QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

Tổng quan về Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam 1.1- Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty DKVN Thực hiện chủ trương của Nhà nước tiếp tục việc đổi mới tổ chức và cơ chếquản lý, QĐ

QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

I TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY DKVN VÀ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY

1 Tổng quan về Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam

1.1- Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty DKVN

Thực hiện chủ trương của Nhà nước tiếp tục việc đổi mới tổ chức và cơ chếquản lý, QĐ 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập tập đoànkinh doanh, ngày 30/5/1995 Thủ tướng chính phủ đã quyết định thành lập Tổngcông ty dầu khí Việt Nam theo mô hình Tổng công ty 91, ban hành Nghị định số38/CP phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty DKVN

Tổng công ty DKVN có tên giao dịch quốc tế là Vietnam Oil and GasCorporation, viết tắt là PetroVietnam (PV) Trụ sở chính của Tổng công ty tại 22-Ngô Quyền- Hà Nội Trải qua 36 năm hình thành và phát triển, Tổng công tyDKVN đã không ngừng lớn mạnh và phát triển

1.1.1- Chức năng của Tổng công ty DKVN

Tổng công ty DKVN là một tổ chức kinh tế của Nhà nước, có tư cách phápnhân, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế toàn ngành

Tổng công ty có chức năng về hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở các hoạtđộng Nhà nước giao TCT có quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, đầu tư mởrộng sản xuất kinh doanh, tổ chức XNK thiết bị, vật tư dầu khí, khí thiên nhiên, cácsản phẩm khí và dầu mỏ, dịch vụ dầu khí và là đầu mối dịch vụ cho các công ty, tổchức liên doanh dầu khí trong và ngoài nước

Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động liên quanđến công việc Nhà nước giao TCT phải quản lý và chịu mọi trách nhiệm trướcNhà nước về hiệu quả sử dụng tài nguyên dầu khí, vốn và tài sản của tất cả các đơn

vị thành viên và cơ quan Tổng công ty

1.1.2- Nhiệm vụ của Tổng công ty DKVN

Tổng công ty có các nhiệm vụ chính như : nghiên cứu, tìm kiếm, thăm dò,khai thác, chế biến, tàng trữ, vận chuyển, làm dịch vụ dầu khí; xuất nhập khẩu vật

tư, thiết bị dầu khí, dầu thô, các sản phẩm dầu khí; lưu thông các sản phẩm dầu khí

và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật Ngoài ra, TCT cònthực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao, liên doanh, liên kết với các tổ chứctrong và ngoài nước

Tổng công ty nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn bao gồm

cả vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác TCT nhận và sử dụng có hiệu quả tàinguyên, đất đai, vùng biển và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiệnnhiệm vụ SXKD và những nhiệm vụ khác được giao

Tổng công ty tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoahọc- công nghệ (KH-CN), công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên gia, công nhântrong TCT

1.1.3- Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng công ty

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔNG CÔNG TY DẦU KHÍ VIỆT NAM

Ban Thương mại

Ban Tài chính – Kế toán

Ban Kiểm toán nội bộ

Ban Hợp tác quốc tế và quản lý Hợp đồng phân chia sản phẩm

Ban Tổ chức nhân sự - Đào tạo

Ban Đầu tư Phát triển

Ban Công nghệ thông tin

Văn phòng Thẩm định thầu

Ban Lao động tiền lương

và chế độ chính sách

1.2- Sơ lược về kết quả kinh doanh của công ty

Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công tyDKVN là XK dầu thô Sản lượng khai thác dầu khí tăng liên tục TCT đã khai thácđược 100 triệu tấn dầu quy đổi vào tháng 02/2001, đóng góp một phần quan trọngvào ngân sách Nhà nước Nói chung, hoạt động kinh doanh của Tổng công ty là rấtkhả quan và có triển vọng trong tương lai Đặc biệt là khi công nghiệp hoá dầu, lọcdầu được xây dựng tạo nên chu trình khép kín từ khâu lọc dầu đến khâu hoá dầu vàtrong tương lai sẽ không còn hiện tượng "xuất thô, nhập tinh" nữa Tới năm 2010,Tổng Công ty dự kiến xây dựng 2 nhà máy lọc dầu với tổng công suất khoảng 13-

14 triệu tấn/năm Đặc biệt là trong năm 2003 này nhà máy Condensate có côngsuất 270.000 tấn xăng/năm đặt tại Bà Rịa – Vũng tàu sẽ đi vào hoạt động Rấtnhiều dự án hoá dầu đang được triển khai như sản xuất nhựa PVC công suất100.000 tấn/năm, Ngoài ra dịch vụ dầu khí cũng phát triển vượt bậc trong nhữngnăm qua, đảm đương nhiều công việc kỹ thuật phức tạp, XK dịch vụ ra nước ngoàiđược đánh giá cao về chất lượng và tính cạnh tranh

Ban Lao động tiền lương

và chế độ chính sách

BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH

+ Vốn huy động khác trđ 902.000 512.000 570.000

+ Nợ ngân hàng trđ 1.000.000 1.200.000 1.250.000

(Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh của Tổng công ty DKVN)

2 Hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty DKVN

2.1- Một vài nét về tình hình nhập khẩu thiết bị thông qua đấu thầu của Tổng công ty DKVN

Để tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành dầu khí, tăng cường công táckhai thác, thăm dò thì cần phải đầu tư phát triển đầy đủ, đồng thời phải đánh giámột cách khách quan để có kế hoạch khai thác và sử dụng có hiệu quả Nhằm phục

vụ kịp thời cho nhu cầu tăng mạnh của khai thác dầu khí, nâng cao chất lượng cơ

sở hạ tầng, hàng năm theo kế hoạch được duyệt, Tổng công ty DKVN tiến hành tổchức đầu tư mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí Đầu tư tạo đà cho tăng trưởng

và phát triển bền vững phải tính đến hiệu quả và tiết kiệm ngân sách Nhà nước Đểđảm bảo hiệu quả trong đầu tư mua sắm thiết bị, TCT tổ chức công tác mua sắmthiết bị theo quy định của Nhà nước từ khâu lập báo cáo, nghiên cứu khả thi, tổchức đấu thầu công khai để lựa chọn nhà cung ứng thiết bị tối ưu nhất

Xem bảng 2 trang sau

TÌNH HÌNH NHẬP THIẾT BỊ CỦA TỔNG CÔNG TY

+Thuê giàn khoan Parameswara 8 650

2 Khai thác

+Mua phụ tùng sửa chữa tàu

+Mua thiết bị thượng tầng giàn

+Mua sắm thiết bị cho xưởng

Đông Hải- HP (5 gói thầu)

301

4 Sửa chữa

+Sửa chữa tàu Chi Lăng 16 000

+Bảo dưỡng và sửa chữa

turbine khí trên giàn nén khí

(Nguồn từ báo cáo công tác thương mại của Tổng công ty DKVN)

Từ bảng trên ta thấy việc mua sắm thiết bị tăng nhanh qua các năm, năm 1999 tổng

số tiền mua thiết bị là 296.445,706 nghìn USD, năm 2000 là 321.445,320 nghìn

USD, năm 2001 là 641.990,713 nghìn USD Điều đó chứng tỏ TCT đã đầu tư chocông tác thăm dò và khai thác là rất lớn Để tăng cường khai thác, mở rộng hoạtđộng ra các giếng dầu mới, TCT phải mua sắm thiết bị đồng bộ cho hoạt động khaithác Ngoài ra, TCT còn mua sắm thiết bị cho các hoạt động chế biến và dịch vụ,

an toàn lao động, xây dựng

Với đặc thù riêng của ngành đòi hỏi phải có trang thiết bị máy móc chuyêndụng cho khai thác, chế biến dầu khí, nguyên liệu sản xuất dầu gốc, hoá phẩm với

kỹ thuật, công nghệ cao Chủ yếu các trang thiết bị này TCT phải nhập từ các nướcphát triển như Mỹ, Tây Âu Việc đầu tư mua sắm thiết bị ngày càng làm tăng khảnăng khai thác dầu khí và các hoạt động khác kèm theo Chất lượng và năng suấtkhai thác ngày càng được tăng lên nhờ có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ

và ngày càng hoàn thiện hơn Dù không thể tách riêng lợi ích của từng thiết bịriêng lẻ nhưng ta cũng nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của việc mua sắmthiết bị

KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CỦA TỔNG CÔNG TY DKVN

Đơn vị: 1000 USD

Bảng 3

%Kim

ngạch NK 366434,742 100 375 082,02 100 707 038,230 100

Kim

ngạch NK

thiết bị 296 445,706 80,9 321 445,320 85,7 641 990,713 90,8

( Nguồn báo cáo công tác thương mại của TCT-DKVN)

Do hoạt động chủ yếu của TCT là thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí, vìvậy việc nhập khẩu chủ yếu là thiết bị, vật tư để phục vụ cho công tác khai thác chế

biến dầu khí, do đó tỷ trọng nhập thiết bị là rất lớn Trong quá trình mua sắm thiết

bị, vật tư hình thức chủ yếu là đấu thầu quốc tế, vì số lượng nhập nhiều, giá trị lớn,cần kỹ thuật, công nghệ cao, độ an toàn, chính xác

2.2- Vai trò của hoạt động đấu thầu quốc tế trong ngành dầu khí

Vì đặc trưng của ngành, phần lớn các hoạt động kinh tế của dự án liên quanđến các hợp đồng mua sắm thiết bị, vật tư phục vụ công tác khai thác dầu khí, dịch

vụ đều trị giá từ vài triệu đến hàng chục triệu USD nên hầu hết đều phải đưa ra đấuthầu Vì vậy, đấu thầu có vai trò rất to lớn trong hoạt động của ngành Không thểphủ nhận vai trò to lớn của công tác đấu thầu khi ngành cần mua hay thuê vật tưthiết bị, loại hình dịch vụ dầu khí nào đó Ngoài việc có thể lựa chọn được nhàcung cấp đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe và chất lượng cao nhất về tiến bộ kỹthuật, công nghệ, thời gian thực hiện, tiết kiệm vốn đầu tư đấu thầu giúp cho bênmời thầu chỉ cần thời gian ngắn nhất tìm hiểu đàm phán so với tự tìm mất nhiềuthời gian và chi phí mà không hiệu quả

Trước đây, khi cần mua một thiết bị hay dịch vụ nào, TCT thường hay tiếnhành đấu thầu theo phương thức chỉ định thầu Việc chỉ định nhà thầu thường dựavào kinh nghiệm và quan hệ làm ăn trước đây nên nhiều khi bị ép giá, mua thiết bịhay dịch vụ với chất lượng chưa đạt yêu cầu Phương thức chỉ định thầu có nhữnghạn chế nhất định nhưng trong thời gian đó Việt Nam còn trong giai đoạn bao cấp,các quan hệ kinh tế với các nước chưa nhiều nên chỉ có thể thực hiện được theophương thức này

Hiện nay, thông qua phương thức đấu thầu đã hạn chế được những bất lợitrước đây Tổng công ty DKVN chủ yếu áp dụng phương thức đấu thầu hạn chế.Khi muốn mua thiết bị hay dịch vụ nào đó, TCT chỉ cần gửi thư mời thầu đến cácnhà thầu, sau đó dựa vào các hồ sơ mời thầu là có thể lựa chọn được các đối táchợp lý Phương thức này giúp cho TCT tiết kiệm thời gian lựa chọn nhà thầu có đủ

năng lực Vì nếu đấu thầu theo phương thức mở rộng sẽ có những nhà thầu không

đủ năng lực cũng tham gia khiến phải tốn thời gian xem xét Sau khi so sánh dựavào giá cả và tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh nghiệm TCT sẽ lựa chọn được một nhàthầu cung cấp gói thầu với giá cạnh tranh nhất, chất lượng tối ưu và thời gian cungcấp đảm bảo được tiến độ công trình Trên thực tế, TCT gặp nhiều khó khăn khithẩm định các hồ sơ dự thầu, việc lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng Hiện nay,trình độ cán bộ đã từng bước được nâng cao nên công tác đấu thầu thực sự đem lạihiệu quả cao trong TCT Nhờ công tác đấu thầu nên giảm được chi phí, hơn nữaTổng công ty có điều kiện để lựa chọn các sản phẩm khác nhau của các nước vàdần dần rút ra kinh nghiệm để lựa chọn sản phẩm tốt nhất, phù hợp với khí hậuViệt Nam nhất là với các thiết bị phục vụ cho giàn khoan ngoài biển Thông quahoạt động đấu thầu quốc tế NK thiết bị, năm 1999 TCT đã tiết kiệm được 10.517nghìn USD, năm 2000 tiết kiệm được 62.900 nghìn USD, năm 2001 tiết kiệm được143.523 nghìn USD Không những thế, TCT còn chỉ đạo cho những đơn vị thànhviên tìm ra các đối tác là các công ty có uy tín trên thế giới để có những máy móc,thiết bị đạt yêu cầu chất lượng, kỹ thuật cao

Xem bảng 4 trang sau

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG

nhà LQ

+Phụ tùng sửa chữa tàu Hoàng Sa 3 300 2 400 900

+Gói thầu giàn bơm ép nước 67 200 58 870 8 330 +Thiết bị thượng tầng giàn công nghệ

trung tâm số 3

+Tổ hợp đường ống Nam Côn Sơn 283 500 225 078 58 422 +HĐ mua thiết bị của đơn vị 169097,713 104960,713 64137 +HĐ mua thiết bị của liên doanh 218 200 206 832 11 368

(Nguồn: báo cáo công tác đấu thầu của TCT- DKVN)

Nhờ vào kinh nghiệm tích luỹ hàng năm, việc thực hiện công tác đấu thầu ởTCT ngày càng có nhiều tiến bộ, tiết kiệm nhiều cho Tổng công ty trong việc muasắm các dịch vụ hay thiết bị phục vụ công tác Tỷ lệ tiết kiệm ngày càng tăng quacác năm Tỷ lệ tiết kiệm thông qua hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1999

là 3,4% so với tổng giá ước tính ban đầu, năm 2000 là 16,36%, năm 2001 là18,27% Hoạt động đấu thầu đã thực sự trở thành một hoạt động đóng vai trò rấtquan trọng trong ngành dầu khí Vậy thực tế quy trình hoạt động đấu thầu diễn ranhư thế nào?

II QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

1 Đặc điểm của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam :

Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam mới được thành lập lại ngày 30/05/1995nhằm thực hiện chủ trương xây dựng Tổng Công ty thành Tập đoàn kinh tế Dầukhí (được đề cập trong Hội nghị Trung ương 3 - Khoá IX) Tổng Công ty Dầu khíViệt Nam hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 như một đơn vị sản xuất kinhdoanh không có Bộ chủ quản và chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ ngành chứcnăng

Với các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và với chủ trương củaChính phủ về phát triển một ngành kinh tế dầu khí đồng bộ từ thượng nguồn đến

hạ nguồn, Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam đã và đang tăng cường đầu tư cho côngtác thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí Vì vậy, công tác mua sắm thiết bị phục vụcho các hoạt động dầu khí rất được TCT coi trọng nhằm đảm bảo hiệu quả chocông tác đầu tư của mình Tiêu biểu là trong những năm gần đây TCT đã áp dụngphương thức đấu thầu quốc tế trong công tác mua sắm thiết bị thay cho hình thứcchỉ định thầu trước đây Về cơ bản thì công tác đấu thầu đã được cố gắng thực hiệnchặt chẽ, theo đúng quy chế hiện hành từ khâu lập kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị tàiliệu thầu đến khâu đánh giá kết quả dự thầu, ký kết hợp đồng giao thầu và tổ chứcquản lý thực hiện hợp đồng Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm và thiếu độingũ cán bộ được đào tạo chuyên môn nên công tác đấu thầu của TCT Dầu khí ViệtNam vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục.

Bên cạnh đó, dầu khí là ngành công nghiệp trẻ ở Việt Nam nhưng là ngànhcông nghiệp phát triển trên thế giới Vì thế hầu hết các thiết bị sử dụng trong ngànhdầu khí đều phải nhập từ những nước có ngành công nghiệp chế tạo phát triển cao,

từ những nước đi đầu trong việc nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong lĩnhvực dầu khí Thực tế cho thấy trong hoạt động dầu khí, nếu không ứng dụng côngnghệ tiên tiến thì không thể thu được kết quả

Trong giai đoạn hiện nay và tiếp theo Tổng Công ty có những dự án lớn,trọng điểm và kỹ thuật phức tạp lần đầu tiên được triển khai ở Việt Nam vì thếcông tác quản lý đầu tư đặc biệt là công tác đấu thầu càng phải chặt chẽ và hoànthiện hơn

2 Quản lý hoạt động đấu thầu quốc tế ở TCT-DKVN

2.1- Về vấn đề tổ chức :

Ngày 25/11/1998, Tổng công ty DKVN ra quyết định số 1821/DK-TCNS vềviệc thành lập Văn phòng Thẩm định thầu giúp việc cho Tổng giám đốc phê duyệtcác hợp đồng kinh tế và thương mại trong lĩnh vực đấu thầu

 Chức năng của Văn phòng Thẩm định thầu: giúp Tổng giám đốc phê duyệtcác hợp đồng kinh tế, thương mại của các xí nghiệp liên doanh, nhà thầu PSC, đơn

vị cơ sở trực thuộc TCT

 Nhiệm vụ của Văn phòng Thẩm định thầu: nghiên cứu toàn bộ hồ sơ gọithầu, đánh giá lựa chọn đề nghị trao thầu nhằm xem xét tính hợp lý của những kiếnnghị đệ trình lên TCT và tư vấn giúp Tổng giám đốc về nội dung phê duyệt hợpđồng Văn phòng Thẩm định thầu nhận xét và kiến nghị về các mặt:

+ Về yêu cầu kỹ thuật

+ Về giá cả cung cấp, địa điểm, thời gian thực hiện hợp đồng

+ Về các vấn đề pháp lý của hợp đồng

+ Về các vấn đề khác như thể thức, trình tự và thủ tục gọi thầu

 Trách nhiệm của Văn phòng Thẩm định thầu : Chánh văn phòng và phóChánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Chủ tịch Hộiđồng quản trị về các kết luận tổng hợp của mình Văn phòng bảo đảm giữ bí mậtcác thông tin theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế bảo mật củaTCT

2.2- Phân cấp phê duyệt giá trị đầu tư của dự án

Việc phân cấp quyết định dự án đầu tư của Tổng công ty DKVN được quyđịnh trong quy chế về công tác quản lý đầu tư và xây dựng, ban hành kèm theo quyđịnh của Chính phủ như sau:

Bảng 5

Chủ đầu tư Cấp phê

duyệt

Cấp thẩmđịnh

Các loại đấu thầu

Tư vấn Mua VTTBTổng công ty

DKVN

Thủ tướng CP

Bộ KH-ĐT 3 tr USD

trở lên

10 tr USDtrở lênTổng công ty HĐQT của Bộ phận giúp Dưới 3 tr Dưới 10 tr

DKVN TCT-DKVN việc USD USD

Liên doanh

(TCT góp vốn

30%

Chủ tịch HĐQT liên doanh

Bộ KH-ĐT vàHĐQT của TCT

3 tr USD trở lên

10 tr USD trở lên

Chủ tịch HĐQT liên doanh

Bộ phận giúp việc có liên quan

dưới 3 trUSD

dưới 10 tr USD

Tổng công ty cũng có QĐ số 4917/QĐ-VPTĐ về việc thực hiện quy chế đấuthầu trong TCT-DKVN Trong đó, chi tiết hoá mức giá trị ước tính của gói thầuphải được Tổng công ty phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu đốivới các đơn vị thành viên, công ty liên doanh

Xem bảng 6 trang sau

PHÂN CẤP PHÊ DUYỆT DỰ ÁN Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

TCT thực hiện quyền chỉ đạo, giám sát, kiểm tra công tác đấu thầu của đơn

vị cũng như tiến hành thanh tra định kỳ hàng năm và thanh tra đột xuất ngoài kếhoạch tình hình triển khai hoạt động đấu thầu của đơn vị khi xét thấy cần thiết.Đồng thời, các đơn vị thành viên phải gửi báo cáo định kỳ hàng năm cho TCT vềtình hình triển khai hoạt động đấu thầu

3 Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN

Là một Tổng công ty nhà nước duy nhất trực thuộc Thủ tướng Chính phủnên quy trình đấu thầu được quy định trong quy chế đấu thầu kèm theo NĐ 88/CP,

NĐ 14/CP và thông tư 04/2000/TT-BKH đã được Tổng công ty DKVN vận dụnghết sức linh hoạt phù hợp với những đặc điểm riêng của mình Chu trình đấu thầutổng quát có thể dùng chung cho các dự án đầu tư mà Tổng công ty DKVN thườngdùng

CHU TRÌNH ĐẤU THẦU TỔNG QUÁT

Chỉ định tổ chuyên gia giúp việc

đầu thầu

Lập kế hoạch đầu thầu và chuẩn bị tài liệu thầu

Thông báo mời thầu

Nhận đơn thầu

3.1-Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

Trong lĩnh vực đầu tư theo dự án, khi thực hiện xong giai đoạn chuẩn bị đầu

tư (có quyết định phê duyệt đầu tư), một số công việc của giai đoạn chuẩn bị thựchiện đầu tư phải tổ chức đấu thầu như: thiết kế tư vấn, mua và lắp đặt thiết bị

Để thực thi công việc của dự án, cấp phê duyệt đầu tư ra quyết định thànhlập Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu phối hợp với Văn phòng Thẩm định thầugiúp TGĐ thực hiện các hợp đồng kinh tế nói chung và hoạt động đấu thầu nóiriêng Tiêu chuẩn để lựa chọn các thành viên của Tổ chuyên gia là:

+ Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu

+ Am hiểu về nội dung cụ thể của gói thầu

+ Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu

+ Am hiểu quá trình đánh giá tổ chức, xét chọn kết quả đấu thầu.

3.2- Lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị tài liệu đấu thầu

a Lập kế hoạch đấu thầu

Văn phòng thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ tiến hành lập

kế hoạch đấu thầu theo các công việc sau:

1-Phân chia dự án thành các gói thầu

Hầu hết đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN là mua sắm thiết

bị toàn bộ song trên thực tế thì rất ít nhà thầu có thể cung cấp toàn bộ thiết bị Vìvậy, khi thực hiện đấu thầu hoặc các nhà thầu liên doanh với nhau hoặc Tổng công

ty DKVN phân chia gói thầu ra thành nhiều gói thầu nhỏ và tiến hành gọi thầunhiều cuộc Thực tế, khi gọi thầu mua sắm thiết bị toàn bộ TCT thường hay chophép các nhà thầu liên doanh để vừa bảo đảm theo quy chế đấu thầu vừa đỡ tốnthời gian nếu phải phân lô hàng ra thành nhiều gói thầu nhỏ

Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc phân chia dự ánthành các gói thầu theo các nguyên tắc:

+ Phù hợp với tính chất, công nghệ hoặc trình tự thực hiện dự án

+ Có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án

Trong lô gọi thầu mua tàu cho chiến dịch khoan 1 giếng chắc chắn và mộtgiếng lựa chọn năm 2000, Tổng công ty DKVN đã chia làm hai lô nhỏ gọi thầutheo 2 loại thầu: tàu kéo 14.000 mã lực và tàu dịch vụ dự phòng 12500 mã lực

Đề án LPG (công trình khí) chia làm hai gói thầu lớn:

+ Gói 1 (do nhà thầu Samsung thực hiện) về cơ bản đã hoàn thành, tháng7/2000 nhà máy đã đi vào hoạt động

+ Gói 2 (do PVECC làm tổng thầu): Trong số 9 gói thầu nhỏ có tổng trị giá27.219.000 USD, Văn phòng Thẩm định thầu đã phối hợp với các phòng ban chứcnăng của TCT chỉ đạo Petechim/ PVECC ký kết được 8 gói thầu

2- Ước tính giá của từng gói thầu dựa trên giá cả thị trường (tuỳ theo phạm viđấu thầu, chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà giá tham khảo là giá trong nước hayquốc tế).

Trong lô gọi thầu trên được chia thành 2 gói thầu với giá ước tính:

+ 2 tàu kéo 14.000 mã lực ước tổng giá trị 800.000 USD

+ Tàu dự phòng ước tổng giá trị 200.000 USD

Sau khi gọi thầu tháng 12/2000 thì 6 trong 8 công ty mời thầu đã nộp hồ sơ

dự thầu và kết quả thu được

GIÁ MUA TÀU

3-Xác định hình thức và phương thức đấu thầu

 Hình thức đấu thầu: trước đây, lựa chọn hình thức đấu thầu chỉ căn cứ vào sựphê duyệt của chủ đầu tư Hiện nay, Văn phòng Thẩm định thầu có thể trình bày ýkiến của mình và trình chủ đầu tư phê duyệt Văn phòng Thẩm định thầu sẽ cânnhắc hình thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế, đấu thầu trong nước hay đấu thầuquốc tế dựa trên những nguyên tắc:

+ Chất lượng công nghệ hiện có

+ Số lượng các công ty có khả năng cung ứng được thiết bị công nghệ phùhợp hoặc đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của gói thầu

+ Khả năng và trình độ nghiệp vụ thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu.Trên thực tế, đấu thầu ở Tổng công ty DKVN chủ yếu đấu thầu hạn chế và

tổ chức đấu thầu quốc tế Điều này là do tính chất, đặc điểm riêng của ngành dầukhí, các thiết bị vật tư đòi hỏi có kỹ thuật cao và các nhà thầu trong nước cung ứng

về ngành dầu khí chưa phát triển, đặc biệt là với các dự án mua sắm thiết bị, vật tưphục vụ trực tiếp cho SX-KD của ngành dầu khí Khoảng 90% thiết bị nhập từ cácnước phát triển đặc biệt là từ Mỹ và các nước Tây Âu

Petrofina muốn thuê dàn khoan, công ty đã gửi thư mời thầu tới 9 công tykinh doanh trong lĩnh vực chuyên ngành này là: Pedco, Atwood, Jet Drilling,Odfjell, Santafe, Sedo Foex, Canmar, Stena Drilling và Foramex Vào ngày9/10/2000 thì có 5 công ty có Hồ sơ dự thầu

 Phương thức đấu thầu:

Cũng như thông lệ ở Việt Nam, phần lớn các cuộc đấu thầu ở Tổng công tyDKVN đều dưới hình thức đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì) Nhưng đối vớicác dự án lớn như đấu thầu xây lắp nhà máy LPG hay tư vấn quản lý dự án nhàmáy lọc dầu số 1 thì gọi thầu theo phương thức đấu thầu 2 giai đoạn

4- Lựa chọn các ứng thầu viên

Để đưa ra được danh sách các ứng thầu viên có khả năng dự thầu trong đấuthầu hạn chế, Văn phòng Thẩm định thầu phải dựa vào các căn cứ sau:

+ Có đủ các điều kiện pháp lý để cung cấp hàng hoá dịch vụ

+ Có khả năng cung cấp và bảo hành hàng hoá dịch vụ

+ Có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, cung ứng hàng hoá dịch vụ

+ Ưu tiên đối với những công ty trực tiếp SXKD trang thiết bị, phụ tùng,hàng hoá dịch vụ hoặc đại lý của những công ty này

Chẳng hạn để chuẩn bị gọi thầu mua thiết bị cho mỏ Rạng Đông, công tyJVPC (Japan Vietnam Petroleum Co.Ltd đã xem xét và chọn ra các ứng thầu sau:Mitsubishi Heavy Industries, Bluewater Offshore Production System Ltd, Brown

& Root Energy Services, MODEC, McDermott Marine Contruction Limited Đâyđều là các công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho giàn khoan và đãtừng có quan hệ với công ty

5- Yêu cầu tính năng kỹ thuật

Văn phòng Thẩm định thầu quy định càng chi tiết càng dễ đánh giá và loại

bỏ các nhà thầu không đủ khả năng cung ứng hàng hoá có kỹ thuật theo yêu cầucủa chủ đầu tư Đối với lô thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN thì hầu hếtphải đặt tính năng lên hàng đầu, vì vậy vấn đề lựa chọn nhà thầu đảm bảo yêu cầu

kỹ thuật là rất quan trọng

6-Thời gian gửi thư mời thầu

Văn phòng Thẩm định thầu thường xác định thời gian gửi thư mời thầutrong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầuviên

7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần

Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thangđiểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trước khi mở thầu 8-Thời gian mở thầu

Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi thư mời thầu và không quá 48 giờsau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấuthầu

9- Thời hạn xét thầu

Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp đểxem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư phêduyệt

10- Phương thức thực hiện hợp đồng

Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lượng, chấtlượng, thời gian cho nên phương thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phương thứchợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng.

11- Thời gian thực hiện hợp đồng

Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng như các thiết bị và dịch

vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng chohợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu

Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trênkhi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào Ngoài ra trong cuộc họpđầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc,nhiệm vụ của từng thành viên phải được thông qua Cuộc họp phải lập biên bảnbáo cáo trình chủ đầu tư phê duyệt

b Chuẩn bị tài liệu mời thầu

Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ được giao, Tổng công tyDKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo

hồ sơ mời thầu trước rồi trình TCT phê duyệt trước khi gửi tới các ứng thầu viên.Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ

mà quyết định xem có nên tham gia hay không Mục tiêu của thông báo mời thầu

là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu

Hồ sơ mời thầu bao gồm:

 Thư mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ:

+ Mục đích mời thầu

+ Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung)

+ Nhận dạng cơ quan chủ đầu tư, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu

+ Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: được xác định trên các chi phí mà Văn phòngThẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu Có trường hợp các nhà thầuđược nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí

+ Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu.

+ Ngày giờ mở thầu

+ Chữ ký đại diện bên mời thầu

 Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents)

 Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, sốlượng, quy cách thiết bị

 Mẫu đơn dự thầu (bid form)

 Mẫu giá thiết bị (price schedue)

 Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form)

 Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form)

 Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form)

Mẫu hồ sơ dự thầu được áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầutrong TCT, trong trường hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơ đấu thầu

3.3- Thông báo mời thầu

Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một sốhạn chế các nhà thầu dưới hình thức chỉ định thầu

Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN

Tổng công ty Dầu khí Việt NamĐịa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà NộiTel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942

Tên công ty:(được mời thầu)

Địa chỉ:

Ngày tháng năm

Chủ đề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí

Với sự tham gia của Ngài - Chức danh:

Thưa Ngài,

Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cungcấp tàu ở trên Tài liệu đấu thầu được kèm dưới đây.

Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầukhí Việt Nam (với bản copy có ký ở dưới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu vàcho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không?

1- Thủ tục hồ sơ

Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải được viết bằng tiếng Anh.Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau:

+ Đơn dự thầu,

+ Giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh,

+ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị

dự thầu tại Việt Nam (trường hợp nhà dự thầu với tư cách là đại lý hoặc nhà phânphối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia

dự thầu (trường hợp nhà thầu là tổ chức thương mại XNK),

+ Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu

Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lượng vàtrình độ cán bộ chuyên môn

Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận củanhà thầu

Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự ở Việt Nam

+ Bảng trả giá thiết bị

+ Bảo lãnh tham gia dự thầu

+ Tài liệu kỹ thuật: mô tả chi tiết đặc trưng về kỹ thuật và chất lượng hànghoá Tài liệu kỹ thuật cần đầy đủ các thông tin sau:

 Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật chi tiết nêu trong hồ sơ mời thầu,

 Giới thiệu tên thiết bị, mã hiệu, tên hãng, nước sản xuất, năm sản xuất, hìnhảnh, kích thước, khối lượng của thiết bị dự thầu,

 Giới thiệu tính năng, tác dụng, nguyên lý làm việc của thiết bị (có sơ đồ kèmtheo),

 Đặc tính kỹ thuật của thiết bị,

 Các thông số kỹ thuật chung và chi tiết,

 Giải trình tính hợp lý, hiệu quả kinh tế của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cungứng thiết bị, khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ và các vấn đề khác cóliên quan

2- Tư cách người tham gia dự thầu

Người tham gia dự thầu phải trung thực trong việc cung cấp các thông tinchứng minh năng lực của mình Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà chủ đầu tư quyđịnh tư cách của người dự thầu Chỉ chấp nhận người dự thầu là: trực tiếp sản xuất;

là đại lý cung ứng chính thức; các tổ chức thương mại XNK Trong hồ sơ dự thầu

dù là liên danh hay đơn phương cũng chỉ được 1 đơn dự thầu

3- Giá đấu thầu, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán

Giá dự thầu: các ứng cử viên phải hoàn chỉnh biểu giá thích hợp, liệt kê chitiết giá từng đơn vị thiết bị và giá dự thầu toàn bộ hàng hoá cùng chi phí có liênquan: vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt Đối với hàng hoá đến từ bên ngoài nướcngười mua, giá hàng tính theo giá CIF cảng đích Đây là giá cố định cho đến khihoàn thành hợp đồng mà không phụ thuộc vào sự thay đổi nào nhằm đảm bảo tính

công bằng trong đấu thầu và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí đầu tư trongquá trình thực hiện hợp đồng do các nhà thầu bỏ giá quá thấp để trúng thầu.

 Đồng tiền được sử dụng là ngoại tệ mạnh, thường là USD

 Điều kiện giao hàng: các điều kiện giao hàng sẽ tuân theo Incoterms 2000 doICC ấn hành

 Điều kiện thanh toán: các ứng thầu đưa ra điều kiện thanh toán của mình vớimức độ ưu đãi khác nhau thì sẽ được ưu tiên khác nhau trong khi xét chọn thầu.Nhưng phải tuân thủ các điều kiện sau:

+Khoản tiền đặt cọc: không có khoản đặt cọc trước

+Phương thức thanh toán: có thể thanh toán một hay nhiều lần Đối với nhàthầu cung ứng trong nước thì thanh toán bằng VNĐ (theo tỷ giá bán ra của ngânhàng ngoại thương VN tại thời điểm thanh toán) và chuyển khoản vào tài khoảnđược mở tại ngân hàng trong nước Đối với các nhà thầu nước ngoài thanh toánbằng L/C hoặc chuyển trả trực tiếp

+Thời gian thực hiện hợp đồng và bàn giao thiết bị cho bên mời thầu Thờigian thực hiện nhanh cũng là một yếu tố đánh giá mức độ ưu tiên cho nhà thầu

+Các điều kiện thương mại, tín dụng khác như: huấn luyện, đào tạo cán bộ,lắp đặt bảo hành, bảo trì do các ứng thầu cung cấp

4- Bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

 Bảo lãnh dự thầu: nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dựthầu, coi nó như một bộ phận của hồ sơ dự thầu Để bảo đảm bí mật về mức giá dựthầu cho các nhà thầu, bên mời thầu quy định mức bảo lãnh dự thầu chung cho tất

cả các ứng thầu Tại Tổng công ty DKVN mức bảo lãnh dự thầu là 3%, đồng tiềnbảo lãnh dự thầu là USD và được chấp nhận dưới hình thức sau:

+ Bảo lãnh của ngân hàng Việt Nam như ngân hàng Nhà nước Việt Namhoặc ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam