PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ của các bộ PHẬN TRONG PHÒNG tổ CHỨC HÀNH CHÍNH tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG

Trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận bản thân tôi đã lĩnh hội thêm được nhiều kiến thức về Quản trị văn phòng hiện đại nói chung và về chức năng và nhiệm vụ văn phòng nói riêng, hiểu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG

(Địa chỉ: Số 2 Điện Biên Phủ, Vĩnh Hải, Thành phố Nha Trang )

Nha Trang, tháng 1 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi gửi lời cảm ơn đến ba mẹ những người đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi để có thể hoàn thành bài làm Xin cảm ơn đến thầy Lê Hồng Lam đã tạo điều kiện để cho chúng tôi được chọn đề tài tiểu luận để nghiên cứu và tìm hiểu, thầy

đã tận tình truyền dạy những kiến thức về quản trị văn phòng trong doanh nghiêp Trênnền tảng kiến thức thầy truyền đạt đã giúp tôi rất nhiều để hoàn thành bài tiểu luận này

Tiếp theo đó là lời cảm ơn dành cho các bạn bè trong nhóm học tập cũng như các thành viên trong lớp 59QTKD2 đã góp ý kiến, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu viết tiểu luận

Trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận bản thân tôi đã lĩnh hội thêm được nhiều kiến thức về Quản trị văn phòng hiện đại nói chung và về chức năng và nhiệm

vụ văn phòng nói riêng, hiểu thêm về chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Qua báo cáo tiểu luận này, mong thầy sẽ có những đóng góp ý kiến để tôi thấy được những cái sai trong bài làm của mình để cải thiện bài làm tốt hơn trong thời gian tới

Vì vốn kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình làm bài trong tránh được những sai sót và hạn chế kính mong thầy góp ý bổ sung thêm ạ!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỤC LỤC iii

1 Sự cần thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng nghiên cứu 1

4 Nội dung đề tài 1

CHƯƠNG 1 3 CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP. 3 1.1 Khái niệm và vị trí, vai trò văn phòng trong tổ chức, doanh nghiệp 3

1.1.1 Khái niệm văn phòng 3

1.1.2 Vị trí của văn phòng 4

1.1.3 Vai trò của văn phòng 4

1.2 Chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức doanh nghiệp 5

1.2.1 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp 5

1.2.2 Nhiệm vụ 7

CHƯƠNG 2: 9 2.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang và Phòng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 9

2.1.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 9

2.1.2 Giới thiệu Phòng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 9

2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang 10

2.2.1 Cách bố trí văn phòng 10

2.2.2 Cơ sở vật chất 11

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ chính của Phòng Tổ chức- Hành chính 11

2.2.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự 11

2.2.4.1 Trưởng phòng 12

2.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ trưởng phòng 12

2.2.5 Bộ phận văn thư lưu trữ 13

2.2.5.1 Nhiệm vụ chức năng chính 13

2.2.5.2 Chuyên viên soạn thảo văn bản 13

2.2.5.3 Lưu trữ kiêm văn thư 13

2.2.6 Bộ phận hậu cần, nội vụ 13

2.2.6.1 Bộ phận quản lí tài sản, trang thiết bị 13

2.2.6.2 Tổ tạp vụ 14

2.2.6.3 Bộ phận y tế, chính sách xã hội 14

2.2.6.4 Bộ phận bảo vệ 14

CHƯƠNG 3 15

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài.

Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu tronghoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Các cơ quan tổ chức doanhnghiệp muốn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổchức tốt công tác Hành chính văn phòng, bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổchức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp xử lí, phân tích thôngtin phục vụ cho việc ra các quyết định trong quản lí của lãnh đạo Vì vậy nếu công tácvăn phòng được tổ chức và hoạt động một cách khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản

lí và điều hành công việc sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quảkinh doanh trong doanh nghiệp

Đối với đối tượng nghiên cứu là Trường Cao đẳng Du Lịch Nha Trang, phòng

Tổ chức-Hành chính đóng giữ vai trò hết sức quan trọng về tham mưu, giúp việc choHiệu trưởng về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiên lương, pháp chế, văn thư hànhchính, quản lí cơ sở vật chất, … Trong giai đoạn hiện nay, du lịch nước ta đang ngàycàng phát triển, số lượng sinh viên du lịch ngày càng có xu hướng tăng theo hàng năm.Đòi hỏi các phòng ban tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả hơn nữa Để làm đượcđiều đó, trước tiên cần nắm vững về chức năng và nhiệm vụ của phòng ban này là rấtquan trọng Điều đó sẽ giúp cho các nhân viên nhận thức được vai trò của mình chủđộng làm việc linh động và hỗ trợ hiệu quả hơn trong công tác nhà trường

Xuất phát từ những lí do trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Phân tích chức năngnhiệm vụ các bộ phận của Phòng Tổ chức-Hành chính tại Trường Cao đẳng Du lịchNha Trang” với mong muốn góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả làm việc tạitrường

2 Mục tiêu của đề tài.

- Vận dụng lí thuyết vào thực tiễn để nhằm củng cố bổ sung thêm kiến thức

đã học

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng về việc tổ chức phòng Tổ chức- Hành chínhtại trường, những điểm được và chưa được

- Có những giải pháp đánh giá nhằm củng cố hiệu quả hoạt động của Phòng

3 Đối tượng nghiên cứu

Phòng Tổ chức-Hành chính tại Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang

4 Nội dung đề tài

Chương 1: Cơ sở lí thuyết về văn phòng doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ

văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang và thực trạng về

chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Phòng Tổ chức-Hành chính

Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động làm việc của Phòng Tổ

chức-Hành chính

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG,

NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.

1.1 Khái niệm và vị trí, vai trò văn phòng trong tổ chức, doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, daonh nghiệp người ta luôn nhấnmạnh vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thựchiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảocho công tác lãnh đạo và quản lí được tập trung một cách thống nhất, hoạt độngthường xuyên liên tục và có hiệu quả

Đặc biệt trong một doanh nghiệp, công việc giấy tờ khá nhiều Từ khi cáchmạng khoa học-công nghệ tiến như vũ bão giao lưu thương mại mở rộng, cuộc cáchmạng thông tin bùng nổ,… công việc giấy tờ tăng lên nhanh chóng, thậm chí ùn tắc.Nếu không kịp thời có biện pháp thì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, hiểu hiểu được tầm quan trọng, nắm được chứcnăng nhiệm vụ của văn phòng là gì để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động củadoanh nghiệp Trước tiên, chúng ta cùng tìm hiểu văn phòng là gì?

Trên lý thuyết văn phòng được hiểu theo rất nhiều nghĩa theo nhiều cấp độ tiếpcận khác nhau

- Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức

- Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện cáchoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lí

- Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việcquản lí thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị

- Ngoài ra, văn phòng có thể hiểu:

+ Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhànước Ví dụ: Văn phòng Trường Đại học Nha Trang, …

+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh Ví dụ: Vănphòng Chính phủ, văn phòng luật sư, …

Tóm lại, văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào làmviệc đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng.

1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp luôn có mối quan hệ đối ngoại, đối nội thông qua hệ thống văn bản đi,văn bản đến và văn bản nội bộ Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cầncũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác nhau trong doanhnghiệp Chính vì vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng được gọi là “phòng văn”,

“phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo

Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà quảntrị, điều hành theo đúng yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Văn phòng cótrách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại cho cơ quan, giữ vai trò là đầu cầu nốigiữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân Khácvới các bộ phận khác trong doanh nghiệp, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tínhthường xuyên, liên tục nhằm đảm bảo thông tin và trật tự trong doanh nghiệp đượcthông suốt

1.1.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu kháchquan Văn phòng giữ vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượnghoạt động của cơ quan Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộmặt của doanh nghiệp; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhấtcho lãnh đạo xử lí; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị đượchoạt động hiệu quả và hiệu quả cao

Vai trò quan trọng đó được thể hiện qua các phương diện sau:

- Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành củadoanh nghiệp Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua vănphòng để chuyển giao đến các phòng ban, văn phòng khác Văn phòng có trách nhiệmđôn đốc, theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo

cơ quan Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt, nếu vănphòng không làm việc thì mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng có nguy cơ ngưng trệ

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là phòngquan hệ đối ngoại Mọi thông tin đến hay đi đều thông qua văn phòng Từ nhữngnguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin để truyền phát hoặclưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng Nó quyết định đến sự thành công haythất bại của tổ chức Hơn thế văn phòng là nơi giải quyết những vấn đề và ra quyếtđịnh trong tổ chức.

- Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của nhà lãnh đạo Mọi công việc của vănphòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lí như ra thông báo, văn bản, tậphợp đưa ra phương án

- Thứ tư, văn phòng là nơi kết nối các hoạt động quản lí điều hành với bộ phậnsản xuất, vận hành Là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tớiquản trị gia để đạt được các mục tiêu công việc của tổ chức

- Thứ năm, văn phòng là nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của cácphòng ban, đơn vị

1.2 Chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức doanh nghiệp.

1.2.1 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp

a) Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu tổng hợp là hoạt động cần thiết trong công tác quản lí Người quản líphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ mộtcách nhịp nhàng, ăn khớp Muốn vậy đòi hỏi người quản lí phải tinh thông nhiều lĩnhvực, phải có mặt mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề, …Điều đó vượt quá mọi khả năng của các nhà quản lí Do đó đòi hỏi phải có một lựclượng trợ giúp các nhà quản lí trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trọ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối

ưu Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến thammưu của các cấp trên, những người trợ giúp Những ý kiến đó phải được tổng hợp,phân tích chọn lọc để được đưa ra những kết quả chung nhất nhằm cung cấp cho lãnhđạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này là rất cần thiết, hữu hiệu vìmang tính tham vấn chuyên sâu

Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào,đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực nhiều đối tượng mà văn phòngthu được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và

khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể Công việc nàythuộc về công tác tổng hợp hoạt động văn phòng

Mặc khác, trong một đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhânhay tập thể Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tácthm mưu được thuận lợi

Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa thu nhận, tổng hợpthông tin, tổng hợp ý kiến của các bộ phận cung cấp cho lãnh đạo Đây là hai côngviệc có sự liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm mục đích là giúp cho công tác điềuhành đạt kết quả cao, hiệu quả

b) Chức năng trợ giúp điều hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản

lí điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xâydựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hộihọp, tổ chức các chuyến đi công tác lãnh đạo

c) Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan đơn vị, không thể thiếu các điều kiện cơ sở vật chất,thiết bị , dụng cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụthuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Văn phòng là bộphận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp sử dụng trang thiết bị phươngtiện vật chất đạt hiệu quả cao nhất Đó là chức năng hậu cần của văn phòng

d) Chức năng xử lí thông tin yểm trợ hành chính

Công việc giấy tờ văn phòng theo thuật ngữ hiện đại là thu thập và xử lí thôngtin Thực ra trong xã hội nói chung cũng như trong doanh nghiệp nói riêng chỗ nào cóquan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thông tin

Xử lí thông tin không phải là chức năng riêng và đặc thù của văn phòng mà là

xử lí thông tin yểm trợ

Thông tin yểm trợ là loại thông tin khó tính được để đưa vào giá thành sảnphẩm không trực tiếp tạo ra doanh thu mà làm cho doanh thu trôi chảy

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua bốn chức năngtrên đây Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ và bổ sung cho nhau nhằm khẳngđịnh sự cần thiết tồn tại văn phòng trong doanh nghiệp

1.2.2 Nhiệm vụ

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể.Xong tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô mà mỗi cơ quan đơn vị sẽđược giao các nhiệm vụ khác nhau

Đặc biệt trong chức năng xử lí thông tin yểm trợ hành chính, văn phòng thựchiện các nhiệm vụ sau:

- Công tác kế toán

- Công tác tài chính

- Công tác kế hoạch-thống kê

- Công tác viễn thông

Bên cạnh đó văn phòng còn có các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạchcông tác Đây là nhiệm vụ hàng đầu của văn phòng

- Thu thập, xử lí, cung cấp quản lí thông tin Thông tin là căn cứ để để lãnh đạođưa ra quyết định đúng đắn

- Truyền đạt các quyết định quản lí của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thựchiện các quyết định

- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

- Tư vấn văn bản cho lãnh đạo

- Đón tiếp khách

- Chủ trì phối hợp các đơn vị khác

- Phối hợp với các đơn vị khác tổ chức công tác lãnh đạo công tác

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan

- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lí

Trên đây là một số nhiệm vụ của văn phòng Tuy nhiên tùy vào việc xem xét điều kiện

cụ thể mà văn phòng có thể thêm bớt các nhiệm vụ cho phù hợp

chức-2.1.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang.

Tháng 7/ 1978 Trường mới chính thức được thành lập với tên là trường

Lý luận nghiệp vụ Phú Khánh Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trườngTrung học Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) và trường Trung học Văn hóa Nghệthuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004 đáp ứng nguyện vọng của nhân dânđịa phương, và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hộicùng với sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường.Theo Quyết định 3745 ngày 5/7/2004 trường được chính thức nâng cấp thànhTrường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang

Trong những năm qua nhà trường luôn quan tâm đến chất lượng và đàotạo nâng cao nhân lực, chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề và

cơ sở vật chất, khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình

2.1.2 Giới thiệu Phòng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch NhaTrang

Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang, thành lậptháng 10/2004 trên cơ sở là Phòng Tổ chức-Hành chính Trường Trung học Vănhóa Nghệ thuật Khánh Hòa

Tổ chức-Hành chính là văn phòng nằm trong năm phòng chức năng củanhà trường Trong những năm qua, Phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm

vụ được giao, góp phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục

và đào tạo của nhà trường Đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm, phục vụtốt, trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của phòng có chất lượng vàhiệu quả