Đánh giá công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Đánh giá chung về công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tocontap Quá trình tổ chức và luân chuyển chứng từ của Công ty rất hợp lý và đều trải quacác giai đoạn cơ bản:Lập chứng từ, kiểm

Đánh giá công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm.

3.1.1 Đánh giá chung về công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tocontap

Quá trình tổ chức và luân chuyển chứng từ của Công ty rất hợp lý và đều trải quacác giai đoạn cơ bản:Lập chứng từ, kiểm tra chứng từ,sử dụng chứng từ cho lãnhđạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán, lưu trữ và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạchtoán Đặc biệt quá trình lưu giữ chứng từ tại phòng kế toán được tổ chức một cáchthống nhất và hợp lý

Như vậy quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo được nguyên tắc tổ chứcchứng từ kế toán, phát huy ý nghĩa là vai trò quản lý tài sản, là căn cứ để ghi sổ kếtoán và là căn cứ pháp lý để kiểm tra, thanh tra, xử lý các tranh chấp trong kinhdoanh

3.1.2.2 Tồn tại

Do đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của công ty nên ngoài những chứng từ bắtbuộc cũng như các chứng từ hướng dẫn theo qui định hiện hành của Bộ Tài chính,Công ty còn có những mẫu chứng từ riêng để phù hợp với công tác kế toán củamình Hơn nữa các nghiệp vụ nhập khẩu của Công ty diễn ra khá nhiều nên sốlượng chứng từ là rất lớn Chính vì vậy trong việc tổ chức lưu chuyển chứng từkhông thể tránh khỏi những sai sót.

Trong quá trình nhâp nhập khẩu hàng hoá, kế toán công ty có sử dụng chứng từkhông phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh Như trường hợp hàng nhậpkhẩu trực tiếp, giao thẳng cho khách hàng ngay tại cảng mà không qua kho.Nghiệp vụ này, hàng thực tế không hề nhập về kho Công ty, nhưng tại Tocontap,hàng nhập khẩu trực tiếp khi làm xong thủ tục hải quan, kế toán đều tiến hành lậpPhiếu nhập kho, từ đó làm căn cứ hạch toán hàng hoá, sau đó lập Phiếu xuất kho.Như vậy không phản ánh đúng sự vận động của hàng hoá, làm cho việc tổ chứcchứng từ thêm rắc rối và phức tạp hơn, không những thế việc theo dõi hàng tồnkho cũng vì thế mà thiếu chính xác

3.1.3 Về tổ chức hệ thống tài khoản

3.1.3.1 Ưu điểm

Trong quá trình nhập khẩu hàng hoá, hệ thống tài khoản cũng như việc sử dụng tàikhoản kế toán tại công ty tương đối khoa học Công ty đã sử dụng hầu hết các tàikhoản trong hệ thống tài khoản để hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh Bêncạnh đó Công ty đã chi tiết các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo các tiểu khoản cấp 3,cấp 4, thậm chí cấp 5 để có thể hạch toán cũng như theo dõi chi tiết các đối tượngkhác nhau, phù hợp với đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của công ty cũng như yêucầu của công tác kế toán

Hơn nữa việc chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản được thực hiện rất khoahọc giúp cho việc hạch toán và theo dõi được chính xác, việc kiểm tra phát hiện saisót vì thế cũng dễ dàng hơn Kế toán tại Công ty đã sử dụng dấu chấm (.)để chia

các tiểu khoản thành 2 phần: phần tài khoản cấp 1, cấp hai theo qui định của chế độ

và phần chi tiết của Công ty để phù hợp với công tác kế toán tại đơn vị Như vậykhi nhìn vào tài khoản chi tiết ta dễ dàng nhận biết đây là tài khoản chi tiết của tàikhoản tổng hợp nào, phương pháp chi tiết cũng như đối tượng cụ thể của tài khoảnchi tiết Cách chi tiết như vậy giúp cho việc nhận biết cũng như xác định tên tàikhoản được nhanh chóng, chính xác hơn, đồng thời giúp cho việc hạch toán cũngnhư kiểm tra phát hiện những sai sót trong hạch toán được dễ dàng, thuận tiện

Ví dụ: tài khoản 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai là

+ TK 1561-

Tài khoản này lại được chi tiết thành tiểu khoản

Số hiệu tài khoản Tên tài khoản

về kho, nhưng Công ty không phản ánh vào tài khoản 151 Cách phản ánh như vậykhông phản ánh đúng thực tế của nghiệp vụ phát sinh Đặc biệt, Công ty cũng cónhập khẩu theo giá FOB( ví dụ 2), vì vậy thời gian vận chuyển từ nơi mua hàng vềđến cảng Việt Nam, về đến kho Công ty thường trong khoảng thời gian dài, nhưng

kế toán lại không phản ánh vào tài khoản 151, mà khi hàng về đến cảng Việt Nam,làm thủ tục thông quan xong, kế toán lại trực tiếp phản ánh vào TK 156.

Về cách chi tiết các tài khoản, nhìn chung là khá hợp lý, song vẫn còn một số tồntại cần quan tâm như:

Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng” được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2, trong

đó có tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng nội địa” vừa phản ánh doanh thu về bánhàng hóa trong nước vừa phản ánh doanh thu về dịch vụ nhận ủy thác nhập khẩucủa Công ty.Như vậy việc quản lý doanh thu sẽ gặp khó khăn vì hàng hóa và dịch

vụ là 2 phạm trù khác nhau.Hơn nữa việc gộp chung vào một tài khoản như vậy sẽảnh hưởng đến quá trình quản lý cũng như đánh giá kết quả của hoạt động nhận ủythác nhập khẩu và hoạt động bán hàng nội địa đơn thuần

Tài khoản 156, mà cụ thể là tài khoản 1651- Hàng hoá tự doanh Tài khoản nàyđược chi tiết theo từng phòng xuất nhập khẩu nhưng lại không được theo dõi chitiết theo hàng hoá nhập khẩu về và hàng hóa mua về dể xuất khẩu Trong khi đó tàikhoản 632- Giá vốn hàng bán ra lại được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là 6321-Giá vốn hàng nhập khẩu bán ra và TK 6322- Giá vốn hàng xuất khẩu Do đó trêntài khoản 1561 không phân biệt được đâu là hàng nhập khẩu và đâu là hàng muavào để xuất khẩu Điều nay sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi hàngtồn kho, và khó khăn cho công tác quản lý khi xem xét, đánh giá hiệu quả hoạtđộng nhập khẩu và hoạt động xuất khẩu

Đối với một công ty xuất nhập khẩu, có quan hệ với nhiều nước trên thế giới vàphải sử dụng nhiều loại ngoại tệ để thanh toán thị số lượng các nghiệp vụ kinh tếphát sinh có liên quan đến ngoại tệ là rất nhiều, nhưng Công ty lại không sử dụngtài khoản ngoài bảng TK 007 “ Ngoại tệ” để theo dõi tình hình tăng giảm cũngnhư số dư nguyên tệ mỗi loại ngoại tệ Trong khi nguyên tắc hạch toán thu chingoại tệ là: Khi phát sinh các nghiệp vụ về thu chi ngoại tệ, số nguyên tệ phải đượctheo dõi chi tiết trên TK 007

và thời gian, khối lượng công việc kế toán giảm đi rất nhiều.Mỗi kế toán viên đềutiến hành ghi chép sổ phụ của riêng mình, từ đó hỗ trợ cho việc kiểm tra, đối chiếucác số liệu chính xác hơn.

Bên cạnh đó việc sử dụng các sổ chi tiết tài khoản giúp cho việc theo dõi, kiểm tracác nghiệp vụ phát sinh được chính xác và nhanh hơn Sổ chi tiết tài khoản thựcchất giống với sổ cái tài khoản,nhưng nó theo dõi các tài khoản chi tiết

3.1.5.2 Tồn tại

Với hình thức kế toán đăng ký là chứng từ ghi sổ thì việc ứng dụng tin học vào kếtoán là rất thuận tiện Đặc điểm nổi bật của hình thức này là sổ tổng hợp “đăng kýchứng từ ghi sổ”, căn cứ để ghi sổ này là các chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từghi sổ được sử dụng với mục đích quản lý các chứng từ ghi sổ và đối chiếu số liệuvới bảng cân đối số phát sinh, và là căn cứ để ghi vào sổ cái các tài khỏan.Tuynhiên Công ty bỏ qua việc ghi vào các chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, mà từ các chứng từ gốc nhập luôn số liệu vào các chứng từ thuộc phần hành kếtoán trong máy, sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổnghợp Thực hiện theo chế độ kế toán ban hành trong chế độ kế toán doanh nghiệptheo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiểnthị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ sổ kếtóan theo quy định Mặt khác do đặc điểm hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từphát sinh nhiều, đa dạng, vì vậy công ty vẫn nên sử dụng chứng từ ghi sổ để tập

hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày trên cơ sở các chứng từ gốc đã lập

và được kiểm tra

3.2.Sự cần thiết và các yêu cầu trong hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá

Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế nói chung và là công cụ quản lý doanhnghiệp nói riêng Luật kế toán, hệ thống các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán vàcác thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán ở nước ta hiện nay đã góp phần làcho kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý hữu hiệu trong các doanh nghiệp.Tuy nhiên, để hoà nhập với nền kinh tế thế giới cũng như đáp ứng với tình hìnhthực tế tại các doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác kế toán phải không ngừng hoànthiện hơn

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tocontap

Quá trình toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đã dẫn đến hội nhập kinh tế trên phạm

vi quốc tế Quá trình hội nhập được diễn ra trên nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnhvực kế toán Từ năm 1988 đến nay, hệ thống kế toán Việt Nam đã đổi mới cùngvới công cuộc cải cách và đổi mới cơ chế quản lý của đất nước Đặc biệt, sau 10năm cải cách chế độ kế toán, kế toán Việt Nam đã từng bước phù hợp với nhữngđặc điểm, yêu cầu của nền kinh tế thị trường, tiếp cận và hoà nhập với các nguyêntắc, thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế Hiện nay Việt Nam đã tạo dựng được 1khuôn khổ pháp lý cho kế toán mà trọng tâm là Luật kế toán

Mặt khác quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam đã làm cho hoạt độngkinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nóiriêng trở nên sôi động đa dạng và ngày càng đạt được nhiều thành tựu to lớn Quátrình này làm nảy sinh nhiều nghiệp vụ mới trong giao lưu mua bán và thanh toán

Do đó kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hoá, đặc biệt là nhập khẩu hàng hoá vừaphản ánh bản chất của nghiệp vụ vừa phản ánh nét đặc trưng của giao dịch Chính

vì vậy đòi hỏi kế toán phải từng bước hoàn thiện, đảm bảo thích ứng và hỗ trợ một

cách tích cực nhằm phản ánh môt cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, có hệ thống cácnghiệp vu kinh tế

Bên cạnh đó, cùng với quá trình ban hành luật kế toán, hàng loạt các chuẩn mực kếtoán đã được công bố tạo nên bước tiến mới về chất trong lịch sử kế toán ViệtNam, trong đó chuẩn mực kế toán số 02-

Và chuẩn mực số 10 có liên quan trực tiếp tới kế toán nhập khẩu hàng hoá

Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành tuy có sự phù hợp khá cao so với cácchuẩn mực kế toán quốc tế và điều kiện Việt Nam, nhưng với đặc thù phát triểnkinh tế đất nước theo kinh tế thị trường mang định hướng XHCN nên có thể khôngtính hết được các vấn để nảy sinh từ thực tiễn

Bên cạnh đó việc vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp không phải là máymóc dập khuôn mà nó là quá trình vận dụng sang tạo, sao cho phù hợp với đặcđiểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như công tác quản lý Công tác

kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng phụ thuộc lớn vào trình độ của cán bộ kế toán.Đặc biệt trong nhập khẩu hàng hoá có rất nhiều đặc trưng riêng và nhiều vấn đềcần chú ý

Chính vì vậy việc hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá nói riêng, hay rộng hơn

là hoàn thiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu là rất cần thiết.3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công

ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp phải xuất phát từ hoạt động nhậpkhẩu, dựa trên những chuẩn mực kế toán, những chính sách tài chính kế toán đượcNhà nước ban hành

Hoàn thiện kế toán trước hết cần phải nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên

kế toán, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị Hoàn thiện côngtác kế toán phải nhằm mục đích cung cấp thông tin phục vụ quản tri doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nghiêp vụ nhập khẩu hàng hoánghĩa là phải phát hiện những yếu tố chưa hợp lý trong kế toán nghiệp vụ nhậpkhẩu hàng hoá tại Công ty Kết quả của việc hoàn thiện phải giúp cho kế toánnghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty hợp lý hơn, khoa học hơn, hiệu quả hơn.Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả Mọi phương hướnghoàn thiện đưa ra đều phải được chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để có thể đưa vào

áp dụng, sau khi hoàn thiện công tác kế toán được tinh giảm một cách đáng kể,đem lại hiệu quả tích cực

Và cuối cùng, hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá phải được xem xét trong mốiquan hệ tổng thể, đồng bộ, tránh tình trạng hoàn thiện cho công tác này lại gây khókhăn cho công tác khác

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty Cổ phầnxuất nhập khẩu tạp phẩm Tocotap

Trường hợp hàng nhập khẩu đã làm thủ tục hải quan sau đó được giao ngay chokhách hàng ngay tại cảng Do theo chế độ kế toán hiện hành không có quy định vềloại chứng từ nào phản ánh hàng hoá chuyển thẳng cho khách hàng nên Công ty,Công ty thường viết phiếu nhập kho, sau đó lại viết phiếu xuất kho Điều này đãgây khó khăn trong việc theo dõi giá trị lô hàng giao ngay cho khách hàng (Tiêuthu ngay) Vì vậy nên chăng Bộ Tài chính nên hành thêm chứng từ “ Phiếu giaohàng chuyển thẳng” đây sẽ là chứng từ phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ này

Đặc biệt là khi hiện nay Công ty có xu hướng giao hàng ngay tại cảng cho kháchhàng nhằm tiết kiệm được các chi phí phát sinh như: Chi phí vận chuyển, chi phíkho bãi… và cũng là biện pháp giảm được rủi ro cho Công ty.

Phiếu giao hàng (chuyển thẳng) có thể được lập theo mẫu sau:

BỘ THƯƠNG MẠI

CÔNG TY CP XNH TẠP PHẨM

PHIẾU GIAO HÀNG (CHUYỂN THẲNG)

Ngày……tháng… năm…

Số:………

TK Nợ:………….

TK Có:………….

Họ tên người giao hàng………

Địa chỉ………

HĐKT số: ……….Ngày………tháng…….năm………

Họ tên người nhận hàng……….

Địa chỉ (bộ phận)………

Đơn vị: ………

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số ĐVT Số Yêu cầu lưọng Thực tế Đơn giá Thành tiên A B C D 1 2 3 4 …

……

………

………

………

……

……

……

……

……

…….

………

………

……….

………

………

………

………

………

………

………

………

……….

Cộng: Tổng số tiền (viết bằng chữ):……….

Số chứng từ gốc kèm theo:………

3.3.2 Về tài khoản

3.3.2.1 Về việc sử dụng tài khoản

Công ty là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì vậy mà các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ diễn ra rất nhiều Công ty nên sử dụng tài khoản 007- “ ngoại tệ các loại” Tài khoản này lại được chi tiết theo từng loại ngoại tệ Cách hạch toán TK

007 như sau:

+Khi có phát sinh tăng ngoại tệ, kế toán ghi đơn

Nợ TK 007: Số ngoại tệ tăng them

+ Khi có phát sinh giảm ngoại tệ, kế toán ghi:

Có TK 007: Số ngoại tệ giảm đi

Đồng thời, kế toán phản ánh cả tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ vào sổ chi tiết tài khoản 007, sổ này được mở chi tiết theo nguyên tệ và có mẫu sau

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 007- Nguyên tệ….

n tệ

Tỷ giá

VNĐ

Số dư cuối kỳ:

Công ty nên sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đi đường để phản ánh hang đang trong quá trình vận chuyển về kho, đặc biệt là đối với những trường hợp nhập khẩutheo giá FOB, hang phải vận chuyển từ cảng bên bán, thời gian vận chuyển thườngkéo dài.

3.3.2.2 Về việc chi tiết các tài khoản.

Tài khoản 1561- hang hoá tự doanh Để có thể dễ dàng nhận biết được hang hoá nhập khẩu để bán hay hang mua về để chuẩn bị xuất khẩu Kế toán Công ty nên chitiết tài khoản như sau: TK 1561- “Hàng hoá tự doanh” sẽ được chi tiết ra 2 tài khoản cấp 3

+ TK 15611: “ Hàng hóa nhập khẩu ”

+ TK 15612: “ Hàng hoá chờ xuất khẩu”

Sau đó 2 tài khoản cấp 3 này lại được chi tiết theo từng phòng xuấy nhập khẩu

3

TK cấp 4 Tên tài khoản

51111.11

Doanh thu bán hàng nội đia phòng XNK1

51111.1 Doanh thu bán hàng nội đia phòng XNK2

Doanh thu dịch vụ phòng XNK1

51112.12

Doanh thu dịch vụ phòng XNK2

………

………

3.3.3 Hoàn thiện trong hạch toán

3.3.3.1 Hoàn thiện về phương pháp hạch toán ngoại tệ

Như đã biết Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế Do đặc điểm của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ về ngoại tệ phát sinh khá nhiều, kế toán luôn phải cập nhật thông tin về tỷ giá hang ngày, vì vậy mà khối lượng công việc hạch toán và ghi sổ kế toán nhiều và rất phức tạp, dễ dẫn đến sai sót Nhất là đối với hoạt động nhập khẩu, khi thanh toán

nợ phải trả nhà xuất khẩu, kế toán luôn phải cập nhật tỷ giá ngày phát,sinh sau đó điều chỉnh chênh lệch tỷ giá vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính Cuối tháng, cuối kỳ lại điều chỉnh số nợ phải trả theo tỷ giá cuối tháng, cuối kỳ

Để giảm bớt công việc kế toán trong hạch toán ngoại tệ, công ty nên sử dụng tỷ giáhạch toán để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại tệ Khi sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Đối với tài khoản tiền có gốc ngoại tệ, nợ phải thu, phải trả, tiền vay có gốc ngoại tệ phải được quy đổi theo tỷ giá hạch toán

- Đối với các tài khoản doanh thu, chi phí, mua sắm nhập khẩu hang hoá…phải được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế

- Trường hợp mua bán ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá mua, tỷ giá bán thực tế

- Cuối quý hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán phải điều chỉnh số dư tài khoản tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, tiền vay có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân do Ngân hang Nhà nước công bố tại thời điểm cuối quý, cuối năm Chênh lệch ngoại tệ hạch toán vào TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK 635 “ Chi phí tài chính”

3.3.3.2 Hoàn thiện hạch toán nhập khẩu trực tiếp

* Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, nếu Công ty nhập hang theo giá FOB, thì ngay khi nhận hang ở cảng người bán Công ty phải hạch toán

3.3.4 Hoàn thiện về sổ kế toán

Như đã đề cập về tồn tại trong tổ chức sổ kế toán tại Công ty, qua đó cho thấyCông ty vẫn nên sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Thêm nữa sổ cái tổng hợp của Công ty nên có thêm phần ngày tháng ghi sổ nhưvậy sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn cho việc đối chiễu, kiểm tra Sau đây là mẫunhững loại sổ trên

Sổ này có trang, đánh dấu số trang từ 01 đến trang

Ngày mở sổ: