THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGÂN QUỸ TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGÂN QUỸ TẠI CÔNGTY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I 2.1-KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I 2.1.1- Lich sử hình thành và phát triển của công ty : Thiết bị giáo dục hay thường

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGÂN QUỸ TẠI CÔNG

TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I

2.1-KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I

2.1.1- Lich sử hình thành và phát triển của công ty :

Thiết bị giáo dục hay thường gọi là đồ dùng dạy học với nội dung hạn hẹp

đã có từ lâu trong nhà trường chúng ta Tuy vậy, với yêu cầu cấp bách thực hiệncác nguyên lý giáo dục xã hội chủ nghĩa , đặc biệt là nguyên lý “ Lý luận gắn vớithực tiễn , học đi đôi với hành ’’ sản phẩm của cuộc cải cách giáo dục lần 2 (bắtđầu từ năm 1958-1959) thiết bị giáo dục mới có điều kiện phát triển và có tổ chứcchuyên quần chúng , ở quy mô toàn ngành giáo dục , “cơ quan thiết bị trường học”mới chính thức thành lập ở Bộ Giáo Dục ngày 7/3/1963 với số cán bộ là 5 người

Từ đó đến nay “ cơ quan thiết bị trường học ” đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, thay đổi về tổ chức , cơ chế hoạt động

+ Vụ thiết bị trường học ( Vụ TBTH năm 1966-1971)

+ Công ty thiết bị trường học ( Công ty TBTH năm 1971-1985)

+ Công ty thiết bị giáo dục I từ tháng 8 /1996 đến nay

Công ty thiết bị giáo dục I được thành lập và hoạt động kinh tế độc lập theoquyết định số 3411/GD-ĐT ngày 19/8/1996 và số 4197/GD-ĐT ngày 05/10/1996của Bộ trưởng bộ giáo dục và đào tạo (Trên cơ sở sát nhập Tổng công ty cơ sở vậtchất và thiết bị với liên hiệp hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ) Công tythiết bị giáo dục I có trụ sở chính đặt tại 49B-Đại Cổ Việt – Hà Nội, tên giao dịch

đối ngoại là EDUCATIONAL EQUIPMENT COMPANY No 1(Viết tắt là

ÊCo.1)

Công ty thiết bị giáo dục I là doanh nghiệp nhà nước với nhiệm vụ chủ yếu

là sản xuất và cung ứng các thiết bị giáo dục , đồ dùng dạy học Công ty có tư cáchpháp nhân đâỳ đủ , hạch toán kinh tế độc lập , có con dấu riêng theo quy định củanhà nước Công ty chịu sự quản lý của Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo

Từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng lớn mạnh tăng trưởng vềquy mô và hoàn thiện về cơ cấu tổ chức quản lý , tạo ra nhiều việc làm góp phầnnâng cao thu nhập của ngươi lao động , đóng góp ngày càng nhiều cho ngân sáchnhà nước Mặt hàng sản xuất của công ty là 600 loại , có khả năng đáp ứng nhu cầucủa các ngành học các cấp học trong cả nước

2.1.2- Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty :

Ta có thể thấy sự biến động vè nhân sự trong những năm ngần đây qua sốliêụ sau :

Biểu số 1: Tình hình nhân sự của công ty năm (2002- 2004)

Đơn vị: nghìn người

Nguồn: Công ty thiết bị giáo dục1

+ Về mặt nhân sự: nhìn chung cán bộ công nhân viên hoạt động ở các bộ

phận khác nhau nhưng trình độ chuyên môn tương đối đồng đều Công nhân ở cácphân xưởng có tay nghề khá chiếm tỷ lệ cao Công ty hiện nay đang có 723 cán bộcông nhân viên , về trình độ chuyên môn công ty có 8 người trình độ tiến sĩ , 235

Ban giám đốc

Phòng kế toán tài vụ Phòng hành chính Phòng dự án Phòng kinh doanh 6 trung tâm

người trìnhđộ đại học, trình độ cao đẳng trung cấp là 72 người , còn 408 người làcông nhân kỹ thuật và nhân viên nghiệp vụ khác

+ Mô hình tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 2 : Cơ cấu tổ chức của công ty

* Ban giám đốc gồm: Giám đốc , Phó giám đốc, Trưởng các đơn vịtrực thuộc công ty

+ Giám đốc công ty là người giữ chức vụ cao nhất, chịu trách nhiệm chung

về mọi hoạt động của công ty trước Bộ Trưởng Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo và trướcpháp luật

+ Phó giám đốc giúp giám đốc trong công tác quản lý và điều hành hoạt

động của công ty , được giám đốc uỷ quyền phụ trách một số lĩnh vực chuyên mônhoặc công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc

+ Trưởng các đơn vị trực thuộc công ty là người quản lý điều hành bộ phận

mình phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh ở đơn vị mình

* Các phòng ban chức năng gồm 4 phòng

+ Phòng tổ chức hành chính quản trị, có nhiệm vụ tham mưu tổ chức bộ máyquản lý , bố trí sắp xếp và sử dụng lao động hợp lý , thực hiện và giải quyết tốt cácthủ tục , chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ bảo hiểm y tế , bảo đảm an ninh trật tự , antoàn lao động trong công ty Là nơi tập hợp in ấn các tài liệu , tiếp khách , lo cácđiều kiện vật chất cho các hoạt động của công ty

+ Phòng kinh doanh có nhiệm vụ

Nghiên cứu nắm bắt thị trường , xác định nhu cầu cơ cấu mặt hàng cho từngquý, và cả năm

Tổ chức thực hiện bán hàng theo các kênh tiêu thụ sản phẩm , xây dựngphương hướng , đường lối chiến lược kinh doanh lâu dài

+ Phòng dự án có nhiệm vụ nghiên cứu trên cơ sở kế hoạch sản xuất củacông ty đã được giám đốc công ty phê duyệt để lập ra kế hoạch đấu thầu và đảmbảo hàng cho các dự án thầu đúng chất lượng , giá cả hợp lý , đúng thời hạn và tín

độ

+ Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ tổ chức hạch toán mọi hoạt động tàichính , kinh tế diễn ra tại công ty theo đúng chế độ kế toán tài chính do Nhà nướcquy định , xây dựng kế hoạt thu chi tiền mặt , theo kế hoạt sản xuất của công ty ,thông tin kịp thời cho lãnh đạo và các phòng ban có liên quan

* Các trung tâm :gồm 6 trung tâm

+ Trung tâm đào tạo bồi dưỡng : Trung tâm có đội ngũ giáo viên đã quagiảng dạy lâu năm ở các trường phổ thông , cùng với sự tuyển chọn các cán bộ đãtốt nghiệp Đại học sư phạm theo các môn học Trung tâm có nhiệm vụ xây dựngnội dung trang thiết bị giáo dục cho các trường theo từng năm học Nội dung trangthiết bị phải phù hợp với chương trình sách giáo khoa của Bộ Giáo Dục Và ĐàoTạo

+ Trung tâm công nghệ và thiết bị trường học : Với đội ngũ cán bộ giảngviên , chuyên viên kỹ thuật có trên 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục sưphạm , thiết bị nhà trường cũng như kinh nghiệm tiếp cận các trang thiết bị và hệthống dạy học tiên tiến của các nước phát triển Trung tâm có khả năng hỗ trợ nhàtrường từng bước hiện đại hoá cơ sở dạy học với hiệu quả cao nhất trong khuônkhổ không vượt qua khả năng tài chính hiện nay

+ Trung tâm sản xuất và cung ứng đồ chơi , thiết bị mầm non Nhiệm vụchính của trung tâm là nghiên cứu duyệt mẫu sản xuất và cung ứng các thiết bịgiáo dục mầm non , tổ chức tư vấn thiết kế lắp đặt bảo hành các cụm thiết bị đồchơi cho các trường mầm non trọng điểm , tư thục , dân lập theo mục tiêu chươngtrình được Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo phê duyệt

+ Trung tâm chế bản và sản xuất bao bì :Với đội ngũ cán bộ của trung tâm lànhững hoạ sĩ mỹ thuật công nghiệp cùng các thiết bị hiện đại , trình bày bao bìtrang nhã , hấp dẫn phù hợp với lứa tuổi học sinh Vừa taọ mẫu mã , vừa tách mẫuđiện tử là một thế mạnh của trung tâm để cho ra đời những mẫu phim chế bản như

ý

+ Trung tâm sản xuất TBGD: trung tâm được giao nhiệm vụ sản xuất cácthiết bị giáo dục dùng trong nhà trường tiểu học và phổ thông Đội ngũ cán bộ cóthâm niên công tác về ngành cơ khí , chế tạo máy cơ điện và sư phạm Nhiều côngnhân có trình độ bậc 7/7 nên trung tâm đã sản xuất được nhiều mặt hàng cung ứngcho các tỉnh trong cả nước

+ Trung nội thất học đường : Năm học 1999 công ty chính thức đưa vàodanh mục phát hành hàng năm các thiết bị nội thất học đường như bàn ,ghế ,bảng , giường tủ dành cho các trường nội trú Ngoài việc sản xuất theo kế hoạchcông ty giao , thì trung tâm có thể tự khai thác tổ chức sản xuất hàng dân dụng vànộp một phần cho công ty

* Các xưởng sản xuất : có 3 xưởng sản xuất

+ Xưởng mô hình sinh học , xưởng có bề dày kinh nghiệm từ hơn 30 nămcùng với đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và công nhân có tay nghề cao Do đó từcông việc tạo khuôn mẫu , tạo hình , láng bóng sản phẩm điều được thực hiện ngaytại xưởng Các sản phẩm chủ yếu của xưởng là mô hình sinh học phục vụ việcgiảng dạy bằng chất dẻo

+ Xưởng nhựa , xưởng chủ yếu sản xuất hàng tiểu học như: bàn tính haihàng , bàn tính ba gióng , que tính khối chữ nhật , bộ lắp ráp kỹ thuật

+ Xưởng thuỷ tinh , năm 1998 xưởng đã thành công trong việc chế thử thuỷtinh trung tímh , được cục đo lường chất lượng Nhà nước chứng nhận đạt tiêuchuẩn cấp I Trong những năm qua xưởng đã đưa vào nhà trường nhiều thuỷ tinhnhư : ống nghiệm ,chậu thuỷ tinh ,đèn cồn , dụng cụ thí nghiệm hoá , thí nghiệmsinh

2.1.3-Kết qủa kinh sdoanh và tình hình tài chính:

Bảng 2.1: Bảng kết quả kinh doanh và tình hình tài chính

210.153.703

212.736.9432.Lợi nhuận

149.958.698

152.960.553

152.960.553

và các khoản phải thu Nhìn chung cơ cấu sử dụngvốn tương đối ổn định nhưng tỷ

lệ vốn lưu động còn thấp so với yêu cầu của lĩnh vực kinh doanh

2.2- THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGÂN QUỸ TẠI CÔNG TYTBGDI:

2.2.1.-Tình hình quản lý ngân quỹ tại công ty thiết bị giáo dục 1

Hiện nay, công tác quản lý tài chính của công ty Thiết Bị Giáo Dục I dophòng kế toán - tài chính đảm nhiệm

Do hạn chế về trình độ của đội ngũ cán bộ và hệ thống công nghệ thông tinnội bộ nên trong thời gian tới công ty chưa thể lập kế hoạch quản lý ngân quỹ theotừng tháng Thực chất quản lý ngân quỹ là một hoạt động qủan lý ngắn hạn , cácnhà quản lý phải lập kế hoạch cho từng tháng , từng quý , từng năm Trên thực

tế , tuỳ theo trình độ cán bộ nhân viên bộ phận tài chính , khả năng về công nghệ

và trình độ qảun lý trong doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ chọn mô hình quản lýsao cho phù hợp Chính vì những hạn chế của công ty hiện nay nên hoạt độngquản lý ngân quỹ phù hợp nhất lúc này nên áp dụng tại công ty TBGDI là lập kếhoạch quản lý ngân quỹ theo quý

Bảng 2.2: Phải thu, phải trả và dự trữ năm 2004

năm

Bình quân

Dự trữ (Nguyên vật liệu) 46.048.11

8

44.137.304

45.092.711Phải trả (Phải trả người bán, phải

trả công nhân viên không tính

các khoản vay ngắn hạn và dài

hạn)

16.441.913

36.448.785

26.445.349

Phải thu (Phải thu khách hàng, trả

trước cho người bán, phải thu nội

bộ )

36.959.581

40.966.039

38.962.810

Nguồn: Phòng kế toán- tài chính công ty thiết bị giáo dục 1

Như vậy, chu kỳ tiền mặt của công ty TBGDI chiếm khoảng 66% trong chu

kỳ kinh doanh tương đương với 105 ngày , tức là phải mát tung bình khoảng 105ngày để có thể chuyển từ tài sản thành tiền mặt Như vậy , đòi hỏi công ty TBGDIcần phải có những biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý ngân quỹ và để đảm bảokhả năng thanh toán của công ty trong khoảng 105 ngày ( tương đương với khoảngthời gian hơn 3 tháng) Vậy quản lý ngân quỹ là một tất yếu khách quan đặt ra đốivới công ty TBGDI do giữa chu kỳ trả tiền và chu kỳ chờ thu tiền có độ chênhlệch lớn Các nhà quản lý tài chính trong công ty TBGDI cần thiết phải lập kếhoạch quản lý ngân quỹ cụ thể cho từng quý để sao cho từ khi đã trả tiền cho nhàcung cấp đến khi thu được tiền của khách hàng Nếu công ty không áp dụng mộtbiện pháp quản lý ngân quỹ thích hợp và không coi trọng việc thực hiện công tácquản lý ngân quỹ , công ty sẽ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán hay tốnkém chi phí vào việc vay ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu thanh toán , nếu không cóbiện pháp xử lý tiền nhàn rỗi , chi phí cơ hội sẽ cao , làm giảm khả năng thu lợinhuận của công ty

Trước tiên , để lập được kế hoạch tài trợ và sử dụng ngân quỹ , ta cần xemxét về thực trạng vận động của các khoản thực thu và thực chi của công ty trongthời gian qua

Bảng 2.3 - Bảng cân đối tóm tắt của công ty TBGDI

I Tài sản 157.148.4

61

149.958.6 98

152.960.5 53

7.189.763 3.001.855 95,42

-102,00 1

1 TSLĐ 114.530.3

84

108.653.7 47

107.125.8 11

5.876.637 -1.527.936 94,86 98,59

Tiền 21.257.35

1

25.646.04 8

36.959.58 1

40.966.03 9

5.396.197 4.006.458 87,25 110,84

-Dự trữ 50.917.25

5

46.048.11 8

44.137.30 4

4.869.137 -1.910.814 90,43 95,85

-2 TSCĐ 24.495.67

5

22.204.80 7

28.830.53 2

2.290.868 6.625.725 90,64 129,83

-Nguyên giá 28.356.27

4

25.004.25 5

32.112.20 2

3.352.019 7.107.947 88,17 128,43

-Khấu hao

-3.860.599

2.799.448

3.281.670

1.061.151 -482.222 72,51 117,22

-3 Đàu tư dài

hạn

18.122.40 2

19.100.14 4

152.960.5 53

7.189.763 3.001.855 95,42

-102,00 1

1 Nợ ngắn

hạn

94.419.11 3

82.088.30 2

89.365.37 5

12.330.81 1

-7.277.073 86,94 108,86

- Vay ngắn hạn 33.314.65 30.131.97 44.901.81 - 14.769.837 90,44 149,01

9 6 3 3.182.683

- Nợ dài hạn

đến hạn trả

32.996.07 6

28.434.49

4 6.532.538

4.561.582 -21.901.956 86,17 22,97

Các khoản

phải trả người

bán

20.138.25 5

16.441.91 3

36.448.78 5

3.696.312 20.006.872 81,64 22,19

-3 Nợ khác 4.608.580 7.275.876 4.592.891 2.667.296 -2.682.985 57,87 36.87

4 Vốn chủ sở

hữu

46.424.15 9

50.925.13 2

51.594.72

4 4.500.973 669.592 109,7 101,3

Nguồn: Phòng kế toán- tài chính công ty thiết bị giáo dục 1

Lợi nhuận sau thúê của công ty TBGDI qua các năm đều tăng : cụ thể lànăm 2003 tăng 1.902.168 triệu so với năm 2002 ( 3.250.554- 1.348.386 triệu ) vàsang đến năm 2004 con số này đã tăng 1.309.546 triệu so với năm 2003( 4.560.100 -3.250.554 triệu ) Lợi nhuận sau thuế qua các năm đều tăng là nguyênnhân gây ảnh hưởng đến sự thay đổi của dòng tiền qua các năm Từ năm 2002 đếnnăm 2003 dòng tiền thay đổi một mức 4.388.697 triệu ( 25.646.048-21.257.351triệu) và năm 2004 so với năm 2003 giảm 3.623.580 triệu ( 22.022.468-25.646.048triệu)

Từ bảng cân đối kế toán trên ta thấy các khoản phải thu của năm 2003 so vớinăm 2002 giảm xuống là 5.396.197 triệu tương ứng với 12,74%trong năm 2004 đã

có chính sách tín dụng tốt thu được nhanh chóng các khoản nợ của khách hàng làmtăng được lượng tiền mặt tương ứng với con số giảm 5.396.197 triệu Trong khi đó

nợ khác của công ty năm 2003 so với năm 2002 tăng thêm 2.667.296 triệu tương

ứng tăng 57,8% ,như vậy đã đi vay thêm 2.667.296 triệu Dự trữ trong năm 2003

so với năm 2002 giảm 4.869.137triệu tương ứng giảm 9,56%, điều này có nghĩa làgiảm dự trữ để có một lượng tiền là 4.869.137 triệu Bên cạnh đó, năm 2003 công

ty có tổng tài sản cố định là 25.004.255triệu so với năm 2002 con số này đạt mức28.356.274 triệu tức là đã giảm bớt tài sản cố định do vậy đã tăng một lượng tiền là3.352.019 triệu

Qua việc giảm bớt tài sản cố định để tăng mức tiền mặt nhằm mục đích tàitrợ cho các kế hoạch của mình

Đến năm 2004 , việc huy động tiền mặt để tài trợ cho các hoạt động củacông ty diễn ra như thế nào? qua bảng cân đối kế toán trong năm 2003 tổng số cáckhoản phải trả người bán là 16.441.913 triệu và đến năm 2004 đạt mức 36.448.785triệu như vậy đã trì hoãn được các khoản tiền phải trả cho người bán và làm tănglượng tiền mặt là 20.006.872 triệu Để tài trợ cho việc sử dụng nguồn của mìnhcông ty TBGD I , trong năm 2004 số vay ngắn hạn đạt mức 44.901.813 triệu so vớimức vay ngắn hạn năm 2003 là 30.131.976 triệu tức là công ty đã tăng cường vayngắn hạn do vậy mức tiền mặt đã tăng thêm là 14.769.837 triệu tương ứng với mứctăng 49,01% so với năm 2003 Ngoài ra , trong năm 2004 công ty đã tích cực giảmcác khoản mục tài sản của mình Mức dự trữ năm 2003 là 46.048.118 triệu nhưngđến năm 2004 mức dự trữ chỉ đạt 44.137.304 triệu làm cho lượng tiền mặt tăngthêm 1.910.814 triệu Trong năm 2004 , lượng đầu tư dài hạn cũng đã giảm bớt2.095.934 triệu Mặt khác , mức trích khấu hao năm 2004 đạt 3.281.670 triệu tăng

so với năm 2003 chỉ đạt 2.799.448 triệu là 482.222 triệu để có thêm một lượng tiền

là 2.799.448 triệu

Thông qua bảng cân đối kế toán ta có thể lập được bảng sau :

Bảng 2.4: Phân tích sự biến động tăng giảm ngân quỹ 2002 -2004

Đơn vị: Triệu đồng

2.561.582 21.901.956

Giảm dự trữ 4.869.137 1.910.814

Giảm các khoản phải trả, phải nộp khác

890.234 5.597.680

Giảm TSCĐ

(Nguyên giá) 2.290.868

-Giảm các khoản phải trả người bán

3.696.312

-Tăng các khoản

nợ khác 2.667.296

-Trả nợ gốc vay dài hạn 1.027.221 2.261.825Trì hoãn các

khoản nợ khác - 2.682.985Lợi nhuận sau

thuế 1.902.168 1.309.546 Đầu tư TSCĐ - 6.625.725

Tổng các nguồn

Tổng số sử dụng tiền mặt 14.335.774 43.076.629

Nguồn: Phòng kế toán- tài chính công ty thiết bị giáo dục 1

Trong năm 2003 nợ ngắn hạn là 30.131.976 triệu so với năm 2002 là33.314.659 triệu như vậy công ty đã trả được một khoản là 3.182.683 triệu Khoản

nợ dài hạn đến hạn phaỉ trả trong năm 2002 là 32.996.076 triệu so với năm 2003 là28.434.494 triệu tức là công ty đã trả được 4.561.582 triệu Đồng thời cũng trảđược các khoản nợ phải trả người bán và phải nộp khác với con số tương ứng là3.696.312 triệu và 890.234 triệu Mặt khác , trong năm 2003 công ty cũng đãthanh toán được một phần nợ dài hạn của mình , trong năm 2003 là 9.669.388 triệu