Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”,
Trang 1Một số Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin.
I Thông tin và hệ thống thông tin.
1 Thông tin.
1.1 Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21.
Có hai nét đặc trng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy
sự biến đổi toàn cầu Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao
và đang trỗi dậy mạnh mẽ Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh thị trờng vi xử lý của hãng Intel, cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đã đợc xác định và gần đây một giai đoạn thứ t nữa đang đợc đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin,
mà xã hội này “tri thức” sẽ là điệp từ quan trọng đợc nhắc tới thờng xuyên Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin
1.2 Thông tin là gì ?
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn
Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trớc Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin Thông tin do ngời này bộ phận này phát ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau
Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh
Đối tợng đợc phản ánhChủ thể nhận phản ánhTri thức hóaPhản ánh
Trang 21.3 Tính chất của thông tin.
Thông tin luôn thay đổi Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin
là độ cứng và độ phong phú của thông tin
1.3.2 Độ phong phú.
Độ phong phú của thông tin: là thớc đo cho tính đa dạng của thông tin
Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc
2 Quản lý tổ chức dới góc độ thông tin.
Trang 3Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT
bị quản lý Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng đợc mô phỏng nh hình I.1:
Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm
Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin
Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin đợc diễn đạt trong biểu thức:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin
Từ sơ đồ trên, ngời ta thấy rằng:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
(Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình)
chiếm 90% chiếm 10%
Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng
2.2 Thông tin quản lý.
2.2.1 Khái niệm
Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có
ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý
ý nghĩa của thông tin quản lý :
Trang 4+ Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau.
+ Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động
2.2.2 Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định.
Có 3 cấp quyết định:
- Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác
định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống
- Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?,
cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối u nguồn lực
- Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm nh thế nào?
Các đặc trng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:
đều đặn -Phần lớn là th-ờng kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một
khoảng thời gian dài mới
có quyết định
Khả năng dự
kiến
- Có thể dự kiến trớc thông tin
-Có thể có một
số nét mới đặc biệt của thông tin
Thông tin không có trong
dự kiến để ra quyết định mới
Thời điểm - Thông tin
quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tơng lai
Nguồn thông
tin
-100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong
(70%)
-Phần lớn là thông tin ngoài (70%)
Tính cấu trúc
-Tính cấu trúc rất cao
-Một số thông tin có tính phi cấu trúc
-Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc
Độ chính xác
-Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tơng đối, có
ý kiến chủ quan
-Thông tin có tính chủ quan là phần lớn
Trang 52.2.3 Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý.
Có các tiêu chuẩn để đánh giá nh sau:
- Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực
- Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý
- Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý
- Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn
- Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo
- Giá trị: thông tin phải định đợc ra giá trị nhất định
- Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao
2.2.4 Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Nhà nớc và cấp trên
L nh đạo ã
Hệ thống qltk Ngân hàng TW Các tổ chức huy động vốn khác Các tổ chức kinh doanh tiền tệ Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bu điện, cổ
phần…
Khách hàng Thông tin trong
HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm
Ngân hàng TM
Trang 6
.
Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài
3 Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức.
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin:
- Giai đoạn khởi đầu:
Đây là giai đoạn đa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán
bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau
- Giai đoạn lan rộng:
Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính)
- Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin
- Giai đoạn tích hợp ứng dụng:
Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin)
- Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng
- Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn
4 Thông tin và công tác quản lý.
• Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan Vì vậy:
Trang 7- Những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin
nh thế nào ?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?
• Sự thoả mãn về thông tin của họ nh thế nào ?
Thành quả hiện nay Thành quả muốn có
Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phơng tiện để chuyển biến
Thông tin khoảng cách
Nói một cách khác, thông tin mà ngời quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào
ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến
5 Hệ thống thông tin (HTTT)
5.1 Khái niệm.
HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức
5.2 Các yếu tố cấu thành HTTT
HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học, để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông tin
Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm:
Các chứng từ tiết kiệm
Thu thập thông tin
Xử lý thông tin Phân phát thông tin
Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm
Lu trữ thông tin
Hình 1 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin
Trang 8Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại đợc: Nó xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có
tổ chức nào đứng vững đợc lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT,
do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể
độc lập hoàn toàn với HTTT
+ HTTT tạo lợi thế cạnh tranh
Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
+ HTTT tài chính
+ HTTT Marketing
+ HTTT quản trị nguồn nhân lực
+ HTTT quản lý sản xuất
Trang 9II hệ thống thông tin quản lý
1 Các quan hệ của thông tin quản lý.
1.1 Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức.
Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời
đại là thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan
Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Lãnh đạo
Phòng kế toánBàn huy động vốnThông tin vào
Trang 10- Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định
- Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống
- Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống
1.2 Sự phát triển của thông tin quản lý.
- Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu nh không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết
- Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh
đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao
động có quy trình
- Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một cao
2 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý.
HTTTQL đợc tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dới Thông tin đợc tổng hợp đa từ dới lên và quyết định đợc đa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin phục vụ
2.1 Luồng thông tin vào.
Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hớng của hệ thống cấp trên
và thông tin trao đoỏi với môi trờng ngoài Mỗi bộ phận có lợng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại:
- Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày
của hệ thống Khối lợng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp thời
- Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dới
báo cáo lên cấp trên những thông tin thu thập này là thông tin đợc ghi chép trực tiếp
từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành
- Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn
tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, đợc dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp
Trang 112.2 Luồng thông tin ra.
Thông tin ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể Đầu ra của HTTTQL thờng là các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại:
- Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho
thông tin Cung cấp cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý
- Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành, đợc
chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành
3 Giá trị của hệ thống thông tin quản lý.
3.1 Giá trị của một thông tin quản lý.
Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi đợc các nhà quản
lý sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó
Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt
ph-ơng án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phơng án
3.2 Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý.
- Hầu hết các hệ thống thông tin đều đợc gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý
- Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại rủi ro tránh đợc và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông tin quản lý
4 Mô hình hệ thống thông tin quản lý.
Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu, bao gồm:
• Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển :
Do lợng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu :
- Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác ngời sử dụng
- Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật
- Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại
Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho ngời sử dụng biết
• Các Modul cập nhật thông tin tra cứu :
Trang 12- Các thông tin tra cứu đợc dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài
Nó đợc cập nhật không thờng xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất
• Các Modul lập bảng biểu, báo cáo :
- Các Modul này đợc thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy
định của hệ thống
III Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bớc sau đây:
1 Nghiên cứu thực tế.
- Phỏng vấn:
+ Chuẩn bị phỏng vấn: Ngời phỏng vấn phải lập danh sách những ngời đợc phỏng vấn và trật tự phỏng vấn Nhóm phỏng vấn thờng gồm hai ngời: một là ngời trực tiếp phỏng vấn, hai là ngời trợ lý cho ngời thứ nhất, công cụ phỏng vấn là các bảng câu hỏi
+ Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của ngời đợc phỏng vấn, thời điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn
+ Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ
Ngoài ra còn có các phơng pháp sau để thu thập thông tin:
- Tra cứu tài liệu
- Phiếu hỏi
- Quan sát
2 Xây dựng các sơ đồ.
- Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin,
các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu
- Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các
luồng thông tin, các xử lý nhng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm )
Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức:
- Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu
- Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý