MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Ở CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

Tất cả thành công hay thất bại của công ty đều phụ thuộc vào con người trong đó các cán bộ quản lý và đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên trực tiếp sản xuất.. - Tuyên truyền đảm bảo các thà

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Ở

CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

Chất lượng là chiến lược dài hơi, việc hoàn thiện quản trị chất lượng không phải trong một thời gian ngắn các hãng lớn như điện thoại, điện tín Châu Âu, Sony, Toyota, Singapore airline đã phải mất không dưới 10 năm để xây dựng niềm tin về chất lượng đối với khách hàng Vì vậy muốn làm tốt hoàn thiện công tác chất lượng cần phải liên tục cải tiến chất lượng sản phâmr cũng như đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh trước sự thay đổi của thị trường Sau một thời gian thực tập tại công ty, nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống quản lý chất lượng của công ty Cá nhân tôi xin mạn phép đề ra một số biện pháp sau

1 Nâng cao hơn nữa chất lượng cuả đội ngũ cán bộ công nhân viên Chất lượng sản phẩm, chất lượng công việc, chất lượng quả trị phụ thuộc trước hết vào chất lượng con người Tất cả thành công hay thất bại của công ty đều phụ thuộc vào con người trong đó các cán bộ quản lý và đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên trực tiếp sản xuất Để nâng cao hiệu quả của hệ htống quản lý chất lượng trước hết cần phải hoàn thiện chất lượng con người

1.1 Đối với cán bộ quản lý

- Các nhà quản lý phải luôn tự hoàn thiện mình có tinh thần trách nhiệm đối với công việc và đối với các nhân viên

- Tạo môi trường cho cán bộ công nhân viên như tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên

- Giáo dục rèn luyện ý thức trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên

- Tuyển chọn nhân viên trên cơ sở năng lực nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn đã được xác định

- Kích thích cán bộ công nhân viên hăng say làm việc và sáng tạo bằng các phương pháp thưởng vật chất

- Tuyên truyền đảm bảo các thành viên trong công ty hiểu rằng công việc đã được tiến hành, chúng ảnh hưởng đến chất lượng như thế nào để các thành viên đều cảm thấy họ có liên hệ và ảnh hưởng mật htiết đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của công ty Công việc tuyên truyền này có thể thực hiẹn được bằng nhiều cách như dán các tờ nội quy ở các phòng ban, phân xưởng, phát động phong trào “ sản phẩm ngày mai tốt hơn hôm nay” Thiết lập hoạt động

có kế hoạch nhằm vập nhật hoá kỹ năng nhân viên bằng cách tổ chức các buổi nói chuyện, hội thảo giao lưu và mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên

1.2 Đối với các nhân viên, công nhân và đội ngũ kỹ thuật là những người trực tiếp sản xuất Để có thể sử dụng tối đa công suất của máy và sản phẩm đạt chất lượng, Ngoài nhiệm vụ của người quản lý là tạo môi trường cho cán bộ công nhân viên học tập nâng cao tay nghề thì mỗi cán bộ cônh nhân viên cần phải tự rèn luyện cho mình tác phong công nghiệp, tự học hỏi, nghiên cứu sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm hăng say lao động và longgf trung thành đối với côngty Nếu giải quyết theo biện pháp này công ty sẽ giảm được chi phí xuống còn 4% so với 7% như hiện nay, đồng thời tăng năng suất lao động, tăng 0,1 % giá trih tổng sản lượng

Chỉ tính tới số tiền giảm chi phí quản lý và giảm thời gian hao phí ta cũng thấy rõ số tiền không nhỏ

2 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng

Năm 2001 công ty đã thực hiện quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn chất lượng ISO 9002 để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm và tiến xa thêm một bước nữa vào quá trình áp dụng ISO 9000 cho sản phẩm của công ty, để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn thì cần phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng ở công ty phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty

Hệ thống các chỉ tiêu, chính sách chất lượng là công cụ đo lường hữu hiệu

và chính xác nhưng thực tế hiện nay ở các công ty các chỉ tiêu chất lượng thường

do phía nước ngoài yêu cầu được công ty chấp nhận và người lao động đáp ứng trực tiếp nhu cầu đó Những chỉ tiêu qua nhiều hợp đồng dần được hình thành và trở thành quy ước chung không có văn bản chính thức Do đo cần phải hệ thống hoá các tiêu chuẩn bằng các văn bản Tổ chức các yếu tố khi tiến hành chính sách chất lượng cần dựa theo sơ đồ sau:

Cần đặt ra các mục tiêu:

• 100% sản phẩm không lỗi trong đó 68% sản phẩm hoàn hảo còn lại 32% sản phẩm chấp nhận được không có sản phẩm không đạt

Tổ chức quản lý

Thiết bị kỹ thuật công nghệ

Nguyên vật

liệu

Chỉ tiêu chất lượng SP

Cơ chế quản lý Con người

Kết quả Yếu tố nguyên nhân

• Các chính sách có tính chiến lược phải nêu rõ định hướng của công ty

về chất lượng Chính ssách cần nhấn mạnh vai trò trách nhiệm của từng cá nhân không chỉ riêng cán bộ chất lượng, lãnh đạo hay cán bộ kỹ thuật

• Mục tiêu cải tiến chất lượng gắn với uy tín của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập của người lao động Nội dung chính sách:

- Lập kế hoạch : mô tả thực trạng chất lượng đưa ra các chỉ tiêu

- Đánh giá, cho điểm

- Ví dụ: đánh giá chất lượng xà phòng Bạch lan

ST T

Các chỉ tiêu Điểm

chuẩn

Hội đồng đánh giá

3 Sử dụng an toàn

Trên nguyên tắc cho điểm tổng hợp các ý kiến tìm xem đâu là nguyên nhân chưa đạt của sản phẩm

Đưa ra tiêu chuẩn chất lượng, quy định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ phòng ban

cá nhân, đưa phương pháp tổ chức thực hiện, xây dựng mô hình quản lý chất lượng

Mô hình quản lý chất lượng

Cơ cấu mỏng quyền lực phân cấp cho các thành viên

Quan hệ mật thiết, gắn bó phát huy tinh thần làm chủ sáng tạo

Quyết định dựa trên các sự kiện có sự tham gia của các thành viên

Tự tìm hiểu hoàn thiện, tự quyết định kiểm tra

Theo chiều rộng , hai chiều và công khai hoá

• Đưa ra kế hoạch tuyên truyền vận động, thi đua thực hiện phong trào nâng cao chất lượng Tạo điều kiện để người sử dụng lao động tham gia sáng tạo

và cải tiến chất lượng sản phẩm

Thông tin Kiểm tra kiểm soát

Cách ra quyết định

Cơ cấu quản lý

Quan hệ cá nhân

• Đưa ra quyết định thưởng 5% quỹ thưởng cho ngững cá nhân có sáng kiến cải tiến chất lượng và 10% cho những người thiết kế tạo ra sản phẩm mới Làm tốt công tác này sẽ kích thích sự nhiệt tình sáng tạo của cán bộ công nhân viên, không có sản phẩm không đạt do kém chất lượng, không bị phạt hợp đồng, tiết kiệm chi phí, nâng caouy tín cho công ty Có chính sách quy định về chất lượng, công ty sẽ hợp tác tốt hơn nữa với bên Lever Haso và qua đó tạo điều kiện cho sản phẩm của công ty hội nhập trên thị trường trong nước cũng như quốc tế

3 Tuân thủ theo nguyên tắc ISO 9000

ISO 9000 thực chất là những vấn đề quản trị chất lượng tức là chất lượng của quản trị Muốn có sản phẩm tốt phù hợp thị trường phải coi trọng chất lượng từ thiết kế đến tiêu dùng ISO 9000 chỉ ra các bước thiết kế cụ thể khi thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất, quá trình bán và dịch vụ sau khi bán với phương châm phòng bệnh hơn chữa bệnh Chình vì vậy ISO 9000 đề cao vai trò của nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới Hơn tất cả ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quản lý, cần phải hiểu

và sử dụng như thế nào để gia tăng giá trị cho doanh nghiệp và thực sự nâng cao chất lượng Công ty Xà phòng Hà Nội đã áp dụng ISO 9002 bước đầu còn nhiều

bỡ ngỡ, để tạo ra được giá trị cần phải hướng đội ngũ cán bộ công nhân viên hiểu

về quản trị chất lượng, hiểu vị trí của TQM và ISO trong quá trình sản xuất kinh doanh

Sơ đồ ISO trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Thị

Trườn

g

Hoạch định triển khai các QTTQM Lắp đặt bảo trì thanh lý

Kiểm tra Thực nghiệm

Mức hài lòng dự báo nhu cầu thị hiếu

ISO9002

ISO 9001

EMS:ISO9000 TQM= hệ thống + phòng ngừa ISO9000 CL

ISO 9000 cần có sự tham gia tự nguyện không bắt buộc ngoài lợi ích là chứng chỉ hội nhập quốc tế nó còn là bộ tiêu chuẩn đưa ra các điều kiện để công ty luôn cải tiến hoàn thiện sản phẩm Để áp dụng ISOthành công mang lại hiệu quả thực sự phải tuân thủ các nguyên tắc của ISO

-Làm những điều đã viết

-Viết những gì đã làm

Dịch vụ sau bán Thiết kế

điều kiện thực hiện :phải xây dựng cơ cấu tổ chức chất lượng hợp lý phân công trách nhiệm đến từng người Xác định và cung cấp nguồn tài nguyên nhân lực cần thiết bổ nhiệm đại diện lãnh đạo

_Mỗi cán bộ công nhân viên phải thực hiện công việc hàng ngày theo chỉ dẫn ,ngăn ngừa sự không phù hợp xuất hiện trong hệ thống đảm bảo chất lượng và quá trình sản xuất

+Xác định sự không phù hợp khi xuất hiện trục trặc Đề xuất giải pháp khắc phục ngăn ngừa thông qua điều phối viên chất lượng

+Hỗ trợ đại diện lao động về chất lượng trong việc xác định các giải pháp thực hiện

lập hồ sơ theo yêu cầu lãnh đạo chất lượng

4.đầu tư có trọng điểmvề MMTB:

đồng hoá công nghệ nhập là quá trình làm chủ công nghệ được chuyển giao tạo công nghệ nội sinh trên cơ sở đã được chuyển giao đó Đây là giải pháp phát triển khoa học thích hợp đối với những nước đang phát triển Tuy nhiên , đối với Việt Nam chưa tự chế tạo máy móc có hàm lượng công nghệ cao thì việc đồng hoá

là rất khó nên để thực hiện được phải chọn lọc

*Về trước mắt:Cần tăng cường đại tu sửa chữa đổi mới MMTB Hiện nay công ty còn tồn đọng những máy móc cũ không hoạt động Số tài sản cần thanh lý chiếm tỷ trọng 4.25%giá trị TSCĐ của công ty Đây là con số tương đối lớn Do đó công ty cần đưa ra các biện pháp giải quyết để không gây ứ đọng vốn

_Căn cứ vào khả năng sản xuất và quản lý của công ty Xà Phòng Hà Nội ,xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của khách hàng (công ty LEVER HASO ,các công

ty sản xuất xà phòng khác )và tình hình bảo quản hoá chất độc hại Công ty nên đầu tư mới một dây chuyền chai nhựa dùng cho các loại hoá chất , hoá mỹ phẩm Nếu biện pháp này được thực thi sẽ cho doanh thu hàng năm là

Doanh thu dự kiện 1.449.569.802

Lợi nhuận 40,884,868

+ Đối với TSCĐ mới nhập, hiện nay công ty chưa sử dụng hết công suất Hiện nay MMTB mới khai thác 70-78% công suất thiết kế Công ty cần khai thác triệt để tối đa công suất tác dụng sẵn có của nó để không ngừng cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng Muốn vậy công ty cần sớm đưa ra định mức khoán sản phẩm trên một công nhân, không ngừng tăng cường công tác bảoquan, giao trách nhiệm cho công nhân trực tiếp đứng máy Nếu máy hư hỏng do nguyên nhân chủ quản trong quá trình sản xuất thì người đó phải bồi thường theo qui định của công ty cho từng mức thiệt hại

+ Đối với những phương tiện vận tải công ty nên áp dụng hình thức khoán kilomet để cấp nguyên vật liệu và phụ tùng thay thế

+ Với trang thiết bị văn phòng nên giao cho bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý

+ Về lâu dài: Công ty cần nghiên cứu hoàn thiện các dây chuyễn của mình hơn nữa Để khắc phục tình trạng không đồng bộ của máy móc hiện nay, công ty

có thể nhập thêm các máy móc ở công đoạn còn làm thủ công Những biện pháp trên đây là xét theo quan điểm kinh tế Đứng trên quan điểm xã hội, nếu đầu tư hoàn toàn MMTB thì số công nhân trực tiếp sản xuất sẽ ra sao? Để giải quyết tốt vấn đề này công ty nên một mặt hoàn thiện dây chuyền sản xuất, một mặt cần mở rộng sản xuất để có thêm việc làm cho người lao động

5 Tăng cường quản lý NVL - Vệ sinh an toàn lao động

5.1 Giải pháp về quản lý NVL

NVL là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm NVL của công

ty là loại hoá chất khó bảo quản, do đó công ty thường dùng đến đâu mua đến đấy, dẫn đến tình trạng thiếu chủ động trong sản xuất, từ đó phải thay đỏi một số NVL

Để khắc phục tình trạng này ngoài việc nhập MMTB sản xuất Công ty nên lập kế

hoạch định mức NVL cho các sản phẩm chính xác hơn, ký kết hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp

* Sửa chữa vệ sinh kho, xây dựng kho đảm bảo ánh sáng, vệ sinh hàng tháng

Tiếp nhận hàng hoá là một trong những nghiệp vụ cơ bản của hoạt động kho, tiếp nhận sản phẩm hàng hoá là kiểm tra trách nhiệm người giao hang về số lượng, chất lượng Như vậy, kho ngoài chức năng dự trữ còn là phòng tuyến ngăn ngừa hàng hoá kém chất lượng vào mạng lưới kinh doanh sử dụng

Vì chỉ cần hỏng một lượng rất nhỏ hàng hoá, NVL, có thể dẫn đến hư hỏng toàn bộ Công ty cần chú ý đến công tác nghiệm thu theo hợp đồng kinh tế

- Kiểm tra kho

- Xác định mức khuyết tật, phân loại sản phẩm khuyết tật

- Mặt khác công ty cần xác định mức thu hồi phế liệu cho phân xưởng sản xuất theo tỷ lệ %, NVL sử dụng và định mức phế liệu trong quá trình sản xuất Phế liệu có thể tận dụng đưa vào tiếp tục quá trình sản xuất, cần bảo quản, tránh tập trung dẫn đến hư hỏng mất mát

5.2 Giải pháp về vệ sinh an toàn lao động

Vấn đề VSCN- ATLĐ đã đặt ra từ rất nhiều năm trước Các công ty ở Việt Nam hiện nay gặp nhiều khó khăn trong vấn đề này Hàng năm có tới 25% lượng chất thải công nghiệp được thải ra mà không được xử lý Ở các công ty vấn đề VSCN rất đáng quan tâm Các vấn đề bảo dưỡng, vệ sinh máy móc, vệ sinh kho có thể khắc phục được vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Nhưng còn việc xử lý chất thải hầu như các công ty chỉ làm để tránh sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền Họ nghĩ rằng việc xử lý chất thải sẽ phải đầu tư tốn kém, như vậy sẽ phải phân bổ vào chi phí sản xuất, giá thành sẽ tăng lên mà hiệu quả thì không thu được nhiều Họ không nghĩ tới hậu quả: nếu mức độ khí thải nhiều sẽ gây ô nhiễm ảnh hưởng tới sức khỏe của cán bộ công nhân viên, do đó làm cho

việc sản xuất bị ảnh hưởng Công ty xà phòng Hà Nội nên sớm xem xét vấn đề này đầu tư vào hệ thống xử lý nước thải, giáo dục thuyết phục cán bộ công nhân viên quan tâm, giữ gìn vệ sinh chung, khám định kỳ sức khỏe Thực hiện giải pháp này bằng nhiều cách khác nhau như tuyên truyền trên hệ thống loa của công ty, ra quyết định bằng văn bản hướng dẫn tuyên truyền đặt ở những nơi cán bộ công nhân viên thường xuyên qua lại, sử dụng panô, áp phích, báo chi có nói về vệ sinh

an toàn lao động để tăng cường hiểu biết cho cán bộn công nhân viên Những hoạt động này lấy từ quĩ đầu tư xây dựng cơ bản

KẾT LUẬN Khoa học quản lý chất lượng đã và đang phát triển đạt tới một trình độ cao hơn bao giờ hết Để đẩy mạnh quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá để đi đến hội nhập và phát triển thì chất lượng sản phẩm phẩi được đặt lên hành đầu đối với mỗi doanh nhgiệp Các doanh nghiệp Việt Nam ngày nay cũng quan tâm tới chất lượng không kém các công ty nước ngoài Sự nhận thức về chất lượng tăng lên được đánh dấu bởi việc đưa khoa học quản trị vào thành môn học chính thức ở trường đại học Đảm bảo nâng cao chất lượng chỉ có thể thực hiện được khi ta quản

lý kiểm soát nó

Hoạt động trong cơ chế thị trường việc nâng cao chất lượng sản phẩm là một yêu cầu cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào toàn cầu hoá đang diễn ra, nó là quy luật khách quan gây tác động rất lớn đến nền kinh tế của các quốc gia Để khỏi

bị “tụt hậu “ mỗi quốc gia phải tự tìm cách đưa quốc gia mình đi lên mỗi doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của mình Muốn vậy các doanh nghiệp luôn phải hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng, cải tiến và tạo sản phẩm mới Làm thế nào để hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng, nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm là vấn đề nóng bỏng, là mối quan tâm hàng đầu của ban lãnh đạo công ty Xà phòng Hà Nội Tìm ra giải pháp để giải bài toán này là nhiệm vụ hàng đầu của lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên công ty Dựa trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng công tác quản lý chất lượng sản phẩm của công ty xà phòng hà Nội trong những năm qua em mạnh dạn đề xuất một số biện pháp cơ bản nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng ở công ty trong quá trình hoàn thành chuyên đề em đã được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình