CHỨC NĂNG tổ CHỨC (QUẢN TRỊ học) (chữ biến dạng do dùng font VNI times, tải về xem bình thường)

Trắc nghiệm, bài giảng pptx các môn chuyên ngành Y dược hay nhất có tại “tài liệu ngành Y dược hay nhất”; https://123doc.net/users/home/user_home.php?use_id=7046916. Slide bài giảng môn quản trị học ppt dành cho sinh viên chuyên ngành kinh tế và Y dược. Trong bộ sưu tập có trắc nghiệm kèm đáp án chi tiết các môn, giúp sinh viên tự ôn tập và học tập tốt môn quản trị học bậc cao đẳng đại học ngành Y dược và các ngành khác

CHỨC NĂNG TỔ

CHỨC

1.Một số khái niệm căn bản 2.Thiết lập cơ cấu tổ chức

3 Phân quyền và ủy

quyền trong quản trị

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Khái niệm chức năng tổ

chức

Chức năng Tổ chức là Chức

năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về

quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong tổ chức đó.

Nội dung của Chức năng tổ chức

Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức

Xây dựng nguyên tắc thủ

tục và qui trình làm việc

Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền.

Vai trò của chức năng tổ chức

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch

sẽ được triển khai vào thực tế.

 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp

cho các cá nhân và cho cả tập thể.

 Tác động tích cực đến việc sử dụng

các nguồn lực một cách hiệu quả

nhất

 Giảm thiểu những sai sót và những

lãng phí trong hoạt động quản trị.

Những vấn đề khoa học trong công tác

tổ chức

phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một

cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất

thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân

hệ)

tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, …

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 4 16 64 256 1024 4096

4096 512 64 8

1 1

 Quyền hành : là năng lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.

 Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

 Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trị

 Quyền hành được hình thành từ nhiều yếu tố

 Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ

 Sự chấp nhận của các đối tượng liên

quan

 Năng lực và đạo đức nhà quản trị

 Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định

 Là xu thế của quản trị hiện đại

 Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống

 Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC

Khái niệm

Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các

bộ phận khác nhau, được chuyên

môn hoá và có những trách

nhiệm, quyền hạn nhất định, có

mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị

nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.

1.Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức

Các yêu

cầu

1 Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc phải phù hợp với thực tế, phải có khả

năng thay đổi nhanh chóng

2 Xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng ở mỗi bộ phận, tránh chồng chéo

3 Mỗi bộ phận có thể có nhiều nhiệm vụ nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều

bộ phận giải quyết

4 Xác định các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC

2 Các yếu tố ảnh hưởng

đến cơ cấu tổ chức

 Mục tiêu và chiến lược phát

triển của DN

 Quy mô hoạt động của DN

 Đặc điểm hoạt động cuả DN

 Môi trường hoạt động của DN

 Khả năng về nguồn lực của DN

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC

3 Các nguyên tắc thiết kế

cơ cấu tổ chức

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

 An toàn trong hoạt động

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC

4 Quan điểm thiết kế cơ cấu

tổ chức

Quan điểm cổ điển

 Tính bài bản cao , quy định chi

tiết các chức danh, hệ thống quyền lực phân biệt rõ

 Mô hình hướng vào tập quyền

và phân cấp chặt chẽ

 Ít chú trọng hợp tác

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC

Quan điểm hiện đại:

 Tính bài bản thấp, quy định ít

chức danh

 Chú trọng đến phân quyền

và phi tập trung hoá

 Nhấn mạnh đến tính hợp tác

và giải quyết theo tình huống.

Các mô hình cơ cấu tổ chức

2 Xây dựng cơ cấu tổ chức

 Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Ưu điểm

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

trong việc ra các quyết định quản trị

 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức toàn diện

 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

 Nhược điểm

Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động

 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

III PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong CCTC

Phân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyền

QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH

NHIỆM

Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác.

Trách nhiệm là những đòi hỏi đối

với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc.

Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm.

UỶ QUYỀN

“ Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực

hiện công việc “

Uỷ quyền công việc # giao việc

Uỷ quyền công việc tức là thoả

thuận với người khác nhằm:

 Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn

thực hiện công việc

 Trao cho họ quyền hạn để có thể thực

hiện công việc

 Phân bổ nguồn lực cần thiết cho

người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện

công việc.

TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?

Lợi ích đối với người được ủy quyền

cũng như năng lực của họ

họ nỗ lực hơn với công việc

còn mang đến cơ hội phát triển

cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc

Lợi ích đối với nhà quản

lý:

 Tập trung vào những công

việc chính yếu

 Giảm được áp lực công việc

 Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể

 Đào tạo nhà QT kế cận

VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ

LẠI NGẠI UỶ QUYỀN?

 Không tin tưởng vào trình độ và năng lực của nhân viên

 Sợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao.

 Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao.

 Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.

 Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình

QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ

Đặt mục tiêu

Thực hiện uy ûquyền

Lựa chọn người để uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền

Chuẩn bị uỷ quyền

Những công việc nên ủy

quyền

nhiều thời gian

lực của NQT

triển…

Những việc không nên ủy quyền

CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY

QUYỀN

Người phù hợp để uỷ quyền công việc là :

nghiệm cần thiết.

có kinh nghiệm thực hiện công việc.

phát triển thông qua việc thực hiện các

công việc được uỷ quyền

hiện công việc được uỷ quyền

Để ủy quyền thành công

Những lưu ý khi ủy quyền

 Uỷ quyền dựa trên những thế mạnh

của người được uỷ quyền để giúp họ phát huy tối đa những năng lực của

bản thân

 Uỷ quyền dựa trên cơ sở của lòng tin

của người uỷ quyền đối với người

được uỷ quyền, qua đó trao cho họ đầy đủ những quyền hạn để họ thực hiện sự uỷ quyền

 Uỷ quyền luôn phải gắn với kiểm tra

để đảm bảo vấn đề uỷ quyền được thực hiện đúng

Baì tập

Ông Mạnh vừa là chủ vừa là giám đốc một công ty sản xuất mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc cá nhân với số lượng nhân viên làm tại văn phòng điều hành khoảng 20 người Công ty này vốn là một cơ sở sản xuất nhỏ do gia đình ông thành lập 10 năm về trước Bản thân ông Mạnh là một NQT đi lên từ công việc và có phong cách quản lý nhân viên theo kiểu gia đình Trước kia ông Mạnh phụ trách việc tìm kiếm và giao dịch với khách hàng, lập kế hoạch SX và theo dõi việc phân phối SP Khoảng hai năm trở lại đây do công việc KD của công ty mở rộng, ông đã thuê thêm nhân sự mới phụ trách bán hàng và điều hành SX Tuy vậy, ông Mạnh vẫn tiếp tục làm các công việc giao dịch với khách hàng, ra các quyết định về giá và phân phối, bộ phận bán hàng chỉ là người thừa hành dựa trên các hồ sơ mà ông Mạnh đã ký với khách

hàng Đôi khi kế hoạch giao hàng có sự thay đổi do ông và khách hàng thương lượng nhưng ông quên không thông báo cho bộ phận bán hàng…điều này làm ảnh hưởng đến bộ phận SX, dẫn đến tình trạng bộ phận này phải thay đổi KHSX (kế hoạch SX) thường xuyên, công nhân phải làm việc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt do không có KHSX ổn định Bộ phận SX và Bộ phận Bán hàng không thể làm việc được với nhau, người trưởng bộ phận SX đầu tiên đã xin nghỉ việc, người thứ hai cũng đang gặp rắc rối với trưởng bộ phận bán hàng và ông Mạnh Gần đây khách hàng cũng thường xuyên than phiền về thời gian giao hàng và chất lượng SP Điều này càng làm cho ông Mạnh tăng cường kiểm soát đến công việc của nhân viên dưới quyền vì lo ngại nếu không để mắt tới, nhân viên viên sẽ không làm tốt công việc như ông mong đợi.Câu hỏi

1 Khó khăn mà cá nhân ông Mạnh đang gặp phải trong công việc của mình là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến điều đó?

2 Làm thế nào để giải quyết khó khăn đó? Vấn đề mấu chốt nhất ông Mạnh cần quan tâm để giải quyết khó khăn là gì?

3 Hãy hình dung các rủi ro đến với công ty này khi vấn đề không được giải quyết thấu đáo?