Chuyên đề báo cáo thực tập THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THNN TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG ----------------- 2. 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ: Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng. * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: + Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. + Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội . Các phương thức bán hàng của Công ty : Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ. Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 11 Chuyên đề báo cáo thực tập Bán buôn : Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường. Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 22 Chuyên đề báo cáo thực tập Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt. Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 33 Chuyên đề báo cáo thực tập Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng TK 911 TK 511 TK 111, 112, 113 TK 632 TK 133 K/C doanh thu X/Đ KQKD Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT) Mua h ngà Bán thẳng Doanh thu chưa có VAT Thuế VAT được khấu trừ TK 3331 Thuế VAT phải nộp Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD Bán lẻ : Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 44 Chuyên đề báo cáo thực tập Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh). -Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị quầy xuất bán hàng bán - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 55 Chuyên đề báo cáo thực tập Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp 2.1.3. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty : Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán hàng cho quản lý. Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ TK 641 TK 421 Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng hàng phát sinh trong kỳ TK 642 Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 66 Chuyên đề báo cáo thực tập Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về bán hàng Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 77 Chuyên đề báo cáo thực tập 2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng : Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít. Đây cũng là điều dễ hiểu. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111. Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu của dịch vụ Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13 Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 88 Chuyên đề báo cáo thực tập GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị. Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi vào 1 ví dụ cụ thể : Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 99 Chuyên đề báo cáo thực tập VD1: Ngày 10/1/2008 giữa Công ty TNHH TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng và Anh Thành là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp đồng mua bán 10 máy in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ ký và dấu đầy đủ . Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng hoá đơn Khi một nghiệp vụ phát sinh ta sẽ trình tự làm theo các bước sau : Bước 1 : Lập phiếu xuất kho Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 1010 [...]... Chuyên đề báo cáo thực tập 2.2.2.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đã bán hàng được thực hiện theo từng tháng Hàng tháng căn cứ vào kết qủa bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK 511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (sô liệu TK... 911 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (số liệu TK 642) sang bên nợ TK 911 Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau: =VD: Trong tháng 1 năm 2008 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau: - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán: Nợ TK 911: 407.200.000 Có TK 632: 407.200.000 - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911: 15.531.900 Có TK 6421: 15.531.900 - Kết chuyển chi phí quản... mua hàng Người bán hàng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 1212 Chuyên đề báo cáo thực tập Bước 3 : Giao nhận hàng Công ty TNHH và Thiết bị Văn phòng giao cho Công ty TNHH An Phát tại kho Tân mai Chi phí vận chuyển và bốc xếp đều do Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng chịu và toàn bộ chi phí này được hoạch toán vào chi phí bán hàng. .. Nhận hoá đơn và thực hiện thanh toán : Công ty An Phát hoàn tất thanh toán cho Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng với số tiền là 27.500.000 VNĐ Kế toán của Công ty TNHH Máy tính và Thiết bị Văn phòng lập phiếu thu tiền mặt và thu tiền Đây là mặt hàng không được giảm giá trong quý này nên Công ty An Phát cũng không được giảm giá Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 1313 Chuyên đề báo cáo thực tập Biểu... 2.2.2.1 Chi phí bán hàng Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hàng hoá Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng" trong... 6422 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 6422 và ghi vào sổ cái TK 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng tồn còn lại và hàng bán ra vào cuối tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 3131... thể khách hàng chấp nợ, vì vậy để theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đã sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" để theo dõi công nợ Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131 Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử... máy in Canon … Kết chuyển giá vốn hàng bán Cộng phát sinh Số hiệu TK đối ứng E 156 … Số tiền Nợ 1 21.000.000 … Ghi chú Có 2 G … 407.200.000 407.200.000 407.200.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ (Ký , họ tên) Phạm Thu Hằng – Kế Toán K36 Kế toán trưởng (Ký , họ tên 2424 Chuyên đề báo cáo thực tập 2.2.2 Nội dung kế toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.2.1... Toán K36 Kế toán trưởng 2121 Chuyên đề báo cáo thực tập Kế toán bán hàng hàng hoá theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi... tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn VD2: Ngày 12/01/2008 anh Thành tới văn phòng Công ty xem hàng và đã mua . hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và. Chuyên đề báo cáo thực tập THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THNN TM TIN HỌC VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG -----------------