NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

NHỮNG BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN Đấu thầu là một hoạt động phức tạp, nó chịu sự chi phối của nhiều bên thamgia, phải

NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA

SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

I PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI

1 Mục tiêu của Tổng công ty DKVN trong những năm tới

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật trong những năm gần đây đãmang lại những tác động to lớn và những biến đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực hoạtđộng kinh tế, văn hoá, xã hội ở các nước trên thế giới Muốn phát triển bền vữngthì bất kỳ một công ty nào cũng phải xây dựng cho mình một mục tiêu, kế hoạchlâu dài Mục tiêu của Tổng công ty DKVN trong những năm tới là:

+Xây dựng và đưa vào sử dụng các nhà máy chế biến dầu khí và hoá dầu để

từ đó có sản phẩm có tính cạnh tranh cao trong khu vực

+Xây dựng, phát triển và hiện đại hoá hệ thống phân phối các sản phẩm dầumột cách hợp lý nhất

+Hệ thống các đường ống dẫn khí quốc gia cần sớm xây dựng và đưa vàovận hành có nối kết với đường ống dẫn khí xuyên ASEAN, từ đó sẽ có mạng lướiống dẫn khí thuận tiện trong khu vực

+Tăng cường đầu tư phát triển các loại hình dịch vụ dầu khí, đạt yêu cầu vàtrình độ quốc tế thu hút sự tham gia của mọi thành phần kinh tế

+Xây dựng đội ngũ cán bộ, chuyên gia và công nhân dầu khí Việt Nam đủmạnh về chất lượng có thể tự điều hành mọi hoạt động dầu khí trong cả nước và ởnước ngoài

+Tiếp tục đầu tư khoa học- công nghệ tăng hiệu quả các hoạt động dầu khíđặc biệt trong lĩnh vực khai thác nguồn tiềm năng dầu khí tại các khu vực biển sâu,cận biên kinh tế tăng hệ số thu hồi dầu

2 Dự báo về nhu cầu thiết bị cho ngành dầu khí Việt Nam

Mục tiêu của Tổng công ty DKVN là phát triển toàn diện trong các lĩnh vựclọc dầu, hoá dầu, phân phối và kinh doanh sản phẩm dầu khí TCT đang xây dựngnhà máy lọc dầu số 1 tại Dung Quất, Quảng Ngãi với công suất 6,5 triệu tấn/năm.Công ty cũng đang lập dự án khả thi xây dựng nhà máy lọc dầu số 2 với công suất

6 - 7 triệu tấn/năm tại Nghi Sơn, Thanh Hoá Công nghiệp hoá dầu cũng là ngànhmới và chưa có điều kiện để xây dựng một liên hợp hoá dầu hoàn chỉnh Trongtương lai, công ty sẽ đầu tư trang thiết bị cho tổ hợp hoá dầu để sản xuấtPolyethylen, Methanol, ure Mặt khác, TCT cũng lập quy hoạch phát triển tổng thểxây dựng mạng lưới phân phối bao gồm: kho tàng, bến cảng, cây xăng phục vụcho hoạt động kinh doanh các sản phẩm dầu khí

DỰ KIẾN ĐẦU TƯ CHO GIAI ĐOẠN 2002- 2010 Bảng 14

Liên doanh đường ống khí

Nam Côn Sơn

400

Phát triển và khai thác khí

Lan Tây- Lan Đỏ

500

Đầu tư thiết bị cho nghiên

cứu khoa học, xây lắp

chuyên ngành

50

Toàn bộ I+ II: 17.662 Triệu USD

Do việc khai thác dầu tăng, nhu cầu mua sắm thiết bị ngày càng tăng Sauđây là bảng nhu cầu mua sắm thiết bị năm 2002-2004 của Tổng công ty dầu khíViệt nam

Xem bảng 15 trang sau.

NHU CẦU MUA SẮM THIẾT BỊ NĂM 2002 - 2004

Đơn vị: triệu USD

Xuồng cứu sinh

Hệ thống đường ống

Hệ thống dò cháy tự độngThiết bị chữa cháy

Thiết bị văn phòng

Hệ thống thông tin, liên lạc

562,3

145,35035,822,4110,551,810,276,3

Thiết bị dầu giếngĐuốc

Máy trộn, khuấy dung dịch khoan

558,8

21,2101,314,1207,77207,5

( Nguồn: kế hoạch mua sắm thiết bị của TCT- DKVN)

Để việc mua sắm thiết bị đáp ứng tốt nhất những đòi hỏi về chất lượng kỹthuật, tiến độ thực hiện, tiết kiệm chi phí và hạn chế đến mức tối đa những tranhchấp có thể gây thiệt hại về vật chất cũng như uy tín của các bên tham gia Sau đâytôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm làm hoàn thiện công tác đấu thầu mua sắm thiết

bị ở Tổng công ty DKVN trên cơ sở những tồn tại thực tế

II NHỮNG BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM THIẾT BỊ Ở TỔNG CÔNG TY DKVN

Đấu thầu là một hoạt động phức tạp, nó chịu sự chi phối của nhiều bên thamgia, phải trải qua nhiều bước để thực hiện Đấu thầu là một công nghệ tiên tiến củakinh tế thị trường cùng với quy luật vốn có của nó: cạnh tranh, cung cầu, giá cả những tồn tại của cơ chế bao cấp đã gây cho chúng ta nhiều khó khăn trong việcthực hiện đấu thầu quốc tế Từ những vướng mắc về quy trình tổ chức đấu thầu,kiến thức hiểu biết về công nghệ đấu thầu, khả năng của các nhà thầu đến vướngmắc trong quản lý hành chính, môi truờng pháp lý làm công tác đấu thầu kémhiệu quả Vậy làm thế nào để hoàn thiện quy trình đấu thầu tại một ngành có đặcthù riêng như ngành dầu khí ?

1 Cải tiến quy trình đấu thầu quốc tế

1.1- Rút ngắn thời gian phê duyệt dự án

 Như trong phần trên đã nói tới việc thời gian phê duyệt dự án ở TCTthường dài gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất- kinh doanh nói chung Để khắcphục tình trạng này TCT cần xem xét và có giải pháp để hỗ trợ các công ty thànhviên giảm các thủ tục không cần thiết, đặc biệt trong cơ chế chỉ định thầu Cụ thể,TCT nâng hạn mức phê duyệt đối với các hợp đồng trong và ngoài nước để giảmbớt thời gian phê duyệt không cần thiết đồng thời nâng cao vai trò tự quyết định vàchịu trách nhiệm của các đơn vị thành viên, góp phần tăng cường hiệu quả công tác

thương mại của các công ty Trong quyết định số 4917/QĐ-VPTĐ quy định vê việcthực hiện quy chế đấu thầu, TCT đã nâng hạn mức giá trị hợp đồng xí nghiệp liêndoanh phải trình TCT phê duyệt từ 300.000 USD lên 500.000 USD đối với hợpđồng NK

 Một điều nữa khiến cho thời gian phê duyệt dự án bị kéo dài là do hồ sơ

dự thầu không được chuẩn bị tốt khiến việc đánh giá hồ sơ gặp nhiều khó khăn (docác tiêu chuẩn đưa ra không rõ ràng dẫn tới việc hồ sơ dự thầu chưa đạt tiêu chuẩnnhư mong đợi của các chủ đầu tư) Do vậy, TCT cần chú trọng vào việc chuẩn bị

hồ sơ mời thầu, nếu thấy cần thiết có thể mời thêm chuyên gia giúp việc đề ra cáctiêu chuẩn cho phù hợp với yêu cầu của công việc TCT cần chỉ đạo các công tythành viên của mình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu để trình các cấp

có thẩm quyền phê duyệt trước khi triển khai đấu thầu các đề án lớn như tổ hợpcông nghệ công trình khí trị giá 163.000.000 USD Việc thông qua ý kiến của TCTtrước khi đấu thầu có thể rút ngắn thời gian phê duyệt dự án do tránh được sự bấtđồng quan điểm với TCT về các chỉ tiêu xét thầu, việc cho điểm

1.2-Thực hiện tốt các bước cơ bản trong quá trình đấu thầu

1.2.1- Bước lập hồ sơ mời thầu

Đây là một bước rất quan trọng của quy trình đấu thầu quốc tế Thực hiện tốtbước này sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện các bước sau Khi lập hồ sơ, bên mờithầu phải xem xét cân nhắc chặt chẽ việc lựa chọn hình thức đấu thầu hợp lý, cácyêu cầu trong hồ sơ mời thầu phải đầy đủ, hợp lý để khi mời các nhà thầu tránhđược sai sót đáng tiếc Chẳng hạn như do hồ sơ mời thầu quá chung chung, mập

mờ gây khó hiểu cho nhà thầu, gây khó khăn cho quá trình đánh giá; khối lượngđưa ra trong hồ sơ mời thầu sai lệch so với thiết kế Phải nói rằng, chất lượng của

hồ sơ mời thầu là một trong những nguyên nhân làm cho quá trình đánh giá hồ sơ

dự thầu kéo dài, thiếu cơ sở tin cậy để ra quyết định kết quả đấu thầu Nguyên nhân

chính do cán bộ chuyên gia trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng năng lực,thiếu kinh nghiệm, TCT thiếu kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phê duyệt.

Việc lựa chọn hình thức đấu thầu không phù hợp gây mất thời gian, tốn kém

và không đạt hiệu quả cao Để lựa chọn một cách đúng nhất, ta phải nắm rõ ưunhược điểm của từng hình thức, mục đích cần đạt được trong từng cuộc đấu thầu

Đấu thầu cạnh tranh quốc tế có các nhà thầu nước ngoài có trình độ kỹ thuật,năng lực đấu thầu cao, chọn được công nghệ tiên tiến nhưng Văn phòng Thẩm địnhthầu phải có trình độ cao trong nghiệp vụ đấu thầu nếu không dễ bị ép giá, đàmphán ký kết hợp đồng mất nhiều thời gian Dựa vào ưu nhược điểm của các hìnhthức đấu thầu mà có sự lựa chọn hình thức cho phù hợp Trong đấu thầu mua sắmthiết bị phục vụ chuyên ngành, Tổng công ty DKVN nên duy trì áp dụng các hìnhthức thường làm là đấu thầu quốc tế, phạm vi hạn chế vì các thiết bị đòi hỏi trình

độ công nghệ cao, giá trị lớn và TCT có khả năng xác định được các nhà cung cấp

có uy tín Điều này giúp cho TCT tiết kiệm được thời gian và chi phí khi lập hồ sơmời thầu cũng như quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu Tuy nhiên cũng nên áp dụngcác phương thức đấu thầu một cách linh hoạt phù hợp với từng mục đích cụ thể đểtìm kiếm những đối tác mới, tạo thị trường mới dễ dàng so sánh trong các cuộc đấuthầu tiếp theo

Lập thư mời thầu phải đầy đủ, chặt chẽ và hợp lý với yêu cầu của dự án đầu

tư Trong hồ sơ mời thầu của bên mời thầu gửi đến các nhà thầu nêu chi tiết cácvấn đề có liên quan tới yếu tố kỹ thuật, ngôn ngữ, đồng tiền thanh toán, thời gianbảo lãnh thực hiện dự án, nêu ra mức đặt cọc Khi trong hồ sơ mời thầu nêu rõnhững yêu cầu của bên mời thầu thì các nhà thầu sẽ nắm bắt được các yêu cầu củachủ đầu tư Quyết định có tham dự hay không? Điều đó giúp cho cả hai bên tiếtkiệm thời gian, công sức

1.2.2- Thu nhận, đánh giá và xét duyệt hồ sơ dự thầu

Ngoài những nguyên tắc phải thực hiện trong thu nhận, đánh giá hồ sơ dựthầu như bảo đảm tính công khai, không mở phong bì thì việc thực hiện tốt cácvấn đề khác có liên quan cũng cần thiết Bước này đóng vai trò quan trọng, mangtính quyết định cho kết quả đấu thầu Khi thực hiện tốt bước này mới giúp ta lựachọn được nhà thầu tốt nhất

1-Xây dựng chỉ tiêu xét thầu cho phù hợp

Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là cần thiết, có ý nghĩa hết sức quantrọng trong công tác đấu thầu mua sắm thiết bị Căn cứ để xác định hệ thống chỉtiêu xét thầu gồm: yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị mua sắm và đảm bảo công bằng.Việc mở gói thầu liên quan đến 3 nội dung thẩm định tài chính, kỹ thuật, thời gian.Khi xây dựng tiêu chuẩn chỉ tiêu xét thầu cần lưu ý một số điểm sau:

+ Các yếu tố cân nhắc phải được lượng hoá chẳng hạn như yếu tố bạn hànglâu năm, công ty thành viên Nếu như ban tổ chức quyết định ưu tiên cho bạn hàngquen thì sẽ ưu tiên bằng cách cộng thêm một số điểm nhất định nào đó Như vậy,kết quả cuối cùng sẽ đảm bảo tính công bằng, đảm bảo tính ưu tiên Chẳng hạntrong ví dụ ở phần thực trạng, nhà thầu VSP/B&R (liên doanh với công ty thànhviên của TCT) nên khi xét thầu được cộng thêm 20 điểm ưu tiên

+ Chỉ tiêu xét thầu được xây dựng cho từng dự án là khác nhau Bởi vậy, hệthống thang điểm phải được xây dựng cho những nhóm dự án riêng biệt TCT cầnxây dựng hệ thống thang điểm cho những nhóm dự án có những điểm tương đồngnhư dự án về thiết bị cho công tác khai thác giếng khoan, dự án về thuê tàu, dự án

về mua thiết bị cho công tác dịch vụ

Muốn thành lập hệ thống chỉ tiêu xét thầu cần tuân thủ các điều kiện:

- Tổng công ty có văn bản hướng dẫn lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầuchung cho toàn ngành

- Tập huấn cán bộ làm công tác xét thầu

- Các đơn vị lên kế hoạch NK từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểmtrước khi mở gói thầu.

2- Vấn đề cho điểm

Quy chế đấu thầu chỉ đưa ra phương pháp đánh giá tiêu chuẩn trong hồ sơ

dự thầu là cách cho điểm nhưng lại không quy định cụ thể cách chấm điểm như thếnào Tại Tổng công ty DKVN phương thức chấm điểm dưới hai hình thức: chođiểm bình quân và cho điểm theo thảo luận Tuy nhiên cả hai hình thức đều cónhững mặt hạn chế

+ Hình thức cho điểm bình quân: khoảng cách cho điểm chênh lệch nhau docách đánh giá của các thành viên khác nhau dẫn đến kết quả chênh lệch rất lớn vềtổng số điểm của các thành viên và việc đánh giá chưa được chính xác

+ Hình thức cho điểm theo thảo luận: về thực chất, hình thức này có những

ưu điểm nhất định như tính công khai, tạo điều kiện cho các thành viên của Hộiđồng xét thầu nêu các ý kiến của mình và những diễn giải hợp lý sẽ được côngnhận và nghe theo Tuy nhiên trên thực tế lại không hoàn toàn đúng như vậy.Trong các cuộc đấu thầu ở các đơn vị thành viên nếu giá trị đấu thầu lớn và cóthành phần đại diện cấp trên tham gia thì việc đánh giá các tiêu chuẩn cũng như kếtquả đấu thầu sau này phụ thuộc vào các ý kiến của cán bộ cấp trên

Cả hai hình thức này đều có nhược điểm Việc tìm ra một hình thức chođiểm phù hợp còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của cuộc đấu thầu, sự cầnthiết của dự án

3- Đánh giá kinh nghiệm của các nhà thầu

Việc đánh giá kinh nghiệm của nhà thầu rất quan trọng bởi không chỉ dựavào hồ sơ dự thầu mà Hội đồng xét thầu còn dựa vào thực trạng hoạt động tàichính, năng lực chuyên môn hiện tại của nhà thầu Những thông tin xác thực, cậpnhật về nhà thầu có ảnh hưởng lớn như thiết bị của nhà thầu đang phục vụ tốt chomột công ty nào đó và được công ty đó đánh giá cao Như trong cuộc đấu thầu

cung cấp dung dịch khoan cho công ty MJC Co Ldt, Dowell là nhà thầu đưa ra giáchào thầu thấp nhất (328.239 USD) nhưng công ty MJC vẫn quyết định trao thầucho Baker vì họ thấy rằng Baker đã làm việc tốt cho họ trong chiến dịch khoantrước đây đồng thời giá chỉ cao hơn giá chào thầu thấp nhất 600 USD Nếu chỉ dựatrên uy tín của nhà thầu thì khó có thể đánh giá được thực trạng hiện nay của nhàthầu như thế nào, vì đây là chỉ tiêu đánh giá trừu tượng Nhiều trường hợp cho thấydanh tiếng của nhà thầu cung cấp nhiều khi không đảm bảo rằng người mua có thểtránh được rủi ro

2 Công tác đào tạo chuyên gia, cán bộ đấu thầu

2.1- Sự cần thiết phải đào tạo cán bộ

Trong thời đại mà khoa học và công nghệ phát triển nhanh, doanh nghiệpmuốn thành đạt thì một điều kiện tiên quyết là phải đào tạo nguồn nhân lực có trình

độ chuyên môn cao Việc đào tạo, trang bị kiến thức trong bất kỳ trường hợp nàođều không phải là thừa và có thể coi đây là một loại hình đầu tư có hiệu quả nhất.Tuy nhiên, việc đào tạo vẫn còn những khoảng cách nhất định giữa lý thuyết vàthực tế

Cán bộ chuyên môn càng phải được đào tạo có hệ thống đảm bảo hoạt độngchuyên sâu có hiệu suất cao Thực hiện dự án đấu thầu quốc tế có sự hiện diện củanhiều chủ thể kinh tế: nhà thầu, kỹ sư tư vấn, chủ đầu tư Trong đó kỹ sư tư vấnnhư một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng thực hiện chính xác, mọi sự bất cập về kỹthuật hoặc tiến độ được phát hiện kịp thời để có những biện pháp điều chỉnh Kỹ sư

tư vấn cũng góp phần hạn chế hiện tượng thông đồng, thoả hiệp gây thiệt hại chongười chủ đích thực của đơn vị Bởi vậy, những chuyên gia về kỹ thuật- công nghệphải được đào tạo có hệ thống cập nhật theo định kỳ các kiến thức chuyên ngànhcần thiết

2.2- Công tác đào tạo

Chất lượng các nhà quản lý, các kỹ sư có đủ năng lực trong việc thực hiệnvai trò của họ là yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động củadoanh nghiệp Tổng công ty DKVN luôn nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ củamình bằng cách:

+ TCT tuyển chọn các nhà quản lý giỏi, có đủ năng lực thoả mãn nhu cầuphát triển của ngành

+ Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ quản lý

DN thông qua các khoá huấn luyện trong trung tâm cung ứng nhân lực dầu khí vàđào tạo nâng cao ở nước ngoài

Riêng đối với cán bộ hoạt động trong công tác đấu thầu, TCT cần dành sựquan tâm đặc biệt vì những cán bộ này không những hoạt động trong lĩnh vực đòihỏi chuyên môn và ngoại ngữ cao mà còn đại diện cho Nhà nước làm việc vớinước ngoài Hiện nay hầu hết số cán bộ này đã được đào tạo qua đại học nhưngchủ yếu là các ngành nghề kỹ thuật Như ở phần tồn tại vấn đề nhân sự đã có đềcập tới sự yếu kém về chuyên môn, ngoại ngữ, kỹ thuật đấu thầu Để khắc phụctình trạng này, trong ngắn hạn, TCT cần cử cán bộ chuyên trách về đấu thầu thamgia lớp đào tạo:

- Nghiệp vụ đấu thầu quốc tế

- Luật đấu thầu trong nước và quốc tế, luật đầu tư

- Quản trị kinh doanh quốc tế, thanh toán quốc tế

- Ngoại ngữ về đấu thầu quốc tế, kỹ năng đàm phán thương mại đặc biệt làtrong lĩnh vực đấu thầu, ký kết hợp đồng

- Hướng dẫn đấu thầu mua sắm thiết bị theo thể thức hiệp hội quốc tế kỹ sư

tư vấn (FIDIC), ngân hàng thế giới (WB)

- Tổ chức lớp đào tạo, hướng dẫn thực hiện đấu thầu quốc tế theo NĐ 88/CP,

mở các hội thảo về kinh nghiệm hoạt động đấu thầu cho cán bộ của mình

*Phương thức tổ chức đào tạo của Tổng công ty là:

Cử cán bộ chuyên viên của mình, tuyển chọn sinh viên đi nghiên cứu, khảosát ngắn hạn, dài hạn tại các nước phát triển như Tây Âu, Bắc Mỹ

Tổ chức các lớp nghiệp vụ nhằm bổ sung những kiến thức mới cho cán bộlãnh đạo, kỹ sư, chuyên viên

Tăng cường các tài liệu tham khảo cũng như trang thiết bị cần thiết cho việcđào tạo

Việc tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng chính là phát huy nộilực rất quan trọng trong vấn đề phát triển con người của TCT Bên cạnh phát huynội lực về tài chính, phát huy nội lực bằng việc đào tạo con người sẽ đưa công typhát triển một cách vững chắc

3 Quy định chặt chẽ cho việc thực hiện quy chế đấu thầu

Tổng công ty chỉ đạo các công ty thành viên tuân thủ các quy định hiện hànhcủa Nhà nước trong việc ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế, chấp hành nghiêmchỉnh Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP và 14/CP của Chínhphủ, đảm bảo cung cấp kịp thời phần lớn vật tư, thiết bị, dịch vụ theo yêu cầu sảnxuất

Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn đấu thầu đã ban hành, TCT cần xem xétnhu cầu của ngành, thực trạng quy trình đấu thầu tại công ty để tiến hành ban hànhcác văn bản nội bộ cho phù hợp, cụ thể cho từng nhóm công ty như công ty liêndoanh, công ty hạch toán độc lập, công ty hạch toán phụ thuộc Mặc dù, TCT đã cónhững văn bản khá cụ thể cho hoạt động của công ty liên doanh Vietsovpetro (vềcác dự án cần thông qua ý kiến của TCT) song vẫn cần đổi mới cho phù hợp vớithực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện đấu thầu NĐ 88/CP áp dụngchung cho đấu thầu trên lãnh thổ Việt Nam nhưng ngành dầu khí có những đặc thùriêng nên TCT cố gắng vận dụng một cách linh hoạt NĐ 88/CP mà vẫn đảm bảotheo tập tục công nghiệp dầu khí quốc tế