Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty

Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm 2.1.2.1.Chức năng Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện cáchợp đồng mua bán ngoại thươn

Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm.

2.1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty.

Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được thành lập ngày 05/03/1956,

có tên gọi ban đầu là:Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệpnhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương- tức Bộ Thương Mại ngày nay, là đơn vịđầu tiên ở Việt Nam được giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thôngqua các hoạt động này để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhânlực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước

Trước kia trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhậpkhẩu tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoạithương Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tách thành lập một số đơn vị xuấtnhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại, cụ thể là:

- Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệArtexport

- Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ CôngNghiệp Nhẹ quản lý

- Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex

- Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dày Mecanimex

- Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc bộthương mại

-Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường theo đềnghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội,

Bộ thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các

doanh nghiệp Nhà nước ngày 31-3-1993, Tổng công ty được đổi tên thành “ Công

ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”

-Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằmnâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thay đổi phương thức quản lývới nhiều chủ sở hữu Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm

2005 của Bộ Thương mại về việc phê duyệt phương án về chuyển Công ty XuấtNhập khẩu tạp phẩm thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm và Quyếtđịnh số 0206/QĐ-BTM ngày 13 tháng 2 năm 2006 của Bộ Thương mại về việcđiểu chỉnh, bổ sung Quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005.Ngày 1/6/2006 Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm chính thức chuyển thành Công

ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨMTên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORTAND EXPORT JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI

Trụ sở chính của Công ty: Số 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quậnHoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04.8254191/04.8254975

Fax: 04.8255917

E-mail: Tocotap@fpt.vn

Website: http:/ www.tocontap-hanoi.vnn.vn

Công ty có số vốn điều lệ ban đầu là 34.000.000.000 đồng Việt Nam

Cơ cấu vốn theo sở hữu tại thời điểm thành lập như sau:

Tỷ lệ Trị giá

+ Vốn Nhà nước nắm giữ 30% 10.013.000.000 đồng+Vốn của CBCVN và cổ đông khác 70% 23.987.000.000 đồng

.2.1.1.2 Các giai đoạn phát triển.

Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, trong từng giai đoạn phát triểncủa nền kinh tế đất nước, mặc dù liên tục có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhưng

sự phát triển của TOCONTAP HANOI luôn có những thay đổi thích ứng, kịp thời

để vừa đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế và quốc phòng đất nước trong từng thời

kỳ, vừa tự gây dựng nền móng để ngày càng phát triển thành một doanh nghiệpxuất nhập khẩu thực sự có tiềm lực Xin trích dẫn số liệu qua từng thời kỳ:

*Thời kỳ 1956-1960: Kim ngạch xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty đạtbình quân mỗi năm 28,7 triệu Rúp, chiếm 20,8% tổng kim ngạch XNK toàn miềnBắc

*Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân 29,5triệuRúp, chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm84,9 triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt75,7 triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt69,1 Rúp

*Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt64,3 triệu Rúp

*Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệuUSD

*Thời kỳ 1996-2000: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt21,74 triệu USD

Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004.2005 và 2006

46.768.000 41.877.000 39.364.395

Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006 Cụ thể năm 2005 kimngạch XHK bằng 89,54% của năm 2005 (41877000/46768000), kim ngạch XNKnăm 2006 bằng 96,3% kim ngạch XNK của năm 2005.Sở dĩ có sự giảm kim ngạchXNK chủ yếu do các nhân tố bên ngoài như: Giá cả các loại nguyên vật liệu, xăngdầu, sắt thép đều tăng và giữ ở mức cao ảnh hưởng đến sản xuất trong nước làmcho nhu cầu nhập khẩu cũng giảm Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụngtăng ở mức cao…

Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004,2005,2006

DTT(doanh thu thuần) 1000đ 678.444.000 580.052.000 563.402.000Nộp Ngân sách 1000đ 61.655.000 69.445.000 61.545.000lợi nhuận 1000đ 2.890.000 3.442.000 3.600.000

Doanh thu thuần năm 2005 chỉ bằng 85,5% (=580052000/678444000) so vớinăm 2004 nhưng lợi nhuận năm 2005 tăng 552 triệu đồng (=3442-2890) hay tăng19,1% (=552/2890) Doanh thu năm 2006 chỉ bằng 97,1%(=56402000/580.052000) so với năm 2005 nhưng lợi nhuận lại tăng 158 triệu đồng(=3600-3442) hay tăng 4,5% (=158/3442).Có thể thấy lợi nhuận của Công ty tăngqua các năm mặc dù gặp nhiều biến động của thị trường cũng như việc tập trungvào việc cổ phần hóa Công ty Điều này chứng tỏ Công ty vẫn hoạt động sản xuấtkinh doanh hiệu quả

Bảng 3: cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty 2 năm 2004,2005

Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tăng giảm

Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% TT

Nhìn vào Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm2004,2005 ta thấy: Tổng tài sản năm 2005 tăng lên 58.177.266.000 đồng đó là dohàng tồn kho năm 2005 tăng lên khá nhiều 48.790.383.000 đồng chứng tỏ chuchuyển hàng tồn kho trong công ty chậm, quá trình tiêu thụ cần được xem xét Bêncạnh đó đầu tư vào TSCĐ của Công ty tăng khá nhiều, tăng 11.284.427.000 đồng.Chứng tỏ trong năm 2005 Công ty đã tăng cường đáng kể về cơ sở vật chất kỹthuật

Về nguồn vốn của Công ty : trong năm 2005 Công ty đã vay thêm khá nhiều

để đầu tư vào kinh doanh, mà cụ thể chủ yếu là đầu tư vào hàng tồn kho.Số nợ nàychủ yếu là nợ vay ngắn hạn, nợ vay ngắn hạn trong năm 2005 đã tăng55.718.264.000 đồng ,tăng 95,16%.Trong khi đó nợ vay dài hạn lại giảm11.706.869.000 đồng hay giảm 35,4%.Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty tăng khá

nhanh 15.626.992.000 đồng hay tăng 31,3% đây có thể do nguyên nhân chính là do

sự bổ sung vốn từ Ngân sách hoặc từ lợi nhuận tích lũy…

Tuy kim ngạch XNK giảm nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách củaCông ty lại tăng Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty làkhả quan, hiệu quả

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

2.1.2.1.Chức năng

Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện cáchợp đồng mua bán ngoại thương, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh vàđảm bảo kinh doanh có hiệu quả

Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng như thủ công mỹ nghệ, hàng nôngsản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan

Nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế

Tổ chức mua gom hàng từ các nguồn hàng ngoài Công ty để phục vụ choviệc xuất khẩu

2.1.1.2.Nhiệm vụ

Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụtrước mắt và lâu dài sau:

- Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối, chính sách của

Đảng và Nhà nước, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước Thực hiện nghiêmchỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương và các văn bản màCông ty đã ký kết

- Tạo điều kiên cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng cácbiện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh XNK Không ngừng cảithiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nângcao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế

- Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đúng mục đích và có hiệu quả

để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của công

ty không bị ngưng trệ

- Tiếp cận và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, củng cố phát triển mốiquan hệ với bạn bè quốc tế, phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt nam trên thịtrường quốc tế

- Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh Nghiên cứu khảnăng sản xuất cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từngbước nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá, đápứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá

-Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ

- Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh

do công ty khai thác từ trong nước, các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu

*Thị trường kinh doanh

Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TOCONTAP có địa bànhoạt động rất rộng Các bạn hàng trong nước chủ yếu là các công ty, xí nghiệp, đơn

vị sản xuất mà không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệmtrong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay không thể tìm kiếm được thị trường

Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của công ty có ở nhiều nước khácnhau Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Công

ty đã mở rộng hoạt động sang các nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc,Singapo, các nước Bắc Âu…

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCOTAP

Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn cócủa nó thì một trong những vấn đề quan trọng là công ty phải có một cơ cấu tổchức gọn nhẹ và nhậy bén Điều đó đòi hỏi các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải

có mối liên hệ mật thiết đảm bảo tính đồng bộ của toàn hệ thống Để phù hợp vớiquy chế quản lý mới cũng như phù hợp với mô hình công ty cổ phần và thực hiệncác mục tiêu kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạpphẩm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

Đại hội đồng cổ đông

Phòng Tổng hợp

Các phòng Kinh doanh, các chi nhánh tại các tỉnh

Phòng Hành chính quản trị

Xí nghiệp

Tô can

Sơ đồ : Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Hà Nội

2.2 Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán.

2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán,thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của Công ty, chế độ chính sáchcủa Nhà nước

Kiểm tra các hóa đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp,hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mục đích Chỉ được chi tiền khi có phêduyệt của Tống Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc khi được Tổng Giám đốc ủyquyền

Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do Phòng Tổnghợp chuyển tới Phòng Tài chính kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán của hợpđồng xem có phù hợp không, thống kê tình hình công nợ, tồn kho của kháchhàng(nếu có ), quá trình thanh toán của khách hàng trước đây (nếu là khách cũ ) cóvướng mắc gì không, ý kiến của bộ phận mình về tính khả thi của phương án và đềxuất nếu có

Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được phêduyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộphận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương pháp đã được phê duyệt

Viết hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ.Phòng Tài chính kế toán phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hoáđơn và phải ký nháy vào hoá đơn

Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chiphí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và phí thuê kho (nếu có), các chiphí cố định và các chi phí khác.

Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả

bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoán

Giám sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phậnkinh doanh Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phậnkinh doanh, từng khách hàng để ngăn chặn nguy cơ đọng vốn, hụt hoặc mất vốn

Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động kháckhi công ty cần vay vốn kinh doanh

Hàng ngày ít nhất 2 lần trong buổi sáng và buổi chiều đưa các chứng từthanh toán ra ngân hàng và nhận các chứng từ thanh toán, sổ phụ từ ngân hàng về,cập nhật thông tin mới nhất về thanh toán của các khách hàng cho công ty Khi các

bộ phận nghiệp vụ có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh…với đầy đủthủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sáng hoặc buổi chiều thì Phòng Tài chính kếtoán phải làm thủ tục để đưa ra ngân hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổisáng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả kháng như mất điện, cả Tổng Giám đốc vàPhó Tổng giám đốc đi vắng…Khi có các chứng từ hoá đơn và thanh toán như L/C,điện chuyển tiền, thư bảo lãnh, chứng từ giao hàng…thì phải chuyển ngay cho bộphận kinh doanh có liên quan

Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng Giám đốc tình hình cân đối tàichính của Công ty

Trìch lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ phát triển sản xuất, quỹ khenthưởng, phúc lợi, quỹ trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định của Nhà nước vàcủa Công ty

Lập các báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhànước và các báo cáo nhanh khi cần thiết

Tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quyđịnh của Công ty.

2.2.1.2.Cơ cấn tổ chức của phòng kế toán Công ty

Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, bộ máy kếtoán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, mặc dù có nhiều chi nhánh phân

bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu được thực hiện ở phòng kếtoán, các chi nhánh và phòng kinh doanh chỉ chuyển chứng từ liên quan đến cácnghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán Hơn nữa Công ty cũng trang bị hệ thốngthông tin đầy đủ nên việc áp dụng mô hình kế toán tập trung là hợp lý

Phòng tài chính kế toán của Công ty có 10 người được tổ chức theo mô hìnhsau:

Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Tạp phẩm

Kế toán thanh toán nội

bộ và tiền lương

Kế toán tiền gửi

và thanh toán đối ngoại

Kế toán tài sản cố định

Kế toán tiền mặt

Kế toán chi phí

 Kế toán trưởng: Nhiệm vụ của kế toán trưởng là hỗ trợ cho giám đốc, giúpgiám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty Xemxét các chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ sách kế toán của Công ty.Điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán Thực hiện các tính toán vànộp đầy đủ các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước Kiểm tra và gửi báo cáocho cấp trên đúng thời hạn quy định.

 Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng quản lý các công việc kế toán vàthực hiện các phần việc được giao

 Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiệncông việc của các phần hành kế toán khác Hàng tuần, tháng, quý thực hiệnkiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác Lập đầy đủ, kịp thời,chính xác các báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước

 Kế toán hàng hoá và công nợ: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ cácchứng từ xuất nhập khẩu theo lô hàng Vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ phátsinh về hàng hoá xuất nhập khẩu dựa trên các chứng từ được cung cấp, lập cácchứng từ về bán hàng nhập khẩu trong nước Phụ trách hoạt động thu nợ củakhách hàng Theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng, từng hợp đồng vàchi tiết theo từng hoá đơn Hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ, kiểm tra sổphụ ngân hàng để đối chiếu số tiền khách hàng chuyển vào tài khoản của Công

ty Thương xuyên đôn đốc thu hồi công nợ kịp thời gian, không để nợ quá hạn

và tồn đọng

 Kế toán thanh toán nội bộ và tiền lương: Kiểm tra, tập hợp, theo dõi và phảnánh vào sổ sách kế toán tiền lương tiền thưởng, các khoản trích theo lương nhưBHXH, BHYT, KHCĐ và các khoản thanh toán nội bộ khác

 Kế toán tiền gửi và thanh toán đối ngoại: Thực hiện các thủ tục thanh toánqua ngân hàng như chuyển khoản trong nước, mua bán ngoại tệ, vay ngân hàng,

mở L/C Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ thanh toán quốc tế cũng như thanhtoán nội địa qua ngân hàng Hạch toán chính xác tất cả các nghiệp vụ liên quanđến tiền gửi và thanh toán đối ngoại Chịu trách nhiệm về quan hệ thanh toánvới các ngân hàng.

 Kế toán TSCĐ: Lập sổ theo dõi kế toán TSCĐ, Lập thẻ theo dõi từng TSCĐ

và phản ánh giá trị hao mòn hàng năm của TSCĐ để phản ánh giá trị còn lại củaTSCĐ sau mỗi kỳ kế toán Hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đếnTSCĐ

 Kế toán chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ

kế toán của Công ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Công tymột cách chính xác và hợp lý

2.2.2 Đặc điểm về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm.

2.2.2.1 Khái quát chung về chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

Như đã trình bày ở phần trên, từ ngày 1 tháng 6 năm 2006 Công ty XuấtNhập khẩu tạp phẩn chính thức chuyển thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạpphẩm Vì vậy để thuận tiện cho công tác kế toán trong quá trình chuyển đổi, cổphần hóa nên chính thức đến ngày 1/6/2006 Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạpphẩm mới áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tàichính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006

Chế độ kế toán chung do Bộ tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào điềukiện của công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm như sau:

Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty TOCONTAP là một nămdương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàngnăm

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán: Việt Nam đồng ( VNĐ) làđơn vị tiền tệ được sử dụng thống nhất trong hạch toán kế toán của Công ty

Phương pháp kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ): Nguyên giá TSCĐ được xácđịnh theo đúng nguyên giá gốc Khấu hao TSCĐ được xác định theo phương phápkhấu hao bình quân theo thời gian.

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để hạch toán hàng tồn kho thì Công ty

cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm sử dụng phương phạp kê khai thường xuyên.Giá trị của hàng tồn kho được Công ty sử dụng phương pháp đích danh

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá: Nghiệp vụ phát sinhngoại tệ là rất phổ biến đối với một Công ty xuất nhập khẩu như công tyTOCONTAP Về đồng tiền để thanh toán ngoại, Công ty thường sử dụng các ngoại

tệ mạnh như: USD, GBP, EURO, ITL…Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đếnngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ Đó là tỷ giágiao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty được ghi sổ theo tỷ giá giao dịchthực tế khi nghiệp vụ phát sinh Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ khi thanh toán cũng chính

là tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh

Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty TOCOTAP tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

Hình thức sổ kế toán áp dụng : Công ty đăng kí hình thức chứng từ ghi sổ.2.2.2.2 Về hệ thống chứng từ sử dụng

Hệ thống chứng từ mà Công ty cổ phân Xuất Nhập khẩu tạp phẩmTOCONTAP sử dụng hiện nay gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từhướng dẫn theo chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chínhban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 Ngoài ra do đặc thù của hoạt động xuất nhậpkhẩu nên công ty còn sử dụng các chứng từ tự thiết kế mẫu biểu để thích hợp vớiviệc ghi chép tuy nhiên tính pháp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo Cácchứng từ của công ty được qui định rõ ràng: ai lập, lập bao nhiêu liên, chuyển đếnkhâu nào, bảo quản ra sao, ai kiểm tra Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ

tương đối tốt, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử

lý kịp thời

Với đặc thù của một công ty XNK, bộ chứng từ của công ty gồm các chứng

từ nội và các chứng từ ngoại

Các chứng từ sử dụng chủ yếu:

- Bộ chứng từ nhập khẩu: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế

& thu chênh lệch giá, hoá đơn GTGT, phương án kinh doanh nhập khẩu hàng hoá,hoá đơn thương mại và một số chứng từ ngoại khác

- Bộ chứng từ xuất khẩu: Hoá đơn GTGT, hoá đơn thương mại (Invoice),vận tải đơn ( Bill of lading ), chứng thư giám định về khối lượng ( Vinacontrol),Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch thuế, biên lai thu thuế

Do áp dụng chế độ kế toán tập trung nên nhân viên kế toán tại các chi nhánhHải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh và các đơn vị phụ thuộc tiến hành thu thậpchứng từ, xử lý sơ bộ ban đầu và định kỳ gửi phòng kế toán công ty để hạch toántổng hợp, chi tiết

2.2.3 Đặc điểm tổ chức tài khoản.

Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm hệ thống tài khoản được sửdụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3năm 2006 Theo qui định chung mọi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh khi vậndụng hệ thông tài khoản thì TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, không được

tự định ra hai loại TK này TOCONTAP là công ty có qui mô khá lớn Lại hoạtđộng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu lâu năm, có mối quan hệ thường xuyên vớinhiều ngân hàng, nhiều nước khác nhau Vì vậy ngoài áp dụng hệ thống TK cấp 1,cấp 2 do Nhà Nước ban hành, để phù hợp với qui mô,đặc điểm kinh doanh củacông ty, kế toán của công ty đã mở các tài khoản chi tiết tới cấp 4, cấp 5, và cấp 6nhằm phản ánh một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo quản lý được hoạt động của mỗiphòng nghiệp vụ cũng như mỗi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời giúp

cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép đơn giản, rõ ràng hơn và mang tínhthuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công tác kế toán và tránhđược sự nhầm lẫn chồng chéo trong công tác ghi chép của kế toán

2.2.4 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán

Để theo đõi và phán ánh hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần XuấtNhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, kế toán sử dụng các loại sổ sau đối với hìnhthức chứng từ ghi sổ mà Công ty đã chọn:

Sổ tổng hợp các tài khoản:111, 112, 131, 156, 333, 331, 511,632…

Sổ theo dõi chi tiết: kế toán sử dụng một số loại sổ chi tiết như

Sổ chi tiết các tài khoản phải thu khách hàng-hàng hóa 1311 và phải thukhách hàng ủy thác 1312

Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ

Sổ chi tiết hàng hóa tự doanh TK1561, sổ chi tiết chi phí mua hàng nhậpkhẩu TK1562

Sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, giá vốn

Sổ chi tiết theo dõi các khoản thanh toán với người bán

chương trình để tự động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và các sổ cái tàikhoản liên quan Cuối tháng, kế toán in ra các sổ theo quy định.

Có thể khái quát quy trình kế toán hoạt động xuất nhập khẩu ở công tyTOCONTAP như sau:

Sơ đồ: Quy trình kế toán máy của Công ty

Ghi chú:

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

2.2.5 Đặc điểm tổ chức các báo cáo

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo theo chế độ kế toán của Quyết định15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 bao gồm:

+ Bảng cân đối tài khoản: được lập định kỳ theo quý, giữa năm tài chính vàkết thúc năm tài chính

+ Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập theo năm tài chính

+ Thuyết minh báo cáo tài chính: Lập vào cuối năm báo cáo tài chính kemtheo bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh

2.3.Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm.

2.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty

Tại công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm, nhập khẩu là một trong những hoạtđộng quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàngnăm

Hoạt động nhập khẩu của Công ty được thực hiện dưới 2 hình thức là nhập khẩutrực tiếp và nhập khẩu uỷ thác (Công ty nhận nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vịkhác)

Đối tượng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng, thường là vật tư, máy móc, thiết bị,nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, phương tiệnvận tải, các loại máy móc thiết bị trong nước chưa sản xuất được

Nghiệp vụ nhập khẩu bắt đầu từ khi phòng kinh doanh nghiên cứu, đánh giá thịtrường tiêu thụ trong nước cũng như tình hình hàng hoá bán ra trong kỳ, tìm kiếmđối tác trong và ngoài nước, tiến hành đàm phán Sau đó, phòng kinh doanh sẽ làm

“đề nghị nhập hàng” và “ phương án kinh doanh trình Tổng giám đốc xemxét.Tổng giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế, xem xét và phê duyệt, Tổng giámđốc sẽ viết giấy uỷ quyến cho phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh thay

mặt Tổng giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhậpkhẩu, phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mỏ L/C cho kếtoán ngân hàng để làm thủ tục mở L/C Để mở L/C, Công ty thường phải muangoại tệ để ký quỹ (10% trị giá lô hàng) Đối với những phương án kinh doanh cógiá trị lớn, Công ty thường có vay vốn thì khi vay vốn mở L/C Công ty phải xuấttrình: phương án kinh doanh, giấy đề nghị vay vốn ngân hàng kiêm phương án trả

nợ, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê tài chính, cam kết sử dụng vốn

Khi nhận được L/C Công ty đã mở, bên bán ( nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nộidung L/C xem có phù hợp không, nếu thoả mãn như điều kiện đã ký kết trong hợpđồng thì giao hàng lên tàu, đồng thời lập chứng từ thanh toán gốc nhờ ngân hàngthông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán và 1 bộ chứng từ gửi vềcho Công ty để nhận hàng Bộ chứng từ này gồm: Hoá đơn thương mại(commercial invoice), bảng kê đóng gói hàng hoá (packing list), vận đơn, giấychứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, chứng từ bảo hiểmSau khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về tới ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽkiểm tra và yêu cầu cán bộ Công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiếncho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu, thường Công ty mua ngoại tệ 90%giá trị lô hàng hoặc vay ngân hàng để thanh toán Sau đó cầm bộ chứng từ gốc cóđóng dấu và ký cho nhận hàng của ngân hàng mở L/C ra địa điểm nhận hàng, kiểmtra nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nhận thông báo thuế Nếu Công ty nộp thuếluôn thì có biên lai thu thuế Kế toán căn cứ vào các chứng từ để phản ánh hàngnhập khẩu

2.3.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty

2.3.2.1 Chứng từ sử dụng

Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc

và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toán ban hành trong quyết định15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 bên cạnh những chứng từ Công ty lập

riêng liên quan đến hoạt động nhập khẩu sao cho phù hợp với thực tế hoạt độngcủa công ty

Các chứng từ công ty sử dụng trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá trực tiếp gồm:

* Bộ chứng từ thanh toán:

- Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Vận tải đơn (Bill of lading- B/L) hoặc (Bill of air- B/A)

- Chứng từ bảo hiểm (Insurance polycy)

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality)

- Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list)

- Giấy chứng nhận xuất sứ hàng hóa (Certificate of Original)

* Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng các chứng từ sau:

- Tờ khai hải quan

- Biên lai thu thuế

- Phiếu nhập kho

- Giấy báo Nợ của ngân hàng

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

Các tài khoản cấp 2 này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng phòngkinh doanh

TK cấp 1 TK cấp 2 TK cấp 3 Tên TK

1561.11 Hàng hoá phòng XNK 11561.12 Hàng hoá phòng XNK 2

1561.18 Hàng hoá phòng XNK 8

1562.11 Chi phí mua hàng

1563 Hàng hoá XNK uỷ thác

Hàng hoá XNK uỷ thác phòng XNK8

Trong đó để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, Công ty sử dụng TK 1561 và

TK 1562

* TK 331: phải trả người bán

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả củadoanh nghiệp cho người bán

TK này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

- TK 3311: phải trả nhà cung cấp hàng hóa

Tên tài khoản

3311 Phải trả nhà cung câp hàng hoá

3311.11 Phải trả nhà cung cấp hàng hoá phòng 13311.12 Phải trả nhà cung cấp hàng hoá phòng 2

3312 Phải trả nhà cung cấp khác

3312.11 Phải trả nhà cung cấp khác phòng 1

* TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 Các tài khoản chi tiết sửdụng trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp gồm:

- TK 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu

- TK 33331: Thuế nhập khẩu

- TK 3332: Thuế TTĐB

* Ngoài ra các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp còn có:

- TK 111, TK 112, TK 144: Các TK này được chi tiết thành các tài khoản cấp2theo tiền VNĐ và các ngoại tệ, Các TK này lại được chi tiết thành các tiểu khoảntheo các ngân hàng

Ví dụ 1:

- Ngày 20/7/2007 Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm có ký hợp đồng nhậpkhẩu màng BOPP để in thông thường của công ty DAELIM corporation- HànQuốc, nhập khẩu theo giá CIF Số lượng hàng nhập là 11,35836 tấn, đơn giá1.470USD/tấn, tổng trị giá lô hàng theo giá CIF là 16.696,76USD, giao tại cảngHải Phòng

- Ngày 25/072006 Công ty tiến hành mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C bằng tài khoảntiền gửi VNĐ tại ngân hàng Ngoại thương Số tiên ký quỹ là 10% trị giá CIF của lôhàng Phí mở L/C là 40,37 USD (đã bao gồm VAT).Tỷ giá công bố ngày25/08/2006 là: 15.957VNĐ/USD

Kế toán căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, cùng với phiếu báo Nợ của ngân hàng, kếtoán ghi:

+ Bút toán 1: Phản ánh số tiền ký quỹ

Tỷ giá công bố liên ngân hàng là 16.048 VNĐ/USD

+ Bút toán 1: Phản ánh nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp, căn cứ vào sổ phụ,giấy báo Nợ của ngân hàng

Nợ TK 331 (3311.18) : 16.696,76*16.048= 267.949.604

Có TK 144 (144.12) : 1.669,68* 15.957= 26.643.084