THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

Nội - HAMECO theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 270/QĐ - TCNSĐT 22/5/1993 và số 1152/QĐ - TTNSĐT30/10/1995 của Bộ Công nghiệp nặng với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là công nghiệp

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

I ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cơ khí Hà Nội - tên giao dịch quốc tế là: HAMECO

Địa chỉ: 24 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Mã số thuế: 0100100174 - 1 - Ngân hàng Công Thương Đống Đa

Là một công ty chế tạo máy công cụ lớn nhất Việt Nam thuộc Bộ Công Nghiệp, trong suốt 43 năm sản xuất kinh doanh (12/4/1958 - 12/4/2001) HAMECO

đã trải qua biết bao thăng trầm từng bước vượt qua khó khăn, trụ vững vươn lên cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà Nội có thể chia ra 4 giai đoạn như sau:

Tiền thân của Công ty Cơ khí Hà Nội là nhà máy chung quy mô, là đứa con đầu tiên của ngành cơ khí chế tạo tư liệu sản xuất cho cả nước, nhà máy được trang

bị hàng loạt máy móc thiết bị chuyên sản xuất máy cắt gọt kim loại như máy tiện, máy khoan, máy bào Thời kỳ này, đội ngũ cán bộ chuyên gia Liên Xô rút về nước, nhà máy đứng trước một hệ thống máy móc đồ sộ, với quy trình sản xuất phức tạp Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ có 600 người và hầu hết là cán bộ chuyển ngành, tay nghề còn non kém Do vậy việc sản xuất gặp nhiều khó khăn, thử thách Nhưng với tinh thần lao động hăng say, nhiệt tình toàn nhà máy đi vào thực hiện kế hoạch 3 năm đầu tiên và kế hoạch 5 năm lần thứ nhất Nhà máy đã đạt được những thành tựu đáng kể, được Nhà nước quan tâm và vinh dự được đón Bác

Hồ về thăm Đến năm 1960 nhà máy đổi tên thành Nhà máy Cơ khí Hà Nội

Đây là giai đoạn chiến tranh phá hoại miền Bắc của đế quốc Mỹ, Đảng và Nhà nước ta chủ trương chuyển hướng trong quản lý kinh tế Sơ tán, phân tán các

xí nghiệp của các bộ, ngành ra các tỉnh xa thành phố để tiếp tục sản xuất Trong điều kiện khó khăn chung của đất nước, nhà máy cũng sơ tán trên 30 địa điểm khác

nhau và chuyển sang nhiệm vụ sản xuất theo thời chiến Tuy nhà máy vừa sản xuất vừa chiến đấu nhưng vẫn giữ vững nhiệm vụ truyền thống là sản xuất các loại máy công cụ Bên cạnh đó nhà máy cũng mở rộng sản xuất những mặt hàng phục vụ cho chiến đấu như: các loại pháo, xích xe tăng, máy bơm xăng

Đây là thời kỳ thông nhất đất nước Là một nhà máy lớn với quy mô sản xuất khép kín, nhà máy đã tập trung lại và đi vào khôi phục sản xuất Bằng việc thực hiện các kế hoạch 5 năm, hoạt động nhà máy trở nên sôi động Đặc biệt năm 1979, sản lượng máy công cụ và phụ tùng máy công cụ các loại chiếm 90% giá trị sản lượng: sản xuất đạt 1100 máy công cụ và 50 tấn phụ tùng máy Giai đoạn này số lượng cán bộ công nhân viên của nhà máy lên đến gần 3000 người, trong đó có hơn

300 kỹ sư các loại Đến năm 1980, nhà máy đổi tên thành: Nhà máy chế tạo cộng

cụ số 1 Với những thành tích đã đạt được, nhà máy được tặng thưởng nhiều huân chương, huy chương và được phong tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng”

Thời kỳ đổi mới kinh tế, Đảng ta quyết định: “xoá bỏ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN” Do chưa thích ứng được với cơ chế mới nên nhà máy đã gặp không ít khó khăn, tưởng chừng không sao vượt nổi Số lượng lao động của nhà máy giảm từ 3000 xuống 2000 người Đã không ít ý kiến cho rằng: với một giàn thiết bị cũ kỹ và công nghệ lạc hậu, cùng với những sản phẩm manh mún, đơn chiếc và bao khó khăn chồng chất, nhà máy khó có khả năng trụ vững trong nền kinh tế thị trường Nhưng ngược lại, phát huy truyền thống tốt đẹp của một cơ sở sản xuất cơ khí, nhà máy đã 9 lần được Bác Hồ kính yêu về thăm Đáp lại sự quan tâm trăn trở của các đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng và Nhà nước đối với ngành cơ khí Việt Nam, nhà máy đã dần từng bước vượt qua mọi khó khăn, tồn tại và phát triển như hiện nay, khẳng định lại vị trí hàng đầu của ngành chế tạo máy Việt Nam

Từ năm 1993 đến nay, tổ chức quản lý sản xuất đi vào ổn định Theo yêu cầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, nhà máy đã từng bước chuyển đổi cơ cấu sản xuất, đa dạng hoá mặt hàng để tồn tại, nhằm phục vụ có trọng tâm cho cơ khí trong nước và các ngành kinh tế khác như: Thuỷ điện, Nhiệt điện, Đường mía, Cao su, Khai thác mỏ Năm 1995, một lần nữa, nhà máy đổi tên thành: Công ty Cơ khí Hà

Nội - HAMECO theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 270/QĐ - TCNSĐT (22/5/1993) và số 1152/QĐ - TTNSĐT(30/10/1995) của Bộ Công nghiệp nặng với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là công nghiệp sản xuất cắt gọt kim loại, thiết bị công nghiệp, phụ tùng thay thế, sản phẩm đúc, rèn, thép cán, xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị chế tạo và lắp đặt các máy, thiết bị đơn lẻ, dây chuyền, thiết bị đồng bộ và dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực công nghiệp Trong cơ chế thị trường, Công ty tự tìm kiếm khách hàng và đi sâu sản xuất kinh doanh những mặt hàng phù hợp đáp ứng nhu cầu thị trường Trong 3 năm gần đây, Công ty luôn đạt huy chương vàng về sản phẩm máy công cụ - một trong những sản phẩm truyền thống của Công ty.

Như vậy, qua hơn 40 năm hoạt động và trưởng thành, HAMECO ngày càng phát triển và dần dần thích nghi với nền kinh tế thị trường Là một công ty lớn đã

và đang cung cấp cho đất nước nhiều máy móc thiết bị và phụ tùng trong giai đoạn CNH - HĐH đất nước, HAMECO ngày càng phải phấn đấu vươn lên hơn nữa để trở thành một công ty có công nghệ tiên tiến, có đội ngũ cán bộ vững mạnh, xứng đáng là con chim đầu đàn của ngành Cơ khí Việt Nam

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công

ty Cơ khí Hà Nội

Với đặc điểm của một đơn vị vừa tổ chức sản xuất, vừa hoạt động kinh doanh, Công ty Cơ khí Hà Nội đã xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức điều hành theo mô hình trực tuyến - chức năng, nghĩa là trong quản lý người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định Cơ cấu này có ưu điểm là gọn nhẹ, tập trung quyền lực

• Ban lãnh đạo công ty:

- Giám đốc công ty: Giám đốc có quyền cao nhất trong công ty và là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với cấp trên về tình hình hoạt động của công ty, ngoài công tác phụ trách chung các mặt trong hoạt động quản lý kinh doanh, giám đốc còn trực tiếp điều hành, giám sát các mặt công tác của một số đơn vị:

+ Phòng tổ chức cán bộ

+ Ban nghiên cứu phát triển

+ Trung tâm tự động hoá

+ Liên doanh với SHIROKI

- 5 phó giám đốc và 1 trợ lý giám đốc lập nên hội đồng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc:

+ Phó giám đốc phụ trách máy công cụ

về kho tàng, vốn, tài sản và lập các dự toán, kiểm tra việc thực hiện dự toán, định mức chi tiêu sử dụng vật tư, tài sản, vốn và kinh phí

- Phòng tổ chức nhân sự: giúp giám đốc tổ chức nhân sự (bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo), lao động tiền lương hợp lý, hiệu quả

- Phòng KCS: chịu trách nhiệm kiểm tra, thanh tra chất lượng những loại sản phẩm sản xuất và những loại vật tư, hàng hoá mua sắm cần thiết cho nhu cầu sản xuất của công ty

- Phòng điều độ sản xuất: giúp giám đốc trong lĩnh vực phân công, theo dõi chế tạo sản phẩm, điều hành các đơn vị sản xuất và những đơn vị phục vụ sản xuất theo lệnh sản xuất đã phát

- Tổng kho: tiếp nhận, bảo quản, cấp phát vật tư, máy móc thiết bị, các loại thành phẩm cho thị trường và các hợp đồng kinh tế, các bán thành phẩm phục vụ cho sản xuất theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã đề ra

- Phòng vật tư - vận tải: có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, mua sắm vật tư, thiết bị, đảm bảo cung ứng cho quá trình sản xuất được liên tục, nhịp nhàng theo kế hoạch; đồng thời với tổ chức vận chuyển và bốc xếp hàng hoá

- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tổ chức, điều tra, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác thiết kế xây dựng quy trình công nghệ chế tạo các sản phẩm theo kế hoạch và hợp đồng kinh tế của công ty.

- Trung tâm tự động hoá: có nhiệm vụ nghiên cứu những công nghệ mới, tự động hoá, tìm giải pháp ứng dụng vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả sử dụng của các sản phẩm và thích ứng với nhu cầu của thị trường

- Phòng cơ điện: có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng và hiện trạng các thiết bị; lập phương án sản xuất, mua sắm các chi tiết, vật tư thay thế và dự phòng để phục

vụ kịp thời cho sửa chữa định kỳ, sửa chữa đột suất khi cần thiết

- Phòng y tế: có nhiệm vụ cấp cứu kịp thời các trường hợp tai nạn lao động xảy ra

• Các xưởng và các phân xưởng sản xuất:

- Xưởng cơ khí lớn: chuyên gia công các phụ tùng cơ khí, các chi tiết máy công nghiệp

- Xưởng máy công cụ: là xưởng sản xuất chính với nhiệm vụ là sản xuất các loại máy công cụ như máy tiện, máy khoan, máy bào, máy cưa Xưởng này được chia thành các phân xưởng nhỏ như: phân xưởng cơ khí 4A, phân xưởng lắp ráp, phân xưởng dụng cụ

- Xưởng đúc: là bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ tạo phôi, thép, gang đúc, đúc các chi tiết máy công cụ, phụ tùng cơ khí phục vụ cho các xưởng khác Xưởng này cũng có các phân xưởng: phân xưởng đúc gang, đúc thép

- Xưởng áp lực và nhiệt luyện: làm nhiệm vụ gia công các chi tiết phục cụ cho các phân xưởng cơ khí như trục máy tiện, vỏ bao che các thiết bị,

- Xưởng cơ điện: làm nhiệm vụ quản lý, điều phối cung cấp điện cho toàn công ty, sửa chữa lớn các thiết bị, ngoài ra còn gia công các chi tiết phục vụ cho việc đại tu nhằm đảm bảo sản xuất được duy trì thường xuyên

- Xưởng thuỷ lực: làm nhiệm vụ chuyên gia công mới và sửa chữa các thiết bị thuỷ lực của máy công cụ và máy công nghiệp

- Xưởng thiết bị toàn bộ: làm nhiệm vụ chuyên gò hàn và gia công chủ yếu hàng phi tiêu chuẩn cho các thiết bị phụ tùng đường mía và xi măng

- Xưởng cán thép: làm nhiệm vụ cán các loại thép xây dựng

- Xưởng mộc: tạo mẫu đúc cho phân xưởng đúc gang, thép và sửa chữa tủ, bàn ghế cho các đơn vị toàn công ty, cung cấp bao bì đóng hàng theo đơn đặt hàng

- Xưởng bánh răng: chuyên cung cấp bánh răng, trục răng và các mâm cặp cho xưởng máy công cụ và cho các đơn đặt hàng

Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

của Công ty Cơ khí Hà Nội.

Văn phòng giao dịch TMĐại diện LĐ - CLVăn phòng Công ty

Trung tâm ĐĐ SX

XN SX-KD VT CTM Trung tâm TĐH Xưởng bánh răng Xưởng cơ khí lớn

Xưởng gia công AL-NL

Xưởng đúc Xưởng kết cấu thép Xưởng mộc

TT XD-BD HT CSCN Phòng Bảo vệ Phòng quản trị đời sống Phòng y tế

Phòng VH-TT

Phòng KT-TK-TC

Phòng tổ chức nhân sự Ban dự án Trường THCN CTM

Giám đốc Công ty

PGĐ nội chính

Trợ lí giám đốc

PGĐ phụ trách

kỹ thuật

PGĐ phụ trách sản xuất

Xưởng

MCC

Phòng Kỹ thuật

Phòng quản lý CLSP-MT

Phòng cơ điện

Tổ chức toàn Công ty

Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9002

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÃY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Trưởng phòng kế toán là người điều hành cao nhất

Phòng kế toán - thống kê - tài chính của công ty gồm 14 người, bao gồm:

toán và quản lý tài chính của công ty, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự chính xác, trung thực của các

số liệu báo cáo

thời kiêm kế toán tổng hợp Cuối tháng, tập hợp số liệu và sổ chi tiết của các kế toán phần hành để ghi vào các sổ Nhật ký chứng từ và sổ Cái, tính toán lãi lỗ cảu toàn công ty, tính toán các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước và chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính

- Tổ tài chính làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh về cấp phát thanh toán và tiêu thụ sản phẩm, tình hình vốn và sử dụng vốn, bao gồm:

+ Một kế toán ngân hàng theo dõi tiền gửi ngân hàng về thu chi hàng ngày qua báo cáo uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi theo dõi tình hình vay ngắn hạn, dài hạn, tính toán tiền lãi ngân hàng

+ Một kế toán tiêu thụ: hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho, theo dõi tình hình doanh thu tiêu thụ hàng ngày, xác định kết quả tiêu thụ, quản lý các khoản nợ chưa thanh toán của khách hàng lập các bản đối chiếu công nợ, quyết toán hợp đồng, lập Tờ khai thuế GTGT hàng tháng

+ Một kế toán vốn bằng tiền làm nhiệm vụ viết phiếu thu chi tiền mặt hàng ngày, quản lý quỹ tiền mặt, định khoản và hạch toán theo nội dung nghiệp vụ kinh

tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc

+ Một kế toán mua hàng theo dõi và ghi chép tình hình mua vật tư nhập kho

cả về chủng loại, giá cả và số lượng, đồng thời định kỳ xuống kho kiểm tra và giao nhận chứng từ nhập xuất kho

+ Một kế toán kho bán thành phẩm, kho phôi liệu và kho công cụ dụng cụ lao động chịu trách nhiệm về việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nhập công cụ dụng cụ, bán thành phẩm

+ Một kế toán TSCĐ đảm nhận việc mở sổ sách theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập kế hoạch trích nộp khấu hao, trích vốn sửa chữa lớn, phụ trách công tác xây dựng cơ bản, phụ trách thanh toán phân xưởng mộc mẫu, xưởng cán thép ngoài

ra còn kiêm công tác thống kê của công ty

+ Một thủ quỹ quản lý, xuất nhập quỹ tiền mặt của công ty và theo dõi tình hình thanh toán với người bán

- Tổ hạch toán gồm:

+ Một kế toán lương mở sổ sách theo dõi quỹ tiền lương, việc thanh toán lương và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, đồng thời tập hợp chi phí nhân công trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất

+ Một kế toán vật liệu quản lý tình hình xuất vật tư cho sản xuất cả về chủng loại và số lượng, tính giá vật liệu xuất theo phương pháp bình quân gia truyền, đồng thời tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rồi chuyển cho kế toán chi phí sản xuất

+ Ba kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi hàng tháng các khoản chi phí phát sinh, tập hợp, tính toán, phân bổ chi phí trên các bảng kê số 4, 5, 6, và từ đó tính giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ của ừng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã hoàn thành nhập kho.

Đặc điểm sản phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội là trải qua nhiều giai đoạn chế biến song phương pháp tính giá thành của công ty theo phương pháp tổng thể, tức

là số liệu của các phân xưởng sản xuất đều tập trung hết về phòng kế toán và chỉ tính giá thành một lần cho từng loại sản phẩm hoàn thành, bán thành phẩm hoàn thành hay hợp đồng, đơn đặt hàng đã hoàn thành

Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty được áp dụng theo chế độ kế toán mới theo quyết định 1411/TC-QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính

Công ty sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu và thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia truyền Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phòng tài vụ kế toán được trang bị 4 máy

vi tính hiện đại và phần mềm ACsoft với rất nhiều ưu việt được thuê lập trình riêng phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của Công ty để phục vụ công tác hạch toán kế toán Các phần hành kế toán phần lớn đều được thực hiện trên máy vi tính đảm bảo cho các thông tin kế toán vừa đáp ứng kịp thời, vừa yên tâm về độ chính xác cho quản lý

Cũng như phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, niên độ kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội là một năm, bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm Kế toán trưởng là người lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và cuối năm Hệ thống báo cáo bao gồm:

Các báo cáo này sẽ chuyển đến Cục thuế, Sở Thương mại, Giám đốc theo đúng thời gian quy định Ngoài ra, vào thời điểm cuối tháng, Kế toán trưởng cũng phải tập hợp nhanh số liệu và đưa ra cho Ban quản lý Công ty biết về tình hình doanh thu chi phí, thuế và sản lượng (gọi là báo cáo nhanh)

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Trưởng phòng kế toánPhó phòng kế toán

mô sản xuất kinh doanh lớn, khối lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, trình độ

kế toán ngày càng tiến bộ sẽ kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên ở tất cả các khâu đảm bảo

số liệu chính xác kịp thời phục vụ nhạy bén theo yêu cầu sản xuất

Sau đây là sơ đồ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cơ khí Hà Nội

Chứng từ gốc hoặc sổ do bộ phận kế toán khác chuyển sang

Sổ chi tiết tiêu thụ

Sổ h ng xuà ất nội bộBảng kê số 5

Sổ chi tiết TK 1311

Sổ chi tiết TK 1312

Sổ theo dõi công nợ TK 131

Sổ theo dõi đại lý

Sổ chi tiết doanh thu Bảng kê hoá đơn h ng hoá bán ra à

Tổng hợp hoá đơn h ng hoá bán ra à

Tờ khai thuế GTGT Bảng theo dõi chi tiết TK 1312, Bảng kê số 11

Nhật ký chứng từ số 8

Sổ Cái TK 155, 157, 632, 511, 721, 911

Bảng kê chi tiết Bảng kê số 10 Báo cáo tiêu thụ

Ghi h ng ng yà à

Ghi cuối tháng

III THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG

TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

1 Đặc điểm thành phẩm của Công ty Cơ khí Hà Nội

Công ty Cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ chủ yếu cho các ngành kinh tế, công nghiệp của nền kinh tế quốc dân dưới dạng các sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế chủ yếu là máy công cụ, thiết bị toàn bộ cho các nhà máy đường, xi măng, các trạm bơm cỡ lớn và các ngành công nghiệp khác như dầu khí, thuỷ lợi, điện lực, giao thông Công ty có dây chuyền tạo phôi gang

và thép chất lượng cao, sản xuất được nhiều mác gang và thép đặc biệt, cũng như một giàn thiết bị cỡ lớn có khả năng gia công chi tiết lớn mà không một nhà máy nào ở Việt Nam có thể làm được Các sản phẩm chủ yếu của Công ty bao gồm:

- Máy công cụ: như máy tiện T630A,T18A, T14L , máy khoan cần K525, máy bào ngang B365

- Thép cán xây dựng từ φ8 đến φ24, thép góc các loại

- Phụ tùng và các thiết bị công nghiệp

Sản phẩm của Công ty được sản xuất chủ yếu theo hợp đồng kinh tế Hàng năm, phòng Marketing tìm hiểu nhu cầu thị trường, phòng kinh doanh tìm kiếm hợp đồng làm cơ sở để đề ra kế hoạch sản xuất cho năm đó Hợp đồng có thể là hợp đồng mua bán thông thường hoặc khách hàng đặt hàng Công ty sản xuất theo mẫu

mã yêu cầu Tuỳ theo thoả thuận có thể nguyên vật liệu chính do khách hàng mang đến (gọi là hợp đồng gia công phôi khách) hoặc là Công ty chịu hết chi phí sản xuất theo mẫu mã của khách hàng (gọi là hợp đồng gia công) Những sản phẩm gia công hoặc sản phẩm gia công phôi khách không cố định mà biến đổi liên tục đa dạng nhiều chủng loại, có thể phát sinh nhiều sản phẩm mới do khách hàng yêu cầu Trước khi tiến hành sản xuất cần có thời gian cho phòng kỹ thuật nghiên cứu, thiết

kế quy trình sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã trong đơn đặt hàng Do đó, trong thực tế các hợp đồng thường kéo dài trên dưới 1 năm.

Đối với những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm với số lượng nhỏ thì Công ty không ký kết hợp đồng Đó là những sản phẩm thông dụng như máy tiện, máy khoan Những trường hợp này chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ trong doanh số bán ra của Công ty

2 Phương pháp tính giá thành phẩm ở Công ty Cơ khí Hà Nội

2.1 Thành phẩm nhập kho được hạch toán theo giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xưởng thực tế)

Việc tính giá thành phẩm nhập kho do bộ phận kế toán giá thành đảm nhiệm

và được tính cho từng loại thành phẩm trong từng lần nhập kho Khi nhận được

“Phiếu nhập kho sản phẩm”, bộ phận kế toán giá thành phải tiến hành tính giá thành ngay cho lô sản phẩm nhập kho Tất cả các chứng từ liên quan đến chi phí phát sinh sản xuất lô thành phẩm nhập kho từ các bộ phận chức năng tập hợp hết lên phòng kế toán Sau khi kiểm tra tính hợp lý và có thật của các chứng từ, kế toán tiến hành tính giá thành trên “Sổ thương phẩm” Sau khi tính xong kế toán giá thành ghi vào “Phiếu nhập kho sản phẩm” trên cột “giá thành công xưởng” cho từng sản phẩm rồi chuyển “Sổ thương phẩm” cho kế toán tiêu thụ để hạch toán số lượng và giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ trên “Bảng kê chi tiết” cột Nhập trong kỳ

2.2 Thành phẩm xuất kho được hạch toán theo phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền

Công thức tính:Giá đơn vị th nh phà ẩm xuất kho trong tháng

Trị giá th nh phà ẩm tồn đầu thángTổng giá th nh thà ực tế th nh phà ẩm nhập kho trong tháng

Số lượng th nh phà ẩm tồn đầu tháng

Số lượng th nh phà ẩm nhập kho trong tháng

+

=+

Số lượng th nh phà ẩm xuất trong thángGiá thực tế th nh phà ẩm xuất trong tháng (trị giá vốn th nh phà ẩm xuất kho trong

tháng)Giá đơn vị th nh phà ẩm xuất kho trong tháng

=

Căn cứ vào Bảng kê chi tiết tiêu thụ tháng trước cột tồn cuối tháng và Sổ thương phẩm, việc tính giá thành thành phẩm xuất kho được kế toán tiêu thụ thực hiện trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ và được máy vi tính tính tự động cho từng loại sản phẩm theo công thức trên đã được cài đặt sẵn trong máy

3 Công tác hạch toán thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội

3.1 Chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm

a) Chứng từ nhập kho thành phẩm là phiếu nhập kho sản phẩm

Phiếu nhập kho sản phẩm do giám đốc phân xưởng sản xuất lập và lập theo

lô thành phẩm nhập ở từng kho Sau khi thành phẩm được kiểm tra chất lượng mới được nhập kho và phòng KCS ghi rõ “Số lượng thực nhập” ký và đóng dấu vào phiếu nhập kho sản phẩm Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho

và cùng người nhập ký vào phiếu nhập kho Đây là căn cứ để thủ kho nhập kho sản phẩm, ghi thẻ kho

b) Chứng từ xuất kho thành phẩm

Ở Công ty Cơ khí Hà Nội có 3 loại chứng từ khi phát sinh các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm; tuỳ theo mục đích sử dụng hay hình thức tiêu thụ và sử dụng loại chứng từ nào

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập trong trường hợp xuất thành phẩm

sử dụng nội bộ hoặc đưa ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty Căn cứ để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là lệnh của giám đốc và Phiếu yêu cầu của các phân xưởng Khi có hoá đơn này thành phẩm sẽ được xuất từ kho thành phẩm sang kho hàng xuất nội bộ chờ sử dụng hoặc mang sang cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty Thủ kho sau khi xuất kho thành phẩm cùng người nhận ký vào Hoá

đơn kiêm phiếu xuất kho Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán tiêu thụ ghi sổ kế toán Hoá đơn này được lập thành một liên và chỉ ghi cột tên thành phẩm, đơn vị tính, số lượng, không ghi đơn giá và thành tiền của thành phẩm Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng nội bộ, cuối tháng kế toán giá thành tính giá thành thành phẩm đó và hạch toán vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí sửa chữa Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có mẫu như sau:

Số 03/01 Thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản

hoặc nhờ thu nhận trả

Ngày 24 tháng 9 năm 2001

QĐ Liên bộ TCTK-TC

Theo hợp đồng số ngày tháng năm 200 Có 155

Nhận tại kho: Xưởng cơ khí lớn.

Số lượng Giá

đơn vị

Thành tiền

Ghi chú

Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ):

Trả vào tài khoản số

Người nhận Thủ kho Thủ quỹ Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Phụ trách đơn vị

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập trong trường hợp hàng gửi đại lý hoặc mang các bộ phận thiết bị rời đến địa chỉ của khách hàng để lắp đặt hoàn chỉnh đối với các dây chuyền máy móc lớn, phải tháo rời các bộ phận mới vận chuyển được Căn cứ để lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là tờ trình của văn phòng giao dịch thương mại Khi có chứng từ này thành phẩm sẽ được xuất từ kho thành phẩm để chuyển đến đại lý hoặc địa chỉ của khách hàng Khi đại lý tiêu thụ thành phẩm gửi giấy báo về Công ty hoặc khi các bộ phận máy móc đã được lắp đặt hoàn chỉnh và nghiệm thụ kỹ thuật tại địa chỉ của khách hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết thì kế toán tiêu thụ mới lập Hoá đơn GTGT Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng không ghi giá tiền của thành phẩm và không có giá trị thanh toán, được kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần):

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: giao cho đại lý hoặc người nhận hàng đi lắp đặt

Liên 3: dùng để lưu chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu như sau:

Địa chỉ Ban hành theo QĐ Số: 1411-TC-(QĐ/CĐKT) ngày 1 tháng 11

năm 1995 của Bộ Tài chính

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Ngày 12 tháng 9 năm 2001

AG/01 - B Quyển số 295

Căn cứ lệnh điều động số: tờ trình ngày 12 tháng 9 năm 2001

của Văn Phòng Giao Dịch Thương Mại về việc

Họ tên người vận chuyển: Hợp đồng số 420/00

Phương tiện vận chuyển:

Xuất tại kho:

Nhập tại kho: Công ty cơ điện Trần Phú

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất

Xuất, ngày 12 tháng 9 năm 2001 Nhập, ngày 12 tháng 9 năm 2001

Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập

Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán theo dõi trên sổ kế toán

- Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn này chỉ lập cho những thành phẩm đã sđ doanh thu tiêu thụ như những khách hàng mua trực tiếp, đại lý báo tiêu thụ sản phẩm, hoặc lắp đặt hoàn chỉnh dây chuyền thiết bị cho các hợp đồng lớn Trường hợp khách hàng mua trực tiếp, hoá đơn GTGT là căn cứ để xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng và khách hàng mang hàng ra khỏi Công ty Trường hợp đại lý và các hợp đồng lớn, hoá đơn GTGT là căn cứ để tiến hành thanh toán tiền hàng Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than một lần)

Liên 1: lưu tại quyển gốc

Liên 2: giao cho khách hàng

Liên 3: dùng để thanh toán

Đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán

kế toán tiêu thụ.

*) Tại phòng kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho và sổ thương phẩm do kế toán giá thành chuyển sang, kế toán hạch toán các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho thành phẩm theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị trên các Bảng kê chi tiết tiêu thụ Mẫu các Bảng kê chi tiết tiêu thụ thực chất là kết hợp giữa Bảng kê số 8 Nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và Báo cáo tiêu thụ, được lập trên máy theo từng tháng, phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn về mặt hiện vật

và giá trị cho từng loại sản phẩm nằm trong các hạng mục sản phẩm là: Máy công

cụ - bơm, máy đại tu, thép cán - thép đúc, hợp đồng khác, chi tiết máy công cụ, hàng bán bị trả lại, hàng bán quầy giới thiệu sản phẩm

b) Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập - xuất kho thành phẩm

Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Những tài khoản sử dụng là:

TK 155: Thành phẩm

TK 157: Hàng xuất nội bộ hoặc gửi đại lý

TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

TK 632: Giá vốn hàng bán

Việc hạch toán tổng hợp thành phẩm được thực hiện vào cuối tháng trên Báo cáo tiêu thụ Từ dòng tổng cộng của từng hạng mục sản phẩm trên các Bảng kê chi tiết tiêu thụ kế toán mang số liệu sang cho hạng mục sản phẩm tương ứng trên Báo cáo tiêu thụ theo chỉ tiêu giá trị Báo cáo tiêu thụ hàng ngang có mẫu giống Bảng

kê chi tiết tiêu thụ nhưng chỉ theo dõi số tổng cộng về mặt giá trị nhập - xuất - tồn

thành phẩm, giá vốn hàng bán, doanh thu tiêu thụ, lãi gộp trong tháng của từng hạng mục sản phẩm, không chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng dọc phản ánh hai tài khoản 155 chi tiết cho từng hạng mục sản phẩm tương ứng, mỗi hạng mục sản phẩm ghi một dòng Sau đó kế toán tổng cộng số liệu cho từng tài khoản và tiến hành định khoản:

*) Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ về xuất thành phẩm gửi đại lý hoặc xuất nội bộ, ngoài việc hạch toán trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ, kế toán còn phải phản ánh trên Bảng kê số 10 Giá trị được hạch toán là trị giá vốn của sản phẩm và được hạch toán theo đối tượng sử dụng Nếu sản phẩm được sử dụng là nguyên vật liệu chính để sản xuất ra sản phẩm khác, kế toán hạch toán vào TK 621, nếu sử dụng chung cho phân xưởng kế toán hạch toán vào TK 627, Bảng kê số 10 là sổ

tờ rời, mỗi tờ theo dõi cho một tháng, căn cứ để vào Bảng kê số 10 là Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng kê chi tiết tiêu thụ Bảng kê số 10 cũng là căn cứ để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Sổ Cái TK 157

4 Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm có ảnh hưởng tới công tác kế toán tiêu thụ

Công ty Cơ khí Hà Nội tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với hai loại thuế suất là 5% và 10% Thuế suất 10% được áp dụng cho: Gia công phôi khách cấp, Nhận lắp đặt các công trình Thuế suất 5% được áp dụng cho: Tất cả các loại sản phẩm do Công ty sản xuất, Đại tu sửa chữa máy móc thiết bị, sản xuất, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng toàn bộ thiết bị, vận chuyển bốc xếp

Hiện nay, Công ty có hai hình thức tiêu thụ sau:

- Bán hàng trực tiếp: là hình thức tiêu thụ mà Công ty giao hàng cho khách hàng trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại xưởng, phân xưởng không qua kho và khách hàng thanh toán ngay tiền hàng cho Công ty hoặc chấp nhận thanh toán trong thời gian quy định ở Công ty Cơ khí Hà Nội bán trực tiếp không phân biệt bán buôn, bán lẻ vì các sản phẩm là các máy móc thiết bị thường không có giá trị lớn Mọi khách hàng có nhu cầu đều đến mua hàng trực tiếp tại Công ty và tự lo phương tiện vận chuyển nên việc giao hàng được thực hiện ngay tại Công ty Nếu Công ty đảm nhận khâu vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng thì mọi chi phí vận chuyển đến tận kho của khách hàng đều do khách hàng chịu và thanh toan cho Công ty Công ty

sẽ hạch toán khoản này vào TK 721 - Thu nhập bất thường

- Bán hàng gửi đại lý: là hình thức mà Công ty xuất hàng bán cho các đại lý theo yêu cầu về số lượng, Công ty chỉ có một đại lý chính thức là HTX Quê hương đặt tại Thành phố HCM Hiện nay HTX Quê hương đóng vai trò như một cửa hàng trung gian giới thiệu và bán sản phẩm của Công ty HTX Quê hương bán đúng giá quy định của Công ty và được hưởng 2% hoa hồng tính trên doanh thu không thuế của số sản phẩm đã tiêu thụ Ngoài ra HTX Quê hương còn đảm nhận các dịch vụ bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn chạy thử cho các sản phẩm của Công ty và được hưởng toàn bộ doanh thu của dịch vụ này.

Bên cạnh đó, Công ty còn có một số đại lý vệ tinh, phần lớn là những đại lý thép như đại lý xưởng cán, đại lý thép Sóc Sơn, đại lý Hà Đông Thực chất họ là khách hàng mua chịu, Công ty không kiểm soát giá bán sản phẩm của những đại lý này Họ phải làm hợp đồng mua chịu của Công ty và phải thực hiện những thủ tục nhận đại lý nhưng phải thế chấp một khoản nào đó như đất đai, nhà cửa Ngoài ra Công ty sẽ quyết định giá trị tối đa mà các đại lý này được phép lấy hàng và thông thường được phép trả chậm trong 30 ngày, nếu không thực hiện đúng hợp đồng thì

sẽ chịu phạt Các đại lý này cũng được hưởng hoa hồng 2% tính trên doanh thu không thuế của số sản phẩm đã tiêu thụ Đại lý phải thanh toán hết tiền hàng tháng trước mới được lấy hàng tháng sau và khi đó mới tính hoa hồng cho giá trị đã thanh toán đủ

- Các dịch vụ kèm theo trong công tác tiêu thụ sản phẩm

Đối với những công trình lắp đặt toàn bộ thiết bị cho khách hàng, Công ty vừa sản xuất vừa cung cấp luôn dịch vụ lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng cho đến khi quyết toán nghiệm thu công trình Thu về các hoạt động này cũng được tính vào doanh thu trong kỳ (TK 511) và tính thuế GTGT đầu ra phải nộp Kế toán sẽ hạch toán doanh thu cho từng công đoạn bao gồm doanh thu của thành phẩm xuất kho tiêu thụ, doanh thu của dịch vụ lắp đặt, chạy thử

Công ty còn có một quầy giới thiệu sản phẩm ngay cổng ra vào của Công ty:

số 24 đường Nguyễn Trãi Khi có khách hàng muốn mua sản phẩm của quầy giới thiệu sản phẩm, trưởng quầy sẽ báo vào Công ty và khách hàng vào Công ty làm thủ tục mua hàng, kế toán viết hoá đơn GTGT và khách hàng nhận sản phẩm ngay tại kho thành phẩm hoặc phân xưởng sản xuất (không qua kho) Do đó trường hợp này chính là phương thức tiêu thụ trực tiếp

Tóm lại, bằng các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán đa dạng, nhanh gọn, thuận tiện và các chính sách giá cả hợp lý, Công ty Cơ khí Hà Nội đã thu hút được số lượng lớn khách hàng trong nước cũng như nước ngoài Là một bộ phận quan trọng, để góp phần vào mục tiêu chung của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng được tổ chức phù hợp, khoa học kết hợp chặt chẽ với bộ phận kho trong việc tổ chức giao nhận hàng, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, thuận tiện cho khách hàng và đơn giản cho công tác kế toán.

5 Chứng từ và tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ thành phẩm

5.1 Chứng từ sử dụng

Là một doanh nghiệp sản xuất lớn, chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi tiêu thụ sản phẩm, để tiến hành thanh toán với khách hàng Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT được lập theo đúng mẫu số 01 GTKT-311 do Nhà nước quy định và chỉ được viết trong trường hợp đã ghi nhận doanh thu tiêu thụ (khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng mua đã ghi rõ trong hợp đồng) Hoá đơn GTGT phải ghi rõ các chỉ tiêu: tên hàng hoá dịch vụ, số lượng, giá bán chưa tính thuế GTGT và tổng giá thanh toán Mỗi hoá đơn được lập cho những sản phẩm dịch vụ có cùng thuế suất

Ví dụ: Ngày 15/9/2001 Công ty lắp máy và xây dựng số 10 mua 2 cái máy khoan K525, thanh toán ngay bằng tiền mặt Kế toán tiêu thụ sẽ lập Hoá đơn GTGT

có mẫu như sau:

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 3: (Dùng để thanh toán) GH/01-B

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị: Công ty lắp máy và xây dựng số 10

Địa chỉ: Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: MS:

STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1 × 2

Cộng tiền hàng: 2460000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 123000

Tổng cộng tiêng thanh toán: 2583000

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm tám mươi ba ngàn đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Hiện nay, Công ty đang thực hiện hình thức tính thẳng giảm giá vào bán sản phẩm Khi Công ty chấp nhận cho khách hàng hưởng giảm giá, kế toán tiêu thụ trừ luôn vào giá bán và chỉ ghi giá còn lại khách hàng phải thanh toán (giá không thuế) trên hoá đơn (cột đơn giá và thành tiền) cho từng loại sản phẩm Dòng cộng tiền hàng ghi số tổng cộng của cột thành tiền Dòng tiền thuế GTGT ghi số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng tiêu thụ (= dòng cộng tiền hàng × thuế suất) Cộng hai dòng trên ra dòng tổng cộng tiền thanh toán

Hoá đơn GTGT - Ký hiệu 01 GTKT - 3LL được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển Nếu ghi sai hoặc điều chỉnh phải huỷ ngay, không được sửa chữa, gạch xoá ngay trên hoá đơn nhưng vẫn lưu lau lại quyển gốc và viết hoá đơn khác liền

kề Ở Công ty Cơ khí Hà Nội, Hoá đơn GTGT lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

- Liên 1 (màu trăng): lưu lại quyển gốc (là căn cứ ghi sổ kế toán)

- Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng giữ (để làm căn cứ cho người mua vận chuyển hàng trên đường và khấu trừ thuế GTGT đầu vào)

- Liên 3 (màu xanh): thủ kho giữ

Kế toán lập xong hoá đơn, trình kế toán trưởng và giám đốc Công ty ký Người mua hàng, sau khi nhận đủ và kiểm tra hàng, ký nhận vào hoá đơn Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiêu thụ đóng dấu “Đã thu tiền” vào hoá đơn (liên

đỏ và liên trắng)