Áp dụng 5s tại CÔNG TY cổ PHẦN BỆNH VIỆN đa KHOA HƯNG hà

Công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA HƯNG HÀ là một trong những doanh nghiệp đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả... Seiketsu Sanitize Săn s

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG



BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

Đề tài: Áp dụng 5S tại CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA

KHOA HƯNG HÀ

( Địa chỉ : Đường Sơn Nam, Phường Lam Sơn,TP Hưng Yên, Hưng Yên )

Nha Trang, ngày 8 tháng 1 năm 2021

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doạnh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường thì phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thỏa

mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường.

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh , đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S.Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn.

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam Công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA HƯNG HÀ là một trong những doanh nghiệp đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả

NỘI DUNG

1. LÝ THUYẾT 5S

1.1 5S là gì?

2

- 5S là sự bắt đầu tạo dựng một cuộc sống đầy năng suất, thoải mái và lành mạnh

cho mọi người khi làm việc

- 5S là chương trình cải tiến năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và phổ biến tại

nhiều quốc gia khác trên thếgiới

- 5S làviết của 5 từ tiếng Nhật : Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ),

Seiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng)

Nhật Anh Việt Khái niệm

Seiri Sort Sàng lọc Phân loại và bỏ đi các vật dụng không cần thiết

nơi làm việc, có thể bán hoặc tái sử dụng

Seiton Systematiz

e

Sắp xếp Bố trí, sắp xếp các đồ vật cần thiết đúng vị trí,

đảm bảo sao cho dễ thấy, dễ lấy, cất trảvà không

bị lẫn lộn

Seiso Sweep Sạch sẽ Thường xuyên làm vệ sinh nơi làm việc của

mình sao cho không còn bụi trên sàn nhà, máy móc, thiết bị, bàn tủ, kệ tránh làm hư hại thiết bị

Seiketsu Sanitize Săn sóc Duy trì nơi làm việc của mình sao cho ngăn nắp

và sạch sẽ bằng cách lặp đi lặp lại các hoạt động : Seiri, Seiton, Seiso

Shitsuke

Self-discipline

Sẵn sang Giáo dục, đào tạo mọi người tuân thủ các quy

tắc, tiêu chuẩn, thói quen làm việc tốt và giám sát nghiêm ngặt việc thực hiện các nội quy tại nơi làm việc Nâng cao tinh thần tự giác và tự nguyện

1.2 Lịch sử 5S

Tại Nhật Bản :

- 5S được áp dụng đầu tiên tại công ty Toyota và được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa Seiri & Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường

- Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng

- Tại các công ty phát triển, 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ởmức độcao

Tại Singapore và các quốc gia khác:

- 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu tại Singapore trong dự án năng suất JICA vào năm 1986 và sau đó nó trởthành hoạt động Quốc Gia đặt dưới Ủy ban 5S

- Hiện nay 5S đã đạt tới cấp độcao ở nhiều tổchức tại nhiều quốc gia trên thế giới

Tại Việt Nam :

- 5S được áp dụng lần đầu tiên tại công ty Vyniko (Nhật) và hiện nay nhiều công ty Việt Nam đang áp dụng đạt hiệu quả cao

1.3 Tại sao 5S lại trở nên phổ biến?

- Việc tổ chức thực hiện dễ dàng và đơn giản, ít tốn kém

- Thấy rõ được kết quả

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tuổi thọ của máy móc, thiết bị sẽ kéo dài hơn

- Các hoạt động sẽ nhanh, chính xác, ít sai sót, an toàn hơn

- Tạo dựng được thói quen làm việc có kỷ luật, sáng tạo và tinh thần tập thể

- Nền tảng vững chắc để thực hiện các hoạt động cải tiến

- Tạo dựng hình ảnh tốt đối với khách hàng

2 GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA

HƯNG HÀ

2.1 Lịch sử hình thành :

Công ty cổ phần bệnh viện đa khoa Hưng Hà (Bệnh viện đa khoa Hưng Hà) tiền thân là Phòng

khám đa khoa Hưng Hà được thành lập năm 2003

Tháng 10 năm 2003, Phòng khám đa khoa Hưng Hà được khởi công xây dựng tại địa chỉ 190 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Hưng Yên, Tỉnh Hưng Yên

Đến tháng 7 năm 2004, Phòng khám đi vào hoạt động Sau 3 năm, Phòng khám đã tạo được uy tín trên địa bàn tỉnh và người bệnh đến khám chữa bệnh ngày càng đông

Năm 2008, Ban lãnh đạo Phòng khám tiếp quản cơ sở khách sạn Hồng Ngọc, tại đường Sơn Nam, Phường Lam Sơn, Thành phố Hưng Yên Khách sạn Hồng Ngọc được cải tạo, nâng cấp thành Bệnh viện

Đến tháng 2 năm 2009, Phòng khám đa khoa Hưng Hà chính thức chuyển đến địa điểm mới của khách sạn Hồng Ngọc

Ngày 15/ 10/2009, Bộ Y tế ra quyết định số 3979/QD-BYT về việc phê duyệt Bệnh viện đa khoa Hưng Hà đủ điều kiện hoạt động Bệnh viện Đa Khoa

Bệnh viện Đa khoa Hưng Hà là cơ sở Y tế ngoài công lập với quy mô hiện tại bệnh viện đã được

UBND tỉnh – Sở y tế công nhận có chức năng nhiệm vụ Khám chữa bệnh phân tuyến kỹ thuật tương đương hạng III

Dưới sự quản lý điều hành của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trải qua hơn 10 năm hoạt động đến nay bệnh viện được tổ chức thành một hệ thống phòng khám liên hoàn chất lượng cao

Với quy mô 220 giường bệnh, 15 khoa phòng và 329 cán bộ, nhân viên

2.2 Tổ chức bộ máy :

Hội đồng quản trị gồm 4 thành viên

- Nguyễn Mạnh Hưởng : Chủ tịch hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm điều hành chung

- Ths BS.CKII Lê Sỹ Hùng : Phó chủ tịch hội đồng quản trị , chịu trách nhiệm điều hành chuyên môn

- Nguyễn Thế Yên: Thành viên hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm hành chính quản trị

- Tăng Xuân Hải : Cố vấn chuyên môn Khoa Liên Khoa Tai Mũi Họng – Mắt – Răng Hàm Mặt Bệnh viện có Ban giám đốc hoạt động dưới sự điều hành của Hội đồng quản trị

BSCKII.Nguyễn Chí Cao : Giám đốc bệnh viện

- Ths.Phan Văn Hậu : Phó GĐ bệnh viện kiêm trưởng khoa Cận lâm sàng

- Ths Lê Trung Hiếu : Phó GĐ bệnh viện kiêm trưởng khoa Y học cổ truyền- Phục hồi chức năng Hiện tại Bệnh Viện có 15 khoa, phòng gồm:

10 khoa chuyên môn: Khoa khám bệnh, khoa Nội tổng hợp, khoa Nhi, khoa Y học cổ truyền – Phục hồi chức năng, khoa Ngoại- Sản, khoa Liên khoa Tai Mũi Họng – Mắt – Răng Hàm Mặt, khoa Phẫu thuật – Gây mê hồi sức, khoa Cận lâm sàng, khoa Dược, khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

5 phòng chức năng: Phòng đón tiếp – Marketing (ĐT-MAR), Phòng Kế hoạch tổng hợp (KHTH),

4

phòng Tổ chức –Hành chính Quản trị (TC-HCQT), phòng Điều dưỡng (ĐD) và phòng Tài chính-Kế toán (TC-KT)

Biên chế lao động

Với tổng số cán bộ,nhân viên là 329 người trong đó có:

- Bác sỹ, Dược sĩ Đại học: 82 người

- Điều dưỡng, nữ hộ sinh, y sỹ, kỹ thuật viên, nhân viên dược: 182 người

- Nhân viên khác: 57 người

Ngoài ra còn có sự cộng tác của các Giáo sư, Thạc sỹ, Bác sỹ đầu ngành tại bệnh viện Bạch Mai, Đại học Y Hà Nội, Việt Đức, Viện K, viện Nhi Trung ương

Hiện nay, hàng ngày khoa khám bệnh tiếp nhận từ 900 -1600 lượt bệnh nhân đến khám, điều

trị.Trên cơ sở chuyên môn, trang thiết bị hiện có tại bệnh viện sẵn sàng phục vụ khám chữa bệnh chất lượng cao cho các đối tượng:

- Khám chữa bệnh cho đối tượng có thẻ BHYT

- Khám sức khỏe định kỳ cho các doanh nghiệp trường học, cơ quan

- Khám cấp giấy chứng nhận sức khỏe cho các đối tượng vào làm cho các doanh nghiệp

Tư vấn sức khỏe cho mọi người

2.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị :

Bệnh viện có ba khu nhà chính:

Khu nhà A cao 7 tầng có diện tích 8.200 m2 chủ yếu phục vụ công tác điều trị nội trú, nơi tập trung các phòng hành chính, khu hội trường và phòng họp Có hệ thống thang máy hiện đại và an toàn, các phòng bệnh được trang bị đầy đủ tiện nghi, có hệ thống nhà vệ sinh khép kín, bồn rửa tay hiện đại, hành lang bệnh viện rộng rãi, sạch sẽ tạo sự thoải mái cũng như sự tiện lợi khi di chuyển bệnh nhân

Khu nhà B cao 3 tầng có diện tích 4.500m2 được thiết kế phục vụ công tác khám bệnh với đầy đủ các phòng khám

Khu nhà C cao 3 tầng có diện tích 520 m2 gồm khu nhà giặt, phòng điện nước

Thiết kế tổng thể việc khám chữa bệnh trong cùng một tòa nhà, các khoa Lâm sàng, Cận lâm sàng được sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện trong việc phối hợp chuyên môn giữa các khoa phòng trong bệnh viện

Trang thiết bị hiện đại, khoa chuẩn đoán hình ảnh với máy chụp cắt lớp vi tính, máy chụp Xquang kĩ thuật số, máy siêu âm tim – mạch, siêu âm màu 4 chiều, siêu âm khớp, tuyến giáp, siêu âm đầu dò

âm đạo

Hệ thống Labo xét nghiệm máu hiện đại với máy móc thế hệ mới phục vụ cho việc chuẩn đoán chính xác, giúp ích cho việc phát hiện được nhiều ca bệnh khó chẩn đoán

Đặc biệt trung tâm tiêu hóa và nội soi đã triển khai kỹ thuật tầm soát ung thu sớm đường tiêu hóa bằng hệ thống máy nội soi phóng đại +NBI – CV 190 OLYMPUS hiện đại bậc nhất thế giới, đưa ra những hình ảnh siêu nét cho phép phát hiện và chuẩn đoán ung thư sớm đường tiêu hóa một cách hiệu quả và chính xác

2.4 Thế mạnh , sứ mệnh và tầm nhìn

Thế mạnh

• Đội ngũ bác sĩ giàu kinh nghiệm

• Thái độ phục vụ tận tình, chu đáo

• Trang thiết bị hiện đại

• Chi phí khám chữa bệnh hợp lý, minh bạch

Sứ mệnh và tầm nhìn

Sứ mệnh: Bệnh viện đa khoa Hưng Hà mang lại sự chăm sóc sức khỏe toàn diện cho tất cả khách hàng với chất lượng chuyên môn cao, sự chuyên nghiệp, thái độ tích cực.Toàn thể nhân viên đều luôn hướng tới một sứ mệnh chung : “ Hạnh phúc của bạn – Nỗ lực của chúng tôi ”

Tầm nhìn: Xây dựng một bệnh viện tư nhân đứng đầu trong chăm sóc sức khỏe người dân với chất lượng cao, kỹ thuật y khoa tiên tiến, trang thiết bị hiện đại, hướng tới mục tiêu chăm sóc sức khỏe cộng đồng

3.ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA HƯNG HÀ

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng,bệnh viện hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản Sau

đó được phổ biến sang nhiều nước khác Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993,

ở 1 công ty Nhật (Vyniko) Hiện nay, rất nhiều công ty, doang nghiệp, bệnh viện ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S (Theo qpsolution.vn) 5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:

- Sàng lọc (Seiri - Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ

chúng

- Sắp xếp (Seiton - Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần

- Sạch sẽ (Seiso - Shining the workplace) : Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc

- Săn sóc (Seiletsu - Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục

- Sẵn sàng (Shitsuke - Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng

Xuất phát từ những lợi ích thiết thực của 5S, để nâng cao chất lượng bệnh viện, sáng ngày

29/9/2018, Bệnh viện đa khoa huyện Hưng Hà tổ chức tập huấn thực hành 5S tại bệnh viện Tham

dự tập huấn có Bác sĩ Nguyễn Thị Lan - Giám đốc bệnh viện, Bác sĩ Nguyễn Văn Hưởng - Phó Giám đốc cùng toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động bệnh viện Giảng viên tập huấn là Bác sĩ Trần Thị Quỳnh Anh - Sở Y tế Thái Bình

Khai mạc buổi tập huấn Bác sĩ CKI Nguyễn Văn Hưởng - Phó Giám đốc bệnh viện đã khái quát những lợi ích của 5S, nêu mục đích và yêu cầu với tập huấn

Nội dung tập huấn được Bác sĩ Trần Thị Quỳnh Anh - Sở Y tế Thái Bình thực hiện gồm có các nội

dung:

Phần 1: Giới thiệu chung về 5S

Phần 2: Hướng dẫn các bước áp dụng 5S

Phần 3: Tiêu chí đánh giá thực hiện tốt 5S

Nội dung tập huấn được thể hiện trực quan, dễ hiểu, gắn liền các hoạt động thực tế tại bệnh viện và thêm những kinh nghiệm các bệnh viện đã thực hiện tốt 5S

Kết thúc hội nghị Bác sĩ Nguyễn Thị Lan - Giám đốc bệnh viện một lần nữa nhấn mạnh ý nghĩa của

6

5S với hoạt động bệnh viện và yêu cầu các khoa, phòng xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện 5S Phòng Điều dưỡng chịu trách nhiệm xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch triển khai và hướng dẫn, kiểm tra các khoa phòng thực hiện 5S

3.1 Thực hành 5S đạt chuẩn

3.1.1 Sàng lọc (S1)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên được sàng lọc để sạch, gọn

− Kết quả cần đạt được :

+ Khu vực làm việc của nhân viên không có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/vật trang trí hư hỏng

+ Tài liệu, hồ sơ tại khu vực làm việc của nhân viên phải được phân loại cụ thể: đã xử lý, đang

xử lý, chưa xử lý, tham khảo

+ Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn trong khu vực làm việc của nhân viên 3.1.2 Sắp xếp

(S2)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên được sắp xếp gọn

− Kết quả cần đạt được:

+ Không bố trí vật dụng cá nhân (nón bảo hiểm, áo mưa, chiếu, mền, gối, cà vạt, giấy cuộn, ô/dù, giẻ lau, ) trên/dưới bàn làm việc, trong tầm nhìn khách hàng

+ Tuân thủ sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị theo QP – 4.2 Thủ tục kiểm soát hồ sơ

 Bìa hồ sơ phải được dán nhãn theo quy định "mẫu nhãn bìa hồ sơ" của QP - 4.2

 Bìa hồ sơ phải có mục lục văn bản được cập nhật hồ sơ thực lưu trong bìa khi có phát sinh trong vòng 03 ngày

+ Không có vật dụng đựng nước/hồ sơ tại khu vực CPU máy tính, ổ điện

3.1.3 Sạch sẽ (S3)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên luôn sạch

− Kết quả cần đạt được:

+ Khu vực làm việc của nhân viên không có rác, bụi, mạng nhện

+ Khu vực trên bàn làm việc của nhân viên không có quá 2 vật dụng đựng nước

+ Ly sạch, không còn nước khi nhân viên ra về

3.1.4 Săn sóc (S4)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Quy định việc Săn sóc thực hành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ

− Kết quả cần đạt được: Trả lời chính xác nội dung phân công thực hành 5S tại đơn vị do nhân viên phụ trách

3.1.5 Sẵn sàng (S5)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn:Sẵn sàng phục vụ khách hàng

− Kết quả cần đạt được:

+ Tuân thủ quy định trang phục tại thời điểm đánh giá

+ Tuân thủ quy định giờ làm việc

 Sáng: 7 giờ 30 - 11 giờ 30

 Chiều: 13 giờ - 16 giờ 30

3.2 Thực hành 5S vượt trội

3.2.1 Sàng lọc (S1)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên được sàng lọc để sạch, gọn.

− Kết quả cần đạt được: Hộp thư của nhân viên chỉ hiển thị lotus phát sinh trước 3 ngày làm việc so với thời điểm đánh giá

3.2.2 Sắp xếp (S2)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên được sắp xếp gọn

− Kết quả cần đạt được: Có danh mục hồ sơ cá nhân do nhân viên quản lý (nội dung và nơi lưu hồ sơ)

3.2.3 Sạch sẽ (S3)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Tác phong chuyên nghiệp

− Kết quả cần đạt được:

+ Nam: Theo quy định trang phục của bệnh viện

+ Nữ: Trang điểm

3.2.4 Săn sóc (S4)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Quy định việc Săn sóc thực hành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ

− Kết quả cần đạt được: Hồ sơ cá nhân dạng điện tử được bố trí theo cây thư mục 3.2.5 Sẵn sàng

(S5)

− Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Sẵn sàng phục vụ khách hàng

− Kết quả cần đạt được: Hồ sơ do nhân viên quản lý được truy xuất nhanh trong khoảng thời gian ít hơn 1 phút

3.3 Đánh giá và chấm điểm thực hành 5S

3.3.1 Mục đích đánh giá:

Duy trì môi trường và không gian làm việc trong tầm nhìn khách hàng sạch, gọn và sẵn sàng phục

vụ khách hàng nội bộ và bên ngoài

3.3.2 Thời điểm đánh giá

Việc đánh giá và chấm điểm thực hành 5S được thực hiện trong hoặc ngoài giờ làm việc Đơn vị được đánh giá không được thông báo trước thời gian đánh giá, khi đánh giá ngoài giờ sẽ có phối hợp với nhân viên bảo vệ tại đơn vị

3.3.3 Tần suất đánh giá

− Đối với đánh giá rà soát: tối thiểu 01 lần/tháng/nhân viên

− Đối với đánh giá giám sát: Tối thiểu 01 lần/quý/đơn vị

+ Đơn vị có dưới 20 nhân viên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu 3 nhân viên/lần

+ Đơn vị có dưới 50 nhân viên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu 5 nhân viên/lần

+ Đơn vị có từ 50 nhân viên trở lên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu 10 nhân viên/lần 3.3.4 Nguyên tắc đánh giá và chấm điểm thực hành 5S

− Đánh giá chính xác, khách quan và trung thực việc thực hành 5S của đơn vị/nhân viên, các vấn

đề “không 5S” phải được ghi nhận bằng hình ảnh hoặc văn bản để làm bằng chứng tính điểm kết quả đánh giá

− Không làm ảnh hưởng đến khách hàng

− Điểm 5S của đơn vị/nhân viên được chấm căn cứ nội dung yêu cầu và thang điểm của từng tiêu chí đã được ban hành

3.3.5 Quy định việc đánh giá giám sát 5S (chụp ảnh)

8

− Ghi nhận ảnh “đạt 5S” và ảnh “không 5S” Trong đó ảnh “đạt 5S” là ảnh đạt các yêu cầu của tiêu chí 5S hiện hành, ảnh “không 5S” là ảnh chụp thể hiện các nội dung không đạt các yêu cầu của tiêu chí 5S

− Chất lượng ảnh: ảnh chụp phải thể hiện rõ nội dung “đạt 5S”, “không 5S”, ảnh chụp không nhòe

và có ngày/giờ đánh giá

− Không hướng máy ảnh về phía khách hành bên ngoài hoặc các góc độ có khách hàng Không chụp ảnh nhân viên đang tiếp xúc với khách hàng

− Không chụp ảnh các tài liệu, hồ sơ trên bàn làm việc khi nhân viên đang làm việc 3.3.6 Quy định

cách thức tính điểm thực hành 5S của nhân viên

Điểm thực hành 5S của nhân viên và đơn vị tối đa là 100 điểm tương đương mức áp dụng, duy trì 100%, được tính như sau:

− Điểm thực hành 5S của nhân viên theo checklist cá nhân trong 1 lần đánh giá

− Điểm thực hành 5S của nhân viên = Điểm thực hành đạt chuẩn (A) + Điểm thực hành vượt trội (B)

− Điểm thực hành 5S của nhân viên trong 1 tháng đánh giá: bao gồm trung bình điểm đánh giá rà soát của ĐGV CS và trung bình điểm đánh giá giám sát của ĐGV GS trong tháng

** Đánh giá 5S áp dụng cho nhân viên: Phụ lục số 01 biểu mẫu QF – S.01a/BCL – Checklist 5S

cho nhân viên

4.ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

Thuận lợi:

− Hiệu quả mà 5S mang lại chính là tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoa học, hệ thống và hoàn thiện hơn

− Môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn

− Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm

− Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng Giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức

Khó khăn:

− Thời gian đầu áp dụng 5S do chỉ chú trọng đến Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ mà bỏ quên 2S còn lại là Săn sóc và Sẵn sàng nên chỉ một thời gian mọi thứ lại hoàn như cũ

− Nhiều nhân viên lơ là, khó khăn thay đổi thói quen làm việc cũ khi mới áp dụng Giải pháp:

- Để duy trì thói quen thực hiện 5S, ACB đã áp dụng chấm điểm hàng tháng để nâng cao ý thức thực hiện 5 S của nhân viên

- Việc kiểm tra thực hiện 5S được tiến hành hàng tháng và đột xuất bởi nhân viên 5S cơ sở tại đơn

vị và nhân viên 5S tại Hội sở

- Căn cứ vào điểm chấm 5S hàng tháng, hàng quý và hàng năm của từng nhân viên và đơn vị, ACB

có chế độ khen thưởng, kỷ luật đối với những nhân viên, đơn vị không thực hiện tốt các tiêu chí của 5S Cụ thể là là kết quả 5S sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến BSC của từng cá nhân, đơn vị và kết quả xếp loại hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến lương thưởng và đề xuất bổ nhiệm thăng tiến trong công việc

5 BÀI HỌC KINH NGHIỆM

− 5S đều có thể áp dụng trong sản xuất và dịnh vụ nhằm tạo ra môi trường làm việc khoa học, thuận lợi, thoải mái

− Để thực hiện 5S thành công cần có sự tham gia của tất cả các thành viên Trong đó lãnh đạo phải thực sự quan tâm đến 5S, hiểu rõ lợi ích mà nó mang lại và quyết tâm thực hiện Từ đó, phát động, tuyên truyền đến từng nhân viên để họ hiểu và hưởng ứng

Cần có Ban Điều hành để triển khai thực hiện 5S Những người này phải có năng lực, nhiệt tình và trao cho họ quyền hạn nhất định khi tiến hành công việc Phải kiểm soát tiến độ và quá trình thực hiện để điều chỉnh kịp thời khi vướng mắc hay sự cố phát sinh

− Phải xây dựng được Quy chế hoạt động chung, kèm theo là cơ chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng, kịp thời, làm căn cứ pháp lý áp dụng 5S Có như vậy, việc áp dụng 5S mới dần dần đi vào nền nếp, tránh tình trạng làm theo phong trào hoặc làm qua loa, đại khái và cuối cùng mọi thứ vẫn như cũ

10