Nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng hà tĩnh

Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh.... Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại cô

MỤC LỤC

Trang

A MỞ ĐẦU

B NỘI DUNG

1 Tổng quan về công ty THNN MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

1.2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.3 Đặc điểm một số nguồn lực

1.3.1 Về nguồn nhân lực

1.3.2 Về nguồn lực tài chính

1.3.3 Về cơ sở vật chất kỹ thuật

1.3.4 Về thị trường hoạt động và sản phẩm

1.3.5 Về quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm

1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh giai đoạn 2007 đến 2010

2 Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

2.1 Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

2.1.1 Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

2.1.2 Công tác mua sắm nguyên vật liệu

2.1.3 Công tác tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu

2.1.4 Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu

2.2 Đánh giá thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dụng Hà Tĩnh

2.2.1 Kết quả đạt được

2.2.2 Hạn chế và nguyên nhân khắc phục

2.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

2.3.1 Lập sổ danh điểm vật liệu 28

2.3.2 Thành lập ban kiểm nghiệm vật tư

2.3.3 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán và các bộ phận liên quan

2.3.4 Tăng cường công tác đào tạo, nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho công nhân

2.3.5 Hoàn thiện hoạt động mua sắm nguyên vật liệu

2.3.6 Hoàn thiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

2.3.7 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường

2.3.8 Hoàn thiện công tác đánh giá vật liệu

2.3.9 Hoàn thiện công tác quản lý thu mua

2.4 Một số kiến nghị

2.4.1 Với Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Hà Tĩnh

2.4.2 Với công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

C KẾT LUẬN

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷtrọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ chủ yếu trongquá trình sản xuất của doanh nghiệp Chính vì vậy, sử dụng vật tư nguyên vậtliệu một cách tiết kiệm là biện pháp hạ giá thành sản phẩm Muốn vậy phải tổchức công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua vận chuyển đến việcbảo quản dự trữ vật tư kho và khâu sản xuất kinh doanh phải tổ chức công tácquản lý thúc đẩy kịp thời cung cấp nguyên vật liệu trong sản xuất, phải kiểmtra việc chấp hành dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để từ đó gópphần giảm những chi phí không cần thiết trong sản xuất nhằm hạ giá thànhsản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Để đạt được điều đó mỗi doanhnghiệp cần phải có một lượng vốn lưu động nhất định và sử dụng nó một cáchhiệu quả hay không, để thấy rõ được điều đó thì một doanh nghiệp cần phải

sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lí và phải quản lí chặt chẽ số vật liệu từlúc thu mua đến sử dụng vừa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, vừa phải tiết kiệm

để chống mọi hiện tượng xâm phạm tài sản của nhà nước, của đơn vị

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động của công ty, vì vậy hiểu và quản

lý sử dụng có hiệu quả chúng giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều chi phí.Mặt khác quản lý nguyên vật liệu còn giúp cho công ty sử dụng nguyên vậtliệu tốt trong thi công và trong sản xuất bảo đảm sản phẩm mà công ty làm rađúng tiêu chuẩn chất lượng, kỹ thuật đề ra

Trong những năm gần đây do sự biến động của nền kinh tế đặc biệt là

sự biến động của giá cả thị trường thường là tăng cao không lường Vì vậy màchi phí về nguyên vật liệu tăng cao làm ảnh hưởng không nhỏ tới nguồn vốnlưu động của công ty, do đó việc quản lý và hạch toán chặt chẽ nguyên vậtliệu giúp cho công ty năng động hơn trong việc giảm chi phí, giá thành cáchợp đồng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, qua thời gian thực tập tại Công ty và tiếp xúc với thực tế cộng với sự chỉ đạo giúp đỡ nhiệt tình của các Bác, các cô, chú trong phòng Tổ chức lao động, Tài vụ, phòng Kỹ thuật,

kế hoạch của Công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh và giáo viên hướng dẫn giúp đỡ cùng với sự nỗ lực của bản thân Tôi đã đi sâu tìm

hiểu nghiên cứu công tác quản lý nguyên vật liệu và tôi đã chọn đề tài :"Nâng

cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh"

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nhằm điều chỉnh và hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tạicông ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng mà đề tài quan tâm và hướng đến là quá trình quản lý

nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh từgiai đoạn hoạch định nhu cầu cho đến tổ chức cung ứng nguyên vật liệu

- Phạm vi nghiên cứu: Quá trình quản lý nguyên vật liệu tại công tyTNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh trong quá trình hình thành vàphát triển

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài thì tôi đả sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứukhoa học khác nhau như: phỏng vấn, duy vật biện chứng, thống kê, sosánh Ngoài ra còn kết hợp các phương pháp đó với nhau

5 Đóng góp của đề tài

- Đóng góp về mặt khoa học:

+ Bổ sung về mặt lý thuyết những vấn đề về quản trị nguyên vật liệu+ Xây dựng cơ sở lý thuyết phù hợp với tình hình thực trạng của quảntrị nguyên vật liệu

+ Xây dựng các giải pháp khác nhau trong quản lý, tổ chức hệ thốngquản trị nguyên vật liệu

- Đóng góp về mặt thực tiễn:

+ Xây dựng luận cứ cho các chương trình phát triển, hoàn thiện cũngnhư nâng cao tác dụng của quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTVcấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

+ Giải đáp những đòi hỏi trong thực hiện về tổ chức quản lý điều hànhnguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

+ Giải đáp nhu cầu phát triển nội tại của quản lý nguyên vật liệu tạicông ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

có gì đáng kể Hệ thống cấp nước sinh hoạt cho nhân dân Thị xã là hệ thống

tự chảy gọi là nước máy, chưa có hệ thống xử lý Vừa khai sinh nhà máy đãxây dựng dây chuyền sản xuất với công suất 5.000m3 nước/ngày đêm vớitổng giá trị đầu tư là 10 tỷ đồng Được xây dựng trên mặt bằng với diện tích35.000 m2 tại xã Thạch Hoà nay là phường Đại Nài Lúc đó Nhà máy có 25cán bộ công nhân viên vừa xây dựng vừa tiến hành cấp nước cho nhân dânThị xã Hà Tĩnh: 2 phường và 4 xã

Đầu năm 1995 Hà Tĩnh là một trong 5 tỉnh được chính phủ phê duyệt

dự án cấp nước đô thị do chính phủ Việt Nam và AUSTRAYLIA đồng tài trợdưới hình thức không hoàn lại Tổng số vốn đầu tư là 65 tỷ đồng Trong đóvốn Việt Nam là 15 tỷ đồng và của AUSTRAYLIA là 50 tỷ đồng - Giá trị vốnđầu tư nước ngoài được quy ra hiện vật như: Máy bơm, thiết bị cơ điện,đường ống và phụ kiện các loại Dự án cấp nước có công suất là 11.000 m3nước/ngày đêm được thực hiện từ tháng 6 năm 1995 và đưa vào sử dụng ởquý 2 năm 2000 Sau khi dự án đi vào hoạt động thì Thị xã Hà Tĩnh cơ bản đã

có một hệ thống cấp nước hoàn chỉnh phù hợp với sự phát triển của đô thị

Với một dây chuyền công nghệ mới do chính phủ AUSTRAYLIA tàitrợ, đội ngũ cán bộ công nhân còn non trẻ trong nghề nghiệp Được sự giúp

đở của các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm Lãnh đạo công ty đã mở racác lớp học nâng cao tay nghề cho công nhân vận hành máy móc do chuyêngia hướng dẫn:

Lớp đào tạo vận hành máy;

Lớp dịch vụ khách hàng;

Lớp dịch vụ công cộng;

Lớp học vi tính, chương trình phần mềm kế toán, hoá đơn Sau 5 năm thực hiện chương trình dự án cấp nước, đội ngũ cán bộ côngnhân công ty ngày càng trưởng thành và nhanh chóng tiếp cận yêu cầu mà cácchuyên gia đề ra Hoạt động vận hành nhà máy đặt công suất 11.000m3 nước/ngày đêm đảm bảo chất lượng và số lượng theo quy định về tiêu chuẩn nướcsạch của Bộ Y Tế

Sau 9 năm tái lập tỉnh, địa giới Thị xã Hà Tĩnh cũng được nâng lênthành 4 phường và 6 xã Để phù hợp tình hình hiện tại thì cán bộ công nhânnhà máy đã không ngừng nổ lực tăng cường công tác quản lý nhằm đáp ứngnhu cầu cấp nước cho sản xuất và đời sống hằng ngày càng tăng của Thị xã

Hà Tĩnh Phát huy một cách tối đa công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất( 11.000m3 nước/ ngày đêm ) Để đáp ứng đựơc nhu cầu trước mắt và lâu dài -UBND tỉnh Hà Tĩnh đã quyết định số 70 QĐ / UB Ngày 24 tháng 01 năm

1997 về việc thành lập công ty cấp nước Hà Tĩnh , tiền thân là nhà máy nước

Hà Tĩnh, trực thuộc sở Xây Dựng Hà Tĩnh Công Ty cấp nước Hà Tĩnh làdoanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, thực hiện chế độ hạch toán kếtoán độc lập, có tài khoản và con dấu riêng

Đến ngày 09 tháng 6 năm 2010 nhằm hoàn thiện hơn trong quá trìnhquản lý giúp cho quá trình hoạt động của công ty thuận tiện hơn thì UBNNtỉnh Hà Tĩnh đã phê duyệt đề án chuyển đổi công ty cấp nước Hà Tĩnh từ môhình doanh nghiệp nhà nước sang công ty TNHH MTV theo QĐ số 1649/QĐ-UBND Theo quyết định này thì công ty cấp nước Hà Tĩnh sẽ được mang tên

là công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh hoạt động theo quyđịnh của luật doanh nghiệp 2005 và trực thuộc UBNN tỉnh Hà Tĩnh

Nhìn lại buổi đầu trong điều kiện còn thiếu thốn của một Công ty mớiđược thành lập Trải qua 21 năm xây dựng và phát triển cùng 2 lần thay đổitên cũng như hình thức hoạt động của công ty thì với sự phấn đấu nổ lực củaban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên Được sự quan tâm củaUBND Tỉnh, của ngành xây dựng, đến nay Công ty đã từng bước ổn định vàngày một tăng trưởng về mọi mặt Trong 21 năm xây dựng và phát triển cóthể nói thành tích nổi bật nhất của Công ty là thực hiện tuyên truyền vận độngnâng cao nhận thức về sử dụng nước sạch đến từng người dân trên địa bàn,phát triển mạng lưới cấp nước tới tận các vùng ngoại thị, vùng lân cận Đápứng nhu cầu sử dụng nước sạch của nhân dân với chất lượng, mức độ dịch vụtốt nhất

1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

- Tư vấn lập dự án đầu tư, thiết kế, giám sát thi công các công trình hạtầng kỷ thuật cấp, thoát nước và xây dựng

- Thi công xây dựng lắp đặt thiết bị công nghệ cho các công trình cấpthoát nước, xử lý nước thải.

- Thi công xây dựng công trình công nghiệp, công trình dân dụng, côngtrình thủy lợi

- Kiểm định đồng hồ đo nước lạnh

- Sản xuất kinh doanh các loại vật tư, thiết bị công nghệ chuyên ngànhcấp nước và xây dựng

1.2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh xây dựng cơ cấu

bộ máy tổ chức quản lý bao gồm :

- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc công ty

- Phó giám đốc công ty

- Kiểm soát viên

- Các Phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ:

+ Phòng Tổ chức - Lao động+ Phòng Tài vụ

+ Phòng Kỹ thuật+ Phòng Kế hoạch+ Phòng Hành chính - Tổng hợp+ Ban quản lý dự án

- Các đơn vị trực thuộc:

+ Xí nghiệp Cấp nước Thành phố+ Xí nghiệp xây lắp

+ Xí Nghiệp Cấp nước Hồng Lĩnh+ Xí Nghiệp Cấp nước Nghi Xuân+ Xí Nghiệp Cấp nước Đức Thọ+ Xí Nghiệp Cấp nước Hương Sơn+ Xí Nghiệp Cấp nước Hương Khê+ Xí Nghiệp Cấp nước Vũ Quang+ Xí Nghiệp Cấp nước Can Lộc+ Xí Nghiệp Cấp nước Cẩm Xuyên+ Nhà máy nước Bộc Nguyên

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý

Ghi chú:

(Nguồn: phòng tổ chức lao động)

- Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc công ty: Là người lãnhđạo cao nhất, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhà nước về mọi hoạtđộng kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thựchiện các quyền và nghĩa vụ được giao

- Phó Giám đốc tài chính , tổ chức -hành chính: Tham mưu cho Giámđốc về mặt tài chính, tổ chức Giúp Giám đốc điều hành công ty khi được sự

uỷ quyền

- Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Phụ trách và giám sát các lĩnh vực kỷ

thuật , chất lượng công trình Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực kỷ thuật

Chỉ đạo trực tiếp Kiểm soát quá trình Quan hệ phối hợp Chỉ đạo song hành

- Kiểm soát viên: Là tổ chức có 4 nhóm nhiệm vụ: kiểm tra tính hợppháp, trung thực, cẩn trọng của người quản lý; thẩm định các báo cáo; kiếnnghị chủ sở hữu; nhiệm vụ khác do điều lệ quy định và theo yêu cầu, quyếtđịnh của chủ sở hữu Để thực hiện 4 nhóm nhiệm vụ này, kiểm soát viên cóquyền xem xét bất cứ hồ sơ, tài liệu nào của công ty và yêu cầu người quản

lý, điều hành công ty cung cấp kịp thời và đầy đủ

- Phòng kế toán: Chức năng tham mưu cho lãnh đạo về các chính sáchtài chính kế toán , thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh, tổchức quản lý chặt chẽ vật tư , tiền vốn, tài sản của Công ty Định kỳ lập báocáo tài chính, thống kê gửi các cơ quan quản lý cấp trên

- Phòng tổ chức - lao động: Có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho lãnhđạo trong việc bố trí, sắp xếp nhân lực đào tạo cán bộ, quản lý lao động tiềnlương và chế độ chính sách người lao động,

- Phòng hành chính - tổng hợp: quản lý công tác Hành chính, quản lý

hồ sơ Cán bộ công nhân viên, theo giỏi công tác thi đua, khen thưởng, côngtác an toàn lao động và phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự an ninh trongđơn vị

- Phòng kỹ thuật: Tham mưu về các lĩnh vực kỹ thuật, chất lượng côngtrình và chất lượng sản phẩm, chất lượng vật tư hàng hoá mua về Lập phương

án thiết kế, dự toán các công trình, nâng cấp mở rộng hệ thống cấp nước vàphương án sửa chữa công trình, tài sản, thiết bị Định kỳ lập các báo cáo gửilãnh đạo và các phòng ban liên quan

- Phòng Kế hoạch: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về kế hoạch sảnxuất kinh doanh, tìm kiếm việc làm và ký kết các hợp đồng kinh tế, lập kếhoạch cung ứng vật tư đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng và kịp tiến độcông trình Lập kế hoạch phát triển mạng cấp nước, phát triển khách hàng, kếhoạch sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, tài sản Định kỳ tổng hợp số liệu, lập cácbáo cáo tình hình thực hiện kế hoạch gửi lãnh đạo và các bộ phận liên quan

- Ban quản lý dự án: Quản lý, thực hiện quá trình chuẩn bị, thực thi các

dự án mà hội đồng thành viên đề ra

- Nhà máy nước Bộc Nguyên: Tổ chức quản lý và điều hành sản xuất,đảm bảo sản xuất đủ về số lượng, chất lượng sản phẩm nước sạch Quản lý tốt

về nhân lực, tài sản thiết bị, đảm bảo công tác an toàn trong sản xuất để sảnxuất đạt hiệu quả cao

- Xí nghiệp xây lắp: Tổ chức thi công các công trình cấp nước trong vàngoài tỉnh, thi công hệ thống cấp nước đến từng hộ gia đình, cơ quan có nhucầu dùng nước Ngoài ra xí nghiệp còn triển khai nâng cấp, cải tạo, sửa chữa

hệ thống mạng cấp nước của đơn vị Tiến hành lập hồ sơ quyết toán các côngtrình thi công đúng chế độ

- Các xí nghiệp cấp nước: Quản lý quá trình sản xuất và cấp nước trênđịa bàn của mình Quản lý tốt tài sản, hệ thống mạng cấp nước do địa bànmình quản lý, tránh rò rĩ, chống thất thoát, thất thu sản phẩm.

1.3 Đặc điểm một số nguồn lực

1.3.1 Về nguồn nhân lực

Nhân lực luôn là nhân tố trung tâm cho của bất kỳ doanh nghiệp nào.Một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển thì yêu cầu đặt ra là phải có độingũ nhân lực đủ về cả chất và lượng Sau 21 năm hình thành và phát triển từ

20 cán bộ công nhân viên ban đầu thì công ty TNHH MTV cấp nước và xâydựng Hà Tĩnh đã phát triển nhân lực lên 340 người

Bảng 1.1 Bảng phân bổ nguồn nhân lực của công ty TNHH MTV cấp

6 Xí nghiệp cấp nước Cẩm Xuyên 28

7 Xí nghiệp cấp nước Can Lộc 22

8 Xí nghiệp cấp nước Hồng Lĩnh 45

9 Xí nghiệp cấp nước Nghi Xuân 11

10 Xí nghiệp cấp nước Đức Thọ 16

11 Xí nghiệp cấp nước Hương Sơn 8

12 Xí nghiệp cấp nước Vũ Quang 4

13 Xí nghiệp cấp nước Hương Khê 21

(Nguồn: Phòng tổ chức lao động)

Được phân bổ tại 13 địa điểm của công ty trong đó văn phòng công ty có

48 nhân viên chiếm 14,11%, ban quản lý dự án có 6 nhân viên chiếm 1,76%,

xí nghiệp cấp nước thành phố có 61 nhân viên chiếm 17,94%, xí nghiệp cấpnước Hương Khê có 21 nhân viên chiếm 6,17%, xí nghiệp cấp nước VũQuang có 4 nhân viên chiếm 1,17%, xí nghiệp cấp nước Hương Sơn có 8nhân viên chiếm 2,35%, xí nghiệp cấp nước Đức Thọ có 16 nhân viên chiếm

4,70%, xí nghiệp cấp nước Nghi Xuân có 11 nhân viên chiếm 3.23%, xínghiệp cấp nước Hồng Lĩnh có 45 nhân viên chiếm 13.23%, xí nghiệp cấpnước Can Lộc có 22 nhân viên chiếm 6,47%, xí nghiệp cấp nước Cẩm Xuyên

có 28 nhân viên chiếm 8.23%, nhà máy nước Bộc Nguyên có 49 nhân viênchiếm 14,41%, xí nghiệp lắp ráp có 21 nhân viên chiếm 6,17%

Biểu đồ 1.1 Tỷ lệ phân bổ nguồn nhân lực của Công ty TNHH MTV cấp nước

và xây dựng Hà Tĩnh

Một thực trạng đáng lo ngại hiện nay của nguồn nhân lực công ty TNHHMTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh đó là chất lượng đội ngũ chưa cao Tínhđến thời điểm 19 tháng 02 năm 2011 thì toàn bộ công ty chỉ mới có 42 ngườiđặt trình độ đại học chiếm 12,35% và 11 người có trình độ cao đẳng chiếm3,23% Đây là con số quá ít cho một doanh nghiệp trong thời kỳ phát triểnhiện nay Đi đôi với nó là sự già hoá của đội ngũ cán bộ công nhân viên trongcông ty Điều này dẫn tới sự sáng tạo và lớp kế cận trong công việc là hết sứckhó khăn

Đầu tư dài hạn của công ty hiện tại tập trung ở “Dự án cấp nước giaiđoạn II” Đây là dự án có chi phí đầu tư lên tới hơn 10 tỷ đồng Về tài sản lưuđộng và đầu tư ngắn hạn của công ty chủ yếu tập trung cho việc mua sắmnguyên vật liệu phục vụ sản xuất và trả lương cho công nhân viên Tài sản và

nguồn vốn của doanh nghiệp năm 2010 có sự tăng vọt đáng kể tăng từ 78.392triệu đồng lên 103.500 triệu đồng đặt mức tăng trưởng 32%.

Nguồn vốn kinh doanh của công ty được thiết lập dựa vào hai nguồn cơbản đó là: Lợi nhuận để lại nhằm tái đầu tư và nguồn vốn do ngân sách nhànước cung ứng

1.3.3 Về cơ sở vật chất kỹ thuật

Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên cơ sở vật chất của công tyTNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh được bố trí ở nhiều địa điểmkhác nhau, trải dài trên lãnh thổ tỉnh Hà Tĩnh Hiện tại trụ sở chính của công

ty được đặt tại Tỉnh lộ 17, phường Đại Nài, TP Hà Tĩnh Nằm trong trung tâmcủa thành phố với diện tích lên tới 8000m2 Trụ sở chính là địa điểm rất thuậnlợi cho quá trình kinh doanh của công ty, từ giao dịch đàm phán với kháchhàng tới quá trình đi lại của cán bộ công nhân viên

Bên cạnh đó là hồ chứa nước Bộc Nguyên nằm ở xã Cẩm Thạch huyệnCẩm Xuyên cách trụ sở chính của công ty 15 km về phía đông bắc Đây là hồnước ngọt tự nhiên có trữ lượng nước lớn thứ hai tỉnh Đủ đảm bảo cung cấplượng nước cho nhân dân TP.Hà Tĩnh và các huyện lị lân cận Từ đây thì nướcđược vận chuyển về nhà máy để xử lý qua hệ thống đường ống dẫn có đườngkính Ф 600 mm Nhà máy nước Bộc Nguyên là nơi xử lý nước thô thànhnước sạch qua các công đoạn: Lắng, lọc, xử lý hoá chất , nhà máy nước đặttại Thạch Điền - Huyện Thạch Hà - Tỉnh Hà Tĩnh, cách hồ chứa nước BộcNguyên 2 km về phía tây và cách văn phòng Công ty 10 km về phía Đông -Bắc Để có thể đãn nước từ nhà máy tới người tiêu dùng thì phải trải qua haigiai đoạn Giai đoạn 1 từ nhà máy về trạm bơm thông qua đường ống cóđường kính Ф 400 mm Giai đoạn thứ 2 là từ trạm bơm, đặt tại trụ sở chínhcủa công ty tới các khu dân cư thông qua hệ thống ống dẫn có đường kínhkhác nhau

Để có nước phục vụ quá trình sinh hoạt và sản xuất của các huyện lỵ thìcông ty còn xây dựng các đơn vị trực thuộc nằm rải rác ở các huyện lị với quy

mô hoạt động khác nhau nhằm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của người dân.Ngoài ra, công ty còn có hệ thống máy móc ống dẫn nước phục vụ choquá trình sản xuất và phân phối với công suất 11.000 m3 nước/ ngày đêm củachính phủ AUSTRAYLIA và Việt Nam đồng tài trợ

1.3.4 Về thị trường hoạt động và sản phẩm

Với nghành nghề kinh doanh đặc thù vẫn là sản xuất và cung ứng nướcsạch cho quá trình tiêu dùng và sản xuất của người dân Vì vậy sản phẩm chủyếu của công ty vẫn là nước sạch Trung bình mỗi ngày công ty sản xuất vàphân phối 8000 m3 nước, đặt doanh thu hơn 43 tỷ đồng/ năm 2010 Ngoài ra,trong những năm trở lại đây nhằm tận dụng tối đa lợi thế của mình công ty đã

mở rộng nghành nghề kinh doanh và lấn sang lĩnh vực liên quan đến xâydựng như: Tư vấn lập dự án đầu tư, thiết kế, giám sát thi công các công trình

hạ tầng kỷ thuật cấp, thoát nước và xây dựng, thi công xây dựng lắp đặt thiết

bị công nghệ cho các công trình cấp thoát nước, xử lý nước thải…Đây là lĩnhvực kinh doanh còn mới mẻ chính vì vậy bam đầu công ty cũng gặp không ítkhó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như thực hiện đơn hàng Hàngnăm lĩnh vực này mang về gần 17 tỷ đồng doanh thu (năm 2010)

Thị trường kinh doanh của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng

Hà Tĩnh chủ yếu là địa bàn TP.Hà Tĩnh và các huyện lỵ lân cận Trong nhữngnăm gần đây đặc biệt là từ khi công ty chuyển đổi laọi hình doanh nghiệp từdoanh nghiệp nhà nước sang công ty TNHH MTV do nhà nước làm chủ sởhữu thì thị trường kinh doanh của doanh nghiệp liên tiếp được mở rộng.Ngoài kinh doanh trong địa bàn tỉnh thì công ty đã mở rộng thị trường ra cáctỉnh lân cạn như: Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị… Chính nhờ điều này đãmang lại doanh thu ngày càng tăng cho doanh nghiệp qua các năm

Thị trường rộng lớn, sản phẩm đa dạng đang là bước đi đúng đắn màcông ty đang có Đây sẽ là tiền đề không nhỏ cho công ty TNHH MTV cấpnước và xây dựng Hà Tĩnh phát triển

1.3.5 Về quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm

Quy trình công nghệ mà công ty đang áp dụng trong sản xuất và phân

phối nước là quy trình khép kín với công suất thiết kế là 11.000m3 nước/ngàyđêm Đây là công nghệ của AUSTRAYLIA được sản xuất từ những năm

1995 Tuy công nghệ sản xuất không phải là tiên tiến trong giai đoạn hiện naynhưng nó vẫn phát huy tối đa vai trò sản xuất và cung cấp nước sạch của công

ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

Quá trình sản xuất và phân phối nước được bất đầu từ hồ chứa nướcBộc Nguyên Tại đây nước được bơm vào đường ống dẫn có đường kính Ф600mm Từ đó dẫn về nhà máy nước Bộc Nguyên Ở đây nước được đưa tới

"họng thu nước" nhằm tích đủ lượng nước cần thiết cho quy trình sản xuất.Tiếp theo là quá trình xử lý phèn ở bể xử lý phèn, tại đây thông qua các hoáchất chuyên dụng như: Cloramin B, Cloramin T, Hipoclorit Canxi (clo vôi),hipoclo Natri (chất tẩy và chất sát trùng), viên aqua…thì phèn được tách rakhỏi nước và bị đẩy ra ngoài ở "bể lắng lọc" Tiếp đó là quá trình xử lý clo ở

"bể xử lý clo" Đây là công đoạn quan trọng nhất của quá trình xử lý nước,chất lượng nước được quyết định phần lớn là ở quá trình này Đây cũng làcông đoạn cuối của quá trình xử lý nước Tiếp đó nước được đưa sang " bểchứa nước tại khu xử" và thông qua hệ thông bơm ở "trạm bơm khu xử lý"

nước được đưa vào đường ống dẫn có đường kính Ф 400 mm dẫn về " bể

chứa nước tại khu tăng áp" ở trụ sở chính của công ty Tại đây thông qua hệthống "trạm bơm tăng áp" và "tháp điều hoà" nước được đưa vào mạng lưới

cấp nước phục vụ nước cho quá trình sinh hoạt, sản xuất và an ninh quốcphòng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.

Sơ đồ 1.2 Quy trình công nghệ xử lý nước tại công ty TNHH MTV cấp

nước và xây dựng Hà Tĩnh

Nguồn: Phòng kỹ thuật)

Đối với các sản phẩm thuộc lĩnh vực xây dựng do mới hình thành vàchưa thực sự trọng tâm chính vì thế công nghệ sản xuất chủ yếu vẫn ở dạng đithuê theo mùa vụ, hoặc thô sơ và đơn giản

Bể lắng lọc

Bể chứa nước tại khu xử

lý

Xử lý phèn

Xử lý Clo

Trạm bơm khu

xử lý

Bể chứa nước tại khu tăng áp

Đường ống dẫn nước sạch

Trạm bơm tăng áp

Mặng

lưới cấp

nước

Tháp điều hoà

1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV cấp nước

và xây dựng Hà Tĩnh giai đoạn 2007 đến 2010

Bảng1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh trong giai đoạn 2007 đến 2010

Đơn vị tính: 1000 VNĐ

Sản lượng (m3/năm) 2.300.000 2.500.000 2.800.000 3.200.000Doanh thu 19.500.000 25.900.000 42.500.000 60.300.000

Nộp ngân sách 520.000 780.000 1.300.000 2.100.000

(Nguồn: Phòng tài vụ cung cấp)

Qua bảng số liệu ta thấy kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHHMTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh qua các năm có sự thay đổi theo chiềuhướng tích cực Biểu hiện thông qua doanh thu và lợi nhuận đều tăng mạnh quacác năm Năm 2008 doanh thu tăng 6.400 triệu đồng tương đương với mứctăng 132.8% đặt mức 25.900 triệu đồng so với 19.500 triệu đồng năm 2007.Năm 2009 doanh thu tăng 16.600 triệu đồng tương đương với mức tăng 164%đặt mức 42.500 triệu đồng Năm 2010 doanh thu tăng 17.800 triệu đồng tươngđương với mức tăng 141% đặt mức 60.300 triệu đồng

Biểu đồ 1.2 Mức tăng trưởng doanh thu trong giai đoạn 2007 - 2010

Bên cạnh đó thì lợi nhuận cũng có sự gia tăng đáng kể Năm 2008 lợi nhuận từhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặt được là 450 triệu đồng tăng 200triệu đồng tương đương với mức tăng 180% so với năm 2007 Năm 2009 lợinhuận tăng 410 triệu đồng tương đương với mức tăng 191% so với năm 2008đặt mức 860 triệu đồng Năm 2010 lợi nhuận của công ty đặt 1.400 triệu đồngtăng 540 triệu đồng tương đương với mức tăng 163% so với năm 2009

Biểu đồ 1.3 Mức tăng trưởng lợi nhuận giai đoạn 2007 - 2010

Có được thành quả này là sự cố gắng phấn đấu nổ lực không ngừng củatoàn bộ cán bộ công nhân viên công ty nhằm phát triển mạng lưới tiêu thụ nướccũng như hoạt động kinh doanh của các nghành nghề khác trong suốt nhữngnăm vừa qua

Doanh thu và lợi nhuận của công ty được hình thành thông qua hainguồn: Thứ nhất là từ sản xuất, phân phối nước cho quá trình sinh hoạt, sảnxuất và an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh; Thứ hai là từ các hoạtđộng kinh doanh liên quan tới lĩnh vực xây dựng trên địa bàn trong và ngoàitỉnh Tuy nhiên cơ cấu, tỷ trọng về doanh thu và lợi nhuận từ hai nguồn nàyqua các năm khác nhau là khác nhau Tỷ trọng của doanh thu và lợi nhuận củalĩnh vực xây dựng có sự gia tăng đáng kể Năm 2007 tỷ trọng của doanh thu

từ sản xuất và kinh doanh nước và doanh thu từ hoạt động xây dựng lần lượt

là 87.69% và 12.31% Năm 2008 là 78.38% và 21.62% Năm 2009 là 75.29%

và 24.71% và năm 2010 là 71.97% và 28.03%

Bảng 1.4 Bảng phân phối tỷ trọng doanh thu

Đơn vị tính: 1000.000 VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Doanh thu từ sản xuất

và kinh doanh nước

(Nguồn: Phòng Tài vụ công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh)

Tuy nhiên do hoạt động xây dựng được tiến hành chủ yếu thông qua thuê,mướn máy móc và công nghệ Chính vì vậy chi phí cho các hoạt động nàytương đối cao Do đó mặc dù doanh thu liên tục tăng trong những năm vừaqua và đặt mức khá cao Nhưng lợi nhuận thu về chưa đáp ứng mong mỏi vàtiềm lực của công ty đang có

Đối với nghĩa vụ ngân sách nhà nước thì công ty luôn hoàn thành xuấtsắc, với mức nộp tăng đều qua các năm Năm 2008 công ty nộp vào ngân sáchnhà nước 780 triệu đồng tăng 260 triệu đồng tương đương với mức tăng150% Năm 2009 nộp ngân sách nhà nước 1.300 triệu đồng tăng 520 triệuđồng tương đương với mức tăng 167% Năm 2010 công ty nộp ngân sách nhànước 2.100 triệu đồng tăng 800 triệu đồng tương đương với mức tăng 161%

Biểu đồ 1.4 Biểu đồ tăng trưởng nộp ngân sách nhà nước giai đoạn từ 2007

đến 2010

Đối với thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty trong giai đoạn

từ năm 2007 đến 2010 thì đã có những chuyển biến đàgs kể theo chiềuhuwngs tích cực Năm 2007 thu nhập bình quân của đội ngũ cán bộ công nhânviên chỉ đặt mức 735000 VND tức là chỉ hơn mức lương cơ bản Tuy nhiênsau đó 1 năm thì con sôd đó đã là 1323000 VND đặt mức tăng trưởng 80%.Năm 2009 mức thu nhập bình quân đặt 2529000 tăng 91,1% Năm 2010 lànăm đánh dấu bước ngoặt trong hoạt động kinh doanh của công ty Mô hìnhkinh tế của công ty được chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công tyTNHH MTV do nhà nước nắm quyền chủ sở hữu Chính điều này đã đẩy thunhập của đội ngũ công nhân viên lên 4117000 VND Tức là tăng 63,8% so vớinăm 2009 Mức thu nhập trung bình của nhân viên công ty tăng liên tục quacác năm phản ánh rõ nét tình hình kết quả kinh doanh khá tốt trong giai đoạnnày của công ty

Biểu đồ 1.5 Mức tăng trưởng thu nhập bình quân/người giai đoạn 2007 đến

2010

PHẦN II THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP NƯỚC VÀ XÂY DỰNG HÀ TĨNH

2.1 Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH MTV cấp nước và xây dựng Hà Tĩnh

2.1.1 Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

Xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên của công tác quản trị nguyên vậtliệu Nó có vai trò then chốt giúp cho quá trình quản trị nguyên vật liệu ở cáccông đoạn tiếp theo được thực hiện dể dàng và chính xác hơn Hiểu được vaitrò và vị trí của quá trình xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu Công ty TNHHMTV cấp nước Hà Tĩnh đã thiết lập hai hệ thống cơ bản đó là: Xây dựng côngtác định mức và xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng

Thứ nhất: Xây dựng công tác định mức Theo chức năng, nhiệm vụ được

giao Phòng Tài vụ quản lý quá trình cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh,nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, nguyên vật liệu phụ…Việc lập kế hoạchcung ứng vật tư do phòng đảm nhận Kế hoạch được thiết lập dựa trên ba tiêuchí:

- Căn cứ nhu cầu về chủng loại và khả năng của nhà cung ứng cho quátrình sản xuất kinh doanh của công ty

- Căn cứ vào lượng tồn kho thực tế đầu năm kế hoạch

- Căn cứ vào hệ thống định mức kinh tế kỷ thuật đang áp dụng Hiện tạicông ty đang sử dụng tổng hạn mức cho phép là 101,5% nhằm đưa ra tỷ lệ dôiphòng trừ trường hợp sai sót, hư hỏng

Từ đó phòng Tài vụ sẽ lên kế hoạch mua vật tư với tỷ lệ 101,5% so vớiđịnh mức phòng khi thiếu hụt Sau khi kế hoạch được hoàn thành thì trình choGiám đốc công ty phê duyệt Để đảm bảo quá trình thực hiện và lập kế hoạchđược tiến hành thống nhất và chính xác thì yêu cầu các đơn vị liên quan cầnthực hiện theo hai quy định cơ bản:

- Mức dự trữ nguyên vật liệu theo quy định hàng năm của Công ty

- Vật tư mua phục vụ sản xuất được mua theo tháng, quý

Sản phẩm chính của Công ty là sản xuất ra nước sạch phục vụ nhân dân

và để sản xuất ra cũng như tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi kèm theo rất nhiềunguyên vật liệu và cách thức hoạt động của mỗi bộ phận, mỗi khâu khácnhau Vì vậy phòng vật tư phải có cách xác định riêng:

QiA = ĐMi x SLA

Trong đó:

- QiA : cầu nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm A trong kỳ kế hoạch

- ĐMi: Định mức loại nguyên vật liệu i cần sản xuất

- SLA: Sản lượng sản phẩm A được sản xuất trong năm kế hoạch

Định mức nguyên vật liệu được xây dựng và công bố hàng năm dựa trên

cơ sở định mức của cả năm trước, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực dâychuyền công nghệ, khả năng của người lao động trực tiếp sản xuất, trình độ

kỷ thuật công nghiệp, quy trình sản xuất sản phẩm

Dựa trên các tiêu chí và phương pháp trên thì phòng Tài vụ đã đưa ranhu cầu nguyên vật liệu đối với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh nước sạchcho năm 2011 như sau:

Hình 2.1 Nhu cầu nguyên vật liệu năm 2011

(Nguồn:Phòng Tài vụ cung cấp)

Thứ hai, xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng Xác định lượng

đặt hàng tối ưu, hợp lý là yếu tố rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến nhiềuchi phí kèm theo, nếu đặt hàng số lượng nhiều thì giảm được số lần đặt hàng,giá cả thấp hơn thì tiết kiệm được chi phí trong đặt hàng Tuy nhiên nếu đặtmua hàng quá nhiều thì việc lưu kho lớn, chiếm dụng nhiều vốn ảnh hưởngđến khả năng thanh toán của Công ty Ngược lại nếu đặt quá ít đẫn đến chi phíkinh doanh lưu kho giảm nhưng vẫn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao

vì chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua và vận chuyển lớn, khôngđược giảm giá khi mua hàng

Việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắnliền với sản xuất Bởi căn cứ theo mùa và việc sản xuất cũng như tiêu thụnước mà lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, đồng thời dựa trên cơ sở kiểm tralượng tồn kho rồi mới đề xuất khối lượng, số lượng, chủng loại Sau khi xácđịnh lượng đặt hàng bước tiếp theo phải lựa chọn nhà cung ứng sao cho cóchất lượng đảm bảo, đáp ứng yêu cầu kỷ thuật, phương thức thanh toán phùhợp

Biểu mẩu 2.1 Biểu mẫu đặt hàng

1/ Tên hàng, số lượng, đơn giá

TT Tên, chủng loại vật tư Đvt SL Đơn giá Thành tiền

2/ Quy cách chất lượng hàng hoá

3/ Phương thức thanh toán

(Nguồn: Phòng tài vụ cung cấp)

2.1.2 Công tác mua sắm nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm của Công ty mà phòng Tài vụ lên kế

hoạch, dự trù nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất cũng như chọn nhà cungứng phù hợp hơn đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đúng chủng loại, đáp

ứng yêu cầu kỷ thuật, đúng thời gian và giá cả phù hợp Để công tác mua sắmnguyên vật liệu được thực hiện một cách tối ưu nhất thì yêu cầu phòng tài vụphải thực hiện tốt mọi quá trình từ tìm kiếm nhà cung ứng, lựu chọn nhà cungứng, thương lượng và đặt hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng cho đến côngtác thanh toán của công ty.

Thứ nhất, tìm kiếm nhà cung ứng Phòng Tài vụ Công ty tìm kiếm nhà

cung ứng trên tất cả các phương tiện thông tin đại chúng như internet, tờ rơi,quảng cáo, giới thiệu chào hàng, báo giá, báo chí, giới thiệu của công ty trongngành…để có thể tìm ra nhà cung ứng với chi phí hợp lý nhất Việc tìm kiếmnhà cung ứng phải đáp ứng một số những yêu cầu sau:

- Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chấtlượng sản phẩm và quy trình sản xuất sản phẩm

- Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuấtcủa công ty

- Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty

- Ngoài ra còn một số yếu tố nữa như: sự hỗ trợ trong quá trình vậnchuyển, thái độ phục vụ, sự giúp đỡ về thông tin…

Hiện nay các nhà cung ứng chính mà công ty đang hợp tác trong quátrình cung ứng nguyên vật liệu đầu vào như: Công ty nhựa Hải Phòng Đều

là những nhà cung ứng có uy tín và đã hợp tác lâu dài với công ty Tuy nhiên,bên cạnh những doanh nghiệp đó thì yêu cầu công ty cần phải tìm kiếm thêmcho mình những nhà cung ứng mới nhằm đáp ứng tốt hơn và tránh sự phụthuộc quá lớn vào một hay vài nhà cung ứng

Bảng 2.1 Danh mục nhà cung ứng nguyên vật liệu

2 Công ty hóa chất Thạch Anh Hóa chất clo

4 Công ty xây dựng Việt Đức Phương tiện xây dựng

5 Công ty hóa chất Hà Nội Hóa chất khử phèn

6 Công ty xây dựng giao thông Miền Trung Thiết bị xây dựng

(Nguồn: Phòng kế hoạch cung cấp)

Thứ hai, lựa chọn nhà cung ứng Thông qua những thông tin về nhà

cung cấp mà cán bộ phòng Tài vụ thu thập được, công ty tiến hành đánh giá

và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất Các tiêu chí mà công ty sử dụng đểđánh giá nhà cung ứng:

- Năng lực sản xuất kinh doanh, đây là tiêu chí cơ bản để doanh nghiệplựa chọn nhà cung ứng Năng lực sản xuất kinh doanh tốt thì khả năng cungứng nguyên vật liệu sẽ đảm bảo chất lượng và giao hàng đúng thời hạn Bêncạnh đó nó đảm bảo cho nhà cung ứng cung cấp khối lượng nguyên vật liệulớn nếu công ty cần Từ đó giúp cho công ty chủ động hơn trong công tác sảnxuất kinh doanh.

- Trình độ công nghệ: phản ánh mức độ, khả năng sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Đây là yếu tố quyết định chất lượng cũng như mẫu mãnguyên vật liệu mà họ sản xuất ra

- Quy mô sản xuất: Cùng với năng lực sản xuất kinh doanh thì đây là tiêuchí phản ánh khả năng cung ứng các đơn đặt hàng có khối lượng lớn của nhàcung ứng mà doanh nghiệp cần xem xét trong quá trình lựa chọn nhà cungứng

- Năng lực tài chính, để tránh những tình huống xấu nhất do nhà cungứng không đủ khả năng tài chính trong quá trình hoạt động dẫn tới đơn hàngcủa công ty mình bị hủy bỏ hoặc gặp trở gại thì yêu cầu công ty cần phải xemxét khả năng tài chính thật kỹ lưỡng trong qua trình lựa chọn nhà cung ứng

- Các khách hàng chính của nhà cung cấp Nếu công ty chưa thật sự làmtốt và đánh giá nhà cung ứng chặt chẽ thì có thể dựa vào danh mục các đối táccác khách hàng chính mà nhà cung ứng đang thực hiện Thông thường cáccông ty các doanh nghiệp có kinh nghiệm trong lựa chọn nhà cung ứng sẽđánh giá rất cao việc nhìn nhận tiêu chí này

- Thị phần/ thị trường Thị phần và thị trường mà doanh nghiệp đang cóđang hoạt động phản ánh khả năng năng lực kinh doanh của doanh nghiệp đó

Từ đó cũng phản ánh năng lực cung ứng nguyên vật liệu cho công ty mình.Đôi khi một số nhà cung ứng có năng lực cũng như thị phần trên thị trườnglớn Tuy nhiên thị trượng tại địa bàn của công ty mình không phải là thịtrường trọng điểm thị trường mục tiêu của họ, điều đó sẽ làm cho khả năngquan tâm tới mình bị giảm sút

- Tình hình xây dựng và áp dụng chính sách về chất lượng Công nghệtiên tiến tuy nhiên nang lực quản lý hay tình hình xây dựng và áp dụng chínhsách về chất lượng yếu kém thì nó sẽ làm cho chất lượng sản phẩm chất lượngnguyên vật liệu không đảm bảo

Việc thu thập những thông tin này do phòng vật tư chịu trách nhiệm

- Các phương thức đánh giá được tiến hành theo các cách sau:

+ Gửi phiếu điều tra tới nhà cung cấp

+ Trực tiếp gặp nhà cung cấp để thu thập thông tin

+ Thông qua phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua các nhà cung cấpkhác

+ Tình hình ký đơn đặt hàng, và kết quả kiểm tra mẫu chào hàng, giá cả,tiến độ giao hàng của nhà cung ứng.

Quá trình lựa chọn nhà cung ứng phải được thực hiện thông qua các tiêuchí trên và phải luôn đảm bảo tính tối ưu nhất cho công ty

Thứ ba, thương lượng và đặt hàng Việc mua nguyên vật liệu từ các nhà

cung cấp được công ty phân công cụ thể cho phòng Vật tư: mua nguyên vậtliệu chính và phụ liệu từ trong nước và ngoài nước theo tiêu chuẩn về nguyênvật liệu của công ty và đối tác đề ra Đồng thời phòng Tài vụ có nhiệm vụthực hiện theo dõi quá trình mua nguyên phụ liệu và phân phát tới từng địađiểm cần thiết như Xí nghiệp, xưởng xơ khí, nhà máy…Trong quá trìnhthương lượng và đặt hàng nếu có bất kỳ biến động nào liên quan đến chấtlượng, số lượng, giá cả nguyên vật liệu thì phòng Vật tư phải nhanh chóngtiến hành tìm nguyên nhân và thông báo cho ban giám đốc để tìm giải phápkhắc phục kịp thời

Thứ tư, đàm phán và ký kết hợp đồng Sau khi lựa chọn được các nhà

cung ứng chính thức, công ty tiến hành hoạt động mua sắm, một trong nhữngkhâu chiếm vị trí rất quan trọng không thể thiếu trong quá trình mua sắm đó làquá trình thương lượng và đàm phán giữa hai bên Đây được coi là khâu quyếtđịnh tới sự thành công và hiệu quả của một quá trình mua sắm

Trong quá trình tìm hiểu thông tin về nguyên vật liệu đã có nhưng thôngtin cần thiết qua bản báo giá, thư ngỏ… nhưng vẫn có những vấn đề cần phảibàn bạc lại để phù hợp với khả năng chi trả và những hoạt động sản xuất tạithời điểm mua sắm của cả hai bên Nếu đàm phán không thành công thì haibên sẽ hẹn đàm phán vào một thời gian nhất định (thường là ngày gần nhất cóthể) Đối với Công ty cấp nước Hà tĩnh nói riêng và với những công ty hoạtđộng sản xuất đã lâu năm thì việc đàm phán với những nhà cung ứng cũ sễdiễn ra nhanh hơn, và thường thì có thể thực hiện một cách gián tiếp thôngqua fax, điện thoại hay thực hiện trên các hợp đồng trước đây với sự thay đổi

về quy mô, số lượng…Đối với những nhà cung cấp mới thì việc đàm phán sẽphức tạp hơn Về phía công ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng và lựa chọn hìnhthức đàm phán phù hợp với điều kiện của hai bên (nhưng thường là trực tiếp)

để có thể đi đến thỏa thuận Nếu sau khi đàm phán thành công thì sẽ đi đến kýhợp đồng

Hợp đồng được ký kết dưới dạng văn bản trong đó trình bày cụ thể về nộidung mua bán, hình thức mua, hình thức thanh toán, quyền hạn và tráchnhiệm mỗi bên…đã được hai bên thống nhất với nhau trong đàm phán,thương lượng Hợp đồng mua nguyên vật liệu do phòng vật tư dự thảo trìnhlên Giám đốc để tiến hành ký kết

Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, phòng vật tư tiếp tục theo dõi quátrình thực hiện hợp đồng của hai bên, qua đó nếu phát sinh những sai sót