Xây dựng hệ thống quản lý thông tin chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội Xây dựng hệ thống quản lý thông tin chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội Xây dựng hệ thống quản lý thông tin chứng khoán tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp

-

NGUYỄN THẠCH UYÊN

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN

CHỨNG KHOÁN TẠI SỞ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN HÀ NỘI

Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :

TS HOÀNG MINH THỨC

Em xin được cam đoan luận văn này không sao chép từ các luận văn khác Các nội dung được đề cập trong luận văn do chính em nghiên cứu và biên soạn, các phần tham khảo từ các tài liệu chuyên môn khác được ghi rõ nguồn gốc và tác giả

Em xin cam đoan những nội dung nêu ra ở trên, nếu không đúng sự thật em xin chịu mọi trách nhiệm

Tác giả luận văn

NGUYỄN THẠCH UYÊN

CIMS Hệ thống quản lý thông tin Chứng khoán

HNX Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội

TCNY/ĐKGD Tổ chức niêm yết/ Đăng kí giao dịch

CKS Chữ ký số

P.QLNY Phòng Quản lý Niêm yết

P.TTTT Phòng Thông tin thị trường

P.GSGD Phòng Giám sát giao dịch

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

CBTT Công bố thông tin

UBCKNN Ủy ban Chứng khoán nhà nước

TTLK Trung tâm lưu ký Chứng khoán

HOSE Sở Giao dịch chứng khoán Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG5 37

5

3.1 Thiết kế mô hình5 375

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG5 65

5

4.1 Lựa chọn công nghệ5 655

PH ẦN KẾT LUẬN5 89

PH ẦN MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế, Sở giao dịch Chứng khoán

Hà Nội - HNX ra đời trên cơ sở kế thừa và phát triển từ Trung tâm Giao dịch chứng khoán Hà Nội theo Quyết định số 01/2009/QĐ-TTg ngày 02/01/2009 Để đáp ứng những trọng trách được giao, HNX đang tiếp tục khẳng định vị thế và đóng góp cho

sự phát triển thị trường chứng khoán Việt Nam

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của HNX là quản lý thông tin về các Tổ chức niêm yết và Đăng ký giao dịch(TCNY/ĐKGD) Tính đến hết tháng 10 năm

2010, HNX đang quản lý hồ sơ, thông tin giao dịch và thông tin công bố của 353 tổ chức niêm yết, 118 công ty đăng ký giao dịch (thị trường UPCoM) Tuy nhiên công tác quản lý vẫn đang phải thực hiện thủ công gây rất nhiều bất cập:

- Thông tin hồ sơ chưa được chuẩn hóa, chưa có cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung

- Các công bố thông tin định kỳ do các tổ chức niêm yết gửi từ nhiều nguồn, tốn thời gian thu thập, nhập liệu, lập báo cáo tổng hợp, tính toán các chỉ sổ

- Việc quản lý và giám sát công bố thông tin định kỳ, bất thường, theo yêu cầu của TCNY/ĐKGD và giám sát các giao dịch cổ đông nội bộ, cổ đông lớn đang được thực hiện thủ công, rất khó khăn và mất nhiều thời gian trong quá trình xử lý nghiệp vụ nội bộ

- Khó khăn trong việc trao đổi thông tin với phòng Giám sát giao dịch để thực hiện việc quản lý chặt chẽ các giao dịch của cổ đông lớn, cổ đông nội bộ và người có liên quan

- Phòng Thông tin thị trường cũng khó tiếp cận được các thông tin đồng nhất, chính xác, kịp thời để công bố ra bên ngoài Việc cung cấp thông tin tới các đối tác có độ trễ nhất định, hệ thống cung cấp thông tin đối với các cán bộ biên tập, đối với đối tác nhận thông tin đều không thuận tiện, phân tán

Về phía các TCNY/ĐKGD trong việc phối hợp với HNX để thực hiện các nghĩa

- Gửi bản cứng và bản mềm chậm so với thời hạn quy định do nhiều nguyên nhân như vị trí địa lý xa, file bị virus phải gửi lại hoặc thậm chí là quên

- Báo cáo tài chính chưa đúng với mẫu quy định, sai sót về số liệu, bản mềm không khớp

- Không/quên công bố thông tin bất thường (Nghị quyết HĐQT trả cổ tức/mua

cổ phiếu quỹ/chào bán/thay đổi nhân sự,kết quả phát hành riêng lẻ,…)

- Chậm phản hồi yêu cầu công bố thông tin của HNX

- Sai sót trên các công bố thông tin về giao dịch cổ phiếu

- Không/quên báo cáo về tiến độ sử dụng vốn thu được từ đợt chào bán, tình hình quản trị công ty

Tuy là một trong những mảng nghiệp vụ lớn của HNX tuy nhiên hiện tại việc quản lý hồ sơ thông tin các TCNY/ĐKGD lại chưa được sự hỗ trợ từ hệ thống phần mềm chuyên biệt, các cán bộ chuyên quản vẫn phải kết hợp phương pháp quản lý thủ công và các phần mềm văn phòng để hỗ trợ công việc hàng ngày, điều này đã dẫn tới nhiều khó khăn bất cập cho hiệu quả làm việc của các phòng ban liên quan Theo số liệu thống kê của UBCKNN, đến thời điểm 11/9/2010 đã có 1019 công

ty đủ điều kiện là công ty đại chúng đăng ký với UBCKNN Luật chứng khoán quy định các công ty đại chúng phải thực hiện đăng ký lưu ký tập trung Việc đưa các công ty đại chúng vào đăng ký lưu ký tập trung sẽ làm cho số lượng các công ty đăng ký giao dịch tăng nhanh Dự kiến đến cuối 2010 đầu 2011 Sở GDCK Hà Nội

sẽ có khoảng 500 – 700 công ty đăng ký giao dịch và khoảng 400 công ty niêm yết việc này sẽ gây đến sự quá tải trong quản lý và không thể đảm cung cấp thông tin, báo cáo kịp thời, chính xác tới thị trường cũng như nhà đầu tư và cơ quan quản lý Mặt khác, với quy định của TT 09/2010/TT-BTC ban hành ngày 15/01/2010 về hướng dẫn về việc công bố thông tin trên TTCK thì các tổ chức niêm yết phải thực hiện công bố thông tin và chịu trách nhiệm về các thông tin công bố, để thực hiện được việc này đòi hỏi phải có một hệ thống phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ cho cả HNX

và TCNY/ĐKGD

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG

Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý cũng như việc công bố các thông tin của TCNY/ĐKGD một cách chính xác và kịp thời tăng sự minh bạch cho thị

trường, đòi hỏi cần phải sớm giải quyết bài toán “Xây dựng hệ thống Quản lý

thông tin chứng khoán tại Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội” - CIMS nhằm:

- Xây dựng hệ thống CSDL tập trung, đồng nhất, an toàn và thuận tiện cho các TCNY/ĐKGD công bố thông tin

- Phục vụ công việc quản lý TCNY/ĐKGD của P.QLNY Theo dõi giám sát việc công bố thông tin của các tổ chức niêm yết, tính toán các chỉ sổ, lập báo cáo phục vụ lãnh đạo

- Phục vụ việc giám sát giao dịch nội bộ, giao dịch cổ đông lớn của P.GSGD

- Hỗ trợ việc khai thác thông tin công bố từ TCNY/ĐKGD của P.TTTT, phục

vụ việc công bố thông tin ra bên ngoài

- Hỗ trợ việc công bố thông tin điện tử cho các TCNY/ĐKGD

- Đặt nền móng cho việc quy hoạch lại hệ thống CNTT tại HNX

Mục tiêu cụ thể:

- Chuẩn hóa thông tin quản lý (thông tin hồ sơ, đầu vào, đầu ra, thông tin công bố, báo cáo, chỉ số vv ) Xây dựng cơ sở dữ liệu mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng việc thay đổi và nâng cấp

- Hoàn thiện các quy trình quản lý của các bộ phận phòng ban liên quan, xây dựng ứng dụng phần mềm để tin học hóa các quy trình quản lý, đảm bảo tính hiệu quả trong công việc

- Xây dựng hệ thống và giao diện kết nối từ xa để các tổ chức niêm yết có thể sử dụng phần mềm dễ dàng và thuận tiện cho việc khai báo, upload và download thông tin

- Tích hợp với các hệ thống liên quan như Giám sát, Giao dịch, đưa ra các báo cáo phục vụ lãnh đạo, báo cáo phục vụ thị trường, nhà đầu tư

- Hệ thống được thiết kế mở, có khả năng kết nối với hệ thống cổng thông tin chung của HNX sau này

Nằm trong hệ thống quy hoạch tổng thể về CNTT của HNX, hệ thống CIMS khi xây dựng cần phải kế thừa được ưu điểm, khắc phục các nhược điểm nếu trên và phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

√ Có khả năng mở rộng hệ thống đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ phát sinh

và yêu cầu mở rộng hệ thống để tăng khả năng xử lý dữ liệu

- Tính bảo mật

√ Hệ thống phần mềm được thiết kế nhiều lớp, sử dụng mã hóa dữ liệu trên đường truyền, có tính bảo mật cao, nhiều cấp, đặc biệt là bảo mật khi thực hiện các giao dịch từ xa, qua Internet

√ Hệ thống cần đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, an toàn dữ liệu ở mức ứng dụng và mức CSDL

- Tính thích nghi

√ Giao diện phải được thiết kế thân thiết với người dùng, dễ dàng tìm kiếm các chức năng trên menu của chương trình Các màn hình nhập liệu và tra cứu cần được bố trí hợp lý, tiện sử dụng (phím tắt, khả năng tương tác)

√ Đảm bảo khả năng thích nghi của người sử dụng đối với chương trình mới (trong suốt với người sử dụng)

HNX hiện đang có các hệ thống phần mềm hỗ trợ như sau :

1 Hệ thống Core Giao dịch chứng khoán: là hệ thống cốt lõi của HNX,

giá trung tâm, cho phép đại diện giao dịch nhập lệnh hoặc đặt lệnh từ xa, giúp cán bộ quản lý có thể theo dõi và giám sát giao dịch

2 Hệ thống phần mềm Thông tin thị trường: thu thập, phân tích các

thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, công bố thông tin tới các đối tượng liên quan, công bố thông tin trực tuyến về giao dịch trong ngày

3 Hệ thống phần mềm Giám sát thị trường: cung cấp các chức năng, các

công cụ cho các cán bộ phòng Giám sát giao dịch để có thể phát hiện nhanh nhất các vi phạm và thực hiện tốt vai trò quản lý giám sát

4 Hệ thống trang thông tin điện tử: công bố thông tin cho công chúng và

các đối tượng liên quan

5 Hệ thống cung cấp thông tin giao dịch: cung cấp các thông tin giao

dịch trực tuyến cho các đối tượng liên quan như: Các công ty chứng khoán thành viên, các hãng tin, Uỷ ban chứng khoán nhà nước

Do đặc thù của HNX nên các hệ thống thành phần trên hoạt động độc lập, hoạt động của hệ thống này hoàn toàn không ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống khác

- Các ứng dụng văn phòng chưa được triển khai, các nhân viên khó khăn trong việc tiếp cận hệ thống thông tin và các nguồn lực của Sở

- Các hệ thống được phát triển manh mún chưa theo một quy hoạch tổng thể

 Yêu cầu xử lý thông tin cơ bản

Thông tin cơ bản về công ty sẽ được nhập sau khi công ty được chấp thuận niêm yết hoặc được chấp nhận đăng ký giao dịch Hồ sơ công ty sẽ được cập nhật thủ công vào bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu

Thông tin về cơ cấu cổ đông và tỷ lệ nắm giữ của nhà đầu tư nước ngoài được đưa trong mục thông tin cơ bản, cập nhật khi có thay đổi về cơ cấu sở hữu vốn Phòng quản lý niêm yết có trách nhiệm thực hiện quy trình nhập và xử lý các thông tin cơ bản

Các thông tin cơ bản ban đầu bao gồm:

a Danh mục ban đầu

- Bảng niêm yết

- Lĩnh vực hoạt động

- Danh mục ngành nghề (theo tiêu chuẩn ICB)

- Trạng thái niêm yết

- Các loại thông tin công bố của Công ty niêm yết

- Các loại báo cáo tài chính

b Thông tin ban đầu (Hồ sơ công ty)

c Thông tin biến động hồ sơ TCNY/ĐKGD, Yêu cầu CBTT theo yêu cầu

của phòng QLNY

 Yêu cầu xử lý thông tin định kỳ

Thông tin định kỳ bao gồm: Báo cáo tài chính năm, báo cáo tài chính quý và báo cáo thường niên Các thông tin này được nhập và xử lý theo 3 hình thức:

- Nhập thông tin qua giao diện Web

- Nhập thủ công vào hệ thống từ văn bản trên giấy

Trong các mẫu báo cáo theo quy định Nhà nước, chỉ có bảng cân đối và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cần hỗ trợ việc nhập dữ liệu có cấu trúc để phục vụ việc tổng hợp, thống kê, tính các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của TCNY/ĐKGD Các mẫu còn lại được đưa dưới dạng nội dung phi cấu trúc phục vụ việc tìm kiếm theo nội dung văn bản

Trường hợp nhập thông tin qua giao diện Web kết nối từ Internet, Sau khi TCNY/ĐKGD nhập xong cần có cơ chế thông báo để xác thực người nhập cho quản trị hệ thống Sau đó thông tin này sẽ được công bố ngay lên website HNX mà không cần thêm sự kiểm duyệt nào khác

Các thông tin định kỳ bao gồm :

- Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

o Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp

o Các thông tin nhập dưới dạng form có cấu trúc, kiểm tra tính logic của dữ liệu khi nhập

o Lưu ý: Tuỳ theo tính chất của Công ty niêm yết, khi đăng nhập sẽ hiển thị form nhập dữ liệu tương ứng với tính chất của doanh nghiệp đó

o Công cụ thống kê: Phòng QLNY cần có thêm các công cụ thống kê để tổng hợp, phân tích số liệu thông tin của các TCNY/ĐKGD

o Năm tài chính khác nhau giữa các doanh nghiệp: Hệ thống cần quản lý được vấn đề đăng ký năm tài chính của doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán quy định của bộ tài chính, bình thường năm tài chính là từ tháng 1 đến tháng 12 hàng năm, nhưng có 1 số doanh nghiệp đăng ký năm tài chính từ tháng 4 năm nay đến tháng 3 năm sau

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo thường niên

o File dữ liệu phi cấu trúc, nhập theo nội dung toàn văn để phục vụ tìm kiếm có gắn file đính kèm

o Lưu ý: lựa chọn theo năm đối với các báo cáo năm; lựa chọn theo năm,

và quý đối với các báo cáo quý

o Trường hợp TCNY/ĐKGD là công ty mẹ thì báo cáo tài chính bao gồm báo cáo tài chính của công ty mẹ và báo cáo tài chính hợp nhất

o Cho phép tự khai báo và đăng ký năm tài chính

 Yêu cầu xử lý thông tin bất thường

Thông tin bất thường là các thông tin phải công bố được qui định tại khoản 2, khoản 3 Điều 101 Luật chứng khoán và khoản IV của Thông tư số 09/2010

Phòng QLNY nhập các thông tin về tin về giao dịch nội bộ theo cấu trúc được thiết kế riêng phục vụ việc tính toán và cập nhật thông tin cơ bản về cơ cấu cổ đông của TCNY/ĐKGD

Các thông tin bất thường cần được cấu trúc hoá:

- Giao dịch của các cổ đông nội bộ, cổ đông có liên quan, cổ đông lớn, sáng lập

- Quyền

- Đại hội cổ đông (kế hoạch doanh thu, lợi nhuận,…)

- Thay đổi nhân sự

- Lấy ý kiến cổ đông

Các thông tin khác sẽ quản lý phi cấu trúc, được cập nhật và duyệt để hiển thị trên trang web Các thông tin này cần được lưu vào CSDL để phục vụ việc tìm kiếm toàn văn Cần phân loại thông tin và các tin liên quan đến một TCNY/ĐKGD

Các thông tin bất thường bao gồm:

- T hông tin giao dịch của các cổ đông lớn/nội bộ/người có liên quan

 Các trường dữ liệu được thiết kế có cấu trúc phục vụ tính toán và cập nhật cơ cấu cổ đông

 Kết xuất thông tin bất thường cần giám sát, P.GSGD kiểm tra và trả kết quả 1 tháng 1 lần(thống nhất mẫu thông tin đầu vào,đầu ra)

- Các thông tin bất thường khác đã được cấu trúc hoá bao gồm :

 Quyền

 Đại hội cổ đông

 Lấy ý kiến cổ đông

 Yêu cầu xử lý thông tin theo yêu cầu

Các thông tin theo yêu cầu sẽ quản lý phi cấu trúc, Phòng QLNY sẽ cập nhật và duyệt để hiển thị trên trang web sau khi đã có kết luận chính thức Các thông tin này cần được lưu vào CSDL để phục vụ việc tìm kiếm toàn văn Cần phân loại thông tin

và tạo liên kết với các tin khác liên quan đến một TCNY/ĐKGD

Đối với người sử dụng là TCNY/ĐKGD, chỉ xem và duyệt được các thông tin do mình tạo, cập nhật, sửa, xoá

Có giao diện tra cứu thông tin theo trạng thái Duyệt/Chờ duyệt để NSD dễ dàng tra cứu các thông tin cần duyệt

Không thể sửa, xoá các thông tin ở trạng thái Đã duyệt, khi muốn sửa, xoá các thông tin này cần phải chuyển về trạng thái Chưa duỵệt

 Phòng Qu ản lý niêm yết

- Thông tin chung về tình hình niêm yết/đăng ký giao dịch, quản lý và giám sát tổ chức niêm yết/đăng ký giao dịch

- Thông tin về Báo cáo tài chính, chỉ tiêu tài chính

- Thông tin về tình hình Công bố thông tin

- Thông tin về tình hình biến động của TCNY/ĐKGD

- Thông tin về tình hình giao dịch cổ đông lớn, nội bộ, người liên quan

 Phòng Thông tin th ị trường

- Kết quả giao dịch một ngày

 Thống kê giao dịch của thành viên theo mã chứng khoán

 Thống kê giao dịch một loại chứng khoán

 Phòng giám sát giao d ịch

- Thông tin chung về công ty niêm yết

- Thông tin chi tiết về ban lãnh đạo công ty, danh sách cổ đông ban đầu

- Các thông tin bất thường, định kỳ, theo yêu cầu, giao dich liên quan (theo

mẫu đầu vào của phòng giám sát để phòng giám sát có thể import vào hệ

thống của giám sát)

 Thông tin cung c ấp lên website HNX

- Danh sách các công ty niêm yết

- Hồ sơ công ty (các thông tin cơ bản)

- Các chỉ tiêu tài chính của 3 năm gần nhất

- Dữ liệu giao dịch

- Biểu đồ khối lượng, giá

- Báo cáo tài chính

- Thông tin công bố định kỳ, bất thường, theo yêu cầu

Trong chương này em đã xác định được các mục tiêu và tiêu chí cụ thể trong việc

giải quyết bài toán đã đề ra, đồng thời về mặt công nghệ cũng đã đánh giá được các

ưu nhược điểm của các hệ thống CNTT hiện tại của HNX từ đó xác định được

phương hướng cụ thể trong việc thiết kế hệ thống

Trong quá trình khảo sát yêu cầu nghiệp vụ ban đâu em nhận thấy rằng các yêu

cầu nghiệp vụ của P.QLNY và các phòng ban liên quan đều xuất phát từ những bất

cập trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày và từ thực tế sử dụng các hệ thống phần

mềm đã có, vấn đề đặt ra ở đây chính là sự khác biệt của quy trình nghiệp vụ trước

và sau khi triển khai hệ thống, do đó cần phải giải quyết các vấn đề sau:

- Thiết kế các chức năng cơ bản cần xây dựng trước

- Tin học hóa hệ thống quy trình nghiệp vụ phù hợp với thiết kế chức năng

cán bộ TTTT 1.7 cài đặt bộ nhẫn

«uses»

1.2 quản lý người dùng, nhóm, role

1.2.2 cấu hình bộ thông tin công bố

1.2.3 cấu hình bộ đầu ra (báo cáo)

«uses»

a Đăng nhập hệ thống /login

Mô tả

Đây là tình huống khi người sử dụng login vào hệ thống bao gồm: cán bộ sử dụng

hệ thống, các công ty niêm yết đã đăng kí, các tổ chức mua tin

Tham chiếu

Quy trình cấp phát lại mật khẩu

b Quản lý người dùng HNX

Mô tả

Quản lý người dùng hệ thống Tạo mới, sửa đổi và cấp quyền

Vấn đề mất mật khẩu thủ tục cấp lại mật khẩu /lock tài khoản:

- TK truy cập quá 3 lần mà không thành công sẽ bị khóa

- Mật khẩu sẽ được gửi cho TCNY/ĐKGD qua mail

c Cấp phát login cho TCNY đã đăng kí sử dụng

Mô tả

Cấp phát login cho TCNY và nhà đầu tư (xem tin và mua tin)

Có 2 loại user bên ngoài: TCNY và nhà đầu tư

Tham chiếu

Quy trình tạo user của TCNY/ĐKGD

d Cài đặt phân quyền chức năng

Quy trình cập nhật thông tin NSD

e Cập nhật thông tin người dùng

Mô tả

Cập nhật thông tin người dùng thay đổi như địa chỉ, email, v.v Hoặc xóa thông tin người dùng nếu cần

Tham chiếu

Quy trình cập nhật thông tin NSD

f Theo dõi hoạt động hệ thống

Mô tả

Theo dõi hoạt động của các login: thời gian vào/ra, login thành công hay thất bại các xử lý trên dữ liệu Bật tắt nhật kí theo dõi các hoạt động nếu cần thiết Thực hiện báo cáo để xem xét

g Cài đặt bộ nhãn trường cho từng loại TCNY/ĐKGD

Mô tả

Đây là tình huống khi cán bộ QLNY cài đặt bộ nhãn trường khi bắt đầu hoạt động

hệ thống Các bộ nhãn trường nhập cho: Hồ sơ TCNY, các thông tin công bố, các nhóm đầu ra

Tạo bộ dữ liệu sử dụng trong các tình huống:

- Hiển thị: công bố thông tin

- Nhập liệu

- Các gói tin đầu ra như các báo cáo, đầu ra cho đối tượng mua tin (ví dụ: các nhà đầu tư)

Các trường thông tin được nhóm theo các nhãn nhóm

Có thể có nhiều bộ nhãn.Chỉ có 1 bộ nhãn hiện thời áp dụng cho hệ thống Các bộ

Tham chiếu

Quy trình khai báo thông tin hồ sơ TCNY/ĐKGD

h Quản lý khung phân loại ngành nghề cho TCNY/ĐKGD

Mô tả

Quản lý các bộ khung phân loại phục vụ việc phân loại công ty niêm yết theo các nhóm ngành Hỗ trợ nhiều chuẩn bộ khung phân loại Các khung này dùng để tổ chức thông tin nói chung: có thể được sử dụng trong các báo cáo, hiển thị thông tin

i Khai báo thông tin hồ sơ

Mô tả

Chức năng này cho phép nhập các bộ mẫu chỉ tiêu cho hồ sơ Việc tạo bộ mẫu này thực hiện một lần cho hệ thống

Tham chiếu

Quy trình khai báo thông tin hồ sơ TCNY/ĐKGD

j Khai báo các mẫu form công bố thông tin

Mô tả

Chức năng này cho phép người dùng tự định nghĩa các mẫu form động theo các bộ chỉ tiêu do người dùng tự định nghĩa Các mẫu này cũng là những thông tin đầu vào cho việc công bố thông tin và báo cáo sau này

Tham chiếu

Quy trình khai báo các mẫu form công bố thông tin

k Khai báo các mẫu báo cáo

2.1.2 Nhóm Use Case nghiệp vụ

«uses»

2.13 công bố TT

2.17 tra cứu TT niêm yết

«uses»

2.18 báo cáo tổng hợp về TCNY

«uses»

«uses»

2.5 cập nhật/xử lý thông tin công bố

«uses»

«uses»

«uses»

2.1 tạo mã CK, phân xử lý hồ sơ

«uses»

Use Case Nghiệp vụ

«uses»

2.4.2 TTĐK 2.4.1 TTBT

«uses»

2.11.2 hiển thị dữ liệu GD

«uses»

2.8 kiểm soát Trạng thái NY

«uses»

2.9 hủy đăng kí niêm yết

«uses»

2.12 Giao dịch đặc biệt

2.13 giao dịch ngày ĐKCC

2.11 thông báo từ Sở

«uses»

«uses»

«uses»

2.10 quản lý thu phí

«uses»

a Tạo mới mã CK, phân xử lý hồ sơ

Mô tả

Chức năng này cho phép tạo mới hồ sơ công ty niêm yết/ĐKGD gồm các thông tin

cơ bản(tên TCNY/ĐKGD, MCK, thị trường, mã ngành ICB), phân quyền xử lý trên các bản ghi hồ sơ công ty niêm yết Hồ sơ do cán bộ nào quản lý thì chỉ cán

bộ đó xem,theo dõi xử lý, và sửa đổi

b Cập nhật hồ sơ công ty niêm yết

Mô tả

Nhập dữ liệu thông tin hồ sơ công ty niêm yết Sau khi được tạo mới và phân

quyền, hồ sơ doanh nghiệp sẽ được nhập thông tin chi tiết vào hệ thống bởi cán bộ HNX được phân quyền hoặc người CBTT của tổ chức niêm yết/ĐKGD Các thay đổi thông tin của hồ sơ cũng do chức năng này quản lý

d Kiểm soát trạng thái niêm yết

Quy trình Công bố thông tin theo yêu cầu

e Hủy niêm yết

Mô tả

Thực hiện việc hủy ĐKNY khi có yêu cầu hủy bắt buộc hay tự nguyện

Tham chiếu

Quy trình hủy bắt buộc

Quy trình hủy tự nguyện

c Thay đổi đăng kí niêm yết

f Thông báo trao đổi thông tin từ sở

Mô tả

Ra các thông báo từ sở đến các công ty niêm yết các thông tin này sẽ hiển thị khi các công ty niêm yết đăng nhập vào hệ thống có thể kết hợp đồng thời gửi email

Tham chiếu

Quy trình công bố tin theo yêu cầu

g Quản lý thông tin đăng ký giao dịch

Mô tả

Chức năng quản lý đăng ký thông tin giao dịch bán và mua

Tham chiếu

Quy trình công bố thông tin giao dịch cổ đông

h Quản lý giao dịch cổ đông

Mô tả

Sau khi thời gian đăng ký giao dịch kết thúc Cổ đông phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo kết quả thực hiện giao dịch-> Chức năng này để cập nhật các thông tin liên quan để cập nhật vào hệ thống

Tham chiếu

Quy trình nhập thông tin cổ đông

i Công bố thông tin định kỳ

Mô tả

Chức năng công bố thông tin định kỳ cho phép quản lý các tin phải công bố theo định kỳ, trong đó cho phép nhập một số thông tin phục vụ công tác quản lý, tìm kiếm, phân loại theo từng loại tin, cho phép upload và donwload các file đính kèm

Tham chiếu

Quy trình công bố thông tin định kỳ

j Công bố thông tin bất thường

Mô tả

Chức năng này cho phép nhập các thông tin có liên quan đến TCNY/ĐKGD, thị trường và ảnh hưởng đến nhà đầu tư Các tin này xảy ra bất ngờ và không thuộc diện công bố tin theo định kỳ

Tham chiêú

Quy trình công bố thông tin bất thường

k Công bố tin theo yêu cầu

Mô tả

Chức năng này nhập và lưu giữ các tin mà UBCKNN/HNX yêu cầu các

TCNY/ĐKGD công bố, giải trình thông tin

Tham chiếu

l Công bố thông tin giao dịch cổ đông

Mô tả

Chức năng này quản lý thông tin báo cáo giao dịch, các thông tin này do TCNY/cổ đông thực hiện sau khi đăng ký giao dịch

Tham chiếu

Quy trình công bố thông tin cho giao dịch

m Công bố thông tin ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền của nhà đầu tư

Mô tả

Chức năng công bố thông tin ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền

Tham chiếu

Quy trình công bố thông tin ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho nhà đầu

tư hiện hữu

Quy trình công bố web

o Cảnh báo vi phạm công bố thông tin

2.2 Tin học hóa Quy trình nghiệp vụ

a T ạo hồ sơ Doanh Nghiệp, phân quyền và nhập thông tin cơ bản

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình tạo mới và quản lý hồ sơ TCNY nhằm mục đích quản lý quá trình tạo mới, sửa và phê duyệt hồ sơ TCNY từ các thông tin được cung cấp

Các quy trình liên quan

Quy trình nhập thông tin cổ đông

Tài liệu Hồ sơ TCNY

1.1 Kiểm tra thông tin Hồ sơ

1.2 Tạo mới

Hồ sơ

1.3 Phân quyền quản lý Hồ sơ cho nhân viên

1.4 Nhập thông tin chi tiết

Phê duyệt ?

1.8 Khai thác và hiển thị thông tin

Phòng-NSD QUY TRÌNH TẠO MỚI VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ Chú thích

Người quản lý

Nhân viên

Gửi hồ sơ TCNY lên trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền phê duyệt

Trạng thái hồ sơ: Chờ phê duyệt

Nhân viên nhận hoặc tiếp nhận hồ sơ đối chiếu

và kiểm tra xem tính xác thực và đầy đủ của thông tin.

Trưởng phòng hoặc người được gán quyền sẽ tạo bộ hồ sơ mới.

Trạng thái hồ sơ : Tạo mới

- Tên doanh nghiệp,

- Gửi thư cho doanh nghiệp

- Bổ sung quy trình tạo user và cấp quyền cho doanh nghiệp

Hồ sơ được hiển thị lên web.

Trạng thái hồ sơ: Phê duyệt Người quản lý

Trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét

Nếu hợp lệ và đủ thông tin thì phê duyệt Trong trường hợp ngược lại chuyển lại hồ sơ cho nhân viên và chú thích nguyên nhân tại sao.

- Có tham số tự động phê duyệt N

Y

Kiểm tra user để phân quyền

4.6 Quy trình tạo user của TCNY/ĐKGD

b Quy trình nhập thông tin cổ đông

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình nhập dữ liệu thông tin cổ đông quy định cách thức và cách nhập dữ liệu thông tin cổ đông như hồ sơ cổ đông, số lượng cổ phiếu…Đối tượng sử dụng quy trình là nhân viên HNX hoặc TCNY

Sơ đồ

1.1 Tìm kiếm TCNY

Nhập Thông thường?

1.3 Tìm kiếm Cổ đông (theo tên+CMT)

Kiểm tra 1.5 Copy dữ liệu Cỏ đông

1.6 Nhập HS cổ đông ( Theo từng loại)

1.7 Nhập TT chi tiết

về CP nắm giữ ( Tính tỷ lệ nắm giữ)

1.8 Nhập TT Tài khoản cổ đông ở công ty CK

Kết thúc

1.4 Nhập HS cổ đông ( Theo từng loại) từ Excel và Tính tỷ lệ nắm giữ

1.11 Nhập TT số lượng CP khống chế giao dịch

1.9 Có cổ phiếu khống chế hay không?

N Bắt đầu

c Quy trình kiểm soát trạng thái niêm yết

c 1 Quy trình hủy bắt buộc

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình kiểm soát việc TCNY/ĐKGD rơi vào tình huống bị hủy niêm yết, cán bộ

sở sẽ tiến hành thực hiện hủy niêm yết của tổ chức này và công bố tin hủy

Sơ đồ

Bắt đầu

Xem xét GT: các bằng chứng, P/Á

có khắc phục được?

1.4 Cập nhật trạng thái hủy hồ sơ

1.2 Gửi tin yêu cầu giải trình/Đính chính

Cán bộ HNX

1.1 Phát hiện

hồ sơ giả mạo, sai lệch thông tin, bỏ sót

1.3 Gửi phản hồi tin yêu cầu giải thích/Đính chính sai sót

Kết thúc

Cán bộ TCNY/

ĐKGD

Cán bộ HNX

c 2 Quy trình hủy tự nguyện

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình kiểm soát việc TCNY/ĐKGD muốn bị hủy niêm yết cán bộ sở sẽ tiến hành thực hiện hủy niêm yết của tổ chức này và công bố tin hủy

Sơ đồ

Bắt đầu

Trả lời từ chối chấp/Chấp nhận?

1.5 Cập nhật trạng thái hủy hồ sơ N

Nhân viên

TCNY/ĐKGD 1.1 Gửi HS

đề nghị hủy niêm yết

Y

1.4 Gửi công văn trả lời từ chối N

Y Cán bộ HNX

1.3 Xem xét chấp nhận/ Từ chối hủy hồ sơ

c 3 Quy trình giám sát trạng thái chứng khoán: Cảnh báo, kiểm soát

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình kiểm soát trạng thái: Cảnh báo, kiểm soát chứng khoán của công ty niêm yết

1.3.3 QUY TRÌNH GIÁM SÁT TRẠNG THÁI CHỨNG KHOÁN: CẢNH BÁO, KIỂM

NSD

Kết thúc N

Cán bộ HNX 1.2 Gửi công văn mực độ

Cán bộ HNX

d Quy trình công bố thông tin

d 1 Quy trình công bố thông tin định kỳ

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình công bố thông tin định kỳ thực hiện công bố các thông tin liên quan đến báo cáo định kỳ

1.2 Nhập báo cáo định

kỳ (BCDKT, BCKQHDKD)

N(sửa tin và gửi duyệt lại)

Kết thúc

Phê duyệt?

Y

Nhập công bố thông tin định

kỳ, báo cáo hợp nhất

CTNY

HNX

1.4 Yêu cầu giải trình

Quy trình công bố tin yêu cầu

Bước “Kiểm tra thông tin công bố” hệ thống tự động cảnh báo vi phạm

Kiểm tra lợi nhuận cuối

kỳ trước với kỳ này, có cảnh báo tin vi phạm vẫn cho gửi lên sở, cán bộ của doanh nghiệp biết

sự sai lệch, Khi có trường hợp chênh lệch có thể nhập thông tin hoặc attach file nếu attach file có nội dung tin

NSD

d 2 Quy trình công bố thông tin bất thường

Sơ đồ

1.4.2 QUY TRÌNH CÔNG BỐ THÔNG TIN BẤT THƯỜNG Chú thích

Bắt đầu

1.1 Nhập thông tin bất thường

N(sửa tin và gửi duyệt lại) Phê duyệt?

Y

HNX

Kiểm tra việc vi phạm công bố?

Báo cáo các trường hợp vi phạm

Y N

1.2 Gửi duyệt tin bất thường

Kết thúc

1.4 Cập nhật hồ sơ với các loại tin liên quan

1.3 Xử lý vi phạm công

=> Đề xuất xây dựng form cho từng mục bất thường

- Trường hợp nghị quyết đại hội đồng cổ đông => tin sẽ là file đính kèm, sẽ nhập sau.

d 3.Quy trình công bố tin theo yêu cầu

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình công bố thông tin theo yêu cầu là các bước thực hiện việc yêu cầu các đối tượng(TCNY, Công ty đại chúng, các công ty chứng khoán, quản lý quỹ) công bố các thông tin có liên quan đến quyền lợi hợp pháp của nhà đầu tư hoặc giá chứng khoán

• Có thông tin liên quan ảnh hưởng lớn đến giá chứng khoán và cần xác nhận.

- Sở ủy ban gửi công văn (qua bưu điện, qua hệ thống gửi công văn trên hệ thống)

- Nếu vi phạm sẽ tiếp tục gửi mail yêu cầu công bố

Trong vòng 24 h Công ty đại chúng/TCNY/ Cty chứng khoán, công ty quản lý Quỹ cần phải công bố thông tin theo yêu cầu của UBCKNN.

1.1 Yêu cầu công bố Thông tin

Chú thích

Kết thúc 1.4 Công bố thông tin lên web

Công bố thông tin trên hệ thống,với giải trình cụ thể đầy đủ nội dung được yêu cầu giải trình.

N(sửa tin và gửi duyệt lại) Phê duyệt?

1.3 Gửi duyệt tin yêu cầu

Y Nhân viên

HNX

d 4 Quy trình công bố thông tin ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho

nhà đầu tư hiện hữu

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình thông tin ngày đăng ký cuối cùng(tin giao dịch hưởng quyền) là quy trình thực hiện việc công bố ngày mà các cổ đông thực hiện quyền trong danh sách hưởng quyền đã được TCNY chốt Sau khi có danh sách hệ thống sẽ trợ giúp các công cụ để cập nhật thông tin về số lượng cổ phiếu của các cổ đông đó vào hệ thống

và công bố thông tin

Danh sách Hưởng quyền

1.5 Công bố tin

HNX chờ công văn của lưu ký đối chiếu

để thực hiện phê duyệt

Tin được phê duyệt?

N

d 5 Quy trình công bố thông tin giao dịch

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình công bố thông tin giao dịch cổ đông

Sơ đồ

LỚN, CỔ ĐÔNG SÁNG LẬP, CỔ ĐÔNG NỘI BỘ, NGƯỜI CÓ

2.2.2 Quy trình khai thác thông tin

a Quy trình công bố thông tin lên Website

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình công bố các tin phần khai thác tin lên trên web

Sơ đồ

2.2 QUY TRÌNH CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN WEB

Bắt đầu

Nguồn thông tin:

-Thông tin cập nhật tử hồ sơ niêm yết -Thông tin tương ứng từ các form tin đã được định nghĩa tại hệ thống.

Liệt kê danh sách tin để NSD lựa chọn các tin và chuyển thông tin sang quy trình khác hoặc kết xuật để công bố thông tin lên web.

Định dạng thông tin trên web:

- Thông tin công bố (word) -Báo cáo tài chính(pdf,excel)

Chú thích NSD

1.2 Chỉnh sửa/Hoàn thiện thông tin

1.4 Đưa thông tin lên web

Hiển thị trên web và khai thác thông tin

1.3 Gửi phê duyệt tin công bố

Phê duyệt? Y N

b Quy trình phân phối thông tin - Datafeed

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình tổ chức nhóm tin đầu ra datafeed hay quy trình phân phối thông tin, là quy trình tổ chức và khai báo các gói tin, các nhóm nhà đầu tư và cách thức quản lý việc phân phối tin chính xác, hiệu quả và dễ dàng kiểm soát

Kết thúc

1.1 Quản lý khách hàng (Mua tìn)

1.2 Định nghĩa, tạo các gói tin

Quản lý khách hàng gồm

• Quản lý nhóm khách hàng

Nguồn tin :

Từ nội bộ (Công bố thông tin)

Từ ngoài: Cho phép Attach, các nguồn tin (Từ sở, Đấu giá-đấu thầu, kết quả giao dịch, Khác)

Phân quyền sử dụng: Có thể dễ dàng lựa chọn nhóm khách hàng có thể mua một hoặc nhiều nhóm tin khác nhau.

• Có những cảnh báo nếu khách hàng đó hết hạn mua tin

• Vẫn cho phép khách hàng tiếp tục sử dụng việc mua tin mặc dù đã hết hạn Việc lấy tin đó sẽ được hệ thống ghi nhận lại để truy thu hoặc để ngăn chặn nếu sau một thời hạn quá dài vẫn không thanh toán.

• Cấu trúc tiêu đề tin do nhân viên phòng thông tin

• Xây dựng form tra cứu, bảng kết quả trả lại - Mẫu báo cáo

• Có khả năng khai báo về tiêu đề tin

• Bổ sung bước quy trình phân quyền

• Phòng thông tin có thể dịch và cập nhật tin

Chú thích NSD

2.2.3 Quy trình kết xuất và nhập thông tin giám sát

a Quy trình đối chiếu kết quả của phòng giám sát

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình đối chiếu kết quả từ phòng của phòng giám sát nhằm đối chiếu và kiểm tra các giao dịch của nhà đầu tư Nhằm minh bạch và tạo sân chơi công bằng và đúng luật Các bước dưới đây nhằm tối ưu hóa và kiểm soát chặt chẽ thông tin giao dịch giữa giám sát, quản lý niêm yết và lưu ký

Sơ đồ

Bắt đầu

1.3 Lọc dữ liệu giao dịch phòng giám sát

1.1 Lấy dữ liệu từ niêm yết và lưu ký

Đối chiếu và so sánh kết quả dữ liệu của phòng giám sát và lưu

ký (Lưu ký làm dữ liệu chuẩn)

Gửi và đổ các báo cáo kết quả đối chiếu

File thông tin

từ niêm yết(cổ đông, giao dịch)

Kết quả đối chiếu giao dịch gửi từ niêm yết

File thông tin

từ lưu ký

Kết quả đối chiếu giao dịch của cổ đông ko có thông báo từ niêm yết

NSD

Nhân viên

HNX

b Quy trình cảnh báo vi phạm báo cáo thông tin của cổ đông

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình cảnh bảo vi phạm báo cáo thông tin là các bước thực hiện trên hệ thống nhằm phát hiện các nhà đầu tư vi phạm luật Các bước thực hiện dưới đây hệ thống hóa lại quy trình đó

Các quy trình liên quan

Quy trình đối chiếu kết quả của phòng giám sát

Gửi yêu cầu giải trình đến TCNY và công

ty chứng khoán nơi mà cổ đông đăng ký tài khoản.

Kết xuất dữ liệu, đối chiếu với nguồn thông tin kết xuất từ quy trình trên, xác định loại vi phạm của cổ đông.

1.3 Gửi công văn đến TCNY yêu cầu cổ đông

vi phạm giải trình

1.2 Kiểm tra đối chiếu

NSD

Nhân viên

HNX

2.2.4 Quy trình khai báo và quản trị hệ thống

Phạm vi, đối tượng áp dụng

Quy trình tổng thể về khai báo và quản trị hệ thống, Các quy trình dưới đây thực hiện tất cả các bước, cách thức khai báo và vận hành hệ thống

a Quy trình khai báo thông tin hồ sơ TCNY

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình khai báo thông tin hồ sơ TCNY là một trong những chức năng của module Hệ thống Việc định nghĩa này chỉ cần thực hiện duy nhất một lần và do người quản trị hệ thống thực hiện khi hệ thống bắt đầu

1.3 Định nghĩa cấu trúc forn

1.4 Lưu form HS Kết thúc

Admin hoặc

Người được phân quyền

Khai báo và định nghĩa các trường

Định nghĩa cấu trúc thông tin form mẫu bằng cách add các trường thông tin tương ứng.

Lưu và kết thúc Khai báo và định nghĩa form mẫu

b Quy trình khai báo các mẫu form công bố thông tin

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình khai báo các mẫu form công bố thông tin cũng giống như việc khai báo thông tin hồ sơ Hệ thống cho phép NSD khai báo và tạo các mẫu khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện cho việc sử dụng hệ thống sau này trong việc công bố thông tin

Định nghĩa cấu trúc forn

Lưu form mẫu Kết thúc

Admin hoặc

Người được phân quyền

Khai báo và định nghĩa các trường

Định nghĩa cấu trúc thông tin form mẫu bằng cách add các trường thông tin tương ứng.

Lưu và kết thúc Khai báo và định nghĩa form mẫu

c Quy trình khai báo mẫu báo cáo

Phạm vi, đối tưọng áp dụng

Quy trình tạo mới và quản lý hồ sơ TCNY nhằm mục đích quản lý quá trình tạo mới, sửa các mẫu báo cáo Việc tạo mẫu báo cáo thực hiện trên hệ thống winform

và thường chỉ cần định nghĩa duy nhất khi bắt đầu sử dụng hệ thống Các mẫu báo cáo hoàn toàn động và dễ dàng hiệu chỉnh các tiêu chí, công thức…từ NSD

1,3 Khai báo, định nghĩa cấu trúc các cột dữ liệu

1,4 Khai báo, định nghĩa các công thức, cách tính các tiêu chí báo cáo Kết thúc

Định nghĩa, tạo mới báo cáo gồm:

• Tên

• Loại báo cáo

Khai báo các tiêu chí thông tin như