QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG

+ Phòng Kỹ thuật: Là đầu mối giải quyết các công việc liên quan đến công tác kỹ thuật như: sửa chữa, nghiên cứu, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị…, tham gia xây dựng và phát triển

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG

1.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG

1.1.1 Sự hình thành Công ty

Công ty Cổ phần Việt Long được thành lập ngày 10/8/2002, với hình thức ban đầu là Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất, thương mại và xuất khẩu Việt Long Đến ngày 08/10/2007, Công ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần Việt Long

Tên chính thức: Công ty Cổ phần Việt Long

Trụ sở chính: 20K3 - Đường Nguyễn Phong Sắc - Phường Nghĩa Tân - Quận Cầu Giấy - Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 04 7565841

Fax: 7568618

Email: thuhado@fpt.vn

Website: Vietlong.net.vn

Mã số thuế: 01023843489

Số tài khoản: 482110001090 - Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín - Phòng giao dịch số 3 - Hà Nội

Xuất phát là Công ty trách nhiệm hữu hạn với số vốn ban đầu 1 tỷ đồng Đến cuối năm 2007, Công ty huy động được tới 15 tỷ đồng

Công ty Cổ phần Việt Long là Công ty cổ phần được hình thành với số vốn góp của 04 cổ đông, hoạt động trên 02 lĩnh vực sản xuất và thương mại

Trong sản xuất, Công ty thực hiện việc thiết kế các loại mẫu, các sản phẩm theo đơn hàng

Hội đồng quản

trị

Ban Giám đốc

Phòng

Kế

toán

Phòng Thiết

kế - kinh doanh

Phòng

sản xuất

Phòng Hành chính - nhân sự

Trong thương mại, thực hiện việc in, photo, in offset và là nhà phân phối các loại máy móc, các linh kiện trong lĩnh vực in và photo

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Các phòng ban là cơ quan tham mưu cho Tổng Giám đốc, chuẩn bị các quyết định cho Tổng Giám đốc chỉ huy về sản xuất kinh doanh Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến

+ Hội đồng quản trị: Đứng đầu Công ty điều hành mọi hoạt động của Công

ty, ra các quyết định quản trị, thống nhất hoạch định các chiến lược kinh doanh cũng như các chiến lược phát triển của doanh nghiệp

+ Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm đưa ra những định hướng tổng thể cho Công ty

+ Phòng Thiết kế - kinh doanh: Chịu trách nhiệm phụ trách thiết kế các mẫu theo yêu cầu và các mẫu của Công ty, thiết kế các bảng biểu, nội dung, các vấn đề liên quan đến sản phẩm Với bộ phận kinh doanh nghiên cứu về chiến lược phát

triển ngắn hạn, biện pháp nhằm tăng tính cạnh tranh tìm kiếm khách hàng, quan hệ

và phối hợp các bộ phận thiết kế, đặt hàng giải đáp thắc mắc khách hàng, tìm khách hàng mới, thị trường mới, duy trình khách hàng cũ của Công ty trong mối quan hệ làm ăn lâu dài

+ Phòng Kỹ thuật: Là đầu mối giải quyết các công việc liên quan đến công tác kỹ thuật như: sửa chữa, nghiên cứu, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị…, tham gia xây dựng và phát triển về kỹ thuật theo dõi kiểm tra, vận hành các thiết bị vật tư của Công ty và cho khách hàng

+ Phòng Kế toán: Quản lý việc thu chi theo chế độ, quyết định của Nhà nước, kiểm soát các số liệu phát sinh, theo dõi hoạt động sản xuất, kinh doanh và đề xuất các biện pháp xử lý nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh

+ Phòng Hành chính - nhân sự: Phụ trách các vấn đề về văn thư, hành chính tổng hợp, các công tác về nhân sự Lưu trữ, xử lý các văn bản của Công ty, kế hoạch về lương, giúp Tổng Giám đốc xây dựng các phương án tổ chức cán bộ quản

lý, đề ra các biện pháp về an toàn lao động, công tác đào tạo, phát triển nâng cao tay nghề cho lao động, trình độ chuyên môn cho cán bộ quản lý

+ Bộ phận sản xuất: Là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm, với chức năng chính là tiếp xúc trực tiếp với sản xuất, giải quyết và thực hiện các đơn đặt hàng, nắm bắt

cụ thể tình hình để đưa ra các đề xuất với lãnh đạo Công ty về điều kiện, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất

1.1.3 Đặc điểm về lao động

Quy mô về lao động của Công ty được mở rộng, đội ngũ lao động được nâng cao về trình độ và tay nghề để phù hợp với yêu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng

Với số lao động ban đầu vào năm 2002 là 10 đến năm 2007 tăng lên 68 lao động Lao động của Công ty khi mới tuyển dụng chủ yếu là lao động phổ thông,

chưa qua đào tạo, chưa có kinh nghiệm về in, photo, nên khi tuyển vào làm việc, Công ty phải tiến hành đào tạo, tạo điều kiện để lao động tiếp cận và học hỏi thực

tế ngay trong công việc Vì vậy, sau một thời gian, lao động đều đáp ứng tốt những nhiệm vụ được phân công Chính vì thế, dù thù lao mà lao động nhận được từ Công ty mới ở mức trung bình của xã hội, nhưng do có tính gắn kết giữa lao động

và công việc, nên số lao động bỏ việc trong những năm qua là rất ít

Bảng 1 Số lượng lao động của Công ty

Năm

Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự

Số lao động tăng qua các năm, đặc biệt đến năm 2006 số lao động tăng 50%

Đó là vì việc chuẩn bị chuyển đổi sang Công ty cổ phần, đồng thời việc mở rộng thêm chi nhánh ở Thái Nguyên và hai cửa hàng phụ thuộc trên địa bàn Dự kiến trong năm 2008, Công ty xây dựng và đi vào hoạt động kho dự trữ tại Hà Tây Do

đó, số lao động dự kiến sẽ tăng thêm đến hơn 80 lao động vào năm 2008

Về độ tuổi lao động: tương đối trẻ, rất nhiều lao động đã gắn bó với doanh nghiệp từ năm 2002, lao động chủ yếu từ 20 - 35 tuổi, do đặc trưng của công việc cần đi nhiều, giao tiếp với khách hàng trẻ, cần sự sáng tạo về màu sắc, phục vụ chủ yếu cho lứa tuổi thanh niên, do đó, cũng tác động đến cơ cấu về giới tính

Bảng 2 Cơ cấu lao động theo giới tính

Năm

Nữ (người) 2 3 5 5 8 18

Tỷ lệ nữ so

với tổng lao

động (%)

Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự

Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ lao động nữ có tăng qua các năm nhưng so với lao động nam trong mỗi năm vẫn chiếm tỷ lệ thấp Tỷ lệ lao động nữ năm 2002 là 20% đã tăng lên 25% năm 2004 nhưng đến năm 2006 giảm xuống còn 16% và đến năm 2007 là 25%

Nguyên nhân trên là do Công ty chuyên sâu về nghiệp vụ kỹ thuật photo, các loại máy móc, việc đi lại phục vụ cho giao hàng nên nhu cầu về lao động nam là rất lớn Còn lao động nữ chủ yếu làm tại các phòng, ban như: kế toán, thiết kế, thư ký… nên nhu cầu là không cao

Cơ cấu về độ tuổi và giới tính có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhưng bên cạnh đó trình độ lao động cũng đang

là mối quan tâm của Công ty, tác động trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không đòi hỏi lao động

có trình độ chuyên môn sâu, tuy nhiên lãnh đạo Công ty vẫn rất chú trọng đến tay nghề của người lao động trong mỗi vị trí và môi trường làm việc Hiện nay, Công

ty đã thu hút được những lao động có trình độ, đặc biệt là nhân viên kỹ thuật, vị trí đòi hỏi phải có kiến thức vì thường xuyên thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và phân phối sản phẩm cho khách hàng và cho chính Công ty Do đó, nhân viên Phòng Kỹ thuật khi được tuyển vào Công ty sẽ được ưu tiên hơn khi có trình độ cao đẳng hoặc cao hơn và có kinh nghiệm làm việc từ một năm trở lên

Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất thì việc tuyển dụng và đào tạo lao động cũng có những thay đổi so với trước đây

Đối với những công việc đòi hỏi phải làm việc thường xuyên bên máy như đứng in, photo, đóng gáy tài liệu, làm những tài liệu có sẵn theo yêu cầu, hay cóp file trong máy thì chỉ cần tuyển những công nhân phổ thông sau đó sẽ đào tạo cho phù hợp chuyên môn

Đối với các nhân viên tại các phòng, ban đòi hỏi tính chuyên môn cao, tính linh hoạt và sáng tạo như Phòng Kỹ thuât, Phòng Thiết kế - kinh doanh, Phòng Kế toán thì Công ty tuyển dụng lao động có trình độ từ trung cấp trở lên và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực đó

Bảng 3 Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

Năm

Lao động có trình độ phổ

Lao động có trình độ trung

Lao động có trình độ cao

Tỷ lệ lao động có trình độ từ

Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự

Như vậy, số lao động có trình độ tăng qua các năm nhưng đáng chú ý nhất là năm 2006 và 2007 số lao động có trình độ tăng cao hơn rất nhiều so với các năm trước Sự gia tăng này đưa số lao động có trình độ từ trung cấp trở lên của Công ty chiếm tỷ lệ đáng kể 20% năm 2006 và 22,1% năm 2007 Điều này thể hiện

ý tưởng chú trọng đến lực lượng lao động được đào tạo của Ban Giám đốc Công

ty, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường

Tuy nhiên, sự gia tăng về lao động có tay nghề như những năm qua vẫn chưa đáp ứng được sự thay đổi về kỹ thuật và thị hiếu của khách hàng Do đó, sang năm 2008, Ban Giám đốc đã có kế hoạch tuyển dụng thêm những lao động có trình

độ, kinh nghiệm và có khả năng khai thác triệt để được trên cả hai lĩnh vực dịch vụ

in, photo và việc phân phối sản phẩm máy móc, trang thiết bị về in và photo

1.1.4 Đặc điểm về trang thiết bị

Trang thiết bị kỹ thuật của Công ty không ngừng được cải tiến để ngày càng đáp ứng với thị hiếu của khách hàng

Với sự tăng lên của chi nhánh Thái Nguyên và hai cửa hàng phụ thuộc tại Số

20 và Số 28 Nguyễn Phong Sắc - Cầu Giấy - Hà Nội, trang thiết bị, nhà xưởng của Công ty không ngừng được đầu tư và mở rộng

Trang thiết bị của Công ty ngày càng được chú trọng đầu tư, cụ thể là từ năm 2002 đến năm 2005, lượng tài sản của Công ty mới chỉ đủ về chủng loại nhưng số lượng tài sản có chất lượng vẫn chưa đủ để đáp ứng tình hình hoạt động của Công ty Đến năm 2006 và năm 2007, Công ty đã đầu tư thêm ba máy photo

và hai máy in khổ nhỏ, hai máy in khổ lớn

Bảng 4 Tình hình tài sản cố định của Công ty

Năm

Tài sản

Đơn

Máy in khổ

Máy mạ

Máy in khổ

Máy cắt

Giấy và

phụ kiện

1.000 đồng

300.78

1.273.21 3

4.141.98 6

5.203.19 2

7.299.73 2

Nguồn: Phòng Kế toán

Những máy mới được trang bị đều có chất lượng và công nghệ hiện đại giúp thực hiện công việc nhanh, chính xác và thực hiện được những chức năng phức tạp hơn, phục vụ ngày càng tốt cho hoạt động của Công ty và các chi nhánh Việc đầu

tư vào công nghệ tác động đến đội ngũ lao động, số lao động cần thiết để làm một công việc đã giảm xuống Trong quá trình tuyển dụng lao động Công ty không chỉ cần số lượng lao động để đáp ứng quy mô ngày càng tăng mà đòi hỏi phải tuyển được lao động có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn để phù hợp với tính năng ngày càng hiện đại của máy móc thiết bị

Ngoài ra, Công ty còn trang bị các máy vi tính được nối mạng để luôn cập nhật thông tin về thị trường, giải đáp và tạo các mối quan hệ với bạn hàng Mạng nội bộ cũng được kết nối nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm việc Hiện nay, Công ty đang có 6 máy tại bộ phận sản xuất, 12 máy còn lại được phân theo các phòng ban của Công ty, với 8 máy tính để bàn và 4 laptop Bên cạnh đó,

hệ thống máy quay theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động của toàn Công ty cũng được thiết lập và nối trực tiếp với Phòng Giám đốc

Máy điện thoại cũng được trang bị đến từng bàn làm việc để tiện thực hiện các cuộc gọi khi cần thiết, những nhân viên thường xuyên phải giao hàng thì được trang bị điện thoại di động

Mặc dù, Công ty còn hạn chế về tài chính, nhưng Ban Giám đốc luôn quan tâm tạo điều kiện về trang thiết bị để tiết kiệm đến mức thấp nhất về thời gian và

chi phí trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Bên cạnh đó thì giấy, mực là yếu tố đầu vào không thể thiếu của Công ty Tình hình phát triển sản xuất và các dịch vụ in, photo chủ yếu được phản ánh qua sản lượng giấy, mực mà Công ty nhập và đưa vào sử dụng Từ giá trị giấy và các phụ kiện là 300.786.000 đồng được sử dụng vào năm 2002 thì đến năm 2007 giá trị giấy và các phụ kiện mà Công ty sử dụng đã lên tới 7.299.732.000 đồng, trong đó, giá trị giấy được dùng trong Công ty là 5.870.356.458 đồng, giá trị giấy bán ra là 1.071.402.366 đồng

1.2 MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TY

1.2.1 Tình hình sản xuất, kinh doanh

Từ năm 2002, Công ty bắt đầu đi vào hoạt động với hoạt động chính là trong lĩnh vực dịch vụ in và photo Đến năm 2004, sau khi trang bị máy mạ chữ thì đã có

sự chuyển biến mới trong hoạt động kinh doanh của Công ty về lĩnh vực in offset

Và cũng bắt đầu từ năm 2004, Công ty thực hiện việc phân phối sản phẩm về in, photo, cho đến nay, đây là lĩnh vực góp phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của đơn vị

Hàng năm, số lượng sản phẩm, dịch vụ không ngừng được nâng cao trên nền tảng của hai lĩnh vực chủ yếu mà Công ty đã lựa chọn Trong đó, Công ty ngày càng chú trọng đến lĩnh vực phân phối, là nhà phân phối chủ yếu các máy bán lẻ và phát triển rộng hơn trên in và photo, in offset Đến nay, sản phẩm chủ yếu của Công ty trong lĩnh vực sản xuất là:

- Các dịch vụ in và photo theo yêu cầu của cả khách lẻ và khách ký hợp đồng với lượng lớn Các dịch vụ theo yêu cầu, các mẫu đã có sẵn sẽ được làm trực tiếp, các văn bản, bảng biểu, hay các tài liệu cần chỉnh sửa thì được đội ngũ nhân viên chỉnh sửa hoặc tư vấn để chỉnh sửa theo ý của khách hàng Có rất nhiều kích

cỡ chủng loại để khách có thể lựa chọn với các máy in và photo khổ lớn và khổ

Yêu cầu của khách hàng

Phòng Thiết kế - kinh doanh

Khách hàng lựa chọn

Tiến hành chỉnh sửa

Thực hiện sản xuất

Giao hàng và nhận tiền

nhỏ tuỳ theo yêu cầu

- In offset là các hoạt động yêu cầu có kỹ thuật và có đặc trưng riêng, sự sáng tạo của toàn Công ty Với các mẫu theo yêu cầu của khách hoặc mẫu thiết kế

do Công ty đưa ra để giới thiệu với khách:

In offset công nghiệp;

Mẫu thiệp cưới, mẫu tờ rơi;

Biểu mẫu văn phòng;

Thiết kế quảng cáo;

Thiết kế logo;

Máy chấm thi trắc nghiệm…

Tất cả đều được làm bằng các loại chất liệu đa dạng phong phú phù hợp với thị yếu, mong muốn của khách hàng

Các sản phẩm về dịch vụ in và photo, in offset được thực hiện theo quy trình sau:

Sơ đồ 2 Quy trình thực hiện các dịch vụ in, photo và in offset

Quy trình trên bao gồm 06 bước, bắt đầu từ việc tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, kết thúc là việc giao hàng và nhận tiền Đây là một quy trình khoa học

và được theo dõi qua hệ thống máy tính của Công ty Vì vậy, lãnh đạo Công ty có thể theo dõi chu trình sản xuất và tạo điều kiện thuận lợi để các phòng ban phối kết hợp tốt trong thực hiện nhiệm vụ chung

Các sản phẩm về máy: là các loại sản phẩm về máy in và photo được Công

ty phân phối từ trực tiếp nhà sản xuất đến tận tay khách hàng với dịch vụ bảo hành

từ trực tiếp Công ty hoặc từ nhà sản xuất, với các nhà sản xuất nổi tiếng, uy tín như: Canon, HP, Ricoh, Lidar… như:

Máy in khổ lớn: Canon 8400, HP Desiginjit 500…

Máy in khổ nhỏ: Canon 5200, Canon LBP 5000…

Máy photo cũ, máy photo mới của Ricoh…

Máy mạ chữ: Lidar LD 700, Lidar 800…

Bộ dẫn mực tự động: Stylus C67, Stylus photo R230…

Ngoài ra, Công ty còn bán buôn, bán lẻ các loại giấy, mực, linh kiện máy trong lĩnh vực in và photo Do Công ty chưa xây dựng được nhà xưởng và lượng vốn chưa đủ lớn để dự trữ máy móc thiết bị nên việc phân phối chủ yếu được thực hiện trực tiếp từ các hãng đến khách hàng có nhu cầu

Bảng 5 Lượng máy bán được qua các năm

Đơn vị: cái

Năm

Máy pho to 0 0 1 0 2 3

Nguồn: Phòng Kế toán

Năm 2002, 2003, không có hoạt động phân phối máy, đến năm 2004 thì Công ty mới phân phối được một máy photo, năm 2005 tăng thêm một máy in và một máy mạ chữ Và khi hoạt động phân phối được chú trọng thì lượng máy mà Công ty phân phối tăng lên

Năm 2007, số máy photo và máy in được phân phối tăng lên với 03 máy photo, 02 máy in và 01 máy mạ chữ Lĩnh vực phân phối từ chỗ không phải là sự quan tâm của đơn vị nhưng hiện nay nó càng được trú trọng hơn và trong tương lai

sẽ là lĩnh vực cùng tồn tại và có vai trò ngang bằng và dần chiếm ưu thế so với dịch vụ in và photo

Mặt khác, phân phối không chỉ dừng lại ở các sản phẩm nguyên chiếc mà Công ty còn phân phối cả phụ kiện, các thiết bị phụ tùng và cả giấy, mực photo

1.2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm có sự tăng lên về quy mô và chất lượng

Bảng 6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Đơn vị: đồng

Năm

Tổng doanh thu

(1)

221.426.47 6

1.239.988.26 6

1.408.254.67 3

1.830.731.07 5

2.196.877.29 0

2.416.565.01 9 Gía vốn hàng

bán (2)

162.578.57

3 910.400.009 100.148.010

1.201.780.81 2

1.622.404.09 6

1.817.092.58 7 Chí phí quản lý

(3) 54.827.650 219.310.600 243.434.766 267.788.423 358.821.845 394.705.130