Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây

Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp luận văn tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, luận văn cao học, luận văn đại học, luận án tiến sĩ, đồ án tốt nghiệp

Trang 1

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 3

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU 5

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 6

MỞ ĐẦU 10

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG 13

1.1 Giới thiệu 13

1.2 Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp 14

1.3 Quy trình nghiệp vụ 14

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS 23

2.1 SAAS là gì 23

2.2 Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS: 23

2.3 Mô hình SAAS hoạt động như thế nào 24

2.4 Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS 25

2.4.1 Các đối tác: 25

2.4.2 Sơ đồ ca sử dụng: 25

2.4.3 Đặc tả ca sử dụng: 29

2.4.4 Phân tích ca sử dụng 57

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU 82

3.1 Dịch vụ nền tảng đám mây OpenShift: 82

3.1.1 Khái niệm 82

Trang 2

3.1.2 Lợi ích của OpenShift 83

3.1.3 Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift 83

3.2 Kiến trúc hệ thống 86

3.3 Thiết kế hệ thống 88

3.3.1 Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift mà hệ thống quản lý tài liệu sử dụng: 88

3.3.2 Thiết kế các thành phần của hệ thống phần mềm 89

3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 100

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI VÀ THỬ NGHIỆM 106

4.1 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với Nhà cung cấp: 106

4.1.1 Trang giới thiệu sản phẩm 106

4.1.2 Quản trị của nhà cung cấp 107

4.2 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với người dùng dịch vụ 110

4.2.1 Quản trị của khách hàng (người dùng) 110

4.2.2 Trang người dùng 113

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 123

5.1 Các kết quả đạt được 123

5.2 Cải thiện trong tương lai 124

Tài liệu tham khảo 125

Trang 3

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện

Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong luận văn chƣa từng đƣợc

công bố ở các nghiên cứu khác

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Học viên Hoàng Anh Hoa

Trang 4

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin trân trọng cảm ơn đến những người đã

hỗ trợ tôi hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy TS Nguyễn Hữu Đức, người hướng dẫn và đưa ra những lời khuyên bổ ích giúp tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô đã dạy tôi trong khóa học Thạc sỹ, đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa học

Ngoài ra tôi xin gửi lời cảm ơn tới các anh/chị, bạn bè trong khóa học Thạc sỹ - những người đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 5

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến 15

Bảng 2: Quy trình quản lý văn bản đi 17

Bảng 3: Xử lý hồ sơ công việc 19

Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu 20

Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu 21

Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu 21

Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu 22

Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email 22

Bảng 9: Bảng so sánh giữa các plan trên OpenShift 84

Bảng 10: Chi tiết Gear Size 85

Bảng 11: Bảng Frontend.Models 92

Bảng 12: Bảng Frontend.Views 93

Bảng 13: Bảng Frontend.Controller 94

Bảng 14: Bảng Homeadmin3.Models 95

Bảng 15: Bảng Homeadmin3.Views 96

Bảng 16: Bảng Homeadmin3.Controller 96

Bảng 17: Bảng Backend3.Models 97

Bảng 18: Bảng Backend3.Views 99

Bảng 19: Bảng Backend3.Controller 100

Trang 6

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1: SAAS 25

Hình 2: Sơ đồ ca sử dụng tổng quát 26

Hình 3: Sơ đồ use case tổng quát quản lý văn bản 27

Hình 4: Sơ đồ use case tổng quát quản lý tài liệu 27

Hình 5: Use case tổng quát quản trị người dùng 28

Hình 6: Sơ đồ ca sử dụng của bên cho thuê phần mềm 28

Hình 7: UC1 -Quản lý văn bản đến 29

Hình 8: UC2-Use case quản lý loại văn bản 31

Hình 9: UC3 -Duyệt, hủy duyệt và bút phê 32

Hình 10: UC4- Quản lý văn bản đi 34

Hình 11: UC5-Use case phân/xem xử lý văn bản 35

Hình 12: UC6- Use case chia sẻ văn bản 37

Hình 13: UC7- Use case xử lý văn bản 38

Hình 14: UC8- Use case quản lý sổ văn bản 39

Hình 15: UC9 - Use case cập nhật tài liệu 40

Hình 16: UC10 - Use case quản lý thư mục 41

Hình 17: UC11 - Use case chia sẻ tài liệu 42

Hình 18: UC12 - Use case quản trị phòng ban 44

Hình 19: UC13 - Use case phân quyền cho phòng ban 45

Hình 20: UC14 - Use case phân quyền cho người dùng 46

Hình 21: UC15 - Use case quản lý tài khoản 48

Hình 22: UC16 - Use case tìm kiếm tài khoản 49

Hình 23: UC17 - Use case quản lý dịch vụ 50

Hình 24: UC18 - Quản lý khách hàng 52

Hình 25: UC19 - Quản lý dịch vụ của khách hàng 53

Hình 26: UC 20 - Quản lý tài liệu thuộc module 55

Hình 27: UC21 - Quản lý module 56

Trang 7

Hình 29: Biểu đồ trình tự cập nhật văn bản dến 59

Hình 30: Duyệt, hủy duyệt và bút phê văn bản đến 61

Hình 31: Giao, xem xử lý văn bản 62

Hình 32: Sơ đồ xử lý văn bản 63

Hình 33: Quản lý văn bản đi 64

Hình 34: Tìm kiếm văn bản 65

Hình 35: Chia sẻ văn bản 66

Hình 36: Đăng nhập hệ thống 67

Hình 37: Quản lý người dùng 68

Hình 38: Quản lý phòng ban 69

Hình 39: Phân quyền cho phòng ban 70

Hình 40: Phân quyền cho người dùng 71

Hình 41: Quản lý khách hàng 72

Hình 42: Sửa giá dịch vụ 74

Hình 43: Quản lý dịch vụ của khách hàng 76

Hình 44: Quản lý module 78

Hình 45: Quản lý tài liệu liên quan đến module 80

Hình 46: Kiến trúc hệ thống 86

Hình 47: Các Thành phần của hệ thống quản lý tài liệu 89

Hình 48: Mối liên hệ giữa các thành phần MVC 90

Hình 49: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu 100

Hình 50: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài khoản người dùng 102

Hình 51: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu 103

Hình 52: Trang chủ nhà cung cấp phần mềm 106

Hình 53: Trang Cung cấp các gói dịch vụ cho khách hàng 107

Hình 54: Trang Đăng ký sản phẩm 107

Hình 55: Thêm mới gói dịch vụ 108

Hình 56: Đặt dung lượng dịch vụ 108

Trang 8

Hình 57: Xem thông tin khách hàng 109

Hình 58: Thêm mới dịch vụ khách hàng 109

Hình 59: Quản lý module 110

Hình 60: Quản lý tài liệu hướng dẫn sử dụng 110

Hình 61: Quản lý tài khoản người dùng 111

Hình 62: Thêm mới tài khoản 111

Hình 63: Thêm mới phòng ban 111

Hình 64: Phân quyền phòng ban 112

Hình 65: Gán phòng ban cho người dùng 112

Hình 66: Giao diện quản lý tài liệu 113

Hình 67: Giao diện chia sẻ tài liệu 113

Hình 68: Thêm mới tài liệu 114

Hình 69: Xem tài liệu mình chia sẻ 114

Hình 70: Xem tài liệu được nhận 115

Hình 71: Xem danh sách tài liệu được xem bởi người dùng 115

Hình 72: Gửi email link tài liệu 116

Hình 73: Điền thông tin chia sẻ qua email 116

Hình 74: Hoàn thành chia sẻ tài liệu qua email 116

Hình 75: Quản lý loại văn bản 117

Hình 76: Thêm mới loại văn bản 117

Hình 77: Quản lý thư mục 118

Hình 78: Thêm mới thư mục 118

Hình 79: Thêm mới sổ văn bản 119

Hình 80: Danh sách tài liệu đã bị xóa 119

Hình 81: Quản lý văn bản đến 119

Hình 82: Duyệt văn bản đến 120

Hình 83: Chọn nhóm( xử lý) và cá nhân xử lý 120

Hình 84: Xem tình trạng xử lý văn bản 120

Trang 9

Hình 86: Xử lý văn bản 121 Hình 87: Nhập thông tin xử lý văn bản 121 Hình 88: Nhập mới văn bản đi 122

Trang 10

MỞ ĐẦU

1 Đánh giá hiện trạng

Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu là một nghiệp vụ cần thiết hàng ngày của các tổ chức và doanh nghiệp Thông thường, trong một tổ chức, hoạt động này được điều phối bởi một phòng hành chính, tuy nhiên việc nhận, gửi, lưu trữ công văn giấy

tờ có liên quan tới hầu hết các bộ phận khác của tổ chức

Một cách truyền thống, việc quản lý công văn, tài liệu được chuẩn hóa thành các quy trình làm việc để công văn, giấy tờ có thể đến được tay những đối tượng cần thiết một cách kịp thời, đồng thời cũng đảm bảo được việc lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng và không mất mát Mặc dù vậy, việc lưu trữ công văn, giấy tờ một cách trực tiếp không tránh khỏi sự mất mát, hoặc chậm trễ, thiếu chính xác khi tìm kiếm Trong tình huống như vậy, các hệ thống quản lý công văn điện tử sẽ giúp ích nhiều cho hoạt động nghiệp vụ này với các ưu điểm:

 Tự động hóa trong nhiều công đoạn của việc lưu trữ và xử lý công văn, giấy tờ

 Dễ dàng sao lưu và phục hồi

 Có thể bổ sung thêm nhiều tiện ích phục vụ cho công tác quản lý Một phương pháp để xây dựng hệ thống quản lý công văn điện tử cho một tổ chức là phát triển một phần mềm riêng cho tổ chức này Phương pháp này đảm bảo tính riêng tư về mặt dữ liệu cho tổ chức đó, tuy nhiên cách thức này lại đòi hỏi doanh nghiệp phải có một sự đầu tư ban đầu về thời gian cũng như tài chính khá lớn: đầu tư hạ tầng thông tin, đầu tư phát triển phần mềm Ngoài ra doanh nghiệp cũng phải bỏ chi phí cho việc duy trì hoạt động của toàn bộ hệ thống trong quá trình khai thác, vận hành Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp cỡ nhỏ với năng lực tài chính

và công nghệ thấp thường bỏ qua phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả và hiện đại

Trang 11

2 Đề xuất giải pháp

Luận văn nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo phương pháp cho thuê phần mềm SaaS, trong đó việc xây dựng, phát hành, và quản lý phần mềm được thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ Các tổ chức cần sử dụng phần mềm sẽ thuê lại dịch vụ này, sau đó có thể tiến hành quản lý tài liệu điện tử của mình thông qua các chức năng phần mềm cung cấp qua mạng internet

Với cách làm này, các tổ chức thường chỉ mất một chi phí định kỳ hàng tháng/năm cho việc sử dụng phần mềm Họ không phải bỏ công sức và tài chính cho việc đầu tư ban đầu hay quản lý/vận hành nữa Hơn nữa doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương án cho thuê khác nhau, phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp, để có thể tối ưu được về mặt chi phí

Với nhà cung cấp dịch vụ, họ cần xây dựng một hệ thống có khả năng đáp ứng cho cùng một lúc nhiều doanh nghiệp Với sự phát triển của các loại hình dịch

vụ đám mây khác như dịch vụ hạ tầng (IaaS) và dịch vụ nền tảng (PaaS), việc xây dựng một dịch vụ phần mềm cho thuê như vậy cũng trở nên đơn giản hơn nhiều

Trong khuôn khổ của luận văn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo mô hình cho thuê phần mềm được xây dựng dựa trên một dịch vụ nền tảng cho thuê là OpenShift, giúp cho công việc thiết lập nền tảng phát triển ứng dụng trở nên đơn giản

3 Cấu trúc của luận văn

Luận văn được chia ra làm 5 chương, với những nội dung chính được tóm lược như sau:

Chương 1: Giới thiệu chung Chương này trình bày về về bài toán quản lý tài

liệu với các nhu cầu thực tế và quy trình nghiệp vụ liên quan

Chương 2: Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình

cho thuê phần mềm SAAS Chương này tìm hiểu về mô hình SAAS và thực hiện

Trang 12

phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS

Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu Chương này trình bày việc

thiết kế hệ thống Quản lý tài liệu dựa trên nền tảng đám mây OpenShift Trước tiên, trong chương sẽ giới thiệu khái quát về dịch vụ nền tảng đám mây OpenShift và kiến trúc của hệ thống, sau đó sẽ thực hiện thiết kế hệ thống (thiết kế các thành phần của hệ thống và cơ sở dữ liệu)

Chương 4: Triển khai và thử nghiệm Chương này trình bày kết quả các thực

nghiệm của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình SAAS trên nền tảng đám mây OpenShift Đưa ra các chức năng chính mà chương trình đã xây dựng

Chương 5: Kết luận Trình bày các kết quả mà hệ thống đã đạt được, đồng

thời đưa ra các tiêu chí sẽ hoàn thiện trong tương lai

Trang 13

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Giới thiệu

Hệ thống quản lý tài liệu là ứng dụng có thể nắm bắt nhiều tập tin điện tử trong khi cung cấp lưu trữ, sử dụng, bảo mật các tài liệu

Quá trình quản lý tài liệu bắt đầu từ việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử Việc chuyển đổi này sẽ loại bỏ rất nhiều khó khăn liên quan đến tài liệu

bị trùng lặp, phân phối chậm chạp, tài liệu đặt không đúng chỗ và sự bất tiện khi lấy tập tin Việc sao chép, phân phối, lưu trữ tài liệu tốn rất nhiều chi phí, do đó, quá trình số hóa tài liệu sẽ làm giảm thiểu những vấn đề trên

Hầu hết quá trình quản lý tài liệu bao gồm 5 thành phần chính:

 Nắm bắt và nhập tài liệu vào hệ thống

 Phương pháp lưu trữ và sử dụng tài liệu

 Công cụ xác định vị trí tài liệu

 Công cụ xuất tài liệu ra khỏi hệ thống

 Hệ thống bảo mật nhằm tránh truy cập bất hợp pháp

Ứng dụng quản lý tài liệu cho phép phân phối và kiểm soát tài liệu xuyên suốt trong tổ chức một cách tiện lợi Ngoài ra, ứng dụng quản lý tài liệu còn thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp, cho phép truy cập thông tin ngay lập tức, tăng sự hợp tác giữa các phòng ban và tăng tính bảo mật cho tài liệu Ứng dụng quản lý tài liệu cho phép:

 Quản lý và lấy ra nhiều tài liệu trong tích tắc;

 Chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp trong khi vẫn bảo mật thông tin cá nhân;

 Email và fax tài liệu một cách tiện lợi ;

 Truy cập tài liệu khi đi công tác, du lịch, …

 Sao lưu đề phòng sự cố

Trang 14

1.2 Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp

Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lưu trữ, chuyển tải thông tin giữa các thành viên với nhau, giữa tổ chức, doanh nghiệp với nhau trong tất cả các hoạt động hàng ngày Nếu không có ứng dụng quản lý tài liệu, các tài liệu được lưu trữ với nhiều định dạng khác nhau, dữ liệu đang được lưu trữ phân tán trên các máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân và các thiết bị di động một cách phân tán qua thời gian

sẽ trở nên khó kiểm soát và dần dần mất đi tính chính xác của tài liệu

Sẽ rất khó khăn cho một tổ chức khi mà tài liệu được lưu trữ dưới dạng các file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file

hồ sơ, file trình diễn, file vector để rải rác khắp nơi trên các thư mục, các thiết bị

cá nhân mà không thể tìm kiếm nổi, không kiểm soát được các thông tin kèm theo, không được phân loại, nghi chú, nhận xét và có nhiều phiên bản chồng chéo

Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tuy nhiên đến cuối năm backup lại hàng trăm GB dữ liệu mà lãnh đạo tổ chức đó không biết được thực tế đống dữ liệu đó là gì, sử dụng ra sao

Xuất phát từ nhu cầu trên, việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu là một công việc cần thiết để quản lý tài liệu hợp lý Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu

sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc cũng như tạo ra nguồn thu nhập cho doanh nghiệp

1.3 Quy trình nghiệp vụ

 Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến

Trang 15

Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến từ bưu điện hoặc gửi trực tiếp

Phân loại văn bản đến

phõn Bóc bì văn bản đến

Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản

Trang 16

 Tiếp nhận công văn đến:

- CÁN BỘ VĂN THƯ xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện

- Sau đó CÁN BỘ VĂN THƯ có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, không phải vào sổ công văn đến Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu “Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì CÁN

BỘ VĂN THƯ phải chuyển ngay đến Ban lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”, văn

bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan

 Đăng ký công văn đến:

Sau khi bóc bì, phân loại, CÁN BỘ VĂN THƯ đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào Sổ đăng ký công văn đến

 Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư trình lên người đứng đầu

 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:

Người đứng đầu duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay

cá nhân giải quyết theo thẩm quyền

 Phân phối chuyển giao văn bản:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:

Trang 17

- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọc hoặc

xử lý

- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó CÁN BỘ VĂN THƯ không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, đơn vị, phòng ban khác

 Quy trình quản lý văn bản đi

Kiểm tra nội dung thể thức VB

Trang 18

- Trưởng phòng :

+ Phân công cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm

về độ chính xác về nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản

+ Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản

- Ký tắt: Các văn bản, quyết định sau khi được kiểm tra được chuyển tới trưởng phòng xem xét, ký tắt

- Ký duyệt: Sau khi trưởng phòng ký tắt, văn bản, quyết định được trình

người đứng đầu duyệt

Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại các phòng chuyên môn soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo

- Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:

Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Người đứng đầu ký, CÁN BỘ VĂN THƯ có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết

để chuyển nhân bản, đóng dấu

Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký của Người đứng đầu (hoặc người được ủy quyền) chữ ký nháy của các trưởng phòng chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành Nếu văn bản không đúng với quy định văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại người dự thảo

CÁN BỘ VĂN THƯ phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp

xử lý hồ sơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định

Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CÁN BỘ VĂN THƯ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành

 Quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ công việc

Trang 19

Nhập nội dung xử lý

Đính kèm Tài liệu liên quan

Chọn người tham gia xử lý

Xử lý công việc

Trang 20

 Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu

Cá nhân

Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu

Cá nhân chọn tài liệu cần chia sẻ, sau đó chọn nhóm người hoặc phòng ban cần chia

sẻ, sau đó tiến hành chia sẻ tài liệu

Chọn người hoặc nhóm người

cần chia sẻ

Chia sẻ Chọn tài liệu cần chia

sẻ

Trang 21

 Quy trình thêm mới tài liệu

Cá nhân

Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu

Cá nhân thực hiện thêm mới tài liệu, nhập thông tin tài liệu cần thêm mới, sau đó lưu thông tin để thêm mới tài liệu

 Quy trình chỉnh sửa tài liệu

Cá nhân

Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu

Nhập thông tin tài liệu cần thêm

mới

Lưu thông tin

Chọn tài liệu cần chỉnh sửa

Nhập thông tin chỉnh sửa cho tài

liệu

Lưu thông tin Chọn thêm mới tài

liệu

Trang 22

Cá nhân chọn tài liệu cần chỉnh sửa, sau đó thực hiện chỉnh sửa tài liệu, nhập thông tin tài liệu cần thêm mới và lưu thông tin chỉnh sửa

 Quy trình xóa tài liệu

Cá nhân

Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu

Cá nhân chọn tài liệu cần xóa, sau đó thực hiện xóa tài liệu

 Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email

Cá nhân

Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email

Cá nhân chọn tài liệu cần chia sẻ, sau đó nhập thông tin chia sẻ qua email và thực hiện chia sẻ tài liệu

Chọn tài liệu cần xóa

Xóa tài liệu

Chọn tài liệu cần chia sẻ

Nhập thông tin địa chỉ email

người nhận

Chia sẻ

Trang 23

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS

Chương này trình bày việc phân tích hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SaaS Trước tiên nội dung chương giới thiệu sơ lược về mô hình cho thuê phần mềm SaaS, sau đó các chức năng của hệ thống quản lý tài liệu

sẽ được đề xuất và đặc tả chi tiết

2.1 SAAS là gì

Khái niệm phần mềm dịch vụ (Software as a Services) đã không còn xa lạ với thế giới Tuy nhiên, ở Việt Nam thì khái niệm này cũng mới chỉ biết đến gần đây

Khái niệm phần mềm SaaS rất đơn giản: thay vì phải cấp phép sử dụng vĩnh viễn cho một phần mềm thì giờ đây các nhà cung cấp phần mềm cho phép khách hàng sử dụng phần mềm theo cách đóng phí định kì Tất cả những vấn đề khác như bảo mật, nâng cấp tính năng đều do phía nhà cung cấp phần mềm SaaS thực hiện, người sử dụng sẽ được hưởng lợi từ những nâng cấp này mà không phải trả thêm bất kì một khoản phí nào

Thông thường, một ứng dụng SaaS thường có những đặc điểm như sau:

 Sử dụng phần mềm qua môi trường web thay vì sử dụng trên máy tính của khách hàng như trước đây

 Phần mềm được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ

 Thay vì phải trả tiền một lần để sở hữu phần mềm vĩnh viễn thì khách hàng

có thể trả phí định kì hàng tháng để sử dụng phần mềm

 Các tính năng cải tiến được thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm và người

sử dụng hoàn toàn không phải trả thêm phí cho những cải tiến này

2.2 Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS:

 Chi phí thấp

Trang 24

Chi phí khởi tạo thấp, tùy thuộc và tính năng yêu cầu và số lượng người dùng mà có cách tính phí khác nhau Đây chính là lợi điểm dễ thấy nhất của ứng dụng SaaS

 Chi phí hỗ trợ kĩ thuật thấp

Thay vì phải bỏ tiền để thuê nhân viên kĩ thuật duy trì hệ thống của mình thì bây giờ các nhà cung cấp ứng dụng SaaS đã làm thay tất cả Người dùng hầu như không phải quan tâm đến vấn đề kĩ thuật Chính vì thế chi phí thuê nhân viên kĩ thuật sẽ giảm đáng kể

 Nâng cấp chương trình mà không tốn chi phí

Thông thường những nhà cung cấp ứng dụng SaaS luôn tiến hành mở rộng tính năng ứng dụng của họ Vì thế, khách hàng cũng được hưởng lợi từ việc này mà không phải trả thêm một đồng chi phí nào cả

 Không giới hạn truy cập

Người dùng có thể truy cập ứng dụng SaaS bất cứ đâu, bất cứ nơi miễn là nơi đó có kết nối internet Đây cũng là một lợi điểm không hề nhỏ của các ứng dụng SaaS Chính khả năng này mang lại cho những ứng dụng SaaS có nhiều cơ hội trong tương lai

2.3 Mô hình SAAS hoạt động như thế nào

SAAS là một bước đột phá trong lĩnh vực phân phối phần mềm Triết lý của SAAS cũng giống như là thay vì phải xây một ngôi nhà để ở trọ vài ngày trong một đợt công tác thì bạn hãy bỏ tiền thuê một ngôi nhà để ở trong cùng thời gian đó SAAS đã thay đổi thói quen sử dụng phần mềm của người dùng hiện nay Hình bên dưới diễn tả điều đó

Trang 25

Hình 1: SAAS

Và SAAS cũng mở ra nhiều khả năng hứa hẹn trong tương lai Nhất là tính năng cho phép truy cập ứng dụng mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc không gian thời gian đã làm cho các ứng dụng SaaS ngày càng trở nên phổ biến

2.4 Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm SAAS

2.4.1 Các đối tác:

Hệ thống quản lý tài liệu sẽ bao gồm: bên cho thuê phần mềm (nhà cung cấp dịch vụ phần mềm quản lý tài liệu) và bên thuê phần mềm (các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu được thuê từ nhà cung cấp dịch vụ) Trong

đó, các đối tượng của phía thuê phần mềm (người sử dụng trong các tổ chức thuê phần mềm) sẽ bao gồm: người quản trị (admin) của bên sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu và người sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu

2.4.2 Sơ đồ ca sử dụng:

Sơ đồ ca sử dụng tổng quát của phần mềm quản lý tài liệu được mô tả như sau:

Trang 26

Hình 2: Sơ đồ ca sử dụng tổng quát

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ có các chức năng chính bao gồm cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu, bao gồm quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ hệ thống và quản lý dịch vụ của khách hàng Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đưa ra những hướng dẫn cho người dùng Bên sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu sẽ đăng kí sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, sử dựng dịch vụ quản lý tài liệu và thông báo lỗi/góp ý cho nhà cung cấp dịch vụ nhằm tiến hành bảo trì và nâng cấp phần mềm

Phương án cho thuê phần mềm: Phía cung cấp phần mềm sẽ có nhiều gói dịch vụ, mỗi gói dịch vụ sẽ có mức giá và dung lượng khác nhau Phía thuê phần mềm sẽ lựa chọn gói dịch vụ phù hợp và thực hiện đăng ký với nhà cung cấp thông qua website, chi phí sẽ được hiển thị tự động thông qua gói dung lượng và thời hạn

sử dụng của phần mềm khách hàng đã chọn Bên cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành lưu thông tin khách hàng, thông tin dịch vụ vào hệ thống Sau khi xác nhận đăng ký của khách hàng chính thức (đã thanh toán), bên cung cấp dịch vụ sẽ tạo tài khoản admin cho khách hàng Từ đó, admin khách hàng sẽ truy cập vào website nhà cung cấp

Trang 27

2.4.2.1 Sơ đồ các ca sử dụng của bên thuê phần mềm:

*) Quản lý văn bản:

Hình 3: Sơ đồ use case tổng quát quản lý văn bản

Sơ đồ use case miêu tả tổng quát hệ thống, người dùng quản lý văn bản có các quyền cơ bản như quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, quản lý loại văn bản,

xử lý văn bản, giao xử lý/xem xử lý văn bản, duyệt và hủy duyệt, bút phê văn bản

*) Quản lý tài liệu:

Hình 4: Sơ đồ use case tổng quát quản lý tài liệu

Sơ đồ use case tổng quát hệ thống quản lý tài liệu Người dùng có thể quản

lý tài liệu, xem thông tin chi tiết của tài liệu Ngoài ra, người dùng còn có thể quản

Trang 28

lý thư mục cũng như gửi tài liệu qua email, chia sẻ tài liệu và tải xuống tài liệu để xem trên máy tính

*) Quản trị người dùng: (dành cho admin của bên thuê phần mềm quản lý tài liệu)

Hình 5: Use case tổng quát quản trị người dùng

Use case tổng quát quản trị người dùng Người dùng là admin có quyền quản trị phòng ban, giới hạn quyền cho dịch vụ, thêm, sửa, xóa tài khoản người dùng và tìm kiếm người dùng

cung cấp ứng dụng quản lý tài liệu)

Hình 6: Sơ đồ ca sử dụng của bên cho thuê phần mềm

Trang 29

Admin của nhà cung cấp dịch vụ quản lý dịch vụ của khách hàng Admin có thể thêm, sửa, xóa dịch vụ, thêm sửa, xóa khách hàng cũng như thêm, sửa, xóa dịch

vụ của khách hàng Để quản lý dịch vụ, admin có thể sửa giá dịch vụ, sửa dung lượng ban đầu của dịch vụ, chiết khấu dịch vụ cho khách hàng và thêm dung lượng dịch vụ cho khách hàng

2.4.3 Đặc tả ca sử dụng:

2.4.3.1 Đặc tả ca sử dụng của bên thuê phần mềm:

2.4.3.1.1 Quản lý văn bản

UC1: Use case quản lý văn bản đến

Hình 7: UC1 -Quản lý văn bản đến

Thêm mới văn bản đến: Người dùng có thể thêm văn bản đến bằng cách nhấp vào nút “Nhập văn bản đến” khi đó cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra để điền thông tin Người dùng thực hiện nhập các thông tin cần thiết, sau khi nhập thông tin xong,

Trang 30

người dung nhấp “Ghi nhận” để lưu lại thông tin văn bản vừa nhập, nhấp “Đính kèm” để đính kèm văn bản kèm theo

Người dùng có thể sửa hoặc xóa văn bản

Để xóa văn bản, người dùng chọn văn bản cần xóa, sau đó nhấp chọn “Xóa”

Sửa văn bản: Để sửa thông tin văn bản, nhấp chọn tên văn bản cần sửa thông tin, sau khi nhập thông tin cần sửa, nhấp “Ghi nhận” để lưu lại thông tin vừa sửa

Xóa văn bản: Chọn văn bản cần xóa, hệ thống hỏi lại bạn có chắc chắn xóa văn bản

hay không

Xem thông tin văn bản đến: Chọn văn bản đến cần xem, ấn xem văn bản, thông tin

văn bản sẽ hiện ra

Tìm kiếm văn bản đến: Người dùng nhập thông tin tìm kiếm văn bản, nhấn nút tìm

kiếm để tìm kiếm văn bản

Lọc văn bản đến: Nhập thông tin lọc, sau đó ấn nút “Lọc” để lọc thông tin

 Luồng rẽ nhánh:

Lỗi cơ sở dữ liệu: Nếu hệ thống không kết nối được cơ sở dữ liệu hệ thống sẽ gửi thông báo đến người dùng, use case kết thúc

Các yêu cầu đặc biệt: (không)

Các tiền điều kiện:

 Người dùng phải đăng nhập hệ thống trước khi use case bắt đầu

 Hệ thống phải kết nối được cơ sở dữ liệu khi use case bắt đầu

Các hậu điều kiện:

 Nếu use case thành công, thông tin về văn bản đến sẽ được thêm vào danh sách các văn bản đến và được hiện thị trên giao diện của chương trình

 Nếu use case không thành công, hệ thống sẽ không thay đổi

Trang 31

UC2: Use case quản lý loại văn bản

Hình 8: UC2-Use case quản lý loại văn bản

Use case bắt đầu khi người dùng có quyền hạn ấn nút “thêm mới” trên trang Quản

lý loại văn bản Người dùng nhập thông tin loại văn bản rồi ấn xác nhận để thêm mới loại văn bản Để cập nhật loại văn bản, người dùng chọn loại văn bản cần sửa rồi ấn nút “Sửa” để tiến hành sửa loại văn bản Để xóa loại văn bản, người dùng

chọn loại văn bản cần xóa rồi ấn nút “Xóa” để tiến hành xóa loại văn bản

 Luồng rẽ nhánh:

Lỗi cơ sở dữ liệu: Nếu hệ thống không kết nối được cơ sở dữ liệu hệ thống sẽ gửi

thông báo đến người dùng, use case kết thúc

 Người dùng phải đăng nhập hệ thống trước khi use case bắt đầu

 Hệ thống phải kết nối được cơ sở dữ liệu khi use case bắt đầu

Trang 32

 Nếu use case thành công, danh loại văn bản sẽ được cập nhật

UC3: Use case chức năng Duyệt, Hủy duyệt, Bút phê văn bản đến dành cho người

có quyền hạn (Thường là lãnh đạo)

Hình 9: UC3 -Duyệt, hủy duyệt và bút phê

Người dùng có thể “Bút phê” vào văn bản để những người sau có thể xử lý văn bản theo ý kiến bút phê đó

Trang 33

Duyệt văn bản: Người dùng chọn văn bản cần duyệt ấn vào nút “Duyệt văn bản” Khi đó văn bản được chính thức hóa trên hệ thống và không thể sửa, xóa văn bản được nữa

Hủy duyệt văn bản: Chọn văn bản cần hủy duyệt, nhấp “Hủy duyệt”, khi đó văn bản

sẽ được chuyển sang trạng thái chưa được duyệt và có thể thực hiện được thao tác sửa, xóa văn bản

Bút phê văn bản: Chọn văn bản cần bút phê sau đó nhập nội dung bút phê và cuối

cùng thì ấn “Ghi nhận” để lưu lại kết quả

 Nếu use case thành công, thông tin về văn bản sẽ thay đổi theo trạng thái

“Đã được duyệt” và “Chưa được duyệt”

Trang 34

UC4: Use case chi tiết quản lý văn bản đi

Hình 10: UC4- Quản lý văn bản đi

Thêm mới văn bản đi: Người dùng có thể thêm văn bản đi bằng cách nhấp vào nút

“Thêm” khi đó cửa sổ nhập văn bản sẽ hiện ra để điền thông tin Người dùng thực hiện nhập các thông tin cần thiết, sau khi nhập thông tin xong, người dung nhấp

“Ghi nhận” để lưu lại thông tin văn bản vừa nhập, nhấp “Đính kèm” để đính kèm văn bản kèm theo

Người dùng có thể sửa hoặc xóa văn bản Ở đây lưu ý: sau khi văn bản đã được chính thức hóa trên hệ thống thì sẽ không sửa hoặc xóa được, để làm được điều này thì người có quyền phải hủy duyệt văn bản thì mới được thực hiện thao tác sửa và xóa

Trang 35

Sửa văn bản đi: Để sửa thông tin văn bản, nhấp chọn tên văn bản cần sửa thông tin,

sau đó chọn “Sửa”

Xóa văn bản đi: Để xóa văn bản, người dùng chọn văn bản cần xóa, sau đó nhấp chọn “Xóa”

Tìm kiếm văn bản đi: Người dùng nhập thông tin tìm kiếm văn bản, nhấn nút tìm

kiếm để tìm kiếm văn bản

Lọc văn bản đi: Nhập thông tin lọc, sau đó ấn nút “Lọc” để lọc thông tin

 Nếu use case thành công, thông tin về văn bản đi sẽ được cập nhật

UC5: Use case giao/xem xử lý văn bản

Hình 11: UC5-Use case phân/xem xử lý văn bản

 Mô tả vắn tắt:

Use case do lãnh đạo trực tiếp thực hiện, hoặc lãnh đạo bút phê vào văn bản và văn thư phải thực hiện

Trang 36

Use case này hỗ trợ cho lãnh đạo và chuyên viên phân công xử lý văn bản cho từng cán bộ và nhóm xử lý cụ thể

Xem xử lý: Sau khi đã giao xử lý, để xem xử lý văn bản, người dùng có quyền hạn

chọn người dùng cần xem xử lý, sau khi xem xong xử lý, chọn “Đóng” để kết thúc công việc xem xử lý

 Nếu use case thành công, thì việc phân xử lý văn bản đến các cán bộ và phòng ban thành công, thông tin về việc phân xử lý cũng được hiển thị đầy đủ trên giao diện chương trình

Trang 37

UC6: Use case chia sẻ văn bản qua email

Hình 12: UC6- Use case chia sẻ văn bản

 Nếu use case thành công, văn bản sẽ được chia sẻ qua email cho người nhận

Trang 38

UC7: Use case tham gia xử lý văn bản

Hình 13: UC7- Use case xử lý văn bản

lý, thực hiện nhập nội dung xử lý, đưa các tài liệu kèm theo và chọn cán bộ tham gia xử lý công việc, sau đó ấn nút <Ghi nhận>

 Nếu use case thành công, thì hệ thống cho phép người dùng xử lý văn

Trang 39

UC8: Use case quản lý sổ văn bản

Hình 14: UC8- Use case quản lý sổ văn bản

Use case bắt đầu khi người dùng có quyền hạn ấn nút “thêm mới” trên trang Quản

lý sổ văn bản Người dùng nhập thông tin sổ văn bản rồi ấn xác nhận để thêm mới

sổ văn bản Để cập nhật sổ văn bản, người dùng chọn sổ văn bản cần sửa rồi ấn nút

“Sửa” để tiến hành sửa sổ văn bản Để xóa sổ văn bản, người dùng chọn sổ văn bản

cần xóa rồi ấn nút “Xóa” để tiến hành xóa sổ văn bản

Trang 40

 Nếu use case thành công, danh sách sổ văn bản sẽ được cập nhật

.4.3.1.2 Quản lý tài liệu

UC9: Use case cập nhật tài liệu

Hình 15: UC9 - Use case cập nhật tài liệu

ấn nút “Xóa” để tiến hành xóa tài liệu

Tìm kiếm tài liệu: Người dùng nhập thông tin vào ô tìm kiếm, chọn tìm kiếm, hệ

thống sẽ tìm kiếm tài liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm và trả lại kết quả cho người dùng

Định dạng
Số trang	125
Dung lượng	4,34 MB