100 thủ thuật trong Excle

Các bạn có thể ẩn tất cả các đối tượng trong excel như biểu đồ, hình dạng, ảnh, smart art,... Thủ thuật excel P3 – Hiển thị menu chuột phải trong excel.. Có 3 cách để hiển thị menu chuột[r]

giúp ích rất nhiều cho sự thăng tiến hay sự học của các bạn Nắm bắt được vấn đề

đó, Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh xin đưa ra một series 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích, giúp các bạn ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt bạn bè và đồng nghiệp.

Click chuột trái để :

1 Thủ thuật Excel - Tìm kiếm thông minh trong Excel

Chắc các bạn đã biết chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Home – Find, nhưng trong trường hợp các bạn chưa rõ về kết quả tìm kiếm thì sao?

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Công

ty Cổ phần hóa chất Thông Minh” trong sổ nhật ký chung trên excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Minh” mà chỉ nhớ là Công ty …Thông… gì gì đó, còn cụ thể

là Thông cái gì thì không nhớ.

Trong trường hợp này chả lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel sau:

- Bước 1: Bật chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách click vào commands Find trên thanh Ribbon hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F

- Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông*

-> Tận hưởng thành quả!

2 Thủ thuật Excel - Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick

Access

Trong excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar” – đúng như tên gọi của nó, những công cụ này giúp chúng ta truy cập các chức năng của excel một cách nhanh chóng ví dụ như undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh, … Những công cụ này thường xuất hiện phía trên cùng bên trái của giao diện excel như hình dưới đây:

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 1

Như hình trên ta các bạn có thể thấy hiện tại trên bảng tính excel trên, thanh quick access toolbar chỉ có shorcut lưu, undo và redo, đê thêm các chức năng khác các bạn

nhấn vào cái mũi tên xổ xuống và đánh dấu tick để chọn các chức năng các bạn muốn

vị dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để

in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 2

Như hình trên, các bạn có thể thấy tất cả các commands (lệnh) trong excel và chúng ta

có thể thêm bớt bất kỳ lệnh nào bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào add or remove sau đó nhấn OK nhé.

3 Thủ thuật Excel - Thêm một đường chéo trong một cell (ô)

Có rất nhiều trường hợp có thể cần dùng tới thủ thuật excel này, thường là các bạn dùng nó để tạo một đường chéo mục đích là chia các thuộc tính khác nhau cho một ô hay một hàng, cột bất kỳ Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh xin đưa ví dụ các bạn muốn tạo một đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ và có trong sổ nhật ký chung trên excel cho nó đẹp chẳng hạn như hình dưới:

Các bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, như trong hình là ô E4 > các bạn nhấn chuột phải vào ô E4 sau đó chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút có hình đường chéo như hình dưới đây.

4 Thủ thuật Excel - Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím

Việc sử dụng hoàn toàn bàn phím, không phải động tới chuột sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của bạn trong excel lên khá nhiều Bởi vậy, thay vì dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả con chuột để thêm bớt dòng cột các bạn có thể dùng những tổ hợp phím tắt cực kỳ hữu ích sau:

Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã.

- Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn

5 Thủ thuật Excel - Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính excel thì cách nhanh nhất là:

Bước 1: Trước hết chọn cột dữ liệu đó Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.

Bước 2:

- Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.

- Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo

6 Thủ thuật Excel - Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

Khi nhập liệu trong excel sẽ có nhiều trường hợp có những khoảng trống trong một vùng dữ liệu Ví dụ như hình dưới đây:

Như các bạn thấy có 2 dòng E11 và E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp các bạn muốn xóa 2 dòng đó đi các bạn có thể chọn 2 dòng đó và nhấn delete Nhưng trong trường hợp có rất nhiều dòng trống hoặc ô trống thì các bạn không thể làm cách

đó rất mất thời gian Các bạn có thể áp dụng thủ thuật excel sau:

Bước 1: Đầu tiên quét tất cả vùng dữ liệu bao chứa những khoảng trống muốn xóa đi

đó, sau đó các bạn bật chức năng lọc Filter trong excel, ấn vào mũi tên xổ xuống ở một cột bất kỳ Khi đó, một trình đơn sẽ xuất hiện, các bạn bạn bỏ chọn Select All và chọn phần Blank ở dưới cùng Khi đó tất cả các ô trống/dòng trống sẽ ngay lập tức được hiển thị ra.

Bước 2: Các bạn bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện sau đó nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau đó bỏ lọc là xong Và đây là kết quả:

7 Thủ thuật Excel - Ứng dụng chúc năng lọc Excel vào sổ kế toán Chức năng lọc trong excel là một chức năng mà các kế toán viên hay bất kỳ ai sử dụng excel cũng không thể không biết Càng làm việc với excel lâu dài các bạn sẽ càng thấy giá trị của việc lọc bằng Filter để quản lý.

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ cuối tháng các bạn cần lọc tài khoản

112 trong sổ Nhật ký chung để nhằm mục đích theo dõi hoặc chỉnh sửa gì gì đó chẳng hạn Các bạn quét tất cả dữ liệu trong trong vùng cột tài khoản Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau đó chỉ việc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn tài khoản các bạn cần lọc là xong

8 Thủ thuật Excel - Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Để các bạn hiểu về phần này Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ trong một bảng tính excel các bạn có một cột danh mục hàng hóa kèm cột giá tiền ở bên cạnh chẳng hạn Các bạn muốn giới hạn vùng giá tiền này trong khoảng dưới 20.000 chẳng hạn, vì nhiều khả năng giả sử các bạn nhập dữ liệu trong lúc say bia rượu chẳng hạn

có thể nhập nhầm từ 20.000 thành 200.000 hay 2.000.000 RẤT NGUY HIỂM Vậy

lúc này áp dụng thủ thuật giới hạn giá trị nhập liệu bằng chức năng Data Validation trong excel là hay nhất Các bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần giới hạn, click chuột vào Tab “Data” trên thanh menu – sau đó vào Data Validation.

- Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum và Maximum để lần lượt là 1 và 20000 đó nhấn ok là xong.

> Như các bạn thấy ở hình dưới, ở ô dưới cùng trong cột giá, Đức Minh để giá trị là

30000 nên Excel đang báo lỗi không thể nhập được, như vậy các bạn đã thành công.

9 Thủ thuật Excel - Nắm vững các thao tác cơ bản trong Excel

Các bạn dù có biết bao nhiều thủ thuật excel đi chăng nữa mà không nắm vững được

cơ bản thì cũng không thể trở thành một chuyên gia excel thực thụ trong mắt bạn bè được Có chăng chỉ thỉnh thoảng lôi mấy cái thủ thuật ra lòe thiên hạ còn bản chất thì chả hiểu gì Nhất là đối với những bạn muốn học sâu hơn về excel thì hãy cố gắng nắm vững những kỹ năng cơ bản này đã nhé:

+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu trong excel: Định dạng số, bảng, trộn (merge), xóa (split)…

+ Định dạng tự động: Định dạng theo yêu cầu

+ Sử dụng hàm thông dụng: Vlookup, If, Hlookup, ….

+ Vẽ Biểu đồ, đồ thị: Chart

+ Tạo siêu liên kết: Hyperlink

+ Thiết Lập in: Page setup

+ Đặt Password cho file Excel các phiên bản.

Ngoài ra còn rất nhiều kiến thức tin học văn phòng cơ bản khác tại:

Co-Ban-Ban-Can-Nam-Vung.html

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2168/Cac-Ky-Nang-Tin-Hoc-Van-Phong-10 Thủ thuật Excel - Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel

Đầu tiên Đức Minh xin đưa ra ví dụ các bạn có một kho hàng cần quản lý trong

excel theo kiểu:

Quản lý hàng hóa bằng data validation excel

Ví dụ các bạn có một bảng kho hàng hóa gồm 3 cột: "Loại sản phẩm", "Đời sản phẩm", "Tình trạng sản phẩm" và các bạn muốn quản lý trong excel theo kiểu:

- Cột "Loại sản phẩm" chọn trong một menu xổ xuống, click chuột dựa theo một danh sách có sẵn, tránh nhập dữ liệu bằng tay Ví dụ list các sản phẩm iphone 6, iphone 7, sony z3 z5 ,

- Cột "Đời sản phẩm" ta cần menu xổ xuống tương ứng nhưng phải đáp ứng một điều kiện phù hợp cột"Loại sản phẩm" Ví dụ cột loại sản phẩm iphone thì cột đời sản phẩm menu xổ xuống xuất hiện những sản phẩm tương ứng ví dụ iphone 100,

iphone 1000,

thủ thuật này khá phức tạp, cụ thể các bạn xem tại:

Validation-trong-Excel-cuc-hay.html

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2727/Cach-quan-ly-hang-hoa-bang-Data-Nếu các bạn có thắc mắc ở phần nào trong bài viết 100 thủ thuật excel này thì

comment ở dưới nhé, Viện đào tạo Kế toán, Tin học Đức Minh sẽ hỗ trợ cho các bạn!

(Còn tiếp)

Phần 2

11 Thủ thuật excel – Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Chắc các bạn không thể ngờ được có một thủ thuật excel giúp tăng tốc độ nhập liệu của các bạn lên hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lần nếu các bạn phải thường xuyên nhập liệu trên excel với những nội dung dài lê thê và lặp đi lặp lại Đó chính là thủ thuật lợi dụng chức năng auto correct trong excel

Một ví dụ rất đơn giản là các bạn hay phải nhập cụm từ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” hay “Viện đào tạo kế toán và tin học Đức Minh” chẳng hạn Thay vì cứ phải nhập liên tục như thế, các bạn chỉ cần sử dụng chức năng gõ tắt trong excel bằng một tổ hợp phím cực hay đó là Alt + T +A Sau đó nhập phần chữ muốn gõ tắt vào phần “With” và chữ muốn thay thế vào phần Replace Ví dụ: Ở phần replace các bạn nhập là cvn, phần with các bạn nhập là “Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam” chẳng hạn

gõ tắt trong excel

Từ đó về sau các bạn chỉ việc gõ cvn thay vì gõ một cụm từ dài là Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

12 Thủ thuật excel - Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Chắc có lẽ rất nhiều người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê như sum để tính tổng, min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong một vùng dữ liệunào đó,….Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”, ví

dụ như hình:

Thống kê nhanh trong excel

13 Thủ thuật excel – Ghép nối dữ liệu với phím &

Để các bạn hiểu về thủ thuật excel rất cơ bản mà rất hữu dụng này, Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh đưa ra ví dụ các bạn có 2 ô riêng lẻ tách ra 2 phần đó là họ riêng, tên riêng, ví dụ ô A1 thì là Đào Đăng, ô B1 thì là Khoa, bây giờ ở ô C1 các bạn muốn trả kết quả về họ và tên đầy

đủ là Đào Đăng Khoa mà không muốn phải tự nhập tay thì các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel này bằng cách viết ở ô C1 là : A1&B1, hoặc có thể thêm khoảng trắng ở giữa cho đẹp: A1&“ ”&B1, kết quả trả về sẽ là: Đào Đăng Khoa

14 Thủ thuật excel - Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Có một thủ thuật cực kỳ đơn giản trong excel mà rất nhiều người không biết, đó là đổi tên một bảng tính (Sheet) trong excel chỉ với một cú nhấp chuột đúp, thay vì chuột phải chọn rename haylàm các thao tác bất kỳ nào khác

Đổi tên Sheet nhanh

15 Thủ thuật excel – Lặp lại thao tác Format Painter

Đối với những người hay phải dùng tới cái “chổi quét sơn” (Fomart Painter) trong excel thì đây

là một tính năng tuyệt hay trong excel, mọi việc bạn cần làm đó chỉ đơn giản là thay vì chỉ click chuột một lần vào cái chổi đó thì các bạn click đúp chuột trái, sau đó quét định dạng lên những ô hay những vùng dữ liệu các bạn muốn sao chép định dạng Các bạn thử ngay và luôn nhé!

16 Thủ thuật excel- Chuyển dòng sang cột và ngược lại

Để các bạn hiểu rõ thủ thuật này Trung tâm kế toán đức minh có một ví dụ cụ thể các bạn muốn chuyển một bảng dữ liệu như dưới đây từ cột thành dòng chẳng hạn, các bạn chỉ việc copy và chuột phải chọn paste special sau đó chọn transpose là xong

17 Thủ thuật excel - Ẩn tất cả các kiểu dữ liệu

Trong đa số công việc mà phải quản lý dữ liệu bằng excel thì gần như vấn đề bảo mật được đưa lên hàng đầu, đứng trên tất cả các vấn đề khác Về phần bảo mật và ẩn tất cả các kiểu dữ liệu trong excel như ô, dòng , cột, bảng tính, … thì các bạn có thể tham khảo tại sê ri cực hay này của Tin học Đức Minh: Tất cả các kiểu ẩn dữ liệu trong Excel tại đây:

>>>>>> trong-Excel-cuc-ky-huu-ich.html

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2694/Huong-dan-toan-bo-cac-kieu-an-du-lieu-18 Thủ thuật excel – Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

vấn đè này thường các bạn làm kế toán hay kinh tế chung chung sẽ hay gặp phải vấn đề nhập các số hóa đơn kiểu 00000004 hay 00000… gì gì đó Nếu bạn nhập bình thường thì excel sẽ chỉ hiện thị số bình thường như 4 5 hay 345345, chứ không thể hiện một dãy số 0 đằng trước được Để khắc phục vấn đề này, các bạn chỉ cần thêm một dấu ’ ở đằng trước, hoặc chuột phải vào ô hay vùng dữ liệu đó chọn format cells – custom – viết 8 số 0 vào

chẳng hạn

:

Nhập dữ liệu bắt đầu bằng số 0 trong excel

19 Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn có thể chuyển đổi từ chữ thường thành chữ hoa bằng hàm =Upper( ) như trong ví dụ dưới đây:

20 Thủ thuật excel - Cách tạo Drop-down list trong excel

Trong quá trình làm việc, kế toán phải nhập rất nhiều dữ liệu, nhất là những bạn làm kho, khi nhập bảng kê chi tiết bán hàng thường thì các bạn sẽ phải gõ từng mã hàng, như vậy rất mất thời gian, có khi lại sai sót nhiều Chính vì vậy trong khuôn khổ bài viết hôm nay Đức Minh sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo drop down list - danh sách xổ xuống để chọn dữ liệu trong excel Sẽ rất tiện, nhanh và chính xác hơn Vì thủ thuật này khá phức tạp nên Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh đã viết thành một bài riêng tại đây:

list-de-chon-trong-excel-cung-Duc-Minh.html

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2715/Cach-tao-danh-sach-xo-xuong-Drop-down-Phần 3: Các phím tắt thần kỳ trong excel

Những phím, tổ hợp phím tắt trong excel sẽ là công cụ hữu hiệu để giúp cho bạn thoát khỏi tình trạng vừa dùng bàn phím vừa quơ tay vớ con chuột chỉ trỏ loạn xạ, sẽ giúp tốc độ nhập liệu và làm việc của các bạn cùng excel tăng lên rất nhiều, và sau đây là những phím tắt hữu ích nhất:

21 Thủ thuật excel 3 – Tự động tính tổng không cần dùng hàm với

“ALT + =”

Đa số người dùng Excel đều biết đến hàm tính tổng “SUM” dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó, hàm này thực sự rất đơn giản Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này mộtcách nhanh nhất Chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một cú pháp đầy đủ: Sum(number1, number 2, ) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây

- Dùng tổ hợp phím ALT và phím = sau đó nhấn Enter -> chưa đến 1s là xong

- Nhấn vào nút lệnh (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home

* Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời

22 Thủ thuật excel P3 – Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng

“Ctrl + Shift + L”

Như hiện tại công việc của tác giả bài viết này rất thường xuyên dùng tới chức năng lọc của Excel, nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt Nhưng thật may thay chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A “ (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) Chú ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải bao gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ, không rời rạc, như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG,sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong

*Các bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên

23 Thủ thuật excel P3 – Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas thì các bạn chỉ cần nhấn

tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong Và đây là kết quả: