Hoàn thiện công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại công ty dịch vụ khí

Bằng cách xem xét mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thể hiện trong báo cáo doanh nghiệp, ta có thể có được cái nhìn tổng quát về những định hướng chính của doanh nghiệp như: Phát triể

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH

VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

DỊCH VỤ KHÍ

VŨ THỊ NAM

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN VĂN NGHIẾN

MỤC LỤC

MỤC LỤC……… I DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ……… IV DANH MỤC BẢNG BIỂU……… V

PHỤ LỤC ……… … ……… …… …………VII DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT……… … VIII

MỞ ĐẦU……… 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ……… 4

1.1 TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH……… …… 4

1.1.1 Lập kế hoạch là gì……….… 4

1.1.2 Lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp……….….…6

1.2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ ………24

1.2.1 Quản lý cấp phát vật tư là gì ……… 24

1.2.2 Quản lý cấp phát vật tư trong doanh nghiệp ………….26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1………33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ Ở CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ……… 34

2.1 TỔNG QUAN VỀ NGHÀNH DẦU KHÍ, TỔNG CÔNG TY KHÍ VIỆT NAM VÀ CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ 34

2.1.1 Tổng quan về nghành dầu khí……….… 34

2.1.2 Tổng quan về Tổng Công ty Khí Việt Nam 36

2.1.3 Tổng quan về Công ty Dịch Vụ Khí 43

2.2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH, QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ Ở CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ……….… 47

2.2.1 Phân tích, đánh giá công tác lập kế hoạch vật tư……… 47

2.2.2 Phân tích, đánh giá công tác quản lý cấp phát vật tư … 59

2.3 NHỮNG TỒN TẠI VÀ BIỆN PHÁP XỬ LÝ……… 71

2.3.1 Những tồn tại……… 71

2.3.2 Biện pháp xử lý……….75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2………77

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP K Ế HOẠCH VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ……… 78

3.1 CHIẾN LUỢC PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ ĐẾN NĂM 2015, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2025……… 79

3.1.1 Năng lực và tài sản hiện có………79

3.1.2 Mục tiêu cụ thể……… 80

3.1.3 Phân đoạn chiến lược……… … … 81

3.1.4 Giải pháp thực hiện……… ….82

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VẬT TƯ……… 85

3.2.1 Áp dụng phần mềm Maximo để hoàn thiện công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí ……… 87

3.2.2 Áp dụng hệ thống ERP để hoàn thiện công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí……….93

KẾT LUẬN……….……… …… 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 101 PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1 Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư

Hình 1.2 Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP

Hình 1.3 Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý cấp phát vật tư

Hình 2.1 Dây chuyền khí của Công ty PVGAS

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty PVGAS

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Dịch Vụ Khí

Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức lập kế hoạch vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí Hình 2.5 Sơ đồ diễn giải quy trình mua sắm tại Công ty Dịch Vụ Khí Hình 2.6 Thủ tục cấp phát và thanh quyết toán vật tư trong kế hoạch

Hình 2.7 Thủ tục cấp phát và thanh quyết toán vật tư ngoài kế hoạch

Hình 3.1 Mô hình phần mềm quản lý vật tư áp dụng cho Công ty Dịch Vụ Khí.

Hình 3.2 Hệ thống vận hành và tương tác trên cơ sở Work Flow

Hình 3.3 Hệ thống vận hành và tương tác trên cơ sở Work Request

Hình 3.4 1Sơ đồ các cách kiểm soát vật tư tồn kho trong hệ thống ERP

1

Hình 3.5 1Ví dụ quy trình mua sắm trong hệ thống ERP

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Các chỉ tiêu chủ yếu đã thực hiện năm 2008 của PVGAS

Bảng 2.2 Các chỉ tiên đã thực hiện năm 2008 của Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 2.3 Nhu cầu vật tư cho thiết bị máy nén CC-01 tại Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 2.4 Bảng kế hoạch mua sắm vật tư năm của máy nén CC-01

Bảng 2.5 Bảng chỉ tiêu công tác lập kế hoạch tại Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 2.6 Khách hàng chủ yếu cung cấp vật tư cho DVK

Bảng 2.7 Chi phí dự trữ vật tư trong kho ở Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 2.8 Kết quả thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư năm 2008 của DVK

Bảng 2.9 Giá trị quyết toán vật tư năm 2008 của Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 2.10 Báo cáo ngày hoạt động sản xuất

Bảng 3.1 Tài sản hiện có của Công ty Dịch Vụ Khí đến năm 2009

Bảng 3.2 Cơ sở vật chất của Công ty Dịch Vụ Khí đến năm 2009

Bảng 3.3 Các dự án đang đầu tư của Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 3.4 Nguồn nhân lực tại Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng 3.5 Các khoản mục đầu tư đến năm 2015 của Công ty Dịch Vụ Khí

DANH MỤC PHƯƠNG TRÌNH

Phương trình (1.1) Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch

Phương trình (1.2) Nhu cầu vật tư theo mức sản phẩm

Phương trình (1.3) Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm Phương trình (1.4) Nhu cầu vật tư theo mức sản phẩm tương tự

Phương trình (1.5) Nhu cầu vật tư theo mức sản phẩm đại diện

Phương trình (1.6) Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm

Phương trình (1.7) Nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Phương trình (1.8) Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch Phương trình (1.9) Nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa

Phương trình (1.10) Nhu cầu vật tư dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng

Phương trình (1.11) Nhu cầu vật tư tính theo hệ số biến động

Phương trình (1.12) Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang

Phương trình (1.13) Nhu cầu vật tư tính theo kỳ sản xuất

Phương trình (1.14) Nhu cầu vật tư tính theo giá trị

Phương trình (1.15) Nhu cầu vật tư tính theo hệ số biến động

Phương trình (1.16) Nhu cầu máy móc, thiết bị tăng thêm kỳ kế hoạch Phương trình (1.17) Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ

Phương trình (1.18) Xác định số lượng vật tư mua trên thị trường

PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Bảng A: Kế hoạch vật tư phụ tùng thay thế năm 2008 của

Công ty Dịch Vụ Khí Bảng B: Kế hoạch vật tư tiêu hao năm 2008 của Công ty Dịch Vụ Khí

Bảng C: Kế hoạch công dụng cụ năm 2008 của Công ty Dịch Vụ Khí

Phụ lục 2 Yêu cầu mua sắm vật tư thiết bị

Phụ lục 3 Phiếu nhập kho

Phụ lục 4 Đề nghị nhận vật tư trong kế hoạch/ngoài kế hoạch

Phụ lục 5 Phiếu xuất kho

Phụ lục 6 Biên bản nghiệm thu công việc và đưa vào sử dụng

Phụ lục 7 Bảng kê vật tư đã sử dụng

Phụ lục 8 Biên bản nhập kho vật tư thừa, hỏng và vật tư tái sử dụng Phụ lục 9 Biên bản tiêu hủy vật tư hỏng tại hiện trường

Phụ lục 10 Phiếu yêu cầu hành động

Phụ lục 11 Biên bản khảo sát hiện trạng thiết bị

Phụ lục 12 Bảng quyết toán vật tư cho công tác bảo dưỡng sửa chữa

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

KVN Tổng Công ty Khí Việt Nam

LNG Khí hóa lỏng tự nhiên

CNG Khí nén tự nhiên

WTO Tổ chức Thương mại Thế giới

MRP Kế hoạch nhu cầu vật tư

MRPII Hoạch định nhu cầu các nguồn lực chế tạo

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày 7/11/2007 Việt Nam chính thức là thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Việt Nam gia nhập WTO sẽ có cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đã từng bước mở rộng quan hệ thương mại với các nước khu vực ASEAN và trên thế giới Trong mối quan hệ thương mại này, nước ta với lợi thế là nguồn nhân lực dồi dào, có trình độ tay nghề cao, chiếm ưu thế trong gia công sản phẩm xuất khẩu Tham gia WTO sẽ nâng cao khả năng tiếp cận những công nghệ tiên tiến, những thị trường tài chính hàng đầu, tiếp thụ và vận dụng cho chiến lược phát triển Tham gia WTO, vị thế của Việt Nam sẽ được nâng cao trong các mối quan hệ quốc tế, tạo nên thế và lực mới, sánh ngang hàng với các quốc gia thành viên của WTO trong việc biểu quyết những vấn đề liên quan đến WTO, đặc biệt trong quá trình giải quyết những vấn đề tranh chấp trong kinh doanh thương mại quốc tế Tham gia WTO góp phần cải thiện mức sống người dân Cùng với việc mở cửa thị trường hàng hóa, dịch vụ Khi gia nhập WTO, Việt Nam sẽ là một bộ phận của thị trường toàn cầu

Việt Nam ra nhập WTO, nền kinh tế có nhiều biến chuyển lớn và ảnh hưởng đến tất cả các doanh nghiệp, các công ty nói chung và Công ty Dịch

Vụ Khí (Gas Service Company) nói riêng Đòi hỏi công tác quản lý chặt chẽ hơn, giảm thiểu những lãng phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo được tính pháp lý Do là công ty con mới được thành lập thuộc Tổng Công ty Khí Việt Nam (PVGAS) cho nên các nghiên cứu và hoạt động của Công ty Dịch Vụ Khí vẫn còn hạn chế Tuy nhiên, với điều kiện là cán bộ thuộc Bộ phận Quản

lý vật tư của Công ty Dịch Vụ Khí, tôi chọn đề tài Hoàn thiện công tác lập kế

ho ạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí làm đề tài tốt

nghiệp Tôi mong có thể đóng góp một phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của công ty đồng thời đóng góp vào sự phát triển chung của toàn ngành Dầu khí và nền kinh tế đất nước

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích nghiên cứu của đề tài là: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tư giúp cho việc quản lý vật tư chặt chẽ, tránh tình trạng bị thiếu vật tư trong quá trình bảo dưỡng sửa chữa (BDSC) các thiết bị công trình khí; quản

lý, cấp phát vật tư kịp thời; thanh quyết toán vật tư sử dụng cho các thiết bị thuộc công trình khí giúp Phòng Kế Toán của công ty hoạch toán chi phí để lập bảng doanh thu hàng năm Trên cơ sở đó luận văn đề ra những giải pháp quản lý thích hợp nhằm duy trì, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất của công ty trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Lu ận văn nghiên cứu gồm 2 phần:

- Hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí

- Hoàn thiện công tác quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí Đối tượng nghiên cứu là những vật tư: Vật tư tiêu hao, vật tư thay thế, công dụng cụ phục vụ cho công tác BDSC công trình khí thuộc PVGAS

Ph ạm vi nghiên cứu:

Đánh giá công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí từ năm 2007 đến nay từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện các công tác trên

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Việc nghiên cứu đề tài này là rất cấp thiết ở 1 công ty chuyên về bảo

dưỡng sửa chữa công trình khí như Công ty Dịch Vụ Khí Muốn có đủ vật tư cho BDSC trước tiên phải lập kế hoạch vật tư, trên cơ sở kế hoạch vật tư đã phê duyệt mới tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp và tổ chức mua sắm các vật tư đó, khi vật tư đã sẵn sàng trong kho thì được cấp phát kịp thời cho công việc BDSC định kỳ và đột xuất các thiết bị thuộc công trình khí Những vật tư này khi lấy ra sử dụng phải được thanh quyết toán để hoạch toán chi phí xuất kho trong năm từ đó lên kế hoạch vốn cho năm kế tiếp

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, luận văn có sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản như phương pháp phân tích dữ liệu, số liệu thu thập được

có liên quan, tổng hợp, so sánh và đưa ra các giải pháp quản lý vật tư thích hợp Các phương pháp này được sử dụng một cách linh hoạt, hoặc kết hợp riêng lẻ để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất

6 Nội dung của đề tài

Luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư Chương 2: Thực trạng của công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật

tư ở Công ty Dịch Vụ Khí

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch và quản lý

c ấp phát vật tư

Lập kế hoạch có thể là chính thức hoặc phi chính thức, lập kế hoạch phi chính thức là mọi thứ không được viết ra, không có hoặc ít có sự chia sẻ những mục tiêu với những người khác trong tổ chức Điều này thường thấy ở các doanh nghiệp nhỏ nơi mà họ vừa là chủ doanh nghiệp vừa là người quản trị, việc lập kế hoạch của họ thường là chung chung và thiếu tính liên tục Lập

kế hoạch phi chính thức cũng thấy ở những doanh nghiệp lớn, tuy nhiên một

số doanh nghiệp nhỏ cũng có những kế hoạch rất phức tạp Nhìn chung ở tất

cả các doanh nghiệp đều lập kế hoạch chính thức còn kế hoạch phi chính thức rất hiếm khi được áp dụng

1.1.1.2 Vai trò của việc lập kế hoạch

Tại sao các nhà quản trị lại phải lập kế hoạch? Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí và dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho

công tác kiểm tra

Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh

nghiệp Khi tất cả những người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu

và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc một cách có tổ chức Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczắc phi hiệu quả

Lập kế hoạch có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp

Lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phần trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường, cân nhắc định hướng và đưa ra những phản ứng thích hợp

Lập kế hoạch là giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương hướng rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bỏ đi

Cuối cùng, lập kế hoạch thiết lập những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra Một số tổ chức không lập kế hoạch giống như một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian Nếu một tổ chức không rõ phải đạt tới cái gì và mục tiêu

gì thì đương nhiên không thể xác định được hiệu quả của mục tiêu cũng như

có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những thay đổi xảy ra Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng không có kiểm tra

1.1.1.3 Mục tiêu - xuất phát điểm của việc lập kế hoạch

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổ chức Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực

tế Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc

lập kế hoạch

Mục tiêu của doanh nghiệp phản ánh những động cơ hoạt động dài hạn

và cũng thể hiện thực chất của doanh nghiệp đó Bằng cách xem xét mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp (thể hiện trong báo cáo doanh nghiệp), ta có thể

có được cái nhìn tổng quát về những định hướng chính của doanh nghiệp như: Phát triển, đầu tư, mở rộng sản xuất, thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, cơ cấu sử dụng nguyên liệu trong tương lai, v.v…

Không phải các doanh nghiệp chỉ có một mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận, còn các tổ chức công ích thì có một mục tiêu là cung ứng dịch vụ một cách hiệu suất nhất mà các tổ chức nói chung đều có nhiều mục tiêu cùng một lúc Doanh nghiệp không chỉ muốn có lợi nhuận cao mà còn muốn tăng trưởng, tăng thị phần, thỏa mãn những nhu cầu chính đáng của công nhân, đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng và xã hội v.v…Một đất nước không chỉ có mục tiêu tăng trưởng kinh tế cao mà còn có những mục tiêu xã hội khác như công bằng, bình đẳng, văn minh… và tương tự đối với một cá nhân

Vì tính đa mục tiêu nên không có một chỉ tiêu duy nhất nào để đánh giá, liệu một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không Nhấn mạnh một mục tiêu như lợi nhuận, có nghĩa là lờ đi các mục tiêu khác để có lợi nhuận

mà doanh nghiệp phải thực hiện Hơn nữa, chỉ chuyên tâm vào một mục tiêu khiến cho những người quản trị bỏ qua các việc quan trọng khác hỗ trợ cho mục tiêu đó Có hai loại mục tiêu: Mục tiêu phát biểu là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố và là những mục tiêu mà doanh nghiệp muốn công chúng tin mục tiêu đó là của doanh nghiệp; mục tiêu thực là mục tiêu mà doanh nghiệp thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp

1.1.2 L ập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Lợi ích của việc lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp

Để điều hành sản xuất doanh nghiệp cần nắm vững nhu cầu vật tư cho từng loại sản phẩm và từng thời điểm trong quá trình sản xuất Do đó cần phải lập kế hoạch vật tư phục vụ kế hoạch sản xuất hàng ngày hay còn gọi là lập kế

hoạch nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư tính theo kế hoạch sản xuất được gọi là nhu cầu phụ thuộc Lợi ích của việc lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp là hoạch định nhu cầu vật tư phụ thuộc và lên lịch tiến độ thực hiện tồn kho cho những loại vật tư này nhằm: Làm tăng mức độ đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng; nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các phương tiện vật chất và lao động; làm cho công việc hoạch định tồn kho và tiến độ tồn kho trở nên tốt hơn; đáp ứng nhanh hơn, phù hợp hơn với những nhu cầu thay đổi

ở thị trường; giảm được mức độ tồn kho, nhưng không hề làm suy giảm mức

độ đáp ứng và phục vụ cho khách hàng

Trong điều kiện hiện nay, hầu hết hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư được xử lý và tính toán bằng hệ thống máy tính điện tử, cho nên việc phân tích hệ thống nhu cầu vật tư trở nên dễ dàng hơn Các lịch tiến độ sản xuất, hóa đơn vật liệu, báo cáo tồn kho và số liệu mua hàng, thời gian thực hiện các đơn hàng phụ thuộc vào những nguồn dữ liệu bằng máy tính Điều này có thể xem trong hình 1.1

Dựa vào cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư, người ta sẽ xây dựng kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp

Việc hoạch định nhu cầu vật tư không phải là một phương pháp cố định

mà nó luôn thay đổi Bởi vì dù là đơn hàng vật tư và kế hoạch nhu cầu vật tư được thiết lập nhưng nếu có sự thay đổi trong thiết kế, trong lịch sản xuất, quy trình sản xuất thì nhu cầu vật tư phải chỉnh cho phù hợp

Hình 1.1: Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư

(Nguồn: GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, “Quản trị sản xuất và dịch vụ”, Nhà xuất

- Ngoài ra bản thân kế hoạch vật tư cũng thể hiện một sự vận động, cần

có lịch tiến độ dự kiến trước trong hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư

Lịch tiến độ sản xuất

Chương trình hoạch định nhu cầu vật tư (Máy tính phần mềm)

Báo cáo nhu cầu vật tư định kỳ

Báo cáo nhu cầu vật tư hàng ngày

Báo cáo về đơn hàng thực hiện

Khuyến cáo đặc biệt

Khuyến cáo mua hàng

Hóa đơn vật tư

và phải có sự sửa đổi điều chỉnh cho phù hợp

Việc thực hiện những sửa đổi trong tiến trình hoạch định nhu cầu vật tư

sẽ rất phức tạp, nặng nề nếu phải tính bằng tay hay hệ thống tính toán thủ công và có thể có những lỗi lầm lớn nếu kế hoạch vật tư quá phức tạp Do đó hiện nay hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư đều được xử lý và thực hiện trên máy tính Việc xử lý và thực hiện bằng máy tính làm cho hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư trở nên phổ biến và hiệu quả hơn

Ưu điểm chủ yếu của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư là khả năng đáp ứng nhanh về mặt thời gian và khả năng hoạch định lại một cách chính xác khi có những thay đổi xảy ra Tuy nhiên một số quản trị gia muốn thực hiện nhanh hơn những báo cáo thường xuyên trong hệ thống hoạch định vật tư

nên người ta đã đưa ra khái niệm “hệ thống hoạch định những thay đổi thực

về nhu cầu vật tư” Với hệ thống này người ta chỉ tính toán lại những loại vật

tư nào có sự thay đổi, muốn vậy phải có những chương trình máy tính phức tạp mới có thể nhanh chóng xử lý được

Do những sự tính toán lại thường xuyên xảy ra trong hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư nên nhiều doanh nghiệp đã không cần đáp ứng trước những thay đổi thứ yếu mặc dù họ đã nhận thấy những sự thay đổi đó Họ cho rằng sự thay đổi đó đã gây rối loạn hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư và gây khó khăn cho bộ phận mua hàng và sản xuất trong quá trình khắc phục chúng

Do đó chỉ có những bộ phận nào có khả năng xuất hiện những thay đổi thực thì nhân viên điều hành mới dự đoán và tìm cách điều chỉnh Các thay đổi này

sẽ được nhân viên điều hành sản xuất đánh giá và phân loại theo mức độ tác động và mức độ phổ biến của chúng

1.1.2.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp

Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản

xuất - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác, như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch tài chính, …v.v Kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư

Trong mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm,

kế hoạch mua sắm vật tư phải dựa vào những chỉ tiêu trong các kế hoạch này

để xác định nhu cầu Một khi xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất,

kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua sắm vật tư sẽ không có cơ sở khoa học, dẫn đến tình trạng ứ đọng vật tư ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn hoặc không đảm bảo vật tư cho sản xuất, làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh

Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là

do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm các bước công việc sau đây:

a, Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của

kế hoạch vật tư Ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất - kinh doanh; rà soát bổ sung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư, tính toán lượng vật

tư tồn kho ở các phân xưởng, các công đoạn sản xuất và cả doanh nghiệp…

b, Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định

theo phương pháp “ước tính” và phương pháp định mức

Ođk = Ott + Nh – X (1.1) Trong đó:

Ođk:: - Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch

Ott: - Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Nh: - Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm

kế hoạch

X: - Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm

kế hoạch

Để xác định Ott người ta căn cứ vào thẻ kho và sổ kho hoặc cân đong,

đo, đếm thực tế để xác định Còn xác định Nh dựa trên cơ sở lượng vật tư dự kiến sẽ mua trong năm báo cáo và lượng vật tư thực tế đã mua từ đầu năm báo cáo đến thời điểm lập kế hoạch Cuối cùng việc xác định X dựa trên cơ sở nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch

Nguồn vật tư của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu từ các nguồn sau đây: Nguồn tự tổ chức sản xuất, chế biến; nguồn thu hồi và sử dụng phế liệu, phế phẩm; nguồn đặt gia công bên ngoài doanh nghiệp

c, Giai đoạn tính toán các nhu cầu vật tư của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất Đó là cơ sở xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp

Có nhiều phương pháp xác định nhu cầu vật tư như:

 Phương pháp trực tiếp

Theo phương pháp này thì việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu

dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ, có 4 cách tính như sau:

Νsx - Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsfi - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

msfi - Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

n - Chủng loại sản phẩm

Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:

Nhu cầu vật tư được tính bằng cách tổng cộng tích giữa mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm Công thức tính:

n i

ct= ∑ =1

Ν Qctimcti (1.3) Trong đó:

Νct - Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ

Qcti - Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch

mcti - Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

n - Chủng loại chi tiết

Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự:

Thực chất của phương pháp này là lấy những sản phẩm tương tự về công nghệ chế tạo đã có mức để tính, đồng thời có tính đến những đặc điểm

riêng của sản phẩm mới mà áp dụng hệ số điều chỉnh, phương pháp này được

sử dụng khi doanh nghiệp sản xuất sản phẩm mới Công thức tính:

Νsx=Qsf mttK (1.4) Trong đó:

Νsx - Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

mtt - Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự

K - Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm

Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện:

Cách tính này áp dụng trong trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung Trong trường hợp ấy, lấy một sản phẩm đại diện và mức tiêu dùng vật tư cho sản phẩm đại diện đó để tính nhu cầu vật tư chung cho các cỡ loại sản phẩm Công thức tính:

Νsx=Qsfmdd (1.5) Trong đó:

Νsx - Nhu cầu vật tư dùng để xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

mdd - Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện

Trong đó: mdd(mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện) được chọn dựa vào mức bình quân (mbq)

n

t

i i bq

K

K

m m

1

1 (1.6)

Trong đó:

mi - Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i

Ki - Tỉ trọng loại sản phẩm thứ i trong tổng số

n - Chủng loại sản phẩm

 Phương pháp tính dựa trên số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm

Nhu cầu được xác định theo ba bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm,

Νt - Nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Qi - Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ

Hi - Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i

N - Nhu cầu vật tư thứ i

hi - Tỷ lệ% của loại vật tư thứ i

 Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng

Nhu cầu vật tư ở mỗi doanh nghiệp, ngoài những vật tư chính trực tiếp

để sản xuất sản phẩm còn có cả những hao phí vật tư phụ Một phần những vật tư đó hoặc tạo điều kiện quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các tư liệu lao động, hao phí cho loại này không được điều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng Những vật tư này gồm có phụ tùng thiết bị, dụng cụ tài sản, các loại dụng cụ bảo hộ lao động… Nhu cầu được tính theo công thức:

T

P

sx= (1.10) Trong đó:

Pvt - Nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng

T - Thời hạn sử dụng

 Phương pháp tính theo hệ số biến động

Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần dựa vào thực tế sản xuất

và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức:

H T N

Nsx= bc sx tk (1.11) Trong đó:

Nbc - Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo

Tsx - Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

Htk - Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

Trong các doanh nghiệp sản xuất ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản

phẩm, cần phải tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm dở dang Để tính nhu cầu này người ta có thể sử dụng các phương pháp sau đây:

Một là: Tính theo mức chênh lệch sản phẩm dở dang cuối kỳ và đầu kỳ

Căn cứ vào mức chênh lệch sản phẩm dở dang cuối kỳ và đầu kỳ kế hoạch cùng với mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định nhu cầu

vật tư, theo công thức:

m Q Q

1

2 −

= (1.12) Trong đó:

Ndd - Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang

Qdd 2 - Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ kế hoạch

Qdd1 - Số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ kế hoạch

msf - Mức tiêu dùng vật tư cho đơn vị sản phẩm

Hai là: Tính theo chu kỳ sản xuất

Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư căn cứ vào thời gian (số ngày) cần thiết để sản xuất sản phẩm dở dang ở cuối năm kế hoạch và mức tiêu dùng trong một ngày đêm để sản xuất hàng chế dở đó, công thức tính:

Q T

Nsx= ( k M) − vt (1.13) Trong đó:

Tk - Thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm dở dang ở cuối năm

kế hoạch

Ba là: Tính theo giá trị

Công thức tính:

N G

Q Q

kh

cd cd

sx

1

2 −

= (1.14) Trong đó:

Qcd 2 - Giá trị hàng chế dở cuối năm kế hoạch

Qcd1 - Giá trị hàng chế dở đầu năm kế hoạch

Gkh - Toàn bộ giá trị sản lượng sản phẩm năm kế hoạch

Nkh - Số lượng vật tư cần dùng trong năm kế hoạch

Bốn là: Tính theo hệ số biến động

Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào giá trị nửa thành phẩm và hàng chế dở đầu năm kế hoạch và tỷ lệ tăng giá trị tổng sản phẩm của doanh nghiệp trong năm kế hoạch mà tính ra giá trị nửa thành phẩm

và hàng chế dở cuối năm kế hoạch và từ đó tính nhu cầu vật tư Công thức tính:

N G

Q t

Q

kh

cd kh

cd sx

Qcd1 - Giá trị hàng chế dở đầu năm kế hoạch

Gkh - Toàn bộ giá trị sản lượng sản phẩm năm kế hoạch

Nkh - Số lượng vật tư cần dùng trong năm kế hoạch

tkh - Tỷ lệ tăng (giảm) giá trị tổng sản phẩm năm kế hoạch so với

năm báo cáo

Ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nhu cầu, doanh nghiệp còn phải xác định các loại nhu cầu nguyên vật liệu cho sửa chữa thiết bị, nhà xưởng, cho công tác nghiên cứu khoa học, cho xây dựng cơ bản…Riêng nhóm máy móc thiết bị sử dụng ở doanh nghiệp thì việc tính toán nhu cầu có thể được chia thành 3 nhóm sau:

Nhóm 1: Nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực của doanh nghiệp được xác định theo công thức:

K TCGK

G M

Q N

m sd

n

i

k i i tb

∑

=

+

= 1 (1.16) Trong đó:

Ntb - Nhu cầu máy móc, thiết bị tăng thêm kỳ kế hoạch

Qi - Khối lượng sản phẩm thứ i cần sản xuất trong kỳ kế hoạch

Mi - Định mức giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm thứ i

Gk - Số giờ máy dùng vào những công việc khác

T - Số ngày máy làm việc trong kỳ kế hoạch

n - Chủng loại thiết bị

C - Số ca làm việc

G - Số giờ máy làm việc trong một ca

Ksd - Hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng để sửa chữa theo kế hoạch, thời gian điều chỉnh

Km - Hệ số thực hiện mức

A - Số máy thiết bị hiện có

Nhóm 2: Nhu cầu máy móc thiết bị để lắp máy sản phẩm Xác định nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch có thể sử dụng công

thức sau:

T T K M

Ntb= tb sp+ ck− dk (1.17) Trong đó:

Ntb - Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch

Mtb - Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm

Ksp - Số lượng máy sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch

Tck - Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm

Tdk - Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm

Nhóm 3: Nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay thế những máy móc thiết bị loại ra trong quá trình sản xuất Trong quá trình sử dụng, có những máy móc, thiết bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân gây ra như: Do quá thời hạn

sử dụng, do hư hỏng không sửa chữa được nữa, do tiến bộ kỹ thuật xuất hiện những máy móc thiết bị tối tân hơn, có năng suất cao hơn, làm cho thiết bị đang sử dụng trở thành lạc hậu cần phải thay thế

Trong trường hợp để thay thế máy móc thiết bị do hoạt động lâu ngày không còn sử dụng được nữa, cách tính phải dựa trên yêu cầu về mở rộng

năng lực sản xuất của doanh nghiệp, số lượng thực tế máy móc thiết bị hư hỏng loại ra và biên bản của hội đồng giám định kỹ thuật Trường hợp để thay thế những máy móc thiết bị lạc hậu về mặt kỹ thuật, nhu cầu được xác định

dựa vào yêu cầu nâng công suất máy của doanh nghiệp, mức độ lạc hậu và

hiệu quả của việc sử dụng thiết bị

d, Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và xác định số lượng vật tư hàng hóa cần phải mua về cho doanh nghiệp

Sau khi xác định tổng số nhu cầu vật tư cần phải có trong kỳ kế hoạch

và nguồn vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch, doanh nghiệp cần phải xác định số

lượng vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối, nghĩa là:

Σ Nij = Σ Pij (1.18) Trong đó:

Σ Nij: - Tổng nhu cầu về loại vật tư i nhằm thỏa mãn mục đích j của

doanh nghiệp

Σ Pij: - Tổng các nguồn lực về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j Trong cơ chế thị trường, hiệu quả kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, trên cơ sở cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp Mục tiêu của

kế hoạch mua sắm vật vật tư là làm sao với số lượng vật tư cần mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo yêu cầu của sản xuất kinh doanh, nói cách khác, doanh nghiệp phải tối ưu hóa các yếu tố đầu vào trong sản xuất kinh doanh

e, Doanh nghi ệp dùng kỹ thuật MRP (Material Requirement Planning) để tính toán nhu cầu vật tư

MRP là một kỹ thuật ngược chiều quy trình công nghệ để tính nhu cầu nguyên vật liệu nói chung và vật tư nói riêng Nó bắt đầu từ số lượng và thời

hạn cho những sản phẩm cuối cùng đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất chính, để xác định nhu cầu các thiết bị, nhu cầu các chi tiết, các bộ phận cần có để đáp ứng kế hoạch tiến độ sản xuất chính Phương pháp này xác định số lượng, thời gian cần có các bộ phận, chi tiết và thời gian cần đặt hàng để chúng sẵn sàng khi cần đến

Nếu một doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm và sản phẩm phức

tạp thì kỹ thuật này đòi hỏi tính toán với khối lượng lớn nên cần phải được trợ giúp bằng máy tính để lập kế hoạch Đầu tiên MRP được xem như là công cụ

ij ij

ij

ij

kiểm soát tồn kho, cung cấp các báo cáo cho biết các bộ phận chi tiết nào cần phải đặt hàng và hoàn thành đơn hàng

Khi sử dụng thuật ngữ này, kỹ thuật MRP chỉ là kỹ thuật tính toán nhu cầu vật tư cho các bộ phận sản phẩm hoàn thành, không bao hàm việc sử dụng các thông tin ngược để theo dõi tiến độ thực tế các đơn hàng cũng như việc điều chỉnh các đơn hàng cho phù hợp với thực tế

Logic của MRP cho phép sử dụng rộng rãi hệ thống máy tính cung cấp thông tin cho hoạch định và kiểm soát cả vật tư lẫn năng lực sản xuất để chế tạo sản phẩm Logic MRP được mở rộng và trở thành bộ phận then chốt của

hệ thống thông tin phục vụ hoạch định, kiểm soát sản xuất và mua sắm

Thông tin mà MRP cung cấp rất có ích trong việc hoạch định tiến độ vì

nó xác định những ưu tiên tương đối giữa các đơn hàng nội bộ và hàng mua sắm từ bên ngoài Hệ thống này sử dụng thời gian cung ứng để xác định thời điểm bắt đầu của mỗi cấp độ bảo đảm hoàn thành sản phẩm cuối cùng đã được hoạch định Thời điểm bắt đầu là thời điểm cần đặt hàng với đơn vị sản

xuất nội bộ hoặc những người cung ứng bên ngoài Khi MRP được cập nhật

nó sẽ chỉ ra được thời hạn giao hàng cần đề nghị với người bán và cho thấy các hoạt động sản xuất hoàn thành đúng tiến độ hay không

MRP là nền tảng căn bản cho sản xuất, kiểm soát nơi làm việc, cho

người bán hàng bám sát hệ thống sản xuất và cho vệc hoạch định nhu cầu năng lực sản xuất chi tiết hơn Khi MRP mở rộng hơn bao gồm cả sự phàn hồi

từ sự kiểm soát các đơn hàng cung ứng từ bên ngoài và hoạt động sản xuất, nó được gọi là MRP khép kín

 MRP II (Manufacturing Resource Planning) hoạch định nhu cầu

các nguồn lực chế tạo

Thông tin thu được từ MRP khép kín giúp công ty nâng cao tính hiện

thực của các kế hoạch và cải thiện các hoạt động để hoàn thành kế hoạch Khi công ty có khả năng hoàn thành kế hoạch thì kế hoạch đó và các thông tin từ MRP khép kín có thể sử dụng để lập kế hoạch và liên kết các nguồn lực khác ngoài nguyên vật liệu và năng lực sản xuất

Từ các dự kiến về mua sắm hay sản xuất các chi tiết, bộ phận có thể giúp công ty phát triển các hợp đồng mua sắm và dự kiến ngân sách mua sắm

Từ số giờ lao động dự kiến trong kế hoạch năng lực sản xuất trên mỗi nơi làm việc có thể được tổng hợp để xác định nhu cầu lao động và ngân sách lao động Dự kiến số tồn kho sẽ được sử dụng để tính toán ngân sách tồn kho

 Tổng quan về MRP

MRP gồm một bộ phận các chương trình điện toán thực hiện định kỳ là một tuần một lần để cập nhật giá trị và thời hạn các nhu cầu sản xuất mới nhất, các thông tin mới về điều kiện hiện tại, tiến độ của việc tiếp nhận đã được hoạch định

MRP thực hiện ba chức năng quan trọng:

- Kiểm soát và hoạch định việc đặt hàng: Xác định số lượng và thời hạn đặt hàng đối với từng chi tiết, bộ phận

- Hoạch định và kiểm soát thứ tự ưu tiên: So sánh thời hạn dự kiến có hàng và thời hạn cần có hàng để có những điều chỉnh cần thiết

- Tạo cơ sở cho hoạch định nhu cầu năng lực sản xuất và phát triển các

kế hoạch kinh doanh lớn hơn

Kế hoạch tiến độ sản xuất chính sẽ hướng dẫn toàn bộ phần còn lại của

hệ thống MRP triển khai cụ thể hơn kế hoạch này bằng cách xác định tất cả các chi tiết, bộ phận, vật tư cần cho sản phẩm sẽ được sản xuất hay mua sắm vào những thời điểm nhất định Khi thiết lập các đơn hàng với bên ngoài và

đặt hàng sản xuất nội bộ, thông tin về thời hạn giao hàng sẽ được phản hồi để xác định tình hình tồn kho Cứ như vậy dữ liệu được cập nhật để phát triển kế hoạch cho tương lai Sơ đồ luồng thông tin kiểm soát và hoạch định bằng MRP cho thấy một cách tổng quát về MRP như một công cụ để phối hợp, kiểm soát các hoạt động mua sắm, nhu cầu vật tư, năng lực sản xuất được thể hiện trong hình 1.2 dưới đây:

Hình 1.2: Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP

(Nguồn: TS Nguyễn Thanh Liêm – TS Nguyễn Quốc Tuấn – ThS Nguyễn Hữu Hiễn, “Quản trị sản xuất”, Nhà xuất bản Tài chính, 2006)

Các thông tin mà MRP cung cấp là:

Kế hoạch kinh doanh

Nhu cầu vật tư mua ngoài

Đặt hàng Phản hồi từ nhà cung cấp

Nhu cầu sản xuất nội bộ

Hoạch định nhu cầu năng lực

Kế hoạch sản xuất chi tiết

Kiểm soát các hoạt động sản xuất và tình trạng hiện thời

Các giao dịch tồn kho năng lực sản xuất Kiểm tra sơ bộ

MRP

- Các thông tin báo lỗi khi thực hiện chương trình

- Đơn hàng cần được đặt

- Các đơn hàng dở dang nào cần tiếp tục đẩy nhanh tiến độ giải quyết hoặc trì hoãn

- Các đơn hàng dở dang nào cần xóa bỏ hoặc đình chỉ

- Các đơn hàng cần đặt trong tương lai

- Thông tin về tải trọng làm việc

Logic thực hiện của MRP là giải quyết các vấn đề sau:

- A: Chúng ta cần sản xuất các sản phẩm gì và khi nào cần phải được sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất chính sẽ trả lời câu hỏi này

- B: Cần những chi tiết gì và cần bao nhiêu để sản xuất chúng, thông tin này được cung cấp từ file cấu trúc sản phẩm

- C: Có bao nhiêu chi tiết đã được lập kế hoạch sẵn sàng cho mỗi thời kỳ, file tình trạng tồn kho sẽ cho biết thông tin này

- D: Cần phải sản xuất hoặc nhận thêm bao nhiêu chi tiết cho mỗi thời kỳ trong tương lai, lấy B - C nếu B > C

- E: Khi nào cần sản xuất hay đặt hàng, điều này tùy thuộc vào phương thức đặt hàng: Từng lô theo nhu cầu, theo quy mô lô tối thiểu hay theo thuật toán chi tiết – thời kỳ

1.2 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ

1.2.1 Quản lý cấp phát vật tư là gì?

1.2.2.1 Khái niệm

Quản lý cấp phát vật tư là việc hoạch định, tổ chức và kiểm soát một

dãy các vật tư từ khâu mua bán ban đầu đến các hoạt động nội bộ và việc phân bố kết thúc quá trình sản xuất, đây là một hoạt động quan trọng mang tính chiến lược

Quản lý vật tư bao gồm các hoạt động: Mua sắm, quản lý việc xuất nhập, tồn trữ, thanh quyết toán vật tư đến hoạt động kiểm kê hàng hóa tồn trữ v.v

1.2.2.1 Vai trò của việc quản lý cấp phát vật tư

Tại sao lại phải quản lý cấp phát vật tư? Bởi vì đầu tư vào vật tư là một trong những việc sử dụng tiền mặt lớn nhất của một công ty sản xuất, nó chiếm 2/3 chi phí tổn hao của cả một công ty nên phải quản lý chặt chẽ vật tư

từ khâu mua sắm, dự trữ, cấp phát, sử dụng và thanh quyết toán vật tư Quản

lý vật tư trong kho rất tốn kém nên cần phải có biện pháp thích hợp để hạn chế chi phí, nhất là chi phí lưu kho Ngày nay việc quản lý vật tư đã trở thành chiến lược mang tính cạnh tranh gia tăng trong thị trường quốc tế

Xác định mức dự trữ vật tư như thế nào để đạt lợi nhuận cao nhất, theo dõi sát mức bán hàng và điều chỉnh sớm khối lượng vật tư dự trữ trước khi thay đổi nhịp độ sản xuất căn cứ vào mức cung ứng thực tế Mức dự trữ vật tư thực tế có thể được cải thiện bằng cách nghiên cứu kỹ chu trình sản xuất Tất

cả những yếu tố này cần phải được xem xét khi xác định mức dự trữ vật tư tối

ưu nhất cho tất cả các hoạt động sản xuất của công ty

Những người quản lý vật tư phải có kế hoạch rà soát vật tư thường xuyên qua các hệ thống sổ sách ghi chép và con người theo góc độ số lượng, địa điểm và thời gian Người sử dụng vật tư quan tâm đến vấn đề số lượng dự trữ tối ưu và mức độ kiểm tra cần thiết để duy trì mức dự trữ vật tư dự kiến trong kế hoạch Nếu dự trữ vật tư quá nhiều so với nhu cầu sẽ gây lãng phí tiền bạc cho công ty do chi phí dự trữ vật tư lưu kho gây ra

Mỗi công việc đều yêu cầu phải dự trữ vật tư theo kế hoạch được phân tích và theo giá trị nguồn vốn cung cấp cho mua sắm vật tư hàng năm Đối với những vật tư đã có trong kế hoạch trong quá trình lập đơn hàng mua sắm sẽ được kiểm tra chặt chẽ, số lượng vật tư cần thiết phải mua cho một đầu việc nào đó sẽ bằng nhu cầu trừ đi số lượng tồn kho ngoài ra còn phải cộng với số lượng dự phòng ước tính khoảng 10-20% để dự trữ khi cần thiết

Kiểm tra chính xác hàng tồn kho nếu đã thực hiện ghi chép từng sự thay đổi số lượng của từng loại vật tư Việc thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh yêu cầu này thường làm cho kiểm kê hàng tồn kho trở thành gánh nặng thay

vì công cụ đảm bảo sản xuất có hiệu quả Cần dự trữ bao nhiêu vật tư, cần kiểm kê trong khi lưu kho và cần phải sử dụng bao nhiêu lần trong chu trình sản xuất là vấn đề của nhà quản lý vật tư Càng nhiều kho cần kiểm kê và những lần kiểm tra, thì mức độ kiểm tra và chi phí thực hiện nó càng cao

Người quản lý vật tư sẽ ghi chép tất cả các vật tư dự trữ hàng ngày bằng phần mềm máy tính để có thể cung cấp kịp thời số liệu tổng hợp chính xác hàng ngày, hàng tuần nếu cần Ở nhiều nhà máy lớn sự vận động của vật

tư được báo cáo hàng giờ để có thể dự đoán trước được những sự hỏng hóc cần được thay thế trong quá trình vận hành

1.2.2 Quản lý cấp phát vật tư trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Tổ chức mua sắm vật tư

a, Nghiên cứu thị trường vật tư

Đây là quá trình nghiên cứu, phân tích các thông tin về thị trường vật tư nhằm tìm ra thị trường vật tư đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Vì thị trường vật tư là thị trường yếu tố của sản xuất nên mục tiêu cơ bản của nghiên cứu thị trường vật tư là phải trả lời được câu hỏi sau

đây:

- Trên cơ sở phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nên sử dụng loại vật tư nào có hiệu quả nhất? Chất lượng và số lượng hàng hóa vật tư như thế nào?

- Mua sắm vật tư ở đâu, thị trường trong nước hay ngoài nước? mua khi nào? Mức giá vật tư trên thị trường là bao nhiêu?

- Phương thức mua bán vật tư và giao nhận vật tư như thế nào?

Thông thường, khi nghiên cứu thị trường nói chung và thị trường vật tư nói riêng người ta thường sử dụng hai phương pháp, đó là phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp nghiên cứu tại hiện trường Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, do đó cần có sự kết hợp cả hai phương pháp một cách khoa học Trình tự nghiên cứu thị trường trải qua ba bước cơ bản đó là: Thu thập thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định

Cùng với việc nghiên cứu thị trường vật tư, công tác dự báo thị trường vật tư đối với doanh nghiệp cũng có một vị trí quan trọng cũng như việc nghiên cứu thị trường, công tác dự báo thị trường tiến hành đồng thời đối với cung, cầu và giá cả vật tư hàng hóa Đây là những động thái về thị trường yếu

tố sản xuất mà doanh nghiệp dự kiến và có khả năng xử lý bằng các giải pháp kinh doanh phù hợp

b, Quá trình mua sắm vật tư

Quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Và chỉ có trên cơ sở đảm bảo vật tư

đủ về số lượng, đúng về quy cách phẩm chất, kịp về thời gian thì sản xuất mới

có thể tiến hành bình thường và kinh doanh có hiệu quả Như vậy, bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất cũng đều phải tiến hành

hoạt động mua sắm vật tư Quá trình tổ chức mua sắm và cấp phát vật tư ở doanh nghiệp có thể khái quát ở hình 1.3

Hình 1.3: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý cấp phát vật tư

(Nguồn: GS.TS Đặng Đình Đào – TS.Trần Văn Bão, “Giáo trình Kinh tế Thương

mại”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2007)

1.2.2.2 Qu ản lý cấp phát vật tư

a, Cấp phát vật tư

Doanh nghiệp sử dụng triết lý Just - In - Time (JIT) để cấp phát vật tư, triết lý này không những tác động đến hệ thống vật tư tồn trữ mà còn tác động đến toàn bộ nền văn hóa của các tập đoàn trên thế giới Mục tiêu JIT chỉ vừa

đủ đưa vật tư đến điểm gia công tiếp theo vừa đúng lúc cần đến nó JIT có thể

áp dụng đối với những vật tư đang gia công hay với vật tư mua của những công ty cần cho sản xuất

Hệ thống Just - In - Time bao gồm các thành phần chủ yếu sau:

- Theo dõi chặt chẽ, sát sao với các nhà cung cấp đáng tin

Xác định các phương thức đảm bảo vật tư

Tổ chức quản

lý vật tư nội bộ

Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư

Thương lượng và đặt hàng Theo dõi đơn hàng và tiếp

nh ận vật tư

L ựa chọn người cung ứng

- Các bảng kiểm kê hàng hóa vật tư tồn trữ và những nguyên vật liệu thô thấp, công việc theo tiến trình, và các sản phẩm kết thúc

- Di chuyển công việc pull - type (loại kéo) qua hệ thống

- Kích cỡ lô hàng nhỏ với thời gian chủ yếu ngắn hơn

- Rút ngắn các khoảng cách thời gian xác lập phí tổn thấp

- Khuynh hướng bố trí sản phẩm các tiện ích nhỏ hơn, tập trung hơn

- Thời biểu chủ yếu đều đặn (kiểu mẫu hỗn hợp)

- Áp lực công việc chú trọng đến trách nhiệm, tính linh động, đủ kỹ năng

- Môi trường giải quyết sự cố, định hướng làm việc theo nhóm, có tính

dụng

b, Quản lý dự trữ vật tư

Thông thường các nhân viên bán hàng đều muốn công ty của mình dự trữ thật nhều chủng loại sản phẩm để họ có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Những người sản xuất thường muốn có trong tay thật nhiều các chi tiết để không bao giờ có nguy cơ phải ngừng dây chuyền sản xuất vì thiếu

các chi tiết Còn những người dự trữ vật tư thì muốn dự trữ thật nhiều vật tư

để đáp ứng kịp thời cho BDSC tránh tình trạng ngừng hoạt động sản xuất và gây tổn thất cho công ty

Nhiều công ty ước tính rằng chi phí cho việc bảo quản vật tư tồn kho hàng năm chiếm tới 25 đến 30% giá trị vật tư Những khoản chính của các chi phí này là chi phí lưu kho, hao mòn vô hình, hư hỏng trong bảo quản và chi phí do bị kẹt vật tư trong quá trình dự trữ Nhìn chung, các công ty đều duy trì vật tư dự trữ ở mức an toàn, nghĩa là bao giờ họ cũng có trong tay một số lượng nhất định các mặt hàng để phòng trường hợp đột xuất Các mức dự trữ

an toàn như vậy có thể điều chỉnh trong những hoàn cảnh nhất định, nhưng vấn đề ở đây là vốn đầu tư vào dự trữ an toàn sẽ do vốn đầu tư cố định quyết

định, hoàn toàn giống như đầu tư xây dựng Thường là nếu đảm bảo các trình

tự lên lịch tiến độ tốt, thì sẽ giảm bớt sự cần thiết phải có dự trữ an toàn

Cần phải có hàng dự trữ trong kho, cố gắng giữ khối lượng dự trữ ở mức thấp nhất để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và phục vụ khách hàng được tốt Rất khó xác định thế nào là tối ưu, thước đo phổ biến là tỷ số quay vòng vật tư dự trữ Tỷ số này bằng giá trị sản phẩm đã giao/giá trị mức dự trữ trung bình, chỉ số vòng quay càng cao thì mức dự trữ vật tư càng thấp dẫn đến chi quản lý vật tư dự trữ càng thấp, chỉ số cao có nghĩa là chu trình sản xuất ngắn hơn và bảo đảm được mọi khoản tiết kiệm vốn nhờ vậy mà có

Dự trữ vật tư là một khoản đầu tư tài chính: Tiền mua vật tư đã thanh toán, chi phí lao động đã bỏ ra vào vật tư đang gia công, chi phí cho việc vận chuyển vật tư và lưu kho Có thể sử dụng việc xác định tỷ lệ hợp lý mức đầu

tư trên lợi nhuận kinh doanh để xác định mức dự trữ tối ưu cho tất cả các loại vật tư Việc này có thể thực hiện trên cơ sở lịch sử hay kinh nghiệm Mặt khác

nó còn là một trong những lĩnh vực phổ biến nhất để khảo sát bằng cách sử

dụng các công cụ nghiên cứu công đoạn Việc xây dựng kế hoạch mức dự trữ tối ưu thông qua việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải hợp tác chặt chẽ với chức năng maketing Phải dự đoán chính xác các xu hướng của thị trường và điều chỉnh mức dự trữ vật tư

Việc rà soát cẩn thận và kiểm tra các chi phí dự trữ vật tư như những mục riêng trong chi phí quản lý nhằm đảm bảo dự trữ vật tư tối ưu Việc kiểm soát số lượng đặt hàng kinh tế và kỹ sư thiết kế công việc có thể thường xuyên đưa ra nhiều đề xuất khác nhau Người dự trữ vật tư phải tối ưu hóa chi phí cho hệ thống phần mềm máy tính để quản lý vật tư cũng giống như đối với các chi phí dự trữ vật tư

c, Thanh quyết toán vật tư

Vật tư được cấp phát sử dụng cho các công trình phải được thanh quyết toán kịp thời để đưa vào chi phí sản xuất cho doanh nghiệp

Việc thanh quyết toán vật tư ở doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác

sẽ khác nhau tuỳ theo quy trình quản lý của mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên các doanh nghiệp quyết toán vật tư đã sử dụng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định của pháp luật

Hồ sơ thanh quyết toán vật tư bao gồm một số giấy tờ sau: Phiếu xuất kho vật tư, biên bản nghiệm thu và bảng kê danh mục vật tư đã sử dụng, … Đối với công trình lớn có ký kết hợp đồng với nhà thầu khác thì yêu cầu về quyết toán vật tư còn phức tạp hơn ngoài những giấy tờ trên còn phải có biên bản thanh lý hợp đồng

d, K iểm kê vật tư tồn kho

Kiểm kê vật tư tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho Hàng