Nâng cao chất lượng quản lý dự án xây dựng bằng phương pháp benchmarking và ma trận swot

Đề tài “Nâng cao chất lượng quản lý dự án xây dựng bằng phương pháp Benchmarking và ma trận SWOT” được thực hiện nhằm giúp các công ty xây dựng ứng dụng phương pháp Benchmarking và phâ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

NGUYỄN MINH TÂM

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

XÂY DỰNG BẰNG PHƯƠNG PHÁP

BENCHMARKING VÀ MA TRẬN SWOT CƠNG TY ÁP DỤNG:

CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG BÌNH CHÁNH (BCCI)

CHUYÊN NGÀNH: CƠNG NGHỆ VÀ QUẢN LÝ XÂY DỰNG

MÃ SỐ NGÀNH: 60.58.90

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP.HỒ CHÍ MINH, THÁNG 06 NĂM 2009

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Tp.HCM, ngày ……tháng ……năm 2009

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên : NGUYỄN MINH TÂM Phái : Nam

Ngày, tháng, năm sinh : 20/ 09/ 1980 Nơi sinh : TPHCM

Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ VẦ QUẢN LÝ XÂY DỰNG MSHV : 00806185

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG :

- Xác định các điểm mạnh, điểm yếu của nội bộ công ty, ước lượng những cơ

hội và nguy cơ mà môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến

- Xác định các chỉ số thực hiện (KPI) thông qua phân tích ma trận SWOT và

tình hình thực tiễn của các công ty

- Đánh giá thực trạng của công ty BCCI theo phương pháp Benchmarking

bằng cách so sánh với các công ty đối thủ thông qua các chỉ số thực hiện KPI

và đề xuất biện pháp cải tiến

- Kiến nghị áp dụng rộng rải phương pháp Benchmarking và ma trận SWOT

cho các công ty đầu tư xây dựng nhằm nâng cao năng lực hoạt động

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ : 03/07/2009

V HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS PHẠM HỒNG LUÂN

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CN BỘ MÔN QL CHUYÊN NGÀNH

Tôi hết sức biết ơn Thầy – T.S Phạm Hồng Luân, người đã tận tình hướng dẫn, đóng góp những ý kiến quý báo và luôn động viên tôi hoàn thành luận văn này

Xin cảm ơn tất cả các bạn học viên lớp QLXD2006-K16, những người đã cùng tôi học tập và chia sẻ kinh nghiệm trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban, các chuyên viên của công ty BCCI, Thuduc House, công ty Investco đã chia sẽ những kiến thức cũng như kinh nghiệm quý báu trong quá trình thực hiện luận văn

Xin chân thành cảm ơn Phòng kỹ thuật – sản xuất, công ty Phân bón Bình Điền đã tạo điều về thời gian cũng như hỗ trợ kinh phí cho tôi trong suốt chương trình học

Cuối cùng, xin cảm ơn đến tất cả mọi người trong gia đình đã động viên, giúp

đỡ tôi về mọi mặt trong suốt thời gian qua để tôi có thể an tâm, tập trung hoàn thành chương trình học và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Tp Hồ Chí Minh , ngày 03 tháng 07 năm 2009

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Việt Nam ngày càng mở rộng quan hệ kinh tế với thế giới và khu vực, điển hình Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương Mại thế Giới (WTO) năm 2006 đã thu hút nhiều nhà đầu tư đầu tư vào các trung tâm thành phố lớn, nên nhu cầu về nhà

ở cao tầng, khu trung tâm thương mại, cao ốc văn phòng sẽ tăng vọt, hơn nữa đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tăng cao chủ yếu tập trung vào ngành công nghiệp và xây dựng đã đẩy nhanh tốc độ đô thị hóa và công nghiệp hóa kéo theo nhu cầu về nhà ở, đất phục vụ sản xuất kinh doanh lớn Tuy nhiên, việc xã hội hóa ngành phát triển các

dự án nhà ở, đất ở hình thành nên nhiều đối thủ cạnh tranh Các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển mạnh mẽ về số lượng, một số khác liên doanh với nhà đầu tư nước ngoài để tăng lợi thế cạnh tranh về vốn đã làm tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt Để tồn tại và phát triển bền vững, các doanh nghiệp đầu tư xây dựng, ngoài việc hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của mình cũng như phải nắm bắt được các cơ hội

và hạn chế những nguy cơ từ môi trường bên ngoài mà còn phải hiểu rõ công ty đối thủ để có những chiến lược phát triển phù hợp

Đề tài “Nâng cao chất lượng quản lý dự án xây dựng bằng phương pháp

Benchmarking và ma trận SWOT” được thực hiện nhằm giúp các công ty xây dựng

ứng dụng phương pháp Benchmarking và phân tích ma trận Swot như là một công cụ trong việc đo lường, đánh giá và tìm những thực tiễn tốt nhất để giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn

Việc phân tích ma trận Swot được tiến hành để xác định mục tiêu hoạt động của công ty, qua đó thiết lập sơ bộ được các chỉ số KPI để đo lường việc thực hiện Các chỉ số thực hiện KPI được xác định từ phân tích ma trận SWOT và các KPI xác định từ việc phân tích tình hình hoạt động của các doanh nghiệp, qua quá trình tính toán với trọng số tương ứng, đề tài nghiên cứu đã xác định được 08 KPI có tầm quan trọng trong số 31 KPI được đề xuất sử dụng để đo lường hoạt động của các dự án xây dựng Các KPI có tầm quan trọng này đã được sử dụng để tiến hành Benchmarking phục vụ cho việc đánh giá và cải tiến công tác quản lý, nâng cao năng lực hoạt động

Sau khi phân tích để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của công ty và ước lượng những cơ hội và nguy cơ của môi trường kinh doanh bên ngoài, phương pháp Benchmarking được tiến hành giữa Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Bình Chánh (BCCI) và hai công ty đối chuẩn hoạt động hiệu quả là Thuduc House và Công ty Investco Thông qua Benchmarking, nghiên cứu đã tìm kiếm những thực tiễn tốt nhất trong quá trình hoạt động của Thuduc House và Công ty Investco, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm cải tiến công tác quản lý dự án, nâng cao năng lực hoạt động của công ty BCCI

Mặc dù có một số hạn chế, nhưng nghiên cứu cũng đã cố gắng làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu của đề tài Nghiên cứu mong giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản

lý dự án có công cụ cũng như phương pháp đánh giá năng lực hoạt động của công ty, tình hình môi trường kinh doanh bên ngoài, từ đó có cơ sở đưa ra những cải tiến phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đề ra

ABSTRACT

Vietnam has been expanding economic relations with world and regional, typically Vietnam have joined the World Trade Organization (WTO) in 2006 has attracted many investors to the center cities, therefore the demand for housing high-rise, the commercial center, office building will be skyrocketing, moreover the increasing of foreign direct investment (FDI) mainly focuses on industry and construction are accelerating speed of urbanization and industrialization and by pulling together the housing, land for production of big business However, the rapid development of housing and land is creating many competitors in this field Small businesses are developing vigorously in quantity, others joint venture with foreign investors to increase the competitive advantage of capital, all those made the competition more and more acrimony To survive and develop sustainable, business construction investment not only understand their strengths, weaknesses as well as to grasp the opportunities and limit the risks from the external environment that must also understand the competitors to have development strategies accordingly

The thesis “Enhance the quality of project management for construction by Benchmarking and SWOT matrix method” is implemented to help construction companies in Benchmarking and SWOT matrix method application as a tool in measurement, evaluation and find the best practices to assist companies operate effectively

The SWOT matrix Analysis is conducted to determine the activity targets of the company and then KPI indicators are preliminarily set up to measure implementation The KPIs are determined from the SWOT matrix analysis and the activity business analysis, through the process of calculating with the corresponding weight, this research has identified 8 important KPIs in 31 KPIs which are proposed

to use for measuring the activities of construction projects KPIs which have importance was used to conduct Benchmarking for assessing and improving management, enhance operation capacity of construction companies

After analysis to evaluate strengths, weaknesses of the company and estimate

implemented between BinhChanh Construction Investment company (BCCI) and two benchmark company as Thuduc House company and Investco Company Through Benchmarking, this research looked for best operation practices of Thuduc House company and Investco Company, which recommends solutions to improve the management of the project, raise operation capacity in BCCI company

Despite some limitations, the study attempted to clarify the objectives and requirement of thesis This research hopes to give leaders, project managers tools and methods for using to evaluate operation capacity of the company, external business environment, from that bases make appropriate improvements to achieve objectives

MỤC LỤC

Mục lục

Danh sách hình, sơ đồ

Danh sách bảng biểu

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU 8

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 8

1.2 CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 9

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 11

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 11

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 12

2.1 LƯỢC KHẢO CÁC VẤN ĐỀ ĐÃ NGHIÊN CỨU 12

2.2 GIỚI THIỆU VỀ BENCHMARKING 12

2.2.1 Khái niệm 12

2.2.2 Mục tiêu 13

2.2.3 Các loại Benchmarking 14

2.2.3.1 Benchmarking nội bộ (Internal Benchmarking) 14

2.2.3.2 Benchmarking cạnh tranh (Competitive Benchmarking) 14

2.2.3.3 Benchmarking hợp tác (Collaborative Benchmarking) 14

2.2.3.4 Benchmarking quy trình (Process Benchmarking) 15

2.2.3.5 Benchmarking thực hiện (Performance Benchmarking) 15

2.2.3.6 Benchmarking chiến lược (Strategic Benchmarking) 15

2.2.4 Tại sao phải sử dụng Benchmarking? 16

2.2.5 Phương pháp Benchmarking 16

2.3 GIỚI THIỆU VỀ MA TRẬN SWOT 19

2.3.1 Ma trận SWOT 19

2.3.2 Phân tích ma trận SWOT 20

2.4 ÍCH LỢI VÀ ỨNG DỤNG CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP 21

2.5 CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG THỰC HIỆN (KPIs) 22

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24

3.3 XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN KPI 26

3.3.1 Phân tích ma trận SWOT 27

3.3.1.1 Nhận dạng các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp 27

3.3.1.2 Phân tích ma trận SWOT 27

3.3.2 Nhận dạng các chỉ số thực hiện KPI 27

3.3.3 Thiết lập bảng khảo sát các chỉ số thực hiện KPI: 27

3.3.4 Thu thập dữ liệu và phân tích các chỉ số thực hiện KPI: 28

3.4 THU THẬP DỮ LIỆU BENCHMARKING 29

3.4.1 Quá trình thu thập dữ liệu 30

3.4.2 Thủ tục tác nghiệp 30

3.4.3 Thiết kế bảng câu hỏi Benchmarking 30

3.4.4 Phỏng vấn và bảng câu hỏi 32

3.4.5 Thu thập thông tin về các doanh nghiệp 32

3.4.6 Chuẩn xác dữ liệu 32

3.5 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU BENCHMARKING 33

3.5.1 Chiến lược phân tích 33

3.5.2 Kỹ thuật phân tích 33

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG VÀ BÊN NGOÀI CÔNG TY 36

4.1 PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG CÔNG TY 36

4.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Bình Chánh 36

4.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 36

4.1.1.2 Giới thiệu về công ty 36

4.1.1.3 Các lĩnh vực hoạt động chính 37

4.1.1.4 Các thành tích đã đạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác xã hội 37

4.1.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh 38

4.1.1.6 Vị thế của công ty trong ngành 39

4.1.1.7 Cơ cấu tổ chức công ty 40

4.1.1.8 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty BCCI 42

4.1.2 Một số công trình BCCI đã và đang thực hiện 47

4.1.3 Phân tích các yếu tố nội bộ công ty 50

4.1.3.1 Yếu tố chi phí 50

4.1.3.2 Yếu tố nguồn nhân lực 51

4.1.3.3 Yếu tố công nghệ, thiết bị 52

4.1.3.4 Yếu tố bảo vệ môi trường và phát triển bền vững 52

4.1.3.5 Yếu tố xây dựng và phát triển thương hiệu 53

4.1.3.6 Tổng hợp các điểm mạnh và điểm yếu của Công ty BCCI 53

4.2 PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI CÔNG TY 54

4.2.1 Triển vọng phát triển của ngành 54

4.2.2 Tổng hợp các cơ hội và nguy cơ tác động đến công ty BCCI 56

4.2.2.1 Nhóm các cơ hội 56

4.2.2.2 Nhóm các nguy cơ 58

4.3 PHÂN TÍCH MA TRẬN SWOT 59

CHƯƠNG 5 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 63

5.1 XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN KPI CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG 63

5.1.1 Nhận dạng các chỉ số thực hiện KPI ảnh hưởng đến dự án xây dựng

63

5.1.2 Thiết lập bảng khảo sát đánh giá chỉ số thực hiện KPI 66

5.1.3 Tính toán trọng số các chỉ số thực hiện KPI 66

5.1.4 Đối tượng và kết quả thu thập 73

5.1.5 Công tác xử lý số liệu thu thập chỉ số thực hiện KPI: 73

5.1.6 Kiểm định kết quả 74

5.1.6.1 Ý nghĩa của việc kiểm định thang đo 74

5.1.6.2 Độ tin cậy 74

5.1.7 Kết quả chỉ số thực hiện KPI 75

5.1.8 Các chỉ số thực hiện KPI có giá trị cao 77

5.1.9 Các chỉ số thực hiện KPI có giá trị trung bình 80

5.1.10 Các chỉ số thực hiện KPI có giá trị thấp 85

5.2 CÁC CÔNG TY NGHIÊN CỨU 89

5.2.2 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển xây dựng (INVESTCO) 91

5.3 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU BENCHMARKING 93

5.3.1 Công tác thu thập dữ liệu Benchmarking 93

5.3.2 Công tác tính toán dữ liệu Benchmarking 94

5.3.3 Benchmarking về sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp95 5.3.3.1 Thực tiễn hoạt động của công ty nội bộ ( BCCI): 97

5.3.3.2 Thực tiễn hoạt động của công ty đối sánh: 99

5.3.3.3 Các yếu tố cần Benchmarking: 101

5.3.4 Benchmarking về quản lý chất lượng 103

5.3.4.1 Thực tiễn hoạt động của công ty nội bộ ( BCCI): 104

5.3.4.2 Thực tiễn hoạt động của công ty đối sánh: 106

5.3.4.3 Các yếu tố cần Benchmarking: 108

5.3.5 Benchmarking về quản lý nguồn nhân lực 111

5.3.5.1 Thực tiễn hoạt động của công ty nội bộ ( BCCI): 112

5.3.5.2 Thực tiễn hoạt động của công ty đối sánh: 113

5.3.5.3 Các yếu tố cần Benchmarking: 115

5.3.6 Benchmarking về quản lý môi trường 115

5.3.6.1 Thực tiễn hoạt động của công ty nội bộ ( BCCI): 117

5.3.6.2 Thực tiễn hoạt động của công ty đối sánh: 118

5.3.6.3 Các yếu tố cần Benchmarking: 119

5.3.7 Benchmarking về liên doanh – liên kết 119

5.3.7.1 Thực tiễn hoạt động của công ty nội bộ ( BCCI): 120

5.3.7.2 Thực tiễn hoạt động của công ty đối sánh: 122

5.3.7.3 Các yếu tố cần Benchmarking: 123

5.3.8 Benchmarking về xác định nhu cầu thị trường 123

5.3.9 Benchmarking về xây dựng thương hiệu 126

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 129

6.1 KẾT LUẬN 129

6.2 CÁC CHỈ SỐ KPI CÓ ẢNH HƯỞNG QUAN TRỌNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 130

6.3 CÁC YẾU TỐ CẦN BENCHMARKING CỦA CÔNG TY BCCI

130

6.4 KIẾN NGHỊ 133

TÀI LIỆU THAM KHẢO 135

PHỤ LỤC 1 BẢNG KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN KPI 137

PHỤ LỤC 2 BẢNG TÍNH VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ DỮ LIỆU BENCHMARKING 143

PHỤ LỤC 3 BẢNG DỮ LIỆU SPSS 154

DANH SÁCH HÌNH

Hình 1.1 Tỉ lệ đô thị hóa (dân số đô thị/dân số cả nước) của Việt Nam 10

Hình 2.1 Mục tiêu của Benchmarking (Thamhain, 1991) 13

Hình 2.2 Quá trình và khoảng cách Benchmarking 16

Hình 2.3 Qui trình Benchmarking theo vòng tròn Deming 17

Hình 2.4 Tiến trình Benchmarking 18

Hình 2.5 Ma trận SWOT 20

Hình 3.1 Sơ đồ nghiên cứu 25

Hình 3.2 Qui trình xác định các chỉ số thực hiện KPIs 26

Hình 3.3 Qui trình thu thập dữ liệu Benchmarking 29

Hình 3.4 Qui trình thiết kế bảng câu hỏi Benchmarking 31

Hình 3.5 Qui trình phân tích dữ liệu Benchmarking 35

Hình 4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 40

Hình 4.2: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của công ty BCCI 42

Hình 4.3: Khu đô thị Tân Tạo 47

Hình 4.5: Cao ốc văn phòng làm việc BCCI 48

Hình 4.6: Cao ốc văn phòng cho thuê BCCI 49

Hình 4.7: Chung cư Nhất Lan 49

Hình 5.1: Biểu đồ Benchmarking về sự hài lòng về sản phẩm 96

Hình 5.2: Biểu đồ Benchmarking về sự hài lòng về dịch vụ 96

Hình 5.3: Lưu đồ xem xét sự thỏa mãn của khách hàng 102

Hình 5.4: Biểu đồ Benchmarking về quản lý chất lượng 104

Hình 5.6: Biểu đồ Benchmarking về quản lý nguồn nhân lực 112

Hình 5.7: Biểu đồ Benchmarking về quản lý môi trường 116

Hình 5.8: Biểu đồ Benchmarking về liên doanh - liên kết 120

Hình 5.9: Biểu đồ Benchmarking về xác định nhu cầu thị trường 124

Hình 5.10: Biểu đồ Benchmarking về xây dựng thương hiệu 127

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 4.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty BCCI 39

Bảng 4.2: So sánh hoạt động kinh doanh của các công ty trong ngành 40

Bảng 4.3: Tỷ trọng chi phí trên doanh thu 50

Bảng 4.4: Cơ cấu chi phí 50

Bảng 4.5: Bảng phân tích ma trận SWOT 62

Bảng 5.1: Các chỉ số thực hiện KPI sơ bộ 63

Bảng 5.2: Sơ đồ tính toán trọng số từng KPI 67

Bảng 5.3: Bảng đánh giá chỉ số thực hiện KPI 76

Bảng 5.4: Bảng các chỉ số thực hiện KPI có giá trị cao 77

Bảng 5.5: Bảng các chỉ số thực hiện KPI có giá trị trung bình 81

Bảng 5.6: Bảng các chỉ số thực hiện KPI có giá trị thấp 86

Bảng 5.7: Benchmarking về sự hài lòng của khách hàng 95

Bảng 5.8: Benchmarking về quản lý chất lượng 103

Bảng 5.9: Benchmarking về quản lý nguồn nhân lực 111

Bảng 5.10: Benchmarking về quản lý môi trường 115

Bảng 5.11: Benchmarking về liên doanh – liên kết 119

Bảng 5.12: Benchmarking về xác định nhu cầu thị trường 123

Bảng 5.13: Benchmarking về xây dựng thương hiệu 126

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Thực tế cho thấy nhiều năm qua đầu tư Nhà nước từ nhiều nguồn vốn khác nhau như: vốn ngân sách, vốn tín dụng và vốn do doanh nghiệp Nhà nước đầu tư tăng lên nhanh chóng Nếu như năm 1999 - 2000 tăng vốn đầu tư 47,3% bình quân năm thì đến năm 2001 - 2003 đã tăng lên 55,6% Trong đó vốn đầu tư từ nguồn ngân sách Nhà nước chiếm khoảng gần 50% tổng vốn đầu tư Nhà nước và trên 20% vốn đầu tư toàn xã hội góp phần ổn định và phát triển kinh tế xã hội, hỗ trợ cho vùng sâu, vùng

xa, vùng khó khăn, xóa đói giảm nghèo, y tế, giáo dục, văn hóa xã hội của đất nước

(TBTC, 28-11-2003) Tuy nhiên, vấn đề quan trọng là quản lý nguồn vốn đó như thế

nào, sử dụng sao cho hợp lý là chuyện cần phải xem xét Một số công trình như Hầm chui Văn Thánh 2, Quốc lộ 51, Đường liên cảng A5…là những ví dụ sinh động về thất thoát trong đầu tư xây dựng cơ bản

Khi George Stephenson xây dựng tuyến đường sắt từ Liverpool đến Manchester trong thập niên 1820, dự án này bội chi 45% so với dự toán và nhiều lần bị trễ hạn do tuyến đường đi qua đầm lầy Chat Moss nguy hiểm Trong gần hai thế kỷ kể từ đó đến nay, việc quản lý những dự án quy mô lớn có vẻ cũng chưa cải thiện được bao nhiêu Hồi cuối tháng 5 - 2005 vừa rồi, công trình xây lại sân vận động Wembley, “thánh đường” của bóng đá Anh, có nguy cơ đổ vỡ khi Multiplex, đơn vị thi công của Úc, thú nhận đang ngày càng bị lỗ nặng trong dự án có giá trị 750 triệu bảng (1,4 tỉ đô-la Mỹ) Do giá thép đột ngột tăng gấp đôi trong năm 2004, và cần thêm nhân công để bảo đảm công trình hoàn tất cho kịp trận chung kết cúp FA vào tháng 5 năm sau, những con tính của ban quản lý đã bị đảo lộn hoàn toàn Ngay cả những dự án được xem là thành công hiện nay đôi khi cũng không đạt chỉ tiêu Đường ống dẫn dầu dài 1.770 ki-lô-mét chạy qua Azerbaijan, Gruzia và Thổ Nhĩ Kỳ được khánh thành rầm

rộ hôm 25-5-2005 với sự hiện diện của tổng thống ba quốc gia này Nhưng dự án này (do BP quản lý) bị trễ hạn nhiều tháng và bội chi 5-10% so với dự toán Tuy dầu đã đi vào đường ống tại Baku, nhưng phải mất đến sáu tháng nữa đường ống mới đầy và sẵn sàng đổ dầu vào những tàu chở dầu ở cảng Ceyhan vùng Địa Trung Hải của Thổ

Nhĩ Kỳ (Theo TBKTSG)

Vì vậy, không chỉ ở nước ta mà trên thế giới để khắc phục tình trạng kém hiệu quả trong quản lý dự án cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc, có công cụ, kỹ thuật và phương pháp quản lý hiện đại hổ trợ cho công tác quản lý dự án Đây là một việc rất khó khăn đòi hỏi có những thay đổi lớn trong công tác quản lý, cần phải thực hiện rộng rãi và toàn diện trên mọi lĩnh vực, có liên quan đến mọi cấp, từ các phòng ban của các dự án đến các đơn vị bên ngoài như các nhà thầu, nhà cung cấp,…

Từ những lý do trên, việc áp dụng Ma trận SWOT và phương pháp Benchmarking - được xem là một trong những công cụ quản lý đã mang lại hiệu quả tốt nhất trong kinh doanh, là một công cụ được cải tiến liên tục không chỉ được áp dụng trong kinh doanh mà còn được áp dụng trong công tác quản lý dự án sẽ là những công cụ để giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn

1.2 CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Ngành công nghiệp xây dựng đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của nền kinh tế quốc dân.Trong những năm gần đây (1992-2003), tỷ lệ tổng sản phẩm ngành Xây dựng so với tổng sản phẩm GDP của cả nước hàng năm có xu hướng tăng đều từ 5,44 – 7,6% và tổng vốn đầu tư trung bình là 150.000 tỷ đồng/năm Rõ ràng, ngành công nghiệp xây dựng đóng vai trò không nhỏ trong sự phát triển chung của đất nước

Trong những năm gần đây, Việt Nam có tốc độ tăng trưởng GDP khá cao và ổn định: năm 2002 đạt 7,1%, năm 2003 là 7,23%, năm 2004 đạt 7,7%, năm 2005 là 8,4% Các chuyên gia phân tích đều cho rằng, trong các năm tới, tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam duy trì ở mức 7 – 8%/năm là hoàn toàn khả thi Sự phát triển lạc quan của nền kinh tế trong tương lai có ảnh hưởng đến sự phát triển của các ngành kinh tế, cuộc sống ngày càng phát triển và nhu cầu của mọi người cũng tăng theo Vì vậy cùng với sự phát triển này thì nhu cầu về nhà ở cũng ngày càng tăng Với tốc độ tăng trưởng kinh tế trên 7% như mấy năm gần đây, Việt Nam sẽ có nhiều dự án đầu

tư xây dựng cao ốc văn phòng và căn hộ cao cấp, thị trường đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản do đó có rất nhiều tiềm năng

Đây cũng là ngành có mối quan hệ thuận chiều với tốc độ đô thị hóa của cả nước Tính đến tháng 11/2004, dân số đô thị nước ta khoảng 21 triệu người, chiếm

tiếp tục tăng trong những năm tới

Hình 1.1 Tỉ lệ đô thị hóa (dân số đô thị/dân số cả nước) của Việt Nam

Nguồn: - PGS.TS Lưu Đức Hải, Viện trưởng Viện Quy hoạch Đô thị và Nông

Vì vậy, để các công trình xây dựng đạt chất lượng, đảm bảo tiến độ trong thi công, giảm thiểu rủi ro cần có phương thức quản lý dự án phù hợp Tuy nhiên, các phương thức quản lý dự án trong công nghiệp xây dựng hình thành tại nước ta trong khoảng hơn thập niên qua nên vẫn còn bộc lộ nhiều vấn đề về cách thức quản lý, năng lực chuyên môn và tính chuyên nghiệp Do đó nâng cao chất lượng quản lý dự án xây dựng cần phải được quan tâm trong điều kiện hiện nay Một số vướng mắc ở các dự

án xây dựng:

ƒ Sự gián đoạn trong thi công xây dựng (có thể do các bên: đơn vị thi công, đơn

vị thiết kế hoặc chủ đầu tư) dẫn đến việc không đảm bảo tiến độ yêu cầu

ƒ Phát sinh chi phí ngoài tầm kiểm soát do thiếu tầm nhìn tổng quát, do quản lý chi phí không hợp lý

ƒ Nhiều dự án có vấn đề về chất lượng do sai sót trong thiết kế, điều kiện thi công không đạt yêu cầu …

Một số vấn đề khó khăn của Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Bình Chánh (BCCI):

ƒ Nguồn nhân lực trong công tác quản lý dự án của công ty chưa thật sự hiệu quả

ƒ Chưa có phương pháp xác định cách thức quản lý dự án hiệu quả hơn

ƒ Chưa có công cụ đánh giá công tác quản lý hiện tại của Công ty

ƒ Khả năng huy động vốn chưa cao, bị ảnh hưởng bởi hệ thống pháp luật

Cố gắng giải quyết những vấn đề trên là mong muốn và cũng là cơ sở để tác giả

thực hiện đề tài luận văn tốt nghiệp: “Nâng cao chất lượng quản lý dự án xây dựng

bằng phương pháp Benchmarking và ma trận SWOT”

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Xác định các điểm mạnh, điểm yếu của nội bộ công ty cũng như những cơ hội

và nguy cơ mà môi trường bên ngoài tác động đến

Xác định các chỉ số thực hiện (KPI) có tầm ảnh hưởng quan trọng đến công tác quản lý dự án xây dựng thông qua phân tích ma trận SWOT

Đánh giá công tác quản lý dự án của Công ty thông qua các chỉ số KPI

Kiến nghị áp dụng phương pháp Benchmarking và ma trận SWOT cho các công ty nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực hoạt động của công ty

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu ứng dụng phương pháp Benchmarking và ma trận SWOT vào việc đánh giá tình hình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực hoạt động của các công ty đầu tư xây dựng được giới hạn trong phạm vi:

ƒ Thực trạng kinh doanh của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Bình Chánh (BCCI)

ƒ Đối tượng tham gia cuộc khảo sát và trả lời các cuộc phỏng vấn của công ty BCCI gồm: ban giám đốc, các trưởng phó phòng, các chuyên viên thuộc phòng quản lý dự án

ƒ Các dữ liệu nghiên cứu được thu thập từ tài liệu lưu trữ của công ty BCCI từ năm 2005 đến nay

ƒ Dữ liệu dùng để đối sánh được thu thập từ khảo sát, phỏng vấn và các tài liệu

từ hai công ty đối thủ là Thuduc House và công ty Investco Tuy nhiên kết quả khảo sát còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm, trình độ và sự nhiệt tình của

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 LƯỢC KHẢO CÁC VẤN ĐỀ ĐÃ NGHIÊN CỨU

Các tác giả khác đã nghiên cứu ứng dụng phương pháp Benchmarking vào các ngành nghề khác hoặc ứng dụng ma trận Swot vào việc xác định những mục tiêu chiến lược của đơn vị xây lắp, tư vấn, tuy nhiên việc sử dụng các phương pháp này để nâng cao năng lực hoạt động hoặc đề xuất quy trình quản lý dự án hiệu quả dưới góc

độ nhà đầu tư vẫn được nhiều người quan tâm Một số vấn đề đã nghiên cứu:

Xiaolan Zhang, Application – Specific Benchmarking, Havard University, Cambridge, Massachusetts, May 2001

Đánh giá sự thực hiện chiến lược kinh doanh xây lắp của doanh nghiệp xây dựng bằng Balanced Scorecard và ma trận Swot, tác giả Cao Hữu Lợi,

Nghiên cứu ứng dụng phương pháp Benchmarking để đánh giá và cải tiến công tác quản lý dự án xây dựng, công ty áp dụng: công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số

8, tác giả Huỳnh Tuấn Anh

2.2 GIỚI THIỆU VỀ BENCHMARKING

2.2.1 Khái niệm

Benchmarking là một công cụ hữu hiệu để cải tiến liên tục quá trình của mình qua việc học hỏi các công ty khác Để thực hiện Benchmarking, trước tiên chúng ta phải đánh giá các quá trình hoạt động của công ty mình nhằm xác định các điểm yếu

và điểm mạnh Sau đó phải nhận dạng, học hỏi và làm phỏng theo những người đã thực hiện các quá trình này tốt hơn

Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục dùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp “tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong ngành” (www.lawnew.vn , 13.07.07)

Benchmarking không phải là một quá trình khó hiểu Bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng có thể hoặc nên làm nó Điểm mấu chốt của Benchmarking là quan niệm học hỏi và chia sẽ

Benchmarking thường được dùng để xác định những kinh nghiệm tổ chức tốt nhất, nhưng chúng ta cũng có thể dùng nó để cải tiến hoạt động bằng cách nghiên cứu

những gì công ty khác biết và mức độ họ đã học hỏi Nghiên cứu cho thấy rằng, con người thích biết vị trí của họ so với những người quản lý khác, so với công ty khác và

so với những người cùng thời khác Chúng ta có thể so sánh với những người khác trong công ty và từ đó tận dụng thông tin sẵn có Hoặc chúng ta có thể so sánh với những cá nhân trong công ty khác nhằm rút ra cho mình và những người khác một bức tranh hoàn chỉnh hơn về những gì được xem là tốt nhất

2.2.2 Mục tiêu

Mục tiêu của Benchmarking được tóm tắt theo sơ đồ sau:

Hình 2.1 Mục tiêu của Benchmarking (Thamhain, 1991)

Tìm hiểu và sử dụng những kinh nghiệm tốt nhất trong ngành Áp dụng Benchmarking thành công sẽ mang lại những lợi ích sau: đáp ứng nhu cầu của khách hàng, định ra các mục tiêu khả thi, triển khai các biện pháp đánh giá chính xác khả năng, trở thành một công ty có vị thế cạnh tranh, thích nghi với những kinh nghiệm thực tế tốt nhất trong ngành

Đối với dự án xây dựng, Benchmarking được dùng để:

Đánh giá những điểm

mạnh và điểm yếu của

hoạt động nội bộ

Đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh

Phân tích để xác định thực tiễn tốt nhất và yếu

tố cạnh tranh

Kết hợp thực tiễn tốt nhất có được bằng phỏng theo, hiệu chỉnh

Đạt được kết quả tốt hơn

ƒ Xác định các tổ chức khác có quy trình hoạt động tốt hơn;

ƒ Kiểm tra xem chương trình cải tiến nào thành công

2.2.3 Các loại Benchmarking

Benchmarking khởi đầu từ các ngành công nghiệp, nhưng cho tới bây giờ, quá trình này đã mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ, tài chính và cơ quan nhà nước Hiện nay

có sáu hình thức Benchmarking khác nhau

2.2.3.1 Benchmarking nội bộ (Internal Benchmarking)

Đây là loại Benchmarking đầu tiên mà bất cứ ai cũng có thể thực hiện được Loại Benchmarking này thực hiện nhanh nhất và chi phí thấp nhất Benchmarking nội

bộ là cách tốt nhất để hỗ trợ các quá trình có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của

bộ phận mình hoặc những bộ phận khác

Benchmarking nội bộ đảm bảo quản lý dễ dàng việc trao đổi thông tin và tính sẵn có các đối tác trong Benchmarking, vì tất cả các thông tin là có cùng một nguồn (hoặc cùng một công ty) Thông tin thu thập được sử dụng dễ dàng nhất, vì tất cả những nhóm sẽ dùng cùng một hệ thống đo lường và nói cùng một ngôn ngữ

Benchmarking nội bộ có rủi ro thất bại thấp nhất trong việc áp dụng thông tin cho tổ chức, nhưng Benchmarking nội bộ lại mang lại lợi ích ở mức thấp nhất, vì bạn chỉ đơn thuần xem xét những quá trình của mình Lợi ích chính ở đây là xem xét những quá trình nội bộ đồng thời cố gắng làm việc chăm chỉ và khôn ngoan hơn để cải tiến

2.2.3.2 Benchmarking cạnh tranh (Competitive Benchmarking)

Đây là loại Benchmarking khó thực hiện nhất Lý do là tổ chức của bạn sẽ không sẵn lòng chia sẻ bí mật kinh doanh với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Xét về năng lực sử dụng, Benchmarking cạnh tranh nhanh hơn và ít tốn kém hơn tất cả các phương pháp khác ngoại trừ Benchmarking nội bộ vì chúng ta phải so sánh những quá trình của mình với đối thủ cạnh tranh Loại Benchmarking này sẽ rất khó quản lý nếu các đối thủ cạnh tranh không hợp tác Trong trường hợp đó, bạn phải phụ thuộc nhiều hơn vào những thông tin, dữ kiện thứ cấp, điều này thì ít có giá trị hơn khi ta đối chiếu và so sánh trực tiếp

2.2.3.3 Benchmarking hợp tác (Collaborative Benchmarking)

Là một dạng Benchmarking cạnh tranh, Benchmarking hợp tác cần phải có một

sự trao đổi thông tin giới hạn từ một sự liên kết tạm thời giữa các công ty (đôi khi giấu tên) Đây là một cách tốt để giúp tổ chức của bạn khởi đầu, bởi vì Benchmarking hợp tác thì ít tốn kém hơn Benchmarking cạnh tranh và đặc biệt là ít tốn thời gian hơn Các tổ chức chuyên nghiệp trong ngành có thể hoặc sẵn sàng đề xuất một cơ sở

dữ liệu Benchmarking hợp tác các “kinh nghiệm tốt nhất” Các tư vấn bên ngoài có thể hình thành và quản lý các nhóm lâm thời

Benchmarking hợp tác thông thường tập trung vào phương pháp thống kê định lượng hơn là phương pháp phân tích định lượng Mặc dù phương pháp này mức hữu ích có giới hạn, khi kết hợp với các phương pháp Benchmarking khác, bạn cũng sẽ tìm ra những ý tưởng đáng giá

2.2.3.4 Benchmarking quy trình (Process Benchmarking)

Đây là loại Benchmarking chủ yếu tập trung vào hoạt động hằng ngày của tổ chức nhiệm vụ của nó là cả tiến quá trình thực hiện hằng ngày Một số ví dụ của Benchmarking quy trình là quy trình tuyển dụng, quy trình phản ánh của khách hàng,

quy trình quảng cáo …(Bogan, 1994) Tất cả các quy trình trên đều ở cấp độ thấp của

tổ chức Hình thức Benchmarking này thường dể thực hiện hơn và nhờ cải tiến ở cấp

độ này mà việc cải tiến hoạt động được nhanh chóng hơn Loại Benchmarking này mang kết quả cải tiến nhanh chóng cho tổ chức

2.2.3.5 Benchmarking thực hiện (Performance Benchmarking)

Đây là loại Benchmarking tập trung vào đánh giá vị thế cạnh tranh thông qua việc so sánh các sản phẩm và dịch vụ của các đối thủ Khi thực hiện lạoi Benchmarking này, tổ chức mong muốn xác định vị thế sản phẩm và dịch vụ của mình với các đối thủ cạnh tranh về sự tin cậy của khách hàng chũng như chất lượng, sản phẩm và dịch vụ…

2.2.3.6 Benchmarking chiến lược (Strategic Benchmarking)

Được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao với chiến lược dài hạn benchmarking chiến lược tập trung vào cách thức cạnh tranh Loại Benchmarking này xem xét các chiến lược nào được các tổ chức sử dụng để dẫn đến thành công Đây là

loại kỹ thuật Benchmarking được phần lớn các công ty Nhật sử dụng (Bogan, 1994)

2.2.4 Tại sao phải sử dụng Benchmarking?

Benchmarking có thể giúp các công ty làm được hai việc sau:

- Benchmarking giúp các công ty tập trung vào cải tiến quan trọng hơn là cả tiến từng bước và giúp xác định mục tiêu thực tế

- Benchmarking cung cấp một hệ thống đo lường Tìm ra phải Benchmarking gì

để có thể giúp chúng ta đánh giá các quá trình của chính mình

2.2.5 Phương pháp Benchmarking

Phương pháp Benchmarking nhằm rút ngắn khoảng cách Benchmarking Khoảng cách Benchmarking có thể hiểu là sự khác biệt trong hoạt động, được xác định thông qua việc so sánh giữa những hoạt động đặc thù của tổ chức mình với các

tổ chức khác (Watson, 1993).

Hình 2.2 Quá trình và khoảng cách Benchmarking

(Watson, 1993)

Benchmarking là một chu trình cả tiến liên tục Cách tốt nhất để hiểu quá trình

là chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act, Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động)

Phương pháp Benchmarking được mô tả như sau:

Khoảng cách Benchmark

Tiến trình thực hiện Benchmarking

Mục tiêu kế hoạch hoạt động của tổ chức

Kế hoạch hoạt động của công

ty khác

Mục tiêu thực hiện

Hình 2.3 Qui trình Benchmarking theo vòng tròn Deming

ƒ Hoạch định

- Lựa chọn quy trình hay chủ đề và giải thích những lý do cho việc chọn quy trình hay chủ đề trên

- Xác định hoạt động nào cần được đánh giá chuẩn trong quy trìh trên

- Xác định lại phương pháp hay các chỉ số chính để đánh giá tình hình hoạt động trong quá trình thực hiện

- Ghi nhận lại toàn bộ hoạt động hiện tại đang được thực hiện

- Xác định những mô hình tham khảo hợp lý như là điểm khởi đầu quá trình đánh giá

- Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thích hợp

- Phân tích các hoạt động để xác định những hành động thích hợp

ƒ Thực hiện

- Thu thập những dữ liệu liên quan đến việc cải tiến

- Tìm và sửa chữa bất kỳ vấn đề gì khiến cho tổ chức không đạt được mục tiêu của mình

- Thực hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và kiểm tra lại khi cần thiết

ƒ Kiểm tra

- Thu thập, phân tích dữ liệu nhằm xác định mức độ cải tiến

- So sánh quá trình hiện tại với những mô hình tham khảo thích hợp để xác định sự khác biệt và đổi mới

- Đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi các bước thay đổi đã được thực hiện

- Thông báo kết quả của sự thay đổi đã được thực hiện với tổ chức

- Lập kế hoạch, hiệu chỉnh quá trình Benchmarking để tiếp tục quá trình cải tiến Benchmarking cũng như cải tiến chất lượng, không có giới hạn Đó là một quá trình cải tiến liên tục Chúng ta có thể cải tiến quá trình Benchmarking chỉ khi chúng

ta cải tiến tất cả các quá trình chúng ta đang thực hiện

Tiến trình thực hiện Benchmarking sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào từng tổ chức cụ thể và được phát triển dựa trên mục tiêu và nhiệm vụ của từng tổ chức và dự

án cụ thể Tiến trình Benchmarking được hệ thống hóa thành sơ đồ sau:

2.3 GIỚI THIỆU VỀ MA TRẬN SWOT

2.3.1 Ma trận SWOT

SWOT : S – strengths (Điểm mạnh), W – weaknesses (Điểm yếu), O – opportunities (Cơ hội), T – threats (Nguy cơ) Đây là công cụ hữu ích giúp chúng ta hiểu vấn đề hoặc đưa ra quyết định trong tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh Nói một cách hình ảnh, SWOT là khung lý thuyết mà dựa vào đó chúng ta có thể xét duyệt lại các chiến lược, xác định vị thế cũng như hướng đi của tổ chức, công ty, phân tích các đề xuất kinh doanh hay bất kỳ ý tưởng nào liên quan đến quyền lợi của doanh nghiệp Và trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm… đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Mô hình SWOT ra đời từ những năm 60 -70 tại viện nghiên cứu Stanford với quá trình tìm hiểu nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các công ty, tài trợ bởi 500 công ty lớn nhất thời đó Nhóm nghiên cứu bao gồm Marion Dosher, Dr Otis Benepe, Alpert Humphrey, Ropert Stewart, Birger Lie Khởi đầu từ những năm

1949 từ công ty Du Pont, cho đến những năm 1960, chức danh giám đốc kế hoạch công ty xuất hiện ở tất cả 500 công ty lớn nhất nước Mỹ Làn sóng này lan rộng khắp nước Mỹ và Anh Tuy nhiên sau đó, nhiều ý kiến cho rằng lập kế hoạch công ty dưới hình thức kế hoạch dài hạn là không ổn và là một hoạt động đầu tư tốn kém nhưng ít hiệu quả

Để giải quyết vấn đề này, Robert F Stewart vào năm 1960 đã cùng nhóm nghiên cứu của mình tại SRI, Menlo Part California tìm cách tạo ra một hệ thống có thể giúp đội ngũ quản lý phát triển tốt công việc của mình Nghiên cứu kéo dài 10 năm, phỏng vấn 1100 công ty và tổ chức với 5000 nhân viên quản lý thông qua bảng câu hỏi gồm

250 đề mục, cuối cùng dẫn đến kết luận rằng: trong các công ty, giám đốc điều hành phải là trưởng nhóm trong việc lập kế hoạch và các trưởng phòng chức năng dưới quyền của ông (bà) ta phải thuộc nhóm này

Nhóm nghiên cứu thực hiện bước đầu tiên bằng cách thu thập đánh giá cái gì tốt, cái gì chưa tốt trong hoạt động hiện tại và tương lai Điều tốt trong hiện tại thể hiện sự thỏa mãn (Satisfactory), trong tương lai thể hiện cơ hội (Opportunity), điều không tốt

hình phân tích này lúc đó được gọi là SOFT Sau khi mô hình được giới thiệu cho Urick và Orr năm 1964 tại Thụy Sĩ, họ đã đổi F thành W (Weak), và SWOT ra đời từ

đó Phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và trình bày năm 1996 dựa trên công trình tại Erie Technological Corp Năm 1973, SWOT được sử dụng tại J W French Ltd Và phát triển từ đó Đầu năm 2004, SWOT đã được hoàn thiện và thể hiện khả năng đưa

ra và thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác

Hình 2.5 Ma trận SWOT 2.3.2 Phân tích ma trận SWOT

Phân tích SWOT là quá trình phân tích môi trường kinh doanh bên ngoài để xác định các cơ hội (Opportunities – O), nguy cơ (Threats – T) và phân tích nội bộ để xác định những điểm mạnh ( Strengths – S), điểm yếu (Weaknesses – W) của doanh nghiệp (Weihrich, 1982)

Kỹ thuật phân tích SWOT được dùng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của công ty và ước lượng những cơ hội và nguy cơ của môi trường kinh doanh bên ngoài

để từ đó có sự phối hợp thích hợp giữa khả năng nguồn lực của Công ty và tình hình môi trường

W-T: Các phương án chiến lược khắc phục điểm yếu và giảm thiểu/ loại bỏ nguy cơ:

1

2

W-O: Các phương án chiến lược khắc phục điểm yếu và khai thác cơ hội:

1

2

W: Liệt kê các điểm yếu

chính của Công ty:

bỏ nguy cơ:

1

2

S-O: Các phương án chiến lược phát huy điểm mạnh và khai thác cơ hội:

1

2

3

S: Liệt kê các điểm mạnh

chính của Công ty:

- Điểm mạnh là những gì mà công ty đã làm tốt làm tốt hơn so với công ty khác hoặc chúng giúp làm tăng khả năng cạnh tranh

- Những điểm yếu là những gì mà công ty thiếu/ không có hay thực hiện còn kém / chưa tốt khi so với công ty khác hoặc những điều làm cho công ty mất lợi thế cạnh tranh

- Cơ hội kinh doanh là những điều kiện môi trường bên ngoài có lợi cho công

ty

- Nguy cơ thị trường là những điều kiện môi trường bên ngoài gây bất lợi cho công ty, có ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi cũng như vị trí trên thị trường của công ty

Lựa chọn các phương án chiến lược bằng ma trận SWOT:

- Xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ, liệt kê tự theo mức

độ quan trọng vào các ô tương ứng

- Tiến hành phân tích từng cặp các nhóm yếu tố → xác định các phương án chiến lược cần xem xét

- Phối hợp S-O : Xây dựng phương án chiến lược để phát huy điểm mạnh và khai thác cơ hội

- Phối hợp W-O : Xây dựng phương án chiến lược để khắc phục điểm yếu và khai thác được cơ hội

- Phối hợp S-T : Xây dựng phương án chiến lược để phát huy điểm mạnh và giảm thiểu/ loại bỏ nguy cơ

- Phối hợp W-T : Xây dựng phương án chiến lược để khắc phục điểm yếu và giảm thiểu/ loại bỏ nguy cơ

2.4 ÍCH LỢI VÀ ỨNG DỤNG CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP

Benchmarking giúp các tổ chức nắm được điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động tùy thuộc vào các tác động bên ngoài Benchmarking cho phép tổ chức thấy được mức độ thực sự có thể thực hiện được thông qua xem xét các tổ chức khác và biết được cần cải tiến bao nhiêu để đạt được mục tiêu Benchmarking thúc đẩy cải tiến chất lượng và năng suất nhằm đổi mới hoạt động và nâng cao lợi thế cạnh tranh Ngoài ra việc thành lập nhóm các ý tưởng cải tiến từ những bài học thực tiễn tốt nhất

Theo Bowwell (1994) có ba lý do tại sao Benchmarking càng được sử dụng thông dụng là:

- Benchmarking là cách thức hiệu quả để cải tiến Các nhà quản lý có thể loại

bỏ quá trình tự mài mò cải tiến

- Benchmarking giúp nhanh chóng gia tăng khả năng cải tiến của tổ chức

- Benchmarking đem đến sự hợp tác thực hiện toàn diện giữa các tổ chức với nhau

2.5 CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG THỰC HIỆN (KPIs)

Các nhà nghiên cứu và các chuyên gia đều cho rằng một trong những rào cản cản trở việc thúc đẩy sự cải tiến trong công tác quản lý dự án xây dựng là do sự thiếu phương pháp đo lường thích hợp (Crock, 2003) Để việc ứng dụng Benchmarking và

ma trận SWOT vào quản lý dự án thì cần phải đo lường thực hiện Nói chung, cần thiết phải có được thông tin khách quan hữu ích để đưa ra các quyết định hiệu quả Thông qua việc thực hiện các phương pháp đo lường thực hiện (đo lường cái gì?) và lựa chọn công cụ đo lường (đo lường bằng cách nào?) nhằm giúp cho các thành viên trong dự án nắm được các ưu thế, mục tiêu và các thông số cần tìm nhằm đạt được hiệu quả cuối cùng Việc lựa chọn các thông số và quy trình đo lường thích hợp là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao trong việc giám sát, điều khiển và đánh giá

sự thay đổi, cải tiến việc xác định loại thông số nào được sử dụng để đo lường hoạt động sẽ phụ thuộc vào từng mục tiêu cụ thể Đối với mục tiêu của một ban quản lý dự

án, các phương pháp đo lường hoạt động chủ yếu được tập trung vào đo lường chi phí, tiến độ, chất lượng, an toàn và vệ sinh môi trường Thí dụ một số thông số đo lường cho một dự án xây dựng như:

- Tiến độ thi công thực tế - Tiến độ theo kế hoạch

- Mức độ thông tin giữa BQLDA với Chủ đầu tư, các đơn vị tư vấn, thi công…

- Chi phí thực tế - Chi phí theo thiết kế

- Chất lượng của công trình

- Lợi nhuận của dự án

- Mức độ an toàn lao động

- Ảnh hưởng của dự án đến môi trường xung quanh

- Mức độ hài lòng của khách hàng

Đối với phương pháp đo lường hoạt động đòi hỏi phải xác định các chỉ số thực hiện (KPIs) Chỉ số thực hiện là sự đo lường việc thực hiện của các hoạt động then chốt dẫn đến thành công cho tổ chức Mục đích của KPIs là đo lường hoạt động của một dự án và tổ chức bao gồm cho cả lĩnh vực công nghiệp xây dựng Các thông tin

từ KPIs được sử dụng cho mục đích Benchmarking

Việc thực hiện một dự án thì cũng giống như tạo ra một sản phẩm, vì thế sự hài lòng của khách hàng là rất quan trọng Khách hàng mong muốn họ lựa chọn một thiết

kế đẹp, chất lượng tốt, an toàn và giá thành hợp lý Chủ đầu tư được xem như là khách hàng, họ mong muốn dự án của mình được bàn giao:

- Đúng thời hạn

- Đúng công năng sử dụng

- Không phát sinh thêm chi phí

- Không có tác động xấu đến môi trường

- An toàn

- Mang lại lợi nhuận

Tóm lại:

Mục đích của chỉ số thực hiện (KPIs) giúp đo lượng hoạt động của dự án và các

tổ chức thuộc ngành xây dựng Các thông tin đo lường này sẽ được sử dụng vào mục đích Benchmarking, các thông tin này chính là thành tố then chốt của bất kỳ tổ chức nào mong muốn đạt được thực tiễn tốt nhất

Thông qua các chỉ số thực hiện, Chủ đầu tư sẽ đánh giá được các nhà thầu, các đơn vị tư vấn tiềm năng phù hợp cho dự án bằng việc yêu cầu họ cung cấp thông tin hoạt động dưới dạng chỉ số Đối với công ty thì có thể đối sánh hoạt động của mình

để xác định được điểm mạnh, điểm yếu cùng với việc đồng bộ cải tiến chất lượng quản lý nhằm đạt hiệu quả mong muốn

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 GIỚI THIỆU

Nội dung của chương này trình bày phương pháp xác định và tính toán chỉ số KPI phục vụ cho quá trình nghiên cứu, ứng dụng việc phân tích ma trận SWOT và phương pháp Benchmarking vào trong công tác quản lý dự án của doanh nghiệp xây dựng nhằm đánh giá và cải tiến họat động Thông qua việc phân tích ma trận SWOT

để nhận biết các yếu tố bên trong và bên ngoài, làm cơ sở để thiết lập các chỉ số thực hiện KPI Một bộ các chỉ số thực hiện KPI liên quan đến hoạt động xây dựng được nghiện cứu, đề xuất, đây là các chỉ số nhằm đánh giá được tầm quan trọng, sự hiệu quả và tình hình hoạt động của các dự án đã và đang hoạt động Qua khảo sát và thống kê, ta sẽ sắp xếp những chỉ số thực hiện KPI có tầm quan trọng đối với công tác quản lý dự án để tiến hành thực hiện Benchmarking

Thông qua benchmarking, hoạt động của doanh nghiệp được đối sánh với các doanh nghiệp đầu tư xây dựng khác, sau đó ta phân tích được điểm mạnh và điểm yếu của công tác quản lý dự án của công ty, và chỉ ra được những yếu tố cần được cải tiến, củng cố, phát huy những thuận lợi hiện có để đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra

Từ việc phát triển lý thuyết, phát triển các chỉ số thực hiện và dựa vào những tư liệu có sẵn của các doanh nghiệp đối sánh ( như qui trình quản lý chất lượng ISO ), các tư liệu về sách báo v.v kết hợp với bảng câu hỏi, phỏng vấn và ghi nhận Đến việc xem xét từng quá trình quản lý của từng doanh nghiệp, cấu trúc, mối quan hệ, và các thông tin về các công ty đối sánh giúp cho việc thực hiện Benchmarking được hiệu quả và chính xác hơn

3.2 SƠ ĐỒ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Kết luận và kiến nghị

Phân tích ma trận SWOT để nhận dạng các KPI

Nhận dạng các yếu tố bên trong và bên ngoài công ty

Công ty đối sánh 2 Công ty đối sánh 1

- Phân tích các yếu tố bên trong

và bên ngoài Công ty

- Xem xét, liệt kê các chỉ số thực hiện KPI thông qua phân tích ma trận SWOT

- Phân loại KPI phù hợp áp dụng vào Công ty

- Phỏng vấn trực tiếp các đối tượng: các nhà quản lý, các trưởng, phó phòng…

- Phát triển sơ bộ bảng câu hỏi

- Sử dụng phương pháp thống

kê bằng phần mềm SPSS

- Tính toán trọng số của từng chỉ số KPI trong các mục

- Phỏng vấn các chuyên gia để chuẩn hóa

- Chuẩn xác bảng câu hỏi

- Gởi bảng câu hỏi đến các đối tượng cần thu thập

Không đạt Đạt

- Dựa vào kết quả đánh giá mức độ quan trọng từng KPI của các đối tượng khảo sát

- Bộ dữ liệu thô về KPI bao gồm việc nhận dạng đầy đủ các KPI và trọng số của chúng

3.3.1 Phân tích ma trận SWOT

3.3.1.1 Nhận dạng các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Để nhận dạng ra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp đối với sự thành công của doanh nghiệp, một cuộc khảo sát bằng cách phỏng vấn với đối tượng là cán bộ chủ chốt trong doanh nghiệp

Mức độ quan trọng của các yếu tố sẽ được tính toán theo mức độ quan trọng trung bình được tính toán từ kết quả khảo sát Các thông số này sẽ phản ánh mức độ tác động nhiều hay ít của yếu tố đó đối với sự thành công của doanh nghiệp

3.3.1.2 Phân tích ma trận SWOT

Dựa vào các yếu tố có ảnh hưởng lớn từ kết quả khảo sát và thực tế của công ty BCCI, các cuộc phỏng vấn được tiến hành đối với: 01 giám đốc kế hoạch, 01 giám đốc marketing, 01 phó tổng giám đốc công ty nhằm phân tích những cơ hội, nguy cơ của môi trường bên ngoài và những điểm mạnh, điểm yếu của môi trường bên trong doanh nghiệp

3.3.2 Nhận dạng các chỉ số thực hiện KPI

Các KPI được xác định thông qua việc phân tích ma trận SWOT với bốn cách phối hợp: S-O; W-O; S-T; W-T Mỗi cách phối hợp sẽ hình thành một kế hoạch cụ thể phù hợp với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Các KPI sẽ được nhận dạng qua những kế hoạch cụ thể này và được sắp xếp theo 6 tiêu chí

Ngoài ra để có thể nhận dạng và đánh giá chỉ số thực hiện KPI, ta cần phải tiến hành khảo sát để xác định khả năng ứng dụng và mức độ quan trọng của từng KPI để giúp các nhà quản lý dự án, các chủ đầu tư dự án nắm được sự hiệu quả và tình hình hoạt động của doanh nghiệp Trọng số của từng KPI được xác định dựa vào kết quả khảo sát về mức độ quan trọng của chúng theo phương pháp tính toán trọng số Entropy

3.3.3 Thiết lập bảng khảo sát các chỉ số thực hiện KPI:

Ở giai đoạn này, ta thiết lập bảng khảo sát sơ bộ bằng những câu hỏi để đo lường các chỉ số ảnh hưởng Bảng khảo sát sơ bộ này sẽ được gửi tới các chuyên gia

có kinh nghiệm, nhờ tư vấn và bổ sung và chỉnh sửa cho phù hợp Cuối cùng, bảng khảo sát chỉ số thực hiện sẽ được hoàn thiện để tiến hành thu thập dữ liệu

Đo lường mức độ quan trọng của các KPI trong giai đoạn này mang tính chất định tính Từ những KPI có mức độ quan trọng cao, ta định lượng các chỉ số này để

có thể đo lường và chọn ra các yếu tố quan trọng để có thể có thể đánh giá tình hình hoạt động của công ty

3.3.4 Thu thập dữ liệu và phân tích các chỉ số thực hiện KPI:

Sau khi hoàn thành bảng câu hỏi khảo sát, ta sẽ tiến hành thu thập dữ liệu bằng việc gửi đến các nhà quản lý dự án, các kỹ sư xây dựng nhằm xác định tầm quan trọng của các KPI

Thông tin tổng hợp qua quá trình thu thập sẽ được phân tích thống kê bằng công cụ là chương trình SPSS để xếp hạng mức độ quan trọng của từng chỉ số thực hiện Sau khi nhận được kết quả phân tích, những chỉ số thực hiện có giá trị cao sẽ chính là những KPI then chốt đối với việc quản lý các dự án xây dựng

3.4 THU THẬP DỮ LIỆU BENCHMARKING

dự án của công ty bên

- Hồ sơ tài chính của dự án

- Các hồ sơ thanh quyết toán

- Các hoạt động thực tế của

dự án

Bổ sung, hiệu chỉnh các dữ liệu thiếu sót Sai

Đúng

3.4.1 Quá trình thu thập dữ liệu

Quá trình thu thập dữ liệu cần phải có phương pháp thích hợp và phải xác định mục tiêu rõ ràng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí Việc thu thập dữ liệu thường gặp rất nhiều khó khăn và phức tạp : khó gặp được những nhà quản lý cấp cao, hoặc

số lượng bảng câu hỏi trả lời thường không nhiều Nếu quá trình thu thập dữ liệu không được chuẩn bị tốt thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình nghiên cứu, và dữ liệu đầu vào không chính xác làm cho những công việc ta chuẩn bị trước đây như xác định bảng câu hỏi, thiết kế trường hợp nghiên cứu sẽ trở nên vô ích

Để thu thập dữ liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, tác giả chọn hai cách thức cơ bản để thực hiện là phỏng vấn và gởi bảng câu hỏi Ngoài ra tác giả cũng thu thập thêm tài liệu trên website của các công ty, hồ sơ tham khảo của công ty, tài liệu lưu trữ, thông tin từ những tổ chức cá nhân và tổ chức có liên quan

3.4.2 Thủ tục tác nghiệp

Trong quá trình thu nhập dữ liệu thường sẽ gặp nhiều khó khăn khi thực hiện

Ví dụ như khi phỏng vấn các nhà quản lí cấp cao, người nghiên cứu phải phụ thuộc vào thời gian biểu và sự sẵn lòng của người cần thu thập và những khó khăn không biết trước (Loo,2003) Vì thế, việc chuẩn bị hành trang kỹ càng trước khi thu nhập dữ liệu là rất cần thiết Các hướng dẫn sau sẽ hỗ trợ cho công tác thu nhập dữ liệu :

• Tiếp cận được các dự án hay những người được phỏng vấn then chốt

• Chuẩn bị đầy đủ các công cụ cần thiết khi thu nhập tại công trường bao gồm dụng cụ ghi chép, sổ tay, máy ghi âm, máy tính xách tay

• Lên danh sách các số điện thoại, địa chỉ của một số nhà quản lý then chốt khi cần được hỗ trợ và hướng dẫn

• Chuẩn bị kế hoạch rõ ràng cho việc thu nhập dữ liệu và phỏng vấn

3.4.3 Thiết kế bảng câu hỏi Benchmarking

Việc thiết kế bảng câu hỏi đòi hỏi phải khoa học và nghệ thuật để có thể tìm hiểu và giải quyết được vấn đề cần nghiên cứu, trong đó kinh nghiệm thực tế nắm vai trò quan trọng Xây dựng bảng câu hỏi nhằm mục đích thu thập được những thông tin cần thiết, tránh tình trạng bảng câu hỏi quá dài dòng gây khó chịu và mất quá nhiều thời gian cho người được phỏng vấn hay trả lời câu hỏi

Việc xây dựng bảng câu hỏi cần thiết phải nắm vững được các kiến thức liên quan đến đề tài nghiên cứu như quản lý dự án, ma trận SWOT, Benchmarking, chỉ số thực hiện KPI Ngoài ra, cần nhờ sự hỗ trợ và tư vấn của các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án Qui trình thiết kế bảng câu hỏi được mô tả trong

sơ đồ sau:

Hình 3.4 Qui trình thiết kế bảng câu hỏi Benchmarking

Thiết kế sơ bộ bảng câu hỏi, thảo luận sơ bộ với các chuyên gia

Chuẩn xác và hoàn thiện bảng câu hỏi

Xem xét, phân tích các tài liệu (tạp chí xây dựng, sách, báo, luận văn…)

liên quan đến QLDA, ma trận SWOT, Benchmarking, KPI

Thảo luận với các cá nhân có kinh nghiệm và năng lực đã từng tham gia

quản lý các dự án xây dựng, các cán bộ chủ chốt của công ty

Phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài công ty

Thử nghiệm sơ khởi (Pilot test)

Bảng câu hỏi được sử dụng cho quá trình thu thập

dữ liệu

3.4.4 Phỏng vấn và bảng câu hỏi

Trước khi phỏng vấn cần phải chuẩn bị thật kỹ những câu hỏi , phải thiết kế bảng câu hỏi phù hợp với mục tiêu nghiên cứu Khi đi phỏng vấn, chúng ta phải biết linh động lắng nghe, tìm hiểu các thói quen của nhà quản lý là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu Thông qua các câu hỏi thắc mắc của các đối tượng được phỏng vấn, những lời góp ý của họ là cách kiểm tra tốt nhất cho chất lượng bảng câu hỏi

Đa số các nhà quản lý cao cấp luôn bận rộn và hay đi công tác , ngay khi gặp được họ nhưng thời gian tiếp xúc lại rất hạn chế Để có kết quả phỏng vấn tốt , thử nghiệm sơ khởi (pilot test) nên được tiến hành ngay trong thời gian phỏng vấn Các nhà quản lý này có thể giúp kiểm tra tốt bảng câu hỏi

Cùng mục đích với việc phỏng vấn , hình thức bảng câu hỏi là hoàn toàn dựa trên sự phát triển bảng câu hỏi, tác giả có thời gian đi phân phát, gởi mail, liên lạc qua điện thoại và tập hợp bảng câu hỏi Để có kết quả tốt , tác giả cần phải có kế hoạch

và thời gian biểu hợp lý, đồng thời có được sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao và có mối quan hệ tốt với các nhà quản lý cấp thấp sẽ là một lợi thế

3.4.5 Thu thập thông tin về các doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu liên quan đến dự án của doanh nghiệp đó Lượng thông tin rất nhiều và liên quan đến nhiều khía cạnh của dự án Vì vậy ta cần phải phân loại thông tin, và tìm xem thông tin nào phục vụ cho vấn đề nghiên cứu cần nghiên cứu Có thể tham khảo trên mạng internet về thông tin liên quan, ngoài ra cần phải thu thập những hồ sơ, văn bản trực tiếp trong các dự án của công ty, phải xác định đây là việc làm khó khăn nhưng không phải là không thể Ngoài các nguồn thông tin trên thì thông tin lấy được từ việc thu thập bảng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp là rất quan trọng

nhau để bổ sung các thông tin thiếu sót trong quá trình phỏng vấn và lập bảng câu hỏi Quá trình chuẩn xác dữ liệu là rất cần thiết để chuẩn bị cho quá trình phân tích tiếp theo

3.5 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU BENCHMARKING

Phân tích dữ liệu được xem như là công việc khó khăn nhất của đề tài nghiên cứu Vì vậy cần có chiến lược và các công cụ phân tích thích hợp thì kết quả thu được mới chính xác và hữu ích cho việc nghiên cứu

Việc phân tích dữ liệu là một quá trình bao gồm nghiên cứu, phân loại, lập bảng, kiểm tra, ngoài ra ta còn phải kết hợp phân tích định tính với định lượng để xác định vấn đề cần nghiên cứu Trước khi đi sâu vào nghiên cứu, cần phải nắm rõ qui trình phân tích dữ liệu Bước đầu tiên rất quan trọng là xác định chiến lược phân tích, bước thứ 2 là chọn kỹ thuật phân tích (Yin, 2003)

3.5.1 Chiến lược phân tích

Theo Yin (2003), có ba loại chiến lược phân tích :

a Relying on theoretical propositions (thuyết đề xuất) thường dẫn đến trường

hợp nghiên cứu Mục tiêu là thiết kế trường hợp nghiên cứu dựa trên các đề xuất phản ánh lần lượt các câu hỏi nghiên cứu, xem xét tổng quan và giả thuyết hay đề xuất mới

b Thinking about rival explanations (giải thích đối lập) là sự cố gắng xác

định và kiểm tra các giải thích đối lập

c Developing a case description (phát triển mô tả trường hợp) là phát triển

bộ khung miêu tả cấu trúc nghiên cứu

Dựa trên yêu cầu hướng dẫn nghiên cứu ma trận Swot và Benchmarking trong quản

lý dự án xây dựng, việc thực hiện nghiên cứu được dựa trên các câu hỏi và tổng quan nghiên cứu Hơn nữa, các dữ liệu nghiên cứu sẽ được so sánh với các trường hợp

nghiên cứu Vì vậy chiến lược phân tích Relying on theoretical propositions (thuyết

đề xuất) được lựa chọn

3.5.2 Kỹ thuật phân tích

Có hai loại kỹ thuật phân tích được đề nghị để phân tích dữ liệu Thứ nhất là

Pattern matching (mẩu phù hợp): quan sát so sánh mẫu có trước với mẫu dự báo Kỹ