Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty cổ phần TARA

LỜI MỞ ĐẦUNhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công

LỜI MỞ ĐẦU

Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp

Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu

Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm, chủ quan và thậm chí lơ là công tác quản lý văn phòng, quan trọng trong đó là phòng hành chính nhân sự Và phòng hành chính nhân sự chưa thực sự hoạt động đúng với vai trò và tầm vóc của mình, gây lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc của doanh nghiệp

Làm hành chính thì dễ, nhưng để có một cán bộ quản trị hành chính – nhân

sự đúng nghĩa thì khó Điều đó đòi hỏi người làm hành chính nhân sự phải hiểu sâu sắc thế nào là quản trị hành chính quản lý nhân sự

Thông qua việc phân tích Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Cổ phần TARA để làm rõ vai trò quan trọng của việc quản lý văn phòng,

cụt hể là văn phòng hành chính nhân sự

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TARA 3

Mã số thuế: 0303534963 3

PHẦN II : NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN TARA 4

3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – nhân sự của công ty Cổ phần TARA 8

3.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính- nhân sự TARA 9

3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng: 10

4.Tình hình hoạt động của văn phòng công ty: 12

PHẦN III : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TARA 13

1 Một số nhận xét chung về hoạt động của công ty: 13

KẾT LUẬN 16

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

TARA 1.1 Giới thiệu công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TARA

Tên tiếng anh: TARA JOINT STOCK COMPANY

Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà HDTC, số 36 đường Bùi Thị Xuân, phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Mã số thuế: 0303534963

Email: www.tara.com.vn ; Website: www tara .com.vn

Điện thoại: (08) 5444.7586 Fax: (08) 5444.7596

Người đại diện: LÊ HỒNG XUÂN

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Được thành lập vào ngày 21/10/1995 với tên giao dịch đầy đủ là Công ty cổ phần TARA (Tara Joint Stock Company) hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối sỉ các thiết bị điện tử giải trí gia đình và trong xe hơi, các thiết bị điện gia dụng trên toàn quốc Công ty cổ phần Tara miền Bắc là một chi nhánh của công ty cổ phần Tara, Ban lãnh đạo đã quyết định tách Công ty ra thành 2 đơn vị hạch toán độc lập là Công ty cổ phần Tara và chi nhánh Công ty cổ phần Tara ( chi nhánh Hà Nội )

Tháng 10/2004: Tara trở thành nhà phân phối hàng đầu các thiết bị điện gia dụng, điện tử, điện lạnh

Tháng 10/2006: Trở thành một trong những nhà phân phối độc quyền lớn nhất Việt Nam cho các nhãn hiệu Pioneer, Philips

Tháng 12/2018: Trở thành nhà phân phối độc quyền cho nhãn hàng gia dụng Bluestone tại Việt Nam

Bằng sự nổ lực của ban lãnh đạo và các công nhân viên đã giúp cho công ty đứng vững trên thị trường và ngày càng lớn mạnh.Việc trở thành một trong những công ty hàng đầu về kinh doanh ,phân phối các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng với hệ thống rộng khắp toàn quốc là mục tiêu quan trọng và then chốt mà ban lãnh đạo luôn hướng tới và:

Hiện nay,Tara là nhà phân phối dẫn đầu các thiết bị điện tử và điện gia dụng trong cả nước

1.3 Tầm nhìn - sứ mệnh và ngành nghề kinh doanh

o Tầm nhìn: Trở thành công ty số 1 Việt Nam về phân phối chuyên nghiệp với chuỗi thương hiệu mạnh

o Sứ mệnh: Tara mang đến cho bạn và gia đình những giải pháp chăm sóc tốt nhất cho cuộc sống hiện đại

o Ngành nghề kinh doanh: Nhập khẩu và phân phối các sản phẩm điện gia dụng

=> Tara có nhiệm vụ tái cấu trúc các hệ thống luôn luôn đổi mới truyền thông hiệu quả đặt niềm tin nơi con người tích hợp nguồn lực và kiên trì thực hiện tốt chiến lược đã thống nhất với mục tiêu cho mức tăng trưởng tối thiểu hàng năm

là 40% Lấy khách hàng là trung tâm.Cam kết đầu tư dấn thân, quyết tâm thay đổi kiên trì, tin cậy, cởi mở,đồng tâm hiệp lực đúng thời gian để Công ty ngày càng thành công phát triển mạnh hơn

PHẦN II : NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH

CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN TARA

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VĂN PHÒNG

TỔNG GIÁM

ĐỐC - HÀNH

CHÍNH

HAN Khối thương

mại

Phòng kinh

doanh

Bộ phận

trung tâm

điện máy

Bộ phận

thượng mại

điện tử

Bộ phận

kinh doanh

truyền

thông

Bộ phận

kinh doanh

dự án

Bộ phận

siêu thị

Kênh khác

Phòng marketingg g

Tiếp thị sp

TRADE MR

Nhãn hàng

Phòng cung ứng

Sp mua hàng

Xuất nhập khẩu

Phòng chất lượng và kho vận

Phòng hành chính – nhân sự

Bộ phận bảo hành

Phòng tài chính-

kế toán

Bộ phận IT

Bộ phận kho

Bộ phận chất lượng

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:Phòng kinh doanh: Chiếm số lượng lớn nhất trong công ty có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, lập kế hoạch hoạt động cho từng tuần với các hoạt động chính như: tiếp xúc, điều tra thị trường, giới thiệu sản phẩm, các dich vụ chăm sóc khách hàng,tư vấn khách hàng, lập đơn hàng cho bộ phận kế toán, giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng

- Phòng hành chính – nhân sự: Điều chỉnh nhân sự trong công ty, thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch, chính sách cho các cán bộ công nhân viên

- Bộ phận chất lượng & kho vận: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.Nhập hàng bảo quản sản phẩm, thường xuyên báo cáo về tình hình số lượng hàng hóa nhập và tồn cho bộ phận kế toán

- Phòng marketing: Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng , lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu, khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu, phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….), quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin Đây là kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C

- Và các phòng ban còn lại thực hiện đúng chức năng công việc của từng bộ phận của mình v v

2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:

Chức năng của văn phòng

- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác Trong các thông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo

- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trong một cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình Bên cạnh

đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý

- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của

cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo

Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng

đó

Nhiệm vụ của văn phòng :

Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng Để thực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng

ra những quyết định quản lý

Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan

và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành

Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành

Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt động của văn phòng lập ra Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời

Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ Văn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV Quản lý tài sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các phòng ban

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội nghị tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng còn phải quản lý công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan

3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – nhân sự của công ty Cổ phần TARA

Hiện nay, phòng Hành chính – Nhân sự của Tara bao gồm 4 người, trong đó

có một trưởng bộ phận, một nhân viên hành chính, một nhân viên nhân sự, một nhân viên tạp vụ Đội ngũ nhân viên của phòng đều là nhân lực trẻ, năng động, tất

cả đều đạt trình độ đại học (trừ nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ là lao động phổ thông)

3.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính- nhân sự TARA

Chức năng:

- Hoạch định chiến lược nhấn sự, quản trị nguồn nhân lực

- Tuyển dụng nhân sự theo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty

- Đào tạo định hướng và phát triển nhân viên

- Đảm bảo các chế độ lương thưởng, phúc lợi, BHXH, BHYT Trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật

- Giao tế nhân sự, xây dựng văn hóa công ty

- Quản trị công tác hành chính trong toàn Công ty

Nhiệm vụ:

- Hoạch định chiến lược, mục tiêu nhân sự dài hạn, ngắn hạn, tham mưu cho Tổng giám đốc

- Định hướng phát triển nguồn nhân lực và thiết lập cơ cấu tổ chức theo nhu cầu quản trị và phát triển của công ty

- Xây dựng chương trình quản trị mục tiêu và phát triển MBO Triển khai thiết lập mục tiêu và đánh giá thành tích nhân viên của Phòng giám sát việc giao mục tiêu và đánh giá thành tích của CBNV toàn Công ty

- Xây dựng từ điển năng lực, tổ chức thực hiện đánh giá năng lực nhân viên

3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:

* Trưởng phòng hành chính nhân sự:

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng

Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm

Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách,

về chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành

Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành

+ Trực tiếp phụ trách các phần sau:

Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV của công ty

Chuyên phụ trách quản lý VPP, TSCĐ, phần mềm điện thoại, phần mềm chấm công và các giấy tờ hành chính liên quan

– Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học;

– Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm);

– Cập nhật dữ liệu trong máy tính: thư đi, thư đến, hợp đồng…

– Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống;

– Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao

Chịu trách nhiệm về tính lương, trả thưởng, giải quyết các chế độ phúc lợi theo chính sách Công ty và theo luật định (như BHXH, BH AON, Trợ cấp, Thuế TNCN…) và phụ trách công tác tuyển dụng

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng;

– Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty;

– Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty;

– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;

– Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty; – Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;

– Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên

Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày

Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong công

ty

Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham gia tập huấn phòng cháy, chữa cháy của công an thành phố

Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi…