ÁP DỤNG mô HÌNH 5s TRONG tổ CHỨC sắp xếp CHỖ làm VIỆC tại HONDA ôtô CHI NHÁNH NHA TRANG

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình 5S trong việc quản lý, sắp xếp chỗ làm việc cho doanh nghiệp mình và đã đem lại một một trường làm việc hiệu quả và nâng cao năng s

BÀI TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI HONDA ÔTÔ CHI NHÁNH NHA TRANG

Địa chỉ: 174 đường 23/10, phường Phương Sơn, TP Nha Trang,

Tỉnh Khánh Hòa

Khánh Hòa, tháng 1 năm 2021

MỤC LỤC

1.1 5S là gì? 4

1.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S 5

1.3 Các bước áp dụng 5

1.4 Lợi ích của 5S 6

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S 7

2 ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG 7 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược về Công ty Honda chi nhánh Nha Trang 7

2.2 Quy trình thực hiện 5S tại Honda Ôtô Nha Trang 8

2.2.1 Seiri (Sàng lọc) 8

2.2.2 Seiton (Sắp xếp) 8

2.2.3 Seiso (Sạch sẽ) 9

2.2.4 Seiketsu (Săn sóc) 9

2.2.5 Shitsuke (Sẵn sàng) 9

2.3 Hiệu quả mang lại từ 5S 9

2.4 Những khó khăn gặp phải khi thực hiện 5S tại Chi nhánh 10

2.4.1 Khó khăn về nhận thức 10

2.4.2 Khó khăn khi triển khai 10

2.4.3 Khó khăn về duy trì 10

2.5 Một số biện pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Honda Chi nhánh Nha Trang 10

2.5.1 Đối với lãnh đạo Chi nhánh 10

2.5.2 Đối với nhân viên 11

3 KẾT LUẬN 11

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng nổ, kéo theo sự suy thoái trầm trọng của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Vì vậy mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và phát triển một cách bền vững thì cần chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp của mình để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và sự biến động của thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh đầu tư như thế nào đi nữa thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh ngiệp

Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S với triết lý con người là trung tâm của sự phát triển Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình 5S trong việc quản lý, sắp xếp chỗ làm việc cho doanh nghiệp mình và đã đem lại một một trường làm việc hiệu quả

và nâng cao năng suất lao động, tiêu biểu trong đó có công ty Honda Nhận thấy được tầm

quan trọng và ý nghĩa của nó đối với mỗi doanh nghiệp, tôi đã quyết định chọn chủ đề:

“Áp dụng mô hình 5S trong việc tổ chức, sắp xếp chỗ làm việc tại Công ty Honda chi nhánh Nha Trang” cho bài tiểu luận của mình.

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S

1.1 5S là gì?

Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam Đây là phương pháp quản lý đơn giản và dễ thực hiện Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động và làm giảm lãng phí trong công ty S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và“SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại,chọn lựa và loại bỏnhững thứkhông cần

thiết tại nơi làm việc để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ

dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian

SEISO ( Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm

bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

SEIKETSU ( Săn sóc): Là giữ gìn nơi làm việc luôn ngăn nắp Khi đã loại bỏ

những thứ vô ích, sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí làm việc thì cần phát triển công việc này thành thói quen thường xuyên Để duy trì nề nếp cần có một số khẩu hiệu, biểu bảng một cách sinh động để nhắc nhở mọi người

SHITSUKE (Sẵn sàng): Là duy trì nội dng quy định một cách chặt chẽ Mục tiêu

là duy trì nội dung, quy chế để hệ thống 5S luôn được mọi người tôn trọng, tránh trở lại

tình trạng bề bộn, thiếu ngăn nắp Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện một cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm gì? Làm những việc gì? Thời gian tiến hành công việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng và cụ thể Cần phải làm cho mọi người thực hiện một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống

1.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản

lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

1.3 Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Trong giai đoạn này, các hoạt động chủ yếu thuộc phạm vi của lãnh đạo Lãnh đạo phải hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S và cam kết thực hiện 5S Lãnh đạo doanh nghiệp

có thể đi tham quan một số doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này Giai đoạn này kế thúc khi doanh nghiệp đã đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào

Bước 2: Phát động chương trình

Trong bước này lãnh đạo đưa ra thông báo chính thức về chương trình thực hiện 5S Ban chỉ đạo thiết lập và in thành văn bản sơ đồ tổ chức 5S và sơ đồ chỉ ra vùng giới hạn

để đánh giá trách nhiệm của các nhóm Kế hoạch sử dụng các công cụ tuyên truyền như biểu ngữ, áp phích, tờ rơi…được đưa ra Đồng thời ban điều hành lập chương trình đào tạo nội bộ và gửi cán bộ đi đào tạo về các kiến thức cơ bản của 5S

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Doanh nghiệp cung cấp đầy đủ các dụng cụ và các thiết bị cần thiết, chia vùng, phân công nhóm phụ trách thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty Mục đích của hoạt động

này là sàng lọc mọi thứ không cần thiết Thông thường các doanh nghiệp thực hiện 5S duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hằng năm

Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc

Doanh nghiệp cần đặt ra các tiêu chuẩn hủy bỏ những thứ không cần thiết và thực hiện sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh Những thứ mà họ cho là không cần thiết sẽ tiến hành thanh lý, tùy thuộc vào tần suất sử dụng những thứ còn lại mà họ sẽ có những chính sách sắp xếp và thanh lý chúng Đối với những thứ không cần thiết gây thiệt hại kinh tế lớn cần được phân tích tìm nguyên nhân

và đưa ra các hành động phòng ngừa lãng phí

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Doanh nghiệp sẽ phát động toàn bộ nhân viên tham gia thực hiện sàng lọc, sắp xếp

và sạch sẽ hằng ngày Khuyến khích mọi nhân viên phát huy sáng kiến để cải tiến nơi làm việc

Bước 6: Đánh giá định kỳ

Công việc đánh giá định kỳ 5S do bản thân đơn vị thực hiện 5S và ban thanh tra của doanh nghiệp đánh giá Công việc đánh giá của doanh nghiệp cần được lập kế hoạch Họ xem xét việc thực hiện ở các đơn vị là tốt hay không tốt theo bảng kiểm tra về việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng Qua kiểm tra cho thấy những điểm nào

mà doanh nghiệp thực hiện tốt, những điểm nào chưa tốt Kết thúc buổi đánh giá họ sẽ đưa ra báo cáo những vấn đề gì mà theo họ là khác thường đồng thời đưa ra các phương

án cải thiện chương trình Sau mỗi cuộc đánh giá doanh nghiệp sẽ trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt phong trào 5S

1.4 Lợi ích của 5S

- Giúp nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Nâng cao văn hóa doanh nghiệp của công ty

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

1.5 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện;

- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã

có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tựgiác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S;

- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo

ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người;

- Duy trì và cải tiến không ngừng: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

2 ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG

2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược về Công ty Honda chi nhánh Nha Trang

Honda Ôtô chi nhánh Nha Trang khai trương vào ngày 27/11/2014, nâng tổng đại

lý ôtô của hãng trên cả nước lên 12 Đây là đại lý ôtô chính hãng thứ 3 của Honda Việt Nam tại miền Trung, nằm ở số 174 đường 23/10, phường Phương Sơn, TP Nha Trang,

Tỉnh Khánh Hòa Đây là con đường huyết mạch vào trung tâm thành phố Nha Trang, rất

thuận tiện cho việc khách hàng ở Khánh Hòa và các tỉnh lân cận khác như Lâm Đồng,

Ninh Thuận, Phú Yên đưa xe đến làm dịch vụ Honda Ôtô Nha Trang do Công ty TNHH

MTV Ô tô Sao Mai Anh làm chủ đầu tư với tổng diện tích xây dựng 4.250m2 bao gồm 3 khu vực chính là phòng trưng bày xe, phòng chờ khách hàng và xưởng dịch vụ (xưởng sữa chữa chung và xưởng sửa chữa thân vỏ)

Giống như tất cả các đại lý ôtô khác của Honda, đại lý Honda Ô tô Nha Trang được trang bị các thiết bị tiên tiến, hiện đại phù hợp với yêu cầu và tiêu chuẩn của hãng Phòng sơn đạt chuẩn quốc tế, sử dụng hệ thống khuấy sơn pha màu tiên tiến trong khu

vực khép kín, đảm bảo vệ sinh môi trường Các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng tuân thủ những quy chuẩn quốc tế chuyên nghiệp, hướng đến quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng Ngoài ra Honda Nha Trang còn liên kết với các đối tác tài chính ngân hàng

và các đơn vị bảo hiểm nhằm mang đến dịch vụ tốt nhất đến từng khách hàng Một số đối tác tài chính: Vietcombank, Techcombank, Seabank…Tính đến thời điểm hiện tại, Honda Ôtô Nha Trang đã bán ra thị trường gần 500 xe và đón tiếp hơn 5000 lượt xe đến làm dịch vụ là minh chứng thiết thực nhất cho kết quả của phương châm: “Hết lòng vì Khách hàng” mà Công ty đã và đang xây dựng

2.2 Quy trình thực hiện 5S tại Honda Ôtô Nha Trang

Quy trình làm việc theo 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX Honda là một trong những công ty áp dụng thành công mô hình 5S của Nhật Bản Honda đã áp dụng 5S không chỉ tại những văn phòng làm việc, xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm cũng được Honda đưa mô hình 5S vào hoạt động Honda Ôtô chi nhánh Nha Trang cũng nằm trong hệ thống của Công ty Honda Việt Nam nên cũng đã sớm được áp dụng mô hình 5S trong tổ chức, sắp xếp văn phòng làm việc, phòng trưng bày hay xưởng sửa chữa của chi nhánh Việc áp dụng Seiri, Seiton, Seiso hay Seiketsu, Shitsuke đều được chi nhánh hết sức chú trọng và thực hiện nghiêm túc

2.2.1 Seiri (Sàng lọc)

Quá trình “sàng lọc” (Seiri) tại Honda chi nhánh Nha Trang được diễn ra hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, và được sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong chi nhánh Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào các đồ vật cần loại bỏ, “nhãn xanh” vào các đồ vật cần giữ lại và “nhãn vàng” vào những đồ vật có thể cần dùng đến cho tương lai

2.2.2 Seiton (Sắp xếp)

Sau khi kết thúc công việc “sàng lọc” thì công việc “sắp xếp” (Seiton) được diễn ra theo đúng quy trình Để đảm bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống nhất và khoa học trong toàn bộ tổ chức, Honda đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là “Quy tắc 30s” nghĩa

là tất cả các loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại phòng làm việc, phòng trưng bày, phòng chờ khách hàng, xưởng dịch vụ sửa chữa của chi nhánh chỉ được phép tìm kiếm tối đa

trong vòng 30 giây Vì vậy đòi hỏi các đồ vật phải được sắp xếp một cách khoa học để tiện lợi nhất có thể, tránh lãng phí thời gian tìm kiếm

2.2.3 Seiso (Sạch sẽ)

Bước thứ ba trong quy trình 5S của Honda là “dọn sạch” hay “sạch sẽ” Tại chi nhánh Honda Nha Trang, không chỉ riêng khu vực văn phòng, phòng trưng bày, phòng chờ khách hàng mà ngay cả những lối đi, cả bên trong và bên ngoài nơi làm việc và cửa hàng đều không có rác thải Mọi nơi đều được quét dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng

2.2.4 Seiketsu (Săn sóc)

Sau khi quá trình “dọn sạch” kết thúc thì người lao động phải có ý thức “giữ sạch” nơi làm việc Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp xếp và sạch

sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc Nguyên tắc Seiketsu của Honda không chỉ đối với một vài công việc, quy trình cụ thể mà còn áp dụng tất các công việc, quy trình Bên cạnh đó đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các tiêu chuẩn hóa nhất định để mỗi cán bộ nhân viên có thể dễ dàng hình dung và thực hiện đúng tiêu chuẩn đã đề ra

2.2.5 Shitsuke (Sẵn sàng)

Bước cuối cùng trong quy trình 5S là “kỷ luật” hay “huấn luyện” Tại Honda Nha trang, Ban giám đốc chi nhánh luôn xác định rằng muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch Ban giám đốc Chi nhánh Honda Nha Trang luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thường xuyên để mọi người có thể tạo ra thói quen tốt Và từ những thói quen tốt sẽ tạo ra những tính cách tốt cho những nhân viên đang làm việc tại Honda Bên cạnh đó nó còn giúp xây dựng một văn hóa công ty tốt, chuyên nghiệp và giúp khách hàng luôn cảm thấy hài lòng khi tới công ty

2.3 Hiệu quả mang lại từ 5S

Có thể nói, chính việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã giúp Honda cải tiến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho sản xuất, đồng thời xây dựng được một môi trường làm việc năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ luật Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc của Honda chi nhánh Nha Trang đã đưa ra được những

quyết định nhanh chóng hơn và xây dựng được tác phong làm việc cho tất cả các nhân viên theo hướng công nghiệp, hiện đại Ngoài ra, Việc áp dụng 5S còn giúp làm giảm thời gian chờ đợi của khách hàng khi mà tất cả công việc và quy trình xử lý đều được sắp xếp một cách khoa học và chuyên nghiệp, vì vậy góp phần làm tăng sự thỏa mãn của khách hàng khi sử dụng dịch vụ mà chi nhánh cung cấp

2.4 Những khó khăn gặp phải khi thực hiện 5S tại Chi nhánh

Để có thể đạt được thành công như vậy thì Chi nhánh cũng đã gặp khá nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện 5S

2.4.1 Khó khăn về nhận thức

5S đi liền với văn hóa, nhận thức được 5S tức là nhận thức được về sự thay đổi văn hóa, thay đổi về thái độ làm việc Như chúng ta đã biết, để thay đổi được thái độ và suy nghĩ của một người là rất khó, vì những tư tưởng, thái độ đã thấm nhuần trong mỗi con người Công ty Honda chi nhánh Nha Trang cũng vậy, với những nhân viên đến từ nhiều vùng khác nhau, tính cách, phong cách sống và suy nghĩ khác nhau Nên việc muốn thay đổi nhận thức của họ, bắt họ làm theo khuôn mẫu, quy định khi áp dụng 5S gặp khá nhiều khó khăn, thậm chí còn bị phản đối

2.4.2 Khó khăn khi triển khai

Trong quá trình triển khai Chi nhánh cũng đã gặp rất nhiều khó khăn khi một số nhân viên không muốn thực hiện hay chống đối với các lý do như là:

- Tôi không rảnh;

- Tôi còn bận việc gia đình nên không thực hiện được;

- Tại sao ngày nào tôi cũng phải lau chùi, quét dọn

2.4.3 Khó khăn về duy trì

Thời gian đầu khi mới phát động triển khai thì các nhân viên còn hào hứng và nhiệt tình tham gia Nhưng sau một thời gian thì các nhân viên lại trở về với thói quen cũ, hời hợt và không quan tâm dần