MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

doanh của mình... theo hai hướng trái nguợc nhau.

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ

NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

I NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI

XÍ NGHIỆP

Qua thời gian thực tập tại XN, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về công tác kế toán ở đây XN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị và đã tiến hành tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp Tuy nhiên, kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tổ chức thành hai bộ phận riêng biệt mà việc thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin được kết hợp nhằm đáp ứng cho cả mục tiêu của KTTC và KTQT Với những tìm hiểu của mình trong thời gian qua, em có những nhận xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho tại XN như sau:

1 Ưu điểm

- Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng, nhiều chủng loại, lưu trữ tại nhiều kho, yêu cầu quản lý về tồn kho tại đây khá chặt chẽ, do vậy, XN đã thực hiện việc theo dõi cả số lượng và giá trị về hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, nhập xuất và được chi tiết theo từng mặt hàng ở từng kho Điều này được thể hiện qua tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (PP KKĐK) và công tác tính giá hàng tồn kho (giá bình quân gia quyền) Việc XN áp dụng PP KKĐK để hạch toán hàng tồn kho hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế đặt ra ở đây Bởi vì, các nghiệp vụ xuất kho ở đây xảy ra khá nhiều (vừa bán sĩ, vừa bán lẻ) và xảy ra ở nhiều cửa hàng do đó nếu hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là một việc làm khá khó khăn và tốn kém

- Việc tổ chức hạch toán tại kho hàng (theo dõi về số lượng) và tại phòng kế toán (theo dõi cả số lượng và giá trị) đã đảm bảo được quan hệ đối chiếu và phù hợp giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; giữa số liệu thực tế tồn kho và số liệu sổ kế toán

- Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so sánh giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả

2 Nhược điểm

Công ty CP Vận tải biển trước đây là một công ty nhà nước, sau đó chuyển đổi sang công ty cổ phần, hoạt động theo cơ chế thị trường công ty đã có nhiều bỡ ngỡ trong việc áp dụng kế toán quản trị trong việc quản lý Công ty CP VTB cũng như XN KDTH thuộc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KTQT và đã tiến hành triển khai thực hiện, tuy nhiên có thể nhận thấy rằng việc áp dụng kế toán quản trị tại công ty còn chưa thật sự phát huy hết tác dụng của KTQT

- Với hệ thống kế toán hỗn hợp bao gồm cả kế toán tài chính và Kế toán quản trị, mà phần hành chủ yếu là KTTC cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp còn đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC, còn vấn đề để thu nhận thông tin cho KTQT hầu như là rất ít

- Liên quan đến hàng tồn kho, trong việc lập kế hoạch XN chỉ mới hướng đến lập kế hoạch về dự trữ và lên các ORDER mua hàng, tuy nhiên việc lập kế hoạch cũng chỉ mang tính chất ước chừng, dự đoán trong khi đó, yêu cầu quản lý tồn kho còn đòi hỏi phải theo dõi, dự kiến được các khoản chi phí tồn kho, tiến độ cung cấp hàng nhưng XN không có kế hoạch mua vào và tồn kho hàng hoá một cách cụ thể trong quá trình kinh

doanh của mình Điều này đôi lúc dẫn đến việc chậm tiến độ cung cấp hàng cho khách nếu việc đặt hàng từ các nhà cung cấp gặp trở ngại

- Tại XN nguyên vật liệu không được dự trữ trước mà đến lúc phát sinh nghiệp vụ thì mới lập dự toán và tiến hành đặt mua Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp ứng đủ hoặc hàng không về kịp Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa cụ thể, chẳng hạn như có mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa

- Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì cũng chỉ mới dừng lại ở các báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản trị Các báo cáo kiểm soát, đánh giá cũng chưa cung cấp được thông tin về tiến độ cung cấp hàng, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng tồn kho

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế trong kế toán quản trị tồn kho nói riêng, và KTQT nói chung tại XN Điều này có lẽ xuất phát từ nhân tố con người

Do nhà quản trị chưa thật sự đòi hỏi nhân viên kế toán thực hiện các báo cáo cho nhu cầu thông tin của mình và nhân viên kế toán cũng chưa được trang bị một cách đầy đủ về KTQT để trợ giúp nhà quản lý Có thể thấy đây cũng là tình hình chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong giai đoạn bước đầu áp dụng KTQT cho hoạt động quản

lý của mình Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty CP Vận tải biển nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công tác kế toán tại XN được quy định như vậy cũng là điều dĩ nhiên

II MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP

1 Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán

Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế toán phải đảm bảo việc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu quả và kịp thời

- Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng tồn kho nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo quản lý hàng tồn kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các tài khoản chi tiết cho các sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hơn

Cụ thể, XN có thể mở các tài khoản chi tiết cho các mặt hàng như sau:

Mã tài khoản Tên tài khoản

- Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có thêm cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực thực tế để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú Cụ thể là:

ST

T

chiếu

Ghi chú

Sổ sách Thực

tế

Hàng gởi bán

Hàng chưa hóa đơn Dây hàn CO2 NA 70S

loại 0.9

hàng

…

…

2 Dự toán hàng tồn kho

Dự toán hàng tồn kho tại XN đã được lập với nội dung như: kế hoạch dự trữ, các kế hoạch mua hàng, dự toán nguyên vật liệu Với các nội dung cơ bản đó, dự toán hàng tồn kho ở đây đã góp phần xác định mức dự trữ hợp lý và đảm bảo cung cấp đủ hàng trong hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, các kế hoạch này vẫn chưa được xây dựng có hệ thống và cụ thể mà còn sơ sài nên cần phải xây dựng một kế hoạch về dự trữ, kế hoạch mua hàng một cách hệ thống và chặt chẽ Bên cạnh đó, theo em nghĩ Xí nghiệp cần dự kiến theo dõi thêm về chi phí tồn kho và thời gian giao hàng

2.1 Kế hoạch dự trữ

Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý mức tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân Có thể xác định mức dự trữ dựa trên doanh thu

các quý tại Xí nghiệp, qua số liệu các quý thì mức dự trữ bình quân có thể dao động từ 25%- 30 % doanh thu Thể hiện qua bảng sau:

BẢNG TÍNH TỶ LỆ DỰ TRỮ BÌNH QUÂN TRÊN DOANH THU

TẠI XÍ NGHIỆP QUA CÁC QUÝ

Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4

Dự trữ đầu kỳ 2.280.124.221 3.487.972.481 3.280.645.033 7.030.996.57

9 Dự trữ bình quân 2.884.048.351 3.384.308.757 5.155.820.806

Doanh thu 11.092.493.658 12.086.816.98

9

17.186.069.35 3

Tỷ lệ dự trữ bình

quân trên doanh thu

Trong đó:

Dự trữ bình

dự trữ đầu kỳ + dự trữ cuối kỳ

2

Tỷ lệ dự trữ bình quân trên

Dự trữ bình quân Doanh thu

Xây dựng mức dự trữ bình quân dự kiến dựa trên hai yếu tố là: tỷ lệ dự trữ cho phép (25-30% doanh thu dự kiến) và doanh thu dự kiến

- Việc dự đoán doanh thu (dự toán tiêu thụ) phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ hiện tại và những biến động dự đoán trong kỳ sau

- Việc xác định tỷ lệ dự trữ bình quân dưạ trên tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dữ trữ cao nhất cho phép

+ Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:- Là tỷ lệ dự trữ tối thiểu mà Xí nghiệp phải có để tránh tình trạng thiếu hàng Nó được xác định dựa trên:

 Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến

 Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy

 Tỷ lệ hàng bảo hiểm (đề phòng hàng về chậm hoặc bán ra tăng đột biến)

+ Tỷ lệ dự trữ cao nhất: Là tỷ lệ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ Nó tạo thành để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá không cần thiết

Tỷ lệ dự trữ bình quân là bình quân giữa tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dự trữ cao nhất

Trên cơ sở đó, công ty lên kế hoạch dự trữ cho từng quý:

KẾ HOẠCH DỰ TRỮ QUÝIII (NĂM 2008)

Chỉ tiêu QuýI Quý II Quý III Quý IV

1 Doanh thu dự kiến

trong kỳ

11.092.493.65 8

12.086.816.98 9

17.186.069.35 3

16.987.636.57 4

2 Tỷ lệ dự trữ thấp

nhất: (% doanh thu)

- Tỷ lệ hàng bán ra

bình quân một ngày

theo dự kiến

- Tỷ lệ hàng trưng

bày, quảng cáo tại

các quầy

- Tỷ lệ Lượng hàng

bảo hiểm

14,27 0.27

4 10

14,27 0.27

4 10

14,27 0.27

4 10

14,27 0.27

4 10

3 Tỷ lệ dự trữ cao

nhất

(% doanh thu)

4 Tỷ lệ dự trữ bình

quân (% doanh thu)

5 Dự trữ bình quân

= (4) x (1)

2.994.973.288 3.384.308.757 4.812.099.419 5.096.290.972

2.2 Kế hoạch mua hàng

Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kì đến để dự trù nhu cầu hàng hoá Để việc dự trù nhu cầu hàng hoá nhanh chóng, chính xác, ở XN, thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua các yêu cầu mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thấy rõ nhu cầu nhất Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kinh doanh, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý Bên cạnh nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới

Do đó, nhu cầu hàng hoá tại XN là tổng các yêu cầu từ các cửa hàng và các đơn đặt hàng

Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tình hình kinh tế thị trường, bộ phận kinh doanh sẽ có điều chỉnh kịp thời

Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, và tồn kho cuối kỳ dự kiến, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng này bao gồm có cả mua nguyên vật liệu dự trữ cho công việc sữa chữa phát sinh trong kỳ Kế hoạch mua hàng trong các quý có thể được lập như sau:

KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ III NĂM 2008

S

T

T

Tên mặt

hàng, quy

cách, chủng

loại

ĐVT Tồn

đầu kỳ

Nhu cầu tiêu thụ

Tồn cuối

kỳ dự

kiến

Lượng hàng cần mua

Đơn giá dự

kiến

Thành tiền

(2)+(3)-(1)

(4)x(5)

Dây hàn CO2 kg 1.500 3.000 1.500 3.000 17.000 51.000.00

0 Que hàn

HVJ422 loại

4.0

…

Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức tồn kho Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao, có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng

2.3 Dự kiến chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho gồm các chi phí như: chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội dự kiến chi phí tồn kho sẽ góp phần quản lý tốt hơn về chi phí (biết được những chi phí nào sẽ phát sinh, có thể tinh giảm những chi phí nào, so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự kiến để kiểm soát chi phí), hơn nữa nó sẽ là cơ sở để đưa ra mức đặt hàng hợp lý Bởi vì, mức đặt hàng càng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, nhưng sẽ giảm số lần đặt hàng và do đó giảm chi phí đặt hàng Như vậy, quy mô đặt hàng ảnh hưởng đến chi phí tồn kho

theo hai hướng trái nguợc nhau Do vậy, dự kiến chi phí tồn kho tốt sẽ giúp nhà quản lý đưa ra mức đặt hàng hiệu quả

Chi phí tồn kho có thể được tính dựa vào ước lượng tỷ lệ % giá trị tồn kho cuối kỳ sao cho đảm bảo phân bổ được một cách hợp lý tất cả các loại chi phí Ở đây, lấy ví dụ giá trị tồn kho là 13.892.567.443 với chi phí tồn kho là 5% giá trị tồn kho

Tổng chi phí tồn kho = 5% * 13.892.567.443 = 694.628.372

DỰ KIẾN CHI PHÍ TỒN KHO

Chỉ tiêu Chi phí tồn kho (năm)

1 Chi phí lưu kho:

- Chi phí bốc xếp

- Chi phí bảo hiểm

- Thuế kho

- Chi phí bảo quản

400.892.168

100.890.762 200.975.341 50.456.213 48.569.852

2 Chi phí đặt hàng:

- Chi phí giao dịch, quản lý

- Phí vận chuyển

293.736.204

150.621.423 143.114.781

3 Các chi phí khác:

- Giảm uy tín

- Mất doanh thu

0

2.4 Dự kiến thời gian nhận hàng

Tại Xí nghiệp, thời gian nhận hàng thường được thoả thuận trong các hợp đồng đặt hàng, theo đó nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian thoả thuận Xí nghiệp sẽ thực hiện việc giám sát và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện thời gian giao hàng đúng hẹn Tuy nhiên theo em, trước khi đi đến đàm phán thời gian nhận hàng với nhà cung cấp thì XN nên có dự kiến trước về nó nhằm tạo thế chủ động trước nhà cung cấp Dự kiến thời gian nhận hàng sẽ giúp cho việc cung ứng hàng hoá, vật liệu một cách kịp thời Thời gian dự kiến này là cơ sở để tính toán thời điểm đặt hàng hợp lý nhằm đảm bảo khi hàng hoá về đến nơi sẽ không xảy ra tình trạng thiếu hàng trước đó Việc dự kiến này có thể dựa vào thực tế kết quả của các lần đặt hàng trước

DỰ KIẾN THỜI GIAN NHẬN HÀNG Tên mặt hàng ĐVT Số lượng đặt hàng Thời gian giao hàng (ngày)

Que hàn HVJ422

loại 4.0

3 Tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho

Công tác tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho tại XN ở các khâu mua vào, nhập kho và xuất kho có thể thấy là khá chặt chẽ, bảo đảm theo dõi cung cấp thông tin kịp thời về nhu cầu tồn kho, quá trình nhập, xuất kho XN thực hiện việc kiểm soát hàng hoá vật liệu mua vào trên cở sở so sánh số lượng, đơn giá thực tế với kế hoạch, việc này được thực hiện vào cuối kỳ Theo em, để việc kiểm tra công tác mua hàng hợp

lý, chính xác, nhanh chóng, XN nên thực hiện việc kiểm tra ngay sau mỗi lần mua hàng Việc kiểm tra, đánh giá công tác mua hàng không chỉ dừng lại ở kiểm tra về lượng và giá mà cũng nên hướng đến các mục tiêu khác của công tác mua hàng như:

- Mục tiêu đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơ cấu Mặt hàng phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng Đảm bảo việc giao hàng, vận chuyển ít gặp khó khăn

- Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng mua vào Quan điểm hiện nay là cần có những hàng hoá chất lượng tối ưu chứ không phải tối đa Chất lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy, người bán có thể thu được lợi nhuận nhiều nhất

- Mua hàng với chi phí thấp Chi phí mua hàng thấp thể hiện không chỉ ở chỗ giá mua rẻ, mà còn là ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, bao nhiêu một lần để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất

Sau khi đánh giá công tác mua hàng với những mục tiêu trên, XN có thể rút ra cho mình những ưu, nhược trong lần mua hàng này, để từ đó rút kinh nghiệm, khắc phục cho lần mua hàng sau, góp phần hoàn thiện công tác mua hàng

4 Các báo cáo hàng tồn kho

Tại Xí nghiệp, các báo cáo về hàng tồn kho chủ yếu tập trung vào nội dung kiểm soát, phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính Còn các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá tình hình, hiệu quả tồn kho vẫn chưa được hình thành Từ đó, em có một số ý kiến đóng góp về các báo cáo phục vụ quản lý tồn kho như sau:

4.1 Báo cáo phục vụ cho việc đánh giá

4.1.1 Đối với báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng

Hiện tại, với báo cáo này XN vẫn chưa áp dụng Việc lập báo cáo này dựa trên việc ước tính số lượng hàng cần mua và đơn giá dự kiến đã được thực hiện khi lập kế hoạch mua hàng Do vậy, khi lập báo cáo, ta lập so sánh giữa số thực tế và số kế hoạch cả về số lượng lẫn đơn giá Như vậy nhà quản trị sẽ có cơ sở để tìm ra nhân tố ảnh hưởng: từng nhân tố số lượng, nhân tố giá ảnh hưởng như thế nào Từ đó có thể quy trách nhiệm cho từng bộ phận có liên quan (bộ phận thu mua, bộ phận kế hoạch ) điều đó góp phần cho nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn

BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ II- 2008 ST

T

Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá

KH TT Mức

CL

% Chên

h lệch

KH TT Mức

CL

% Chên

h lệch

Dây hàn

CO2

kg 300 0

310 0

0

16.50 0

500 3,03

Que hàn

HVJ422

loại 4.0

Cáp hàn

35

mét 150 130 -20 -15.3 63.00

0

63.00 0

* Trong đó:

Mức chênh lệch = Thực tế - Kế hoạch

Mức chênh lệch

Thực tế

4.1.2 Báo cáo tình hình luân chuyển hàng hoá

Báo cáo này nhằm cho thấy tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho nhanh hay chậm để có chính sách quản lý, dự trữ tồn kho tốt hơn

Cũng với ý nghĩa đó, Xí nghiệp có thể lập báo cáo luân chuyển hàng hoá cho những mặt hàng thuộc các loại khác nhau để có thể thấy được mặt hàng nào có tốc độ quay nhanh, chậm so với kỳ trước Đối với những hàng có tốc độ quay thấp hơn so với kỳ trước, nhà quản lý phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và có những biện pháp thích hợp để tăng vòng quay của nó (như khuyến mãi, tiếp thị ) Đối với mặt hàng khác do tầm quan trọng % Chênh lệch = x 100%