MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NĂNG CAO HƠN NỮA HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY

BIỆN PHÁP SỬ DỤNG TIỀN TẠI CÔNG TY Để sử dụng có hiệu quả lượng tiền của mình các doanh nghiệp phải rút ngắn chu kỳ của tiền mặt bằng cách tăng tốc độ thu hồi tiền mặt và giảm bớt những

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NĂNG CAO HƠN NỮA HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY

I BIỆN PHÁP SỬ DỤNG TIỀN TẠI CÔNG TY

Để sử dụng có hiệu quả lượng tiền của mình các doanh nghiệp phải rút ngắn chu kỳ của tiền mặt bằng cách tăng tốc độ thu hồi tiền mặt và giảm bớt những khoản chi tiêu không cần thiết Có nhiều cách để làm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt ngoài việc đem lại cho khách hàng lợi thế để khuyến khích họ sớm trả nợ bằng cách áp dụng các chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ được thanh toán trước hay đúng hạn

Đối với Công ty cổ phần sản xuất bao bì xuất khẩu thủy sản hình thức thanh toán với khách hàng chủ yếu bằng chuyển khoản và tiền mặt Ngày nay, có những phương pháp chuyển tiền mà nhà quản trị có thể chọn cho mình một phương pháp thích hợp, Công ty có thể áp dụng phương pháp phân tích điểm hoà vốn, phương thức này đưa vào xem xét lượng thời gian tiết kiệm bớt từ phương thức chuyển tiền chậm sang phương thức chuyển tiền nhanh hơn

Gọi i: là tỷ lệ sinh lời co thể thu được mỗi ngày nếu lượng tiền được đưa vào đầu tư

Gọi s: là độ lớn của khoản tiền cần chuyển

Gọi Δ t thôi gian tiết kiệm do chuyển tiễn nhanh hơn (ngày)

Gọi Δ c là chênh lệch về chi phí giữa các công cụ chuyển tiền

Gọi B là lợi nhuận thuần do lựa chọn công cụ chuyển tiền nhanh hơn đem lại B= S.i Δ t - Δ c

Ta có: S.i Δ t: là khoản tiền thu được khi số tiền S được chuyển sớm hơn

Δ t ngày (lợi nhuận thu được là S.i mỗi ngày)

Vậy tổng số là S.i Δ t

Giá trị tại điểm hoà vốn của S ký hiệu là S*, khi đó B = 0 ta có:

S* Δ t.i = 0

S* =

Δc Δt.i

Số tiền này sẽ được ngân hàng đầu tư vào các chứng khoán thanh khoản cao cho Công ty, được hưởng mức sinh lời là 0,002% mỗi ngày (khoảng 1,002360 -1=0,085 hay 85%) Giả sử cả hai công cụ chuyển tiền được xem xét là chỉ bằng séc

có chi phí 30.000 VNĐ và chuyển bằng hệ thống chuyển tiền điện tử của ngân hàng (chuyển khoản) với chi phí là 90.000VNĐ một lần chuyển Thời gian chuyển tiền bằng chuyển khoản nhanh hơn 3 ngày Chúng ta có thể tính số tiền cần chuyển

để bù đắp các chi phí chuyển tiền là:

i = 0,0002

Δt=3

Δc=90.000− 30.000= 60.000VN§

-S*=

Δc

(Δt)i -

60.000

3 x 0.002 =100.000.000 VNĐ.

Nếu số tiền cần chuyển lớn hơn hoặc bằng 100.000.000VNĐ thì chuyển bằng chuyển khoản sẽ hợp lý hơn, vì lợi nhuận thu được trong ba ngày sẽ cao hơn chi phí chuyển tiền, chẳng hạn nếu số tiền được chuyển là 150.000.000 thì lợi nhuận thu được sẽ là 0,0002 x 150.000.000 x 3 =90.000đ, số tiền này lớn hơn khoảng chênh lệch về chi phí

Ngược lại, nếu số tiền được chuyển là 90.000.000đ thì lợi nhuận thu được là 0,0002x3x90.000.000 = 54.000đ, khoản tiền này nhỏ hơn khoảng chênh lệch do chuyển tiền bằng séc sinh ra Do đó, nếu trị giá của những khoản tiền cần chuyển nhỏ hơn 100.000.000đ thì Công ty nên chuyển bằng séc

Ngoài việc trì hoãn các khoản nợ phải trả (trong thời hạn tín dụng cho phép) cũng như tăng tốc độ thu hồi tiền mặt Công ty còn có thể thu được lợi nhuận bằng cách giảm tốc độ chi tiêu, hai chiến thuật nổi tiếng thường được sử dụng là tận dụng sự chênh lệch về thời gian của các khoản thu, chi và chậm trả lương Ngoài

ra, Công ty nên khuyến khích mỗi cán bộ công nhân viên có ý thức tiết kiệm xem tài sản chung của Công ty như tài sản riêng của mình nhằm hạ thấp hơn nữa những chi phí có thể

II BIỆN PHÁP QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU

Các khoản phải thu là một bộ phạn của vốn lưu động có ý nghĩa rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng và hiệu quả kinh doanh nói chung Quản lý khoản phải thu tốt sẽ làm tăng được số vòng quay vốn ở Công ty cổ phần sản xuất bao bì xuất khẩu thủy sản mặc dù công tác thu hồi nợ được xem là chưa tốt Tuy nhiên, ở đây chúng ta chỉ xét đến việc thu hồi nợ của khách hàng dựa vào kỳ thu tiền bình quân, việc dựa vào chỉ tiêu này để nhận xét tình hình thu hồi nợ của Công ty là chưa chính xác là do khi tính nó đã có sự bình

quân giữa việc thanh toán của khách hàng tốt và xấu vì thế không nhìn thấy được những khách hàng còn dây dưa trong thanh toán

Để quản lý tốt khoản phải thu, kế toán Công ty cần sắp xếp các khoản nợ phải thu theo trình tự thời gian từ đó có thể nhận thấy được khoản nợ nào đến hạn, quá hạn để có biện pháp thu hồi Công ty có thể áp dụng mô hình số dư khoản phải thu,

mô hình này hoàn toàn không chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thay đổi theo mùa vụ của doanh số bán Phương pháp theo dõi khoản phải thu này đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu hồi được tiền vào thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo

Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ, ta xây dựng mô hình số dư khoản phải thu của Công ty như sau:

Tháng bán hàng

Tỷ lệ phần trăm của các khoản phải thu còn tồn đọng ở cuối tháng

- Tháng hiện tại

- Trước tháng 1

- Trước tháng 2

- Trước tháng 3

80%

32%

12%

4%

92%

34%

15%

2%

86%

31%

10%

1%

Mỗi cột trong bảng cho thấy các khoản phải thu còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng, những tồn đọng này bao gồm những khoản phải thu của tháng đó và của những tháng trước chuyển sang Ví dụ 80% doanh số bán chịu của tháng 1 vốn chưa thu được tiền khi kết thúc tháng Đồng thời tại thời điểm này doanh số bán chịu của tháng trước còn tồn đọng là tháng 12: 32%, tháng 11: 12%, tháng 10: 4% Phân tích tương tự đối với các khoản phải thu còn tồn đọng tại thời điểm kết thúc tháng 2 và tháng 3

Ngoài ra để tăng nhanh khoản phải thu, Công ty nên ứng dụng chính sách chiết khấu để gia tăng doanh số bán hàng và thu được nhiều lợi nhuận Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc giữa phương án chấp nhận chiết khấu cho khách hàng hay phương án không chiết khấu cho khách hàng nhằm lựa chon một phương án nào có lợi cho Công ty nhất

Chẳng hạn, công ty xem xét đề nghị của một khách hàng lớn muốn được hưởng tỷ lệ chiết khấu là 2%, thanh toán trong vòng 10 ngày nộp hợp đồng mua hàng trị giá 2 tỷ VNĐ Thông thường thời hạn tín dụng cua r Công ty là 30 ngày

và không có chiết khấu Giả sử lãi suất chiết khấu là 10% trên năm, ta tiến hành so sánh giữa hai phương án như sau:

* Phương án 1: Công ty không áp dụng chính sách chiếu khấu, điều kiện net 30

Giao hàng 2 Tỷ vnđ

- Giá trị hiện tại của phương án 1 được tính:

1+(10 %x30

60 )

=1 , 98

tỷ VNĐ

* Phương án 2: áp dụng chính sách chiết khấu 3/10 net 30:

ta có:

PV 2= 1 96

1+(10 %x30

360 )

=1 , 95

tỷ VNĐ Những tính toán này cho thấy nếu Công ty chấp nhận cấp tín dụng theo thể thức chiết khấu thì giá trị hiện giá của chi phí cấp tín dụng là 0,03 tỷ VNĐ Như vậy Công ty nên áp dụng điều kiện cấp tín dụng như hiện nay là net 30

Bên cạnh việc áp dụng chính sách chiết khấu, Công ty cần tính toán giảm giá cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn Đi kèm với biện pháp kích thích khách hàng trả tiền, Công ty có thể gửi thu thông bao hoặc cử đại diện đến gặp trực tiếp đối với những khách hàng trả nợ không đúng hạn Công ty cần ngừng cung cấp tín dụng cho đến khi họ thanh toán song nợ cũ Công ty cũng sẽ áp dụng hình thức mua nợ để tránh những món nợ khó đòi và chuyển rủi ro sang công ty mua nợ

Ngoài ra để hạn chế rủi ro đối với công tác quản lý nợ phả thu Công ty nên lập dự phòng khoản phải thu khó đòi

III NHU CẦU VỐN LƯU ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN CẦN THIẾT CỦA CÔNG TY.

1 Xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết:

Để quản lý tốt vốn lưu động thì ta phải xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, tiết kiệm và có hiệu quả kinh tế cao Nếu số vốn lưu động dự trữ

quá thấp so với nhu cầu thì Công ty sẽ gặp khó khăn, quá trình tái sản xuất kinh doanh sẽ không liên tục, ngược lại nếu quá cao sẽ không khuyến khích doanh nghiệp khai thác các khả năng tiềm tàng, gây ra tình trạng ứ đọng lãng phí vốn làm cho vốn lưu động chậm luân chuyển Chính vì vậy, việc xác định nhu cầu vốn lưu động cho kỳ kế hoạch là cần thiết đối mỗi với doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty cổ phần sản xuất bao bì xuất khẩu thủy sản việc xác định nhu cầu vốn lưu động được tính theo công thức sau:

V nc=V LD

0 x M1

M0 (1±t %)

Trong đó:

Vnc: nhu cầu vốn lưu động năm kế hoạch

Mo , M1: Tổng mức luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch và năm báo cáo

VLDo : Số dư bình quân vốn lưu động năm báo cáo

t%: Tỷ lệ tăng hoặc giảm số ngày luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch so với năm báo cáo

t% =

k1−k

k0 x 100 %

Với k 1 : kỳ luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch

k 0 : kỳ luân chuyển vốn lưu động năm báo cáo

Để xác định nhu cầu vốn lưu động trong năm kế hoạch ta lập kế hoạch doanh thu

Đồ thị biểu diễn doanh thu:

Qua đồ thị ta thấy doanh thu của Công ty có xu hướng gia tăng theo đường thẳng dạng: Υ =β1 + β2t

Tuy nhiên đây chỉ là sự ước đoán dựa trên đồ thị, ta kiểm định các tham số

β1 , β2 là nghiệm của hệ phương trình:

{ β1 n+β2.∑t=∑ y

β1.∑t+ β2∑t2=∑y t (1)

Năm

2002

2003 25164966032617663002 20000000002502059382 22060891842561350843 25075289292726298104

Bảng xác định tham số:

t Υ i Υ i t t2 ^Υ t (Υ i− ^Υ t) (Υ i− ^Υ t)2

-4

-3

-2

-1

1

2

3

4

2561496603

2300000000

2206089184

2507528929

2617663002

2502095382

2561350843

2726298104

1993748604

7

-10065986412 -6900000000 -4412178368 -2507528929 2617663002 5004118764 7684052529 10905192416

2325333002 60

2337163556 2375919106 2414674566 2453430206 2530941306 2569696856 2608452406 2647207956 19937486047

179333047'3 -75919105,78 -208585471.8 54098723,16 86721696,09 -67637743,94 -47101562,97 79090147,99

3216034183.10 7

5763710621.10 6

4350789904.10 7

2926671847.10 6

7520652573.10 6

4574827881.10 6

2218557234.10 6

6255251509.10 6

Thế số liệu trên bảng xác định tham số vào (1)

0

2

4

6

8

10

12

Ta được: β1 =

19937487047

β2 = 23253300260 =38755550 ' 03

Hàm doanh thu: ^Υ t =2.492.185.756 +38.755.550'03.t

Để kiểm định xem hàm có được chấp nhận không ta kiểm định độ tin cậy của các tham số Ở trường hợp này ta chỉ cần kiểm định xem nhân tố Y (doanh thu) có phụ thuộc vào nhân tố thời gian t hay không

* Kiểm định β2 :

Giả thiết H o : β2= β2¿=0 .

Đối chiếu Η1: β2 ¿0

Với β2 = 0 có nghĩa là biến t không ảnh hưởng đến y trong thường hợp này

là chỉ số thời gian không ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty

* Tính t =

^

β2−β¿2

Se ( ^β2)

+ Nếu | t| > t2α(n−2)

: bác bỏ giả thiết Η0

+ Nếu | t| < t2α(n−2) : chấp nhận Η0

n−2

∑(t−¯t)2 =√1049279125 108

8−2

Thông thường hệ số tin cậy từ 95-98% được chấp nhận Ta chọn α=5 % , tức là hệ số tin cậy bằng 1-5% = 95% Khi đó tra bảng phân phối T với mức ý nghĩa

α

2 và bậc tự do n-2 ta được:

t

α

2 (n-2) = t.0,025(8-2) = 2,447

ta có: t=

β2

Se ( ^β2) =

3755550 , 03

17072388 =2 , 27 .

Ta thấy | t| > t2α(n−2)

nên giả thiết Ho bị bác bỏ và H1 được chấp nhận

Có nghĩa là chỉ số thời gian có ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty

* Dùng hệ số biến phân để kiểm định hàm có được chấp nhận không

Sai số: Syt = √ ∑ (Υ i− ^Υ t)2

n− p

Trong đó: n: số quan sát, n = 8

p: tham số, p = 2

^Υ t : giá trị lý thuyết.

Υ i : giá trị thực tế

thế vào phương trình trên ta có:

Syt= √1049279125 108

8−2 =132242146 , 9

¯

Υ =∑Υ i

19937486047

St =

Syt

¯

Υ =

132242146 , 9

2492185756 x 100 %=5 %<10 % vậy được chấp nhận.

Vậy doanh thu của công ty năm 2004 xác định theo hàm:

Yt=2492185756+38755550,03.t

Bảng dự đoán doanh thu năm 2004:

10976387324

Dựa vào bảng dự đoán doanh thu năm 2003 ,ta không quan tâm đến doanh thu quý lý do là ta đã qui phương trình về dạng Y=a+b.t, nhưng trong thực tế doanh thu từng quí lại biến động lúc tăng lúc giảm.Do đó ta chỉ xem xét doanh thu năm

để tính nhu cầu vốn lưu động

Trong đó:

V1: là nhu cầu vốn lưu động bình quân cần thiết năm kế hoạch

M1: doanh thu thuần năm kế hoạch

L1: số vòng quay vốn lưu động năm kề hoạch

Theo kế hoạch doanh thu,doanh thu dự báo năm 2004là 10976387324đ Tỷ lệ giảm trừ năm 2004 so với năm 2003 là như nhau:

=

868000

10976387324 x100%=0 ,01%

Vậy tỷ lệ giảm trừ công ty xem là không đáng kể

Nhu cầu vốn lưu động năm 2004

V1=

10976387324

4 =2744096831 đ

Để năm 2004 doanh thu đạt 10976387324đ,với tốc độ luân chuyển vốn lưu động là 4 vòng .Công ty phải có số vốn lưu đọng bình quân cần thiết là2744069831đ

2.Tổ chức đảm bảo nhu cầu vốn lưu động thường xuyên và dự đoán nguồn tài

trợ

Sau khi xác định được tổng nhu cầu vốn lưu động cần thiết của công ty trong năm đến,ta tìm nguồn tài trợ à khả năng đảm bảo cho nhu cầu đó.Nguồn tài trợ cho nhu cầu này là nguồn vốn huy động trong nội bộ doanh nghiệp hoặc từ bên ngoài,số vốn công ty cần huy động được tính theo công thức sau:

Vtt=V1-(Vtc+V bs) Vtt: số vốn thừa hoặc thiếu so với nhu cầu

Vtc: vốn lưu đọng thực có của doanh ngiệp ở đầu kỳ kế hoạch

Vtc: vốn lưu động thực có của doanh ngiệp ở đầu kỳ kế hoạch

Vbs: Vốn do doanh nghiệp tự bổ sung từ kết quả hoạt động trong năm kế hoạch

Như đã phân tích ở phần II vốn lưu động ròng của công ty vào cuối năm là:470.461.571đ, vốn bổ sung từ hoạt động sản xuất kinh doanh là:20.000.000đ, vậy lượng vốn thiếu hụt trong năm đến sẽ là:

2.744.096.831-(470.461.571+20.000.000)=2.253.680.260đ

Đây là lượng vốn lưu động thiếu hụt mà công ty cần phải tìm mọi nguồn tài trợ để đảm bảo tính liên tục của quá trình kinh doanh

Ở Công ty cổ phần sản xuất bao bì xuất khẩu thuỷ sản nguồn tài trợ chủ yếu là vay ngắn hạn và các khoản phải trả Tuy nhiên công ty cũng có thể tìm nguồn tài trợ bằng cách huy động vốn từ các cổ đông

Biện pháp bảo toàn vốn lưu động và xử lý trách nhiệm bảo toàn vốn:

a Biện pháp bảo toàn vốn lưu động:

Mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà xây dựng phương pháp bảo toàn vốn lưu động cho hợp lí , cụ thể công ty có thể thực hiện công việc sau:

- Định kỳ tháng , quí, năm tiến hành kiểm kê, đánh giá lại toàn bộ vật tư hàng hoá, vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán để xác định số vốn lưu động hiện có của Công ty theo giá trị hiện tại Trên cơ sở kiểm kê đánh giá vật tư hàng hoá mà đối chiếu với sổ sách kế toán để điều chỉnh cho hợp lý

- Công ty phải tự điều chỉnh, bảo toàn vốn lưu động ngay trong quá trình kinh doanh trên cơ sở mức tăng hoặc giảm giá trị thực tế tồn kho ở các thời điểm có thay đổi về giá do nhà nước quyết định điều chỉnh giá vật tư hàng hoá hoặc do sự biến động tăng giảm giá tài sản lưu động trên thị trường

- Những vật tư hàng hoá tồn đọng lâu ngày không sử dụng được do kém phẩm chất hoặc không phù hợp với nhu cầu sản xuất phải chủ động giải quyết phần chênh lệch thiếu, phải sử lý và kịp thời bù đắp lại

- Những khoản vốn trong thanh toán, vốn bị chiếm dụng cần có biện pháp tích cực đôn đốc thu hồi kịp thời và đưa vào kinh doanh nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động

- Trong điều kiện có lạm phát, để bảo toàn vốn lưu động Công ty phải rành một phần lợi nhuận hình thành quỹ dự trữ để bù đắp số vốn hao hụt vì lạm phát do đồng tiền mất giá

Nguồn bảo toàn là chênh lệch giá kiểm kê tồn kho cuối kỳ của vật tư hàng hoá khi điều chỉnh tăng giá Thông thường các doanh nghiệp lấy từ nguồn lợi nhuận chưa phân phối hoặc quĩ dự phòng để bù đắp số thiếu hụt này

Xử lý trách nhiệm bảo toàn vốn

Việc sử lý trách nhiệm bảo toàn vốn phải được tiến hành một cách nghiêm túc theo tinh thần mọi doanh nghiệp đều tự chịu trách nhiệm về hoạt đọng sản xuất kinh doanh và trách nhiệm bù đắp toàn bộ số vốn thiếu hụt trong khuôn khổ pháp luật cho phép

Khi sử lý trách nhiệm bảo toàn vốn Công ty cần phân biệt tuỳ theo từng trường hợp Nếu thiếu hụt vốn do những nguyên nhân khách quan thì số thiếu hụt còn lại được trừ vào số lãi thực hiện trước khi nộp thuế Trường hợp tài sản bị mất mát, hư hỏng làm giảm vốn do trách nhiệm cá nhân thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự và sử lý theo pháp luật Trường hợp do nguyên nhân chủ quan thì số thiếu hụt phải trừ vào phần lợi nhuận để lại trước khi trích lập các quỹ Cách xử lý này