ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5s TRONG sắp đặt và bố TRÍ văn PHÒNG làm VIỆC của TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT

Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, hiểu được đây là điều rất quan trọng nên từ lâu tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S với mong muốn một môi trường làm việc l

KHOA KINH TẾ

TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5S TRONG SẮP ĐẶT VÀ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CỦA

TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT

Khánh Hòa, tháng 1 năm 2021

MỤC LỤC

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S 4

1.1 Khái niệm 5S 4

1.2 Mục tiêu của công cụ 5S 5

1.3 Các bước áp dụng 5S 5

1.4 Lợi ích 5S mang lại 5

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S 6

2 QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S 7

2.1 Seiri – Sàng lọc 7

2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc 7

2.1.2 Đánh giá việc hoạch định và triển khai hoạt động sàng lọc bao gồm 7

2.2 Seiton – Sắp xếp 8

2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc 8

2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc 8

2.3 Seiso – Sạch Sẽ 9

2.4 Seiketsu – Săn Sóc 9

2.5 Shitsuke – Sẵn Sàng 10

3 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT 11

3.1 Giới thiệu Tổng công ty Khánh Việt 11

3.2 Quá trình thực hiện 5S của Tổng công ty Khánh Việt 11

3.2.1 Sàng lọc 13

3.2.2 Sắp xếp 13

3.2.3 Sạch sẽ 14

3.2.4 Săn sóc 14

3.2.5 Sẵn sàng 14

3.2.6 Tiêu chí đánh giá, kiểm tra và kết quả thi đua 5S của công ty 14

3.3 Những thuận lợi và khó khăn công ty gặp phải khi thực hiện 5S 15

3.3.1 Thuận lợi 15

3.3.2 Khó khăn 15

3.4 Giải pháp 16

KẾT LUẬN 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

LỜI MỞ ĐẦU

Với sự phát triển chung của thế giới, Việt Nam là một trong những quốc gia đang phát triển rất nhanh và mạnh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế Đầu tư nước ngoài và trong nước hằng năm tăng mạnh thì đòi hỏi nhu cầu về chất lượng, năng suất lao động ngày càng cao và với tình hình dịch bệnh như hiện nay bắt buộc các doanh nghiệp phải có sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào

đi nữa, thì con người vẫn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp

Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, hiểu được đây là điều rất quan trọng nên từ lâu tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S với mong muốn một môi trường làm việc lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn

Hiện nay, đã có rất nhiều nước áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp ở Việt Nam Tổng Công ty Khánh Việt (KHATOCO) là một trong số đó, là một công ty chuyên cung cấp, sản xuất thuốc lá, công nghiệp may, in bao bì, dịch vụ

du lịch… đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình mang lại một môi trường làm

việc hiệu quả Nhận thấy được tầm quan trọng đó tôi đã quyết định chọn “Áp dụng

tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phòng làm việc của Tổng công ty Khánh Việt” làm chủ đề nghiên cứu cho tiểu luận của mình.

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S

1.1 Khái niệm 5S

Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam Đây là phương pháp quản lý đơn giản và dễ thực hiện Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và là điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động và làm giảm lãng phí trong công ty S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, Seiketsu” và “Shitsuke”, dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ

và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành

thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

1.2 Mục tiêu của công cụ 5S

Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiên môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộlãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuận bị, vận hành và tiến hành công việc Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hóa trong kho Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt Giảm chi phí, khích lệ và nâng cao tinh thần

cố gắng của cả công ty

1.3 Các bước áp dụng 5S

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

1.4 Lợi ích 5S mang lại

5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình Ví dụ trong phân xưởng người quản

lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “chiếc

máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau:

Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

Mọi người trở nên kỷ luật hơn

Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình

Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

Đẩy mạnh sản xuất

Nâng cao chất lượng công việc

Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc

Giao hàng đúng hẹn

Thúc đẩy tinh thần làm việc

Môi trường làm việc an toàn

Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

Cải tiến năng suất (P-Productivity)

Nâng cao chất lượng (Q-Quality)

Giảm chi phí (C-Cost)

Giao hàng đúng hẹn (D-Delivery)

Đảm bảo an toàn (M-Morale)

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã

có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo

ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

Duy trì và cải tiến không ngừng: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

2 QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S

2.1 Seiri – Sàng lọc

2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc

Bước 1: Cùng bạn đồng nghiệp quan sát nơi làm việc Phát hiện và xác định những cái không cần dùng cho công việc của mình Rồi hãy bỏ chúng đi Không bao giờ cất giữ những cái không cần dùng đến

Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể xác định những cái gì đó cần hoặc không cần dùng đến, thì ghi lại ký hiệu “loại bỏ” kèm theo ngày tháng ngay trên nó và sẽ để riêng qua một bên

Bước 3: Sau một thời gian khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần dùng đến cái đó hay không Nếu không có ai cần dùng trong 3 tháng Điều đó là cái đó không cần thiết cho công việc của bạn Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy lấy thời gian quyết định

Các phương pháp loại bỏ vật không cần thiết.

Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua

Máy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng

Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa

Các nguyên vật liệu quá hạn cần hủy bỏ

Các sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo

Số lượng bản tài liệu photo thừa

Các tài liệu đã lỗi thời

Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng không cần thiết

Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác

2.1.2 Đánh giá việc hoạch định và triển khai hoạt động sàng lọc bao gồm

Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ

Xây dựng tiêu chí phân loại các đồvật cần thiết và không cần thiết.

Xác định và tiến hành phân loại các đồvật cần thiết và không cần thiết cho công việc Loại bỏ các đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S

Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện đểgiảm thiểu việc lưu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc

2.2 Seiton – Sắp xếp

2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc

Sau khi sàng lọc chỉ có những vật dụng cần thiết mới được giữ lại nơi làm việc,

và mọi vật đều sạch sẽ Đối với những vật dụng này ta phải qui định nơi cất giữ bằng cách vạch lằn vàng dưới nền, trên bàn và trên kệ Địa diểm qui định phải tuỳ thuộc vào tần số sử dụng và kích thước vật dụng để làm sao giúp người thợ cử động dễ dàng và

có hiệu quả Nếu vật dụng:

Được dùng thường xuyên: Đăt trên máy hoặc trên dây chuyền

Không dùng thường xuyên: Để tại xưởng làm việc

Để mọi người dùng chung: Đặt ngay giữa để dễ kiểm soát

Tuỳ bản chất vật dụng mà lưu giữ chúng như thế nào cho an toàn

7 nguyên tắc Sàng lọc:

- Làm theo phương pháp FIFO (Vào trước Ra trước) đối với các vật dụng lưu trữ

- Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn

- Mọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhãn theo hệ thống

- Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm

- Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng

- Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến

- Đặt các dụng cụ thường được sử dụng bên cạnh người sử dụng

2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc

Xây dựng các nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng và giảm thiểu các lãng phí

Đảm bảo sự thông hiểu và thực hành các nguyên tắc này tại nơi làm việc

Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các khu vực

Sắp xếp những thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và có đánh số

ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy

Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ

Vẽ vạch vàng cho các vị trí quy định

Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm việc trôi chảy

2.3 Seiso – Sạch Sẽ

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh … Sạch sẽ cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì

Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên sẽ giúp khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Hạn chế nguồn gây dơ bẩn Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra

để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn Để thực hiện nội dung này cần phát động phong trào như làm vệ sinh 5 – 10 phút mỗi ngày tại nơi làm việc trước và sau khi ra về Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách

Đánh giá thực hiện và duy trì hoạt động Sạch sẽ thông qua việc:

Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động SEISO định kỳ

Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra

Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương pháp thực hiện SEISO tại các khu vực

Ban hành các văn bản hướng dẫn và chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết

Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện SEISO, đặc biệt chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn cho người lao động

Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục/phòng ngừa thích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cả các hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn

2.4 Seiketsu – Săn Sóc

Để không lãng phí cho nỗ lực của 3 ‘S’ đã bỏ ra, chúng ta cần lên lịch trình làm việc cụ thể Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CB-CNV trong một

tổ chức được rèn dũa và phát triển Chẳng hạn như tại phòng vệ sinh của các cao ốc cao cấp luôn dán một tờ lịch làm việc cứ sau mỗi 15 phút người nhân viên vệ sinh sẽ vào dọn dẹp và ký tên lên đó Các công ty cũng đề ra lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc cũng nhằm mục đích duy trì hoạt động 5S trong doanh nghiệp

Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ

Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động Săn sóc thông qua việc:

Tiêu chuẩn hóa hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” Đảm bảo các hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác

Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lý trực quan trong toàn tổ chức

Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn về mẫu mã tại các khu vực

Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh giá trước đó

Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá Cán bộ đánh giá 5S phải được đào tạo, có đủ năng lực và độc lập với hoạt động được đánh giá Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S và các hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá

Xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau đánh giá

Xây dựng và thực hiện cơ chế khuyến khích sự tham gia và ghi nhận kết quả của các nhóm/ cá nhân thực hành tốt 5S

2.5 Shitsuke – Sẵn Sàng