giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều,riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quantrong ngành là rất lớn nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi
Trang 1A TÊN ĐỀ TÀI Trang 1
B ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 1
1 Lý do chọn đề tài Trang 1
2 Mục đích nghiên cứu Trang 1
3 Nội dung nghiên cứu Trang 1
4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Trang 2
5 Phương pháp và thời gian nghiên cứu Trang 2
6 Điểm mới trong kết quả nghiên cứu Trang 2
C GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang 3
I Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến Trang 3
II Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề SKKN Trang 3III Thực trạng vấn đề Trang 4
1 Cơ sở lý luận Trang 4
2 Cơ sở thực tiễn Trang 4
IV PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP Trang 6
1 Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ Trang 61.1 Soạn thảo văn bản Trang 71.2 Quản lí công văn đi Trang 81.3 Quản lí công văn đến Trang 91.4 Quản lí hồ sơ giáo viên Trang 101.5 Quản lí hồ sơ học sinh Trang 101.6 Quản lí và sử dụng con dấu Trang 111.7 Quản lí văn bản lưu trữ Trang 12
2 Tăng cường công tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán bộ
giáo viên, nhân viên trong nhà trường Trang 16
3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trang 16
4 Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất Trang 17
5 Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các
cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của Trang 17
V KẾT QUẢ CỦA SÁNG KIẾN Trang 17
D KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Trang 19
1 Kết luận Trang 19
2 Kiến nghị Trang 20
Trang 2Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh
mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thông tin, côngvăn, văn bản, chỉ thị giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều,riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quantrong ngành là rất lớn nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thứcnhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một bộphận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo ) củacác cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong nhàtrường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên ) quátrình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc,phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt động kháccủa nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan Các vấn đềthông tin được nhân viên văn thư, lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuấtchuyển đến thủ trưởng và ngược lại Ngoài ra văn thư là cầu nối giữa nhà trườngvới nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn
vị chủ quản cấp trên Làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảmcho các hoạt động của nhà trường được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng caohiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cảicách hành chính hiện nay Vì vậy mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhậnthức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ranhững biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vịmình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của nhàtrường
Qua 4 năm làm việc thực tế và vốn kiến thức được học tôi mạnh dạn viết
sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng” nhằm trao đổi với với các đồng nghiệp những kinh
nghiệm mà tôi đã rút ra
2 Mục đích nghiên cứu.
Nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm quantrọng của công việc mình đang làm
Trang 3Thu thập thông tin văn bản đổi mới đưa công tác văn thư lưu trữ trongtrường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học.
3 Nội dung nghiên cứu.
Trong quá trình làm việc tôi đã xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu
trữ Từ đó tôi đã nghiên cứu ra SKKN “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trong trường THPT Lưu Hoàng”
4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cầnphải có bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vịchưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần,giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng với nhữngngười làm công tác văn thư, lưu trữ Để văn bản đến được chuyển giao đúngthời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản,
hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin thì nhữngngười làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưngcũng không ít áp lực, khổ cực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa đượcghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổchức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Lưu Hoàng,thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viênvăn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
5 Phương pháp và thời gian nghiên cứu
Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thông tư quy định của Bộ nội vụban hành và qua quá trình làm việc công tác tại trường
+ Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng số liệu
+ Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của cơ quan
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp tổng hợp
Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học
2016-2017, năm học 2017-2018 đến hết học kỳ 1 năm học 2018 – 2019)
6 Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:
Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tácvăn thư lưu trữ
Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn bản đã lưu trữ một cáchthật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung
để trình ký
Trang 4Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, không đòihỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt năng lực củanhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
C GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên của vấn đề sáng kiến kinh nghiệm (SKKN).
Biện pháp: Là cách giải quyết một vấn đề cụ thể.
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận(đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT Lưu Hoàng” là những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường nhằm khắc phục những khókhăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường
II Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến.
Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học
đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thựchiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác vănthư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưutrữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưutrữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trườngmạng
Trang 5- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việchướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan.
III THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1 Cơ sở lý luận:
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụhoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này baogồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệukhác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Còn côngtác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựachọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầukhai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồmcác việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, đơn vị
2 Cơ sở thực tiễn.
Công tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa họcnhững văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động củanhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết
Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhàtrường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốtmột thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ Đảm bảo việc báo cáo cung cấp mộtcách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụquản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên
Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt độngcủa nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệuquả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cáchhành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải cómột nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để cóthể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơquan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệuquả quản lý của cơ quan đơn vị
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hànhchính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công táctìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công việc
Qua thời gian công tác thực tế tại trường tôi đã gặp những thuận lợi vàkhó khăn sau:
Trang 6a Thuận lợi:
- Nhà trường có một nhân viên văn thư chuyên phụ trách về công tác vănthư trong trường, công việc chuyển giao văn bản đi văn bản đến được giải quyếtkịp thời do cấp trên đưa ra Có hệ thống mạng internet ổn định để phục vụ côngviệc truy cập thông tin, lấy thông tin làm báo cáo
- Các văn bản đi và đến được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tìnhtrạng nhầm lẫn, thất lạc
- Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như máy phô tô, máy inphục vụ cho công tác văn thư
b Khó khăn:
- Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư chuyên trách, chủ yếu
là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, công văn,giấy tờ trước năm 1990 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thấtthoát, bị rách nhiều
- Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làmcông tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn thanh niên, công đoàn Đểthực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệusoạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc Công tác văn thư của trườngchưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường cácvăn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít Vì vậy văn bảnban hành còn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản banhành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại vàtrích yếu nội dung
- Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ vẫn còn nằm rảirác ở các phòng ban, tổ chuyên môn
- Về quản lí công văn đi và đến: Những năm về trước nhà trường chưa
chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản
lý công tác văn thư còn bị bất cập
+ Đăng kí văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số
ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra
+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi cònlưu bản phô tô không đúng với quy định
- Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh:
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ
+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học
bạ THCS những năm trước nhà trường chưa có kế hoạch trả cho học sinh vì vậykhối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn còn tồn đọng ở
Trang 7trường rất nhiều Sổ đăng bộ không cập nhật rõ học sinh chuyển đi, chuyển đến,
bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn
c Nguyên nhân:
- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự đượcquan tâm, nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyênmôn, nghiệp vụ về công tác văn thư
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc,
hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy côngviệc văn thư hay bị trì trệ Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòngnhư máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế
- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lí công văn
đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp dân, giảiquyết các thủ tục hành chính, làm công tác thi Công việc nhiều mà lại kiêmnhiệm các công việc khác nên ảnh hưởng đến công việc chính của mình và chế
độ đãi ngộ thì rất ít
IV PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP
Trường THPT Lưu Hoàng thành lập và hoạt động được 35 năm Để tránhtình trạng thất thoát văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để nâng caocông tác văn thư lưu trữ của nhà trường tôi xin đưa ra một số biện pháp sau:
1 Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệungôn ngữ Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờhình thành trong hoạt động của cơ quan Chính vì vậy để hoạt động của cơ quan,đơn vị thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nướcthì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết côngviệc
Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quyđịnh của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tếcủa trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn Trong bản quychế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, quy trình soạn thảo, banhành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu
Quy trình thực hiện như sau:
1.1 Soạn thảo văn bản:
Hàng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đãban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản,
Trang 8thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu được thể hiện qua bảngthống kê sau:
Tên loại văn bản Số lượng văn bản năm
Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân
và văn thư phải xác định các vấn đề sau:
- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn:
+ Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định banhành văn bản để giải quyết vấn đề gì
+ Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai,gửi cho cấp trên hay cấp dưới
+ Xác định thời gian ban hành văn bản
- Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,
chính xác với mỗi loại văn bản Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khácnhau như công văn soạn khác quyết định
- Thu thập và xử lí thông tin: Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như
các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên
và những thông tin từ thực tế
- Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản.
- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành.
Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thôngqua hệ thống mail nhà trường Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính
1.2 Quản lý công văn đi.
a Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm củavăn bản
b Đăng ký văn bản đi
c Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi:
Trang 9+ Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm)
bao gồm 8 cột theo mẫu dưới đây:
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
d Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực tiếp
Đa số công văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ mail công vục3luuhoang@hanoiedu.vn, giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thờigian Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn bì thư vàgấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn và cho vào bì Khi gấp văn bản thìkhông để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh để lộ thông tin của văn bản.Ghi đầy đủ tên và địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản Bảng thống kêcông văn đi của trường THPT Lưu Hoàng năm 2017, năm 2018 ban hành đượcchuyển phát như sau:
Năm Số lượng văn bản chuyển
e Lưu văn bản đi
Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính, mộtbản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành vănbản để lập hồ sơ công việc Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắpxếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ Việclưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các fileword và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu vănbản tài liệu được nhanh chóng
1.3 Quản lý công văn đến.
- Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở giáo dục vàĐào tạo, Công đoàn ngành, UBND Huyện gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kếhoạch chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bảncủa các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc.Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và đường bưu điện
- Quy trình quản lý văn bản đến
Trang 10a Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ quan
với mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail Nhà trường tiếp nhận văn bảnđến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail
b Phân loại và đăng ký văn bản đến:
* Phân loại văn bản đến:
- Văn bản gửi đến hệ thống mail công vụ của trường, văn thư tiến hành invăn bản, trường hợp công văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và bóc bì vănbản
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơquan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường đểđóng dấu và ghi số ngày tháng đến Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới phần
số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến
Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hoàng.
* Đăng ký văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào
sổ đăng ký công văn đến
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
+ Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theomẫu sau:
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại
và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
c Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền đểxin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được
- Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên vănthư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG CÔNG VĂN :
Số:
Ngày tháng năm