MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ĐOÀN MINH GIANG

Giải pháp chung * Xây dựng các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng hướng cho công ty nói chung và công tác quản lý nói riêng Xây dựng chiến lược phát triển đúng hướng cho công ty

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

XUẤT NHẬP KHẨU ĐOÀN MINH GIANG

I - ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

1 Định hướng phát tri ển của công ty

Trong chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2006 – 2010, công ty sẽ phát triển, xây dựng công ty trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo chủ yếu cho sự phát triển bền vững Thực hiện đa dạng hoá ngành nghề, tiếp tục đầu tư và phát triển các nguồn lực để đảm bảo công ty là một tập đoàn kinh tế mạnh, có khả năng phát huy cao độ mọi nguồn lực để̉ nâng cao khả năng cạnh tranh trong đó đặc biệt là công ty phải thực hiện đàu tư trồng 10.000ha rừng tại Sơn La

Một số mục tiêu cụ thể như sau:

- Doanh thu trung bình hàng năm đạt: 6 tỷ đồng

- Số dự án nhận tư vấn được giải ngân trung bình hàng năm 6 – 10 dự án

- Tuyển dụng xuất khẩu lao động hàng năm trung bình 20 – 30 người

2 Đinh hướng trong công tác quản lý dự án tại công ty

Căn cứ vào định hướng phát triển chung của công ty ban giám đốc cũng đưa

ra định hướng trong công tác quản lý dự án Cụ thể như sau:

- Số dự án giải ngân đạt : 6 – 10 dựa án

- Quản lý dự án c ần đa d ạng h ơn v ề h ình th ức c ũng nh ư n ội d ung, đẩy mạnh quản lý rủi ro đối với c ông tác quản lý dự án

- Đến năm 2008 cần phải tiếp nhận thêm các dựa án ngoài nước

- Hằng năm tuyển thêm 1 đến 3 người bổ xung vào ban dự án và đảm nhận các công việc khác nhau

- Cải tổ cơ cấu làm việc theo hướng linh động hơn với thị trường

- Phát triển ban dự án lên thành một phòng chức năng có hoạt động mạnh

mẽ chuyên nghiệp mang tính quốc tế

II - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY

1 Giải pháp chung

* Xây dựng các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng hướng cho công ty nói

chung và công tác quản lý nói riêng

Xây dựng chiến lược phát triển đúng hướng cho công ty là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết của bất cứ công ty nào, để đề ra được một chiến lược phát triển đúng đắn thì công việc trước hết là phải nghiên cứu chiến lược cũng như kế hoạch phát triển chung của cả nước, của các địa phương sau đó cần căn cứ vào thị trường cũng như thực tế của công ty mình mà lập ra được chiến lược phát triển hợp lý nhất cho công ty

Xây dựng chiến lược phát triển thì cần phải tiếp tục xây dựng các kế hoạch

để thực hiện các chiến lược đó thành hiện thực Việc lập ra các kế hoạch phát triển đòi hỏi có sự tham gia của các phòng ban và nhân viên trong công ty và phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế

Khi đã có được chiến lược và những kế hoạch phát triển đúng hướng thì công ty sẽ có cơ hội và tiềm lực rất lớn để phát triển, tất cả còn lại chỉ phụ thuộc vào việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra Trong việc thực hiện các kế hoạch nêu trên thì người lãnh đạo giữ vai trò rất quan trọng để điều chỉnh công viêc đi đúng hướng

Trong công tác quản lý dựa án cũng cần có chiến lược và kế hoạch phát triển cho triêng mình căn cứ vào các nội dung của chiến lược và kế hoạch phát triển của cả công ty Để đưa công tác đi lên và thích ứng với sự biến đổi rất nhanh của thị trường và các môi trường phát triển khác đòi hỏi người thực hiện công tác quản lý dự án cần có một tầm nhìn chiến lược và thêm vào đó là các giải pháp cụ thể mang tính thiết thực và hiệu quả cao

* Thực hiện cải tổ công ty trong cơ cấu tổ chức, quy trình và tác phong làm việc.

Ban quản lý dự án là một bộ phận trong tổng thể toàn công ty để công tác quản lý dự án nâng cao được chất lượng cơ cấu và tác phong làm việc của các thành viên trong ban quan lý dự án, phải được cải tổ nhằm tạo ra sự phối hợp tốt nhất giữa các phòng ban và tác phong của nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn Một số giải pháp được cần được nêu ra như:

- Ban giám đốc cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cho chính từng thành viên trong ban giám đốc

Hiện nay các phòng ban nhiều lúc làm việc chồng chéo với nhau, do vậy đôi khi công việc không rõ là của bộ phận nào, dẫn tới đùn đẩy công việc cho nhau và thực hiện không đúng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng người Do đó cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban một cách rõ ràng là nhiệm vụ hết sức cần thiết hiện nay

- Cần thiết lập cơ cấu điều hành tập trung và phát huy được thế mạnh của mỗi người

Để thiết lập cơ cấu điều hành tập trung đồng thời lại phát huy được thế mạnh của từng người công ty cần đưa ra nội quy làm việc mới, cách thức làm việc mới, việc này cần có sự tham gia đóng góp của tất cả thành viên trong công ty và các chuyên gia Cơ chế điều hành tập trung là cơ chế mà trong đó cấp dưới chịu sự điều hành của cấp trên, và được sự điều hành của một lãnh đạo cao nhất, tuy nhiên cơ chế này có thể gây đến tình trạng mất dân chủ trong các hoạt động tại công ty, do đó bên cạnh cơ chế tập trung cần thiết lập một cơ chế dân chủ cụ thể là khi các vấn đề liên quan tới quyền lợi của các nhân viên thì cần phải có sự đóng góp của các nhân viên này Bên cạnh đó tinh thần làm việc dân chủ cũng

sẽ phát huy được thế mạnh của từng người Các lãnh đạo của các phòng ban trong công ty cần nắm bắt được những thế mạnh riêng ở các nhân viên của mình, qua đó phân công lao động sao cho hợp lý nhất Đồng thời công ty cũng cần phải thực hiện đúng luật lao động của Nước cộng hoà XHCN Việt Nam

- Tuyển thêm các nhân viên có trình độ và thành lập một tổ bán hàng mới Hiện nay công ty đang rất thiếu nhân lực để làm công tác thị trường, đội ngũ này cần năng động trong sự biến động của thị trường Cần thành lập tổ bán hàng mới là công tác mang tính chiến lược trong công ty, hiện nay tổ do thiếu nhân viên thị trường, tổ bán hàng sẽ phụ trách việc tìm kiếm và lôi kéo khách hàng về cho công ty Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng ngành nghề kinh doanh và tổ bán hàng này sẽ phụ trách, quản lý toàn bộ công việc chuyển giao sản phẩm tới người tiêu dùng

- Quy trình làm việc cần được thiết lập lại, trong đó môĩ phòng ban chỉ làm chuyên môn của mình và chỉ chịu sự điều hành của một thủ trưởng duy nhất Không để nhân viên của phòng này làm nhiệm vụ vủa phòng khác Việc phân công công việc này tạo ra sự chuyên môn hóa trong các công việc tạị công ty, qua đó làm tăng chất lượng công việc

- Thiết chặt giờ giấc làm việc, không để lãng phí thời gian của công nhân viên Bên cạnh đó cần giao việc cho các phòng ban cũng như là các nhân viên một cách hợp lý hơn

Hiện nay giờ giấc làm việc của các thành viêc trong ty được quản lý khá lỏng lẻo do vậy gây ra lãng phí cả về thời gian và tiền bạc cho công ty Trong ban dự án tình trạng này vẫn còn xảy ra, các thành viên đôi lúc nghỉ việc không rõ lý do, việc này cần sớm được giải quyết bằng cách thiết lập một chế độ khên thưởng và sử phạt trong việc thực hiện giờ giấc làm việc

- Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, khen thưởng rõ ràng

Tiền lương, tiền thưởng cũng như tiền phạt trong công ty cần thực hiện nghiêm minh rõ ràng làm động lực cho nhân viên phấn đấu hết mình vì công việc Để làm được điều này trước hết lãnh đạo phải gương mẫu, người thực hiện phải hết sức cương quyết

- Triển khai được những nghị quyết của các cuộc họp thành hiện thực

Một thực tế của công ty hiện nay là chưa biến được các nghị quyết của các cuộc họp vào thực tế làm việc của công ty Các cuộc họp trong công ty diễn ra

khá nhiều và cũng đã đề ra những cải tổ và biện pháp cho công ty nói chung ban dự án nói riêng song sau đó các biện pháp này dường như bị quên lãng mà không được triển khai Thực trạng này ở trogn ban dự án tuy ít song đôi lúc vẫn diễn ra Để khăc phục được điều này, điều quan trọng nhất là lãnh đạo phải chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc của họ theo các kế hoạch trong các cuộc họp đã đề ra

2 Giải pháp cụ thể

2.1 Các giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Ban quản lý dự án của công hiện nay có 10 người kể cả trưởng ban, có thể nói như vây là không đủ cả về số lượng và chất lượng để có thể đáp ứng dược khối lượng công việc hiện có Là công ty tư vấn dự án, nên việc khách hàng tì̀m tới công ty đã có không ít dự án công ty phải từ chối vì không có đủ nhân lực thực hiện Nhu cầu về nhân lực trong ban dự án thể hiện quan bảng sau: (không tính trưởng ban)

Nhu cầu này được trưởng ban và các thành viên trong ban dự án tổng kết qua các năm

Đơn vị: người

Năm

Tốt nghiệp cao đẳng

Tốt nghiệp đại học

Tốt nghiệp cao đẳng

Tốt nghiệp đại học

Nguồn: Định hướng phát triển công ty giai đoạn2005 - 2010

Để công tác quản lý dự án hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác cần tuyển và đào tạo nhân viên có khoa học và quy củ hơn Nhưng trong hiện tại cần phối hợp với các phòng ban khác để đáp ứng nhu cầu về nhân lực cho ban dự án

* Đầu tư vào công tác đào tạo nguồn nhân lực

Con người là trung tâm là yếu tố quyết định đến kết quả và hiệu quả của mọi hoạt động, cụ thể ở đây là hiệu quả công tác quản lý dự án Chính vì vậy đầu tư vào nguồn nhân lực là vấn đề cấp bách hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án Vấn đề là làm thế nào để phát huy tối đa năng lực của mỗi người khi tham gia thực hiện dự án

* Đào tạo nguồn nhân lực

Lao động của nước ta dù cần cù chịu khó nhưng chúng ta vẫn là một nước lạc hậu về công nghệ trên nhiều lĩnh vực, do vậy yêu cầu mỗi người phải có ý thức học hỏi trao dồi thêm tri thức trong ngành, đồng thời với công tác đó là việc tổ chức các lớp học ngắn hạn từ phía công ty và các đơn vị thành viên Phải xác định học để nâng cao tay nghề chuyên môn học để phối hợp nhịp nhàng trong quản ly,́ học cũng là đầu tư cho tương lai

Nền kinh tế thị trường đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng có thương hiệu thì mới tồn tại và phát triển lâu dài được, mà muốn có được chất lượng tốt trong

lĩnh vực tư vấn thì phải có nhiều chuyên gia giỏi có chuyên môn vững vàng điều này chỉ có thể có được qua đào tạo và tuyển dụng

Nhìn chung trình độ học vấn trong công ty là tương đối cao tuy nhiên với một công ty tư vấn đầu tư - Một loại hình kinh doanh chủ yếu dựa vào chất xám của chuyên gia thì quả thật đây chưa phải là lực lượng mạnh Công ty cần phải đào tạo thêm chuyên gia về quản lý dự án đầu tư điều này cần phải tiến hành thường xuyên và coi như một chiến lược đầu tư cho dài hạn

* Một số biện pháp về đào tạo và tuyển dụng như sau:

Tiếp tục tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên trong công

ty, để bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ (kể cả việc đào tạo kiến thức quản trị kinh doanh, nghiệp vụ quản lý cho đội ngũ lãnh đạo) ngay ở

cơ quan hay cử đi học các trường đại học với kinh phí đi học do công ty tài trợ Trả lương thích hợp với đối tượng này Để phục vụ cho công việc quản lý dự án của công ty

Thường xuyên tổ chức các cuộc trao đổi thảo luận về chuyên môn nghiệp vụ, về công táć quản lý giữa các phòng ban trong công ty để học hỏi thêm kinh nghiệm của nhau để tổ chức quản lý cho hiệu quả Theo phương châm mỗi người giỏi một nghề biết nhiều nghề tức là giỏi chuyên môn và giỏi quản lý thì hiệu suất làm việc sẽ cao hơn

Hàng năm nên tổ chức các cuộc thi kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ tin học ̣ Từ đó có căn cứ bố trí công việc phù hợp với trình độ chuyên môn

Mở rộng quan hệ hợp tác để tranh thủ sự hỗ trợ của các cơ quan tổ chức nước ngoài nhằm thu thập thông tin kinh nghiệm về quản lý và kỹ thuật Gưỉ cán bộ

ra nước ngoài tham quan khảo sát mở rộng tầm nhìn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

* Phân công lại lao động cho phù hợp

Bên cạnh việc đào tạo và đào tạo lại người lao động bố trí phân công lao động sao cho hợp lý cũng phải được đảm bảo Bố trí lao động hợp lý ở đây không chỉ

bố trí lực lượng lao động cho phù hợp với trình độ kinh nghiệm năng lực của mỗi người mà còn phải bảo đảm cho cơ cấu tổ chức quản lý thực hiện công tác quan ly dự án đầu tư được tốt còn đảm bảo tính đồng bộ thống nhất cao giúp công tác quan lý được thực hiện thông suốt, chính xác và nhanh chóng phát huy tối đa năng lực của mỗi người Cần điều chỉnh lại cơ cấu lao động giữa các phòng ban cho hợp lý tránh tình trạng phòng thì thừa cán bộ phòng thì thiếu cán bộ dẫn đến không thực hiện được nhiệm vụ của mình Cán bộ lâu năm nhưng năng lực hạn chế nên được bố trí vào các công việc khác cho phù hợp và thay thế bằng những cán bộ nhân viên mới có năng lực phù hợp hơn

2.2 Khắc phục những nhược điểm trong quy trình quản lý dự án của ông ty

Trong quy trình quản lý của công ty hiện nay, có thể nói là tương đối phù hợp với điều kiện của công ty, tuy nhiên trong tương lai không xa, theo như định hướng phát triển cũng như kế hoạch, chiến lược phát triển của công ty thì việc nâng cao chất lượng quản lý dự án là điều mong muốn của công ty nói chung và ban quản lý dự án nói riêng Để làm được điều này thì cần phải khắc phục được những tồn tại còn vướng mắc trong thời gian hoạt động vừa qua của công ty nói chung và của ban quản lý dự án nói riêng Một số giải pháp cụ thể như sau:

- Trong quy trình quản lý dự án hiện nay là cồng kềnh và phải trải qua nhiều bước, đáng lẽ với tổ nghiên cứu thị trường hoặc những tổ khác trong ban dự án được xếp vào ban quản lý dự án, thì có thể thực hiện kiêm nghiệm công việc có liên quan như tổ nghiên cứu thị trưòng của bàn quản lý dự án sau khi tìm kiếm thông tin, thu thập tin tức đầy đủ và chính xác có thể phụ trách luông công việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án Bên cạnh đó cần tăng cường thêm một số nhân viên vào ban quản lý dự án để có thêm nhân lực thực hiện những công việc chuyên môn này để phụ trách vấn đề chuyên môn tranh việc người của phòng ban này tham gia vào công tác lập và

quản lý dự án với những người trong ban quản lý dự án Vì hiện nay ban dự án của công ty là quá ít so với yêu cầu của công việc nên vấn đề tuyển dụng và đào tạo nhân lực càng pahỉ được đẩy mạnh

- Cần có giải pháp tăng cường sự theo dõi giám sát việc thực hiện quy trình quản lý dự án, trên thực tế do không có sự giám sát đầy đủ nên một số tổ công tác chưa thật sự tự giác làm việc với công suất cao nhất, tinh thấn trách nhiệm công việc cao nhất, nên để làm sao có thể khắc phục được điều này thì ban giám đốc và trưởng ban quản lý dự án cần có giải pháp về thưỏng phạt hợ lý Các lãnh đạo cần bố trí công việc hợp lý hơn nữa để thong thoảng có thể kiểm tra dược công việc của nhân viên

- Nghiên cứu thị trường là công tác được xem là một trong những công tác rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án Đôi khi trong quy trình quản lý dự án công tác này bị xem nhẹ, vì đa số thành viên không cho đó là chỉ số có thể áp dụng vào công tác quản lý, xong nó lại là những thông tin rất quan trọng vì khi tìm hiểu ngiên cứu thị trường kỹ lưỡng và thu thập thông tin một cách chính xác

sẽ giúp cho các nhà quản lý hoạch định đúng hướng đi, xây dựng một phương

án quản lý tốt nhất nhằm đối phó với những phát sinh có thể gặp phải, ngoài ra nghiên cứu thị trường chính xác còn giúp cho các nhà đầu tư quản lý tài chính, hạch toán chi phí dự án một cách chính xác hơn Do đó công ty cần tạo điều kiện hơn nữa cho nhân viên thực hiện công tác nghiên cứu thị trường và trưởng ban dự án cần quan tâm chỉ đạo công việc nghiên cứu thị trường này Hiện nay, công tác nghiên cứu thị trường mặc dù được công ty quan tâm hơn, xong vẫn chưa thật chi tiết đầy đủ Để khắc phục được vấn đề này, nâng cao khả năng chú

ý hơn đối với công tác nghiên cứu thi trưòng thì mức kinh phí mà công ty duyệt cho công tác nghiên cứu thị trường cần tăng cường thêm cho công tác thị trường này, bên cạnh đó cần kiểm soát chặt chẽ hơn các nguồn kinh phí này để tránh thất thoát lãng phí

- Cần tăng cường thực hiện công tác kiểm tra đánh giá dự án sau khi dự án hoàn thành nhằm tránh các thiếu sót không đáng có trong dự án

2.3 Khắc phuc những nhược điểm trong tổ chức thực hiện quản lý dự án

- Phân công công việc rõ ràng cho các thành viên, tránh tình trạng người làm

không hết việc người lại không có việc Đôi khi việc phân công công việc không rõ ràng làm cho một số thành viên hoàn thành sớm công việc hoặc không có số liệu để làm việc, có nhiều thời gian rảnh rỗi Trong khi đó một số thành viên khác lại làm không hết việc, do vậy để giải quyết vấn đề này cần phân công công việc rõ ràng, khi hoàn thành công việc nào đó cần có công việc hỗ trợ các thành viên khác Mặt khác phải có cơ chế làm việc để tăng khả năng làm việc nhóm của các thành viên trong ban quản lý dự án Cụng việc tổ chức thực hiện lập dự oán tại công ty cũng rất nhiều bất cập làm cho công tác quản lý dự án bị ảnh hưởng nhiều đôi khi bị ngưng trệ, cụ thể có́ một số vướng mắc sau:

- Quan tâm nhiều hơn và đúng mực hơn với công việc tổ chức viết dự án sau khi có các thông tin từ nghiên cứu thị trường để có thể có được một dự án hoàn chỉnh với chất lượng tốt nhất

- Thiết lập quy chế phối hợp giữa các phòng ban linh động hơn nữa trong quá trình lập dự án, theo đó các nhân viên ở các phòng ban có thể phối hợp với nhau mà không bắt buộc có chữ ký của lãnh đạo phòng ban trong một số trường hợp, tránh tình trạng khi lãnh đạo đi công tác, việc lập dự án lại phải chờ ý kiến của lãnh đạo, khiến công việc trở nên trì trệ

2.4 Khắc phục những nhược điểm trong nội dung quản lý dự án của công ty

Để khắc phục nhược điểm này các thành viên trong ban quản lý dự án cần có sự hỗ trợ lẫn nhau khi làm việc, và ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp để bố trí công việc nào mà thành viên đó thông thạo nhất

- Cần phân tích một cách kỹ càng, tỉ mỉ các dữ liệu có được từ nghiên cứu thị trường để có được những thông tin sát thực nhất đưa vào các nội dung trong dự

án, tranh trường hợp sử dung các yếu tố chủ quan xa rời thực tế khi không có đủ thông tin