan trọng với nhà quản lý, việc xâydựng kế hoạch hợp lý cho các mục tiêu tương lai trong điều kiện doanh nghiệp vừachuyển sang công ty cổ phần là vấn đề sống còn của công ty Để việc lập kế hoạch củanhà quản trị thực hiện tốt, có hiệu quả, hiệu lực, tính khả thi cao thì chúng phải dựa trênnhững thông tin hợp lý có cơ sở

- Tổ chức thực hiện: Trong chức năng tổ chức thực hiện của các nhà quản lý Công

ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị thường tìm cách kết hợp tốt nhất nhân tố conngười với các nguồn lực sẵn có của công ty để các mục tiêu đề ra sẽ được thực hiện vớihiệu quả cao nhất Để làm tốt chức năng này nhà quản trị cũng cần có nhu cầu về thôngtin Kế toán sẽ cung cấp thông tin cho những tình huống khác nhau của các phương ánkhác nhau để nhà quản trị có thể xem xét đề ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình

điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng có hiệu quả hơn 400 nhân viên trongcông ty mang lại thu nhập cho những thành viên trong công ty một cách cao nhất.

- Quá trình kiểm tra đánh giá: Sau khi triển khai thực hiện kế hoạch thì bước tiếptheo nhà quản lý kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện Phương pháp kiểm tra đánh giáthường sử dụng là phương pháp so sánh Do vậy nhà quản lý cần được cung cấp nhữngbáo cáo thực hiện lập dưới dạng so sánh giữa số liệu thực hiện với số liệu dự toán để nhàquản trị từ đó phát hiện ra những sai lệch giữa kết quả và mục tiêu đề ra Điều này giúpnhà quản trị nhận diện ra những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của nhà quản lý

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên cho thấy nhu cầu thông tin của kế toán thật sựquan trọng và có vai trò quan trọng cho nhà quản lý cũng như các bộ phận khác Do đóvấn đề đặt ra là để có những thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị thì cần thiếtphải tổ chức lại thông tin tại công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị nhằm cungcấp được những thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị

II HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY.

1 Về tổ chức luân chuyển chứng từ.

Do địa bàn sản xuất của công ty rất rộng, các công trình ở xa bộ phận quản lý hơnnữa việc thu mua vật tư thường được thực hiện ở nơi thi công công trình nên chứng từcòn chậm ảnh hưởng đến việc quản lý và cung cấp thông tin cho nhà quản lý Vì vậy,việc đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thểkiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

về việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với việc ghi nhận thông tin vào chứng từ banđầu là cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thông tin vàochứng từ Để hạn chế điều này cần thiết phải tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin vàyêu cầu các tổ, đội cần chuyển chứng từ về công ty trong vòng ba đến bốn ngày Tronghoạt động xây lắp công trình, nguyên vật liệu trực tiếp được coi là khoản mục hao phí lớnnhất trong giá thành sản phẩm xây dựng, do vậy kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trựctiếp ngay từ ban đầu là hết sức cần thiết

Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu người có trách nhiệm viết phiếu yêu cầunguyên vật liệu Ở công ty phiếu yêu cầu nguyên vật liệu thường viết tay nên không rõràng do vậy đề nghị cần có mẫu về phiếu yêu cầu nguyên vật liệu như sau:

PHIẾU YÊU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆUNgày yêu cầu: 15 / 02 / 2007 Đội: 3

Mô tả: Công việc:

Loại nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền

Chữ ký người yêu cầu Chữ ký người quản lý Ngày

17 / 02 / 2007 Nguyễn Văn A Trần Văn B

Nếu được áp dụng tốt các phiếu này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát việc sử dụngnguyên vật liệu có hiệu quả hơn thông qua trung tâm quản lý chi phí Nếu doanh nghiệpchưa đủ điều kiện để thực hiện các phiếu này cho tất cả các nguyên vật liệu thì áp dụngcho các nguyên vật liệu quan trọng nhất

Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được đưa đến phòng Kế hoạch – kỹ thuật đểduyệt số lượng nguyên vật liệu xuất kho Bộ phận này sẽ xem xét và quyết định số lượngnguyên vật liệu xuất kho ghi vào phiếu xuất kho ở cột thực xuất Để phê chuẩn số lượngnguyên vật liệu xuất kho bộ phận đảm nhiệm sẽ căn cứ vào hồ sơ kỹ thuật và định mứcnguyên vật liệu trong dự toán ban đầu Sau đó, phiếu xuất kho này sẽ được chuyển sangtrong phòng Kế toán tài chính Bộ phận này sẽ xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho.Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất nguyên vật liệu

PHIẾU XUẤT KHO Số 24

Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn A

Lý do xuất kho : Công trường 7- Cầu Rơ Loang ĐT 610

Xuất tại kho : FN 39/ 04

Hoàng Thạch A468 Tấn 50 48 672.727,25

32.290.908

8 Tổng tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu hai trăm chín mươi nghìn chín

trăm linh tám đồng y.

Thủ trưởng Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho

đơn vị kỹ thuật kế toán

(ký) (ký) (ký) (ký) (ký)

Thủ kho sẽ theo dõi nguyên vật liệu xuất kho về mặt số lượng Bộ phận kế toán sẽtheo dõi nguyên vật liệu xuất kho cả về số lượng lẫn giá trị Ta có trình tự luân chuyểncủa phiếu xuất kho:

Phiếu yêu cầu

2.1 Xuất nhiên liệu cho máy hoạt động.

Khi xuất nhiên liệu phục vụ cho công tác xây lắp, mặc dù có theo dõi riêng phầnnhiên liệu xuất dùng cho hoạt động của máy thi công và phần nhiên liệu cho các hoạtđộng khác nhưng công ty chưa áp dụng phương pháp dựa vào số ca máy hoạt động thực

tế để xác định chi phí nhiên liệu cho máy, điều này ảnh hưởng không tốt đến công tácquản lý vật tư cũng như tính chính xác của công tác hạch toán chi phí sản xuất

Ta biết mỗi loại máy thi công trên hồ sơ thiết kế luôn có định mức tiêu hao nhiênliệu, có thể căn cứ vào đó để xây dựng định mức nhiên liệu cho từng máy Vì vậy đề xuấthàng tháng kế toán căn cứ nhật trình máy hoạt động theo số ca máy thực tế hoạt động tính

ra số nhiên liệu thực tế tiêu hao cho máy Từ đó công ty áp dụng hình thức khoán nhiênliệu theo ca máy thực tế hoạt động, như thế vừa đảm bảo cho yêu cầu quản lý nhiên liệugóp phần giảm thất thoát nhiên liệu, vừa đảm bảo tính chính xác trong việc tính chi phí

BẢNG TỔNG HỢP NHIÊN LIỆU THEO CA MÁY

HOẠT ĐỘNG QUÝ I/2007

Công trình ĐVT

Sốcamáy

Địnhmức(1/ca)

Khốilượng

Thành tiềnnhiên liệuchính

Thànhtiền nhiênliệu phụ

Tổng cộng

Cầu Rơ Loang

0

3.931.200

16.052.400

0

3.763.200

16.307.200

Máy ủi Ca 42 31,5 1.323 9.261.000 2.778.30

0

12.039.300

2.2 Tách lương thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp.

Do tại công trường tiền lương thợ vận hành máy được lập chung trong bảng lươngcủa toàn bộ công trình, khi hạch toán chi phí nhân công kế toán không tách riêng chi phínhân công vận hành máy nên rất khó kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cũng nhưlương thợ vận hành máy

Vì vậy, khi lập bảng lương cần tách riêng lương bộ phận vận hành máy để vừa dễtheo dõi vừa dễ kiểm tra khi cần thiết

Dựa vào bảng tính lương của công trường và bảng tổng hợp chi phí nhân công trựctiếp ta tách phần chi phí nhân công thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp

và hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công

Để phản ánh chi phí sử dụng máy thi công công ty nên mở thêm tài khoản cấp 2 là

TK 6231 “Chi phí nhân công vận hành máy”

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CÔNG

Nội dung TK chi

tiết

CT Cầu RơLoang

CT Cầu Khoá

Chi phí nhân công 6231 48.199.442 6.707.676 54.907.118Chi phí vật liệu 6232 93.547.800 3.546.900 97.094.700Chi phí dụng cụ 6233 16.582.796 1.200.000 17.782.796Chi phí khấu hao MTC 6234 340.519.420 47.371.507 387.890.927Dịch vụ mua ngoài 6237

Chi phí khác bằng tiền 6238 1.163.545 254.000 1.417.545

Ta có chi phí nhân công trực tiếp của quý I/ 2007

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP QUÝ I/ 2007

TK ghi Có

TK ghi Nợ

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tổng cộngLương công

nhân xây lắp

Chi phí nhâncông thuê ngoài

2.3 Về hoạch định chi phí.

Do công ty lập dự toán chi phí khi đấu thầu và khi trúng thầu chỉ lập lại dự toáncho một số hạng mục có khối lượng lớn như vậy sẽ không kiểm soát chi phí một cách xácthực, các yếu tố cấu thành giá luôn biến động do thời gian thi công kéo dài Vì vậy, ngoài

dự toán lập khi đấu thầu công ty cần lập một dự toán khác, lập trước khi thi công mộthạng mục công việc để kiểm soát chi phí trong thi công tốt hơn Bên cạnh các dự toántổng thể công ty nên lập các dự toán chi tiết như dự toán nhu cầu nguyên vật liệu, nhâncông, máy thi công

Công ty CPXDTH Quảng Trị

Địa chỉ: 48 Ngô Quyền – Đông Hà - Quảng Trị

BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU

Công trình : Cầu Khoá BảoQuý I năm 2007ST

T

Tên, chủng loại,

quy cách

ĐVT

Sốlượng Đơn giá

Thành tiềnTrong đơn giá Dự toán

1 Xi măng Tấn 164 820.000 134.480.000 134.480.000

2 Phụ gia siêu dẻo Bao 1200 9.856 11.827.200 11.827.200

BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NHÂN CÔNG

Công trình: Cầu Khoá BảoQuý I năm 2007ST

T

Loại thợ, bậc

Sốlượng Đơn giá

Thành tiềnTrong đơn giá Dự toán

1 2,5/7 Côn 73,12 11.889 869.323,68 1.747.342,57

Sốlượng Đơn giá

Thành tiềnTrong đơn giá Dự toán

Các định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chiphí máy thi công do Nhà nước quy định, còn chi phí sản sản xuất chung tính trên tỷ lệ chiphí nhân công trực tiếp nên em chỉ lập lại dự toán chi phí sản xuất chung để kiểm soátkhoản mục chi phí này một cách chặt chẽ hơn

Chi phí sản xuất chung được lập trên cơ sở:

- Định mức thời gian lao động do phòng hành chính lập theo phương án sản xuấtthử và bấm giờ, dự kiến không đổi trong năm 2007

- Tổng biến phí sản xuất chung kỳ trước

- Định phí sản xuất chung năm 2006, dự liến không đổi trong năm 2007

- Khối lượng công trình dự kiến thi công trong năm 2007

Phương pháp lập:

Chi phí sản xuất chung gồm 2 bộ phận biến phí và định phí, cách lập dự toán chotừng loại chi phí như sau:

 Lập dự toán biến phí sản xuất chung

Bao gồm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận sản xuất, cáckhoản trích theo lương trên tiền lương thực trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Biến phísản xuất chung thay đổi theo số giờ công lao động trực tiếp Do đó để xác định biến phísản xuất chung năm 2007 của hạng mục công trình ta đi xác định hệ sốbiến phí sản xuất chung của công trình tương tự (cầu Khoá Bảo)

Hệ số Tổng biến phí SXC của CT cầu Khoá Bảo năm 2006

Từ đó điều chỉnh mức độ hoạt động năm 2007 của công trình đường tỉnh 70

về thời gian lao động trực tiếp ta sẽ xác định được chi phí sản xuất chung khả biến

Chi phí SXC khả biến Tổng thời gian Hệ số

của CT cầu = lao động x biến phí

đường tỉnh 70 năm 2007 SXC

= 260 x 441.431,25 = 114.772.126 đ

 Lập dự toán định phí sản xuất chung

Nhìn chung định phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng vừa trong tổng chi phí và thayđổi không đáng kể qua các kỳ mặc dù có sự biến động của mức độ hoạt động Do đó dựavào tổng định phí năm 2006 và dự toán % mức biến động định phí nhằm xác định tổngđịnh phí sản xuất chung năm 2006

Định phí sản xuất chung năm 2006 của CT cầu Khoá Bảo là: 101 849 578 đ

Định phí sản xuất chung năm 2007 dự kiến không đổi so với năm 2006

Chi phí sản xuất Đơn giá Chi phí sản xuất

Chi phí lương nhân viên quản lý

Chi phí khấu hao

441.431,25247.175115.38578.872

114.772.12664.265.50030.000.00020.506.625101.849.57854.049.57847.800.000

3 Về tổ chức thực hiện.

Để kiểm soát chi phí cần phân tích biến động về chi phí Phân tích chi phí còn chỉ

ra khả năng kiểm soát của doanh nghiệp đối với từng loại chi phí, phát hiện những lợi thếcạnh tranh về chi phí để xây dựng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra,phân tích chi phí sản xuất kinh doanh còn giúp cho doanh nghiệp đánh giá tình hình thựchiện các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến chi phí, qua đó có những đề xuấtđối với các cơ quan Nhà nước để nâng cao hiệu quả chung của ngành

Đối với chi phí sản xuất cần xem xét sự biến động của các khoản mục chi phí, xácđịnh chênh lệch giữa định mức và thực tế Biến động được gọi là tốt khi chi phí thực tếphát sinh nhỏ hơn chi phí định mức Ngược lại là biến động không tốt nếu chi phí thực tếphát sinh lớn hơn chi phí định mức

Để nhà quản lý kiểm soát được tình hình thực hiện quyết định của mình ở mỗi bộphận, mỗi cá nhân bằng việc phân tích đánh giá thường xuyên, liên tục về kết quả đạtđược trong từng giai đoạn, từng công việc kế toán quản trị cung cấp những thông tin phảnhồi ở các bộ phận, cá nhân về tiến độ thực hiện quyết định qua việc so sánh với chi phí

dự toán vào cuối mỗi giai đoạn

Phân tích chi phí có nhiều ý nghĩa trong công tác quản lý chi phí ở doanh nghiệp:

- Kết quả phân tích sẽ cho thấy trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đối vớibiến động tổng thể và chi phí ở doanh nghiệp

- Kết quả phân tích còn chỉ ra những lợi thế hoặc bất lợi về chi phí của doanhnghiệp qua đó có những điều chỉnh thích hợp trong chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp Chẳng hạn, doanh nghiệp có lợi thế về nguồn nhân lực, điều kiện giao thông vậntải với khả năng giảm thấp cước vận chuyển, khả năng hạn chế rủi ro đối với biến độngcủa giá mua nguyên vật liệu… nếu doanh nghiệp phát huy những lợi thế về chi phí sẽ tạo

ra khả năng kiểm soát chi phí rất cao và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường

- Kết quả phân tích còn trợ giúp cho việc xây dựng hệ thống định mức “động” củadoanh nghiệp Điều này rất quan trọng đối với biến động của những nhân tố thuộc khảnăng kiểm soát của doanh nghiệp Một định mức “động” sẽ tạo ra quá trình phấn đấu liêntục của người lao động để không ngừng cắt giảm chi phí.

3.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Biến động giá là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với giánguyên vật liệu trực tiếp định mức để thi công công trình

Biến động về giá = Lượng thực tế (giá thực tế - giá định mức)

Xem xét sự chênh lệch giữa nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với lượng nguyên vậtliệu trực tiếp định mức cho phép để thi công một khối lượng công trình nhất định để theodõi sự biến động về lượng

Biến động về lượng = Giá định mức (lượng thực tế - lượng định mức)

Sử dụng bảng phân tích để cung cấp thông tin cho nhà quản lý, bảng phân tích chiphí có thể được lập như sau:

BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍNGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP