THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL CCDCTẠI CÔNG TY CẦU 11 THĂNG LONG

Thẻ khoPhiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập mua ngoài Nhập thu hồi Bảng kêNVL,CCDC nhập kho thu hồi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Bảng tổng hợp NVLCCDC nhập kho thu hồi Bảng kê NVL, CCDC xu

Thẻ kho

Phiếu nhập

kho

Phiếu xuất kho

Nhập mua

ngoài

Nhập thu hồi

Bảng kêNVL,CCDC nhập kho thu hồi

Giấy thanh

toán tiền tạm

ứng

Bảng tổng hợp NVLCCDC nhập kho thu

hồi

Bảng kê NVL, CCDC xuất kho

Bảng phân bổ NVL, CCDC xuất kho

Sổ số dư

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL CCDCTẠI CÔNG TY CẦU 11 THĂNG LONG

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL, CCDC

Việc hạch toán chi tiết NVL,CCDC là sự kết hợp giữa thủ kho và phòng

kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho củatừng loại NVL,CCDC cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị DoCông ty có nhiều chủng loại vật liệu, tình hình nhập, xuất, tồn diễn ra thườngxuyên, liên tục nên Công ty sử dụng hình thức kế toán chi tiết theo phươngpháp “ ghi sổ số dư” (tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng,còn ở phòng

kế toán theo dõi về mặt giá trị)

* Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ số dư

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào ác chứng từ nhập xuất NVL,CCDC (phiếunhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượngNVL, CCDC Cuối ngày thủ kho rút ra được số tồn kho của từng danh điểmvật tư Thẻ kho được kế toán lập và gửi cho thủ kho Cuối tháng thủ kho căn

cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho củatừng danh điểm vật liệu vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư do kế toán mở chotừng kho, mở cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng Trong

sổ số dư có danh điểm vật liệu được in sẵn sắp xếp theo thứ tự trong từngnhóm và từng loại vật liệu Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển sổ số dư cho kếtoán kiểm tra và tính thành tiền

Đối với kế toán: Kế toán vật liệu sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ khothông qua việc đối chiếu số liệu giữa các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vớithẻ kho Nếu phù hợp kế toán vật liệu ký xác nhận vào thẻ kho Các chứng từnhập ,xuất kho được giữ lại phòng kế toán để xử lý Các phiếu nhập, xuấtđược tách riêng sau khi kế toán vật liệu tiến hành kiểm tra việ ghi chép củathủ kho trên thẻ kho Sau khi kế toán vật liệu tiến hành phân loại phiếu nhập,phiếu xuất theo thời gian phát sinh và theo từng danh điểm, từng nhóm vật tưthì kế toán vật liệu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL Chỉ vào bảng kê đốivới nhập vật liệu thu hòi còn vật liệu mua ngoài ghi vào giấy thanh toán tiền tạmứng

2.2 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NVL, CCDC

2.2.1 Phân loại NVL, CCDC

Do NVL ở Công ty Cầu 11 Thăng Long rất đa dạng, phong phú và phức tạp

Để phục vụ công tác kế toán NVL một cách chính xác đòi hỏi việc phân loạiNVL là rất cần thiết và không thể thiếu được Hiện nay, căn cứ vào công dụngkinh tế và vai trò của NVL mà Công ty Cầu 11 Thăng Long chia NVL thành :

- NVL chính: là những NVL được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành

nên thực thể công trình, tiêu hao hết vào công trình cả về mặt hình thái và giátrị trong quá trình sử dụng Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty

sử dụng như: thép, xi măng, cát, neo cáp cường độ cao… trong mỗi loại lạiđược chia thành các nhóm khác nhau như:

+ Thép tấm: thép tấm 3 ly, thép tấm 8 ly…

+ Thép tròn: thép tròn phi 22, phi 12…

+ Neo cáp cường độ cao: neo công tác ESC- 22, neo công tác ESC- 31…

- Vật liệu phụ: là những NVL không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng

nó góp phần làm tăng chất lượng của sản phẩm Trong quá trình sản xuất nóchỉ bị tiêu hao một phần giá trị vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu và khicông trình hoàn thành nó có thể được sử dụng vào công trình khai thác.Vậtliệu phụ ở Công ty bao gồm Sikament, dung môi, thiếc hàn, phụ gia Sikasil…

- Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng

cho các loại máy móc, xe cộ Nhiên liệu ở Công ty bao gồm xăng, dầu, mỡ,…

- Phụ tùng thay thế sửa chữa: bao gồm các chi tiết, phụ tùng máy móc thiết

bị mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết

bị của Công ty như: xăm lốp các loại, vòng bi, viên bi…

- Phế liệu thu hồi: các loại sắt thép vụn, đầu mẩu que hàn….

- CCDC: bao gồm ván khuôn đúc mẫu, gàu đổ bê tông, cóc cáp phi 22….

2.2.2 Đánh giá NVL, CCDC

* Đánh giá NVL, CCDC nhập kho

– NVL, CCDC mua ngoài: Công ty áp dụng tính thuế theo phươngpháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu mua ngoài được xác định là : giá thực tếmua chưa có thuế GTGT

– NVL, CCDC nhập kho thu hồi:

Trị giá vốn thực tế nhập kho = trị giá vốn thực tế xuất kho

* Đánh giá NVL, CCDC xuất kho

Mặc dù số lượng chủng loại NVL, CCDC nhiều nhưng khả năng quản

lý chi tiết NVL của Công ty rất chặt chẽ NVL, CCDC nhập kho của lô hàngnào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội Do đó, Công ty có thể theo dõi lôhàng từ khi nhập đến khi xuất Công ty sử dụng tính giá thực tế cho vật liệuxuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế đích danh

Ví dụ : Theo phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/2007 Công ty mua thépgai VPSSP 295 phi 10 với số lượng 5276 kg, đơn giá là 7850 đ/kg

– Số dư đầu kỳ: 0

Khi xuất kho thép gai VPSSP 295 phi 10thì căn cứ vào phiếu nhập kho

số 08 và tính theo giá thực tế đích danh

Vì vậy mà đơn giá xuất = đơn giá nhập = 7850 đ/kg

2.3 TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG :

- TK 152 – Nguyên vật liệu Trong đó Công ty mở thêm các TK cấp 2:

+ TK 1521 – Vật liệu tiêu hao

+ TK 1522 – Vật liệu luân chuyển

+ TK 1523 – Vật liệu khác

+ TK 1528 – Vật tư tài sản đã thanh lý

- TK 136 – Phải thu nội bộ

- TK 142 – Chi phí trả trước

- TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

- TK 331- Phải trả người bán

- TK 111 – Tiền mặt

- TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- TK 627 – Chi phí sản xuất chung

* Trường hợp nhập mua mới: Căn cứ vào phương án tổ chức thi

công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công các đội thi công làm giấy đề nghị cung cấp vật tư Khi nhận đựoc yêu cầu mua sắm NVL, CCDC phòng vật tư cử cán bộ đi mua hoặc để các đội cử nhân viên tiếp liệu đi mua Cán bộ của phòng hoặc nhân viên tiếp liệu sẽ viết giấy tạm ứng để đi mua NVL, CCDC Khi NVL, CCDC về đến kho Công ty hoặc đến kho đơn vị thi công thì thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, quy

cách….NVL,CCDC có đúng yêu cầu không Sau đó tiến hành nhập kho và kýnhận vào mặt sau của tờ hoá đơn là kho đã nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu lại làm chứng từ gốc tại phòng vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán

Liên 3: Cán bộ mua sắm vật tư/nhân viên tiếp liệu giữ để thanh toán tạm ứng

Biểu 1

Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng DG/03 - B

Ngày 4tháng 6 năm2007 No: 0031073

Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp gia công kim khí Văn Điển – Hà Nội

Họ và tên người mua hàng: Trần Đức Hải

Đơn vị: Công ty Cầu 11 Thăng Long ( thi công cầu Đế )

Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 010014517- 1

Bằng chữ: Bốn ba triệu bốn trăm tám mươi bảy nghìn bốn trăm ba mươi đồng

Người mua Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá

vật tư tính lượng lượng (đồng) Th nh ành tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 2

Đơn vị:… Phiếu nhập kho Mẫu số 02 – VT

Địa chỉ:… Ngày 4 tháng 6 năm 2007

Nợ TK 1521: 41.416.600

Nợ TK 1331: 2.070.830

Có TK 331: 43.487.430Người nhập hàng: Nguyễn Mậu Thế

(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá

vật tư tính lượng lượng (đồng) Th nh ành tiền

Biểu 3

Hoá đơn GTGT Mẫu số 01.GTKT- 3LL Liên 2: giao cho khách hàng DG/03 - B Ngày 14tháng 6 năm 2007 No: 0061366Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tâm Linh

Địa chỉ: Cầu Giấy – Hà Nội Số TK: 710A- 06089

họ và tên người mua hàng: Trần Đức Hải

Đơn vị: Công ty Cầu 11 Thăng Long ( thi công cầu Đế )

Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 010014517- 1

Số tiền bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng

Người mua người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên,dáu)

Biểu 4

Đơn vị:… Phiếu nhập kho số 32 Mẫu số 02 – VT

Địa chỉ:… Ngày 14 tháng 6 năm 2007

Nợ TK 153: 9.800.000

Nợ TK 1331: 490.000

Có TK 331: 10.290.000

Họ tên người nhập hàng: Nguyễn Thái Sơn

Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội

Lý do nhập: Thi công cầu Đế

Số 32 ngày 14 tháng 06 năm 2007

Nhập tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long

Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn

TT Vật tư vị lượng lượng giá Th nh ành tiền

tính (%) (đồng)

1 G u ành đổ bê tông Chiếc 280 100 35.000 9.800.000

Cộng 9.800.000 Thuế VAT 5 % 490.000 Tổng cộng 10.290.000

Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn

TT Vật tư vị lượng lượng giá Th nh ành tiền

tính (%) (đồng)

1 G u ành đổ bê tông Chiếc 280 100 35.000 9.800.000

Cộng 9.800.000 Thuế VAT 5 % 490.000 Tổng cộng 10.290.000

Số tiền bằng chữ: Mười triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho

(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

* Trường hợp nhập kho thu hồi: Trường hợp khi đơn vị báo trả, cán

bộ vật tư phải nhận hàng tại công trình và ký vào phiếu xuất kho của đợn vị

để làm phiếu nhập kho đúng như phiếu xuất kho đó, còn đơn vị không phải kývào phiếu nhập kho nữa Phòng vật tư lưu phiếu xuất kho của đơn vị làmchứng từ gốc

Ví dụ: Tháng trước Công ty xuất cho công trường cầu Đế 6.854 kg thép trònphi 22 với đơn giá là 8.600 đ/kg Công trường cầu Đế dùng không hết còn

2301 kg thép tròn nữa Khi đơn vị thi công cầu Đế trả thép tròn phi 22, phòngvật tư căn cứ vào phiếu xuất kho của công trường cầu Đế để làm phiếu nhậpkho thu hồi

Biểu 5

Đơn vị:… Phiếu nhập kho số 28 Mẫu số 02 – VT

Địa chỉ:… Ngày 11 tháng 6 năm 2007

Nợ TK 1521: 19.788.600

Có TK 1361: 19.788.600

Họ tên người nhập hàng: Ông Lý trưởng ban

Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội

Lý do nhập: Chứng từ cầu Đế về kho công ty

Số 28 ngày 11 tháng 06 năm 2007

Nhập tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long

Số tiền bằng chữ: Mười chín triệu bảy trăm tám mươi tám nghìn sáu trăm đồng

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho

TT Tên, loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn Ghi

Vật tư vị lượng lượng giá Th nh tiành ền chú

( %) (đồng)

1 Thép tròn phi 22 kg 2.301 100 8.600 19.788.600 Cộng 19.788.600

(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.4.2 Thủ tục xuất kho NVL, CCDC

Khi phòng vật tư mua vật liệu, CCDC có thể xuất thẳng đến các đội thi công thì phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ vào thẻ rồi chuyển lên phòng kế toán

Liên 3: Giao cho đơn vị để làm chứng từ mua hàng

Ví dụ:

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), nhập kho 5276kg thépgai VPSSP 295 phi 10 với đơn giá là 7850 đ/kg Phòng vật tư lập phiếu xuấtkho số 23 ngày 4/6/07 cho vật liệu thép gai VPSSP 295 phi 10 (biểu 6)

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), nhập 280 chiếc gàu

đổ bê tông với đơn giá 35.000 đ/chiếc Phòng vật tư lập phiếu xuất kho số 46ngày 14/6/07 xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông (biểu 7)

TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá vật tư tính lượng lượng (đồng) Thành tiền

(%)

Thép gai VPSSP 295

phi 10 kg 5.276 100 7.850 41.416.600

Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu bốn trăm tám bảy mươi nghìn bốn trăm ba mươi đồng

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho

(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Xuất tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long

Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn

TT Vật tư vị lượng lượng giá Th nh ành tiền

tính (%) (đồng)

1 G u ành đổ bê tông Chiếc 230 100 35.000 8.050.000

Cộng 8.050.000 Thuế VAT 5 % 402.500 Tổng cộng 8.452.500

Số tiền bằng chữ: Tám triệu bốn trăm năm mươi hai nghìn năm trăm đồng.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho

(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), Công ty đã nhập kho

5276 kg thép gai VPSSP 295 phi 10 và phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07(biểu 6) đã xuất 5276 kg thép gaiVPSSP 295 phi 10 Thủ kho ghi thẻ kho:

Căn cứ vào phiếu nhập kho 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), Công ty mua 280 chiếcGàu đổ bê tông và phiếu xuất kho số 46 ngày 14/6/07 (biểu7), xuất kho 230chiếc Gàu đổ bê tông Thủ kho ghi thẻ kho:

II- Vật liệu luân chuyển

Sau khi kế toán vật liệu tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất vật liệutheo thời gian phát sinh và theo từng danh điểm, từng nhóm vật tư thì kế toánlập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL,CCDC.Quy trình lập bảng kê NVL,CCDC này được tiến hành trên máy vi tính trong chương trình Excel như sau: Trước tiên, kế toán vật liệu kích đúp chuột lên biểu tượng có tên mình trênmàn hình máy vi tính Trên cửa sổ màn hình xuất hiện các thư mục dữ liệu (vídụ: thư mục bảng kê nhập,xuất NVL, CCDC; thư mục bảng phân bổ…) Mỗithư mục dữ liệu đều được lập cho 12 tháng và mỗi tháng được lập một sheet.Sau khi vào cửa sổ màn hình có các thư mục dữ liệu, kế toán vật liệu kích đúpchuột vào thư mục bảng kê nhập dữ liệu Cửa sổ Microsoft Excel hiện ra, kếtoán vật liệu kích chuột vào tháng 6 là tháng muốn nhập dữ liệu ở dưới mànhình và tiến hành nhập các thông tin ghi trên phiếu nhập kho thu hồi số 28ngày 11/6/07 (biểu 5) theo mẫu biểu đã có sẵn Chỉ vào bảng kê NVL,CCDCthu hồi đối với các phiếu nhập kho thu hồi, các phiếu nhập kho mua ngoàiđược theo dõi trên thẻ kho Trong bảng kê NVL, CCDC nhập kho thu hồitháng 6/07, kế toán nhập dữ liệu TK 1521,TK 153 (ở cột nợ) Sau khi nhậpxong, kế toán vật liệu sử dụng công thức tính tổng trong chương trình Excel

để tính ra tổng của TK 1521, TK 153 của cầu Đế, cầu Mường La…

Đối với quy trình kế toán NVL,CCDC xuất kư

;ho thì căn cứ vào phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 (biểu 5), xuất 5276 kgthép gai VPSSP phi 10 với đợn giá 7850 đ/kg và phiếu xuất kho CCDC số 46ngày 14/6/07, xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông với đơn gí là 35.000đ/chiếc Kếtoán NVL cũng làm thao tác như lập bảng kê thu hồi trên để lập bảng kê xuất kho

Biểu 11

Bảng kê NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6 năm 2007

Ghi nợ TK 1521, 153

Ghi có TK liên quan

Người lập biểu Kế toán trưởng

Tổng cộng 787.816.100