THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THANH HÀ

Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ,công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở v

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THANH HÀ- CỤC HẬU CẦN

I.Những đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty Thanh Hà- Cục Hậu Cần

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà

Công ty Thanh Hà được thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày

17 tháng 11năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm

1995 của Bộ Tổng Tham mưu

Nhiệm vụ chính của công ty là:

- Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y

- Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu Cần

- Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất

- Kinh doanh mặt hàng ăn, uống

Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể

khái quát như sau:

Từ trước những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các

tổ đội nhỏ lẻ như tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn

uống trực thuộc Cục Hậu Cần Trước kiểu làm ăn manh mún, không có tổ

chức, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường nói chung và cơ quan Tổng

Cục Hậu Cần nói riêng, sau một thời gian nghiên cứu của đội ngũ cán bộ thấy

được sức mạnh cũng như tính ưu việt của các tập đoàn kinh tế lớn khác Cục Hậu

Cần đã có công văn trình lên trên đề nghị được sát nhập các tổ, đội đó lại với

nhau thành xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp với tên gọi là công

ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần Với diện tích mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng

30.000m2, tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế

thương mại tốt, gần các trục đường chính thuận tiện cho việc giao dịch, vận

chuyển và tiếp thị các sản phẩm

Năm 1994 Công ty Thanh Hà được thành lập, trụ sở chính được đặt tại 25H

Phan Đình Phùng - Quận Ba Đình - Hà Nội

Chi nhánh phía Nam tại: 18E đường Cộng Hoà - Quận Tân Bình - Thànhphố Hồ Chí Minh.

Sau khi được thành lập Công ty được Cục Hậu Cần và Tổng Cục Hậu Cầnđầu tư vốn và từng bước đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đưa khoa học kỹthuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng tốt, giá thành hợp lý,đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trường

Với ngành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa” Công ty đã hoànthành nhiệm vụ chính trị quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trongtoàn quân về bàn, ghế, tủ, giường, quân trang Mặt khác khai thác tạo nguồncông việc trong thị trường kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trải chi phí,hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nước Từ đóCông ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quảmọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu Cần, Tổng Cục Hậu Cần giao cho Công ty Với đội ngũ cán bộ- CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toànCông ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn 36, hàng năm sản xuất đem lạidoanh thu hàng quốc phòng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngàycàng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thườngxuyên cho người lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhânviên

Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các

tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ,công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công

ty đã đạt được nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vậtchất, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên Quátrình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn bó chặt chẽ, khôngtách rời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nước và nền công nghiệp quốcphòng

Hiện nay Công ty được phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ tư

cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và kho bạc Nhà nước, có con dấu

riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng

Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000

Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà qua một số chỉ tiêu sau:

Biểu đồ 1.1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu

CẮT mayĐ VẢI (NVL chớnh) đồng bộ O kiểm trachất lượnghoàn chỉnh CẮTMAY NHẬP CỬAHÀNGTHÀNvải (NVL chính)M TRACHẤT LƯỢNGHOÀN CHỈNH MAY

ĐO ĐOCẮTMAY NHẬP CỬAHÀNGTHÀNHPHẨMĐỒNG BỘKIỂM TRACHẤT LƯỢNGHOÀN CHỈNH

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty Thanh Hà

Sản phẩm kinh doanh của Cụng ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại như trangtrớ nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xõy dựng, xõy dựng và

sửa chữa nhưng cỏc sản phẩm may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh

thu hàng năm của Cụng ty

Để mở rộng thị trường may phục vụ nhu cầu riờng của nhiều đối tượngkhỏc nhau nờn cỏc sản phẩm may của Cụng ty cú thể khỏi quỏt thành 2 dạng quytrỡnh là may đo lẻ và may đo hàng loạt

*- May đo lẻ: Dạng phục vụ số ớt với yờu cầu tỷ mỷ của khỏch hàng, quy

trỡnh may đo lẻ bao gồm:

- Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng người, ghi số đo vào phiếu (mỗi sảnphẩm 1 phiếu đo) Ghi thành 2 liờn, liờn 1 lưu cuống phiếu để chuyển cho bộ phậncắt, liờn 2 giao cho khỏch hàng

- Bộ phận cắt: căn cứ vào phiếu đo của từng người ghi trờn phiếu để cắtsau đú giao cho bộ phận may

- Bộ phận may + Theo chuyờn mụn hoỏ, chia cho từng người may hoàn thiện

+ Sản phẩm may xong được thựa khuy, đớnh cỳc là hoàn chỉnh và kiểmtra chất lượng

- Bộ phận đồng bộ: Theo số phiếu, ghộp cỏc sản phẩm thành 1suất chotừng người Sau đú nhập sang cửa hàng để trả cho khỏch

Sơ đồ 1.10: Sơ đồ qui trỡnh cụng nghệ may đo lẻ

PHÂN KHỔ MAY

ĐỒNG BỘ KIỂM TRACHẤT LƯỢNG

*- May hàng loạt: Bao gồm cỏc sản phẩm của hàng Quốc phũng Cỏc sản

phẩm này cú đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục Quõn nhu, quytrỡnh này bao gồm:

- Tại phõn xưởng cắt

+ Tiến hành phõn khổ vải, sau đú bỏo cho kỹ thuật giỏc mẫu theo từng cỡ

số và trổ mẫu

+ Rải vải theo từng bàn cắt, ghi mẫu và xoa phấn

+ Cắt phỏ theo đường giỏc lớn sau đú cắt vũng theo đường giỏc nhỏ

+ Đỏnh số thứ tự, bú buộc chuyển sang tổ may

- Tại cỏc tổ may

+ Búc mầu bỏn thành phẩm theo số thứ tự

+ Rải chuyền theo quy trỡnh cụng nghệ

+ Sản phẩm may xong đợc thùa khuy, đính cúc, là hoàn chỉnh, kiểm tra chấtlợng và đóng gói theo quy định sau đó nhập kho thành phẩm

Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ may hàng loạt

CÔNG TY

XÍ NGHIỆP 1 XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3 ĐỘI XÂY DỰNG

Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trêngiao cho Công ty hàng năm Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủyếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty như sau:

- Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ Quốcphòng và sản xuất quân trang như ba lô, quần lót, vỏ chăn, võng, màn, tất chốngvắt của Cục Quân Nhu và sản xuất hàng Quân y của Cục Quân y theo kế hoạch

và hàng tạo nguồn của Công ty

- Xí nghiệp 1: Kinh doanh mặt hàng ăn uống, phục vụ hội nghị, cưới hỏi

- Xí nghiệp 2: Đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh, xây dựng và sửachữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam

- Xí nghiệp 3: Sản xuất hàng doanh cụ như bàn, ghế, tủ, giường và trangtrí nội thất của các công trình xây dựng

- Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trìnhtheo kế hoạch và tạo nguồn

- Trường Mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con em của CNV trong Công ty, theo chương trình của Sở Giáo dục quy định

CB-Sơ đồ 1.12: CB-Sơ đồ tổ chức hoạt động sx-kd của Công ty Thanh Hà

3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thanh Hà

Công ty Thanh Hà xây dựng được 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợpvới yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uytín trên thị trường, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điềukiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng đã đáp ứngnhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Côngty

a Giám đốc Công ty

Là người đại diện có tư cách pháp nhân cao nhất tại Công ty, chịu tráchnhiệm trước TCHC - BQP, trước pháp luật và cấp uỷ về điều hành hoạt động củaCông ty Có nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành và quyết định mọi hoạt động của Công

ty theo đúng kế hoạch được cấp trên phê duyệt và nghị quyết Đại hội CN-VChàng năm

b.Các phó giám đốc Công ty

Có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực, phần việc được phâncông Được quyền chủ động điều hành, giải quyết các lĩnh vực công việc đượcGiám đốc phân công và ủy quyền Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty,trước pháp luật về mọi hoạt động của mình

- Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp Giám đốc điều hành về các hoạt động

kinh doanh của đơn vị trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính - kế toán và phòng Kinhdoanh

- Phó Giám đốc sản xuất: Giúp Giám đốc điều hành trong công tác tổ chức

sản xuất và toàn bộ công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất ra của Công

ty Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạch Tổ chức sản xuất và phòng Kỹ thuật Chất lượng

Phó Giám đốc chính trị: Giúp Giám đốc điều hành công tác Đảng, công

tác chính trị trong toàn đơn vị Trực tiếp chỉ đạo phòng Chính trị và phòng Hành chính

c Phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất

Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Giám đốc Công ty về mọi mặt Trong

đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt : công tác kế hoạch hoá, tổ chức sảnxuất, lao động tiền lương

nữ, thanh niên trong đơn vị

f Phòng kỹ thuật- chất lượng

Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm Nghiên cứu mẫu mốt, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật trong toàn công ty

g Phòng tài chính- kế toán

Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán Thực hiện chức năng quan sát viên của Nhà Nước tại Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty

h Phòng hành chính

Là cơ quan giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện các chế độ về hành chính, văn thư, bảo mật Thường xuyên bảo đảm trật tự an toàn cho Công ty, tổ chức

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÒNGTÀI CHÍNHKẾ TOÁNPHÒNGKINH DOANHPHÒNGKẾ HOẠCHTỔ CHỨCSẢNPHÒNGKỸ THUẬT CHẤTLỢNGXUẤT PHÒNGCHÍNHTRỊPHÒNGHÀNH CHÍNH

XÍ NGHIỆP 2

XÍ NGHIỆP 1 XÍ NGHIỆP 3 ĐỘI XÂY DỰNG TỔ SỬA CHỮA TRƯỜNG MẦM NONXÍ NGHIỆP MAY

phục vụ ăn ca trong toàn Công ty, quản lý và đảm bảo phương tiện làm việc, phương tiện vận tải chung cho toàn công ty

Sơ đồ 1.13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà

Từ ngày 01/01/1996 chấp hành nghiêm chỉnh quyết định số 114 TC/QĐ của

Bộ Tài Chính Công ty Thanh Hà đã tiến hành thực hiện chế độ kế toán mới Mặc

dù ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần công tác kế toán đã đi vào nề nếp

a Bộ máy kế toán của Công ty

Bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà được tổ chức theo hình thức tậptrung Mọi hoạt động về tài chính của Công ty và xí nghiệp đều được phảnánh về phòng tài chính- kế toán

Tại các xí nghiệp thành viên, tài chính có nhiệm vụ tham mưu cho giámđốc xí nghiệp về các mặt hạch toán, quản lý thu chi tài chính trong phạm vi cáckhoản mục và tỷ lệ chi phí được công ty phân cấp Hàng tháng tính tiền lương,thưởng, BHXH cho CB-CNV thuộc xí nghiệp mình quản lý theo sự chỉ đạo củacông ty Thực hiện đối chiếu, thanh quyết toán các khoản vay nợ, thu hộ, chi hộgiữa xí nghiệp với công ty và đơn vị bạn.

Cụ thể: Tại xí nghiệp thành viên

Các kho công ty (cung cấp vật liệu cho các xí nghiệp thành viên) tuân thủchế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻkho, cuối tháng lên báo cáo “nhập, xuất, tồn” và từ ngày 3 đến ngày 5 tháng sauchuyển báo cáo lên phòng kế toán công ty

Ngoài ra phải chấp hành nội quy hạch toán nội bộ công ty về cấp phátnguyên vật liệu theo định mức, công tác đo đếm nguyên vật liệu trước khi cấpphát cho các xí nghiệp

Nhân viên kế toán xí nghiệp theo dõi từ khâu nguyên vật liệu từ khi đưa vàosản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty Nội dung hạch toán như sau:

Các xí nghiệp theo dõi:

 Từng chủng loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng

 Số lượng bán thành phẩm được cấp phát cho từng tổ sản xuất

 Tình hình sản xuất nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạtđược để tính lương cho từng công nhân

Cuối tháng lập báo cáo và chuyển lên phòng kế toán (bao gồm các báo cáosau

 Báo cáo chế biến bán thành phẩm

 Báo cáo thanh toán nguyên vật liệu

 Báo cáo sản phẩm dở dang và thành phẩm

Tóm lại, hạch toán ở các xí nghiệp là hạch toán đơn

Tại phòng kế toán công ty

Quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng theophương thức trực tiếp nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên

Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phân công, kiểm tra và đánh giá chấtlượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng Chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ cho các xí nghiệp thành viên Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành cácchế độ tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinhdoanh Thông qua và ký duyệt tất cả các chứng từ thu, chi cũng như các báo cáo

kế toán, hợp đồng kinh tế Được giám đốc ủy quyền trực tiếp giao dịch với ngânhàng và các cơ quan tài chính cấp trên về công tác tài chính kế toán của công ty

 Kế toán thanh toán – ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán toàn

bộ công nợ của các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp và nội bộ công ty.Theo dõi công nợ với ngân hàng về các khoản tiền gửi, tiền mặt, tiền vay củacông ty Ngoài ra còn theo dõi các khoản tiền tạm ứng của CB-CNV trong côngty

 Kế toán vật tư thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi việc mua bán với cáckhách hàng trên sổ chi tiết Phản ánh chính xác tình hình nhập xuất về mặt sốlượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại vật tư,hàng hoá Tính toán đầy đủ, chính xác kịp thời giá thực tế của từng loại vật tư,hàng hoá cuối tháng để làm căn cứ tính giá thành phẩm sản phẩm

 Kế toán tiền lương-TSCĐ: có nhiệm vụ tính tiền lương, thưởng, BHXHcho CB - CNV thuộc khối quản lý của công ty Tổng hợp tình hình thanh toántiền lương, thưởng, BHXH của toàn công ty trên sổ chi tiết Quyết toán BHXH

Kế toán trưởng

Tài chính các xí nghiệp thành viên

Kế toán TGNH và thanh toán Kế toán vật tư thành phẩm Kế toán tiền lương TSCD Kế toán giá thành tổng hợp Thủ quỹ

với cơ quan tài chính cấp trên.Theo dõi sự bíên động về TSCĐ trên sổ chi tiết,trong toàn công ty và tính khấu hao TSCĐ

 Kế toán giá thành-tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chính xáckịp thời các loại chi phí sản xuất theo các đối tượng hạch toán và đối tượng tínhgiá thành.Tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, xácđịnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Sơ đồ1.14: Bộ máy kế toán của công ty Thanh Hà

5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Thanh Hà

5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Công ty hiện nay áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 114/TC/BTC ngày 01/01/1996 của Bộ Tài Chính và áp dụng đúng theo 26 chuẩn mực kế toán hiện hành

Các chính sách áp dụng:

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch Kỳ

kế toán theo tháng

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng Các đồng tiềnkhác phát sinh phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

Tỷ giá ngoại tệ xuất theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập

Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Trong hạch toán hàng tồn kho: Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá

thực tế đối với NVL nhập kho và áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trướcđối với NVL xuất kho Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để

kế toán hàng tồn kho Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ songsong

Kế toán TSCĐ hữu hình: Tài sản, nhà cửa và thiết bị được xác định bằng

nguyên giá trừ đi khấu hao tích luỹ Khấu hao được tính theo phương pháp tuyếntính, căn cứ vào thời gian sử dụng ước tính của tài sản

5.2 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong Công ty bao gồm

- Lao động tiền lương: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu

nghỉ BHXH; Bảng thanh toán BHXH

- Hàng tồn kho: Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho; Biên bản kiểm nghiệm;

Thẻ kho; Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa

- Bán hàng: Hóa đơn bán hàng.

- Tiền tệ: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán

tiền tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ

- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ;

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh gía lại TSCĐ

Tổ chức luân chuyển các chứng từ chủ yếu

- Phiếu thu, chi tiền mặt do phòng Tài chính - Kế toán lập (phiếu thu gồm

3 liên, phiếu chi gồm 2 liên) Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị nộptiền, giấy đề nghị thanh toán (có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó giám đốc Công

ty xác nhận đồng ý chi), kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp,

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Các chứng từ vàcác bảng phân bổ

Bảng kê Nhật kýchứng từ

Sổ cái

Bảng tổng hợp từ sổ chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu

hợp lệ Sau đó viết phiếu thu, chi ( ký ) -> Kế toán trưởng ký -> Giám đốc kýphiếu chi -> Thủ quỹ thu, chi ( ký ) -> Kế toán ghi sổ -> Bảo quản chứng từ

- Phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng (gồm 3 liên) do phòng Kếhoạch- Tổ chức sản xuất lập kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết giữaCông ty với các nhà cung cấp và hợp đồng sản xuất với các Xí nghiệp thànhviên Căn cứ vào lệnh mua bán của Giám đốc và phiếu báo kiểm nghiệm vật tưcủa phòng kỹ thuật, kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp

lệ Sau đó viết phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng cho từng đối tượng ->phụ trách phòng ký -> Giám đốc ký -> thủ kho và khách hàng ký

Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất và hoá đơn vào thẻ kho, hàng ngàychuyển chứng từ cho kế toán Nguyên liệu - Thành phẩm , Phòng Tài chính - Kếtoán để ghi sổ

- Tại các Xí nghiệp thành viên, theo sự phân cấp của Công ty: Phiếu thu,chi tiền mặt do kế toán thanh toán lập -> trưởng ban ký -> Giám đốc Xí nghiệp

ký Hàng tháng Xí nghiệp lập bảng thanh toán chi phí sản xuất theo định mứckhoán của Công ty và các Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảngthanh toán BHXH, Bảng cân đối tiền lương, chuyển về Phòng Kế hoạch - Tổchức sản xuất duyệt -> phòng Tài chính-kế toán kiểm tra tổng hợp và thanh toán

- Phòng Tài chính - Kế toán sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theotừng lĩnh vực công việc phân công, các nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra,phân loại và ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ -> bảo quản chứng từ

Sơ đồ 1.15: Sơ đồ luân chuyển chứng từ

5.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Nhà Nước đã ban hành, các văn bản hướng dẫn của ngành và của cơ quan quản lý Cùng với các hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, Công ty đã áp dụng 54 tài khoản trong số 72 tài khoản trong bảng, và 5 trong số 7 tài khoản ngoài bảng của hệ thống tài khoản kế toán, áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 114/ TC/QD/CDKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính

5.4 Hình thức sổ kế toán

Do đơn vị sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm nên Công ty Thanh Hà chọn hình thức tổ chức sổ là hình thức “ Nhật ký- chứng từ” Hiện tại Công ty đang áp dụng kế toán thủ công

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghitrực tiếp vào các NKCT hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với NKCT được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngàycăn cứ vào các chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển

số liệu tổng hợp của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần họăcmang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong

các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng

kê và NKCT có liên quan

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu sốliệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan

và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đượcghi trực tiếp vào sổ và các thẻ có liên quan Cuối tháng cộng các sổ, các thẻ kếtoán chi tiết, căn cứ vào sổ và thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiếttheo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái

Số liệu tổng hợp ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê

và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính

* Nhật ký chứng từ

Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 NKCT được đánh số từ NKCT số

1 đến NKCT số 10

Nhật ký chứng từ là một sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộcác nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản MộtNKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nộidung kinh tÕ giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau Khi mởnhật ký chứng từ dùng cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh củamỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành chomỗi tài khoản Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉtập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ cái một lần vàocuối tháng Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCTkhác nhau, ghi Có của các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này

và cuối tháng được tập hợp vào sổ Cái từ các NKCT đó

Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phảnánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phátsinh bên Nợ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản Số liệu của các cột

phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng chomục đích kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ cái.

Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chitiết, của bảng kê và bảng phân bổ

NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và

mở NKCT mới cho tháng sau Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn

bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từngtài khoản

*Bảng kê

Để phục vụ việc hạch toán công ty sử dụng 9 bảng kê từ bảng kê số 1 đếnbảng kê số 11(không có bảng kê 7,10) Bảng kê được sử dụng trong nhữngtrường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của mỗi TK không thể kết hợp phảnánh trực tiếp trên NKCT được Khi Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợcủa các TK , có thể kết hợp phản sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốctrước hết được ghi vào bảng kê Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kêđược chuyển vào các NKCT có liên quan ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng phục vụ cho việc kiểm tra,đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng Số liệu của bảng kê không sử dụng đểghi sổ cái

*Sổ chi tiết

-Sổ chi tiết số 1

+ Là sổ chi tiết theo dõi tiền vay ( TK 311,315,341,342 )

+ Số liệu tổng cộng được ghi vào NKCT số 4

+ Cuối tháng cộng và ghi vào NKCT số 8.

-Sổ chi tiết số 4

+ Là sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán với người mua

+ Cuối tháng cộng và chuyển vào NKCT số 8, bảng kê số 11

-Sổ chi tiết số 5

+ Là sổ chi tiết theo dõi TSCĐ

+ Cuối tháng cộng sổ và chuyển vào NKCT số 9

-Sổ chi tiết số 6

+ Là sổ chi tiết theo dõi các tài khoản trên NKCT số 10

+ Cuối tháng cộng sổ và chuyển vào NKCT số 10

-Bảng phân bổ số 3: Khấu hao TSCĐ

*Sổ cái: Là sổ tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản

trong đó phản ánh phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối tháng hoặc cuối quý Sốphát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số được lấy

từ NKCT ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từngtài khoản đối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan Sổ cái chỉ ghi một lần vàocuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trêncác NKCT

5.5 Hệ thống báo cáo kế toán

5.5.1 Bảng cân đối kế toán

5.5.2 Báo cáo kết quả kinh doanh

5.5.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

5.5.4 Thuyết minh báo cáo tài chính

II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thanh Hà

2 1.Đặc điểm, phân loại, và quản lý NVL may tại Công ty

2.1.1 Đặc điểm NVL tại Công ty

Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần là một doanh nghiệp có ngành may chiếm tỷtrọng lớn nhất trong tổng doanh thu Sản phẩm

đầu ra của Công ty chủ yếu là mặt hàng quân trang như quần áo, chăn… Dovậy vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng trên cũng đa dạng như vải chéo, vảithô, cúc, chỉ … Mỗi loại NVL đều có đặc điểm riêng nên việc bảo quản và lưukho đều khác nhau

2.1.2 Phân loại NVL tại Công ty

Nguyên, vật liệu chính bao gồm các loại vải chéo, vải thô Về mặt chi phíchiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí NVL, thường được đóng thành từng kiệntrong quá trình vận chuyển và bảo quản ở những kho có mái che

* Nguyên, vật liệu phụ: Là những loại vật liệu không cấu thành thực thể củasản phẩm nhưng lại có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất baogồm cúc, chỉ, nhãn, mác…

* Ngoài ra còn có một số loại vật liệu gián tiếp không thể thiếu được choquá trình sản xuất như bao bì và các loại phụ liệu khác

* Phế liệu được thu hồi từ sản xuất như vải cắt thừa, vải hỏng, vải kémphẩm chất và… Các loại phế liệu này sử dụng và xuất bán để tái sản xuất , vàdùng vệ sinh máy

2.1.3 Công tác quản lý NVL tại Công ty

Do đặc điểm khác biệt cụ thể của Công ty, từng loại NVL như đã nói ở trên,Công ty có kế hoạch thu mua NVL một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất vàvừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay Ngân hàng Công tác quản lý NVLđược Công ty đặt ra là: Phải bảo quản tốt và sử dụng tiết kiệm hiệu quả tối đađặc biệt là NVL chính Hiểu rõ được điều này Công ty đã tổ chức hệ thống khotàng để lưu giữ NVL được tốt hơn, gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiệnthuận lợi việc vận chuyển, cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách tiện lợi vànhanh nhất

Hệ thống kho được trang bị khá đẩy đủ các phương tiện cân, đong, đo, đếm

để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát

Công ty đã tổ chức quy hoạch thành hệ thống kho:

Kho 1 Kho chứa vải (VLC) đo đồng chí Hà phụ trách

Kho 2 Kho chứa các phụ liệu do đồng chí Hồng phụ trách

Kho 3 Kho chứa các phế liệu thu hồi, thiết bị máy móc dùng trong việc thaythế do đồng chí Hồng phụ trách

2.1.4 Tính giá NVL tại Công ty

Nguyên, vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên sản phẩm giá trịNVL chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70%) giá thành của sản phẩm vì vậy, việc tínhgiá NVL một cách hợp lý, chính xác có vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần thúcđẩy quá trình thực hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả NVL, làm hạ giá thành, hoànthành kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, việctính giá vật liệu là dùng tiền đề biểu hiện giá trị của chúng Muốn việc tính toánđược chính xác thì mỗi một doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toánhợp lý nhất, hiện nay ở Công ty Thanh Hà, để phản ánh đúng giá trị NVL may kếtoán của Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá thực tế đối với NVL nhập kho

và áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước

2.1.4.1 Tính giá NVL nhập kho

Nguyên, vật liệu may của công ty Thanh Hà chủ yếu là nhập hàng nội bộ từCông ty 20- Bộ Quốc Phòng( Nhập xuất nội bộ) vì vậy giá vật liệu nhập khođược tính:

Giá thực tế NVL

trên hóa đơn + Chi phí thu mua

NVL xuất chủ yếu sử dụng để sản xuất sản phẩm của Công ty Việc xuấtbán ra ngoài và cho vay là rất hạn hữu và hầu như ít xảy ra NVL bán ra ngoàichủ yếu là phế liệu thu hồi bán cho các Xí nghiệp cơ khí để dùng vào việc vệsinh máy.

Để phản ánh giá vật liệu may xuất, nhập kho được chính xác Công ty đã sửdụng phương pháp nhập trước, xuất trước đây là phương pháp đơn giản, dễ làm,

dễ hiểu Công ty áp dụng phương pháp này là do NVL may chủ yếu là nhập xuấtnội bộ Công ty vẫn đang áp dụng kế toán ghi thủ công Hàng ngày khi nhậnđược các chứng từ xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu mayxuất vào bảng phân bổ số 2 và bảng kê số 3

2.2 Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại công ty Thanh Hà

Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán NVL là phải theo dõi chặtchẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trịcủa chúng Nhằm mục đích sử dụng quản lý tốt Để đáp ứng cho nhu cầu sảnxuất sản phẩm, hoàn thành kế hoạch mà Cục Hậu Cần đã giao cho Công ty.Nguyên, vật liệu của Công ty do nhập, xuất nội bộ (Bộ Quốc phòng xuấtxuống) nên nó không bị biến động lớn, chủng loại vật liệu cũng không nhiều,kho bãi chứa đảm bảo yêu cầu chỉ tiêu lưu giữ Công ty đã sử dụng phươngpháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL

Phương pháp này đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu

Theo phương pháp này kế toán NVL dựa trên những chứng từ nhập, xuấtNVL để ghi số lượng và tính ra giá trị của số NVL nhập, xuất vào thẻ, kế toántiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “thẻ kho”tương ứng do thủ kho chuyển đến Số liệu từ thẻ "kế toán chi tiết vật liệu” kếtoán ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” theo từng danh điểm,từng loại để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu

a.Nghiệp vụ nhập kho NVL

Khi nhận được hoá đơn GTGT của Công ty 20 – Bộ Quốc phòng gửi đến,phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản

hợp đồng Khi hàng được chuyển về Công ty cán bộ phòng Kế hoạch -Tổ chứcsản xuất kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về số lượng, quy cách,chất lượng của NVL rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu NVL đạt yêu cầuthì tiến hành nhập kho theo số thực nhập Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:Liên 1 Lưu cuống phiếu giữ lại ở phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất.Liên 2 Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán.

Liên 3 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho

Thủ kho kiểm nhận hàng, ký vào phiếu nhập sau đó vào thẻ kho và hàngtuần chuyển về cho kế toán NVL để làm cơ sở ghi vào sổ chi tiết vật liệu GiáNVL được ghi theo giá thực tế

Chứng từ nhập NVL được lưu trữ và bảo quản tại phòng kế toán của Công ty

Biểu đồ 2.1a

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liờn 2 giao khỏch hàng LQ/2005B

Ngày 2 thỏng 11 năm 2007 0094786

Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty 20 – Bộ Quốc phũng

Địa chỉ: 35 Phan Đỡnh Giút – Phương Liệt - Thanh Xuõn - Hà Nội

MST: 0100109339 - 1

Điện thoại:

Họ tờn người mua hàng: Anh Thuyờn

Tờn đơn vị: Cụng ty Thanh Hà - Cục Hậu cần

Địa chỉ: H2 – Phương Mai - Đống Đa – Hà Nội

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 96.124.401

Tổng cộng tiền thanh toán 1.057.368.411

Số tiền viết bằng chữ : Một tỷ không trăm năm mơi bảy triệu ba trăm sáu mơi támnghìn bốn trăm mời một

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)