Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH xây dựng và TM QUANG VINH

Có rất nhiều giải pháp đã được lựa chọn nhưng yếu tố thenchốt quyết định vẫn là uy tín và kinh nghiệm của doanh nghiệp với đối tác .Vớiphương châm trên cty TNHH XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI QUA

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển chung của thế giới, nền kinh tế Việt Namcũng đang từng bước đi lên Trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần vận hànhtheo kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủnghĩa, nhà nước ta chủ trương giao cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tếquyền được tự hạch toán để phát huy tính tự chủ của mình Bên cạnh đó, ViệtNam đã chính thức là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế WTO Điều đó

có nghĩa là xu thế hội nhập và toàn cầu hóa kinh tế Việt Nam nói chung và cácdoanh nghiệp Việt Nam nói riêng

Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mìnhtrên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị saocho phù hợp với điều kiện thị trường Như vậy mới có thể góp phần khôngngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Vì bộmáy quản trị là cơ quan đầu não của doanh nghiệp, là nơi đưa ra các chủ trươngchính sách, đường lối hoạt động cho toàn doanh nghiệp

Xuất phát từ thực tế bộ máy quản trị nói chung và của công ty TNHH xây dựng

và thương mại Quang vinh nói riêng, em quyết định chọn đề tài “Giải pháp hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH xây dựng và thương mạiQuang vinh” làm nội dung cho báo cáo thực tập của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu thực tế cơ cấu bộ máyquản lý tại Công ty TNHH xây dựng vàthương mại Quang vinh Qua đó thấy được những ưu điểm, nhược điểm của cơcấu bộ máy quản lý và rút ra bài học kinh nghiệm trong công tác này

Đề xuất với lãnh đạo Công ty Quang vinh một số ý kiến nhằm xây dựng

và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHHxây dựng và thương mại Quang vinh

Phạm vi nghiên cứu: Báo cáo chỉ nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý giới hạn trong phạm vi Công ty Quang vinh thời gian từ năm 2007 trở lạiđây

Phần 1 :Tổng quan về CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG & TM QUANG VINH

1.1 Tổng quan về công ty TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI QUANGVINH

1.1.1 Lịch sử hình thành

Sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế , từ cơ chế kinh tế hoá tập trung lên kinh tế thịtrường đã tạo cho doanh nghiệp trẻ nước ta có điều kiện thuận lợi trong việc kinhdoanh Sự chuyển đổi này đã thổi một luồng sinh khí mới cho các doanh nghiệp

có cơ hội vươn lên phát triển và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoàinước Đã có không ít các doanh nghiệp đã không chịu nổi sự khắc nghiệt củanền kinh tế thị trường nên đã không tránh khỏi giải thể Nhưng cũng có nhiềudoanh nghiệp rất nhạy bén Với sự khuyến khích đàu tư của nhà nước , nhiềudoanh nghiệp đã được thành lập để phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay ,nhất là trong quá trình hội nhập hoá và toàn cầu hóa như hiện nay , điều này đãlàm tăng tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và giữa các thànhphần kinh tế khác Có rất nhiều giải pháp đã được lựa chọn nhưng yếu tố thenchốt quyết định vẫn là uy tín và kinh nghiệm của doanh nghiệp với đối tác Vớiphương châm trên cty TNHH XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI QUANG VINH

đã và đang phát triển trở thành một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả

Công ty TNHH XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI QUANG VINH giấy chứngnhận kinh doanh số 2900759241 do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch vàĐầu Tư Tỉnh Nghệ An cấp ngày 29- 06-2005,với chức năng nhận cung cấp muabán các thiết bị máy móc Công nghiệp và Xây dựng , bên cạnh đó công ty còn lànhà thầu có thể đáp ứng được mọi yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng từ khâu

Tư vấn-Thiết kế-Thi công, Bảo hành trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiệnnay Với những lĩnh vực hoạt động cốt yếu :

Ngành nghề kinh doanh chính:

- Chuyên xây dựng và trang trí nội thất cho các công trình chất lượng cao

- Sử dụng vật liệu cao cấp, thi công đúng quy trình của nhà sản xuất qui định

- Sản xuất các loại máy cơ khí công cụ

- Đào tạo cán bộ, công nhân ngành chế tạo máy

- Xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp

- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, cơ sở hạ tầng

-Nghiên cứu phát triển công nghệ

Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân ,

có quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định , hoạt động theo điều lệ của công tyTNHH Công ty không chỉ chú tâm vào cải tiến công nghệ , thiết bị thi công

mà còn quan tâm đến xây dựng đội ngũ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi , độingũ công nhân có tay nghề cao , với kĩ thuật chuyên sâu Chủ trương củacông ty là luôn luôn có gắng để kiện toàn công tác quản lý chất lượng sản phẩm

và thiết bị cung ứng

Bên cạnh đó ta cũng không thể không nhắc đến những khó khăn của công

ty Trong bối cảnh phát triển nền kinh tế của đất nước Công ty CÔNG TY TNHHXÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI cùng với các doanh nghiệp trong cả nước đều

có sự cạnh tranh gay gắt do sự khắc nghiệt của thị trường , nhạy bén thì tồn tạikhông nhạy bén thì rất dễ dàng bị giải thể Do công ty luôn phải đối phó với tìnhhình thanh toán chậm khi công trình đã hoàn thành ảnh hưởng tới nguồn vốn Song với kinh nghiệm và sức mạnh cùng với đội ngũ cán bộ công nhân cótrình độ chuyên sâu kết hợp với trang thiết bị hiện đại của công ty Công tychắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ không ngừng vươn lên ngang bằngcác doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới

1.1.2 Quá trình phát triển

- Giai đoạn 2005 - 2007: Đây là giai đoạn xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạtầng của công ty để đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh ,giai đoạn này công tygặp không ít khó khăn, có những lúc tưởng chừng không vượt qua được Nhưngcông ty dần dần vượt qua được khó khăn tồn tại và phát triển như hiện nay,khẳng định vị trí hàng đầu của mình trong ngành cơ khí Việt Nam nói chung vàngành chế tạo máy công cụ nói riêng Điều này chứng minh những bước đi đúngđắn của ban lãnh đạo cty

- Giai đoạn 2007 - 2010: Được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Công Thương

và Tổng công ty máy và thiết bị công nghiêp Nhiều mặt hàng mới có giá trịphục vụ nền kinh tế được chấp nhận và đứng vững trên thị trường với số lượngngày càng lớn, tạo ra sự tăng trưởng rõ rệt, với hiệu quả sản xuất kinh doanh từ

2007 trở lại đây ngày càng cao đã góp phần ổn định đời sống của công nhân nhàmáy, thu nhập bình quân tăng dần hàng năm, đến năm 2010 thu nhập bình quânđạt 1.500.000 VND/người/tháng

- Hiện nay, công ty đang thực hiện dự án nâng cấp thiết bị đầu tư pháttriển, đổi mới thiết bị để nâng cao khả năng sản xuất và mở rộng thị trường, đặcbiệt trong lĩnh vực sản xuất máy công cụ, thiết bị toàn bộ các nhà máy đường, ximăng, các trạm bơm cỡ lớn

Nhìn về tương lai Công ty TM Quang vinh đang đứng trước vận hội vàthách thức lớn đó là việc Việt Nam đã là thành viên tổ chức thương mại Thếgiới (WTO) với tình hình đó, công ty TM Quang vinh đã đặt ra cho mình 5chương trình sản xuất lớn đó là:

* Sản xuất máy công cụ phổ thông có chất lượng cao với tỷ lệ máy mócngày càng được công nghiệp hiện đại

* Sản xuất thiết bị toàn bộ, đấu thầu thực hiện các dự án đầu tư cung cápthiết bị dưới hình thức BOT (xây dựng vận hành kinh doanh và chuyển giao) hay

BT (xây dựng và chuyển giao)

* Sản xuất phụ tùng máy móc công nghiệp, sản xuất thiết bị lẻ

* Sản xuất thép xây dựng và kim khí tiêu dùng

* Sản xuất sản phẩm đúc, cung cấp cho nhu cầu nội bộ nền kinh tế quốcdân và xuất khẩu

Thực hiện thành công năm chương trình này sẽ tạo ra sức mạnh cạnh tranhtrong nước và tạo ra năng lực để ngành cơ khí chế tạo máy nói chung và Công ty

TM Quang vinh nói riêng vươn ra thị trường quốc tế thông qua con đường xuấtnhập khẩu máy móc.

Muốn vậy thì công ty TM Quang vinh phải được đầu tư trong dài hạn cả vềkhoa học công nghệ, đào tạo đội ngũ có năng lực, cải tiến và đổi mới quá trìnhsản xuất, xây dựng hệ thống tổ chức phù hợp với chiến lược phát triển của mình.Cần phải có những chiến lược sản xuất kinh doanh dài hạn, đặc biệt trong giaiđoạn 2010-2015, cần tạo dựng một chiến lược phát triển thị trường để nâng cao

uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế Cần hướng việc sảnxuất nhằm thoả mãn nhu cầu của thị trường Đồng thời lường trước được nhữngrủi ro trong kinh doanh có thể xảy

1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG

và TM QUANG VINH

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Trợ lý giúp việc

Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật KHCN.CLSP

Giám đốc

Phó giám đốc phụ trách điều hành sản xuất

TT.KT - ĐHSX

P Quản lý CLSP

Phòng bảo vệ

X.Kết cấu thép

BP chế tạo C.bị D.cụ gá lắp

X Lắp ráp

Qua sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chứctheo kiểu trực tuyến chức năng Với sơ đồ này toàn bộ hệ thống quản lý đượcchia thành nhiều chức năng căn cứ vào trình độ chuyên môn cũng như các điềukiện của lao động quản lý.

Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiêu trực tuyến chức năng một mặtcho phép người thủ trưởng được sự giúp sức của các phòng chức năng, cácchuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giảipháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn

đề ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủtrưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ,kinh nghiệm làm việc của các Phó giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũngthúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong Công ty.Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đượcthủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dướitheo tuyến đã quy định Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm thammưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chứcnăng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểmsản xuất kinh doanh của Công ty Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũngnhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty Tuy nhiên để góp phần nâng caohiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản trị của Công ty cân được cải tiếnngày càng hoàn thiện hơn Để hiểu hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của banlãnh đạo cũng như các phòng ban trong Công ty

Ở Công ty hiện nay ban lãnh đạo bao gồm một chủ tịch Công ty kiêm Giám đốc

và ba Phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau

Bảng 1.2.1 a:Trình độ, số lượng ban lãnh đạo Công ty

số

Trìnhđộ

Ngành Tuổi

<40

Tuổi45-50

Mặt khác toàn bộ ban lãnh đạo Công ty đều đã qua các lớp bồi dưỡng và lý luậnchính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoạingữ Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong nền kinh tế thị trường có sựcạnh tranh gay gắt hiện nay không ngừng đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phảivững về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về quản lý pháp luật vàngoại ngữ mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả

Trong ban lãnh đạo Công ty hiện nay có tới 4 người trong độ tuổi 40- 50 Đây làmột thuận lợi cho Công ty vì kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý cũng như sựnăng động sáng tạo họ có gắng bó lâu dài với Công ty trong những năm tới.Trình độ và tuổi đời: Khi đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cáphòng ban chức năng thì trình độ và tuổi đời là 2 chỉ tiêu vì quan trọng Đối vớivăn phòng giám đốc thể hiện bảng sau:

Bảng1.2.1 b : Trình độ và tuổi đời cán bộ trong văn phòng giám đốc

số

Trìnhđộ

Ngành Tuổi

<40

Tuổi45-50

Tuổi

đề có liên quan trong nội bộ công ty Với kiểu cơ cấu này có mối quan hệtheo chiều dọc và chiều ngang

- Quan hệ theo chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanhtrong công ty gọi là hệ thống quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thểhiện từ trên xuống gọi là quan hệ theo chiều dọc Quản lý điều hành dọc từcấp trên xuống các phòng ban và xuống các xí nghiệp sản xuất Cán bộquản lý đảm nhiệm một số nhiệm vụ, một số khâu nhất định phù hợp vớinăng lực, sở trường của từng người

Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng, ban chuyên mônnghiệp vụ này chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động củađơn vị mình Trên cơ sở chuyên môn năng lực của mỗi nhân viên trong mỗiphòng ban, trưởng phòng sẽ phân công công việc cho từng người và người

đó sẽ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng Tuy nhiên việc phân công công

việc đôi lúc chưa đúng người đúng việc dẫn đến hiệu quả công việc chưacao Trong quá trình giải quyết công việc các bộ phận chức năng đều phảibáo cáo với cấp trên, nhưng mặt này cũng không được kịp thời Mặt kháccông ty đã đề ra một số quy chế quản lý như: quy chế phân cấp tài chính,quy định về quản lý hợp đồng và một số quy định khác về tuyển chọn laođộng Mục đích là nhằm giám sát toàn bộ hoạt động của các khối để khi đềxuất với giám đốc công ty, đều được giám đốc đưa xuống các phòng banchức năng xem xét trước khi quyết định.

Qua sơ đồ tổ chức ta thấy công ty có 7 phòng ban và các xí nghiệp,chịu trách nhiệm điều hành chung là các trưởng phòng, giám đốc xínghiệp Đi sâu cụ thể từng phòng ban, xí nghiệp ta thấy mỗi người có mộtnhiệm vụ nhất định được cấp trên giao phó và người đó phải có nghĩa vụthực hiện chẳng hạn: phải thu thập, chính lý, bổ sung những thông tin banđầu về một số lĩnh vực, một số vấn đề được quy định trước, sau đó báo cáocho trưởng phòng, trưởng phòng có nhiệm vụ xử lý các thông tin ấy để đề

ra các quyết định giải quyết công việc

Về hợp tác giữa các phòng ban chức năng ở công ty vẫn còn thả lỏng,trong khi làm việc vẫn còn duy trì phong cách quan liêu, chưa có tác phongcông nghiệp Trong quá trình phân tích công việc có lúc thủ trưởng này sửdụng kết quả của nhân viên ở bộ phận khác, hoặc tài liệu kết quả của bankia Như vậy việc chậm trễ hoặc sai sót và thiếu chính xác ở các phòngban này sẽ dễ dàng lan truyền ra các phòng ban khác, và một loại sai sót,thiếu chính xác kéo theo, do đó sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh của công ty

Việc bố trí các cấp theo chiều dọc như trên giúp giám đốc công tynắm sát được các hoạt động của công ty Tuy nhiên kiểu bố trí như vậycũng bộc lộ nhược điểm như: thời gian xử lý các thông tin thường chậm, vìphải thông qua các phòng ban chức năng rồi mới tới phân xưởng và cuốicùng mới tới người công nhân Giữa các phòng ban trong công ty nếukhông phối hợp tốt, không nhịp nhàng ăn ý thì sẽ dẫn đến chồng chéo, thậmchí có thể trái ngược nhau hoặc hiểu sai vấn đề trong việc ban hành các chỉthị hướng dẫn

- Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý được chia rathành nhiều chức năng và phân công lao động sao cho đúng người, đúng

việc Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹnăng, kỹ xảo, cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý, phânnhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào một bộ phận, từ đó thành lậplên các phòng ban, các phòng ban này có trọng trách phân công cho các laođộng trong phòng Quan hệ theo chiều ngang yêu cầu các phòng ban phải

có sự phối kết hợp với nhau trong việc giải quyết công việc Tuy nhiên mốiquan hệ này tại công ty nhiều lúc chưa ăn khớp dẫn đến công việc bị ùn tắc

Muốn khắc phục tình trạng này phải có phương hướng giải quyết như:Định rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho từng người, từng phòngban, phân xưởng rõ ràng tránh tình trạng bị chồng chéo công việc và tránh

bị đùn đẩy, ỷ lại

1.2.2 Chức năng nhiêm vụ, quyền hạn của từng bộ phận

Văn phòng công ty: có nhiệm vụ tập hợp, lưu trữ, quản lý, chuyển thôngtin, văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài công ty, truyền đạt ý kiến, chỉ thịcủa ban giám đốc xuông các cá nhân đơn vị Chủ trì tổ chức, điều hành, thựchiện các hội nghị

Phòng tổ chức

-Chức năng: Giúp giám đốc Công ty ra các quyết định, quy định, nội quy, quychế về lao động tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với ngườilao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự

+ Nghiên cứu đề xuất các chủ trương, biện pháp, chương trình cải tiến bộ máyquản lý nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn

Phòng tài chính kế toán, thống kê

-Chức năng: Giúp giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán,thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo quy chế quản

lý của Nhà nước ban hành

-Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Tổ chức cơng tác kế tồn, cơng tác thống kê và bộ máy kế tốn thống kê phùhợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Cơng ty theo yêu cầu đổi mới của cơchế quản lý, khơng ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và cơng tác kế tốn thống kê.+ Tổ chức ghi chép, tính tồn và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ tồn bộ tàisản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty.

+ Tính tốn và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước,các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Cơng ty và thanh tốn đúng hạn các khoảntiền vay, cơng nợ phải thu, phải trả

+ Thực hiện chế độ thành tốn tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.Tạm ứng và thanh tốn tiền lương của cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty đúng

+ Hợp đồng bán hàng: Thiết lập và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế củaCơng ty ký kết với các khách hàng và nhà thầu liên quan đến sản xuất kinhdoanh cung ứng vật tư, thiết bị, vận tải… Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lýbán hàng của Cơng ty Theo dõi, đơn đốc các phịng ban và các cá nhân trong vàngồi Cơng ty cùng khách hàng nghiêm túc thực hiện đúng các điều khoản đãcủa hợp đồng kinh tế đã ký kết

Phịng nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án: cĩ nhiệmvụ nghiên cứu chiếnlược phát triển của ngành do Đảng và Nhà nước định hướng cũng như địnhhướng phát triển của cơng ty sao cho phù hợp với cơ chế thị trường trong vàngồi nước, từ đĩ xây dựng phương án đáa tư phát triển đảm bảo huy động hếttiềm năng của cơng ty, đồng thời tìm ra những nguồn huy động vốn đầu tư trongcũng như ngồi nước

Phịng kế hoạch kỹ thuật

Chức năng : Phịng cĩ chức năng kiểm tra, giám sát, theo dõi tồn bộ chất lượngsản phẩm hàng hố dịch vụ cũng như các vấn đề về mơi trường trong phạm vi

hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời báo cáo kịp thời các hoạtđộng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cho giám đốc.

-Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Nắm vững từng kế hoạch, tiến độ, thời gian của các hợp đồng sản xuất đối vớihàng đơn lẻ và hàng loạt theo kế hoạch của trung tâm kỹ thuật điều hành sảnxuất

+ Tổ chức phân công lao động trong đơn vị hợp lý theo chức năng nhiệm vụquyền hạn của từng người và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra chất lượngphục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao

+ Xây dựng các phương án quản lý chặt chẽ chất lượng sản phẩm, môi trườngtrong Công ty, định kỳ kiểm tra đánh giá chất lượng tài sản, vật tư bán thànhphẩm theo quy định của Công ty

+ Chịu sự thanh tra, kiểm tra giám sát của các đơn vị có thẩm quyền đã đượcTổng giám đốc quy định hoặc uỷ quyền, có quyền đề nghị xét khen thưởng, kỷluật đối với cán bộ công nhân viên trong đơn vị khi có thành tích hoặc vi phạmnội quy, quy chế của Công ty

Giám đốc xưởng, quản đốc phân xưởng là những người trực tiếp chịu tráchnhiệm về mặt quản lý, tổ chức điều hành, sử dụng các tiềm năng lao động thiết bịnguồn lực khác sao cho đảm bảo số lượng, chất lượng kịp thời và đúng tiến độ

Có nhiệm vụ hợp tác chặt chẽ với các đơn vị có liên quan để đảm bảo hoàn thànhnhiệmvụ được giao đúng kế hoạch, đúng kỹ thuật, nâng cao hiệu suất lao động

Tuy có sự phân công về chức năng cũng như nhiệmvụ của mỗi phòng ban,phân xưởng là khác nhau và được quy định rõ ràng về phạm vi Nhưng khi tiếnhành công việc thì lại có sự liên kết chặt chẽ và được thể hiện rõ trong sơ đồkinh doanh của công ty Tất cả những yếu tố đó đã tạo nên nền tảng phát triểncủa công ty trong thời gian qua

1.3 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh

1.3.1 Đặc điểm về tài chính

Vốn, lao động, công nghệ là những nhân tố quan trọng và quyết định sự thànhbại của bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào, nói cách khác hoạt độngtài chính là không thể thiếu được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Nguồn vốn của doanh nghiệp được hình thành từ rất nhiều nguồn vốn khác nhaunhư: Vốn ngân sách cấp, vốn tự có, vốn hoạt động thuế, vốn hoạt động tài chính,vốn liên doanh… Hiện nay vốn của công ty Quang vinh là 130 tỷ đồng (số liệucuối năm 2010) trong đó:

Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn đối với quá trình sản xuất kinhdoanh Ban lãnh đạo Công ty đã có những chiến lược kịp thời như: Đầu tư theochiều sâu, xây dựng trung tâm tự động hóa, hiện đại hoá xưởng đúc đồng thờitrang bị thêm một số phương tiện sản xuất hiện đại khác nhằm nâng cao năng lựcsản xuất và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Bên cạnh đó sự thay đổi về

cơ chế quản lý kinh tế và quản lý tài chính là cho việc khai thác và tạo lập cácnguồn vốn cho Công ty linh hoạt hơn và thuận lợi hơn Tuy nhiên, để có thể khaithác hiệu quả nguồn vốn làm cho chi phí sản xuất là thấp nhất và lợi nhuận đạtđược là cao nhất đòi hỏi bộ máy quản lý, đặc biệt là ban lãnh đạo Công ty phảithật sự năng động và phải nằm bắt cơ hội một cách kịp thời

1.3.2 Đặc điểm về nhân sự

Công ty TNHH Quang vinh là một đơn vị kinh tế lớn đang có những bước pháttriển vững mạnh Công ty đã giải quyết tốt vấn đề lao động, hiện nay số lượng

lao động của công ty giảm xuống còn 823 người (số liệu năm 2010), ta có thểxem xét cơ cấu lao động của công ty theo cơ cấu quản lý hành chính như sau:

Bảng 1.3.2 a: cơ cấu lao động

PGĐ trng tâm xí nghiệp, phân xưởng 26 23 25

Qua bảng số liệu trên ta thấy đội ngũ cán bộ lao động tay nghề của Công

ty tương đối cao, đáp ứng được yêu cầu về nguồn nhân lực, hầu hết đã qua đàotạo cơ bản, chỉ có ít lao động phổ thông Công ty ký hợp đồng để tham gia vàocác công trình có tính chất địa phương, giải quyết công ăn việc làm cho ngườilao động tại chỗ Giảm thiểu tối đa việc di chuyển lao động phổ thông vừa gâykhó khăn, vừa không tạo được lợi thế với các nhà đầu tư ở những công trình cótính chất xã hội, phục vụ cho một vùng, địa phương

Dựa trên cơ sở nền tảng về đội ngũ lao động, Công ty luôn quan tâm vàkhuyến khích cán bộ công nhân viên tự nâng cao trình độ tay nghề qua thực tiễnhoạt động ở các công trình Đồng thời có chính sách ưu tiên gửi đi đào tạo vàđào tạo lại những lao động có triển vọng nhằm hướng tới các mục tiêu lâu dài.Mục tiêu chất lượng lao động, quản lý lao động năm 2010 của Công ty thể hiện

rõ điều này

- Đảm bảo công tác chuyên môn phục vụ tốt cho công tác phục vụ sảnxuất

- Tuyến lực lượng cán bộ kỹ sư 50 người.

- Đào tạo tay nghề 120 người

Biểu1.2.3a: Tình hình lao động và thu nhập của người lao động năm 2009

+Đường mía (nồi nấu liên tục, nồi nấu đường, trạm bốc hơi, lô ép, băng tải…cho các nhà máy có công suất từ 500-8000 tấn mía cây/ ngày)

+Thuỷ lợi ( các bơm có công suất từ 8000-36000 m3 /h, áp lực cột nước từ 10,5m)

4-+Giao thông vận tải, dầu khí, khai thác mỏ, lâm sản, chế biến cao su, sản xuấtbột giấy…

-Sản xuất và chế tạo các sản phẩm phi tiêu chuẩn với sản lượng 3000 tấn/năm(đường kính tới 6m, dài tới 12m)

- Ngoài ra công ty còn nhận các dịch vụ dạng bảo hành, đại tu, sửa chữa, cungcấp phụ tùng thay thế, tư vấn bảo quản, bảo trì, tư vấn kỹ thuật và mọi dịch vụ

mà khách hàng yêu cầu liên quan đến sản phẩm của công ty

1.3.4 Đặc điểm về thị trường

Sản xuất theo nhu cầu của thị trường và sản xuất theo đơn đặt hàng của kếhoạch Thị trường của công ty không chỉ bao gồm thị trường trong nước mà còn

có thị trường và bạn hàng ở nước ngoài:

Bảng1.3.4 a : Bạn hàng, đối tác chính nước ngoài của Công ty :

bánh xích các loại

Losangeles

USA Máy công cụ các loại

3 Tập đoàn BON GIOA NNI Italy Hộp số máy cơ khí

Máy công cụ

Đức

Thiết bị máy móc khínâng hạ

internationnal PTE

Singapore Phụ tùng máy công cụ

9 Tập đoàn mía đường

MITRPHON

Thái Lan TB máy móc nhà máy

đường

chữa thiết bị điện

*Công ty còn cung cấp các giải pháp công nghệ và chế tạo thiết bị cho các kháchhàng chính trong nước như sau:

-Các nhà máy mía đường trong cả nước ( NAT&L-Nghệ An, Bourbon Tây Ninh,Lam Sơn, Quảng Ngãi…)

+Các nhà máy giấy trong cả nước ( Đồng Nai, Bãi Bằng, Đà Nẵng…)

+ Các công ty dầu khí ( Vietso- Petro…)

* Công nghệ làm khuôn FURAN(11000 tấn/năm)

* Công nghệ làm sạch

*Nhiệt luyện vật đúc

* Hệ thống thiết bị kiểm tra chất lượng: Tại mỗi bộ phận nấu luyệncủa phânxưởng Gang và phân xưởng Thép đều đặt một máy phân tích cacbon đươnglượng (CE) và 1 cán nhiệt nhúng chỉ thị số

* Hệ thống vận chuyển trong xưởng đúc

* Ngoài ra còn một số máy khác 1-2115+21+15+21

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2007-2010

1.4.1 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế

Bảng1.4.1 a :Kết quả hoạt động SXKD của Công ty trong những năm gần đây

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

So sánh

Chênh lệch

Tỷ lệ (%)

Chênh lệch

Tỷ lệ (%)

Chênh lệch

Năm T/S 43187 58145 41076 23187 14598 134,6 -17069 70.6 -17889

Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008, 2009, 2010

Từ bảng tổng hợp trên cho thấy, hầu hết các chỉ tiêu thực hiện trong năm 2009

đều vượt so với năm 2008, và trong năm 2010 vượt so với năm 2009,năm 2008

vượt so với năm 2007 Đặc biệt là doanh thu bán hàng, năm 2008 vượt năm 2007

là 20%,năm 2009 vượt so với năm 2008 là 58% và năm 2010 vượt so với năm

2009 là 21%; doanh thu thương mại năm 2008 vượt so với năm 2007 là 74% ,

doanh thu thương mại năm 2009 vượt so với năm 2008 là 50% và năm 2010

vượt so với 2009 là 53%; các khoản trích nộp ngân sách , năm 2008 tăng mạnh

so với 2007,năm 2009 tăng mạnh so với 2008 và 2010 tăng mạnh so với năm

2009 Đây là thành tích rất lớn của công ty khi mà băt đầu thực hiện các sản

phẩm trọng điểm trong khi giá nguyên liệu tăng mạnh đẩy giá thành sản xuất lên

cao

1.4.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua những năm gần đây

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của vòng chu chuyển vốn của công ty sản phẩm

hàng hoá chỉ được coi là tiêu thụ khi công ty xuất kho sản phẩm gửi đi tiêu thụ

và thu được tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán

Công ty áp dụng phương pháp so sánh để phân tích đánh g khái quát tình

hinh tiêu thụ: So sánh doanh thu thực tế tính theo giá bán kế hoạch( giá bán cố

định) cả về số tuyệt đối lẫn số tương đối

Bảng1.4.2 a : Tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty từ năm 2008– 2010

Số tăng tuyệt đối(Triệu đồng) 31301 62120 81954

Năm 2010 công ty đã ký được một khối lượng hợp đồng với giá trịlớn Tổng DT trong năm là 250000 triệu đồng so với năm 2009 là 168046 triệu

đồng, tăng 49%

Năm 2009 công ty đã ký được một khối lượng hợp đồng với giá trị lớn

Báo cáo tổng hợp của Công ty trong năm 2008, 2009, 2010

Tổng DT trong năm là 168046 triệu đồng so với năm 2008 là 105926 triệu đồng,

tăng 59%

Nhìn chung việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất theo các hợp đồng đã ký của công ty ổn định và phần lớn đạt tiến bộ.

Phần 2: Thực trạng và Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH XÂY DỰNG & TM QUANG VINH

2.1Thực trạng bộ máy quản lý tại Công ty

2.1.1 Cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty.

Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty là tổng thể các bộ phận lao động quản

lý khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có tráchnhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khácnhau nhằm bảo đảm các chức năng quản lý và phục vụ mục tiêu chung củadoanh nghiệp

Việc lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như là điểm khởiđầu của một tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Hơn nữa trong thực tế không có kiểu cơ cấu tổ chức nào cốđịnh nó sẽ thay đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với tình hình cũng như nhiệm vụsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Với ý nghĩa to lớn đó, trong 6 năm xây dựng và phát triển Công ty đã khôngngừng tìm tòi, đổi mới để lựa chọn một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp với tìnhhình cũng như những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty Cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý được thể hiện qua sơ đồ sau:

Chủ tịch Công ty Kiêm tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất

TT.KT - ĐHSX

P Quản lý CLSP

Phòng bảo vệ

X.Kết cấu thép

BP chế tạo C.bị D.cụ gá lắp

Qua sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chứctheo kiểu trực tuyến chức năng Với sơ đồ này tồn bộ hệ thống quản lý đượcchia thành nhiều chức năng căn cứ vào trình độ chuyên mơn cũng như các điềukiện của lao động quản lý.

Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiêu trực tuyến chức năng một mặtcho phép người thủ trưởng được sự giúp sức của các phịng chức năng, cácchuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giảipháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn

đề ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Cơng ty thực hiện tốt chế độ một thủtrưởng, mặt khác nĩ cho phép Cơng ty cĩ thể tận dụng được tài năng trình độ,kinh nghiệm làm việc của các Phĩ tổng giám đốc trong Cơng ty đồng thời nĩcũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phịng ban và các phân xưởng trong Cơng ty.Những quyết định quản lý do các phịng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đượcthủ trưởng thơng qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dướitheo tuyến đã quy định Và hơn nữa các phịng chức năng cĩ trách nhiệm thammưu cho tồn bộ hệ thống trực tuyến Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phịng chứcnăng khơng cĩ quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểmsản xuất kinh doanh của Cơng ty Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũngnhu đảm bảo các mối quan hệ trong Cơng ty Tuy nhiên để gĩp phần nâng caohiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản trị của Cơng ty cân được cải tiếnngày càng hồn thiện hơn Để hiểu hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của banlãnh đạo cũng như các phịng ban trong Cơng ty

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo trong Cơng ty

Đối với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào thì cán bộ lãnh đạo luơnđĩng vai trị quan trọng, họ được coi là bộ não của Cơng ty quyết định sự thànhcơng hay thất bại của doanh nghiệp Để Cơng ty phát triển trong điều kiện hiệnnay khi mà khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển và thị trường cạnh tranh vớng khắc nghiệt, yêu cầu của khách hàng về kiểu dáng mẫu mã và chất lượnghàng hố ngày càng cao Do đĩ khơng ngừng địi hỏi nhà lãnh đạo phải cĩ trình

độ năng lực chuyên mơn phẩm chất chính trị vững vàng tạo ra sức mạnh tập thểđồn kết nội bộ đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và sự phối hợp linh hoạt giữađối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý thực hiện tốt mục tiêu của doanhnghiệp

Ở Công ty hiện nay ban lãnh đạo bao gồm một Giám đốc và ba Phó giám đốcphụ trách các lĩnh vực khác nhau.

2.1.2.1 Giám đốc Công ty:

Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi hoạt độngtrong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật

về các hoạt động sản xuất kinh hoanh của Công ty

-Chức năng: Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty đồng thời điều hànhgiám sát các hoạt động của một số đơn vị trong Công ty như: Dự án, phòng kinhdoanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trường THCN chế tạo máy và phòngtài chính kế toán thống kê…

-Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm củaCông ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước cũngnhư các phương án sản xuất của Công ty

+Xây dựng và tổ chức bộ máy đủ về số lượng mạnh về chất lượng có thể đápứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đề ra

+ Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty

+quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống bảođảm có chất lượng

+ Quyết định giá mua, giá bán các sản phẩm dịch vụ của Công ty phù hợp với cơchế thị trường

+ Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêmtrọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn

vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty

2.1.2.2.Phó giám đốc phụ trách điều hành sản xuất:

- Chức năng: Giúp giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời trực tiếp điềuhành giám sát việc thực hiện công việc của một số phòng và một số xưởng

- Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp các lao động quản lý

+ Ký các lệnh sản xuất các văn bản, quy chế quy định có liên quan đến điều hànhsản xuất, vật tư cơ điện của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốcđối với các quyết định và việc điều hành sản xuất của mình

+ Đề ra các giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc