NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀNTHIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I- CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1 Khái niệm cơ cấu tổ chức Trong hoạt động của một doanh

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀNTHIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

I- CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, một tập thể … Muốn đạt đượcmong muốn thì cần phải có mục tiêu xác định, một ý đồ rõ ràng về những côngviệc hay hoạt động chủ yếu có liên quan, một phạm vi có thể hiểu được về quyềnhạm sao cho mỗi người thực hiện nhiệm vụ này hiểu được rằng họ có thể làm được

gì để có thể hoàn thành công việc

Có thể coi công tác tổ chức như là một việc nhóm gộp các hoạt động cầnthiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mõi nhóm người cho một người quản

lý với quyền hạn cần thiết để giám sát họ, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngangdọc trong tổ chức Một cơ cấu tổ chức cần được thiềt kế để chỉ rõ ra rằng ai sẽ phảilàm việc gì? Ai sẽ phải chịu trách nhiệm về kết quả này? Để loại bỏ những trởngại đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn và không chắc chắn trong việc phâncông công việc gây ra và tạo điều kiện cho các mạng lưới ra quyết định và liên lạc,phản ánh và hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp

Như vậy khái niệm cơ cấu tương ứng với sự mô tả sự kết hợp các yếu tố hợpthành của doanh nghiệp, bao gồm:

Phân phối nhiệm vụ;

Phân phối quyền lực:

Phân phối trách nhiệm;

Truyền đạt thông tin;

Những cơ chế phối hợp;

Có thể nói khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khácnhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môm hoá, được giao tráchnhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhầm thực hiện các chứcnăng quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộphận quản lý nhất định chẳng hạn như phòng kế toán phòng kế hoạch

2- Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là việc làm hết sức khó khăn, nó chịu sựtác động, ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau Bao bồm các yếu tố chủ quan củacon người và các yếu tố tác động từ môi trường bên ngoài và bản thân cơ cấu tổchức

2.1- Các yếu tố thuộc chủ thể của hệ thống

* Cán bộ quản lý :

Trình độ, kiến thức chuyên môn của các cán bộ lãnh đạo trong tổ chức lànhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức Họ là những người trực tiếp xâydựng lên cơ cấu tổ chức của hệ thống và thực hiện kết nối các mối liên kết giữacon người và các bộ phạn trong tổ chức

* Công nghệ và trang thiết bị

Ngày nay việc áp dụng trang thiết bị công nghệ hiện đại vào tổ chức quản lý

đã mang lại hiệu quả cao rong tổ chức quản lý sản xuất Do vậy cơ cấu tổ chứcquản lý phải được thực hiện theo hướng chuyên sâu, gọn nhẹ chuyên tinh, phù hợpvới điều kiện thực tế Trong điều kiện tình trạng công nghệ, trang thiết bị lạc hậu,thiếu thốn, quy mô nhỏ thì cơ cấu tổ chức phải dược bố trí sao cho htích hợp vớidiều kiện đó mà vẫn đạt hiệu quả trong quản lý sản xuất

* Mối quan hệ giữa cấp quản lý và tầm quản lý.

Yếu tố này quyết định quy mô của cơ cấu tổ chức quản lý, nó ảnh hưởng đếnviệc xác định các bộ phận phòng ban, các cấp quản lý có thể có và số lượng phòngban tối đa

2.2 – Nhóm các yếu tố thuộc về đối tượng quản lý

* Quy mô của hệ thống

Với một quy mô hệ thống mà lớn ta có thể chọn cơ cấu có nhiều cấp ứng với

số lượng phòng ban chức năng sao cho đáp ứng được nhu cầu của hệ thống Ngượclại với quy mô nhỏ ta chỉ cần một cơ cấu đơn giản sao cho đáp ứng được trình độnguồn nhân lực, tránh tình trạng với trình độ nguồn nhân lực thấp kém mà lại xâydựng một cơ cấu tổ chức quá lớn cồng kềnh dẫn tới sự đổ vỡ của hệ thống

* Sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp tạo ra

Đây là đặc điểm, tính chất của hệ thống Các thành phần kinh tế khác nhau,các ngànhkinh tế khác nhau dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng khác nhau

Do đó việc bố trí cơ cấu tổ chức cũng khác nhau Mặt khác giữa các đơn vị có trình

độ công nghệ khác nhaucũng có sự bố trí cơ cấu tổ chức khác nhau Điều nàykhẳng định tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh ảnh hưởng tới việc bố trí cơcấu tổ chức quản lý

2.3 – Nhóm các yếu tố thuộc môi trường

Một tổ chức luôn tồn tại và phát triển trong một môi trường biến động, yếu

tố môi trường là yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp đến sự thành bại của doanhnghiệp Khi các yếu tố trong môi trường biến động nó sẽ tác động đến cơ cấu tổchức làm cho cơ cấu tổ chức phỉa thay đổi để thích nghi với môi trường mới

Các yếu tố chủ yếu tác động của môi trường bao gồm (yếu tố khách hàng,người tiêu dùng, người cung cấp … môi trường chímh trị) Một hệ thống muốnphát triển phải luôn chú ý đến các tác động của môi trường xung quanh

3- Các nguyên tắc tổ chức quản lý

3.1 – Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệthống:

Phương hướng và mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu của hệ thống.Nếu mục tiêu, phương hướng của hệ thống có quy mô lớn thì tương ứng với nóphải bố trí một cơ cấu tổ chức có quy mô lớn, nếu với một hệ thống mt cỡ nhỏ mà

bố trí một cơ cấu tổ chức với quy mô nhỏ thì việc quản lý sẽ rất khó khăn

Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì rõ ràng cơ cấu tổ chức quản

lý của nó cũng phải có đặc tình phù hợp với đặc tính văn hoá nó khác với hệ thốnghoạt động theo mục tiêu kinh doanh

3.2- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công phânnhiệm các phân hệ trong hệ thống theo các nhóm chuyên ngành, với những conngười được đào tạo rèn luyện tương ứng và có đủ quyền hạn và trách nhiệm Đểthực hiện nguyên tắc này cần tranh thủ các yêu cầu sau:

* Phải phân công bố trí rõ ràng nhiệm vụ, mục đích mục tiêu của hệ thống

để mọi người nắm và hiểu được phần việc của mình trong guồng máy chung của hệthống

* Cơ cấu tổ chức được phân phối theo nhiệm vụ được giao chứ không phảitheo phạm vi công việc phải thực hiện Rõ ràng, chỉ có phân giao nhiệm vụ trong

hệ thống một cách rõ ràng, cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ được giao thì hệthống mới có thể tồn tại và phát triển tốt

3.3 – Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường

Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗiphân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để mọi người ở các cấp quản lý từthấp đến cao có thể phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế của các cán

bộ quản lý cấp trên khi cần thiết

3.4 – Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏic cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả caonhất đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và các điềukhiển của các lãnh đạo Để đảm bảo cho nguyên tắc này được hệ thống cần phảituân thủ các yêu cầu sau:

* Cơ cấu tổ chức quản lý phải là cơ cấu tổ chức hợp lý nhất, đảm bảochi phí hoạt động là thấp nhất mà kết quả chung hoạt động của tổ chức là lớn nhấttrong khả năng có thể

* Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm

vụ của phân hệ: làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí giá trị của mỗi hoạt động màmình tham gia, tạo lợi thế thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp vớimình Các cán bộ quản lý cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm phải có ýthức hợp tác luôn làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn cản trở cho phân

hệ khác và cho hệ thống Từ đó hình thành các hành vi xử lý hợp lý giữa các phân

hệ trong hệ thống (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức lq trong hệthống)

* Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho các cán bộ quản lý cácphân hệ có quy mô hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ

4- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản :

4.1 –Cơ cấu kiểu trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản nhất trong đó có một cấp trên

và một số cấp dưới Mọi mối quan hệ được giải quyết theo một kênh liên hệ đườngthẳng Cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu hoàn trách nhiệm củadoanh nghiệp và hệ thống

Cơ cấu này khá phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, sản xuất không phức tạp,tính chất sản xuất liên tục Đặc biệt nó thường được áp dụng đối với các tổ đội sảnxuất

Sơ đồ :

Người đứng đầu hệ thống

* Đặc điểm :

Người lãnh đạo trực tiếp thực hiện tất cả các chức năng quản lý

Các mối liên hệ giữa các thành viên trong hệ thống được thực hiện theochiều dọc

Người thừa hành mệnh lệnh chỉ thừa hành mệnh lệnh qua một cấp trực tiếp

và chỉ thỉ thi hành mệnh lệnh của người đó

* Ưu điểm :

Đơn giản rõ ràng thống nhất chỉ huy

Thực hiện triệp để chế độ một thủ trưởng

Mối quan hệ đơn giản không phức tạp

Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn

* Nhược điểm :

Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp

Hạn chế và không sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau

trách đơn

vị 2

Ngườ i phụ trách đơn vị

Ngườ i phụ trách đơn

vị 2

Ngườ i phụ trách đơn

vị 1

Ngăn cản các mối quan hệ hợp tác liên doanh liên kết, từ đó làm giảm tínhnăng động sáng tạo trong hệ thống.

Khi hệ thống lớn và phức tạp thì cơ cấu tổ chức này đẻ ra nhiều tầng lớptrung gian

* Khả năng ứng dụng :

Loại hình cơ cấu tổ chức này ít được sử dụng trong thực tế, hiện nay nó chỉ

áp dụng cho các tổ đội sản xuất nhỏ

4.2 Cơ cấu chức năng

Do F.W Tay lo đề xuất ra được áp dụng với chế độ đốc công sau đó phạm vicủa nó được áp dụng mở rộng ra phù hợp với khối lượng công việc ngày càng lớn.Những nhiệm vụ quản lý được phân chia thành những đơn vị riêng biệt theo cácchức năng quản lý Những người lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhậnmột chức năng nhất định

(Sơ đồ trang bên)

Sơ đồ :

Lãnh đạo hệ thống

* Đặc điểm :Trong cơ cấu tổ chức hình thành 2 phân hệ:

Các tuyến quản lý tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ cho thị trường;

Các bộ phận chức năng là nơi thực hiện các chức năng quản lý giúp ban lãnhđạo xây dựng lên các tuyến quản lý và chỉ đạo thực hiện các quyết định quản lý.Người lãnh đạo của các bộ phận chỉ có quyền ra quyết định trong các tuyếnquản lý mà không cần chế độ uỷ quyền

Những người thừa lệnh cấp dưới nhận mệnh lệnh của cả lãnh đạo và nhữngthủ lĩnh chức năng

Kiểu cơ cấu tổ chức này thu hút được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vựckhác nhau của công tác quản lý

Giải quyết các vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng chongười lãnh đạo

* Nhược điểm :

Không thực hiện được chế độ một thủ trưởng

Người thừa hành mệnh lệnh một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh của các lãnhđạo khác nhau, thậm chí trái ngược nhau

Các cấp dưới

Lãnh đạo chức năng 2

Lãnh đạo chức năng n

Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này hết sức phức tạp nếu hệ thống lớnthì nó quá phức tạp khó quản lý.

Lãnh đạo chức năng

Lãnh đạo tuyế n 2

Người lãnh đạo

Có thể sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau.

5.4 – Cơ cấu trực tuyến chức năng

Đây là cơ cấu trực tuyến nhưng trong đó người ta thành lập lên các phòngban riêng biệt

Sơ đồ : (trang bên)

P.TGDTàichính

P,TGDKinhdoanh

P.TGĐ

Sản

xuất

Tổng GiámĐốc H.Đ.Q.T

* Đặc điểm :

Theo cơ cấu này hình thành lên các phòng ban chức năng Người lãnh đạo

hệ thống được sự giúp đỡ của các thủ lĩnh chức năng để chuẩn bị các quyết địnhhướng dẫn và kiển tra việc thực hiện các quyết định Người lãnh đạo cao cấp nhấtvẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và hoàn toàn quyết định trong toàn hệthống Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo các tuyến dã quy định, các thủ lĩnh ở cáctuyến vẫn phát huy được tài năng của mình trong chuyên môn Tuy họ không cóquyến ra quyết định nhưng có thể được uỷ quyền hoặc phân quyền ra quyết định

* Ưu điểm :

Vẫn duy trì được chế độ một thủ trưởng,

Mở rộng dân chủ trong quản lý thông qua việc phân quyền và uỷ quyền,Tận dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực quản lý,

Tạo nên sự liên kết chặt chẽ trong hoạt động giữa các bộ phận

Cơ cấu này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp do ưu điểm của

nó so với các cơ cấu chức năng và trực tuyến

Phân xưởn g sản xuất 3

Phòn g kế hoạc h

Phòn g Ma ket tinh

Những người thực hiện trong các bộ phận chức năng.

Những người thực hiện trong các đề án nhằm tạo

Người lãnh đạo chức năng B

H.Đ.Q.T Người lãnh

đạo tuyến 1

Người lãnh đạo hệ tnống

* Đặc điểm :

Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn cónhững người lãnh đạo đề án hay sản phẩm phối hợp hoạt động của cc bộ phận đểthực hiện một dự thảo nào đó, để thực hiện chương trình mục tiêu dự án người lãnhđạo sẽ cử ra người phụ trách chương trình mục tiêu và dự án đó và đảm bảo chongười phụ trách này nguồn nhân lực lấy từ các tuyến và các nguồn chức năng,cũng có thể lấy từ bên ngoài

Hiện nay người ta khuyên các nhà quản lý một số điều sau;

Chỉ xây dựng cơ cấu này khi thật cần thiết

Không nên có nhiều mục tiêu hoặc chương trình dự án được thực hiện vàocùng một lúc

4.6 – Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức

4.6.1 Cơ cấu chính thức.

Là cơ cấu gắn liền với vai trò nhiệm vụ trong tổ chức một cách chính thứctheo quy chế của hệ thống, những cơ cấu chính thức là nơi diễn ra phần lớn cáchoạt động quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu của hệ thống, ở đay các cá nhânphải đóng góp một cách có hiệu quả nhất vào các mục tiêu của hệ thống chứ khôngphải họ chỉ dành phần nhỏ trí óc và sức lực cho hệ thống, còn phần lớn để làmthêm cho các hệ thống khác Nói một cách rõ hơn cơ cấu chính thức là cơ cấu baogồm những con người, những phân hệ là thành viên chính tức của hệ thống

4.6.2 Cơ cấu không chính thức

Cơ cấu không chính thức là cơ cấu ngoài thành viên, phân hệ chính thứcchịu sự kiểm soát của hệ thống còn tồn tại các thành viên các phân hệ tham dựkhông chính thức vào hệ thống, được xây dựng trên mối quan hệ tự nguyện củanhững người có chung mục tiêu, sở thích, tư tưởng … Người đứng đầu các cơ cấukhông chính thức được gọi là các thủ lĩnh

Trong quá trình quản lý, bên cạnh việc chú ý đên các cơ cấu chính thức cácnhà quản lý phải quan tâm đến sự hình thành và hoạt động của các loại cơ cấukhông chính thức Đôi khi các cơ cấu phi chính thức tồn tại sẽ giúp các nhà quản lýđạt được mục tiêu của tổ chức, của hệ thống

4.7 – Một số loại cơ cấu khác

Bên cạnh các loại cơ cấu tổ chức phổ biến trên, hiện nay trong các tổ chứccòn tồn taị nhiều loại hình bố trí cơ cấu tổ chức khác, dựa theo các tiêu thức phânloại khác nhau

Loại cơ cấu tổ chức phân theo cách phân đoạn các thị trường mục tiêu Theocách phân loại này mỗi bộ phận chức năng được bố trí chịu trách nhiệm về mộtđoạn thị trường nhất định

Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm dịch vụ :

Cũng như cơ cấu tổ chức phâm theo thị trường mục tiêu nhưng ở đây cácphòng ban của hệ thống được phân chia để chịu trách nhiệm về một loại sản phẩmnhất định

Kiểu cơ cấu tổ chức thường được áp dụng cho các Công ty, doanh nghiệp cóquy mô sản xuất lớn đa dạng về chủng loại, phục vụ cho nhiều đối tượng kháchhàng khác nhau trên một thị trường rộng ( các công ty xuyên quốc gia, các tậpđoàn sản xuất, các liên doanh …).

Trong thực tế hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức thường sử dụng một hỗnhợp các cơ cấu tổ chức, Người ta thường mong muốn phân chia con người vànguồn lực bằng hai phương pháp cùng một lúc để cân bằng các lợi thế và hạn chếnhững bất lợi của 2 cơ cấu Đặc biệt trong các tổng Công ty 90 và 91

II - LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ LAO ĐỘNG QUẢN LÝ

1- Lịch sử hình thành và phát triển tư tưởng quản lý

Ngay từ buổi đầu xuất hiện con người đã biết quy tụ thành bầy, thành đàn đểchung sống với hai mục tiêu là: bảo đảm an toàn trước môi trường sống (sự tấncông của thú dữ, thiên tai, các bầy, nhóm khác ), và để tiến hành các hoạt độngkiếm sống (kiếm ăn, chống lại bện tật ) Để duy trì cuộc sống hàng ngày và đảmbảo sự phát triển cần có sự quản lý do các thủ lĩnh đứng đầu các nhóm thực hiện

Vì thế quản lý là yếu tố tất yếu của quá trình phát triển

+ Quản lý xuất hiện từ rất sớm, tiêu biểu cho giai đoạn này là tư tưởng quản

lý của các nhà triết học cổ đại Trung Quốc như Mạnh Tử, Khổng Tử, Tuân Tử

* Quản Trọng (683-640) trước CN cho rằng muốn quản lý xã hội,muốn dângiàu nước mạnh phải sử dụng pháp luật, bạo lực và phải quan tâm đến 5 mặt hoạtđộng cơ bản là: quan hệ đối ngoại, ra sức phát triển sản xuất, tăng cường phát triểntiềm lực quốc phòng, thực hành pháp luật, ngăn chặn các thói xấu của người đứngđâu xã hội

* Mạnh Tử (551-478) trước CN với học thuyết lễ trị, muốn quản lý xã hộiphải lấy nhân nghĩa làm gốc, phải đối xử với mọi người bằng lễ khiến mọi ngườiphục và tuân theo

* Mạnh Tử (372-289) trước CN đưa ra quan điểm cho rằng bản chất conngười là thiện, muốn quản lý xã hội phải chăm lo đời sống cho dân, phải xây dựng