MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG COSEVCO

Công tác kế toán chi tiết chi phí được thực hiện khá đầy đủ, tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, cung cấp được thông tin phục vụ cho việc ra các Báo cáo kếtoán tài chính

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ

VÀ XÂY DỰNG COSEVCO

A NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN, ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG COSEVCO

I Về Hoạt Động Kinh Doanh :

Nền kinh tế Việt Nam đã vượt qua những thử thách của thời kỳ chuyển đổi và đangtừng bước phát triển Điều đó đã tạo ra một môi trường kinh doanh hết sức thuận lợi chocác ngành kinh tế trong nước nói chung và công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựngCosevco nói riêng.Chủ trương của Nhà Nước là tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệpNhà Nước, tạo ra môi trường kinh doanh và cạnh tranh lành mạnh đã tác động tích cực đếncác hoạt động kinh doanh của các công ty, tuy nhiên bên cạnh đó các công ty cũng gặpphải những khó khăn như đối thủ cạnh tranh nhiều, nguồn vốn kinh doanh của công ty cònhạn chế

Với sự nổ lực của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty, trong những nămgần đây kể từ khi bắt đầu cổ phần hoá thì hoạt động của công ty nhìn chung có hiệu quả

II Về Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán :

1 Ưu Điểm :

- Nhận thức được vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh

doanh, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý đảm bảo cho kế toánthực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, đó là luôn luôn tuân thủ những quy định doNhà Nước, Bộ Tài Chính ban hành về hệ thống tài khoản chung, các chứng từ, sổ sáchcũng như các chuẩn mực kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện

- Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, mô hình này đảmbảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cungcấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được tình hình hoạtđộng của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp Hình thức này có ưu điểm là phùhợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của công ty, giúp cho công tác quản lýhạch toán kế toán đối với các xí nghiệp trực thuộc được dễ dàng và thuận tiện hơn

- Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng và tương đối đồng đều,

có kinh nghiệm trong công tác kế toán và có trách nhiệm trong công việc Công tác tổ chứcsắp xếp nhân sự phù hợp với năng lực, trình độ, khả năng chuyên môn của từng nhân viêncũng đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán,giúp ban lãnh đạo công ty có được những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý

- Việc áp dụng tin học vào công tác kế toán được công ty khá chú trọng Tất cả cácphần hành kế toán tại công ty đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị hỗ trợ, giúp choviệc tính toán chính xác, thông tin mang lại kịp thời Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm

kế toán máy vào trong công tác hạch toán kế toán Việc này đã giúp cho công việc của các

kế toán viên giảm đi rất nhiều, việc hạch toán cũng đơn giản hơn, vì các kế toán viên chỉ

cần phân loại chứng từ và nhập các nội dung, các chứng từ gốc vào máy vi tính, các phầnviệc hạch toán còn lại máy tính sẽ tự động thực hiện, kể cả việc cho ra các báo cáo kế toán.

2 Những mặt còn tồn tại :

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổphần tư vấn đầu tư và xây dựng Cosevco vẫn còn một số hạn chế Do nhân sự phòng kếtoán ít, mới bước đầu làm kế toán bằng vi tính, lại phải đảm nhiệm toàn bộ công việc kếtoán của công ty và các xí nghiệp trực thuộc nên khối lượng công việc của một kế toánviên phải đảm nhiệm là rất lớn, do đó dễ dẫn đến ứ đọng và quá tải công việc, nhất là vàothời điểm lập các báo cáo tài chính cuối năm hoặc thanh quyết toán công trình khi côngtrình xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng Điều này ảnh hưởng đến hiệuquả hoạt động của bộ máy kế toán, không cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý

3 Hướng hoàn thiện :

Để khắc phục hạn chế nêu trên, công ty cần có biện pháp để hạn chế tình trạng ứđọng và quá tải công việc của kế toán viên, bằng cách:

- Xử lý chứng từ kế toán một cách thường xuyên

- Giao cho các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc thực hiện một số phần việc kế toán của xí nghiệp

- Trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán

- Luôn cập nhật các phiên bản mới nhất của phần mềm kế toán máy

III Về tổ chức chứng từ sổ sách, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hình thức sổ

kế toán áp dụng :

1 Tổ chức chứng từ sổ sách :

Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Cosevco đã tuân thủ đúng những quyđịnh của Bộ tài chính về tổ chức các chứng từ sổ sách cũng như các chuẩn mực kế toánhiện hành Các chứng từ, sổ sách đều được thiết lập và sử dụng theo đúng biểu mẫu quyđịnh Chu trình luân chuyển chứng từ hợp lý, chứng từ được lưu trữ cẩn thận, khoa học.Việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán cũng góp phần giúp cho công tác lưu trữchứng từ được thuận tiện hơn

2 Tổ chức hệ thống tài khoản :

Hệ thống tài khoản kế toán được mở theo đúng chế độ kế toán hiện hành Công ty đã

căn cứ các quy định của Nhà nước về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và tình hình thực

tế tại đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán riêng cho mình, trong đó những tàikhoản kế toán không liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty được bỏ bớtnhằm đơn giản hóa hệ thống tài khoản kế toán của công ty

3 Hình thức sổ kế toán :

Do quy mô công ty tương đối lớn, địa bàn hoạt động khá rộng nên công ty Cổ phần

tư vấn đầu tư và xây dựng Cosevco có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán,liên quan đến nhiều đối tượng và hoạt động, vì vậy khối lượng ghi chép vào sổ sách khá

nhiều và phức tạp Để thuận tiện cho việc ghi sổ, theo dõi, báo cáo số liệu, công ty áp dụnghình thức kế toán nhật ký chung Hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghichép, thuận tiện cho việc phân công kế toán Hình thức kế toán nhật ký chung phù hợp vớiđơn vị vừa và nhỏ, hiện nay áp dụng khá phổ biến ở mọi loại hình doanh nghiệp do cáchthức hạch toán đơn giản, không đòi hỏi trình độ kế toán cao Hình thức kế toán này cónhiều thuận lợi khi ứng dụng máy vi tính trong xử lý số liệu kế toán Do đó, công ty lựachọn hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với quy mô và đặc điểm củacông ty

IV Về công tác kế toán quản trị chi phí :

1 Ưu điểm :

Việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo phương phápđơn đặt hàng là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của công ty vì đây là một doanh nghiệpxây lắp chủ yếu thi công theo đơn đặt hàng từ phía chủ đầu tư Hạch toán chi phí theo từngcông trình, hạng mục công trình giúp công ty xác định cụ thể nguyên nhân của sự biếnđộng chi phí trong kỳ là do công trình nào, và sẽ thuận lợi cho công tác tính giá thành sảnphẩm xây lắp sau này vì kế toán chỉ cần cộng tổng chi phí sản xuất phát sinh qua các kỳ làxác định được giá thành công trình

Công tác kế toán chi tiết chi phí được thực hiện khá đầy đủ, tuân thủ các chuẩn mực

và chế độ kế toán hiện hành, cung cấp được thông tin phục vụ cho việc ra các Báo cáo kếtoán tài chính nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cácđối tượng cần sử dụng thông tin bên ngoài công ty Công ty đã mở các tài khoản chi tiết chiphí sản xuất theo từng công trình nhằm theo dõi tốt hơn tình hình biến động chi phí sảnxuất trong kỳ và thuận tiện cho công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp khi công trìnhhoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng

Ban lãnh đạo công ty cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựng Cosevco cũng rất quantâm đến các thông tin về tình hình biến động chi phí trong kỳ Hiện nay, phòng kế hoạch-kinh doanh của công ty đã tiến hành lập kế hoạch chi phí sản xuất cho từng quý trong nămtrên cơ sở Dự toán chi phí sản xuất đã được lập nhằm giúp ban lãnh đạo có được cái nhìntổng quát về lượng chi phí sản xuất dự kiến sẽ phát sinh trong kỳ kế toán

2 Những mặt còn tồn tại :

Hiện nay, tại công ty vẫn chỉ chú trọng đến kế toán tài chính, chưa đi sâu vào lĩnhvực kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý Bộ máy kế toán hiện tạicủa công ty mới chỉ đảm nhận chức năng của kế toán tài chính, công ty không có bộ phậnthực hiện chức năng của kế toán quản trị

Công tác kế toán chi tiết tại công ty cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựng Cosevco chỉmới dừng lại ở việc cung cấp thông tin để lập các báo cáo tài chính Hệ thống thu thậpthông tin của công ty cũng chỉ đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho kếtoán tài chính, không thể đáp ứng đủ nhu cầu thông tin cho kế toán quản trị Việc lập dựtoán mới chỉ dừng lại ở cấp độ dự toán tổng hợp, chưa tiến hành lập các dự toán chi tiết đểcung cấp thông tin cho quản lý Các báo cáo kế toán quản trị

Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, tại công ty chưa có sự phân định chúng thànhbiến phí và định phí theo mức độ hoạt động của từng thời kỳ Do vậy, khi khoản chi phínày phát sinh lớn và có sự biến động lớn, công ty rất khó có thể xác định được nguyênnhân của sự biến động để có các giải pháp quản lý nhằm giảm bớt sự biến động đó Công

ty cũng chưa tiến hành lập dự toán chi phí doanh nghiệp về khoản mục chi phí quản lýdoanh nghiệp phát sinh trong kỳ

Chính vì công tác tổ chức kế toán quản trị chưa được quan tâm một cách đúng mứcnên những ứng dụng của kế toán quản trị vào kế toán chi phí chưa thực sự có ý nghĩa cũngnhư chưa cung cấp được một cách đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ cho việc racác quyết định quản trị của ban lãnh đạo công ty

3 Hướng hoàn thiện:

- Xây dựng bộ máy kế toán quản trị

- Tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin nhằm đảm bảo đáp ứng được nhu cầuthông tin phục vụ cho cả công tác kế toán tài chính lẫn công tác kế toán quản trị

- Tiến hành lập các Dự toán chi tiết về các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trựctiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công nhằm cung cấp thông tin chitiết hơn cho Ban giám đốc công ty cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựng Cosevco về tìnhhình dự kiến các khoản mục chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ

- Tiến hành phân loại các yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp

- Lập Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

- Lập các Báo cáo kế toán quản trị nói chung và các Báo cáo kế toán quản trị chi phínói riêng nhằm cung cấp thông tin cho quản lý

B MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG COSEVCO

I HOÀN THIỆN BỘ MÁY KẾ TOÁN TÀI CHÍNH HIỆN CÓ

Mô hình tổ chức kế toán tập trung bên cạnh thuận lợi còn có nhược điểm là dễ xảy

ra tình trạng ứ đọng công việc, vì trong thực tế khối lượng công tác hạch toán ở các xínghiệp trực thuộc và ở công ty cổ phần rất lớn mà số lượng nhân viên ở phòng kế toán lại

ít người Tình trạng ứ đọng công việc thường xảy ra vào thời điểm cuối năm khi lập cácBáo cáo tài chính hoặc khi tiến hành thanh quyết toán công trình Do đó, để khắc phục tìnhtrạng ứ đọng trên, phòng kế toán của công ty có thể phân công cho các nhân viên kế toán ở

xí nghiệp thực hiện một số phần hành công việc kế toán và thống kê ngay tại đơn vị cấpdưới và định kỳ lập các báo cáo kế toán đơn giản về các phần hành được giao gửi về phòng

kế toán công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán Như vậy sẽ giúp cho khối lượng công việc

mà một kế toán viên ở công ty phải thực hiện giảm bớt đi, hạn chế được tình trạng ứ đọngcông việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

Bên cạnh đó, phòng kế toán công ty nên cố gắng trang bị cho mỗi nhân viên trongphòng một máy vi tính riêng Như vậy sẽ thuận tiện hơn cho các kế toán viên khi tiến hànhcông việc của mình Hơn nữa, mỗi người thực hiện công việc hạch toán trên một máy sẽ

giúp cho việc bảo mật thông tin về phần hành kế toán của từng kế toán viên được dễ dàng

và thuận lợi hơn, vì mỗi người sẽ sở hữu một mật khẩu riêng đối với máy của mình, nhữngngười không có liên quan sẽ rất khó xâm nhập vào máy để lấy đi hoặc sửa chữa thông tin Ngoài ra, công ty cũng cần phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất củaphần mềm kế toán máy hiện đang sử dụng, vì các phiên bản mới sẽ cập nhật được nhữngthông tin mới nhất về việc thay đổi các quy chế của nhà nước về công tác hạch toán kếtoán Hơn nữa, các phiên bản mới thường có sự cải tiến đáng kể so với các phiên bản cũ vềnội dung, hình thức, cách thức nhập dữ liệu… và nhất là tốc độ xử lý sẽ nhanh hơn nhiều.Như vậy, công tác hạch toán sẽ được tiến hành nhanh hơn, giảm bớt khả năng ứ đọng côngviệc

Hiện nay, công ty đã chuyển sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần, việctiết kiệm tối đa mọi khoản chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh là đúng theo quyluật kinh tế thị trường Do đó, ban lãnh đạo công ty cần phải quan tâm hơn nữa, có kếhoạch đào tạo, phân công nhiệm vụ gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng thànhviên trong bộ phận kế toán để đảm bảo hiệu quả kinh doanh

Để khắc phục tình trạng dồn công việc vào cuối kỳ, tránh những sai sót, nhầm lẫnkhông đáng có trong công tác hạch toán chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm, Công

ty nên có các biện pháp quyết toán lưu động hơn như : khuyến khích các đội xây dựng gửi

hồ sơ chứng từ bằng phương tiện gửi nhanh, đôn đốc công việc luân chuyển chứng từ từphía kế toán công trường, thay vì trước kia cứ đến cuối mỗi tháng chứng từ được tập hợpchuyển về phòng Tài chính-Kế toán công ty thì bây giờ cứ 2 tuần 1 lần kế toán đội nên tậphợp lại toàn bộ chứng từ có liên quan rồi gửi về phòng Tài chính- Kế toán Làm như thếvừa đảm bảo về mặt thời gian cập nhật sổ sách vừa cung cấp thông tin chi phí thực tế choban lãnh đạo công ty

II XÂY DỰNG BỘ MÁY KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1 Sự cần thiết phải xây dựng bộ máy kế toán quản trị:

Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, những doanh nghiệp nào có thể nắm bắt kịpthời thông tin, dự đoán được xu thế biến động trong tương lai và đề ra được các biện phápquản lý kịp thời và có hiệu quả thì sẽ có được một ưu thế cạnh tranh rất lớn so với cácdoanh nghiệp khác Do đó nắm bắt kịp thời thông tin trở thành một nhu cầu bức thiết đốivới ban lãnh đạo công ty Nhất là đối với công tác quản lý chi phí thì nhu cầu thông tin lạicàng cao, vì chi phí chiếm một tỷ lệ lớn so với doanh thu của doanh nghiệp Mọi sự biếnđộng chi phí đều gây ra sự biến động về lợi nhuận, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt độngsản xuất- kinh doanh trong kỳ

Tuy nhiên, với bộ máy kế toán tài chính hiện tại, phòng kế toán của doanh nghiệpchỉ có thể cung cấp được một lượng thông tin hạn chế và chủ yếu là các thông tin trong quákhứ, không đủ sức để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của nhà quản lý, nhất làkhông thể cung cấp được các thông tin dự báo tương lai Do vậy, công ty cổ phần tư vấn,đầu tư và xây dựng Cosevco rất cần phải tổ chức một bộ máy kế toán quản trị để đáp ứngyêu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty Tổ chức bộ máy kế toán quản trị trở thành mộtnhu cầu cần thiết và cấp bách

Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp kiêm lập báo cáo kế toán quản trịKế toán lập dự toánKế toán phân tích, đánh giáKế toán thanh toánKế toán ngân hàng kiêm kế toán vật tư tài sảnThủ quỹ

Kế toán tại các xí nghiệp trực thuộc

Hơn nữa, với đà phát triển của nền kinh tế- xã hội hiện nay, việc tổ chức bộ máy kếtoán quản trị dần trở thành một nhu cầu và là tất yếu khách quan đối với mọi loại hìnhdoanh nghiệp để theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế và sự cạnh tranh gay gắt trên thịtrường Do đó việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị tại công ty cổ phần tư vấn, đầu tư vàxây dựng Cosevco không những là do nhu cầu của bản thân công ty mà đó còn là để phùhợp với xu thế chung của các doanh nghiệp

2 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Qua quá trình nghiên cứu học tập tại nhà trường và qua thực tế thực tập tại công ty

cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Cosevco, em nhận thấy với điều kiện hiện tại của công

ty, việc tổ chức kế toán quản trị thành một hệ thống riêng biệt so với kế toán tài chính làbiện pháp không khả thi Thứ nhất, nó đòi hỏi khá nhiều chi phí cho công tác tổ chức mộtphòng kế toán quản trị Thứ hai, cần phải mất nhiều thời gian và công sức để đào tạo đượcmột bộ máy kế toán quản trị chuyên biệt Thứ ba, trong điều kiện của công ty hiện nay,việc tách biệt hai hệ thống kế toán chưa thực sự cần thiết và gây ra lãng phí về nhân lực,trong khi công ty đang chú trọng đến việc sắp xếp, tinh giảm bộ máy quản lý nhằm tiếtkiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất- kinh doanh

Do đó, theo em nên xây dựng bộ máy kế toán quản trị trong mối quan hệ với kếtoán tài chính Theo đó, bộ máy kế toán quản trị vừa đảm bảo tính thống nhất vừa đảm bảotính độc lập tương đối với kế toán tài chính Một số nhân viên kế toán tài chính có thể kiêmnhiệm chức năng kế toán quản trị tuỳ theo khả năng Kế toán quản trị có mối quan hệ mậtthiết với kế toán tài chính, song vẫn phải đảm bảo rằng nó chỉ cung cấp thông tin phục vụcho nội bộ doanh nghiệp mà thôi Để áp dụng cách thức tổ chức này, cần phải có sự phâncông phân nhiệm lại về chức năng, nhiệm vụ giữa các kế toán viên trong phòng kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trịđược thể hiện qua sơ đồ sau:

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

 Chức năng, nhiệm vụ:

- Kế toán trưởng: ngoài nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộ máy kế toán tài chínhcòn kiêm nhiệm việc điều hành hoạt động của bộ máy kế toán quản trị Kế toán trưởng làngười nhận yêu cầu cung cấp thông tin của ban giám đốc công ty để tiến hành tổ chức cungcấp thông tin cho quản lý Kế toán trưởng là người nhận những thông tin tổng hợp từ cácnhân viên kế toán trong phòng để có những ý kiến đề xuất phục vụ cho việc lựa chọn quyếtđịnh quản trị tối ưu

- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp kiêm lập các báo cáo kế toán quản trị:

Vì phó phòng kế toán cũng chính là kế toán tổng hợp của công ty, là người chịu tráchnhiệm hạch toán tổng hợp và cũng là người lập các Báo cáo tài chính, do đó kế toán tổnghợp có đầy đủ thông tin và khả năng để lập các Báo cáo kế toán quản trị Kế toán tổng hợp

có nhiệm vụ nhận thông tin từ các kế toán viên tài chính khác để có được đánh giá tổnghợp về kết quả hoạt động trong kỳ, đồng thời nhận bảng Dự toán chi tiết từ kế toán lập dựtoán để tiến hành so sánh giữa thực tế và kế hoạch để lập nên các Báo cáo kế toán quản trị.Tham mưu cho kế toán trưởng trong việc điều hành bộ máy kế toán quản trị

- Kế toán lập dự toán: Có nhiệm vụ lập ra các dự toán chi tiết về chi phí phát sinhtrong kỳ, liên lạc thường xuyên với phòng kế hoạch- kinh doanh và bộ phận thiết kế côngtrình để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc lập dự toán của mình Phốihợp với lập báo cáo kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo kế toánquản trị và đưa ra ý kiến để việc lập báo cáo kế toán quản trị được xác thực và đáp ứng kịpthời nhu cầu thông tin của ban giám đốc

- Kế toán phân tích đánh giá: Căn cứ vào các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong kỳ và dự toán đã được lập để tiến hành phân tích và đánh giá về hiệu quả hoạtđộng của công ty trong kỳ Nếu phát sinh biến động giữa thực tế so với kế hoạch, kế toánphân tích đánh giá phải tiến hành phân tích chi tiết để tìm ra nguyên nhân của sự biến động

đó Kế toán phân tích đánh giá cũng có nhiệm vụ đưa ra những dự báo về tình hình hoạtđộng sản xuất- kinh doanh trong các kỳ tiếp theo

- Các kế toán viên tài chính (kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng kiêm kế toán vật

tư tài sản, thủ quỹ): có nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính phát sinh trong kỳ đểphục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị và hỗ trợ bộ phận kế toán quản trị hoànthành tốt chức năng của mình Cụ thể là:

• Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm về công tác thanh toán tại công ty Có nhiệm

vụ cung cấp thông tin về tình hình thanh toán phục vụ cho việc lập dự toán cũng như lậpcác báo cáo kế toán quản trị

• Kế toán ngân hàng kiêm kế toán vật tư tài sản: có nhiệm vụ cung cấp thông tin vềcác giao dịch kinh tế có liên quan đến ngân hàng Cung cấp thông tin về tình hình biếnđộng vật tư, công cụ lao động, tài sản tại công ty cũng như tại các xí nghiệp trực thuộc

• Thủ quỹ: cung cấp thông tin về số tiền còn tồn quỹ cũng như tình hình thu- chi quỹtiền mặt tại công ty.

Với mô hình tổ chức như trên, đòi hỏi các kế toán viên phải có sự phối hợp thườngxuyên và nhịp nhàng với nhau để có được những thông tin kịp thời và chính xác Bởi vì sựchậm trễ của một phần hành nào đó trong bộ máy sẽ ảnh hưởng đến tiến độ làm việc củacác phần hành khác và tiến độ làm việc chung của bộ máy kế toán

3 Mối quan hệ thông tin giữa kế toán quản trị và các phòng ban khác trong công ty

cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựng Cosevco

Nếu như thông tin do kế toán tài chính cung cấp phản ánh những sự kiện đã xảy ra,chủ yếu cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp thì thông tin

do kế toán quản trị cung cấp chú trọng hơn đến tương lai và chủ yếu cung cấp cho nội bộcông ty Mối quan hệ thông tin giữa kế toán quản trị với các phòng ban khác trong công ty

là mối quan hệ hai chiều: kế toán quản trị nhận thông tin từ các phòng ban khác trong công

ty, tiến hành xử lý, tính toán để cung cấp thông tin phản hồi cho các phòng ban theo yêucầu đặt ra Như vậy, để thực hiện tốt công tác kế toán quản trị cần phải có sự phối hợp nhịpnhàng giữa kế toán quản trị và các phòng ban khác trong công ty Cụ thể là:

- Đối với công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh: Kế toán quản trị phải liên hệ vớiphòng kế hoạch- kinh doanh để có bảng dự toán chi tiết và kế hoạch sản xuất kinh doanh

để làm cơ sở cho việc lập dự toán chi tiết Ngoài ra kế toán quản trị phải liên hệ với phòng

kỹ thuật và bộ phận thiết kế công trình để có được các thiết kế kỹ thuật và bảng phân tíchđơn giá chi tiết của từng công việc thi công Bộ phận kế toán quản trị cũng phải liên lạc vớiphòng tổ chức- hành chính để có được các thông tin về lao động, tiền lương làm cơ sở choviệc lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

- Đối với công tác phân tích đánh giá: Trên cơ sở báo cáo do các phòng ban gửi đến,kết hợp với thông tin thu thập được, kế toán sẽ tiến hành phân tích từ đó xác định nguyênnhân và đưa ra nhận xét đánh giá dưới dạng các báo cáo gửi đến các phòng ban có liênquan

III TỔ CHỨC THU THẬP THÔNG TIN

Để hoạt động có hiệu quả, người quản lý cần một lượng thông tin hữu ích từ cácbáo cáo bộ phận như các cấp phân xưởng, đội sản xuất, bộ phận cung cấp nguyên vật liệuhay bộ phận kinh doanh nhằm xem xét ở đâu có vấn đề để tăng cường kiểm soát chi phí,đánh giá trách nhiệm của bộ phận trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ, các sựkiện kinh tế xảy ra trong quá khứ mà còn sử dụng các phương pháp riêng của mình để phântích chi tiết, diễn giải các dữ liệu một cách cụ thể, dễ hiểu nhất, đồng thời cung cấp các dựbáo trong tương lai để giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định một cách nhanh chóng,tối ưu, nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý

Với vai trò đó của kế toán quản trị, hệ thống cung cấp thông tin mà công ty đang sửdụng hiện tại không đủ đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý Do đó công ty nên

tổ chức lại hệ thống thu thập và cung cấp thông tin theo hướng có sự kết hợp giữa kế toántài chính và kế toán quản trị Theo đó kế toán quản trị có thể sử dụng những thông tin do kế

toán tài chính cung cấp để phục vụ cho công tác của mình Cách tổ chức thu thập thông tinnày có ưu điểm:

- Những người có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán tại công ty đều có thể sử dụngchung các thông tin của cùng một hình thức kế toán

- Cách thức tổ chức thu thập thông tin này tiết kiệm chi phí hơn so với việc tổ chứcthành 2 hệ thống kế toán riêng biệt: kế toán tài chính và kế toán quản trị Thứ nhất, nó giúpgiảm bớt số lượng nhân viên trong phòng kế toán và do đó giảm bớt chi phí lương phải trả.Một số nhân viên kế toán tài chính có thể kiêm nhiệm thêm chức năng kế toán quản trị vànhư vậy bộ máy kế toán sẽ được tinh giảm gọn nhẹ hơn Thứ hai, nó giúp giảm bớt sốlượng chứng từ sổ sách và như vậy tiết kiệm được chi phí cần có để thiết kế hệ thống sổsách Số lượng chứng từ sổ sách được giảm bớt cũng giúp cho khối lượng công việc của kếtoán viên được giảm nhẹ hơn Thứ ba, nó giúp tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu trữ chứng từ,

sổ sách

Tất nhiên, với đà phát triển của công ty, sự phát triển không ngừng của nền kinh tế,

sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty thì nhu cầu thông tin cần cung cấp chonhà quản lý cũng không ngừng tăng lên Đến một lúc nào đó khi nhu cầu thông tin đã quálớn thì hệ thống kế toán hỗn hợp sẽ không đủ sức đáp ứng Khi đó lại phải cần tách biệtthành 2 hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị riêng biệt nhằm phục vụ tốt hơn nhucầu thông tin của nhà quản trị Còn hiện tại, trong điều kiện công ty chưa tổ chức kế toánquản trị thì việc tổ chức hệ thống kế toán hỗn hợp này là hết sức cần thiết và cấp bách

IV LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ

1 Lập dự toán chi phí sản xuất:

Để đạt được lợi nhuận như mong muốn và chủ động trong kinh doanh, các doanhnghiệp phải lập các dự toán kinh doanh

Công tác lập dự toán chi phí sản xuất ở công ty cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựngCosevco chỉ mới dừng lại ở việc lập dự toán tổng hợp, chưa đi sâu vào việc lập dự toán chitiết để cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin, công

ty nên tổ chức lập dự toán chi tiết chi phí sản xuất về từng loại chi phí phát sinh cũng nhưcác yếu tố chi phí trong từng loại chi phí đó

Hiện nay, phòng kế hoạch- kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm lập ra Bảng dựtoán chi tiết Tuy nhiên, Bảng dự toán chi tiết này cũng chỉ dừng lại ở việc chi tiết chi phísản xuất thành 3 loại chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,chi phí máy thi công chứ chưa đi vào chi tiết cụ thể trong từng loại chi phí đó có những yếu

tố nào và phát sinh là bao nhiêu Như vậy sẽ rất khó cho công tác quản lý khi tìm ra nguyênnhân biến động nếu trong thực tế các loại chi phí này biến động vượt kế hoạch

Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu thông tin của nhà quản lý, bộ phận kế toán quản trịcủa công ty nên chịu trách nhiệm lập ra Dự toán chi tiết chi phí sản xuất trên cơ sở Bảng

dự toán chi tiết của phòng kế hoạch- kinh doanh Bộ phận lập dự toán cần phải liên hệ vớiphòng kế hoạch- kinh doanh để có được những thông tin chi tiết về kế hoạch chi phí dựkiến thực hiện trong kỳ Nhất là cần phải có được Bảng phân tích đơn giá chi tiết để làmcăn cứ lập dự toán chi tiết Cụ thể quy trình lập dự toán chi tiết như sau:

- Căn cứ vào Bảng phân tích đơn giá chi tiết do phòng kế hoạch- kinh doanh cungcấp, ta sẽ xác định được định mức tiêu hao và đơn giá chi tiết cho từng yếu tố chi phí

- Từ Bảng dự toán chi tiết của phòng kế hoạch- kinh doanh và đơn giá chi tiết củatừng yếu tố chi phí, ta tiến hành chi tiết các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công để có được chi phí trong đơn giá chi tiết

- Căn cứ vào bảng dự toán tổng hợp ta có được công thức tính để tính dự toán chiphí cần chi ra trong kỳ đối với từng loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trựctiếp, máy thi công

- Lên Dự toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí

Để lập dự toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,chi phí máy thi công cho quý IV/2006 thì căn cứ lập dự toán vẫn là Bảng phân tích đơn giá

đã trình bày ở phần 2 Tuy nhiên, từ Bảng phân tích đơn giá này, ta sẽ tiến hành lọc ra mộtcách chi tiết hơn xem trong từng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhâncông trực tiếp, chi phí máy thi công mỗi loại chi phí này bao gồm các yếu tố nào và mỗiyếu tố đó phát sinh là bao nhiêu Bảng phân tích đơn giá được lập như sau:

BẢNG PHÂN TÍCH ĐƠN GIÁ

Công trình: Nhà kho chứa thành phẩm của Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Đà Nẵng

Định

Thành tiền

1d* BA.1442

BJ.1412

Đào móng cột, đất cấp II

B-Nhân công

- Nhân công bậc 2.7/7Vận chuyển tiếp Ô tô tự

đổ cự ly vận chuyển 10km, đất cấp IIC- Máy thi công:

- Ô tô tự đổ 5 T

1m3

công1m3

A- Vật liệu B- Nhân công:

- Nhân công bậc 3.0/7C- Máy thi công :-Máy trộn 250 1-Máy đầm bàn 1 KW

1m3

m3Công

CaCa

1,6500

0,09500,0890

41.707,7

134.780,845.535,0

252.670,1 68.817,7

68.817,7

16.856,8

12.804,24.052,62d TT2 GC cửa đi sắt và cửa m2

1.1 Lập dự toán chi tiết nhu cầu vật liệu:

Dự toán này được lập nhằm cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo về dự tínhcác loại nguyên vật liệu cần sử dụng để thi công các hạng mục trong quý IV/2006, sốlượng vật liệu từng loại cần sử dụng cũng như số tiền phát sinh của từng loại vật liệu đó

Để lập dự toán này, kế toán lập dự toán tiến hành lọc từ Bảng phân tích đơn giá xemtrong từng hạng mục công trình cần sử dụng những loại vật liệu nào và giá của chúng làbao nhiêu Sau đó kế toán lập dự toán sẽ tiến hành tổng hợp lại theo từng loại vật liệu vàlên dự toán chi tiết nhu cầu vật liệu:

Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư và xây dựng Cosevco

Địa chỉ: 517 Trần Cao Vân, Đà Nẵng

BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU VẬT LIỆU

Công trình: Nhà kho chứa thành phẩm của Tổng công ty Giấy Việt Nam

tại Đà Nẵng Quý IV/2006

Trong đó:

• Thành tiền trong đơn giá = Số lượng* đơn giá

• Thành tiền dự toán = Thành tiền trong đơn giá

Công thức tính thành tiền dự toán (chi phí vật liệu trực tiếp dự toán) được lấy từcông thức tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong Dự toán tổng hợp

1.2 Lập dự toán chi tiết nhu cầu nhân công:

Dự toán này được lập nhằm cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo Công ty về

dự tính số lượng công nhân trực tiếp xây lắp cần sử dụng để hoàn thành các hạng mục