THỰC TẾ TỔ CHỨC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÒA BÌNH

THỰC TẾ TỔ CHỨC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÒA BÌNH.I.. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty - Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bìn

THỰC TẾ TỔ CHỨC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÒA BÌNH.

I MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM VỀ CÔNG TY PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÒA BÌNH.

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

- Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định số 247/ QĐ -UB ngày 14 tháng 5 năm 1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình Có tư cách pháp nhân đầy đủ theo qui định của Pháp luật Việt Nam Có con dấu riêng, độc lập về tài sản, có tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Hoà Bình

* Tên Công ty: Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình.

- Địa chỉ: Đường Trần Hưng Đạo - Phường Phương Lâm - TXHB - Tỉnh HB

* Quyết định thành lập DNNN số: 193 QĐ/UB ngày 05/03/1993 và Quyết

định số 247 QĐ/UB ngày 14/5/1994 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình

* Giấy chứng nhận kinh doanh số 108392 : Do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh

Hoà Bình cấp ngày 23 tháng 01 năm 1999

* Loại hình doanh nghiệp: Thuộc sở hữu Nhà nước (100% vốn Nhà nước).

* Nhiệm vụ của doanh nghiệp (Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công

ty).

+ Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, đất và cơ sở hạ tầng

+ Xây dựng dân dụng và công nghiệp, trang trí nội thất

+ Xây dựng các công trình giao thông, công trình cấp thoát nước vừa và nhỏ

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ (trừ đập đất, hồ chứa).

+ Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng

+ Thi công xây lắp các công trình điện:

- Lắp đặt các thiết bị điện nhà dân dụng và công nghiệp

- Đường dây có cấp điện áp từ 35KV trở xuống

- Trạm biến áp có dung lượng từ 320KVA trở xuống.

* Lịch sử phát triển doanh nghiệp qua các thời kỳ:

Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập năm 1994 trên cơ sở sáp nhập giữa Công ty Kinh doanh nhà và Xí nghiệp xây dựng Phát triển nhà thị xã Hoà Bình Đến năm 1996 sáp nhập Xí nghiệp giấy Gráp Kỳ Sơn Hoà Bình vào Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình với tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty là 120 người

Từ buổi đầu thành lập và sáp nhập các đơn vị nhỏ làm ăn kém hiệu quả

do vậy Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình gặp nhiều khó khăn: Thiếu việc làm, thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, thiết bị lạc hậu, nợ tồn đọng của các đơn vị trước để lại chưa có khả năng khắc phục Đời sống cán bộ công nhân viên, người lao động không ổn định do đó gặp nhiều khó khăn trong cuộc sống

Được sự quan tâm sát sao của Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình, các cấp, các ngành và sự chỉ đạo của Đảng uỷ, Ban lãnh đạo Sở Xây dựng tỉnh Hoà Bình với nỗ lực quyết tâm phấn đấu khắc phục khó khăn của tập thể lãnh đạo Công ty, cùng với sự cố gắng đồng lòng của cán bộ công nhân viên Công ty

do vậy những năm gần đây Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình đã từng bước ổn định phát triển, đa dạng hoá ngành nghề trên mọi lĩnh vực

I.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

I.2.1/ Sơ đồ bộ máy của Công ty.

Mối quan hệ chỉ đạo

Mối quan hệ giữa các phòng ban Xí nghiệp

I.2.2/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộn phận:

a Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc có quan hệ chặt chẽ

với nhau

* Giám đốc Công ty:

- Là đại diện pháp nhân của Công ty, là người có quyền cao nhất trong Công

ty chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Xây dựng về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng KT KT

Xí nghiệp

VL XD

XN Xây lắp số 1

Phòng KT TV

Phòng TC

HC

+ Phó giám đốc Kỹ thuật: Là người giúp giám đốc chịu trách nhiệm về kế hoạch, kinh tế kỹ thuật và mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh của các đơn

vị xí nghiệp trong Công ty

b Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ:

* Phòng Tổ chức – Hành chính: Gồm 05 người.

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp lực lượng lao động cho phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty, làm công tác tiền lương, đề bạt bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng cho cán

bộ công nhân viên lao động trong Công ty theo quy định, giúp Giám đốc điều phối, luân chuyển công văn, tài liệu trong Công ty và bên ngoài, kết hợp với các phòng chức năng giám sát việc thực hiện các nội quy kỷ luật lao động, các quy chế, quy định của Công ty ban hành Báo cáo tình hình hoạt động của Công ty

trong tháng, quý (theo định kỳ).

* Phòng Kế toán - Tài vụ:

- Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc công tác kế toán, tài chính của Công

ty, lập kế hoạch tài chính hàng năm trình cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Có trách nhiệm quản lý các tài sản vật tư, vật liệu, tiền vốn giúp cho Công

ty thực hiện đúng chế độ, chính sách Tham mưu cho giám đốc sử dụng nguồn vốn để phát triển trong sản xuất kinh doanh Theo dõi sổ sách tài chính, tài sản, vật tư, lập hồ sơ chứng từ ghi chép hạch toán các tài khoản kế toán Chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ thu nộp ngân sách, lưu trữ các chứng từ theo nguyên tắc quy định của Nhà nước hiện hành, thanh quyết toán gọn việc thu, chi Quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi tiền mặt và phản ánh báo cáo thường xuyên kịp thời,

số liệu phải trung thực, chính xác phục vụ cho giám đốc điều hành Công ty

* Phòng Kinh tế – Kỹ thuật:

- Nhiệm vụ: Giúp giám đốc lập các phương án, dự án phát triển Công ty theo từng giai đoạn, khảo sát thăm dò, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: Kinh doanh phát triển nhà, đất, nhận thầu xây lắp, lập hồ sơ đấu thầu các

công trình xây dựng theo quy định, tiếp nhận kiểm tra hồ sơ thiết kế dự án các công trình, ký các hợp đồng kinh tế, nghiệm thu, bàn giao công trình Chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật các công trình, chất lượng sản phẩm và tính hiệu quả kinh tế của các phương án sản xuất kinh doanh Nghiên cứu dự án đề xuất định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với đơn giá sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty.

I.3 Đặc điểm công tác kế toán tại công ty

I.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Phát triển nhà và Đô thị Hoà Bình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nội dung của hình thức này là toàn bộ công việc của kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty ở các đơn vị trực thuộc, không

tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán thực hiện ghi chép ban đầu, thu thập, tổng hợp kiểm tra sử lý sơ bộ chứng từ, số liệu kế toán, định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán tập trung tại Công ty

Với hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, cung cấp thông tin kịp thời, thuận lợi cho việc phân công, chuyên môn hoá cán bộ kế toán, cơ giới hoá công tác kế toán

Tuy vậy hình thức này cũng có 1 số nhược điểm, việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị trực thuộc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán thường bị chậm

I.3.2 Cơ cấu bộ máy kế toán.

Phòng kế toán gồm 6 người tổ chức theo sơ đồ sau:

I.3.3 Nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán và mối quan hệ chuyên môn.

+ Kế toán trưởng:

- Là người giúp việc cho giám đốc theo dõi, tổng hợp mọi hoạt động tài chính của Công ty, giám sát, tổ chức công tác kế toán, hạch toán kinh doanh đạt hiệu quả cao, giúp cho giám đốc thực hiện nghiêm túc pháp lệnh kế toán, thống kê, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khao học, hợp lý phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng đảm bảo cho từng bộ phận kế toán từng nhân viên kế toán phát huy được khả nãng chuên môn, tạo nên sự kết hợp chạt chẽ giữa các bộ phận kế toán có liên quan góp phần thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ kế toán

- Thường xuyên phản ánh tình hình tăng giảm và hiện có của tiền mặt, tiên gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác, các khoản vay thanh toán công nợ kiểm soát

Kế toán

Kế toán xí nghiệp xây lắp i

Kế toán xí nghiệp

SX VLXD Thủ quỹ

Kế toán nhập xuất

và thanh toán

Kế toán

tổng hợp và

kiểm toán

và duyệt báo cáo tài chính cuả Công ty để báo cáo trước Công ty và cơ quan tài chính

+ Kế toán tổng hợp:

- Có nhiệm vụ hạch toán vật liệu, thống kê việc nộp thuế GTGT thanh toán lương, thưởng, nghỉ phép, lễ, tết các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty

+ Kế toán thanh toán:

- Theo dõi toàn bộ khu kinh doanh nhà, theo dõi các khoản phải thu, phải tra cho cơ quan nhà nứơc, thực hiện việc ghi chép và mở sổ chi tiết theo dõi công nợ trong và ngoài Công ty, chấp hành tất chế độ kế toán hiện hành

sử dụng các loại sổ sách phù hợp với quy định của Nhà nước, thanh quyết toán kịp thời, đầy đủ cho cán bộ công nhân viên sử lý các khoản thanh quyết toán công nợ của khách hàng để đảm bảo chữ tín cho Công ty

+ Thủ quỹ:

- Có nhiệm vụ theo dõi viêc thu – chi tiền mặt (và ngoại tệ nếu có) đảm

bảo đúng nguyên tắc, chế độ quản lý tiền mặt và ngoại tệ giám sát và thực hiện xuất quỹ ghi chi đã có đầy đủ chữ ký theo quy định, ghi chép cập nhật sổ sách

(sổ quỹ) và báo cáo tiền quỹ hàng ngày, sắp xếp và lưu trữ các chứng từ sao cho

có hệ thống để thuận lợi trong việc quản lý và kiểm tra

+ Kế toán Xí nghiệp xây lắp số I:

- Có nhiệm vụ theo dõi thu nhập các chứng từ về thu mua vật tư, nguyên vật liệu liên quan đến công trình, tiến hành xử lý ban đầu tổng hợp sơ bộ chứng

từ rồi chuyển lên phòng kế toán

+ Kế toán Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng:

- Có nhiệm vụ thu thập các hoá đơn chứng từ liên quan đến sản xuất vật liệu xây dựng như hoá đơn mua hàng, thuế GTGT bảng chấm công … để gửi lên phòng

kế toán tổng hợp và tính giá thành cho từng chủng loại vật liệu xây dựng

I.4.Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty.

Hiện nay Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình áp dụng hình thức

sổ kế toán : “Chứng từ ghi sổ" để thực hiện công tác kế toán của mình

TRÌNH TỰ GHI THEO SƠ ĐỒ SAU:

Ghi chú : Ghi hàng ngày

thời phải ghi vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Các chứng từ liên quan đến, thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ Sau đó từ chứng từ ghi sổ hàng ngày kế toán ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ vào sổ cái tiến hành cộng số phát sinh tính từ dư cuối tháng cho từng tài khoản Số liệu trên sổ cái sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết được làm căn cứ lập : Bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính khác Đồng thời từ sổ kế toán chi tiết cuối tháng kế toán lên bảng tổng hợp chi tiết Từ bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán lập báo cáo tài chính

Cuối tháng cộng sổ kế toán lấy số liệu ở sổ đăng ký chứng từ đối chiếu với bảng cân đối sổ phát sinh

I.5 Đặc điểm quy trình sản xuất của Công ty Phát triển Nhà và Đô thị

Hòa Bình

I.5.1 Quy trình công nghệ của Xí nghiệp xây lắp – Công ty phát triển nhà và

đô thị Hòa Bình.

a Sơ đồ tổ chức hiện trường.

b Thuyết minh dây chuyền sơ đồ tổ chức hiện trường:

Sau khi Công ty ký hợp đồng nhận thầu xây lắp, Giám đốc Công ty giao khoán cho Xí nghiệp xây lắp lập tiến độ thời gian và nhân lực, vật tư vật liệu

tổ chức triển khai thi công xây lắp công trình – Phòng Kinh tế kỹ thuật theo dõi tiến độ, kiểm tra kỹ thuật thi công công trình, tổ chức nghiệm thu từng giai đoạn để làm cơ sở cho phòng ké toán tài vụ cung ứng vốn theo đúng tiến

độ - hoàn thiện bàn giao công trình đưa vào sử dụng đó là sản phẩm tiêu thu của Xí nghiệp và cũng là hoàn thành một quy trình công nghệ

Giám đốc công ty

Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch Phòng kế toán tài vụ

kỹ thuật

Giám đốc Xí nghiệp xây lắp

(chỉ huy trưởng công trường)

Vật tư, thủ kho, bảo vệ

Kỹ thuật thi công

Kế toán công trường

Tổ cơ khí + hàn

Tổ điện + nước

Tổ bê tông II

Tổ bê tông I

I.6 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty.

I.6.1.Thuận lợi:

Công ty hoạt động trong bối cảnh hệ thống chính sách văn bản của Nhà nước tương đối đầy đủ như một số Bộ luật đã được Quốc hội đã thông qua là cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động

Được sự chỉ đạo, ủng hộ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình Sở Xây dựng của các cấp, các ngành và chính quyền sở tại

Sự lãnh đạo của Đảng uỷ, Ban giám đốc Sở Xây dựng Chi Bộ và Ban giám đốc Công ty là nhất quán, có mục tiêu phương hướng đúng sát thực, các tổ chức đoàn thể thực hiện có hiệu quả

Thị trường sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng ổn định, phát

triển mở rộng tăng cường khả năng tiếp thị tìm kiếm việc làm (thi công xây lắp các loại hình công trình)

I.6.2.Khó khăn:

-Thị trường nhà đất (bất động sản) tại thị xã tỉnh lị Hoà Bình là một tỉnh

miền núi cũng lớn hơn cầu đặc biệt tập quán sinh hoạt của nhân dân địa phương ở nhà tập thể cao tầng khép kín chưa quen

- Mặt bằng kinh tế thấp hơn nhiều so với các tỉnh miền xuôi

- Trình độ chuyên môn tay nghề và kinh nghiệm của cán bộ công nhân

không đồng đều dẫn đến năng suất lao động không cao (do sáp nhập một số đơn

vị làm ăn kém hiệu quả vào công ty).

- Nhận thức của cán bộ công nhân viên đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường còn hạn chế làm giảm hiệu quả công tác

- Viêc luân chuyển chứng từ từ các tổ, xí nghiệp về phòng kế toán không đảm bảo kịp thời ,chính xác

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ HÒA BÌNH

II.1 Đặc điểm vật liệu của công ty.

Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình chuyên thi công các công trình xây dụng dân dụng và công nghiệp vì vậy mỗi công trình xây dựng cần một khối lượng nguyên vật liệu, nhiên liệu rất lớn.

Để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty, thuận tiện cho việc theo dõi và hoạch toán sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải phân loại vật liệu một cách chính xác

II.2 Phân loại vật liệu.

Tại Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình, vật liệu có rất nhiều chủng loại, qui cách, kích cỡ khác nhau, do đó công tác quản lý và hạch toán vật liệu trong Công ty đã căn cứ vào các nội dung:

+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của NVL Công ty phân thành:

II.3 Đánh giá vật liệu.

Vật liệu công ty sử dụng giá thực tế để hoạch toán vật liệu xuất kho, nhập kho trong kỳ

II.3.1 Đối với vật liệu nhập kho:

Giá thực tế VL mua ngoài là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua thực tế Trong đó chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về đơn vị, vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài, chi phí vật liệu đã tính trong giá mua của vật liệu, khi vật liệu về nhập kho, kế

toán có thể tính ngay được giá trị thực tế của số vật liệu đó Giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công là giá vật liệu xuất kho công với chi phí gia công theo hợp đồng cộng (+) thêm với chi phí vận chuyển từ công ty đến nơi gia công và quay trở về Công ty.

Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế là giá vật liệu xuất kho để gia công cộng (+) với các chi phí gia công như tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản cố định cho bộ phận gia công

II.3.2 Đối với vật liệu xuất kho:

Khi xuất kho vật liệu để sản xuất, kế toán tính giá thực tế vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau:

Giá thành thực tế vật liệu xuất kho = Khối lợng VL xuất x đơn giá xuất.

Những vật tư, vật liệu bên bán chở đến kho công ty, những chi phí vận chuyển đã tính trong giá bán thì công ty sẽ lấy giá nhập đó làm giá tính:

Ví dụ:

Trong tháng 12/2005 Công ty đã tiến hành mua thép ( φ 22A2 chiều dài 11,7 m của công ty khác, với số lượng là 15.000 Kg, giá mua ghi trên hoá đơn là 4.700 đ/Kg, tổng số tiền ghi trên hoá đơn là 70.500.000đ ( nếu có chi phí vận chuyển thì cộng (+) thêm vào)

Như vậy, kế toán tính được giá thực tế của vật liệu nhập là giá hoá đơn = 70.500.000đ, ngày 03/12/2005 Công ty xuất 15.000 Kg thép ( φ 22A2 chiều dài 11,7 m để sản xuất cọc bê tông phục vụ công trình Nhà văn hóa tỉnh

Kế toán tính giá thành thực tế xuất như sau:

Đơn giá xuất = 70.500.000/15.000 = 4.700đ/ Kg.Giá thực tế vật liệu xuất =

4.700dd x 15.000 = 70.500.000đ, việc tính toán cụ thể này ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình được thể hiện cụ thể trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, trong công tác đánh giá nguyên vật liệu kế toán không hạch toán giá vật liệu hàng ngày nên không phải sử dụng giá hạch toán Vì vậy, trong tình hình thực tế tại Công ty áp dụng cách đánh giá này là phù hợp, tuy nhiên cũng do kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu mất hàng ngày nên không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của kế toán

II.4 Kế toán chi tiết vật liệu