MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐA NGÀNH HÀ NỘI

Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất.. Hoàn thiện tổ c

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐA NGÀNH HÀ NỘI

I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty

Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện

tổ chức bộ máy quản lý nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu

và nhiệm vụ đặt ra Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lý của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất

- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau

- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới

- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động

Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lý , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo

2 Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

- Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất

3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty

- Hoàn thiện bộ máy quản lý tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất

4 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý

Là một Công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động

có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường

II CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

HĐQT Tổng Giám đốc

P kinh doanh PTổ chức hành

chính

P Tchính kế toán

GĐ điều hành

Quản đốc Nhà máy

Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức,

do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lý của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy quản lý

Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa Tổng Giám đốc với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Tổng Giám đốc Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết

định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn

1.1 Ban Giám đốc

Bảng 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty

STT Chức năng

nhiệm vụ

Ngành đào tạo

Trình độ chuyên môn

Ngoại ngữ

Tin học

Trình độ lý luận chính trị

1 Tổng Giám đốc KS Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp

2 GĐ Điều Hành KS Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp

3 QĐốc Nhà máy Ks.xd khoa

máy

Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự

Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lý với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài

Bảng 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới

Stt Chức năng

nhiệm vụ

Ngành đào tạo

Trình độ chuyên môn

Ngoại ngữ

Tin học

Trình độ LL-CT

1 Tổng Giám đốc Ks Cơ khí Trên Đại

học

2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp

3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp

4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng

khoa máy

1.2 Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban

So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới

ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lý nhân

sự và bộ phận cố vấn Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính Do vậy công ty cần phải

bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và tham mưu cho Tổng Giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động và có quyền thay mặt Tổng Giám đốc trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc Khi hình hành nên phòng này thì trợ

lý nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính dữ Do nhiệm vụ

và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:

- Chức năng:

+ Giúp cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty

+ Giúp Tổng Giám đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là chiếc cầu nối trong quan

hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương

và ngược lại Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác

+ Quản lý toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc

- Nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể

+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với người lao động

+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp Tổng Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên

+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết

+ Tổng hợp văn bản

+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ

+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước

và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra

+ Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả

+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công

ty tại Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội

+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan

+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán + Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp

+ Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan

+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lý nhân sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng Như phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lý nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phòng Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công

ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý

Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh

đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao

Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng

2.1 Phòng kinh doanh

* Trưởng phòng kinh doanh:

- Chức năng:

+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng + Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập

+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh

- Nhiệm vụ:

+ Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình Tổng Giám đốc phê duyệt

+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng

+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty

- Báo cáo:

Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho Tổng Giám đốc

* Các nhân viên trong phòng:

Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng

Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của trưởng phòng

2.2 Trưởng phòng Tài chính Kế toán

- Chức năng:

+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán

+ Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán

+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước

+ Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

+ Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định

+ Thực hiện công tác tài chính tín dụng

+ Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng

- Báo cáo:

Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Tổng Giám đốc

Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng

2.3 Trưởng phòng Kỹ thuật

- Chức năng:

+ Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật

+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới

+ Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu

- Nhiệm vụ chính:

+ Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng

+ Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng

+ Lên kế hoạch thuê tầu phụ

+ Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu

+ Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm

- Báo cáo: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành

2.4 Trưởng phòng Vật tư Thiết bị

- Chức năng: