CÔNG tác tổ CHỨC và HOẠT ĐỘNG văn PHÒNG của CÔNG TY THƯƠNG mại và sản XUẤT vật tư THIẾT bị GTVT

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho th

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ



BÀI TIỂU LUẬN

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ

GTVT

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 1

I Giới thiệu về doanh nghiệp 1

1 Lịch sử hình thành 1

2 Cơ cấu tổ chức 2

II Nghiệp vụ hành chính văn phòng tại công ty 2

1 Tổ chức văn phòng 2

2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 3

3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty 5

a Tổ chức bộ máy 5

b Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng: 5

4 Tình hình hoạt động của văn phòng công ty 7

III Nhận xét và đánh giá chung về hoạt động văn phòng của công ty 7

C LỜI KẾT 9

A LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, đất nước ta có nhiều đổi mới trong lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế - một lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập với thế giới và khu vực của Việt Nam

Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vươn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngoài Để làm được điều đó, chúng

ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến

Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực

về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức

độ sâu sắc Nhận ra được vấn đề này nên công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đã rất chú trọng vào công tác tổ chức và hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp của mình

Do kiến thức còn hạn hẹp, vì thế bài tiểu luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mong thầy đọc qua và góp ý thêm để bài của em được hoàn thiện hơn

B NỘI DUNG

I Giới thiệu về doanh nghiệp

1 Lịch sử hình thành

 Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là đơn vị thành viên của Tổng Công ty công nghiệp ôtô Việt Nam - Tiền thân là "Công ty vật tư" trực thuộc Cục cơ khí - Bộ giao thông vận tải, được thành lập ngày 27/10/1976;

 Năm 1980 đổi tên thành "Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT" và được thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 602/QĐ.TCCB-LĐ ngày 5/04/1993 của Bộ giao thông vận tải;

 Ngày 01/09/1988 đổi tên thành "Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT" (TMT) theo quyết định số 2195/1998 QĐ - BGTVT của Bộ giao thông vận tải;

 Tháng 04/2006 được Bộ giao thông Vận tải phê duyệt phương án Cổ phần hóa theo quyết định số 870/QĐ - BGTVT ngày 14/4/2006 và được sở Kế hoạch và Đầu tư TP

Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103014956 ngày 14/12/2006 Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liên hiên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là 190 triệu đồng Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội

2 Cơ cấu tổ chức

II.Nghiệp vụ hành chính văn phòng tại công ty

1 Tổ chức văn phòng

 Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau:

 Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty

 Phòng tài chính kế toán

 Phòng KCS

 Phòng khoa học công nghệ

 Phòng tổ chức nhân sự

 Trung tâm bán hàng

2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác Trong các thông tin tổng hợp được

có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo

Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề

ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trong một cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu

rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý

Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo

 Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể

người lãnh đạo ra quyết định Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó

 Nhiệm vụ văn phòng:

Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng Để thực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng ra những quyết định quản lý Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức

Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng

để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành

Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt động của văn phòng lập ra Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề

ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời

Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch

vụ Văn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV

Quản lý tài sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các phòng ban

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội

nghị tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng còn phải quản lý công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan

3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty

a Tổ chức bộ máy

Công ty sắp xếp CBCNV trong phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người, trong đó:

1 Trưởng phòng : 01 người

2 Văn thư : 04 người

3 Tổ xe : 05 người

4 Bảo vệ : 03 người

5 Tạp vụ : 01 người

6 Nhà ăn : 05 người

b Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:

 Trưởng phòng hành chính tổng hợp:

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng

Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm

Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế

độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành

Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành

Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV của công ty

 Cán bộ văn thư lưu trữ:

Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao Tiếp nhận giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ công văn đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệm giải quyết

Vào sổ và quản lý tốt công văn Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty, bảo quản tốt công văn giấy tờ Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm phân phối văn phòng phẩm cho công ty Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước khi đưa họ đi làm việc với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban

và các cuộc họp Quản lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phòng họp, phòng khách

Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phòng làm việc của lãnh đạo, ngoài ra còn phải thường xuyên đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị trong công ty

 Lái xe:

Có nhiệm vụ bảo quản và sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô được vận hành liên tục cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo và các CBCNV Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và các phụ tùng thay thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng

 Nhân viên bảo vệ:

Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong công ty Đảm bảo công tác phòng cháy,

chữa cháy trong công ty, tham gia tập huấn phòng cháy, chữa cháy của công an thành phố

 Nhân viên tạp vụ:

Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi…

 Nhân viên nhà ăn:

Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty và phục vụ đầy

đủ nước uống cho các phòng ban

4 Tình hình hoạt động của văn phòng công ty

Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định Văn phòng của công ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của công ty Văn phòng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quyết định của giám đốc

Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt động hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tương đối khoa học trong việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty

Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng đã hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu và xử lý thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bên ngoài

 Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phòng đã trở thành yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị nào

III Nhận xét và đánh giá chung về hoạt động văn phòng của công ty

Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu sự hoạt động của văn phòng Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận thấy rằng cũng như một văn phòng nói chung, văn phòng của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức năng sau:

 Chức năng tổng hợp

 Chức năng tham mưu

 Chức năng hậu cần

Một văn phòng muốn hoạt động tốt thì phải thực hiện đầy đủ 3 chức năng nói trên

Cả 3 chức năng trên đều quan trọng Nhưng đồng thời phải thực hiện với cấp độ và khối lượng như nhau thì mới đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất, ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhau

Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vi của phòng mà nó luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích

Trang thiết bị trong văn phòng tương đối đủ nên đã ứng dụng được các tiến bộ Khoa học Công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ

Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các

phòng ban, điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn của các phòng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều đó

là mặt mạnh của công ty

Đối với chức năng hậu cần thì văn phòng công ty thực hiện rất tốt từ việc đón, tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, ký kết, hội thảo và việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo đi công tác

Ngoài ra văn phòng còn chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phòng ban làm việc Bên cạn đó vẫn còn tồn tại những nhược điểm như:

 Công tác văn phòng chưa thực sự rõ ràng, cán bộ nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ lưỡng, một người có thể kiêm nhiệm 3 đến 4 công việc, chức năng trong văn phòng như cán bộ văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân

 Văn phòng chưa thực hiện chức năng tham mưu tốt, kém hiệu quả Văn phòng chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến còn các phòng sản xuất và kinh doanh chịu trách nhiệm là chính

C LỜI KẾT

Nhìn chung, văn phòng không chỉ đơn giản là nơi làm việc của cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp mà văn phòng còn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu và văn hóa đặc sắc của một doanh nghiệp Khi làm việc với đối tác, khách hàng điều gây ấn tượng cho họ đầu tiên và sâu sắc nhất chắc chắn sẽ là văn phòng của công ty, giúp công ty thể hiện được phong cách và cá tính của mình Nhận định được tầm quan trọng của văn phòng được coi là bước đầu cho sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp