Quản trị tự học làm sao tuyển dụng đúng người chris dukes; tôn thất thiện dịch

Giới thiệuTrong thời đại tái cấu trúc và thu hẹp, mọi người không chỉ làm công việc riêng của mình mà còn đảm nhận những vai trò phụ trong các lãnh vực mới.Dấu cho tuyển dụng có là một t

CHRIS DUKES

CHRIS DUKES

TÔN THẤT THIỆN dịch

QUÂN TRỊ Tự HỌC

NHÀ XUẤT BẢN TRỀ

6 « Làm sao tuyển ổược đúng ngưài?

Chương 4: Quẳng cáo vị trí cần tuyển 45

8 • Làm sao tuyển được đúng người?

Giới thiệu

Trong thời đại tái cấu trúc và thu hẹp, mọi người không chỉ làm công việc riêng của mình mà còn đảm nhận những vai trò phụ trong các lãnh vực mới.Dấu cho tuyển dụng có là một trong nhiều chức năng của bạn, m ột công việc không thường xuyên hoặc mới mẻ với bạn, có hai khái niệm cốt lõi bạn cần phải công nhận:

• Tuyển đúng người là quan trọng cho sự thành công của mọi doanh nghiệp; và

• Nhân sự có lẽ là tài sãn đắt giá nhất của công ty bạn

Tuyển dụng là:

Mua tài sản cho công ty của bạn

Bổ nhiệm người sai có thể đắt không chỉ về tiền bạc

mà còn cả thời gian và năng lượng Điều này có thể

1 0 » Làm sao tuyển được đúng ngưài?

dẫn đến m âu thuẫn nội bộ, vắng m ặt khôn g lý do và

m ất thời gian sản xuất

Vì thế, tuyển d ụn g kh ô n g chỉ đơn giản là tìm cách đưa ai đ ó vào chỗ trống; đó có thể là tư tưởng ngây thơ nguy hiểm của người nắm giữ trọng trách

Tuyển dụng là:

• Phân tích nhu cầu của công ty, và

• Quan trọng nhất là dạy cho bạn có khả năng thỏa mãn nhu cầu tố t nhất cho cả công ty và nhân viên triển vọng

Cần biết những gì về tuyển dụng?

Không khó lắm vì dẫu sao thì cũng có các chuyên gia lo việ c đ ó cho bạn Bạn chỉ cần nhấc điện thoại gọi cho m ột cơ quan tuyển dụng gần nhất - tin tôi đi,

họ sẽ rất vui lòng lắng nghe bạn - rồi bạn ch ỉ cần ngồi yên để họ làm công việc của họ

Hãy nghĩ lại N gay cả khi bạn điện thoại và yêu cầu

cơ quan tuyển dụng làm thay bạn, họ làm việc cho bạn - vậy nếu bạn không biết chính xác yêu cầu của bạn, làm sao bạn có th ể m ong họ thỏa m ãn cho bạn được?

Tuyển dụng thì dễ.

Tuyển cho đúng mới khó.

Giới thiệu • 11

Cách sử dụng cuốn sách này

Sách hướng dẫn được thiết kế như một công cụ tham khảo nhằm giúp thực hiện chức năng tuyển dụng, và sau là giúp trí nhớ:

• Đọc nó để luyện nhận thức của bạn rằng tuyển dụng thật sự nghĩa là gì

• Đ ọc nó để cải thiện kiến thức về các quy trình liên quan

• Đọc nó để củng cố việc quản lý của bạn đối với mỗi dự án tuyển dụng

• Hãy cho những người làm việc với bạn, và những người bạn tuyển dụng, đọc sách này để xúc tiến phương pháp th ố n g nhất cho mỗi kế hoạch tuyển dụng

• Sử dụng sách hướng dẫn để giúp bạn đánh giá mỗi vị trí cần tuyển theo đúng phẩm chất và tuyển người khả dĩ tốt nhất để lấp chỗ trống

• Đọc sách hướng dẫn nhiều hơn một lần để giúp bạn nhớ những điểm quan trọng nhất

Ban sẽ tư hoc đươc gì

Sách không thể đánh giá yêu cầu tuyển dụng cụ thể của bạn vào thời điểm này - chỉ có bạn mới có thể làm điều đó - nhưng nó sẽ cung cấp:

1 2 • Làm sao tuyển được đúng người?

• Khung tư tưởng xây dựng

• Khuôn m ẫu cho hành đ ộn g tiếp theo

chương 1:

Tình huống hoang mang

Bạn mất một nhân viên giỏi, bạn phải lo cho một dự

án, hay công việc của bạn tăng lên và bạn cần tuyển thêm người để chia sẻ gánh nặng Dù lý do gì thì bạn cũng cần người gấp Bạn không có thời gian rảo quanh - dẫu sao thì bạn là người bận rộn, và thời giờ

là tiền bạc

Nếu đây là phản ứng ban đầu của bạn, bạn đang hoang mang Người hoang mang không thể có quyết định hỢp lý

Hãy ngừng lại và suy nghĩ: làm sal sẽ có khả năng tốn thêm thời gian, nỗ lực, thất vọng và tiền bạc.Hãy tạo không gian để tư duy Nếu bạn bị áp lực, dành ưu tiên cho công việc vào đầu mỗi buổi sáng

Xử lý những gì quan trọng cho công việc của bạn, nhưng đừng để sự hoang mang thúc bạn ra quyết định bốc đồng

1 4 • Làm sao tuyển được đúng người?

Sẽ ra sao nếu bạn chờ m ột hoặc hai ngày rồi hẵng tuyển dụng? Thế giới sẽ ngừng chuyển đ ộn g chăng?

C ông việc sẽ thất bại chăng? Tôi e là không

việ c văn p h ò n g đơn giản, phụ bán hàng, điều dưỡng phụ

biệt có liên quan đến vị trí công việc, nhưng không đòi hỏi trình độ học vấn cao •

vị trí công việc được hỗ trợ bởi tính năng chuyên nghiệp và/hoặc kinh nghiệm

chưang 1: Tình huống hoang mang » 15

học vấn hay kinh nghiệm chuyên sâu vào lãnh vực mục tiêu, thường được hỗ trợ với văn bằng hoặc chứng chỉ

thêm danh mục thành tích phù hợp

Có thể bạn sẽ dễ dàng tuyển người không cần kỹ năng, hay thậm chí có kỹ năng, trong vòng một tháng, xem xét các ứng viên bị thúc ép bởi vị trí nhà, trường học của con cái và ndi làm việc của chồng hay vd của họ Ngay cả ở cấp độ này, để tuyển cụ

th ể hdn, bạn có thể m ất cả tuần hay cả tháng để xem xét

Vì vậy, chúng ta hãy sẵn sàng cho thời gian là hai tháng; phù hdp nhất là bạn sẽ phải thêm một tháng cho mỗi bước tuyển người từ vị trí có kỹ năng, chuyên nghiệp đến quản lý, chú ý đến việc vị trí công việc càng cao thì yêu cầu về thông tin của ứng viên càng nhiều và bạn phải chú ý hdn vào từng cá nhân cụ thể Khi bạn đang tuyển vị trí quản lý (kể cả quản lý dự án), bạn sẽ phải dành một khoảng thời gian không dưới sáu tháng, và có thể nhiều hdn cho một kế hoạch tuyển dụng tốt

Sau việc đánh giá loại nhân viên ban đầu và có phần hời hợt này, bạn phải tự hỏi một câu đdn giản:

1 6 « Làm sao tuyển dược dung người?

Bạn hay công việc của bạn có khâ nãng chờ lâu đến thế không?

Nếu có, bạn hãy tiếp tục và lập chiến dịch tuyển dụng của bạn, sử dụng hướng dẫn tro n g các chương sau.Nếu không, bạn có hai sự lựa chọn:

• Cơ quan việc làm địa phương

• Báo chí địa phương

• Ban ngành quảng cáo địa phương

Bạn có th ể tuyển được những người ở địa phương hay những người thất nghiệp

Nấu người ta tìm việc vì các bức bách xã hội, bạn cần phải tự hỏi:

• Họ có làm được việc không? Nếu chĩ vì h ọ nói có thì khôn g đúng •

• Nếu người này cần bất kỳ c ô n g việc nào, tron g

chưgng 1: Tình huống hoang mang » 17

mọi hoàn cảnh, họ có quan tâm đến công việc hay chỉ chờ nhận lương thôi?

• Họ có thật sự thích hợp với công việc không, hay

do bạn kiếm cầu âu từ một nhóm người?

• Nếu khả năng trội hơn vị trí, họ có ra đi nếu có việc làm tốt hơn không?

• Họ có gia tăng lợi ích dài hạn cho công ty cũa bạn hơn là các yêu cầu cụ thể hiện tại không?

• Nếu người đó hiện không có việc làm, tại sao?

sự đánh giá của bạn Một người không thể thiếu kỹ năng hay sự cam kết chỉ vì họ là người địa phương,

và có thể họ có lý do chính đáng cho sự thất nghiệp của họ Có m ột số mặt tích cực trong việc tuyển dụng ngươi địa phương:

• Luôn có sẵn người dự tuyển

• Tinh thần cộng đồng vẫn rất mạnh mẽ tại một số địa phương, và nhiều người thích làm cho hãng tại địa phương hơn

• Sẽ không có phí di chuyển

• Người hài lòng với địa phương của mình vì nhiều

lý do, và không có động cơ tỉm việc ngoài nơi này

có thể sẽ là nhân viên đáng tin cậy hơn người chuẩn bị ra đi

1 8 * Làm sao tuyển được đúng người?

• CÓ thể bạn tìm được người không hoàn toàn đáp ứng các tiêu chí của bạn, nhưng lại là người hăng say và đáng được huấn luyện lên cá c tiêu chuẩn cao hơn

Dù bạn có bị th ú c ép phải tuyển d ụn g với khá ít ỏi

th ô n g tin, bạn vẫn phải cố gắng hiểu tổ n g thể đặc tính và p h o n g trào của nhân viên nơi địa phương mà bạn đang tuyển người

• Bạn có thể hỢp đồng thuê người trong thời hạn

th ỏ a thuận m à không cần cam kết tuyển dụng - miễn là bạn không bắt lao đ ộn g hợp đ ồ n g làm

đ ún g m ột việc tro n g m ột thời gian cụ thể, mà sau thời gian này họ xem như được mướn và sẽ

chương 1: Tình huống hoang mang • 19

hưởng các lợi ích của m ột người làm thuê (hãy nắm rỏ luật lệ có liên quan)

• Có khả năng làm hợp đồng mới nếu bạn không tuyển được người trong thời gian hạn định, nếu lao động hợp đồng không vướng bận công việc khác

• Người ta thường xem công việc hỢp đồng như là cách để thu thập kính nghiệm và chứng tỏ mình,

và nhiều lao động hỢp đồng đã trở thành người làm công toàn thời gian

Chú thích: trừ khi bạn rành về luật pháp, tốt nhất nên thuê lao động hỢp đồng qua cd quan tuyển dụng chính thức

• Kê’ từ lúc việc tuyển dụng khả thi, dành thời gian

để đánh giá toàn diện nhu cầu của bạn, và đừng làm gi cho đến khi bạn có đủ thời gian suy nghĩ chín chắn

2 0 * Làm sao tuyển được ¿lúng người?

• DÙ nhu cầu tuyển dụng có bất ngờ hay khẩn cấp đến đâu cũng đừng vội mua Làm sai về lâu dài

sẽ tố n kém hơn so với chấp nhận lỗ do trì hoãn •

• Nếu có nhu cầu khẩn, tu yể n d ụ n g kh ô n g nhất

th iế t là g iả i p h á p tứ c thời Bạn có th ể ổn đ ịn h tình thế b ằn g cách thuê nhân sự tạm thời hoặc hỢp đ ồ n g

chương 2:

Dự án tuyển chọn

Đừng nhầm tưởng tuyển dụng là một khối lượng công việc vô định sẽ đơn giản diễn ra trong tuần làm việc của bạn Thay vào đó, bạn hãy hoạch định dự

án tuyển dụng mới:

• Mô tả những phần việc phải làm: bạn cần loại nhân sự nào, và khi nào bạn mong tuyển người này nhất

• Rà soát chi phí: mức lương, quảng cáo và phí cho

cơ quan tuyển dụng

• Đánh giá thời gian biểu: bao lâu, tính thực tiễn, bạn hy vọng tuyển dụng thành công không •

• Hoạch định tài nguyên: của bạn và thời gian của người khác

Hãy ghi nhớ rằng trong suốt các giai đoạn đã vạch

kế hoạch, m ột dự án tốt phải như một con thú sinh

2 2 » Lòm sao tuyển dược dứng người?

động, và cần có không gian để phát triển và phát huy tính linh hoạt Điều này sẽ chỉ bắt đầu định hình khi xương được thêm cơ bắp; thế nhưng nó cũng vẫn phải được hít thở

Trong phương pháp loại suy, có thành ngữ khá buồn chán nhưng quan trọng;

Vạch kế hoạch và theo kế hoạch

Tuy nhiên, khi bạn vạch kế hoạch cho việc lặn, ban đầu bạn ch o p hé p lặn m ột khoảng thời gian bằng

m ột phần tư lượng không khí dự trữ của bạn, phòng khi bạn lặn sâu hơn dự định, bị kẹt vào lưới cá, hoặc phải giúp m ột người bạn hết dưỡng khí ở độ sâu 30

m ét dưới nước thì không cần phải bám vào kế hoạch ban đầu m ột khi đá cạn dưỡng khí

Vậy nên thành ngữ phải được sửa lại như sau:

Vạch kế hoạch và theo kế hoạch, nhiởig nên

có tí linh hoạt vì không gì hoàn toàn theo kế hoạch mà không có chút may mắn

Vậy sao phải có kế hoạch? Bởi không có nó bạn sẽ

c h ỉ đi th e o trà o lưu, và đâu đó d ọ c đường bạn sẽ hoàn toàn lạc lối vì sẽ có nhiều kê lừa đảo “g iú p " bạn làm điều này

chương 2: Dự án tuyển chọn • 2 3

Kế hoạch đơn giản là m ột công cụ - công cụ của bạn - một khuôn mẫu để hỗ trỢ m ột kết thúc thỏa đáng mà không có quá nhiều chệch choạc trên đường Vì vậy, với mỗi m ột khả năng tuyển dụng, hãy vạch ra kế hoạch khả thi với các tiêu chí bạn có vào thời điểm đó, và hãy sẵn sàng xét lại kế hoạch vào mỗi giai đoạn khi có các bước phát triển mới Trong thế giới thay đổi nhanh chóng của chúng ta, cho dù vạch kế hoạch là quy trình cần thiết, sự linh hoạt vẫn là tài sản

Được, vậy thì tôi cần có kế hoạch Tôi phải làm sao đây?

Nghiên cứu dự án

Bạn có thể yêu cầư Bộ phận nhân sự hay Ban quan

hệ công chúng công ty giúp đỡ, nhưng ngay cả khi bạn cố tuyển cho bộ phận của mình vì có yêu cầu đặc biệt, bạn vẫn cần phải tự làm lấy cơ sở cho mình Đừng bán rẻ mình Bạn không chỉ là người phải đăng quảng cáo và sàng lọc các lý lịch mà còn là giám đốc

dự án và nhân viên quan hệ quần chúng, và càng làm tốt việc vạch kế hoạch thì việc tuyển dụng của bạn càng thành công hơn

Điều cơ bản của m ột kế hoạch tốt là MỤC TIÊU, PHẠM VI và GIẢ THUYẾT

• Trong trường hợp của bạn, m ục tiêu là tuyển thành công một con người

2 4 • Làm sao tuyển được đúng ngưòi?

• Phạm vi là công việc cần làm để đạt được m ục đích, và bạn sẽ lấy làm trình tự hỢp lý

• Giả thuyết là đánh giá tố t nhất của bạn về chi phí

và thời gian, những gì sẽ trở thành chĩ dấu cho việc hoàn thành công việc hay nhóm công việc.Trước tiên, hãy tách bạch các tiêu chí

Căn bản:

• Tên công việc

• Đ ó là công việc mới hay thay thế?

• Mức độ kỳ vọng tuyển dụng tron g cơ cấu tổ chức của bạn là gì?

• Người này sẽ báo cáo cho ai?

• N gày bắt đầu lý tưởng cho m ột nhân viên mới là ngày nào?

Cụ thể:

• Có bản m ô tả công việc chưa?

• Có bảng lương cố định hay gói tiền thưởng cùng các phú c IỢĨ chưa? •

• Có các phú c lợi khác (lương hưu, tiền thưởng, phí

di chuyển) không?

chương 2: Dự án tuyển chọn • 2 5

Quảng cáo:

• Công việc sẽ được quảng cáo ở địa phương hay

ở tầm chiến dịch quốc gia?

• Có nên giao cho công ty chuyên môn - kể cả công ty săn đầu người?

Đánh giá úìng viên:

• Ai đủ khả năng đánh giá các bản lý lịch, người nhà hay cơ quan tuyển dụng bên ngoài?

• Có cần kiểm tra kỹ thuật không?

• Cần tham khảo không?

• Người phỏng vấn có quyền đưa đề nghị không?

• Nhiều hơn một ứng viên sẽ được phỏng vấn vào ngày hẹn trước không, có chọn lựa nào không,

và có phỏng vấn khi có ứng viên phù hỢp xuất hiện không?

• Nếu một úhg viên ngoại hạng có cam kết khác, bạn sẵn sàng linh động như thế nào với thời gian biểu?

2 6 « Làm sao tuyển được ểúng ngưài?

Hãy làm c ô n g việ c cơ bản của bạn Kiểm tra bảng lương tối thiểu của những công việ c tương tự nghiên cứu báo và tạp chí ngành nghề để đánh giá mức và gói lương cá c hãng khác trả ch o vị trí tuyển dụng tương đương Mức của bạn có thỏa đáng để hấp dẫn đội ngũ nhân viên bạn cần không?

Câu trả lời gỢi ra rằng có ba nhóm thông tin:

• Dữ liệu thuần túy: tức m ô tả công việc, loại ứng viên, phẩm ch ấ t cần có, v.v

• Danh sách những người bạn cần đưa vào kế hoạch và khả năng đáp ứng của họ

• T húc bách: như thời gian và tiền bạc

T húc bách về thời gian sẽ trở thành cộ t m ố c chính của bạn, m à phần còn lại của kế hoạch của bạn sẽ tuân theo Đ ây là điểm m à bạn cần phải bắt đầu tổ chức dữ liệu của bạn Đây là điểm bắt đầu triển khai

kế hoạch

Nhưng bạn tổ chức dữ liệu như thế nào?

Biểu đồ Ganỉt

Nếu bạn đã từng quen với các biểu đồ G antt và có

m áy vi tính chạy được chúng, hãy sử dụng!

Nếu bạn không biết gì về biểu đồ Gantt, nhìn vào thí

dụ cơ bản dưới đây và làm theo cách của bạn để ghi

chương 2: Dự án tuyển chọn • 2 7

những thông tin sẽ nêu bật các mốc và giữ cho dự

án của bạn trong khuôn khổ thời gian đã định sẵn

Tên công việc

• Quản lý chủ chốt chỉ tham gia phỏng vấn một số ngày nào đó thôi

• Người giữ vị trí công việc trước đây ra đi vào thứ sáu ngày 10 và bạn muốn có người thay thế vào thứ hai ngày 13

2 8 • Làm sao tuyển được đúng người?

• Dự án của bạn đã có ngày khởi đầu rồi, và bạn cần người quản lý dự án vào ngày đó

Khi bạn p h á t hiện rằng khôn g thể th a y đ ổ i ngày, chúng sẽ là m ốc chính m à kế hoạch của bạn sẽ hình thành th e o đó C h ẳng có gì là thách thức bắt ch ấ t xám phải làm việc cả Nếu bạn không có ngày then

ch ố t phấn đấu, ngày lý tưởng để bắt đầu ch o nhân viên mới của bạn là m ốc chính Nhập ngày này và phác thảo phần còn lại của kế hoạch từ đó trở đi

Mô tả công việc

Bản m ô tả công việc đúng như tên nó chỉ ra: m ột bộ tiêu chí bao gồm các trách nhiệm với vị trí đó

Lập ra bản m ô tả cô n g việ c chính thứ c như bạn

m uốn, với các thông tin sau:

• Tên công việc

• Báo cáo mức độ tron g công ty

• Lĩnh vực công việc; gồm những trách nhiệm chính nhưng cũng thêm ghi chú mơ hồ về kết quả

m à trách nhiệm có thể thay đổi theo yêu cầu của công ty để giúp bạn tránh khỏi những phiền toái pháp lý hậu tuyển dụng •

• Loại người cần tuyển, tức tính thân thiện, cách nói chuyện qua điện thoại, v.v c ẩ n thận khôn g thêm những thứ có thể bị diễn dịch như thành kiến giới

chương 2: Dự án tuyển chọn • 2 9

tính, phân biệt chủng tộc, tuổi tác, v.v Nói khỏe mạnh là cần thiết thì được, nhất là khi người đó sắp khuân vác cả đống sắt

• Trình độ học vấn cần có

• Cần kinh nghiệm

• Bạn có yêu cầu ứng viên thảo một đơn xin việc? V) lý lịch được viết theo ý của ứng viên, đây thường có thể là cơ chế tố t để thiết lập và cân nhắc tiêu chí

Bán công việc

Bạn có muốn tuyển chọn những người thất nghiệp? Tục ngữ có cậu: “ Nếu bạn muốn công việc hoàn tất, hãy yêu cầu người bận rộn” Diễn dịch theo thuật ngữ tuyển dụng là: “Người tốt là người đã có việc làm” Vậy thì bạn hãy lôi kéo họ khỏi việc làm hiện tại đl:

• Anh ta làm công việc đó vài năm rồi, và cũng có nghĩ đến chuyện ra đi tìm kiếm thêm trách nhiệm

và tăng lương

• Anh ta đã chán cuộc sống đô thị và nghĩ đến việc dời đến nơi tốt đẹp hơn cùng gia đình

Đừng quên rằng bạn phải bán vị trí cần tuyển Vị trí

đó không thể tự bán được; một phần công việc của bạn là làm cho nó hấp dẫn và dụ dỗ ứng viên nộp

3 0 • Làm sao tuyển được đúng người?

đơn vào vị trí đó Giờ bạn đã có ý tưởng khá tốt về những gì bạn m uốn và đã b ắ t đầu bằng việ c bán công việc này Đừng nghĩ người đúng ch o công việc đang m ong chờ đầy ra ngoài kia, sẽ không như thế đâu Q uảng cáo của bạn có lẽ chĩ khuấy lên, làm cho người làm thuê suy nghĩ về việc ra đi

Nhưng hãy khoan, bạn đang nói tại sao ta cần bán nó? C hắc hẳn nếu ai cần công việc, họ sẽ nộp đơn thôi Và nếu họ nhận được việc, họ sẽ phải biết ơn Nếu bạn ngh ĩ thế, hãy xem lại nhận thức của mình

Đ ó là giả th iế t nguy hiểm và lạc hậu cho chiến dịch tuyển d ụn g của bạn

Nếu ứng viên bạn chọn tuyển là người thất nghiệp,

ắt hẳn họ sẽ biết ơn - nhưng lòng biết ơn sẽ kéo dài bao lâu, và khi nó ra đi thì điều gì sẽ thay thế?

Không lẽ người có chủ tâm, nồng nhiệt, đáng tin cậy

và m ong việc làm không tốt hơn sao? Nếu bạn m uốn thu hút m ột đội ngũ có chất IƯỢng, bạn cần phải quên lòng biết ơn và hãy suy nghĩ nhiều hơn theo hướng

có gì đ ó để bán hơn là ở vào vị trí lợi thế để có thể ban phát lòng từ thiện Hãy làm cho vị trí bạn đang bán hấp dẫn đến nỗi ứng viên triển vọng cũng có thể bán công việc cũ để chuyển sang

Bán công ty

Bạn không c h i bán công việc; bạn còn bán cả công

ty nữa Đ ó là m ột gói không thể tách rời; cái này đến

chương 2: Dự án tuyển chọn • 31

với cái kia, và nó cũng quan trọng tương đương cho ứng viên thoải mái tới với ông chủ và ngược lại.Lập ra m ột phác thảo của công ty bạn và những phúc lợi khi làm việc cho công ty Dù cho bạn không

sử dụng khi quảng cáo, nó vẫn hữu ích khi có al gọi điện thoại đến, và các cơ quan tuyển dụng bạn có thể sử dụng sẽ cần m ột bản sao để cải thiện mục tiêu của họ Bản phác thảo tối thiểu phải có các thông tin sau:

• Vị trí công ty Tên và địa chỉ không nhất thiết nếu bạn thông qua cơ quan tuyển dụng; điều này đảm bảo các ứng viên phải đến cơ quan tuyển dụng đó chứ không trực tiếp tới bạn Nếu bạn thuê cơ quan tuyển dụng, bạn có nghĩa vụ pháp

lý về phí, và nếu bạn không cẩn thận, có thể bạn phải trả phí sau khi phải tự làm lấy công việc

• Việc kinh doanh cùa công ty

• Tuyên cáo về nhiệm vụ của hãng, đặc tính hoặc

kế hoạch tương lai

• Một ít bối cảnh và lịch sử của công ty

• Chính sách rõ ràng liên quan đến thái độ đối với nhân sự, điều kiện, huấn luyện, v.v

• Quy mô của công ty, có là một bộ phận của một tập đoàn lớn không

3 2 • Làm sao tuyển đưạc đúng người?

Chân dung ứng viên

Để tiện cho bạn và công ty bạn, tốt hơn nên vạch sẵn trong đầu đặc điểm và loại người bạn cần tuyển Việc này sẽ không để cho ai bên ngoài công ty nhìn thấy, nhưng bạn cũng vẫn phải tránh phân biệt chủng tộc, giới tính, tuổi tác và những lưu ý khác Được biết tài liệu nội bộ nhạy cảm thường gây phiền toái khi lọt vào tay người ngoài

Bộ tiêu chí định sẵn này sẽ giúp bạn xác m inh tính hỢp lệ của các tờ khai lý lịch và đơn xin việc mà bạn

đã nhận, và cho bạn m ột phương pháp đánh giá chặt chẽ hơn trong:

• Loại tính cách, thái độ chung

• Các vấn đề về vị trí

• Kinh nghiệm trước đây

• Động cơ cá nhân

• Lý do thuyên chuyển công việc

• Quan tâm /sở thích cá nhân

• Các kỹ năng khác có giá trị cho công ty

C ác tiêu chí hiển nhiên sẽ được m ô tả theo yêu cầu của bạn, và m ộ t khi bạn bắt đầu cụ thể hóa chúng tro n g kế h o ạ ch c ủ a bạn, bạn sẽ th ấ y c h ú n g hình thành rõ hơn tron g đầu bạn

chương 2: Dự án tuyển chọn • 3 3

Nếu tính chất vị trí cần tuyển cho phép bạn lơi lỏng

m ột chút trong các tiêu chí, có thể bạn cần cân nhắc từng điểm một, cho điểm từ 1 đến 5 (5 là tốt, 1 là xấu), thêm vào sau việc đánh giá để có một cái nhìn tổng quan Đây là công cụ cực tốt xác minh tính Ưu việt nếu bạn có nhiều ứng viên trông có vẻ phù hỢp nhưng lại có những điểm mạnh và yếu khác nhau

Sự linh hoạt

Vào thời điểm này kế hoạch của bạn đã hoàn chinh, nhưng hãy để mở quyền lựa chọn Có thể bạn khởi đầu với ý này, nhưng khi suy nghĩ thêm và trao đổi ý kiến với các đồng nghiệp, bạn lại có thể kết thúc bằng quan niệm hoàn toàn khác với các yêu cầu của bạn.Đến lúc này mọl chỉ số trong kế hoạch của bạn cho thấy đây là m ột dịp lý tưởng để xem xét lại khả năng mướn m ột lao động hợp đồng để lấp vào yêu cầu hiện tại này

Nếu thế, hãy linh động và làm lại kế hoạch

Tóm tát

• Hãy xem mỗi đề xuất tuyển dụng mới như là một

dự án riêng rẽ

• Tìm việc gì đó để làm: lập bản mô tả công việc

và phân tích loại người sẽ phù hỢp lý tưởng với vai trò đó

3 4 • Làm sao tuyển được đúng người?

• Xem x é t dự án Đ ề ra m ụ c tiê u th ự c tiễ n : khung

tu yể n tro n g nhó m nhỏ hơn nhưng lại đá p ứng chính xác các yêu cầu của bạn, và như thế thì sẽ tuyển được

• M ột khi bạn mới có bộ xương của kế hoạch và bắt đầu đưa th ịt vào, đừng cứng nhắc đề ra m ục tiêu Hãy linh đ ộn g đủ để thay đổi các m ục tiêu sao cho đáp ứng các yêu cầu thay đ ổ i khi kế hoạch phát triển

chương 3:

Lao động hợp đồng

Có trường hợp lao động hợp đồng trong thế giới kinh doanh ngày nay Đừng phạm sai lầm bằng cách xem lao động hợp đồng là kế sách cuối cùng cho doanh nghiệp trong cơn khó khăn về tài chính Với một số doanh nghiệp - không phải tất cả - đó có thể là chiến IƯỢc kinh doanh nhằm duy trì hạt nhân nhân sự thường xuyên và thuê laọ động hợp đồng cho những

dự án và nhiệm vụ cụ thể Lao động sẽ tốn kém hơn, nhưng trong một số trường.hợp lại ít phí tổn hơn, và giảm thiểu các nghĩa vụ'rườm rà

Cũng đừng phạm sai lầm xem nhân viên hỢp đồng

là thứ sót lại trong thị trường tuyển dụng Nhiều người hiện nay chọn phương án tuyển dụng lao động hỢp đồng, và họ đủ kỹ năng để được đền đáp xứng đáng Không nên xem lao động hỢp đồng làm việc không tốt bằng nhân viên; công việc tương lai của họ tùy thuộc vào các mối quan hệ và các nhận

3 ó • Làm sao tuyển được đúng ngưòi?

xét sau khi kết th ú c hỢp đ ồn g tố t đẹp Tuy nhiên, lao

đ ộ n g hỢp đ ồ n g khôn g phải là nhân viên, và IỢĨ ích doa nh n g h iệ p sẽ được an toàn hơn khi ch o nhân viên vào vị trí có trá ch nhiệm giám sát việ c làm cũa lao đ ộ n g hỢp đồng

Nếu bạn quyết định theo hướng này, bạn sẽ phải tạo quan hệ với m ột hoặ c nhiều cơ quan trun g ương và địa phương tùy theo yêu cầu của bạn

Cơ quan tuyển dụng chuyên ngành

Nếu bạn sử dụng nhiều nhân sự hỢp đồn g, tốt hơn nên lập th ỏ a th u ậ n với cơ quan tuyển d ụn g đ ộ c quyền Bạn có thể kỳ kèo giá cả, nhưng hãy nhớ rằng

cơ quan tuyển d ụn g có thể cố bán cho bạn những lao động hỢp đ ồ n g họ có tron g danh sách hơn là tìm kiếm ở các cơ quan tuyển dụng khác

Họ sẽ bả o bạn rằng họ có th ể làm cơ quan tuyển

d ụ n g ch o bạn và sẽ tìm nhân sự từ những n gu ồn khác, thế nhưng dù việ c này ở chừng mực nào đó có thể chạy tốt, theo kinh nghiệm của tôi, các cơ quan tuyển d ụn g thật sự d o dự khi chuyển giao công việc cho m ột cơ quan tuyển dụng khác vì sẽ phải chia sẻ phí hoặc huê hồng

Nếu bạn chọn m ộ t cơ quan tu yể n d ụn g đ ộ c quyền, hãy coi chừ ng các cạm bẫy hỢp đồng Hãy cho cơ quan tu yể n d ụ n g m ố c thời gian 5 hay 10 ngà y đ ể

chương 3: Lao động hợp đồng • 3 7

hoàn tất yêu cầu của bạn, sau đó bạn sẽ tự do ra đi Đừng để bị giam chân vì hỢp đồng với cơ quan tuyển

d ụ n g đ ộ c quyền, và đừng chấp nhận rằng đấy là việc bình thường Một hợp đồng luôn thiên lệch về phía người đưa ra nó, nhưng hầu hết đều có thể sửa đổi để thỏa mãn cả hai phía trước khi ký kết Làm sao cho được việc cho bạn chứ không phải chống lại bạn

C ũng trong thỏa thuận, bạn cần phải cụ thể các thông lệ lao động Hoàn toàn bình thường khi bạn yêu cầu cơ quan tuyển dụng gởi cho bạn lý lịch của những ứng viên họ chọn để bạn chọn những al bạn

m uốn phỏng vấn từ danh sách đó Tôi cầu mong chĩ nhận được khoảng sáu tờ lý lịch cho mỗi hỢp đồng,

và sẽ có thể chọn chỉ ba người để phỏng vấn Nếu không được vậy thì cả bạn và cơ quan tuyển dụng

đó đâ không soạn thảo rõ ràng các chi tiết

Đ ừ ng đ ể cơ quan tu y ể n d ụ n g gởi lý lịch ào ạt

3 8 * Làm sao tuyển được dứng ngưài?

phải trả lời điện thoại đăng ký từ các cơ quan tuyển dụng khác

Tuy nhiên, nếu cố tu yể n nhân viên lâu dài hơn là

sử d ụ n g lao đ ộ n g hỢp đồ n g , yêu cầu c ủ a bạn sẽ phải cụ th ể hơn, để cho dù c á c vị đại d iệ n có ra

vẻ hơi h uê nh h o a n g thì bạn vẫ n lu ô n giữ th á i độ chuyê n n g h iệ p

Mỗi cơ quan tuyển dụng chĩ có thể cung ứng cho bạn nhân sự họ có tro n g danh sách, và ngôn từ cho mỗi

vị trí rất hoa mỹ; ứng viên phù hỢp với bạn có thể còn trong danh sách của ai đó m à bạn chưa gặp Thật

hổ thẹn nếu bạn đ ã từng đánh rớt họ

Sử dụng danh sách nhà cung ứng ưu tiên bạn có thể thương thảo giá cả tố t hơn, nhưng lại phải coi chừng các cạm bẫy hỢp đồn g Luôn giữ khoảng cách để xoay trở nếu cá c nhà cung ứng ưu tiên của bạn không theo đ ún g thời gian hay chiến dịch quảng cáo

đã định

Trong bất kỳ sự kiện nào, bạn sẽ được m ong chấp thuận những điều kiện và điều khoản lao đ ộ n g trước khi lý lịch được gởi đến - để bảo vệ cơ quan tuyển dụng và khách hàng của họ, vì vậy bạn phải biết rỗ những việc này ngay từ đầu

Không ký bất cứ thỏa thuận hay hợp đồng nào mà không tham khảo luật sự của bạn

chương 3: Lao động hợp đồng • 39

Với m ột cơ quan tuyển dụng đa ngành bạn phải rõ ràng với các yêu cầu của mình và đánh giá lý lịch thật gắt gao Mỗi cơ quan tuyển dụng sẽ cố để ứng viên của họ được phỏ ng vấn theo nhóm, hy vọng rằng đối mặt nhau bạn sẽ thích người đó và đồng ý nhận họ vào

Hãy tín tưởng vào sự đánh giá của bạn đối với các bản lý lịch và đừng để bị buộc phải thay đổi ý kiến; cho dù có phải phỏng vấn hàng tuần, việc này sẽ chi củng cố thêm rằng đánh giá ban đầu của bạn là chính xác

Trong trường hỢp này, bạn có thể yêu cầu tối đa khoảng ba bộ lý lịch từ mỗi cơ quan tuyển dụng, nhằm gây áp lực buộc họ phải sàng lọc ứng viên chặt chẽ hơn nhân danh của bạn

Cũng có thể sắp đặt trước để các cơ quan tuyển dụng của bạn chịu chi phí tiến hành phỏng vấn bước đầu nhân danh mình, và chỉ giới thiệu để phỏng vấn trực tiếp những người họ đã chọn cho công việc Đây không phải luôn là lựa chọn khả thi, nhưng hãy nhớ rằng ở đây bạn là người mua, và đang ở vị thế để mặc cả những điều khoản tốt hơn chứ không phải để được nhận đề nghị ngay từ đầu

Cạm bẫy cơ quan tuyển dụng đa ngành

Sử dụng các cơ quan tuyển dụng đa ngành cho mục đích tuyển nhân viên lâu dài hay lao động hợp đồng

4 0 Lòm sao tuyến dược ổúng người?

đều CÓ thể dẫn đ ến cá c phiền phức đ ặ c biệt khó chịu: cơ quan tuyển dụng nào sẽ cung cấp lý lịch? Vấn đề cũng tương tự như hai hoặc ba cơ quan kinh doanh địa ố c cung cấp cho những khách hàng tiềm năng các chi tiết củ a cùng m ột căn nhà Bọn họ đều

m uốn nhận hoa hồng cho cùng m ột việc.'

Cùng cách thức như m ột người cố bán nhà của mình,

m ột người tìm việc sẽ m ong lý lịch của mình sẽ được càng nhiều khách hàng xem xét càng tốt, và V Ớ I anh

ta thì cơ quan tuyển dụng đ ộ c quyền không phải là lựa chọn tố t nhất Với m ột ứng viên thì tố t hơn nên cùng lúc có tên tro n g sổ sách củ a nhiều cơ quan tuyển dụng; do đó, bạn có thể nhận cùng m ột lý lịch

từ nhiều nguồn

Đ iều này xảy ra cỏ th ể sẽ có vấn đề cho chủ nhân tiề m năng, cơ q u a n tu yể n d ụ n g , và cả nhân viên tiềm năng

K hông có cách nào cụ thể để tránh khó khăn này, nhưng việc có hồ sơ rõ ràng ghi nhận cơ quan tuyển

d ụn g nào gởi lý lịch nào vào ngày nào sẽ có ích Nếu bạn sử d ụn g các cơ quan tuyển dụng thường xuyên, khôn ngoan hơn thì nên lập cơ sở dữ liệu cho m ục tiêu này; đó là m ột công cụ hữu ích thông báo cho bạn nếu có sự trùng lặp

Khi có trù n g lặp, hãy hành đ ộn g ngay Hãy cho cả hai (hay nhiều hơn) bên biết vấn đề, và th ô n g báo cho họ rằng bạn hiểu ai đại diện cho ứng viên này

chương 3: Lao động hợp đồng • 41

Hãy quyết đoán, ra quyết định và hy vọng mọi người

sẽ theo Câu trả lời đầu tiên của tôi thường dựa vào ngày nhận bộ lý lịch - đến trước thì sẽ được xử lý trước - nhưng đó không phải luôn là lựa chọn hỢp đạo lý, đặc biệt nếu cơ quan tuyển dụng sau gởi lý lịch khi đã bàn thảo chi tiết về vị trí với ứng viên trong khi cơ quan tuyển dụng trước chỉ gởi lý lịch mà không nghiên cứu gì cả

Nếu bạn khôn g quan tâm đến người nộp đơn thì khôn g có vấn đề gì, và không lợi lộ c gì để điều tra thêm Đ ừ ng phí thì giờ q u ý báu vào những

v iệ c vô bổ

Nhưng nếu bạn có quan tâm thì vấn đề thường không có cách giải quyết ngay và rõ ràng Một khi đánh hơi được nhu cầu, các cơ quan tuyển dụng sẽ chú tâm không để sổng mất hoa hồng Lúc này các

cơ quan tuyển dụng sẽ lôi kéo ứng viên ủng hộ mục tiêu cùa họ - điều này có thể giải quyết ngay hoặc làm trầm trọng thêm vấn đề

Có nhiều lý do giải thích việc trùng hỢp, và câu trả lời

là không có gì mới:

• Có thể bạn không chú ý sự trùng hỢp để xử lý

Có thể có khác biệt về chính tả trên lý lịch mà chức năng “ không trùng lắp” trong cơ sở dữ liệu của bạn không tìm thấy sự khác biệt

• Có thể bạn đã trả lời m ột cơ quan tuyển dụng, rồi lại nhận điện th o ạ i nơi khác giận dữ bảo

4 2 • Làm sao tuyển được đúng người?

rằng họ đả gởi trước nhưng lú c đó thì nơi thứ hai đ ã thu xế p m ọi p h ỏ n g vấn và chờ nhận phí

tu y ể n d ụ n g

• Có thể bạn cũng gặp người nộp đơn nói cơ quan tuyển dụng gởi lý lịch anh ta cho bạn m à anh ta không biết; đây không phải là th ô n g lệ của các

cơ quan tuyển dụng, nhưng vẫn xảy ra Các cơ quan tuyển dụng có tiếng tăm thường thảo luận việc tuyển dụng với ứng viên trước khi gởi lý lịch cho khách hàng, nhưng rố t c u ộ c thì đúng là khách hàng không quan tâm việc ai sẽ nhận hoa hồng miễn là anh ta được nhận việc

Dù tôi đã gặp đủ các kịch bản trên, tôi vẫn không thể

có câu trả lời cho bạn Giải quyết những vấn đề này

là m ột phần của vai trò tuyển dụng của bạn, và chỉ cần chút tài ngoại giao là có thể giải quyế t vấn đề Tim ai đó để chê trách là thiếu xây dựng, nhưng nếu bạn vào giai đoạn phỏ ng vấn, tố t hơn nên phân loại vấn đề trước khi đưa ra lời đề nghị Thông thường có cách tinh tế cho m ọi bên liên quan, ngay cả khi các

cơ quan tuyển dụng phải chia sẻ hoa hồng Chính lợi ích của các cơ quan tuyển dụng cũng như của bạn dẫn đến giải pháp sớm Họ sẽ không để m ất khách hàng như bạn đâu