MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

Tuy nhiên, các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức hạch toán riêng,hạch toán độc lập tạo điều kiện phát huy hết khả năng sáng tạo và chủ động trongkinh doanh của các đơn vị nhằm lựa chọn ra

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI

CÔNG TY ĐIỆN MÁY KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

A/ MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

I/ Nhận xét chung về công tác KT tại Công ty

1/ Công tác tổ chức quản lý

Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có bộ máy quản lý chặt chẽ từgiám đốc đến các nhân viên trong công ty Công ty đã tổ chức quản lý vừa trựctuyến vừa chức năng, đội ngũ nhân viên có trình độ lành nghề, năng động, nhiệttình tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý kiểm soát, phát triển Công tyngày càng lớn mạnh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Các chi nhánhhoạt động riêng lẻ, độc lập dưới sự quản lý của công ty nên đã tạo được tính tự chủ

và năng động của các chi nhánh nên các chi nhánh và Công ty đều phát triển ngàycàng lớn mạnh

2/ Công tác tổ chức hạch toán tại Công ty

Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện tuântheo chế độ kế toán tài chính mới được ban hành và đã phần nào đáp ứng đượcnhu cầu quản lý kinh tế trong nội bộ Công ty và của Nhà nước

a/ Về tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừaphân tán phù hợp với đặc điểm tổ chức SX - KD trên địa bàn rộng của Công ty.Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trên đã tinh giảm được khối lượng côngviệc ở phòng kế toán Công ty, đảm bảo tính năng tự chủ trong hoạt động SX-KDcủa các đơn vị trực thuộc ở xa Đồng thời, đảm bảo cung cấp thông tin kế toánđược kịp thời, tăng cường hạch toán kế toán nội bộ Tuy nhiên, loại hình này khi

áp dụng cũng có một số nhược điểm:

Kế toán tại văn phòng Công ty không trực tiếp giám sát các hoạt động kinh

tế tài chính ở cấp dưới, chỉ quản lý thông qua các báo cáo của cá đơn vị gửi về.Như vậy thì việc hợp lý hoá số liệu diều có thể xảy ra Thêm vào đó, do khoảngcách dịa lý nên công tác kiểm tra kế toán chưa được chú trọng đúng mức, cònmang tính chiếu lệ, chỉ kiểm tra 6 tháng/ 1 lần và một lần vào cuối niên độ kế toán.Điều này sẽ làm cho công tác quản lý các đơn vị trực thuộc của Công ty lỏng lẻo.Trong quá trình hoạt động các đơn vị có sai sót thì cũng khó phát hiện và ngăn

ngừa kịp thời Tuy nhiên, các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức hạch toán riêng,hạch toán độc lập tạo điều kiện phát huy hết khả năng sáng tạo và chủ động trongkinh doanh của các đơn vị nhằm lựa chọn ra phương án kinh doanh, đầu tư tối ưuđem lại hiệu quả cao nhất cho Công ty.

b/ Về công tác tổ chức ghi sổ

Hình thức tổ chức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là “Nhật ký chứngtừ” có cải biên phù hợp với yêu cầu quản lý, được áp dụng thống nhất cho toànCông ty, thuận tiện trong công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán giữaCông ty với các đơn vị trực thuộc nói riêng Với việc ứng dụng phần mềm kế toánvào trong công tác hạch toán kế toán, Công ty đã tổ chức một hệ thống tài khoản,chứng từ, sổ sách và báo cáo nhìn chung khá đầy đủ, phù hợp với đặc điểm

SX – KD

c/ Về công tác tổ chức KTQT

Hiện nay, Công ty mới chỉ tổ chức hệ thống KTTC chứ chưa tổ chứcKTQT, tuy nhiên, do chịu áp lực cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, Công tycũng đã tổ chức lại hệ thống kế toán DN phù hợp với điều kiện thực tế đáp ứngđược phần nào công tác quản lý của đơn vị Công tác KTQT tại Công ty chủ yếu làkiểm soát chi phí thông qua các sổ chi tiết, báo cáo, ngoài ra còn lập kế hoạch sảnxuất kinh doanh hàng năm Tuy nhiên để công tác KT thực sự là công cụ hữu íchtrợ giúp cho nhà quản trị công ty thì công ty cần phải tổ chức lại cơ cấu bộ máy kếtoán trong đó bao gồm: KTQT và KTTC

II/ Nhận xét chung về công tác tổ chức quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty

1/ Công tác tổ chức chi phí

Hiện nay, Công ty vẫn chưa tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xửchi phí thành biến phí và định phí cũng như các cách phân loại chi phí khác trong

hợp chi phí phát sinh cho từng bộ phận, chung cho cả nhóm hàng và không phân

ty chưa sát với thực tế cũng như quá trình theo dõi chi phí thực tế phát sinh chotừng bộ phận, từng nhóm hàng, mặt hàng chưa chính xác

2/ Công tác lập kế hoạch

Kế hoạch chung của công ty được lập dựa trên các bản kế hoạch đăng ký từcác đơn vị cấp dưới, căn cứ vào tình hình cụ thể của từng đơn vị Vì vậy, công táclập kế hoạch mang tính chủ động, linh hoạt, chính xác hơn dẫn đến hoạt động kinhdoanh hiệu quả hơn Tuy nhiên, Công ty mới chỉ lập kế hoạch chung mang tínhtổng quát chứ chưa cụ thể hoá một cách chi tiết

Thực tế tại công ty chỉ lập kế hoạch hoạt động kinh doanh vào đầu mỗi nămtài chính song chỉ là kế hoạch về sản lượng và doanh thu mà không chú trọng đếnvấn đề chi phí Như vậy, các báo cáo dự toán được lập ở công ty còn thiếu rấtnhiều và việc lập kế hoạch chỉ do ban giám đốc lập chứ tại các phòng ban khônglập các kế hoạch cụ thể cho bộ phận của mình Việc lập kế hoạch được tiến hànhtheo năm, điều này dẫn đến sự thiếu chính xác và không phản ánh được tính thời

vụ cũng như ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế vàmột số dự toán chủ yếu thuộc phạm vi KTQT hầu như không được lập Như vậy,Công ty cần phải lập thêm đầy đủ các báo cáo dự toán để công tác lập dự toánmang tính đồng bộ, đảm bảo các hoạt động của công ty được tiến hành và kiểmsoát tốt Công ty có thể tham khảo các mẫu báo cáo mà đề tài sẽ trình bày ở phầnB

3/ Tổ chức hệ thống sổ chi tiết, báo cáo

Việc tổ chức chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ chưa được quan tâm nêncông tác này chưa đầy đủ, khoa học Vì vậy, Công ty cần phải có tổ chức, sắp xếplại cho phù hợp hơn

Hiện Công ty không mở Sổ chi tiết Doanh thu và Sổ chi tiết Giá vốn hàngbán Đối với doanh thu Công ty theo dõi theo sổ chi tiết phải thu khách hàng vàcòn đối với giá vốn hàng bán thì theo dõi theo thẻ kho và tờ kê chi tiết TK 156xuất Điều này làm cho công tác theo dõi doanh thu và giá vốn của từng nhómhàng, mặt hàng là rất phức tạp, việc tập hợp lại dễ gây nên sai sót

Việc lập các báo cáo liên quan đến quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụchưa được quan tâm đúng mức nên lãnh đạo công ty gặp khó khăn trong việc đưa

ra quyết định kịp thời, phù hợp và chính xác

4/ Ứng dụng KTQT vào công tác định giá bán và lập kế hoạch

Chính vì việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụchưa đầy đủ nên những ứng dụng của nó vào công tác định giá và lập kế hoạchchưa thực sự có ý nghĩa cũng như chưa cung cấp được thông tin cần thiết một cáchđầy đủ phục vụ cho việc ra các quyết định có liên quan Thật vậy:

Việc định giá bán hàng hoá chủ yếu dựa vào thị trường, chưa lấy thông tin

từ kế toán cung cấp nên không chủ động về giá, gây khó khăn cho việc xây dựngmột cơ cấu giá linh hoạt do đó gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ… Chính vìthế, kế toán công ty cần cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể hơn để quátrình định giá của công ty có được tính chính xác và phù hợp hơn cũng như giúplãnh đạo công ty đưa ra các quyết dịnh đúng đắn hơn, hiệu quả hơn

Công ty nên lập kế hoạch kết quả tiêu thụ với chi phí phân thành biến phí

và định phí Định phí thể hiện dưới dạng tổng số, biến phí ở dạng đơn vị để khiđiều chỉnh kế hoạch sẽ không phải điều chỉnh định phí

B/ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TỔ CHỨC ÁP DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

Trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập hoá ngày nay, với sự cạnh tranh gaygắt của các doanh nghiệp ( DN ) trong và ngoài nước, đòi hỏi Công ty phải luôn cốgắng hết mình , phải biết tận dụng hết năng lực, cơ hội để có thể thích nghi và pháttriển Trong đó, thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị là hết sức quan trọng.Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ có hệ thống kế toán tài chính ( KTTC ), với hệthống kế toán này còn tồn tại một số hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho nhàquản trị Do đó, xây dựng hệ thống kế toán quản trị ( KTQT ) nhằm cung cấpthông tin trong tương lai là không thể thiếu được Đặc biệt, Công ty Điện Máy và

Kỹ Thuật Công Nghệ là một DN có thể nói là nặng về kinh doanh thương mại nênthông tin về KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng như những ứngdụng của nó vào công tác định giá bán và lập kế hoạch là yếu tố quan trọng hàngđầu, phần nào đáp ứng được nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo Để bộ máy kếtoán tại công ty thực sự là công cụ khoa học hữu ích thì công ty cần phải xâydựng lại tổ chức bộ máy kế toán phù hợp hơn Cụ thể:

I/ Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ yêu cầu thông tin của KTQT chỉ dùng để phục vụ cho các nhàquản trị DN trong việc điều hành hoạt động SX – KD cho nên công tác tổ chứcKTQT cũng được tổ chức linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SX – KD tạimỗi DN sao cho đáp ứng thông tin của nhà quản lý

Tuỳ theo quy mô hoạt động của mỗi DN mà lựa chọn phương thức tổ chức

bộ máy KTQT Nếu là DN hoạt động quy mô lớn thì có thể tổ chức một bộ phậnchuyên đảm trách KTQT – phương thức riêng biệt Nếu là DN hoạt động quy mônhỏ, vừa thì phần hành KTQT có thể do các kế toán viên của phần hành KTTCkiêm nhiệm – phương thức kết hợp Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệthay kết hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phảiđảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báocáo kế toán quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnhđạo ra các quyết định

1/ Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng mô hình KTQT

Để xây dựng mô hình KTQT đem lại hiệu quả tốt nhất, Công ty phải dựatrên những nguyên tắc sau:

- Không làm xáo trộn quá nhiều về mặt tổ chức hay phá vỡ hoàn toàn cơcấu tổ chức hiện tại của Công ty mà phải dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toánhiện tại của Công ty để sắp xếp, phân công, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dungcông việc cho hợp lý với yêu cầu mới, hoàn cảnh mới

- Phải đảm bảo cho bộ máy kế toán mới hoạt động, vận hành bao quát đượctất cả nội dung của kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Phải đảm bảo lợi ích kinh tế nghĩa là lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí

bỏ ra

- Mô hình phải đảm bảo được tính khả thi, tính thực tiễn đối với Công ty

2/ Những yếu tố đặc trưng của Công ty ảnh hưởng đến công tác tổ chức KTQT tại đơn vị

Xuất phát từ đối tượng phục vụ của KTQT là các nhà quản lý DN - Họ cầnnhững thông tin phản ánh tình hình cụ thể tại DN để đưa ra các quyết định điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh ( SX – KD ), cho nên công tác tổ chức KTQTtại mỗi DN sẽ có sự khác biệt chịu ảnh hưởng của đặc điểm sản xuất kinh doanhtại mỗi đơn vị Vì vậy khi xây dựng mô hình tổ chức KTQT tại Công ty, nhà quảntrị cần phải chú ý các đặc diểm sau của Công ty:

- Công ty không đơn thuần là một DN thương mại và cũng không phải làmột DN sản xuất mà là một DN Nhà nước vừa kinh doanh thương mại vừa tiếnhành hoạt động sản xuất, lắp ráp

- Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước gồm nhiều chi nhánh, xínghiệp, các cửa hàng, đại lý trực thuộc Việc tổng hợp số liệu từ các đơn vị trựcthuộc nhằm đánh giá mức độ hoạt động cũng như xác định trách nhiệm của từngđơn vị là điều cần thiết

- Công ty kinh doanh nhiều loại mặt hàng cho nên việc tập hợp và phân bổchi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh là rất phức tạp

3/ Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC

Hiện nay có hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán đang được ứng dụng là môhình kết hợp và mô hình riêng biệt Với điều kiện của các DN Việt Nam và Công

ty hiện nay thì việc lựa chọn mô hình kết hợp là phù hợp nhất vì sẽ tiết kiệm đượcnhân lực dẫn đến tiết kiệm được chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương,như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cho Công ty Bên cạnh đó thì hiện nay hệ thống

kế toán Việt Nam tuy chưa có những quy định cụ thể về KTQT nhưng cũng đã cónhững biểu hiện của KTQT như xây dựng các tài khoản chi tiết cấp 2,3, mở các sổchi tiết Công việc này là để thuận tiện cho quá trình quản lý DN Vì vậy, có thể

tư vấn dự án

Lập BCTC

Lập BCQT

Xử lý số liệu tổng hợp

Xử lý số liệuChi tiết

nói rằng, hệ thống KTTC tại các doanh nghiệp Việt Nam đã có sự kết hợp với kếtoán quản trị nhưng đang ở quy mô nhỏ Trên cơ sở đó thì việc triển khai mô hìnhKTQT kết hợp với KTTC sẽ có nhiều thuận lợi cho Công ty

Sơ đồ 6 Mối quan hệ chức năng và nhiệm vụ của mô hình kết hợp

4/ Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Để bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC đảm bảo hoànthành tốt công việc của KTQT và KTTC thì Công ty nên áp dụng mô hình động,nghĩa là mỗi nhân viên sẽ không làm một công việc nhất định mà sẽ tham gia vàocác tổ làm việc khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khácnhau trong kỳ Bởi vì, một số công việc kế toán chỉ thực hiện vào những thời điểmnhất định, do đó nếu bố trì công việc hợp lý thì việc tham gia vào nhiều tổ xử lýcông việc khác nhau sẽ giúp cho Công ty tận dụng được nhân công, tiết kiệm chiphí

Theo mô hình này, các bộ phận kế toán đảm nhận các phần hành KTTC vàtương ứng với các phần hành KTTC nói trên thì sẽ bao gồm cả các phần hànhKTQT Các nhân viên kế toán từng phần hành vừa thực hiện các công việc củaKTTC đồng thời cũng được giao nhiệm vụ KTQT liên quan đến phần hành đó.Đối với những trường hợp nhà quản trị yêu cầu các báo cáo KTQT liên quan đếnnhiều phần hành thì đòi hỏi phải có sự tham gia của các kế toán viên đảm nhiệmcác phần hành dó

Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có nhiều đơn vị trực thuộc,việc hạch toán ở đó độc lập với văn phòng Công ty nên để điều hành hoạt động

SX - KD tại các đơn vị trực thuộc có hiệu quả thì ở các đơn vị này cũng phải tựxây dựng cho mình một mô hình KTQT phù hợp Qua thời gian tìm hiểu thực tế ởCông ty thì với điều kiện hiện nay, quá trình vận dụng KTQT bước đầu chỉ nên tậptrung vào một số nội dung chủ yếu cần thiết Công ty nên xây dựng bộ máy kếtoán một cách đơn giản thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 7 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Tổ KT

tổng

hợp

Tổ nghiêncứu dựán

Kế toán trưởng

Kế toánquản trị

h toán

Tổ KT Mua, bán hàng

Tổ

Dự toán

Tổ Phân tích đánh giá

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

5/ Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

Trong mô hình này, mỗi tổ sẽ có một tổ trưởng phụ trách và số lượng ngườitham gia vào tổ sẽ thay đổi tại các thời điểm khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu củacông việc

 Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán toàn Công ty, chỉđạo hướng dẫn các nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kếtoán và tư vấn các hoạt động quản trị cho hội đồng quản trị và ban giám đốc

 Tổ kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại các đơn vị hạchtoán phụ thuộc, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sáchtổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kếtoán Công việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán

 Tổ kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, phải trảnhà cung cấp và các khoản phải thu, phải trả nội bộ

 Tổ kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt,TGNH, theo dõi, phản ánh tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản tạmứng của cán bộ công nhân viên, theo dõi thuế và các khoản phải nộp cho NSNN

 Tổ kế toán mua hàng, bán hàng: Theo dõi, hạch toán tình hình muahàng, nhập, xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá,xác định doanh thu.

 Tổ dự toán: thực hiện các công việc: tập hợp chi phí, phân tích thànhbiến phí, định phí, lập các dự toán SX – KD

 Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh,đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động

từ đó đề xuất các phương án sửa đổi

 Tổ nghiên cứu dự án: Có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi củacác dự án đầu tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm mới TSCĐ, mở rộng kinhdoanh… và đề xuất các giải pháp

6/ Mối liên hệ cung cấp thông tin của KTQT

a/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và KTTC

Giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ mật thiết vớinhau, thông tin ban đầu của KTQT do kế toán tài chính cung cấp Dựa trên nhữngthông tin này, KTQT xử lý số liệu bằng các phương pháp nghiệp vụ riêng để cungcấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị

- Tổ dự toán: Lấy thông tin từ các báo cáo thực hiện của kỳ trước và những

thông tin khác do kế toán chi phí, kế toán doanh thu, kế toán tổng hợp,…cung cấp

để làm cơ sở xây dựng các bảng dự toán cho các hoạt động sản xuất – kinh doanhcủa công ty trong giai đoạn tiếp theo

- Tổ phân tích, đánh giá: Lấy thông tin về toàn bộ chi phí và kết quả thực

hiện mà kế toán tài chính đã thu thập trong kỳ kinh doanh, trên cơ sở đó phân tích,đánh giá hoạt động của Công ty trong kỳ qua và khả năng có thể đạt được trongtương lai

b/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT với các phòng ban

KTQT thường xuyên sử dụng một khối lượng thông tin phong phú đượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau Bao gồm các thông tin thực tế xảy ra và cácthông tin dự đoán của tương lai Bên cạnh nguồn số liệu được cung cấp từ KTTC,KTQT cần phải xây dựng mối liên hệ thông tin với các phòng ban khác Đây làmối liên hệ thông tin hai chiều được thể hiện:

Bảng 17 MỐI QUAN HỆ GIỮA KTQT VỚI CÁC PHÒNG BAN

Tổ dự toán Nhận các thông tin kế hoạch về Cung cấp các dự toán cho các

số lượng hàng hoá, giá bán từ tổthị trường phòng kinh doanh,phòng kế hoạch, tình hình sảnxuất từ các xí nghiệp…

phòng ban làm căn cứ lập kếhoạch cụ thể tổ chức hoạtđộng

Cung cấp thông tin kết quảphân tích, đánh giá cho các bộphận kịp thời điều chỉnh

Tổ

nghiên cứu

dự án

Nhận thông tin từ phòng kếhoạch, phòng thị trường, phòngkinh doanh xuất nhập khẩu vàban giám đốc về các dự án

Cung cấp thông tin phân tíchcác phương án khác nhau củacác dự án

Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lậpcác mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báocáo đột xuất khi có yêu cầu

II/ Tổ chức công tác KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

1/ Nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại công ty

Do hiện nay Công ty mới chỉ bắt đầu áp dụng KTQT nên công ty vẫn chưatiến hành phân loại chi phí mà chỉ theo dõi chung cho các khoản mục chi phí Vìvậy, theo em để việc áp dụng KTQT mang lại hiệu quả cao nhất Công ty cần phảitiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Trong quá trình kinhdoanh có nhiều loại chi phí phát sinh nhưng có thể chia làm hai loại chính Chi phíphát sinh tỷ lệ với khối lượng hàng tiêu thụ thì gọi là biến phí Chi phí phát sinhcần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng không thay đổi tỷ lệ với sốlượng hàng bán ra gọi là định phí Ngoài ra còn có chi phí hỗn hợp bao gồm biếnphí và định phí Với cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị xác định đúng đắnphương hướng để nâng cao hiệu quả kinh doanh như: đối với biến phí thì phươnghướng chính là tiết kiệm tổng chi phí và chi phí cho một đơn vị hàng hoá Còn đốivới định phí thì cần phải phấn đấu nâng cao hiệu quả của chi phí trong hoạt độngkinh doanh Công ty có thể phân loại chi phí như sau: ( xem trang 54 )

Trong đó: - Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ là chi phí hỗn hợp vì: BHXH vàBHYT được tính trên lương cơ bản nên xem là định phí, còn KPCĐ được tính trênlương thực trả nên xem là biến phí

- Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm tiền điện, nước, điện thoại Làchi phí hỗn hợp vì trong giới hạn cho phép là định phí, khi vượt qua giới hạn thì làbiến phí

- Chi phí tiền lương là chi phí hỗn hợp vì có bao gồm cả cáckhoản phụ cấp theo lương.

Bảng 18 BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp

Thuế môn bài, phí, lệ phí

+ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

+ TK 6412: Chi phí khấu hao TSCĐ

+ TK 6413: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

+ TK 6414: Chi phí quảng cáo, tiếp thị

+ TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài

+ TK 6416: Chi phí văn phòng phẩm

+ TK 6418: Chi phí bán hàng khác

- Đối với chi phí QLDN: Từ TK 642- Chi phí QLDN, chi tiết:

+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.

+ TK 6422: Chi phí khấu hao TSCĐ

2/ Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ

Hiện nay, Công ty mở sổ theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán không phùhợp với công tác KTQT Việc theo dõi doanh thu chỉ được thực hiện trên các sổchi tiết phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và các sổ chi tiết liên quan cho nênviệc tập hợp doanh thu theo từng nhóm hàng không khoa học, dễ thiếu sót Hơnnữa, việc theo dõi GVHB chỉ được theo dõi trên “tờ kê chi tiết TK 156 xuất” vàThẻ kho, mà mỗi mặt hàng có nhiều Thẻ kho nên việc tổng hợp GVHB cho từngnhóm hàng hoá dễ dẫn đến sai sót Vì vậy, để thuận tiện cho việc theo dõi và báocáo vào bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý, kế toán Công ty phải thiết lậplại sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết phảitiến hành sao cho dễ theo dõi, đảm bảo tính hiện thực của công tác kế toán nóichungvà kế toán quản trị nói riêng Với những gì hiểu biết về lý luận và thực tiễntại Công ty, theo em, có thể mở các sổ chi tiết sau:

 Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánSổ Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántheo Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bándõi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánchi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántiết Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bán Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bángiá Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánvốn Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánhàng Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánbán

Do công ty kinh doanh nhiều nhóm hàng nên để thuận tiện cho việc theodõi, hạch toán, công ty nên mở sổ theo dõi theo từng mặt hàng của từng nhómhàng Đối với giá vốn hàng bán bị trả lại cũng cần theo dõi chi tiết trên sổ chi tiếtgiá vốn hàng bán để cho việc báo cáo GVHB vào một thời điểm bất kỳ được thuậntiện và khoa học hơn Giá trị của GVHB bị trả lại thì sẽ được ghi số âm để dễ theodõi và tổng hợp

Định kỳ, vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp GVHB chung theotừng nhóm hàng

Kết hợp với Bảng kê hàng bán bị trả lại mà công ty đã mở ( trang 35 ), công

ty có thể tham khảo mẫu sổ sau: ( xem trang 56, 57 )

 Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánSổ Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántheo Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bándõi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánchi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántiết Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bándoanh Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánthu

Cũng giống như giá vốn hàng bán, Công ty phải tiến hành theo dõi doanhthu theo từng mặt hàng của từng nhóm, và mỗi mặt hàng được theo dõi trên mộthay một số tờ sổ nhất định và được lập theo từng quý Đối với các khoản giảm trừdoanh thu cũng cần phải được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết doanh thu để thuậntiện cho việc báo cáo doanh thu vào bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản lý yêu cầu Định kỳ vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp doanh thu chung theotừng nhóm hàng

Sau đây là mẫu sổ mà công ty có thể tham khảo: ( xem trang 60, 61 )

 Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánSổ Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántheo Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bándõi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánchi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bántiết Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánchi Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánphí Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánBH Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánvà Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bánQLDN

Đối với sổ chi tiết chi phí BH &QLDN thì cùng với việc tổ chức hệ thốngtài khoản chi tiết ( xem trang 54, 55 ), công ty nên tổ chức lại sổ chi tiết theo tàikhoản để dễ kiểm soát chi phí ( Xem trang 62, 63 )

Hiện nay, Công ty không tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng màchỉ phân bổ chi phí phát sinh chung cho cả nhóm Điều này là không hợp lý vì sẽkhông chỉ ra cho nhà quản trị thấy được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả vàmặt hàng nào thì không để từ đó có phương hướng kinh doanh cụ thể cho từng mặthàng trong nhóm để đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty Vì vậy, ngoài quátrình phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng ( trang 39 ), Công ty cần phải tiến hànhphân bổ chi phí cụ thể cho từng mặt hàng trong từng nhóm để xác định được mức

độ đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng doanh thu và mức độ đóng góp củatừng mặt hàng vào doanh thu tiêu thụ của nhóm

Chi phí BH và QLDN được phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng hóa tiêuthụ như sau:

CPBH (CPQLDN) CPBH (CPQLDN) phân bổ cho nhóm hàng Số lượng phân bổ cho từng tiêu thụ mặt hàng Tổng số lượng tiêu thụ của nhóm hàng từng loại

Trong quý I/2007, chi phí phân bổ cho mặt hàng xe máy là: Tổng chi phíbán hàng là 1.906.861.473 đ, tổng chi phí quản lý DN là 849.063.365 tương ứngvới tổng số lượng xe tiêu thụ là 737 xe Hiện tại,công ty kinh doanh các mặt hàng

xe máy sau: Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Noval 110, Sunny, Halley,Union 150 Vậy:

- Chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng xe máy như sau:

1.906.861.473

737

1.906.861.473

Xe Deahan Super 289 747.738.081 đ

737

Tương tự với các mặt hàng còn lại

- Chi phí quản lý DN phân bổ cho từng mặt hàng xe máy như sau:

Tương tự với các mặt hàng xe máy khác

Từ các kết quả trên, ta có kết quả tiêu thụ chi tiết của nhóm hàng xe máynhư sau: ( xem trang 64 )

Qua bảng kết quả tiêu thụ quý I/2007 của nhóm hàng xe máy ta thấy, tổnglợi nhuận của nhóm hàng này trong quý I là + 438.114.204 đ Trong đó, 3 mặt

Đồng thời, để phục vụ cho công tác phân tích, kiểm soát chi phí của KTQT,đồng thời để tin nhanh cho nhà quản trị thì cùng với quá trình tổng hợp chi phí BH

và QLDN vào sổ cái, hàng tháng kế toán tổng hợp cũng phải đồng thời tổng hợp

số liệu cho hai khoản mục chi phí này theo từng yếu tố chi phí phát sinh để lập báocáo nhanh cho lãnh đạo Công ty về tình hình doanh thu, chi phí cuối mỗi tháng

Do đó, để phục vụ thông tin một cách có hiệu quả, ngoài sổ kế toán chi tiết chi phí

BH và QLDN mà công ty đã lập, kế toán có thể lập thêm bản báo cáo nhanh nhưsau ( xem trang 65 )